МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ УКРАЇНИ
ОДЕСЬКА ФІЛІЯ КИЇВСЬКОГО УНІВЕРСИТЕТУ КУЛЬТУРИ
Рефератна тему:
Текст як основа службового документа
Виконала
Студентка ІІ курсу
Факультету
Менеджменту ібізнесу
За фахом ДМ – 23
Денного відділення
Рєзнікова Світлана
Керівник
Старший викладач
Марчук О.І.
Одеса 2007
ЗМІСТ
I. І. Поняттядо мови і стилю
II. ІІ. Вимогидо тексту службового документа :
- текст;
- рівністандартизації документів;
- правилапідготовки тексту документа;
- оформленнятаблиць;
- заголовок;
- додаток.
І.Поняття до мови і стилю.
У роботі з документами великуроль відіграє словесне оформлення рішень, дій, зв’язків. Мова не є пасивнимфіксатором прийнятих рішень, а виконує активну стимулюючу роль в управлінськійдіяльності.
Офіційно-діловийстиль має специфічні відмінності від розмовного мовлення та інших стилівлітературної мови. При підготовці тексту документа слід дотримуватися такихосновних принципів: об’єктивності змісту та нейтральності тону, повнотиінформації та стислості викладу, типізації мовних засобів і стандартнихтермінів. Службові документи, як правило, оформляються від імені юридичноїособи установи або її структурного підрозділу.
Більшість документів складається від третьої особи, причому займенникизмінюються іменниками (не “я прошу”, а “інститут просить”). Услужбовій документації неприпустимі діалекти, жаргони.
Мова службових документів повинна відповідати таким вимогам:
ü Дотримання нормофіційно-ділового стилю і сучасної літературної мови, перш за все тих із них,які допомагають висловити думку більш чітко і повно.
ü Наявність слів, яківживаються переважно в офіційних документах, що закріпилися вадміністративно-канцелярському мовленні (“належний”, “вищевказаний” та ін.).
ü Використання термінів іпрофесіоналізмів, у першу чергу юридичних і бухгалтерських.
ü Широке вживання складнихвідіменних прийменників, що виражають стандартні аспекти змісту, наприклад “зметою надання допомоги”, “у порядку надання допомоги”.
ü Обмежене вживання ускладненихсинтаксичних побудов – речень з дієприкметниковими і дієприслівниковимизворотами, з різного роду репліками.
Стислістьвикладу досягається шляхом заміни складних речень простими, а також задопомогою усунення дієприкметникових і дієприслівникових зворотів і вживаннязагальноприйнятих скорочень.
ІІ. Вимоги до текстуслужбового документа.
Текст.Текст є головним елементом документа, що містить сукупність речень, послідовнооб’єднаних змістом і побудованих за правилами певної мовної системи. Текст єзасобом відтворення зв’язного мовлення, тобто висловлювання, пов’язаного однієютемою, основною думкою та структурою. При створенні тексту документу повиннівиконуватися певні вимоги, найголовніші з яких – достовірність та об’єктивністьзмісту, нейтральність тону, максимальна стислість і, водночас, повнотаінформації.
Текстдокументу повинен бути точним, тобто він не повинен містити в собі подвійногозначення слів та висловів. Точність вимагає співвідношення змісту висловлюванняз реальністю. Вона залежить від вміння висловлювати однозначно думки, вживаючислова, словосполучення, речення відповідно до норм літературної норми.
Текстскладається з таких логічних елементів:
· Вступу (зазначається привід, щостав причиною укладання документа, викладається історія питання та інші).
· Доказу (викладається суть питання:докази, пояснення, що супроводжуються цифровими розрахунками, посиланнями назаконодавчі акти та інші матеріали).
· Закінчення(формулюється мета заради якоїскладено документ).
Текст, щоскладається з самого закінчення, називається простим, а той, що містить іншілогічні елементи, — складним. Залежно від змісту документів застосовуєтьсяпрямий (вступ, доказ та закінчення) чи зворотній (спочатку викладаєтьсязакінчення, потім доказ, вступ відсутній) порядок розташування логічнихелементів.
При складаннітексту документа мають виконуватися вимоги, найголовніші з яких — достовірністьта обов'язковість змісту, нейтральність тону, повнота інформації та максимальнастислість, що досягається викиданням осіб, які не несуть смисловогонавантаження.
Достовірним текстдокумента є тоді, коли в ньому не допускається подвійне тлумачення слів тавиразів.
Повнимназивається такий текст документа, зміст якого вичерпує всі обставини справи.
Переконливим єтакий текст, який веде до прийняття адресатом пропозиції або виконання прохань,викладених у документі. Переконливо складений діловий лист може прискоритиприйняття управлінського рішення, запобігти назріванню конфлікту.
При оформленіслужбового документа необхідно пам'ятати, що його автор є не службовою особою,а юридичною — підприємство, установа або організація.
Це покладаєвелику відповідальність на його укладачів та виконавців, форми вираженняінтересів юридичних осіб повинні відповідати нормам адміністративного права.
Усі якості текстуіснують у взаємозв'язку та взаємозалежності — текст не може бути переконливимбез достатньої повноти і т. д.
Правильноскладеним є лише той діловий папір, який написано офіційно-діловою мовою.
У стилістичномувідношенні ділове мовлення відрізняється суворою логічністю міркування,послідовністю та переконливістю.
Текст будь-якогодокумента складається з логічних елементів: вступу, доказу, закінчення. Увступі адресат готується до сприйняття теми (зазначається привід, що призвів доукладення документа, викладається історія питання і т. ін.). У доказівикладається суть питання (докази, пояснення, міркування, що супроводжуютьсяцифровими розрахунками, посиланням на законодавчі акти й інші матеріали). Узакінченні формулюється мета, за ради якої складено документ. Вона може бутиактивним чи пасивним.
Активнезакінчення точно зазначає, яку дію має виконувати адресат. Мета закінчення — проінформувати адресата про якийсь факт, обставину тощо.
Текст документа,що складається з одного закінчення, називається простим, а той що містить ще йінші логічні елементи — складним.
У залежності відзмісту документів застосовується прямий або зворотній порядок розташуваннялогічних елементів. У першому випадку після вступу іде доказ і закінчення. Призворотному порядку — спочатку викладається закінчення, а потім доказ. Вступ утаких документах відсутній.
Рівністандартизації документів. За вступом викладу матеріалу документи можна поділити на двікатегорії: документи з високим рівнем стандартизації; документи з низькимрівнем стандартизації.
Документи звисоким рівнем стандартизації складаються за затвердженою формою.
Уніфікація якодин з напрямків регіоналізації документів у наш час втілюється в розробці йзастосуванні на практиці типізованих та трафаретних текстів.
Типізаціятекстів — процес створення тексту — зразка, тексту стереотипу, на основі якого можутьбути збудовані тексти аналогічного змісту, що відповідають подібнимуправлінським ситуаціям. При цьому мають бути як найточніше зображені основніконструкції й формування тексту зразка. Типові тексти як правило оформляють увигляді спеціальних збірників.
Трафаретизаціятекстів — процес поділу всієї інформації групи однорідних документів на постійну ізмінну наступним включенням постійної інформації до бланка документа. Отже,трафаретні тексти — це дослівне відтворення постійної інформації групидокументів з пропусками для подальшого заповнення конкретного документа.
У документах знизьким рівнем стандартизації добір слів та словосполучень кожен раз залежитьвід конкретних ситуацій. За способом викладу документи з низьким різнемстандартизації прийнято поділяти на розповіді, описи, міркування.
У розповідійдеться про події (явища, факти) у тій хронологічній послідовності, в якій вонивідбувалися в дійсності (автобіографія, пояснювальна записка, замітка, протокол).
Вописіхарактеризуються явища (предмет, люди, події) з перерахуванням ознак,властивостей, особливостей (опис-характеристика, наказ, звіт, постанова).
Міркуванням називається вид тексту, вякому визначення, думки і висновки розкривають внутрішній зв'язок явищ, якправило, доводять визначену тезу. Розрізняють два основні вида доказів:
— дедуктивний,коли думка розвивається від загального до часткового, та
-індуктивнийу якому думка спрямована від окремих фактів до загального.
Правилапідготовки тексту документа. При підготовці тексту документа слід дотримуватися таких правил.
1. Замінюватискладні речення простими, що сприяє прискореному сприйняттю тексту документа.
2. Вживати стійкі(трафаретні) словосполучення, що виражають стандартні спектри змісту (з метоюнадання допомоги, у зв'язку з погіршенням стану, згідно з рішенням комісії ).
Наприклад, длявисловлення мотивів, що пояснюють використання певної управлінської діївживаються такі синтаксичні конструкції:
— у порядкуобміном досвіду
— у порядкувинятку...
— у зв'язку звказівкою...
— у відповідностідо попередньої домовленості...
— з метоюподальшого співробітництва… Для висловлення прохання:
— Просимо...
Для нагадування:
— НагадуємоВам, що ...
— Незважаючина багаторазові нагадування… Для підтвердження:
— Підтверджуємо...
— Універмаг«Дитячий світ» підтверджує...
Такі стійкісловосполучення й стандартні вирази полегшують сприйняття службового документа,а також увесь процес його складання, дозволяючи не витрачати час на пошукиформулювань.
3. Уживатисинтаксичні конструкції типу:
— доводимо доВашого відома, що...
— нагадуємоВам, що...
— підтверджуємо з вдячністю...
— у порядкунадання матеріальної допомоги...
4.Уживатиінфінитивні конструкції:
— Створитикомісію...
— Затвердитипропозицію...
— Попередитиправління...
5. Уживати прямийпорядок слів у реченні (підмет передує присудкові ) у тому випадку, колилогічний наголос падає на об'єкт дії. Вживати зворотний порядок слів (присудокпередує підмету) тоді, коли логічний наголос гадає на саму дію.
6. У розпорядчихдокументах слід вживати дієслівні конструкції у формі наказового способу:
— Наказую...
— Пропоную...
7. Для чіткостівисловлювання в простих реченнях вживається певний порядок розташування їхчленів (означення мають передувати словам, вставні слова краще ставити напочатку речення ).
8. З метоюскорочення тексту можна вживати дієприслівникові звороти, за допомогою якихможна сформулювати причини, що викликали прийняття того чи іншогоуправлінського рішення. Дієприслівниковим зворотом треба починати, а незавершувати фразу. Наприклад: «Враховуючи… Вважаючи… Беручи до уваги… Керуючись… Розглянувши поданий до затвердження проект...»
9. Замінюватизайменники іменниками.
10. Не вживатиемоційних виразів.
11. Вживатискладноскорочені слова й абревіатури, скорочення слів за загальними правилами: р-н.,обл., канд. Філол. Наук.
12. Використатиформи ввічливості за допомогою слів:
— Шановний...
— Високошановний...
— Вельмишановний...
— Високоповажний...
13. Вуправлінській документації не повинно бути особистого моменту (суб'єктивногоставлення до оцінки фактів, що констатуються у тексті документа). Тонслужбового документа — нейтральний.
14. Слідпам'ятати, що автором управлінського документа є юридична особа і через це йоготекст викладається від третьої особи. Наприклад:
фірма просить...
Дирекціяклопочеться...
колегіяухвалила...
15. Від першоїособи викладаються накази, заяви, службові листи, доповідні й пояснювальнізаписки, автобіографії.
16. Кожну новудумку в документі треба починати з абзацу. Текст складних документів (доповіді,інструкції, протоколи) поділяється на складові частини: розділи, пункти тапідпункти.
17. Кожнаскладова частина нумерується арабськими цифрами з крапками.
Оформленнятаблиць. Деякіособливості має оформлення таблиць.
Якщо в текстінаведено одну таблицю, то її не нумерують. Якщо таблиць декілька, то надтаблицею пишеться слово «Таблиця» з порядковим номером (без знаку № ).Наприклад: «Таблиця 6 — Основні техніко-економічні показники діяльностіпідприємства». На всі таблиці повинне бути посилання в тексті документа.
Заголовок. Всі службові документиформату А4 незалежно від виду, змісту та значення документа повинні матизаголовок до тексту.
Без заголовківдозволено залишати лише документи на форматі А5 — телеграми, телефонограми,листи, довідки.
Заголовокформулює складач документа. В ньому коротко і точно відображується йогоосновний зміст. Розміщується заголовок у лівому верхньому кутку документа під позначенням автора,номера, дати та виду, після всіх інших постійних реквізитів.
Цей реквізитвідбиває головну ідею документа і, як правило, починається з прийменника «про»(про що йдеться в документі ).
Наприклад: «Пропридбання факсимільної техніки», «Про надання приміщення в оренду».
Заголовок,полегшує реєстрацію, встановлення виконавця, контроль документа, пошук. Маєбути лаконічним і точним, з максимальною повнотою розкривати зміст документа.
Друкується малимилітерами через один міжрядковий інтервал. Обсяг заголовка не повиненперевищувати 5 рядків машинописного тексту з довжиною рядка в 28 друкованихзнаків. Допускається продовження заголовка при його великому обсязі до межіправого поля документа.
Додаток. Досить часто службовідокументи мають додатки, які роз'яснюють, деталізують окремі питання основногодокумента.
Якщо документ маєдодатки згадувані в тексті або ті, що пояснюють його зміст, то відмітку про цеоформляють за такою формою:
Додаток: на 5арк. у 3 прим.
Якщо документ маєдодатки не зазначені в тексті, то їх назви необхідно перелічити із зазначеннямкількості сторінок у кожному додатку й кількості їх примірників.
Додаток:Дислокація мережі їдалень на 2 арк. у 2 прим.
Якщо додатківкілька, вони перелічуються за назвами й нумеруються.
Використана література:
1. Діловодство.Конспект лекцій / Упорядник.Сокирнив І.В. – К.-Хмельницький, 2000.
2. Основиділоводства. – К., 2002.
3. Словник-довідникз діловодства. – К., 2003.
4. ГлущикС.В., Дияк О.В., Шевчук С.В… Сучасні ділові папери: Навчальний посібник / Вид.5-те, доп. і переробл. – К.:2005.-544 с.
5. ШевчукС.В. Ділове мовлення. Молодий курс: Підручник. — К.: Література ЛТД, 2005. –448 с.
6. ДіленкоА.Н. Сучасне діловодство: Навч.посібник. – 5-те вид. – К.: Либідь,2006. – 384с.