Содержание:Введение…1
1. Электронный документооборотв экономике:
1.1 Автоматизация учета вторговле… 2
1.2 Автоматизация фондовойторговли в России… 3
2. Системы электронногодокументооборота:
2.1 Документооборот в мире безбумажныхтехнологий… 5
2.2 Делопроизводство и документооборот вуправлении предприятием…5
2.3 Системы управления электроннымдокументооборотом… 8
2.4 Корпоративный электронныйархив............................................11
2.5 Информационно – поисковые технологиидля электронногоделопроизводства...........................................................................13
3. Защитаинформации:
3.1 Безопасность электроннойпочты..................................................16
3.2 Защита электронного обменаданными.........................................17
3.3 Семейство продуктов PALINDROME...........................................17
3.4 Сетевое резервноекопирование.....................................................193.5 Зеркальные серверы…24
4. Электронная цифровая подпись вэлектронном документообороте:
4.1 Что такоеЭЦП?................................................................................254.2 Шифрование.....................................................................................26
4.3Управление ключевойсистемой.....................................................27
4.4Пакет документов.............................................................................28
4.5Центр удостоверения открытых ключей........................................28
5.Приложение........................................................................................31
6. Литература:
6.1Список выявленной литературы.....................................................35
6.2Список использованной литературы..............................................37
Введение
Основной целью данной работы является раскрытие понятия«системы электронного документооборота». Основой этой системы являетсядокумент. Документ – определенным образом упорядоченная информация. В своюочередь, система — это совокупностьэлементов, упорядоченно взаимодействующих друг с другом и с элементамиподсистемы, предназначенная для выполнения определенных функций и обладающаяопределенными свойствами, сводящимся к свойствам элементов, точнее к их сумме.Этими элементами в системе электронного документооборота и являются документы.
Труднопредставить нашу жизнь без документов: гражданина– без паспорта, водителя – безводительских прав, туриста – без туристической визы, студента – безстуденческого билета и зачетной книжки и т.д. Особенно это затрагиваетпрактически все сферы экономики: торговлю, управление, банковскую деятельность.Ни одна фирма, компания, корпорация не может обойтись без документа и,следовательно, без документооборота. Оборот документов является обязательнойчастью деятельности любой из выше перечисленных сфер экономики и организаций.
Сразвитием информационных технологий для документооборота открылись огромныевозможности. С появлением и развитием глобальной сети Интернет и его важныматрибутом — электронной почтой, проблемарасстояния перестала быть проблемой. По электронной почте электронный документприходит к получателю в считанные минуты. Но, с устранением одной проблемы,появилась другая – защита информации, которую содержит электронный документ.Безопасность информации особенно важна в наше время, поэтому настоящая работасодержит некоторые возможности ее обеспечения.
Электронный документ, в отличие от обычного(бумажного), невозможно закрепить печатью или подписью. Поэтому в нем ихфункции выполняет электронная цифровая подпись (ЭЦП). ЭЦП также рассматриваетсяв данной работе.
1.1 Автоматизация учета в торговле
Таккак основой для торговой фирмы служитдвижение товаров и денег, автоматизация торговой деятельности предусматриваетмноговариантность организации закупок иторговых схем, гибкую и прозрачную схему складского и секционного учета,многокассовый, многобанковский учет денежных средств и контроль взаиморасчетовс поставщиками и покупателями.
Воснову ряда комплексов положены схемы документооборота и основные принципы,аналогичные описанным выше. Например, в системе «Эйс» главными являются:
1. комплексный охватдеятельности фирмы;
2. отслеживание движения товарана протяжении всего пути с момента его закупки до реализации по всемпромежуточным операциям;
3. учет товаров в разрезепартий в учетных ценах;
4. получение текущей информациипо состоянию складов, магазинов и прочих подразделений фирмы, а такжевзаимоотношение с покупателями и поставщиками;
5. организация различных видовторговой деятельности: опт, розница, консигнация, комиссия, и др.;
6. проведение маркетинговыхисследований и финансового анализа по результатам деятельности фирмы за любойпериод времени;
7. ведение независимого учетапо нескольким фирмам с возможностью объединения отчетов об их деятельности иавтоматизации корпоративной структуры;
8. ведение многовалютногоучета;
9. представление данных вроссийском или международном стандарте;
10. возможность выборки необходимой информации по сложному критерию ипредставление ее в любом удобном виде: в виде печатной формы, таблицы, экспортав файл, передачи по электронной почте;
11. максимальная гибкость в настройке комплекса и в распределении правдоступа;
12. работа в сетях с большими объемами данных; распределенный характерсистемы;
13. максимальная открытость комплекса, в том числе возможность экспорта впопулярные программные среды;
14. легкость в освоении и адаптируемость к задачам клиента;
15. возможность стыковки и интеграции с другими программными продуктами.
Рассмотрим более подробноуправление складской деятельностью торговой фирмы (на складах и в торговыхточках). При этом учитываются следующие факторы:
· товар может иметь несколько независимых единиц измерения, напримерколичество товара, количество упаковок, вес, стоимость;
· товар может оцениваться в различных валютах;
· товар может иметь несколько цен в зависимости от объемов и группыпокупателей и поставщиков, а также состояния товара в процессе его хранения иреализуемости на рынке;
· товар может иметь различный статус, например статус резервирования.
Особое значение имеетвзаимосвязь с подсистемами торговых секций (напрямую или через внутренний складпоследных), бухгалтерий и представлением аналитической и управленческойотчетности. В частности, анализ функционирования склада предусматриваетполучение полной картины о состоянии складов, магазинов и прочих подразделенийфирмы, о закупках и продажах с формированием любых отчетных документов.
1.2 Автоматизация фондовой торговли в России
Информационные системыпредназначены для повышения прозрачности рынка наиболее добротных ценных бумаги увеличения оборота средств.
Длявнебиржевой торговли ценными бумагами инвестиционными институтами, в том числебанками, создаются специализированные учреждения или подразделения, в том числетак называемые фондовые магазины. Для автоматизации их работы разрабатываются специальныесистемы, одна из которых – «Фондовый магазин» — представлена на рис. 3(приложение).
Системапредназначена для переуступки прав собственности по ценным бумагам, выпущеннымв безбланковой форме. Она взаимодействует с системой учета прав собственности,обеспечивая гарантированную поставку безналичных ценных бумаг. Основнымиособенностями являются:
· прием заявок на продажу и покупку ценных бумаг;
· сведение заявок в режиме биржи и в режиме прямого указания;
· гарантированное исполнение заключенных сделок за счет блокировкивыставленных на продажу ценных бумаг в депозитариях и обязательногодепонирования сумм, обеспечивающих покупку заявленного количества ценных бумаг;
· проведение необходимых денежных расчетов, взимание налогов на доход отпродажи ценных бумаг и налогов на операции с ценными бумагами;
· учет движения денежных средств;
· организация обмена с неограниченным количеством депозитариев.
С каждым днем электронный документооборот нарастает,особенно в связи с развитием Интернет-торговли на фондовом рынке.Безопасность торговли ценными бумагами через Сеть обеспечивается принципиальноиными способами, чем при проведении торгов с использованием традиционныхудаленных терминалов. Несанкционированный доступ к терминалам предотвращаетсяпутем их изоляции от внешнего мира: они устанавливаются в специальном помещениис особым режимом контроля и подключаются к торговой системе биржи с помощьювыделенных каналов связи. Такая система достаточно надежна, но дорога, и потомукруг ее пользователей существенно ограничен.
Интернет-трейдинг(онлайновая торговля ценными бумагами) в России начал активно развиваться послесоздания на Московской межбанковской валютной бирже универсальногодвунаправленного аппаратно-программного интерфейса (шлюза), позволяющегоподключать к торговой системе биржи брокерские системы сбора клиентских заявок(приказов на покупку/продажу ценных бумаг), которые заполняются самимиклиентами в электронной форме и передаются по компьютерным сетям.
Компьютерная обработкаэлектронных заявок выполняется быстрее,чем ручная обработка бумажных заявок. Электронные приказы проходят входнойконтроль с помощью специального программного обеспечения. Один из этапов такогоконтроля — проверка авторства и подлинности заявки. Необходимо убедиться, что:а) заявка не была искажена в процессе доставки по компьютерной сети ототправителя к получателю; б) заявку направило именно то физическое/юридическоелицо, от чьего имени она пришла. Технология проверки должна быть настолькоубедительной, чтобы в случае судебного разбирательства судьи согласилисьиспользовать ее результаты для вынесения решения по спорному вопросу. Именнодля этих целей применяется электронно-цифровая подпись.
2.1 Документооборот в мире безбумажных технологий
Увеличение информационныхпотоков в науке, бизнесе, производстве, культуре требует адекватной реакции состороны информационных технологий. Для общества обременительно расходованиеогромного количества бумаги, да и информация, поступающая на таких носителях,менее динамична, чем электронная.
Концепциябезбумажной технологии имеет за плечами не одно десятилетие. В это же времясегодня можно говорить лишь о частичной реализации этой идеи. Здесь ряд причин:
1. Можно указать напсихологический аспект проблемы. Получение информации в электронном видетребует привычки;
2. Безбумажные технологиитребуют основательной технической поддержки: соответствующей производительнойвычислительной техники, высокой пропускной способности коммуникационных линий,технологичности алгоритмов;
3. Безбумажные технологии требуютосновательной юридической поддержки (например, в России на данный момент ниодна налоговая инспекция не примет отчет только в электронном виде, ни один судне примет договор, заверенный электронной подписью и т.п.).
Процесс управленияпредприятием в условиях рыночной экономики требует интенсификации и четкой организации всего предприятия,вплоть до каждого сотрудника. Таким образом, при наличии регламентациидеятельности, прежде всего в отношении делопроизводства, информационныетехнологии как катализатор дальнейшего прогресса общества призваны обеспечитьдоступный и эффективный инструмент автоматизации на основе безбумажногоделопроизводства и документооборота.
2.2 Делопроизводство и документооборот в управлениипредприятием
Для эффективного менеджмента вдеятельности любого предприятия информационные потоки должны представлять собойчетко отслеживаемый и управляемые процесс. Типовым информационным объектом,фиксирующим и регламентирующим деятельность на предприятии, является документ. Деятельность по организациипрохождения документов внутри предприятия принято называть делопроизводством данной конкретной организации. В основеделопроизводства лежит фундаментальное понятие структуры информационного обмена– документопоток.
Длялюбой организации можно выделить три основных потока документов: входящие,внутренние и исходящие, которые и определяют документопотоки.
Функцииведения делопроизводства состоят из обработки входящих документов, пересылки ихвнутри фирмы, отправки исходящих документов, учета, регистрации, контроля заисполнением, формирования дел, организации хранения и т.д.
Всоветские времена делопроизводство регламентировалось Единой государственнойсистемой документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ). Созданная схемахорошо структурирована и до сегодняшнего дня хорошо поддается автоматизации.Указанный стандарт регламентирует принципы работы с документами. В то же времясегодня желательна детальная регламентация работы по исполнителям (выполняемымили ролям), доведенная до регламентации в виде положений о подразделениях идолжностных инструкциях специалистов.
Форма
документа
Документопоток
входящей информации
внутренних документов
исходящей
информации
Электрон - ные документы
Сообщения электронной почты
Факсимильная информация
Сообщения в корпоративной сети
Факсы
Ответы и письма по электронной почте
Факсимильная информация
Бумажные документы
Письма
Договоры и контракты
Законодательные акты
Нормативные документы
Периодические издания
Книги
Реклама
Анкеты
Приказы
Инструкции.
Отчеты
Служебные записки
Командировочные документы
Бухгалтерские документы
Письма
Договоры и контракты
Пресс – релизы
Автоматизация делопроизводства на этом уровне требуетпредварительного обследования документопотоков на предприятии с последующей фиксациеймодифицированного регламента делопроизводства в инструкциях и положениях, атакже настройки регламентов прохождения электронных документов по рабочимместам. Специальное структурное подразделение осуществляет: регистрациюдокументов, контроль за их исполнением, учет исполнения, систематизациюдокументов, формирование номенклатуры дел и контроль за состоянием самих дел.
Безбумажное делопроизводство предусматривает применениекомпьютера в управленческой деятельности для хранения, поиска и отображенияинформации, позволяя свести к минимуму или исключить полностью применениебумажных носителей.
Электронный офис предполагает организацию работы групппользователей над совместным решением сложных распределенных задач вэлектронных компьютерных сетях с помощью средств вычислительной техники.Сегодня существует большое число концепций построения электронного офиса, вчастности фирм Microsoft, Borland, Lotus. Все чаще обращаются к понятию “workflow”– стратегии обеспечения управленияприкладными программами, необходимыми для прохождения потока работ вэлектронном офисе.
Использование сетей и средств электронной почты позволяетмгновенно пересылать документы из одного подразделения в другое без временных задержек на передачу бумажногодокумента. Упрощает хранение, контроль, поиск, архивирование, включая ведениедолговременного архива документов. Здесь есть два существенных препятствия: внешнее и внутреннее.
Последнее зачастую связано с привычками и другими простымичеловеческими особенностями и слабостями. Решение этой проблемы зачастуюупирается в имидж фирмы.
Внешний срез проблемы упирается в большое числодокументов, предлагаемых в бумажном виде. Классическими примерами являютсяписьма и факсы, периодические издания. Переход от бумажного ведения делопроизводствак электронному сдерживается из – за недостаточно развитой технологииоптического распознавания текстов (optical character recognition — OCR). Последние достижения в этойобласти послужили толчком к активному внедрению технологий электронного документооборота,в том числе и у нас в стране. Притягательность ввода текста без использованияклавиатуры определяет интерес и к технологиям распознавания голоса. Совместно стехнологиями архивирования, индексирования и поиска документов это создаетоснову построения системы управления электроннымдокументооборотом.
2.3 Системы управления электронным документооборотом
Системауправления электронным документооборотом (СУЭД) предназначена для следующихцелей:
· интеграциипроцессов документального обеспечения управления предприятием в рамках единойинформационной системы;
· повышениеинформированности руководства и специалистов за счет увеличения объемовинформационного хранения, централизированной обработки информации, уменьшениявремени поиска документов и соответственно подготовки отчетов и докладов, атакже за счет повышения полноты и достоверности отчетов;
· уменьшениястоимости документационного обеспечения управления предприятием за счетперехода от бумажного делопроизводства к электронному, снижения стоимости копированияи передачи бумажных документов;
· уменьшения стоимости и сокращениявремени поиска бумажных оригиналов документов в архивном хранении за счетполучения точной адресации в электронном виде;
· интеграции информационных процессов в рамках кооперации предприятий;
· создание качественно новойинформационной базы для последующего совершенствования процессовдокументационного обеспечения управления и технологии работы с документами.
СУЭД должнасоответствовать существующейинформационно – организационной структуре предприятия (группы предприятий) иобеспечивать модификацию по мере совершенствования этой структуры.
СУЭД (рис. 4 (приложение)) предназначена для автоматизациипроцессов документационного обеспечения управления предприятием, включая:
1. процессы подготовки, ввода, хранения,поиска и вывода организационно – распорядительных документов (подсистема«Электронный архив»);
2. процессы подготовки, ввода, хранения,поиска и вывода стандартных форм документов (подсистема «Ввод стандартных формдокументов»);
3. управление делопроизводством(создание, обработка и систематизация архивного хранения документов –подсистема «Делопроизводство»).
Объектом автоматизации являются процессы:
· создание документов;
· подготовки, учета, систематизации иархивного хранения, поиска и получения организационно – распорядительных,отчетно – статистических, учетных, плановых, информационно – справочных идругих управленческих документов;
· работы сдокументами (передача, учет, контроль исполнения и др.).
Основные требованияк системе состоят в следующем. Для информационного обмена в системе должнаиспользоваться корпоративная вычислительная сети, в которую включаются каклокальные, так и удаленные пользовательские системы. СУЭД должнавзаимодействовать с электронной почтовой системой и автоматизированнымисистемами управления предприятием. Система должна допускать круглосуточныйрежим функционирования; иметь средства диагностики и индикации текущегосостояния системы, используемых ресурсов; позволять наращивать количественные и расширять функциональные характеристикисистемы.
СУЭД должна обеспечивать изменение своих характеристик,
параметров, адресатов передачидокументов и т.п. в зависимости от изменения регламента документооборотапредприятия (норм, правил, порядка, форматов и т.п.).
Системадолжна строиться на основе открытых технологий, обеспечивающих ее дальнейшуюмодернизацию и развитие без переработки. В системе должна быть предусмотренавозможность использования масштабируемых аппаратных платформ, в частноститехнологически простой замены серверов и устройств хранения информации на болеепроизводительные (емкие).
Системадолжна обеспечивать с достаточной точностью распознавания документов на русскоми основных европейских языках текстовогоформата А4, а также полнотекстовую индексацию текстового документа. Особоевнимание должно уделяться объемам хранения, одновременному доступу к документам и срокам хранения документов.
Подсистема«Электронный архив» предназначена для следующих целей:
· оперативногои потокового ввода документов, полеченных из бумажных документов путемсканирования (получение электронных графических образов) и OCR– распознавания (преобразование их втекстовые документы);
· оперативногои потокового ввода электронных документов из других источников;
· передачиэлектронных документов в подсистему «Делопроизводство»;
· реквизитногои полнотекстового индексирования документов;
· храненияэлектронных документов всех видов и представлений (в том числе графическихобразов), их поисковых образов и индексов (атрибутных и полнотекстовых);
· адресацияоригиналов документов в бумажном архиве;
· поиска иизвлечения документов из электронного архива;
· выводадокументов из системы в виде твердой (бумажной) копии или в электронном виде, втом числе для дельнейшей доставки средствами связи;
· связи представленийхранимых документов с фактографической частью базы данных;
Подсистема «Ввод стандартных форм документов»обеспечивает:
· проектированиепредставлений стандартных форм документов для их последующего ввода;
· потоковыйввод стандартных форм документов в фактографическую часть подсистемы«Электронный архив» (включая сканирование, OCR (ICR)– стилизованное распознавание,контекстный контроль и экспорт в БД).
Подсистема «Делопроизводство» обеспечивает:
· созданиеэлектронных документов средствами подсистемы;
· ведениеверсий (редакций) документов и их авторства;
· защиту отконфликтов при попытке одновременной модификации документа;
· электронноевизирование документов (электронная подпись);
· связываниедокументов в логические группы;
· организациюпотока работ с документами: задание маршрута (регламентного или ситуационного)движения документов и условий осуществления работ с ними;
· допуск кдокументам и расширенным видам работ с ними в соответствии с установленнымиправами пользователей;
· протоколированиевидов работ, производимых пользователями с документами;
· управлениемаршрутами движения документов;
· контрольместонахождения документа и состоянияего исполнения;
· передачу иизвлечение документов в/из подсистемы «Электронный архив».
Возможный состав программных инструментальных итехнологических средств, ориентированных на управление документами идокументооборотом, а также средств реализации процедур работы с документамиможет быть представлен следующим образом:
· средствадля ввода бумажных документов и распознавание образов;
· средствадля создания электронных документов;
· средствадля организации и работы с электронным архивом;
· технологическиесредства, ориентированные на управление документооборотом;
· технологическиесредства, ориентированные на управление документами;
· инструментальныесредства разработки приложений, реализующих специфические функции и технологииработы с документами.
Программные технологические пакеты, ориентированные науправление документами и документооборотом, должны быть открытыми дляинтеграции с приложениями, реализующимиспецифические функции, характерные при работе с документами на предприятии.
Инструментальныесредства для разработки приложений должны быть такими, чтобы приложения,разработанные с их помощью, интегрировались в программную среду управлениядокументами и документооборотом.
Рассмотриморганизационно – функциональные особенности основных подсистем, ориентируясь нарешения и предложения фирмы «Интеллектуальные технологии» (CognitiveTechnologies) – одного излидеров на российском рынке по технологиям создания СУЭД и распознаванияобразов.
2.4 Корпоративныйэлектронный архив
Функциональные возможности подсистемы«Электронный архив», предлагаемой фирмой «Интеллектуальные технологии»,соответствуют приведенным выше требованиям. Рассматриваемое решение выполнено вархитектуре «клиент — сервер» и ориентировано на использование оборудования,изготовленного согласно промышленным стандартам. Решение масштабируемом и предполагает простую адаптацию ктребованиям как по быстродействию, так и по количеству рабочих мест для ввода ипоиска документов. Оно не накладывает никаких ограничений на формат документов,предусматривает обработку разнородных документов, хранение в одном архивеинформации различного типа (например, технической документации, финансовыхотчетов, документов и т.д.).
Основныепреимущества предлагаемого решения заключаются в полной автоматизации следующихопераций:
· получениеэлектронного образа документа (сканирование);
· распознаваниетекста изображения документа (OCR — распознавание);
· морфологическогоанализа (нормализация) текста документа;
· полнотекстовогоиндексирования текстовой информации в документе;
· классификации,аннотирования и создания регистрационной карточки документа;
· поиска ивыборки электронного образа документа по значению его регистрационных атрибутовлибо по текстовому содержанию.
Участие оператора требуется только на этапах формированияатрибутов и получения текста документа при использовании OCR– распознавания, если требуетсяредакторская правка распознанного текста. Выбор операций для конкретнойреализации системы зависит от технологической цепочки при работе с разнымитипами документов.
Предлагаемая система предоставляет также дополнительныевозможности:
· разграничение доступа пользователей кдокументам на основе механизма привилегий;
· ручное задание атрибутов документа впроцессе его регистрации в системе.
Архитектура системы «Электронный архив» приведена на рис. 1. Она использует технологию «клиент — сервер»при структурировании программного обеспечения сервера в виде «сервера базданных» и «сервера приложений». Сервер приложений выполняет комплексыприкладных программ, реализующих функции, запрашиваемые с отдельных рабочихмест. В процессе выполнения указанных функций сервер приложений обращается ксерверу баз данных посредством SQL– запросов на чтение и запись данных соответствующей базыданных, а также выполняет необходимые вычисления. Полученные результаты серверприложений передает пользователю, который обратился к этому серверу завыполнением нужной ему функции.
В качестве программного обеспечения сервера баз данныхможно использовать сервер баз данных ORACLE7 SERVER фирмы oracle или другие типы развитых СУБД. Продукты этой фирмы вместе с услугамипо техническому обслуживанию, обучению, консультированию и системной интеграцииявляются основой интегрированной, открытой, переносимой среды разработкиприложений. Реализуя подход к проектированию на основе визульного моделированияобъектов и автоматизируя всеэтапы жизни приложения, эти средства обеспечивают высокую производительностьразработчиков и создание приложений в архитектуре «клиент — сервер”».
Сервер приложений подсистемы «Электронный архив»реализует выполнение основных функций, перечисленных выше при рассмотрениитребований к системе, включая разграничение доступа и защиту информации отнесанкционированного доступа.
На каждый документ в электронном архиве заполняетсярегистрационная карточка. Набор атрибутов в карточке для различных типовдокументов может различаться.
Документ хранится в базе данных в виде совокупности своихпредставлений, например графического образа и текстового представления.Графический образ может быть получен в результате сканирования исходногодокумента в виде файла в одном из стандартных графических форматов. Текстовоепредставление может быть получено в результате распознавания текстаотсканированного документа.
Подсистема доступа реализована в виде ПО для поиска,просмотра, выборки и печати документов из архива. Поиск можно выпол