Государственноеобразовательное учреждение средне профессионального образования КалужскийТехнологический Колледж
КУРСОВАЯРАБОТА
На тему:
Классификацияархивных документов и дел в архивном фонде РФ
Калуга 2008
СОДЕРЖАНИЕ
Введение. Организация документов идел АФ РФ
Классификация документов, подлежавших хранению вГосударственном архивном фонде СССР
Организация документов и дел в пределах архивов
ЦЕЛИ, ЗАДАЧИ, ФУНКЦИИ СЛУЖБЫ ДОУ
Унификация документов
Структура и объем документооборота
Передача дел в архив организации
ФОНДИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ.СИСТЕМАТИЗАЦИЯ ДЕЛ В ПРЕДЕЛАХФОНДА
Систематизация в пределах фонда
Классификация документов
Вывод
ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ И ДЕЛАРХИВНОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Архнвный документ. Вспомним, что подразумевают подсловом документ. Документ — это результат закрепленияинформации о предметах объективной действительности и о мыслительной деятельностичеловека посредством письма, графики, фотографии или другим способом на любыхносителях.
Это определение взято из Словарясовременной архивной терминологии социалистических стран (1982).
Есть и другие трактовки понятия документ, например в ГОСТ 16487 — 83: «Документ — материальный объект синформацией, закрепленной созданным человеком способом для передачи ее вовремени и пространстве». Особенность данной трактовки понятия в том, что вданном случае под документом понимается материальный объект, специальносозданный для передачи информации.
Так, например, белая стена неявляется документом. Но как только на ней появляется надпись «Здесь был Вася» — это уже документ, призванный пронести имя Васи сквозь века. Историкам известнонемало случаев, когда настенные или даже наскальные надписи становились ценнымисточником по истории культуры народов.
Последняя трактовка понятия документ звучитследующим образом: «Зафиксированная на материальном носителе информация среквизитами, позволяющими ее идентифицировать» (ГОСТ Р51141-98).
Архивный документ — это ценный материальный носительинформации, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости дляобщества или собственника. Весь вопрос в том, для кого он представляетценность: если для общества в целом как памятник истории, культуры, научноймысли, то он хранится в историческом архиве, если же только для человека, то онхранится в личном, семейном архиве.
Архив. Слово архив (от греч. archeioп и лат. archivum) означает присутственное место. Под архивомпонимается совокупность архивных документов, а также архивное учреждение илиструктурное подразделение учреждения, организации или предприятия,осуществляющее прием и хранение архивных документов в интересах пользователей.В архивоведческой литературе термин архив употребляется в разных значениях.Слова архив и архивариус проникли в русский ЯЗЫК вместе с другими иностраннымипонятиями и обычаями в эпоху Петра I. Во всяком случае они употребляются вроссийском законодательстве с первой четверти XVIП в., например в Генеральномрегламенте 1720 г.: «Книги, документы, дела, учиненные регистратуры, когда оныетри года в канцелярии и в конторе лежали, потом в архив с распискою архивариусуотдаются».
В XVIП в. слово архив (ж. р. — архива)означал как собрание документов лица, рода, так и структурное подразделениеучреждения, занимающееся хранением документов. В первой половине XVПI в.архивами стали называться и специальные учреждения, хранящие «старые дела». ВXIX в. термин архив стал употребляться для обозначения изданий исторических документов:«Архив князя Воронцова» (М., 1870-1895. Т.I-40); «Архив графов Мордвиновых(СПб, 1901-1903. Т. 1-10); «Русский архив». Кроме того, согласно словарю Даля,под архивом понимали здание, помещение, где хранятся документы, т. е.архивохранилище.
В современной архивной терминологиисоциалистических стран (М.,: вып. 1-2, 1982, 1988) была сделана попыткапокончить с многозначностью термина архив. Архивом предлагалось считать толькоучреждение или структурное подразделение, осуществляющее хранение документов вцелях их оптимального использования. Поэтому ГОСТ 16487 — 83 запрещалупотреблять термин личный архив. ПОНЯТИЕ архив было тесно связано сгосударственным хранением. Однако ныне исторически сложившаяся двузначность терминаархив снова закреплена в законе.
Таким образом, в современнойтрактовке архив — это не только многоэтажные хранилища с десятками сотрудникови километрами стеллажей. Архивом можно назвать скромную пока кучку конспектов,хранящуюся в вашем письменном столе. Архивы, в зависимости от их функций иподчиненности, можно разделить на две группы: государственные и ведомственные. Государственныеархивы — учреждения, которые осуществляют собирание, хранение и организациюархивных документов в целях их всестороннего использования. Государственныеархивы хранят постоянно (т. е. вечно) наиболее ценные архивные документы.Главная задача государственных архивов — служение исторической науке. Поэтомугосударственные архивы иногда называют историческими.
Ведомственные архивы — структурные подразделения учрежденийили ведомств, хранящие документы этих ведомств и организyющиe их использованиедля информационного обеспечения их работы. Наиболее ценная часть документовархива по истечении срока хранения в ведомстве передается на постоянноехранение в государственный архив.
Все архивные документы страныобразуют Архивный фонд Российской Федерации.
Архивный фонд Российской Федерации
Архивный фонд Российской Федерации — совокупность документов, отражающих материальную и духовную жизнь ее народов,имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое икультурное значение и являющихся неотъемлемой частью историко-культурногонаследия народов Российской Федерации. В состав Архивного фонда РФ включены вседокументы, представляющие ценность для общества независимо от формысобственности. Напомним, что в состав ГАФ СССР входили документы, находящиесятолько в государственной собственности. Все ценные документы по Положению о ГАФСССР, изданному в 1980 г., могли быть национализированы.Работа по распределениюдокументов между архивами и упорядочению документальных комплексов внутрикаждого архива называется организацией документов Архивного фонда РФ. При организацииархивных фондов и архивных документов учитывается принадлежность документов кразличным формам собственности, разным историческим периодам, видам носителейинформации, а также другие факторы. От рациональной организации документовАрхивного фонда Российской Федерации зависит успех поиска документов. Вархивоведческой литературе синонимами термина «организацию» являются термины«классификация» и «систематизация» документов и дел. Классификация — этовыработка научных основ (признаков) организации комплексов документов,установление логических и исторических связей между ними. Систематизация — физическая организация и упорядочение документальных комплексов на основе схемыклассификации документов.
Организация документов и дел всовременном понимании предполагает единство двух процессов — классификации исистематизации документов. Организация документов и дел Архивного фонда страныосуществляется по трем уровням: в пределах АФ РФ в целом; в пределах архива; впределах архивного фонда. Организация документов и дел в пределах Архивногофонда Российской Федерации в целом (первый уровень организации документов).
КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ, ПОДЛЕЖАЩИХХРАНЕНИЮ В ГОСУДАРСТВЕННОМ АРХИВНОМ ФОНДЕ СССР
На практике эта классификацияосуществлялась следующим образом.
1. Создавались архивы (центральные),хранящие документы феодализма, капитализма и социализма отдельно. Например,документы эпохи феодализма (условно с ХI в. по 1801 г.) хранились в ЦГАДА СССР (РГАДА);
эпохи капитализма (условно с 1801 по 1917 г.) хранились в ЦГИА СССР (РГИА);
эпохи социализма (условно с 1917 г.) хранились в ЦГАОР СССР (ГАРФ).
Документы дореволюционной и советскойэпох хранились раздельно соответственно в центральных исторических архивах ицентральных архивах Октябрьской революции на Украине, в Белоруссии, Грузии,Азербайджане, Армении, Латвии, Литве, Эстонии и других бывших союзных республик.Все эти архивы, изменившие названия, действуют до сих пор.
2. Документы хранились в рамкаходного архива в отделах дореволюционных и советских фондов (как правило, вобластных, краевых, городских архивах).
Разделение документов разных эпох поархивам всегда было связано с проблемой разделительной даты, котораяустанавливалась специальным нормативным актом. Так, по Декрету о реорганизациии централизации архивного дела в РСФСР от 1 июня 1918 г. дата Октябрьской революции считалась началом новой эпохи и слома старого государственногоаппарата. «Правила определения архивного фонда» в 1938 г. утвердили принцип недробимости архивного фонда.
Документы учреждений, созданных вРоссийской империи и Временного правительства — к дореволюционной эпохе.
При этом следует отметить, чторазделение по дате никогда не трактовалось архивистами буквально, поскольку онопротиворечит принципу недробимости фонда.
Если бы все учреждения Российскойимперии, все предприятия, банки, тресты прекратили свою деятельность 25 октября 1917 г., вопросов бы не было. Однако многие из них были ликвидированы илинационализированы в течение нескольких лет.
На практике датой, по которойматериалы относят к той или иной «эпохе, является дата ликвидации, реорганизации,национализации учреждения или предприятия, которая определяется каждый раз по-новомудля каждого фондообразователя документы учреждений, которые не были полностьюликвидированы, следовало делить согласно (дате их национализации или реорганизациина два фонда, хранящихся в разных отделах архива или в разных архивах (этоотносится, как правило, к фондам национализированных фабрик и заводов).
Еще сложнее обстоит дело сразделением по эпохам фондов культурных и научных учреждений, журналов и газет,общественных организаций, которые продолжили свое существование и после революции,например фондов университетов, театров и т.д.
Для ряда территорий (Бухара, Хива,Хорезм, Тува, Дальний Восток, Крым, Западная Украина и Белоруссия, Прибалтика,Бессарабия и Северная Буковина) дата установления советской (.власти быласдвинута во времени, т. е. советская власть на этих территориях былаустановлена намного позже октября 1917 г. Наоборот, ряд организаций, фонды которых отнесены к материалам советской эпохи, образовались раньше октября 1917 г.: военно-революционные комитеты, Советы депутатов и др. Наконец, порой очень сложно отнести ктой или иной эпохе фонды личного происхождения, например В.Я. Брюсова, А.А.Блока, А.А. Ахматовой и др. По этой причине почти все архивы, сформированные попринципу деления материалов по эпохам, хранят документы, выходящие за рамкиразделительных дат.
Не прошло и 75 лет, как передархивистами вновь встала проблема разграничительной даты в связи с распадомСоветского Союза и Государственного архивного фонда СССР.
Однако, следуя за канвой историческихсобытий, нет необходимости, да и возможности устанавливать единую дату для всехфедеральных органов и новых учреждений Российской Федерации.
Принадлежность документов ккомплексам общесоюзного, республиканского и местного значения. К комплексамдокументов общесоюзного значения относились: фонды высших органов власти и управления,центральных гражданских и военных учреждений, частей и соединений армии и флотаСоюза ССР; фонды Русского государства, Российской империи, Российскойбуржуазной республики, а также документы правительств периода Гражданской войныи иностранной военной интервенции, притязавших на государственную власть во всероссийскоммасштабе.
К комплексам документовреспубликанского значения относились: фонды высших органов власти и центральныхучреждений советских (союзных, автономных) республик; фонды центральныхгражданских и военных учреждений, действовавших на территории, входящей всостав республики, и образованных местными буржуазными и контрреволюционнымиправительствами; фонды местных учреждений эпох феодализма и капитализма,распространивших свою компетенцию на всю или значительную часть территорииреспублики.
К комплексам документов местногозначения относились фонды губернских, уездных, волостных, областных, краевых,окружных, районных, городских, сельских, поселковых и других учреждений,действовавших на территории края, области, округа, района в их современныхграницах, если документы этих учреждений не отнесены к комплексам союзного илиреспубликанского значения. На практике этот принцип классификации документовреализовался просто и понятно: для хранения документов, имеющихобщегосударственную ценность, создавались центральные архивы СССР; для хранениядокументов республиканского значения центральные архивы республик; для хранениядокументов местного значения — краевые, областные, окружные, городские,районные архивы.
Принадлежность документов кадминистративно–территориальным единицам. В основе организации сети областных,краевых, городских, районных и других архивов лежитадминистративно-территориальное устройство страны. Это значит, что каждому городу,району, области, краю, округу, автономной республике необходим свой архив,поскольку в каждой административно-территориальной единице есть органы власти,управления, суда, прокуратуры и подчиненные им учреждения, в деятельностикоторых образуются документы по истории этой территории.
Однако на практике осуществитьразделение материалов по административно-территориальным единицам не совсемпросто, поскольку в административно-территориальном делении России происходятизменения: создается либо область, либо район, либо республика, а вместе с нимисоответствующий архив. В таких случаях возможны два подхода: либо при созданииновых областей и районов материалы ликвидированных фондообразователей,действовавших на данной территории, передаются в новый архив, либо в новыйгосударственный архив поступают только документы новых фондообразователей(новых органов власти и управления, созданных в новорожденнойадминистративно-территориальной единицe. В истории архивного делаиспользовались оба подхода.
Остро стояла проблема размежеваниядокументов автономных республик, округов, областей, ранее не имевших своейгосударственности. Документы по их истории хранились, как правило, в фондахгубернаторств и генерал-губернаторств, хранящихся в республиканском илиобластном архиве.
Самым ярким примером являются фондыканцелярии наместника Кавказского и дипломатической канцелярии наместникаКавказского (Центральный государственный исторический архив Грузии, г. Тбилиси),которые содержат документы по истории народов Грузии, Армении, Азербайджана, нохранятся в центре бывшего наместничества — г. Тбилиси, а не разделены поархивам этих государств. В настоящее время архивисты склоняются к тому, чтодробление и перемещение территориальных комплексов нежелательно. Поэтому присоздании нового архива новой административно-территориальной единицы в негодолжны поступать только фондовых органов власти и управления.
Принадлежность документов копределенным отраслям государственной и общественной деятельности. Этот признакклассификации документов был определяющим в построении Государственного архивногофонда В настоящее время тематический, или отраслевой, принцип создания архивовобусловлен тем, что работа с документами определенной тематики требуетспециальной подготовки архивистов.
Практически отраслевой принципклассификации реализуется при создании архивов литературы и искусства, военно-исторических,и народного хозяйства, а также многочисленных архивов общественных движений(бывшие центральные и местные партийные архивы). Но эти архивы сложились скорееисторически, нежели были созданы специально в соответствии с данным признаком.Принадлежность документов к составу документации данного фондообразователя.Научной основой классификации документов по этому признаку являются следующиепринципы: происхождения, т. е. классификация документов по исторически сложившимсякомплексам (фондам); логический (тематический), т.е. по тематическим рубрикам.Принцип происхождения учитывается и при классификации документов по архивам. Наэтом уровне он понимается как принцип недробимости (неделимости) архивного фонда,т. е. документы одного архивного фонда не подлежат разделению по разнымархивохранилищам.
Способ и техника закрепления информации,этот признак классификации документов предполагает создание архивов кино-,фото-, фоно- и видеодокументов, а также архивов научно-технической документации:Российского государственного архива фонодокументов, Российскогогосударственного архива кинофотодокументов, Российского государственногонаучно-технического архива и др. Создание подобных архивов вызванонеобходимостью, во-первых, особого режима хранения документов на специальныхносителях (пленочных, магнитных, оптических), а во-вторых, оборудования длявоспроизведения этих документов в читальном зале. Вместе с тем, выделение изсостава фонда комплекса научно-технической документации или фотодокументовможет привести к дроблению фонда.
Классификация архивных документов идел в Архивном фонде Российской Федерации. В начале 90-х гг. ХХ в., послераспада СССР, возникло новое государство — Российская Федерация с новой экономическойосновой, когда признаются и защищаются равным образом частная, государственная,муниципальная и иные формы собственности. Изменения, происшедшие в стране,коснулись и архивной сферы. Государственный архивный фонд СССР был переименованв Архивный фонд Российской Федерации. Но изменилось не только название, но исама организация документов и дел Архивного фонда Российской Федерации, котораяосуществляется теперь по следующим признакам
1) по формам собственности: архивныефонды и архивные документы государственной части АФРФ; архивные фонды иархивные документы, отнесенные к федеральной собственности и находящиеся висключительном ведении РФ; архивные фонды и архивные документы, находящиеся введении муниципальных органов; архивные фонды и архивные документынегосударственной части Архивного фонда РФ
2) по видам носителей, способам итехнике закрепления информации: архивные письменные и графические документы набумажных носителях; кино-, фото-, фонодокументы, видеофонограммы, машинописныеэлектронные) документы;
3) по срокам хранения: архивные фондыи архивные документы, находящиеся на постоянном хранении в архивах; архивныефонды и архивные документы, находящиеся на временном хранении в течениеустановленных сроков в ведомственных архивах; архивные фонды и архивныедокументы, находящиеся на временном и депозитарном хранении в ведомственныхархивах и отраслевых фондах;
Архивные фонды и архивные документынегосударственной части архивного фонда РФ, находящиеся на временном и депозитномхранении в государственных архивах.
Все названные выше признаки можноприменять только в совокупности, формальное следование одному из них можетпривести к дроблению исторически сложившихся комплексов фондов. Например,условно разделительной датой между документами Русского архива древних актов(РГ АДА) в Москве и Российским Государственным историческим архивом (РГИА) вСанкт-Петербурге считается 1801 г. Здесь действует принцип разделения материаловпо эпохам феодализма (РГАДА) и капитализма (РГИА), вместе с тем четвертьматериалов РГ АДА составляют материалы Межевого ведомства (Межевой архив),охватывающие период с середины XVIII в. до ХХ в. С другой стороны, в РГИА. Еслибуквально следовать принципу разделения материалов по эпохам, то эти комплексыдолжны быть разделены пополам: все материалы до 1801 г. отправлены в Московский РГАДА), а после 1801 г. — в Санкт-Петербург (в РГИА), поскольку иМежевой архив, и фонд Синода представляют собой исторически сложившиесякомплексы, согласно принципу недробимости они хранятся целостно в одномхранилище.
Как видно из приведеннойклассификации, в основе современной организации документов и дел лежит делениеАФ РФ на государственную и негосударственную части, что было закреплено в«Основах законодательства Российской Федерации об Архивном фонде РоссийскойФедерации и архивах» от 23 августа 1993 г.
Государственную часть Архивною фонда РФсоставляют архивныeфонды и архивные документы: государственных учреждений, организаций,предприятий и государственных институтов, действовавших на территории России навсем протяжении ее истории. а также учреждений религиозных конфессий до моментаотделения церкви от государства; органов государственной власти. местногосамоуправления, прокуратуры, государственных учреждений, организаций, предпpиятий,действующих на территории РФ; государственных учреждений, воинских частей,находящихся и (или) находившихся за границей; предприятий, организаций илиобъединений смешанных форм собственности, в уставном капитале которых имеетсяпреобладающая доля федеральной или государственной собственности; органов,учреждений, организаций и предприятий бывших КПСС и ВЛКСМ; других общественныхорганизаций и объединений, образовавшихся при осуществлении их деятельности домомента регистрации в соответствии с законом РФ об общественных организациях,принятые в учреждения Федеральной архивной службы России; юридических ифизических лиц. поступившие на законных основаниях в собственность государства,в том числе из-за рубежа, а также копии архивных документов на правахподлинников и на законных основаниях, поступившие В собственность государства.
Негосударственную часть АрхивноюФонда РФ составляютархивные фонды и архивные документы, находящиеся в собственности:государственных объединений и организаций с момента их регистрации всоответствии с законодательством РФ об общественных объединениях, в том числепрофессиональных союзов, благотворительных и иных фондов, политических партий идвижений, религиозных объединений и организаций; негосударственных объединений(корпораций, ассоциаций, акционерных обществ), учреждений, организаций ипредприятий промышленности, сельского хозяйства, других отраслей экономики,науки, культуры, социальной сферы, средств массовой информации; физических лиц(документы личного происхождения, фамильные архивы, коллекции документов идр.).
Для документов государственной и негосударственнойчастей АФ РФ могут применяться разные категории сроков хранения — постоянное,временное, постоянное в собственности государства, депозитарное.
Постоянное хранение — бессрочное хранение документов в архивномучреждении, государственном музее, библиотеке или же архиве негосударственногоучреждения.
Временное хранение — хранение документов АФ РФ до ихпередан на постоянное хранение в учреждения Федеральной архивной бы России(Росархив), которое осуществляют ведомственные
Ахивы органов государственной властии управления государственных учреждений, организаций и предприятий, а такжегосударственные отраслевые фонды. Муниципальные (районные и городские) архивымогут осуществлять временное хранение документов в учреждениях Росархива (этоархивы с переменным составом документов); наконец, учреждения Росархива,государственные музеи библиотеки могут осуществлять временное хранениедокументов
Негосударственной части АФ РФ подоговору с их собственником. обычно временное хранение осуществляется винтересах учреждений и ведомств, пока документы нужны для информационного, обеспеспеченияработы данного учреждения. Сроки передачи документов на постоянное хранениестрого ограничены законом.
Хранение в собственности государства — это хранение документов,находящихся в частной собственности, собственности общественных организаций,корпораций, акционерных обществ и д.р., которые на законном основании переданыв собственность учреждений Росархива, государственного музея и библиотеки.
Этим основанием, скорее всего, может бытьдоговор дарения или купли-продажи, заключенный между собственником игосударственным архивом, музеем или библиотекой, а также:
приобретение документов Росархива нааукционе или у торгово-посреднической фирмы, организации, в том числе зарубежом; передача государству так называемых бесхозных материалов в том случае,если при ликвидации учреждения или организации у архива не оказалось законных«наследников»).
Депозитарное хранение документов — временноехранение документов Архивного фонда РФ в отраслевых архивных фондах в течениесрока и на условиях, оговоренных в договоре с собственником документов. Поистечении срока депозита, установленного в договоре, совсем не обязательноследует передача документов на постоянное хранение: это зависит от воли ихсобственника. Услуги по депозиту, как правило, оказываются государственнымиархивами за плату.
Возникает вопрос: откуда взялисьотраслевые фонды, ведь в законе об архивах ясно сказано: «государственноехранение — государственным архивам, а также государственным музеям ибиблиотекам»? Oтраслевые фонды, по сути, представляют собой историческиеархивы, сложившиеся при ведомствах, которые имеют право временного (в том числедепозитарного) хранения документов государственной части Архивного фонда РФ.При этом сроки, условия хранения документов в ведомстве закрепляютсяспециальным соглашением между Росархивом и ведомством.
В соответствии с Федеральным законом «Об архивном деле в РоссийскойФедерации» (2004 г.) Архивный фонд Российской Федерации состоит из архивныхдокументов, относящихся к государственной собственности (ст. 7), муниципальнойсобственности (ст.
8), частной собственности (ст. 9).
При этом государственнаясобственность складывается из архивных документов, относящихся к федеральнойсобственности, и к собственности субъектов РоссийскойФедерации. К муниципальной собственности относятся архивные документы органовместного самоуправления и муниципальных организаций. К частной собственности относятся архивные документыорганизаций, действующих на территории РФ ине являющихся государственными и муниципальными, а также документы, созданныегражданами или законно при обретенные ими.
ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ И ДЕЛ ВПРЕДЕЛАХ АРХИВОВ
Классификация документов в пределахархива предполагает их организацию по комплексам — фондам и коллекциям.
При классификации документов архивавыбирают один из научных принципов классификации: принцип происхождения(организация документов по исторически сложившимся комплексам (фондам);логический (тематический) принцип классификации документов по тематическим идругим (искусственно созданным) группам (коллекциям).
В этом разделе рассмотрим вопросорганизации дел в пределах архива с учетом принципа происхождения. В первуюочередь остановимся на таких важнейших понятиях для архивоведения как архивныйфонд и фондообразователь.
Архивным фондом организации или лица называется вся совокупностьдокументов, образующихся в процессе деятельности какого-либо фондообразователя.
Фондообразователем называется учреждение или лицо, в деятельностикоторого отложился архивный фонд. Документальный фонд лица называют личнымархивом. В соответствии (ГОСТ Р51141- 98 архивный фонд — это совокупностьархивных документов, исторически и (или) логически связанных между собой
Виды и разновидности архивного фондаи приравненная к нем в качестве классификационной и учетной единицы.
Архивным фондом учреждения (организации) называется архивныйфонд, состоящий из документов, образовавшихся в деятельности одного учреждения(организации).
Архивной коллекцией называется совокупность отдельныхдокументов, образовавшихся в процессе деятельности различных фондообразователейи объединенных по одному или нескольким признакам (тематическому, номинальному,авторскому, хронологическому и др.). В табл. 4 перечислены признаки, по которымсоздаются архивные коллекции.
Организация документов в пределахархивного фонда называется фондированием.
Фондирование складывается изследующих видов работ:
1) определение границ архивногофонда, в том числе определение юридической самостоятельности фондообразователяи хронологических рамок документов фонда;
2) определение фондовойпринадлежности документов.
Архивные документы, сформированные вархивные фонды, объединенные архивные фонды и архивные коллекции,перефондированию не подлежат. Исключением являются грубые ошибки вфондировании.
Как было сказано ранее,пересистематизация материалов производится в редких случаях, особенно дляфондов, уже введенных в научный оборот. Такой вид работы может встретиться висторических архивах, сложившихся в XVIII-XIX вв., где фонды обрабатывалисьразными поколениями архивистов, которые руководство вались различными методическимипринципами.
Если в государственном архивеприходится выполнять большой объем работ по фондированию, значит образовалсязначительный массив россматериалов из разных фондов, разрозненных инеописанных. Образование россыпи может вызываться чрезвычайнымиобстоятельствами:
ü стихийными бедствиями и пожарами;
ü войной, эвакуацией, вывозом документовзахватчиками и последующей реституцией;
ü военными действиями вследствиесоциальных потрясений, переворотов;
ü реформами госаппарата, органов властии управления.
Предварительные этапы работы пофондированию. Перед тем как приступить к выполнению работ по фондированию,необходимо изучить историю фондообразователя, познакомиться с законодательнымиактами, ведомственными изданиями, источниками и литературой, отражающимиисторию фондообразователя, задачами и функциями, возложенными на него,определить масштаб деятельности фондообразователя, т. е. кому он подчинялся и какую имел структуру, уяснить функции учреждения вразличные ери оды его деятельности. Важное значение имеет определение связей сдругими учреждениями.
Следует также ознакомиться с основнымивидами документов фондообразователя (постановлениями, приказами, протоколами,планами, отчетами, штатными расписаниями и др.), в которых содержатся основныесведения о времени возникновения фондообразователя, его компетенции, структуреи ее изменениях, функциях структурных частей, времени, причинах ликвидациифондообразователя.
По выясненным данным составляется историческаясправка. Кроме названных выше данных о фондообразователе в исторической справкенужно раскрыть систему организации документов в делопроизводствефондообразователя. Эту систему можно выявить по номенклатурам дел, старымописям, классификаторам, элементам описания на обложках.
Далее в исторической справке следуетизложить сведения по
истории фонда, выяснить:
ü когда поступил фонд на хранение;
ü степень его сохранности;
ü объем фонда;
ü крайние даты документов.
В исторической справке нужно раскрытьсостав, содержание и значение документов для научного и практическогоиспользования. К исторической справке необходимо приложить графическую схемуструктуры фондообразователя, список источников и литературы, использованных принаписании справки.
Определение границ архивного фонда. Далеко не из любого документальногоФонда может быть сформирован архивный. При определении фондообразователяследует учитывать юридическую самостоятельность учреждения, признаками которойявляются:
ü наличие правового акта об образованииучреждения (акт, устав, указ, декрет, закон, положение);
ü самостоятельный баланс, смета, счет вбанке; штатное расписание;
ü самостоятельное ведение делопроизводства(бланк, гербовая печать и др.).
Вместе с тем, самостоятельноеструктурное подразделение также может быть фондообразователем, если егодокументы образуют обособленный исторически значимый комплекс.
В Основных правилах работыгосударственных архивов 1984 г. даны правила определения границ фонда в случаереорганизации, эвакуации учреждения и др.
Однако для материалов новейшеговремени (периода 90-х гг. хх в.) задача определения границ архивных фондовявляется весьма актуальной, потому что часто возникает вопрос, присоединить линовые поступления к уже существующему фонду или создать новый архивный фонд? Вэтом случае следует учитывать коренные изменения в жизни государства иобщества.
Документы, как правило, саминесут дополнительные сведения об их принадлежности к определенному архивномуфонду. В современном государственном делопроизводстве эти сведения могут бытьотражены на обложке дела, где указывается официально принятое полное, а вскобках — сокращенное название учреждения-фондообразователя и названиеструктурной части учреждения, в деятельности которого возникли документы.
Если этих сведений нет на обложке илиони вызывают сомнение, а также если делу «не повезло» и оно утратило обложку совсем,то фондовая принадлежность устанавливается на основании изучения содержащихся вделе документов.
Все документы по месту их составленияобычно подразделяются на входящие, внутренние и исходящие.
Фондовая принадлежность входящихдокументов (полученных фондообразователем) устанавливается по названиюучреждения-получателя, которое можно узнать по адресату, оттиску штампарегистрации входящих документов, тексту (содержанию) документа, резолюциям,пометам.
Фондовая принадлежность внутреннихдокументов (приказов, протоколов, отчетов, докладных записок и др.), отражающихвнутреннюю деятельность учреждения, определяется по названию учреждения,которое указано в документе: в заголовке, в тексте, а также по подписямдолжностных лиц.
Фондовая принадлежность оттисков(копий) исходящих документов определяется по названию учреждения-автора,которое может быть указано рядом с подписью должностного лица в конце документаи в оттиске регистрационного штампа, а также по содержанию документов иделопроизводственным номерам.
Фондообразователем входящих документовявляется адресат, а внутренних и исходящих — автор.
Указанные выше признаки фондовойпринадлежности называются прямыми признаками, так как они имеют обязательныеэлементы, в которых содержится название фондообразователя.
Фондовая принадлежность отдельных,разрозненных дел и документов при отсутствии прямых признаков устанавливаетсяпо косвенным признакам: содержанию, резолюциям, особенностям почерка, бумаги,чернил и т. п. Иногда эти косвенные признаки могут быть решающими.
При определении фондовой принадлежностинадо запомнить:
1) в документации учреждений,подвергавшихся реорганизации или переименованию, могут встречаться старыенаименования;
2) учреждения-преемники могутпродолжать какое-то время пользоваться печатями, штампами и бланками своих предшественников;
3) в одном деле могут встречатьсядокументы, образовавшиеся в деятельности нескольких учреждений.
ЦЕЛИ, ЗАДАЧИ, ФУНКЦИИ СЛУЖБЫ ДОУ
Документационное обеспечениеуправления организации выполняет специальное структурное подразделение. Возможноеназвание специального структурного подразделения ДОУ:
·управлениеделами;
·общий отдел;
·канцелярия;
·секретариат.
В организациях, где объем документов невелик,работу с документами выполняет секретарь. Структура службы ДОУ и задачи соответствуюттехнологической цепочке операций, проводимых с документами (от приема до сдачидокументов в архив организации).
Цели службы ДОУ:
·организацияработы;
·руководстводокументационным потоком;
·координациявидов работ с документами;
·контроль запоследовательностью работы с документами;
·организацияработ по документационному обеспечению управления.
Задачи службы ДОУ:
·совершенствованиеформ и методов работы с документами;
·обеспечениеединого порядка документирования;
·обеспечениеединого порядка работы с документами;
·контроль заисполнением документов;
·хранениедокументов;
·унификация формдокументов;
·сокращение повозможности документооборота;
·методическаяработа по совершенствованию Документационного обеспечения в организации;
·внедрение прогрессивныхтехнологий на базе применения вычислительной техники.
Классификация документов — деление документов на классы понаиболее общим признакам сходства и различия. Существуют различные системыдокументирования.
Системы документирования:
·административная;
·статистическая;
·коммерческая идр.
Предметом нашего изучения является административнаясистема
документирования.
Административная системадокументирования по видам документов делится на:
1. Организационно-распорядительную(ОРД)1.1. Положения
1.2. Уставы
1.3. Инструкции
1.4. Приказы
1.5. Решения
1.6. Протоколы
2.Справочно-информационную
2.1.Письма.
2.2. Телеграммы
2.3. Телефонограммы
2.4. Докладные записки
2.5. Справки
2.6. Акты
3.По личному составу
3.1. Приказы
3.2. Личные дела
3.3. Заявления
3.4. Трудовые книжки
3.5. Характеристики.
3.6. Договоры и т.д.
Цель классификации документов:
1. Повышение оперативности работыаппарата управления и ответственности исполнителей путем разграничения функцийструктурных подразделений и обязанностей исполнителей, четкого распределенияинформации.
2. Экономия труда за счетиспользования информационно-справочного аппарата (предметно-тематическоroкаталога).
Значение классификации документов:
·обеспечение ихбыстрого поиска в текущем делопроизводстве;
·повышениеоперативности работы с ними.
Для классификации документов в пределаходного учреждения составляют классификационные схемы-классификаторы. Они бываютдвух типов: структурные и проuзводственно-отраслевые. В классификаторе структурноготипа документацию делят на части в соответствии со структурнымиподразделениями. Рубриками являются названия cтpyктypныx подразделений, астатьями — названия видов документов.
Если в организации нет четкого деленияна структурные подразделения, то наиболее удобным является классификатор производственно-отраслевоготипа. Классификаторы составляют на основе положения об учреждении и егоструктурных подразделениях, а также должностных инструкций. При составлении классификаторамогут быть использованы номенклатуры дел, перечни документов с указанием сроковхранения, описи дел постоянного и временного хранения. Пользуяськлассификатором, можно установить, какие документы создаются в учреждении дляосуществления его функций.
УНИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ
Одним из наиболее эффективных направленийсовершенствования документов является их стандартизация, Т.е. унификация.
Унификация документов — установление единого комплексавидов и разновидностей документов для аналогичных управленческих ситуаций, разработкаединых форм и правил их составления, оформление и создание трафаретных текстов.
Унификация видов и разновидностейдокументов проведена на основе классификации участков, вопросов деятельностиучреждения и создания классификатора управленческой документации.
Направлением унификации являетсясоздание трафаретных текстов.
Это целесообразно делать для групп документов,оформляющих идентичные действия. Часть реквизитов печатают типографскимспособом (постоянные реквизиты), для переменных — оставляют свободные строки.Трафареты определяют состав информации документов, ее последовательность изакрепляют устойчивые словесные формулировки. Трафаретные тексты документовоформляют в учреждении в виде сборника.
Содержание документов определяетсясоставом и значением входящих в НИХ показателей и реквизитов. Последние могутбыть разными, но это не исключает возможности предъявлять к ним общиетребования. Кроме того, большинство показателей и реквизитов даже в различныхдокументах бывают одинаковыми.
Широкое распространение получилианкеты, например, «опросный лист для получения сведений». Наиболее известныкадровые анкеты. Путем анкетирования можно собирать любые сведения. В УСОРДдана первая попытка в анкетной форме представить модели приказов (по приему,переводу, увольнению работников организации) и докладных записок.
СТРУКТУРА И ОБЪЕМ ДОКУМЕНТООБОРОТА
Документооборот — это «движение документов ворганизации с момента их создания или получения до завершения исполнения илиотправки».
Движение документов в организации неможет быть случайным, хаотичным. Оно должно быть управляемым,регламентированным технологической схемой движения документов по установленнымпунктам обработки. Быстрота перемещения между пунктами, оперативность выполненияопераций с документами свидетельствуют о степени совершенства технологическойсхемы.
Документооборот должен отвечать рядутребований, обязательных для всех организаций.
Требования предъявляемые кдокументообороту:
·прямоточностьдвижения документов (документ кратчайшим путем попадает к исполнителю, возвратныеперемещения документов исключены);
·распределениедокументов между руководителями и специалистами согласно их функциональнымобязанностям;
·оперативноеперемещение документов;
·единообразиемаршрута движения документов и технических операций с ними, однократностькаждой операции.
Движение документов во всех случаяхотражает организационную структуру аппарата управления и характер распределенияобязанностей между его составными частями. Совершенствование документооборотатесно связано с совершенствованием структуры управления.
Документооборот состоит из следующихпотоков:
·поступающих(входящих) документов (документы вышестоящих органов управления,подведомственных организаций, неподчиненных учреждений, представленыпостановлениями, решениями, приказами, указаниями, инструктивными письмами,запросами, отчетами, справками, письмами, актами и заявлениями граждан);
·отправляемых(исходящих) документов (передают информацию вышестоящим или нижестоящим организациям,не подчиненным учреждениям, общественным организациям и отдельным гражданам, в
Составляют опись в двух экземплярах:один остается в структурном подразделении, второй — вместе с делами передают вархив организации.
Номера описям структурных подразделенийприсваивает архив организации.
По согласованию с архивом на обложкахдел проставляют мягким, черным графитным карандашом номера дел (томов, частей)по описи.
ПЕРЕДАЧА ДЕЛ В АРХИВ ОРГАНИЗАЦИИ
В архив, как правило, передают делапостоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе и дела по личномусоставу. Передачу дел производят только по описям. Дела временного хранения (до10 лет включительно) хранят в структурных подразделениях или централизованнослужбой делопроизводства в специально выделенном помещении. В архив их передаютв исключительных случаях и только в соответствии с решением руководителяорганизации. Передают такие дела по описям или номенклатуре дел.
Дела постоянного хранения передают вархив, как правило, через год после окончания дел в делопроизводстве. Передачудел осуществляют по графику, который составляет заведующий архивом(ответственный за архив). График согласовывают с руководителями подразделений,передающих дела в архив, и затем представляют на утверждение руководителюорганизации.
В период подготовки дел для передачив архив проверяют правильность их оформления, а также соответствие дел,включенных в опись, номенклатуре дел. Недостатки в оформлении и формированиидел устраняют. На отсутствующие дела составляют справку, в которой излагаютпричины отсутствия дел (переданы в другое подразделение, находятся уруководителя организации, предусмотрены по номенклатуре, но не были заведены ит.п.).
Дела доставляют в архив увязанными в связки.Если вместе с делами передаются регистрационно-контрольные картотеки, тозаголовок каждой картотеки включают в опись.
Прием каждого дела производятпоединично в присутствии работника структурного подразделения. Напротивописательной статьи каждого дела в обоих экземплярах описи делают отметку оналичии дела. В конце каждого экземпляра описи цифрами и прописью указываютколичество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, датуприема-передачи дел. Там же сотрудники архива и лицо, передающее дела, ставятсвои подписи.
При передаче особо ценных делпроверяют количество листов в делах (т.е. дела принимают полистно).
ФОНДИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ. СИСТЕМАТИЗАЦИЯДЕЛ В ПРЕДЕЛАХ ФОНДА
В архиве организации документыгруппируются по фондам. Этот вид работы называют фондированием·. В ходефондирования в архивах уточняют \ (определяют) фондовую принадлежностьдокументов, формируют фонд, определяют хронологические границы самого фонда идокументов фонда. Фонд является основной учетной единицей документов архива ине подлежит дроблению.
Комплекс документов, образующихся вдеятельности одной организации, независимо от того, является она юридическимлицом или нет, составляет документальный фонд организации».
Часть документального фонда, котораяимеет научное, историческое, социально-культурное, политическое, а такжепрактическое значение, составляет архивный документальный фонд организации.Каждому фонду, поступившему в архив, присваивают название и номер. Номер фондаприсваивают каждому вновь поступившему фонду в порядке поступления. Документыпостоянного хранения таких организаций входят (или передаются) в составАрхивного фонда российской Федерации. Решение о принадлежности архивного фондаорганизации к составу государственного Архивного фонда РФ принимают территориальныеэкспертно проверочные методические комиссии, функционирующие при территориальныхархивных организациях. Например, в Санкт-Петербурге это Центральнаяэкспертно-проверочная методическая комиссия (ЦЭПМК) при Архивном управленииСанкт-Петербурга и Ленинградской области. Организация, образующая в процессе своейдеятельности документальный (архивный) фонд, называется фондообразователем. Названиемфонда служит точное официальное название фондообразователя. В настоящее время всвязи с появлением новых форм собственности, когда на базе государственныхпредприятий возникли акционерные общества, одним из наиболее типичных случаевявляется хранение в архивах современных акционерных обществ фонда(ов)государственной организации предшественника и второго фонда, принадлежащегосуществующему ныне акционерному обществу.
ОIIPЕДЕЛЕНИЕ (УТОЧНЕНИЕ) ФОНДОВОЙIIPИНАДЛЕЖНОСТИ ДОКУМЕНТОВ, ФОРМИРОВАНИЕ ФОНДА
Для того чтобы определить илиуточнить принадлежность документов к данному фонду, необходимо изучитьдокументы организации и определить их принадлежность к составу документацииданной организации.
Входящие документы относят к фондутой организации, которой они получены. Их фондовую принадлежность определяют:
·по названиюадресата;
·по отметке орегистрации (оттиску штампа для регистрации входящих документов);
·по содержаниюдокумента, которое отражает функции и характер деятельности фондообразователя;
·по резолюциям,содержащим фамилии руководителей данной организации и т.д.
Копии (отпуски) исходящих документовотносят к фонду той организации, в которой они составлены. их принадлежность кфонду определяют:
·по подписируководителя;
·по визам;
·по содержаниюдокумента.
Документы внутреннего обращения относятк фонду той организации, которая является автором этих документов, ихпринадлежность определяют:
·по названиюорганизации — автора документа, которое указано на общем бланке;
·по подписируководителя;
·по визам;
·по содержаниюдокумента.
При определении фондовойпринадлежности дел и документов следует руководствоваться определенными правилами.Один и тот же фонд составляют документы, накопившиеся до и после:
·реорганизации(преобразования), которая не привела к коренному изменению деятельности, авызвала только частичное изменение ее задач, функций и т.д.;
·измененияподчиненности, структуры, штатов, печати и т.д.;
·полного иличастичного изменения названия в результате реорганизации, присвоения ейпочетного имени, награждения орденом и т.д.;
·изменениятерриториальных границ деятельности организации;
·перемещенияорганизации из одного района в другой;
·измененияадминистративно-территориального деления;
·временногопрекращения деятельности организации и восстановления своих функций.
При ликвидации организации законченныеделопроизводством дела включают в состав фонда ликвидируемой организации, незаконченные делопроизводством дела входят в состав фонда организации-преемника.
Дела, производство которых велосьпоследовательно в двух или более организациях, включают в состав фонда тойорганизации, в которой они закончены делопроизводством.
Личные дела, переданные в другиеорганизации в связи с переводом сотрудников, включают в состав фонда тойорганизации, в которую переведены сотрудники.
Ошибочно включенные в фонд делаизымают и присоединяют к тому фонду, к которому они относятся.
СИСТЕМАТИЗАЦИЯ ДЕЛ В ПРЕДЕЛАХ ФОНДА
После определения фондовойпринадлежности документов в архиве дела группируют и располагают в пределахфонда.
За единицу систематизации (классификации)и учетную единицу управленческой документации (ОРД бухгалтерской и пр.)принимают дело — физически обособленный отдельный документ (устав, отчет ит.п.) или совокупность документов, заключенных в отдельную обложку (приказы,переписка ит.п.).
Систематизацию дел в пределах фондаосуществляют постоянно не только в архиве, но и непосредственно в текущемделопроизводстве при составлении номенклатуры дел, при формировании дел иподготовке дел к передаче в архив.
Систематизация дел обычносоответствует схеме систематизации, по которой построена номенклатура делорганизации, и зависит от объема
Как правило, дела распределяют внутрифонда с учетом следующих классификационных признаков:
·структурного (всоответствии со структурной схемой организации);
·хронологического(по периодам, датам, к которым относятся документы);
·функционального,отраслевого, тематического, предметно-вопросного (если в организацииотсутствует структурное деление либо если объем образующихся дел невелик);
·номинального(по видам и разновидностям документов, включенных в дело, по родам дел);
·корреспондентского(исходя из названий корреспондентов или фамилий лиц, с которыми веласьпереписка);
·географического(исходя из географических названий) и т.д.
Дела часто группируют последовательнопо нескольким признакам, применение которых в данном фонде наиболеецелесообразно.
При выборе схемы систематизации делнеобходимо учитывать делопроизводственную смысловую связь между делами фондаорганизации. Схема систематизации должна быть наиболее удобной для последующегопоиска информации по находящимся в делах документам.
Наиболее приемлемыми и широкоприменяемыми в настоящее время в архивной практике являются хронологически-структурнаяи хронологически функциональная схемы систематизации дел.
Данные схемы систематизации являются основаниемдля внутренней организации документального фонда, Т.е. для составленияследующих описей дел фонда:
·описи делпостоянного хранения;
·описи дел поличному составу;
·описи делвременного хранения (свыше 10 лет).
При включении дел в описи необходимоучитывать основные правила распределения дел:
·дела относят ктому году, в котором они начаты делопроизводством или в котором они поступили ворганизацию (структурное подразделение) для продолжения делопроизводством;
·планы, сметы идокументы к ним относят к тому году, на который они составлены;
·отчеты идокументы к отчетам относят к году, за который они составлены;
·перспективныепланы относят к начальному году, на который они составлены; при этом заголовокданного дела в описи повторяют в каждом годовом разделе, к которому относитсяданный план (вместо учетного номера данного дела по описи пишут — «б/N2», а вграфе описи «Примечание» дают ссылку на учетный номер дела в разделе, относящемсяк начальному году, на который план составлен);
·отчеты поперспективным планам относят к последнему году отчетного периода; при этом вописи заголовок данного дела помещают в каждый годовой раздел, к которомуотносится данный отчет (вместо учетного номера по описи пишут — «б/N2», а вграфе описи «Примечание» дают ссылку на учетный номер данного дела в разделе,относящемся к последнему году отчетного периода);
·дела, начатые водном подразделении и переданные в другое подразделение, относят к подразделению,в котором они были закончены;
·еслиорганизация прекратила свое существование, то документы ликвидационной комиссиивключают в состав фонда ликвидируемой организации;
·в пределах годаили определенного хронологического периода дела располагают по значимостиструктурных подразделений в соответствии со структурной схемой организации;
·если вдеятельности организации образуется незначительный объем дел, то в пределаххронологического периода дела располагают в соответствии с участками деятельностиданной организации;
·в пределахструктурных подразделений дела располагают по участкам деятельности данногоподразделения по степени значимости помещенных в них документов и логическойвзаимосвязи;
·при наличии делс одной и той же начальной датой первыми помещают те дела, которые имеют болееранние конечные даты документов.
В соответствии с принятой схемойсистематизации все поступающие в архив документы размещают в хранилищах настеллажах или в шкафах.
Административная система документированияпо видам документов делится на:
1. Организационно-распорядительную(ОРД) 1.1. Положения
1.2. Уставы
1.3. Инструкции
1.4. Приказы
1.5. Решения
1.6. Протоколы
3.Справочно-информационную
2.1. Письма
2.2. Телеграммы
2.3. Телефонограммы
2.4. Докладные записки
2.5. Справки
2.6. Акты
4.По личному составу
3.1. Приказы
3.2. Личные дела
3.3. Заявления
3.4. Трудовые книжки
3.5. Характеристики
3.6. Договоры и т.д.
ü По видам
ü организационно–распорядительные
ü справочно–информационные
ü по личному составу
ü По форме индивидуальные типовыетрафаретные
ü По содержанию простые сложные
ü По происхождению официальные личные
ü По месту происхождения внешниевнутренние
ü По срокам хранения постоянно свыше 10лет и до 10 лет
ü По гласности секретные (конфиденциальные)несекретные
ü По средствам фиксации рукописныемашинописные графические звуковые кино фото фоно видео документы
ü По стадиям оригиналы черновики копиивыписки
ü По срочности срочные несрочные
ВЫВОД
АФ РФ играет важную роль в нашейжизни. Так как при необходимости можно пойти в архив и тебе найдут любуюинтересующую информацию.Государственные архивы — учреждения, которые осуществляют собирание, хранение и организацию архивныхдокументов в целях их всестороннего использования. Государственные архивы хранятпостоянно (т. е. вечно) наиболее ценные архивные документы. Главная задачагосударственных архивов — служение исторической науке. Поэтому государственныеархивы иногда называют историческими.
Ведомственные архивы — структурные подразделения учрежденийили ведомств, хранящие документы этих ведомств и организyющиe их использованиедля информационного обеспечения их работы. Наиболее ценная часть документовархива по истечении срока хранения в ведомстве передается на постоянноехранение в государственный архив.
Государственную часть Архивною фондаРФ составляют архивныeфонды и архивные документы: государственных учреждений, организаций,предприятий и государственных институтов, действовавших на территории России навсем протяжении ее истории, а также учреждений религиозных конфессий до моментаотделения церкви от государства; органов государственной власти местногосамоуправления, прокуратуры, государственных учреждений, организаций, предпpиятий,действующих на территории РФ; государственных учреждений, воинских частей,находящихся и (или) находившихся за границей; предприятий, организаций илиобъединений смешанных форм собственности, в уставном капитале которых имеетсяпреобладающая доля федеральной или государственной собственности; органов,учреждений, организаций и предприятий бывших КПСС и ВЛКСМ; других общественныхорганизаций и объединений, образовавшихся при осуществлении их деятельности домомента регистрации в соответствии с законом РФ об общественных организациях,принятые в учреждения Федеральной архивной службы России; юридических ифизических лиц. поступившие на законных основаниях в собственность государства,в том числе из-за рубежа, а также копии архивных документов на правахподлинников и на законных основаниях, поступившие В собственность государства.
Негосударственную часть АрхивноюФонда РФ составляютархивные фонды и архивные документы, находящиеся в собственности:государственных объединений и организаций с момента их регистрации всоответствии с законодательством РФ об общественных объединениях, в том числепрофессиональных союзов, благотворительных и иных фондов, политических партий идвижений, религиозных объединений и организаций; негосударственных объединений(корпораций, ассоциаций, акционерных обществ), учреждений, организаций ипредприятий промышленности, сельского хозяйства, других отраслей экономики,науки, культуры, социальной сферы, средств массовой информации; физических лиц(документы личного происхождения, фамильные архивы, коллекции документов идр.).
Для документов государственной инегосударственной частей АФ РФ могут применяться разные категории сроковхранения: постоянное, временное, постоянное в собственности государства,депозитарное.