Системыучета товаров, называемые также инвенторными системами, призваны предоставлятьработникам склада полную и достоверную информацию о его состоянии, необходимуюдля принятия решений специалистами. Эти системы обычно не решают такие задачи,как оптимизация размещения товаров, маршрутизация перемещения товаров, управлениеперсоналом склада, автоматическое пополнение запасов.
В то жевремя они оперативно обеспечивают пользователя необходимой информацией, врезультате чего принимаемые им решения становятся более обоснованными. Внастоящей статье рассматриваются выгоды от внедрения и использования системыучета товаров для разных категорий пользователей
Примеромподобной системы учета товаров является CoreIMS.
Онаобеспечивает доступ ко всей информации о состоянии склада в режиме реальноговремени, облегчая процесс принятия бизнес-решений, и предоставляет пользователюширокий спектр услуг:
позволяетработать одновременно с несколькими складами и учитывать все индивидуальныеособенности каждого склада;
поддерживаетвсе основные складские операции: прием товара по заказу на поставку, отпусктовара по заказам на отгрузку, перемещения товаров как внутри одного склада,так и между складами;
включаетнеограниченный набор настраиваемых параметров, которые позволяют учестьспецифические особенности складского процесса конкретного заказчика;
допускаетмногопользовательскую работу в локальной сети и поддерживает разграничение правдоступа к складской информации. Каждый пользователь имеет доступ лишь к тойфункции системы, которая определяется предоставленными ему правами;
поддерживаеттехнологию штрихового кодирования, что позволяет автоматизировать процессидентификации товара и мест хранения при выполнении складских операций;
обеспечиваетвыполнение складских операций с помощью переносных устройств коммуникации, чтодает возможность одновременно работать с нею пользователям, находящимся вразных местах склада;
ведетзапись выполнения операций, сохраняя информацию обо всех действияхпользователя;
взаимодействуетс лидирующими российскими и зарубежными системами бухгалтерского учета, вчастности с системой 1С;
имеетгибкую систему построения отчетов: ряд встроенных отчетов, включая подготовкусобственных отчетов.
Крометого, она имеет возможность доступа к системе через интернет, включая вводзаказов на прием / отгрузку.
Инвенторныесистемы являются достаточно простыми, они должны иметь низкую стоимость икороткие сроки внедрения. Так, например, срок внедрения систем семействаCoreIMS – около одной недели. Наиболее эффективно применение системы учетатоваров на малых и средних складах, поскольку она позволяет сотрудникамоперативно «видеть» весь склад и принимать правильные решения, а такжеобеспечивает точную идентификацию товаров и мест хранения за счет использованияштрихового кодирования и переносных устройств коммуникации (радиотерминалов ипакетных терминалов). Количество ошибок в работе персонала при этом сокращаетсяв десятки раз.
Выгодыдля владельцев и руководителей складов
Сокращениепересортицы и ошибочно отгруженного товара. По данным западных статистиков,одна ошибка только на приеме товаров обходится владельцу склада в 240USD.Инвенторная система позволяет существенно снизить пересортицу, сократитьколичество ошибок при приеме и отгрузке товара за счет:
Применениятехнологии штрихового кодирования. Статистика показывает, что при использованиисканирования вероятность ошибочной идентификации составляет 1:3000000. Такимобразом эта технология практически исключает ошибки, связанные с неправильнымопределением места хранения и выбором товара.
Примененияадресного хранения товаров. Каждое место хранения может быть помечено путемнаклеивания этикетки со штрих-кодом, что обеспечивает точное определение местахранения с помощью сканирования.
Указанияпредпочтительного места хранения товара. Товары размещают не случайным, а оптимальнымобразом, на основе предварительно разработанного плана.
Возможностизадания дополнительных свойств товара, связанных с особенностями бизнеса. Этаинформация позволяет более точно указывать товары при выполнении операцийотбора и отгрузки.
Наличияфильтров поиска товара. За счет этой функции обеспечивается поиск мест хранениятолько интересующих пользователя товаров.
Снижениенакладных расходов. Инвенторная система позволяет сократить накладные расходына основе оптимизации работы склада за счет:
Сниженияобъема возвратов, причиной которых являются ошибки персонала склада. Применениетехнологии штрихового кодирования и адресного хранения позволяет резко снизитьколичество ошибок при отборе и отгрузке товара, возникающих из-за«человеческого фактора».
Уменьшениячисленности персонала склада. Широкое внедрение переносных терминалов позволяетзначительно повысить производительность труда работников. Сокращаются длина«холостого» пути грузчиков и срок поиска нужного товара, экономится время насоставление сопроводительных документов.
Сниженияпотерь, вызванных истечением срока хранения товара. Применение предоставляемыхсистемой фильтров поиска и методов сортировки списка товаров позволяетотгружать в первую очередь виды товара, срок хранения которых истекает раньше,чем остальных.
Сниженияпотерь из-за недобросовестности персонала.
Инвенторныесистемы, подобные CoreIMS, содержат средства защиты от несанкционированногодоступа, контроля действий пользователя и блокировки товаров. Каждый изпользователей способен выполнять только те операции, на которыераспространяются предоставленные ему права. Все их действия автоматическиотмечаются системой в журнале операций и могут быть легко проконтролированыруководством склада.
Ускорениеоборачиваемости товаров. Оно обеспечивается за счет:
Ускорениявыполнения складских процессов. Применение технологии штрихового кодирования всочетании с использованием переносных терминалов позволяет не только повыситьточность выполнения складских операций, но и существенно ускорить их. Этоприводит к увеличению объема продаж, выполняемых складом, без сколько-нибудьсущественного увеличения накладных расходов.
Предварительногопланирования размещения товаров на складе. Руководитель склада имеетвозможность составить план оптимального размещения товаров, с которыми онпостоянно работает. План учитывает свойства товара и особенности поставки,хранения и отгрузки. На его основе система может выдавать подсказки персоналу оместе наиболее целесообразного размещения товара. Соблюдение плана оптимальногоразмещения позволит снизить потери времени на перемещение товаров и, в конечномсчете, ускорить выполнение всех складских процессов.
Уменьшениепотерь из-за недобросовестных действий персонала. CoreIMS позволяет снизитьпотери из-за недобросовестных действий персонала.
Дляэтого используются следующие возможности системы:
Разграничениеправ доступа. Инвенторная система поддерживает разграничение прав доступа кскладской информации. Каждый пользователь может выполнять лишь те операции,которые определены предоставленными ему правами. Установка прав доступаосуществляется администратором системы при регистрации пользователя.
Записьвыполнения операций. Система учета товара ведет запись выполнения операций,сохраняя информацию обо всех действиях пользователя. Все операции, выполняемыес товаром, заносятся в журнал. По этим записям в любой момент можно установить,кто и когда произвел те или иные действия.
Блокированиетоваров. Некоторые инвенторные системы обладают возможностью не допускатьодновременного участия товара или ячейки в различных операциях, выполняемыхрабочими склада. Для этого предусмотрен механизм блокировок товаров, ячеек,паллет или контейнеров. Например, при выполнении инвентаризации ячейка,определенная в задании, может блокироваться, чтобы ни она, ни хранящийся в нейтовар не участвовали в других складских операциях.
Снижениетребований к квалификации сотрудников склада. Каждый сотрудник выполняет толькоте действия, которые соответствуют его квалификации и роли на складе.Инвенторная система позволяет снизить требования к квалификации за счет:
Простого,«интуитивно» понятного интерфейса предоставляемого сотрудникам склада.
Использованияпереносных терминалов. CoreIMS поддерживает технологию штрихового кодирования иработу с переносными радиотерминалами и batch-терминалами. Информация,передаваемая системой пользователю, отображается на экране терминала. Вводданных производится через встроенный сканер устройства или клавиатуру. С ихпомощью пользователь в соответствии с выделенными правами может проводитьосновные складские операции, например, прием или отгрузку товара. Наличие такихтерминалов позволяет использовать персонал, вообще не знакомый с работой наперсональных компьютерах.
Оперативнаяи детальная информация о состоянии склада. Возможность получения таких данных вреальном режиме времени позволяет владельцу или руководителю склада успешно иоперативно проводить анализ ведения складского бизнеса и поиск оптимальныхрешений. Необходимая информация выдается системой в виде отчетов о состояниисклада и о зафиксированных в журнале операциях.
Возможностьвизуального контроля (в том числе удаленного) состояния склада в реальномвремени. Некоторые инвенторные системы, в том числе и CoreIMS, включаютспециальные средства визуального отображения топологии склада с указанием местхранения товаров и позволяющие осуществлять поиск товаров на графической схемесклада. В любой момент времени руководитель имеет полную и актуальнуюинформацию о том, какие есть на складе товары и где они размещены. Этопозволяет четко оценить текущее состояние склада и принять правильныестратегические решения.
Поддержкаскладов любых типов. Инвенторная система может использоваться на любых складах– производственных и товарных, общего, совместного и индивидуальногопользования, промышленных и продовольственных. Такая универсальностьдостигается благодаря:
Поддержкелюбого числа свойств товара. Это позволяет учесть особенности бизнеса, вкотором используется инвенторная система, и тем самым легко адаптировать ее подтребования конкретного пользователя.
Поддержкенаборов товаров любой степени вложенности.
Например,набор в CoreIMS может обрабатываться как единый товар. При необходимости егоможно разъединить на составляющие товары. Набор может включать в себя другиенаборы, причем глубина их вложенности друг в друга системой не ограничивается.
Возможностиучета партий товаров, серийных номеров, сроков годности.
Поддержкецен товара, в том числе закупочных и продажных цен.
Возможностизадания любых единиц измерения количества товара.
Поддержкеадресного хранения.
Поддержкеработы с клиентами склада.
Поддержканескольких складов, в том числе удаленных. Под складом в CoreIMS понимаетсясклад в целом, отдельное здание, этаж, большая зона, отведенная под хранениетовара и т. п. Для каждого склада определяется свой набор ячеек,предназначенных для хранения товара. Все основные складские операции проводятсявнутри одного склада. Система учета товаров способна поддерживатьнеограниченное число складов с возможностью перемещения товаров между ними.
Удаленныйдоступ через Интернет обеспечивает владельцу или руководителю складавозможность просматривать наличие товаров на складе, даже не находясь на еготерритории, а также печатать отчеты о состоянии склада. Полноценный доступчерез web-интерфейс позволит постоянно быть «у руля» компании даже за пределамиофиса. Поэтому и в деловой поездке, и во время отдыха можно получать актуальнуюинформацию о состоянии склада и управлять бизнес-процессами. Руководителю всегдабудет доступна информация о текущих и закрытых контрактах, оказанных услугах ивыставленных клиентам счетах. Кроме того, он может вносить изменения в условияуже заключенного контракта, добавлять платежи за дополнительные услуги, а такжезаключать договоры на оказание складских услуг с новыми клиентами.
Короткоевремя развертывания и ввода в эксплуатацию. Процесс внедрения любойинформационной системы требует затраты ресурсов. Поэтому любая компаниястремится сократить срок внедрения. Приобретая систему учета товара, заказчикможет самостоятельно настроить ее с учетом особенностей своего склада илиначать пользоваться на основе уже заложенных в ней предопределенных параметров.
Отсутствиедополнительных затрат, в том числе на администрирование и поддержку. Ввод вэксплуатацию и поддержка таких систем, как CoreIMS, не требуют наличия в штатесистемных программистов и специалистов по базам данных. Администрированиесистемы, предполагающее включение новых пользователей и назначение имсоответствующих их должностным обязанностям прав доступа осуществляетсясредствами самой CoreIMS.
Списоклитературы
www.sitmag.ru
Дляподготовки данной работы были использованы материалы с сайта logistic-forum.lv/