Составить своеобразный аналитический обзор рынка программных продуктов.
Анализируя тенденции развития мирового рынка программных продуктов, можно отметить тот факт, что СЭД стали своеобразными средствами помощи в систематизации данных после информационного взрыва, произошедшего в 90х годах, когда в организациях появилось огромнейшее количество неупорядоченной информации, содержащейся в электронном виде.
В мире существует такое понятие, как ЕСМ. ЕСМ (Enterprise Content Management) это т.н. управление информационными ресурсами предприятия или управление корпоративной информацией. В широком смысле этому понятию, на мой взгляд, соответствует российский термин ДОУ, в более узком — ЕСМ в России начали заменять аббревиатурой СЭД.
По мнению экспертов, в настоящее время рынок СЭД находится на пике расцвета. Большинство организаций автоматизируют те или иные бизнес-процессы обработки документов. Со стороны среднего и малого бизнеса также проявляется интерес к системам и реальный спрос. Можно смело сказать, что к настоящему времени большинство самых известных программных продуктов прошли и период острого интереса к ним, и т.н. фазу спада по мере перехода к его реальному использованию, а затем плавного роста обсуждаемости уже не как новинки, а как практически освоенной рынком технологии.
Также можно отметить, что в период с 2003 по 2006 года в мире наблюдалась т.н. реструктуризация рынка. Это выражается в том, что на смену прежней группе лидеров-поставщиков СЭД (такие как Documentum, Hummingbird, FileNet) пришли глобальные платформенные вендоры (EMC, IBM, Microsoft, Oracle), пытавшиеся привязать поставляемые продукты к своему базовому ПО.
Изучить рынок и выявить наиболее популярные продукты (8-10).
Наиболее популярными СЭД в России считаются: Directum (Directum), DocsVision (DocsVision), Globus Professional (Проминфосистемы), PayDox (Paybot), 1С: Документооборот (1С), Босс-референт (БОСС — Референт, ГК АйТи), ДЕЛО (ЭОС), ЕВФРАТ (Cognitive Technologies), МОТИВ (Мотив).
НаиболеепопулярныеСЭДвмире: Action Technologies, Documentum, FileNet, Gauss Interprise, Hummingbird, Hyland Software, Ideal, Interwoven, Siemens Nixdorf, Staffware plc,
Tower Software, Tower Technology.
Составить и записать краткую характеристику каждой системы (слабые и сильные стороны, особенности).
Критерии, по которым можно проанализировать возможности рассматриваемых систем с точки зрения технической реализации тех или иных задач СЭД: регистрация и ввод документов; работа с документами; управление потоками работ (Workflow) и контроль;
поиск и анализ информации; информационная безопасность; поддержка бумажного документооборота; стандартные средства настройки.
По данным на декабрь 2010 года по критерию «регистрация и ввод документов» наилучшей считается СЭД ЕВФРАТ. В ней возможны все операции, связанные с регистрацией и вводом документов. Немного отстает от ЕВФРАТА система «DocsVision», в ней отсутствуют: проверка документов на дублирование при регистрации, автоматический разбор содержания документа.
Наихудшей по данному критерию СЭД считается «МОТИВ». В ней отсутствуют такие операции, как: создание документа по шаблону, создание документа на основе существующего, регистрация документов из MS Office/OpenOffice, регистрация со сканера(т.е. отсутствие встроенных средств распознавания), возможность потокового ввода документов, проверка документов на дублирование при регистрации. Примерно такие же операции отсутствуют также в СЭД: PayDox, Globus Professional, 1С: Документооборот.
Критерий «работа с документами».
Наилучшая система – ЕВФРАТ, немного отстают DocsVision, ДЕЛО, Directum и Босс-референт.
В ЕВФРАТЕ отсутствуют операции: встроенные средства просмотра прикрепленных файлов, работа с документами в режиме off-line.
В «DocsVision» помимо вышеназванной операции «работа с документами в режиме off-line» отсутствуют также: возможность назначения ответственного исполнителя по документу, возможность использования промежуточных отчетов по исполнению,
В системе «ДЕЛО» отсутствуют: встроенные средства просмотра прикрепленных файлов, автоматическое протоколирование доставки, получения и прочтения сообщений в системе, ведение отдельной архивной базы документов.
В системе «Directum» отсутствуют: встроенные средства просмотра прикрепленных файлов, возможность назначения ответственного исполнителя по документу, возможность использования промежуточных отчетов по исполнению, ведение отдельной архивной базы документов.
В системе «Босс-референт» отсутствуют: автоматическая выдача напоминаний о нарушении срока рассмотрения, о приближении и нарушении срока подготовки проектов,
работа с документами в режиме off-line, ведение листа согласования, свой рабочий стол с любого места (удалённый доступ).
В системе «МОТИВ» отсутствует наибольшее количество операций по критерию «работа с документами»: встроенные средства просмотра прикрепленных файлов, изменение прикрепленных файлов, регистрация документа на основе утвержденного проекта, возможность назначения ответственного исполнителя по документу, работа с документами в режиме off-line, ведение листа согласования, автоматическое протоколирование доставки, получения и прочтения сообщений в системе, ведение отдельной архивной базы документов.
В системе Globus Professional отсутствуют сходные с СЭД «МОТИВ» операции, кроме изменения прикрепленных файлов.
В системе PayDox отсутствуют сходные с СЭД «МОТИВ» операции, а также возможность использования промежуточных отчетов по исполнению, но присутствуют операции ведения листа согласования и ведения отдельной архивной базы документов.
Критерий «Управление потоками работ (Workflow) и контроль»
Наилучшей в этом разделе СЭД считается DocsVision. В ней присутствует возможность выполнения всех операций по данному критерию.
На втором месте Directum. Некоторые из операций возможны только при приобретении дополнительного ПО.
Наихудший результат — 1С: Документооборот. Отсутствуют следующие возможности: обеспечение свободной маршрутизации документов, возможность расширения маршрутов движения документов, возможность отсрочки исполнения, автоматическая обработка документов, выдача задач на группу, делегирование полномочии (постоянное/временное), автоматизация приёма/отказа поручений к исполнению.
В Globus Professional отсутствуют: возможность отсрочки исполнения, автоматическое ведение этапов исполнения работ, автоматизация приёма/отказа поручений к исполнению, рассылка уведомлений по электронной почте.
В PayDox отсутствуют: выдача задач на группу, автоматизация приёма/отказа поручений к исполнению.
В «Босс-Референт» отсутствуют: возможность отсрочки исполнения, некоторые возможности доступны только при приобретении дополнительного ПО.
В системе «Дело» отсутствует возможность: обеспечения свободной маршрутизации документов, возможность расширения маршрутов движения документов, автоматическая обработка документов,
В СЭД «ЕВФРАТ» отсутствуют: возможность отсрочки исполнения, выдача задач на группу, делегирование полномочии (постоянное/временное).
В СЭД «МОТИВ» отсутствуют: возможность отсрочки исполнения, привязка маршрутов к типам документов, исполнителям и т.д., автоматическая обработка документов, выдача задач на группу, делегирование полномочии (постоянное/временное), автоматизация приёма/отказа поручений к исполнению.
Критерий «Поиск и анализ информации»
Системы «ЕВФРАТ» и DocsVision обладают наибольшим объёмом возможностей по данному критерию. СЭД «МОТИВ» имеет наименьшее число операций, среди отсутствующих: наличие шаблонов поиска с иерархическим или классифицируемым их хранением, построение отчетов по результатам поиска.
В системе PayDox отсутствуют шаблоны поиска с иерархическим или классифицируемым их хранением.
1С: Документооборот — отсутствуют шаблоны поиска с иерархическим или классифицируемым их хранением, нет возможности создания отчетов по процессам обработки документов, построения отчетов по результатам поиска.
Критерий «Информационная безопасность»
Использование ЭЦП возможно во всех СЭД.
Разграничение прав доступа к объектам системы – возможно во всех СЭД, но в некоторых для этого требуется приобретение дополнительного ПО.
Протоколирование действий пользователей – возможно во всех СЭД.
Организация резервного копирования БД – доступна во всех СЭД.
Критерий «Поддержка бумажного документооборота»
Подготовка бумажного документа по шаблону возможна во всех СЭД, кроме PayDox, 1С: Документооборот, Босс-референт, МОТИВ.
Вывод на печать формы РК документа возможен только в системах ЕВФРАТ, ДЕЛО, 1С: Документооборот.
Критерий «Стандартные средства настройки»
Возможность использования сложных элементов при проектировании (таблиц, структуры) есть только в системах ЕВФРАТ, DocsVision, Босс-Референт.
Средства настройки шаблонов документов (MSOffice) отсутствуют в системах Globus Professional, Босс-Референт, 1С: Документооборот, МОТИВ.
Подвести итоги
На мой взгляд, рассмотренные мной программные продукты не случайно популярны в нашей стране. Некоторые из них неплохо отвечают критериям оценки СЭД. Особенно я бы выделила среди перечисленных системы ЕВФРАТ, DocsVision и ДЕЛО.
Данные программные продукты используются предприятиями и организациями России, но не настолько широко, насколько могло бы быть. Думаю, в ближайшие пять-семь лет в нашей стране подавляющее большинство компаний перейдет на электронный документооборот и внедрит в организацию документных потоков отвечающие своим потребностям СЭД.