МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙФЕДЕРАЦИИ
Дальневосточный институт международного бизнеса
Этика и этикет делового общения
(Реферат)
студент группы 327
Быков В.А.
Руководитель:
ШишмаковВ.Т.
Хабаровск 2006.
План.
1. Введение.
2. Противоречиваясущность мотивации общения:
3. Коммуникативнаясторона общения.
4. Невербальныесредства общения.
5. Перцептивнаясторона общения.
6. Основные принципыделового этикета.
7. Влияниеиндивидуальных психологических качеств личности на общение.
8. Диалоговоеобщение.
9. Правила общенияпо телефону.
10. Этика ипсихология деловых бесед и переговоров.
11. Заповеди деловогочеловека.
12. ТЕСТЫ.
13. Заключение.
14. Библиография.
15. Литература.
Введение.
Деловое общение — необходимаячасть человеческой жизни, важнейший вид отношений с другими людьми. Вечным иодним из главных регуляторов этих отношений выступают этические нормы, вкоторых выражены наши представления о добре и зле, справедливости и несправедливости,правильности или неправильности поступков людей. И общаясь в деловомсотрудничестве со своим подчиненными, начальником или коллегами, каждый такили иначе, сознательно или стихийно опирается на эти представления. Но взависимости от того, как человек понимает моральные нормы, какое содержание вних вкладывает, в какой степени он их вообще учитывает в общении, он может какоблегчить себе деловое общение, сделать его более эффективным, помочь в решениипоставленных задач и достижении целей, так и затруднить это общение или дажесделать его невозможным.,- Хочется надеяться, что настоящий раздел вопределенной степени поможет читателю не только осознать те, частоскрытые от первого взгляда, проблемы, которые возникают в процессе деловогообщения и служат ему препятствием, но и успешно справиться с ними.
Этика (от греч. ethos— обычай, нрав)— учение о морали, нравственности. Термин «этика» впервые употребил Аристотельдля обозначения практической философии, которая должна дать ответ на вопрос,что мы должны делать, чтобы совершать правильные, нравственные поступки.
Мораль (от лат. moralis—нравственный) — это система этических ценностей, которые признаются человеком.Мораль — важнейший способ нормативной регуляции общественных отношений,общения и поведения людей в самых различных сферах общественной жизни — семье,быту, политике, науке, труде и т. д.
Важнейшими категориями этикиявляются: «добро», «зло», «справедливость», «благо», «ответственность», «долг»,«совесть» и т.д.
Противоречивая сущность мотивации общения
Нормы морали получают своеидейное выражение в общих представлениях, заповедях, принципах о том, как должносебя вести. Мораль всегда предполагает наличие определенного нравственного идеала,образца для подражания, содержание и смысл которого меняются в историческомвремени и социальном пространстве, т. е. в различные исторические эпохи и уразных народов. Однако в морали должное далеко не всегда совпадает с сущим, среально существующей нравственной реальностью, фактическими нормами поведениялюдей. Более того, на всем протяжении развития морального сознания внутреннимстержнем и структурой его изменения является «противоречиво-напряженноесоотношение понятий сущего и должного».
В этом противоречии междудолжным и сущим заключена и противоречивая сущность мотивации общения (втом числе и делового общения и поведения человека). С одной стороны, человекстремится вести себя нравственно, должным образом, а с другой — ему необходимоудовлетворить свои потребности, реализация которых очень часто связана снарушением нравственных норм. Этот внутренний конфликт между возвышеннымидеалом и практическим расчетом, нравственным долгом и непосредственнымжеланием существует всегда и во всех сферах жизни. Но особенно напряженно онпроявляется в этике делового общения, потому что именно в этом видеобщения основной предмет, по поводу которого оно образуется, является внешнимдля индивидов.
Общение — процесс взаимодействия общественных субъектов: социальныхгрупп, общностей или личностей, в котором происходит обмен информацией, опытом,способностями и результатами деятельности. Общение выступает как способ бытияобщества и человека. Именно в процессе общения происходят социализация личностии ее самореализация. По мнению Аристотеля, способность вступать в общениеотличает человека от «недоразвитых в нравственном смысле существ» и от«сверхчеловека». Поэтому «тот, кто не способен вступать в общение или, считаясебя существом самодовлеющим, не чувствует потребности ни в чем, уже несоставляет элемента государства, становясь либо животным, либо божеством».
Специфика делового общения обусловленатем, что оно возникает на основе и по поводу определенного вида деятельности,связанной с производством какого-либо продукта или делового эффекта. При этомстороны делового общения выступают в формальных (официальных) статусах, которыеопределяют необходимые нормы и стандарты (в том числе и этические) поведениялюдей. Как и всякий вид общения, деловое общение имеет исторический характер,оно проявляется на разных уровнях социальной системы и в различных формах. Егоотличительная черта — оно не имеет самодовлеющего значения, не являетсясамоцелью, а служит средством для достижения каких-либо других целей. Вусловиях рыночных отношений — это прежде всего получение максимальной прибыли.
С учетом всего сказанного этикуделового общения можно определить как совокупность нравственных норм, правили представлений, регулирующих поведение и отношения людей в процессе ихпроизводственной деятельности. Она представляет собой частный случай этикивообще и содержит в себе ее основные характеристики.
Деловое общение — это сложный многоплановый процесс развития контактовмежду людьми в служебной сфере. Его участники выступают в официальных статусахи ориентированы на достижение цели, конкретных задач. Спецификой являетсярегламент — подчинение установленным ограничениям, определенных национальнымии культурными традициями, профессиональными этическими принципами.
Известны «писаные» и «неписаные»нормы поведения в той или иной ситуации официального контакта. Принятыйпорядок и форма обхождения на службе называется деловым этикетом. Его основнаяфункция — формирование правил, способствующих взаимопониманию людей. Второй позначению является функция удобства, т. е. целесообразность и практичность.Современный отечественный служебный этикет имеет интернациональные признаки,потому что его основы фактически были заложены в 1720 году «Генеральнымрегламентом» Петра I, в котором были заимствованызарубежные идеи.
Деловой этикет включает всебя правила:
• нормы, действующиев сфере общения между равными по статусу членами коллектива (горизонтальные);
• наставления, определяющие характерконтакта руководителя и подчиненного (вертикальные).
Общим требованием считаетсяприветливое и предупредительное отношение ко всем коллегам по работе, партнерам,независимо от личных симпатий и антипатий, Регламентированность деловоговзаимодействия выражается также во внимании к речи. Обязательно соблюдение речевогоэтикета — разработанных обществом норм языкового поведения, типовых готовых«формул», позволяющих организовать этикетные ситуации приветствия, просьбы,благодарности и т. д. (например, «здравствуйте», «будьте добры», «разрешитепринести извинения», «счастлив познакомиться с вами»). Эти устойчивые конструкциивыбираются с учетом социальных, возрастных, психологических характеристик.
Общение как взаимодействиепредполагает, что люди устанавливаютконтакт друг с другом, обмениваются определенной информацией для того, чтобыстроить совместную деятельность, сотрудничество. Этапы общения:
• установка контакта (знакомство, пониманиедругого человека);
• ориентировка в ситуации общения, осмыслениепроисходящего, выдержка паузы;
• обсуждение интересующей проблемы;
• решение проблемы;
• завершение контакта (выход из него).
Служебные контакты строятся на партнерских началах, исходят из взаимныхзапросов и потребностей, из интересов дела. Такое сотрудничество повышаеттрудовую и творческую активность, является важным фактором технологическогопроцесса производства, бизнеса.
Виды делового общения по способуобмена информацией — устное и письменное. Устные виды, в своюочередь, подразделяются на монологические и диалогические.
К монологическим видамречи относят приветственную речь; торговую (реклама); информационную; доклад(на заседании, собрании).
Диалогические виды речи: деловой разговор (кратковременный контакт, преимущественно на одну
тему); деловая беседа (обмен сведениями, сопровождающийся принятием решений); переговоры (обсуждение с целью заключения соглашения по какому-либо вопросу); интервью (разговор с журналистом, предназначенный для печати, радио, телевидения); дискуссия; совещание (собрание);
пресс-конференция; контактныйделовой разговор (непосредственный, «живой» диалог); телефонный разговор.
В прямом контакте инепосредственной беседе наибольшее значение имеют устная и невербальнаякоммуникации. Беседа или передача сообщений по телефону являются самымираспространенными формами коммуникаций, их отличает непосредственный контакт ибольшое разнообразие способов общения, что позволяет без труда сочетать деловую(формальную) и личную (неформальную) части всякого сообщения.
Письменные виды деловогообщения — это служебные документы:деловое письмо, протокол, отчет, справка, докладная и. объяснительная записка,акт, заявление, договор, устав, положение, инструкция, решение, распоряжение,указание, приказ, доверенность и др.
По содержанию общение может бытьразделено на: материальное — обмен предметами и продуктами деятельности; когнитивное — обмен знаниями; мотивационное — обмен побуждениями, целями, интересами, мотивами, потребностями; деятелъностное — обмен действиями, операциями, умениями, навыками.
По средствам общения: непосредственное, которое осуществляется с помощью рук, головы, туловища, голосовых связок и т.д.; опосредованное— связанное с использованием специальных средств и орудий (письма, телефакс и др.); прямое — предполагает личные контакты и непосредственное восприятие друг другом общающихся людей в самом акте общения (телефонный разговор, прямой эфир и др.); косвенное — осуществляется через посредников (другие люди).
Структура общения
К структуре общения можноподойти по-разному, как и к определению его функций. В отечественной психологииструктура общения характеризуется путем выделения в нем трех взаимосвязанныхсторон.
Стороны общения:коммуникативная, интерактивная и перцептивная.
Коммуникативная сторонаобщения, или коммуникация в узком смыслеслова, состоит в обмене информацией между общающимися индивидами.
Интерактивная сторона заключается в организации взаимодействия между общающимисяиндивидами, то есть в обмене не только знаниями, идеями, но и действиями.
Перцептивная сторона общения означает процесс восприятия друг друга партнерамипо общению и установления на этой основе взаимодействия.
Функции общения: 1)информационно-коммуникативная,
2) регуляционно-коммуникативная,
3) аффективно коммуникативная.
Задача заключается в том, чтобытщательно проанализировать, в том числе на экспериментальном уровне,содержание каждой из этих сторон или функций. Конечно, в реальнойдействительности каждая из этих сторон не существует изолированно от двух других,и выделение их возможно лишь для анализа, в частности для построения системыэкспериментальных исследований. Все обозначенные здесь стороны общения выявляютсяв малых группах, т. е. в условиях непосредственного контакта между людьми.
Отдельно рассматриваются вопросыо средствах и механизмах взаимодействия людей. В социальной психологии кмеханизмам воздействия традиционно относятся:
1) процессы психическогозаражения,
2) внушения (или суггестии),
3) подражания, Хотя каждый изэтих механизмов возможен и в случае непосредственного контакта, но гораздобольшее, самостоятельное значение они получают именно в ситуациях массовогообщения.
В этой схеме не рассматриваютсяни механизм, ни формы, ни функции общения в том широком смысле слова, окотором шла речь выше. В принципе, следует, например, говорить о двух рядахфункций общения: социальных и собственно социально-психологических. Однако практическаясоциальная психология анализирует преимущественно вторые, проблемы же,связанные с пониманием общения в более широком плане, здесь просто не ставятся.Это объясняется тем обстоятельством, что в сложившейся традиции проблемы этиисследуются в русле других дисциплин, в частности в социологии. Считать этобольшим достоинством психологии не приходится. Однако на данном этапе ееразвития практически к такого рода проблемам она не приступала. Рассмотримхарактеристики каждой из выделенных сторон общения.
Коммуникативнаясторона общения.
Когда говорят о коммуникации вузком смысле слова, то прежде всего имеют в виду тот факт, что в ходе совместнойдеятельности люди обмениваются между собой различными представлениями, идеями,интересами, настроениями, чувствами, установками и пр. Все это можнорассматривать как информацию, и тогда сам процесс коммуникации может быть поняткак процесс обмена информацией. Отсюда можно сделать следующий заманчивый шаги интерпретировать весь процесс человеческой коммуникации в терминах теорииинформации. Однако такой подход нельзя рассматривать как методологическикорректный, ибо в нем опускаются некоторые важнейшие характеристики именночеловеческой коммуникации, которая не сводится только к процессу передачи информации.Не говоря уже о том, что при таком подходе фиксируется в основном лишь однонаправление потока информации, а именно: от коммуникатора к реципиенту(введение понятия «обратной связи» не изменяет сути дела), здесь возникает иеще одно существенное упущение. При всяком рассмотрении человеческой коммуникациис точки зрения теории информации фиксируется лишь формальная сторона дела: какинформация передается, в то время как в условиях человеческого общения информацияне только передается, но и формируется, уточняется, развивается.
Специфические особенностиобмена информации при коммуникации междудвумя людьми.
Во-первых, общение нельзярассматривать как отправление информации какой-то передающей системой или какприем ее другой системой потому, что в отличие от простого «движенияинформации» между двумя устройствами здесь мы имеем дело с отношением двухиндивидов, каждый из которых является активным субъектом: взаимноеинформирование их предполагает налаживание совместной деятельности. Это значит,что каждый участник коммуникативного процесса предполагает активность также ив своем партнере, он не может рассматривать его как некий объект. Другойучастник предстает тоже как субъект, и отсюда следует, что, направляя емуинформацию, на него необходимо ориентироваться, то есть анализировать егомотивы, цели, установки (кроме, разумеется, анализа и своих собственных целей,мотивов, установок). Но в этом случае нужно предполагать, что в ответ напосланную информацию будет получена новая информация, исходящая от другогопартнера. Поэтому в коммуникативном процессе и происходит не простое «движениеинформации», но как минимум активный обмен ею. Главная «прибавка» в специфическичеловеческом обмене информацией заключается в том, что здесь особую рольиграет для каждого участника общения значимость информации. Эту значимостьинформация приобретает потому, что люди не просто «обмениваются» значениями,но и стремятся при этом выработать общий смысл. Это возможно лишь при условии,что информация не просто принята, но и понята, осмыслена. Поэтому в каждомкоммуникативном процессе реально даны в единстве деятельность, общение ипознание.
Во-вторых, характер обмена информациеймежду людьми, а не между, предположим, кибернетическими устройствамиопределяется тем, что посредством системы знаков партнеры могут повлиять другна друга. Иными словами, обмен такой информацией обязательно предполагаетвоздействие на поведение партнера, т. е. знак изменяет состояние участниковкоммуникационного процесса. Коммуникационное влияние, которое здесь возникает,есть не что иное, как психологическое воздействие одного коммуниканта надругого с целью изменения его поведения. Эффективность коммуникации измеряетсяименно тем, насколько удалось это воздействие. Это означает (в определенномсмысле) изменение самого типа отношений, который сложился между участниками коммуникации.Ничего похожего не происходит в «чисто» информационных процессах.
В-третьих, коммуникативноевлияние как результат обмена информацией возможно лишь тогда, когда человек,направляющий информацию (коммуникатор), и человек, принимающий ее (реципиент),обладают единой или сходной системой кодификации и декодификации. На обыденномязыке это правило выражается в словах: «все должны говорить на одном языке».Это особенно важно потому, что коммуникатор и реципиент в коммуникативномпроцессе постоянно меняются местами. Всякий обмен информацией между нимивозможен лишь при условии, что знаки и, главное, закрепленные за ними значенияизвестны всем участникам коммуникативного процесса. Только принятие единойсистемы значений обеспечивает возможность партнеров понимать друг друга. ЕщеЛ. С. Выготский отмечал, что «мысль никогда не равна прямому значению слов».Поэтому у общающихся должны быть идентичны — в случае звуковой речи — нетолько лексическая и синтаксическая системы, но и одинаковое пониманиеситуации общения, что возможно при включении коммуникации в общую системудеятельности.
В-четвертых, в условияхчеловеческой коммуникации могут возникать совершенно специфические коммуникативныебарьеры. Эти барьеры не связаны с уязвимыми местами в каком-либо каналекоммуникации или с погрешностями кодирования и декодирования. Они носятсоциальный или психологический характер. С одной стороны, такие барьеры могутвозникать из-за того, что отсутствует единое понимание ситуации общения,вызванное не просто разным «языком», на котором говорят участникикоммуникативного процесса, но и более глубокими различиями, существующими междупартнерами. Это могут быть социальные, политические, религиозные, профессиональныеразличия, которые не только порождают разную интерпретацию тех же самыхпонятий, употребляемых в процессе коммуникации, но и вообще различноемироощущение, мировоззрение, миропонимание.
Такого рода барьеры порожденыобъективными социальными причинами, принадлежностью партнеров по коммуникациик различным социальным группам, и при их проявлении особенно отчетливо выступаетвключенность коммуникации в более широкую систему общественных отношений.Коммуникация в этом случае демонстрирует ту свою характеристику, что она естьлишь сторона общения. Естественно, что процесс коммуникации осуществляется ипри наличии этих барьеров, даже военные противники ведут переговоры. Но всяситуация коммуникативного акта значительно усложняется благодаря их наличию.
С другой стороны, барьеры прикоммуникации могут носить и более «чисто» выраженный психологический характер:они могут возникнуть или вследствие индивидуальных психологическихособенностей общающихся (например, чрезмерная застенчивость одного из них,скрытность другого, присутствие у кого-то черты, получившей название«некоммуникабельность»), или в силу сложившихся между общающимися особого родапсихологических отношений: неприязни по отношению друг к ДРУГУ, недоверия. Вэтом случае четко выступает связь, которая существует между общением иотношением.
Различают следующие типыинформации — побудительную и констатирующую.Побудительная информация выражается в приказе, совете, просьбе. Она рассчитана на то, чтобы стимулировать какое-то действие. Стимуляция, в свою очередь, может быть различной: активизация (побуждение к действию в заданном направлении), интердикция (побуждение, не допускающее определенных действий, запрет нежелательных видов деятельности), дестабилизация (рассогласование или нарушение некоторых автономных форм поведения или деятельности).Констатирующая информация выступает в форме сообщения, используется в различных образовательных системах, не предполагает непосредственного изменения поведения, хотя в конечном счете и в этом случае общее правило человеческой коммуникации действует. Характер сообщения может быть различным: мера объективности варьируется от нарочито «безразличного» тона изложения до включения в сам текст сообщения элементов убеждения. Вариант сообщения задается коммуникатором (тем лицом, от которого исходит информация),Передача любой информации возможна лишь посредством знаков, точнее, знаковых систем. Существуют несколько знаковых систем, которые используются в коммуникативном процессе, соответственно им можно построить классификацию коммуникативных процессов. При грубом делении различают вербальную коммуникацию (в качестве знаковой системы используется речь) и невербальную коммуникацию (используются различные неречевые знаковые системы).Вербальная коммуникация, как уже было сказано, использует в качестве знаковой системы человеческую речь, естественный звуковой язык, то есть систему фонетических знаков, включающую два принципа: лексический и синтаксический. Речь является самым универсальным средством коммуникации, поскольку при передаче информации с помощью речи менее всего теряется смысл сообщения. При помощи речи осуществляются кодирование и декодирование информации: коммуникатор в процессе говорения кодирует, а реципиент в процессе слушания декодирует эту информацию. Для коммуникатора смысл информации предшествует процессу кодирования (высказыванию), так как он сначала имеет определенный замысел, а затем воплощает его в систему знаков. Для «слушающего» смысл принимаемого сообщения раскрывается одновременно с декодированием. В этом последнем случае отчетливо проявляется значение ситуации совместной деятельности: ее осознание включено в сам процесс декодирования, раскрытие смысла сообщения немыслимо вне этой ситуации. Точность понимания смысла высказывания становится очевидной для коммуникатора лишь тогда, когда произойдет смена «коммуникативных ролей» (условный термин, обозначающий «говорящего» и «слушающего»), т. е. когда реципиент превратится в коммуникатора и своим высказыванием даст знать о том, как он раскрыл смысл принятой информации. Диалог, как специфический вид «разговора», представляет собой последовательную смену коммуникативных ролей, в ходе которой выявляется смысл речевого сообщения, происходит «обогащение, развитие информации».
Невербальные средства общения.
Однако коммуникативный процессоказывается неполным, если мы отвлекаемся от невербальных его средств.Первая — оптико-кинетическая система знаков, включающая в себяжесты, мимику, пантомимику. Общая моторика показывает эмоциональные реакциичеловека, поэтому включение оптико-кинетической системы знаков в ситуациюкоммуникации придает общению нюансы, которые неоднозначны при употребленииодних и тех же жестов, в различных национальных культурах. Значимостьоптико-кинетической системы знаков в коммуникации настолько велика, что внастоящее время выделилась особая область исследований — кинетика.
Паралингвистическая иэкстралингвистическая системы знаковпредставляют собой также «добавки» к вербальной коммуникации.Паралингвистическая система — это система вокализации, т. е. качество голоса,его диапазон, тональность. Экстралингвистическая система — включение в речьпауз, других вкраплений, например, покашливания, плача, смеха, и, наконец, самтемп речи.
Пространство и времяорганизации коммуникативного процесса выступаюттакже особой знаковой системой, несут смысловую нагрузку как компоненты коммуникативныхситуаций. Так, например, размещение партнеров лицом друг к другу способствуетвозникновению контакта, символизирует внимание к говорящему, в то время какокрик в спину также может иметь определенное значение отрицательного порядка.Экспериментально доказано преимущество некоторых пространственных форморганизации общения как двух партнеров по коммуникативному процессу, так и вмассовых аудиториях.
Таким образом, все системыневербальной коммуникации, несомненно, играют большую вспомогательную (аиногда самостоятельную) роль в коммуникативном процессе. Вместе с вербальнойсистемой коммуникации эти системы обеспечивают обмен информацией, который необходимлюдям для организации совместной деятельности.
Интерактивная сторона общения— это условный термин, обозначающийхарактеристику тех компонентов общения, которые связаны со взаимодействиемлюдей, с непосредственной организацией их совместной деятельности. Важностьинтерактивной стороны общения привела к тому, что в истории социальнойпсихологии сложилось специальное направление, которое рассматриваетвзаимодействие исходным пунктом всякого социально-психологического анализа. Этонаправление связано с именем Г. Мида, который дал направлению термин —«символический интеракционизм».
Концепцию Мида называют«социальным бихевиоризмом», и это значительно запутывает дело. Выясняя социальнуюприроду человеческого «Я», Мид вслед за Джемсом пришел к выводу, что встановлении «Я» решающую роль играет общение. Мид использовал идею Ч. Кули отак называемом «зеркальном Я», где личность понимается как сумма психическихреакций человека на мнения окружающих. У Мида становление «Я» происходит в общении,в процессе совместной деятельности, где формируется личность, где она осознаетсебя, а общение раскрывается как взаимодействие.
Центральная мысль интерактивнойстороны общения состоит в том, что личность формируется во взаимодействии сдругими личностями, и механизмом этого процесса является установление контролядействий личности тем представлением о ней, которое складывается у окружающих.Несмотря на важность постановки такой проблемы, в теории Г. Мида содержатсясущественные методологические просчеты.
Главными из них являются два.Во-первых, непропорционально большое значение уделяется в этой концепции роли символов.Вся обрисованная выше канва взаимодействия детерминируется системойсимволов. Деятельность и поведение человека в ситуациях взаимодействия в конечномсчете обусловлены символической интерпретацией этих ситуаций. Человек предстаеткак существо, обитающее в мире символов, включенное в знаковые ситуации.
С этим утверждением можносогласиться, поскольку в определенной мере общество действительно регулируетдействия личности при помощи символов. Однако излишняя категоричность Г. Мидаприводит к тому, что вся совокупность социальных и культурных отношений — всесводится только к символам.
Второй важный просчет концепциисимволического интеракционизма в том, что интерактивный аспект общенияотрывается от содержания предметной деятельности, вследствие чего всебогатство макросоциальных отношений личности по существу игнорируется.Единственным «представителем» социальных отношений в данном случае остаютсялишь отношения непосредственного взаимодействия .
Символ остается «последней»социальной детерминантной взаимодействия. Для анализа достаточно описания данногополя взаимодействий без привлечения социальных связей. Происходит известное«замыкание» взаимодействия на заданную группу. Такой аспект анализа возможен,но он явно недостаточен.
Перцептивнаясторона общения.
В процессе общения должноприсутствовать взаимопонимание между участниками э