РОСЖЕЛДОР
Государственное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
«Ростовский государственный университет путейсообщения»
Факультет – Энергетический
Кафедра «Автоматизированные системыэлектроснабжения»
Специальность 101800 – Электроснабжение(железных дорог)
Управление организацией
Реферат
по дисциплине «Менеджмент вэлектроснабжении ж.д.»
Студент группы
ЭС-IV-156 ______________ Полозюков А.И.
Дата ______________
Работа защищена ______________ с оценкой _________
Руководитель работы
д.э.н.,профессор ______________ Акперов И. Г.
2008
Реферат
Докладсодержит 31 страницу, 3 рисунка, 6 использованных источников.
Тема работы – рассмотрение функций процессов управления, структурыорганизации на разных уровнях и ее функционирование, постановка и решениевопросов управления организацией,описание основных взаимосвязей организации и внешней среды,анализситуации, в которой контроль противоречиво действует на поведение людей ворганизации, разработка методов повышенияэффективности руководства коллективом
Цельработы – создание организации, рассмотрение ее структуры и задач управления, и выработка рекомендаций по увеличениюэффективности работы.
Вданной работе приведены теоретические аспекты управления организацией, описанывзаимодействия организации и внешней среды, проведён анализситуации о контроле людей ворганизации,рассмотрены методы повышения эффективности руководстваколлективом.
Содержание
стр.
Введение ……..……….………………………………………….……........
4
1
Теория организации ……………………………………….………………
5
1.1
Планирование ……………………......................................................
5
1.2
Организация………………………………………………………….
7
1.3
Мотивация …………………………………………………………...
8
1.4
Контроль……………………………………………………………...
11
2
Организация кафе.………….……………………………………………....
13
2.1
Цели предприятия …………………………………………………
13
2.2
Задачи работников…………………………………………………..
15
2.3
Структура организации……………………………………………...
17
2.4
Функционирование организации…………………….……………
18
3
Описание основных взаимосвязей организации и внешней среды……..
20
4
Анализ ситуации, в которой контроль противоречиво действует на поведение людей в организации…………………………………………..
25
5
Разработка методов повышения эффективности руководства коллективом………………………………………………………………..
27
Заключение ………………………………………………………………...
30
Список использованных источников.…………………………………….
31
Введение
В общем виде управление /менеджмент/ следует представлять как умение добиваться поставленных целей,используя труд, мотивы поведения и интеллект людей. Речь идет о целенаправленномвоздействии на людей с целью превращения неорганизованных элементов вэффективную и производительную силу. Другими словами, управление — это человеческие возможности, с помощьюкоторых лидеры используют ресурсы для достижения стратегических и тактическихцелей организации.
Менеджмент — по-русски «управление» — функция, вид деятельности поруководству людьми в самых разнообразных организациях. Менеджмент — это такжеобласть человеческого знания, помогающего осуществить эту функцию. Наконец,менеджмент как собирательное от менеджеров — это определенная категория людей,социальный слой тех, кто осуществляет работу по управлению.
Следовательно, управление- это координация усилий коллектива людей для достижения определенных целей.
Управление организацией внаше динамичное время представляет собой сложную работу, которую нельзявыполнять успешно, руководствуясь простыми сухими заученными формулами.Руководитель должен сочетать понимание общих истин и значимости многочисленныхвариаций, благодаря которым ситуации отличаются одна от другой.
Эффективный руководитель,принимая во внимание все ситуационные переменные, понимает, что не существуетединственного «правильного» способа совершения чего-то. Оптимальный выбор — этовыбор того, что наиболее соответствует ситуации, сложившейся на данное время.Для того, чтобы сделать этот правильный выбор, руководитель должен иметькомплексный взгляд на вещи.
1 Теория организации
В новых условияххозяйствования коммерческая деятельность рассматривается как определяющаяоснова торгового предприятия. Одновременно усиливается внимание к функциям иструктуре управления коммерческой деятельностью предприятия. Система управленияносит достаточно динамичный характер, направленный на адаптацию структурыкоммерческой деятельности к особенностям и тенденциям развития рынка.
При управлениикоммерческой деятельностью выполняются следующие функции процесса управления:
— планирование;
— организация;
— мотивация;
- контроль.
1.1. Планирование–одна из важнейших функций управления коммерческойдеятельностью предприятия. Планирование закупок, товарных запасов и продажсвязано с динамикой торговых процессов и способствует достижению поставленныхцелей торгового предприятия. Планы закупок и продаж обычно содержат показатели,которые должны быть достигнуты в результате их выполнения. В планах отражаетсясодержание работ, устанавливается персональная ответственность за ихвыполнение, намечаются сроки и определяются методы контроля и анализаэффективности выполнения заданий.
Рассмотрим планированиепоэтапно, на всех ступенях формирования стратегического поведения: на первомэтапе планирования формулируется миссия и цель предприятия. Далее следуетанализ внешней среды (имеется ли потребность производимого товара на рынкеданной продукции). Затем производится экономическое обследование внутреннихресурсов (как человеческих, так и материальных), рассмотрение различныхвариантов реализации достижения цели, которую ставит перед собой предприятие ивыбор стратегии. Далее следует реализация стратегии. Всё вышесказанноеукладывается в следующую схему:
Миссия организации
Цели
организации
Анализ внешней среды
Анализ внутренней
среды
Оценка стратегии
Реализация
стратегии
Выбор
стратегии
Анализ
стратегических альтернатив
тактика
политика
правила
процедура
Рисунок 1 –Формирование стратегии.
Под миссией понимают основной ориентир существования организации, еестратегическое устремление. Миссия дает субъектам внешней среды общеепредставление о том, что это за организация, к чему она стремится. Формулируясвои стратегические ориентиры в форме миссии, организация тем самым не толькодоводит до общества цели и направления своего развития, но и позволяет людям,работающим в ней, придать определенную осмысленность и принципиальное значениеих действиям с перспективной точки зрения.
Цели, преследуемые предприятием, носят индивидуальный характер и зависят отразных факторов (отраслевая принадлежность, тип предприятия, позиция на рынке,поставщики, источники сырья и т.д.).
Анализ внешнего окруженияследует представлять отдельно, в виде базиса, накотором строится модель стратегического менеджмента. Это связано с тем, чтооценка внешнего окружения должна производится постоянно. Кроме того, факторывнешней среды, в отличие от внутренней не поддаются воздействию, их можно лишьучитывать (за исключением некоторых случаев когда конкуренция формируется подконтролем лиц управляющих предприятием). При таком подходе увеличивается степеньконтроля над изменениями во внешнем окружении и обеспечивается соответствиеметодологическому принципу стратегического управления (прогнозирование, анализ,мониторинг).
Обследование ресурсов организации: ресурсы могут быть материальные(деньги, сырье, материалы, оборудование и т.д.) и человеческие. Необходимоподумать о том какие именно требуются ресурсы, в каком количестве и где ихвзять.
Стратегиядословно переводится как искусство ведения войск в бою. Стратегия всфере управления представляет собой долгосрочные планы высшего руководства подостижению перспективных целей организации. Это долгосрочные намеренияруководителей предприятий в отношении маркетинга, производства и коммерции,доходов и расходов или капиталовложений. Общим здесь является то, что понятие«стратегия» и ее понимание меняется вместе с усложнением условий ведениябизнеса.
Выработка стратегиинаправлена, прежде всего, на адаптацию предприятия к изменениям внешнихусловий. Предприятие рассматривается здесь как участник рыночных отношений.
1.2. Организация.Сущность организации как функции управления состоит вупорядочении, согласовании, регламентировании действий исполнителей,участвующих в процессах закупки, продажи и продвижения товаров до потребителей.Структура организации – это совокупность взаимосвязей, которые существуютмежду подразделениями и работниками организации. Организация управления включает также оперативноерегулирование, под которым подразумеваются текущие управленческие решения,инструкции, приказы, распоряжения, указания, вырабатываемые и принимаемыесубъектами управления в соответствии с конкретной рыночной ситуацией.
Деятельность структурных подразделений иисполнителей регламентируется специальными положениями (должностнымиинструкциями), которые определяют функции каждого органа управления и рабочегоперсонала внутри самого подразделения, а так же распределение прав иобязанностей между ними.
Важным фактором для людей, работающих напредприятии, является заработная плата
Заработная плата это денежное вознаграждение,выплачиваемое организацией работнику за выполненную работу. Организация неможет набрать и удержать рабочую силу, если она не выплачивает вознаграждениепо конкурентоспособным ставкам и не имеет шкалы оплаты, стимулирующей людей кработе в данном месте.
Разработка структурызаработной платы является обязанностью отделов кадров, или директора (еслипредприятие небольшое). Структура заработной платы в организации определяется спомощью анализа условий на рынке труда, обследования уровня заработной платы, атакже производительности и прибыльности организации.
1.3. Мотивация– это умение побуждать себя и других людей к определённойдеятельности.Мотив – это внутренняя ценность выполняемой деятельности. Вприблизительном понимании значения этого слова такое определение раскрываетвнутреннее состояние человека, однако, следует заметить, что силы, побуждающиек действию, находятся как внутри так и вне человека и заставляют его осознанноили же неосознанно совершать некоторые поступки. При этом связь междуотдельными силами и действиями людей определяется очень сложной системойвзаимодействий, в результате чего разные люди могут по-разному реагировать наодинаковые сигналы воздействия со стороны одинаковых сил. Мотивирование это процесс воздействия на человека с цельюпобуждения его к определенным действиям путем побуждения в нем определенныхмотивов. Схематически это выглядитследующим образом:
Недостаток чего-либо
Побуждение
Действие
Цель
1. Неудовлетворённые потребности;
2. Частично удовлетворённые потребности;
3. Удовлетворённые потребности.
Рисунок 2 – процесс мотивированиядеятельности.
На сегодняшний день существуютмножество теорий мотивации – содержательная, процессуальная (ожидания,справедливости). Каждая из теорий пытается найти ответ на вопрос о том, каквоздействовать на человека, чтобы он делал то чего мы хотим и как хотим.
Говоря о теории ожидания,необходимо отметить, что она исходит из того, что люди осуществляют своидействия в соответствии с тем, к каким возможным последствиям для них этидействия могут привести. Люди на основе доступной им информации делают выбородной из альтернатив действия, исходя из того, что они получат в результате икакие усилия они должны будут затратить, чтобы достичь этого результата. Тоесть, по теории ожидания, человек ведет себя в соответствии с тем, что, по егомнению, произойдет в будущем, если он произведет определенные затраты усилий.
В теории справедливости ситуация такая:работодатель и работники оценивают свой вклад совершенно по-разному. Сотрудникичувствуют неадекватность того, как их оценивают, и начинают требовать иного ксебе отношения.
Нарушения справедливости происходит помногим причинам. Например, неправильная психологическая валюта. В этом случаеили не понимается вклад или он не получает признания.
Что хотят работники?
- чувства удовлетворения от работы
- адекватного вознаграждения
- гибкой системы оплаты труда (большеделаю — больше получаю)
- возможности реализации всех своихспособностей
- разнообразия работы (перемещений каквертикальных, так и горизонтальных).
Часто в качестве отдачи они получаюттолько деньги. Возможно, прежде чем сделать свой вклад в отношения, стоитподумать, что является ценностью для другого человека, и предлагать ему именноэто.
Можно сказать, что нарушениесправедливости происходит почти всегда, и что же делать нам, руководящим людям?
Первое, что нужно сделать, — внимательновыслушать сотрудника. Это поможет вам ответить на вопрос: как человек относитсяк справедливости, что он считает своим вкладом, а что вашим. Если окажется, чтовы действительно недооценили человека, его восприятие этой ситуации можноизменить, т. е. предложить посмотреть на проблему иначе.
Обращайтесь с людьми так, как будто ониуже такие, какими хотят быть, и вы поможете им стать такими. Управляющий долженпередавать окружающим положительные ожидания, вызывать в людях ощущениесобственной компетентности, значимости, статуса, уверенности, избранности.Однако, являясь сильным побудительным началом, положительные ожидания неявляются гарантом успеха. Если, несмотря на ваши позитивные ожидания, человекапостигла неудача, в ней он будет винить и себя, и вас.
Люди, имеющие четкие цели, сами ихдобиваются. Но для того, чтобы поставить точную (не слишком трудную и неслишком легкую) цель, необходимо очень хорошо знать конкретного человека. Вотпочему легче ставить цели совместно. Как это ни странно, человек выбирает болеесложную цель, чем ему хотят поручить.
Справедливость — оченьтонкая грань. Ее поддержание требует неимоверных усилий, но без нее невозможнапродуктивная работа коллектива.
Следует упомянуть здесь,что особую роль в процессе мотивации труда играют стимулы. Процессиспользования различных стимулов для мотивирования людей называется стимулированием. Стимулирование имеетразличные формы. Одной из самых распространенных форм стимулирования в практикеуправления является материальное стимулирование. Однако очень важно учитывать ситуацию, в которой материальноестимулирование осуществляется, и стараться избегать преувеличения еговозможностей, потому как на определённой ступени повышения материальногостимулирования наступает момент, когда повышать стимулирование не имеет смысла,так как большего от работника добитьсяуже не получиться физически, и превышение вознаграждений в этом случае сыграетотрицательную роль.
1.4. Функция контроля. Под контролем подразумевается активное слежение за исполнением управленческихвоздействий, проверка соблюдения документов, регламентирующихкоммерческо-предпринимательскую деятельность торгового предприятия. Контрольвместе с учетом информирует предпринимателя о результативности торговыхпроцессов и служит средством корректирующего воздействия со стороны органовуправления на тех, кому надлежит исполнять решения управляющего.
Различаюттри вида контроля: предварительный, текущий и заключительный контроль.
Предварительный– позволяет понять, насколько идея обеспечена ресурсами;
текущий–позволяет понять, насколько идея правильно реализуется;
заключительный- позволяет понять, насколькодостигнутый результат различается с поставленной задачей.
Нельзяне вспомнить и об управлении ресурсами предприятия. Это важная часть механизмауправления, в которой управление делится на три части: управление запасом(вкладами), управление производством, управление продажей.
Необходимограмотно продумывать управление ресурсами (как человеческими, так иматериальными). Это значит что помимо фондов, которые участвуют в производственеобходимо иметь так же и запас (а так же иметь ввиду возможность получениядополнительных инвестиций). Управление ресурсами и инвестициями производится всоответствии с объёмами работы. В случае же дополнительного поступлениябольшого объёма заказов дополнительные ресурсы мобилизуются.
Управлениепроизводством является главной составляющей механизма управления ресурсами. Таккак от качества продукции в первую очередь зависит покупаемость производимоготовара.
2 Организация кафе.
2.1.В настоящее время наблюдаетсябольшой рост различных предприятий по производству какого-либо товара илиоказанию различных услуг. Многие люди мечтают о создании своего предприятия, также как и я, но дело в том, что это нетак просто как кажется на первый взгляд. Очень много трудностей возникает впроцессе осуществления таких желаний. Несомненно, каждый из нас хочет управлятькем-то или чем-то, но, как показывает практика, не все этого добиваются. Ясчитаю, что для осуществления чего-либо очень важным является желаниедостигнуть поставленной цели, вера в себя и конечно некоторые знания о тойобласти, в которую ты хочешь окунуться.
Мне всегда хотелось открытьсвое дело. Можно открыть молодежное кафе в районе РГУПСа. На сегодняшний деньпроблема общественного питания достаточно актуальна. Особенно остро это ощущаютстуденты, проживающие в общежитиях, абитуриенты и их родители, не знающиегорода.
Попробуем поэтапно разобраться совсем. Для начала определим стратегию нашего предприятия.
Наш проект планируетсяреализовать без образования юридического лица для уменьшения налогообложения иупрощения финансовой отчетности.
Миссию предприятияопределим так: «оказание услуг в сфере общественного питания, с целью созданияпрочного, длительного и взаимовыгодного сотрудничества с клиентами и сотрудниками».
Перед нашим предприятиемпоставим такие цели:
— большой ассортиментуслуг,
— быстрое и качественноеобслуживание клиента,
— приемлемые цены.
Как мы уже говорили,огромное влияние оказывает внешнее окружение на работу и развитие предприятия.Как внешнее окружение необходимо рассматривать месторасположения данногопредприятия, законы РФ, экономическое положение большинства людей,конкуренцию, учитывать желаниепотребителя.
Мы выяснили свою миссию,поставили конкретные задачи, оценили внешние факторы. Следующим этапомнеобходимо подумать о ресурсах.
Для начала необходимоопределить экономические ресурсы, т.е. начальный капитал, на данный моментможно взять деньги в банке в кредит. К ресурсам также относятся обслуживающийперсонал (на данный момент дефицита в этом нет, т.к. большое количествобезработных), оборудование (мебель, газовые печи, холодильники, различныеэлектроприборы, столовые принадлежности и т.д.), которое приобрести можно влюбом магазине. Как мне кажется большая проблема – это снять помещение в нужномдля нас месте.
Т.е. в процессепланирования мы поставили перед собой некий план действий:
— получить кредит нанужную сумму;
— заключить договор нааренду помещения;
— закупить необходимоедля организации производственного процесса оборудование;
— произвести доделку идооборудованние помещения;
— закупить мебель;
— произвести подборперсонала;
— заключить договора напоставку сырья и расходных материалов;
— получить разрешения напродажу продуктов питания, спиртных напитков и оказание услуг в сфереобщественного питания.
Наэтом планирование окончено. Приступим теперь к организации предприятия. Дляначала необходимо создать структуру и делегировать полномочия.
Воснове предприятия поставим, конечно же, директора. Т.к. кафе не очень большое,заведовать кадрами, контролем и рекламой будет сам директор. Да, на нем лежитмного обязанностей, выполнять их будет очень тяжело, но он самыйзаинтересованный человек в этом деле и должен сам привести в действие своинаработки, сделать все так, как он это представляет. Далее в структуре нашейорганизации будут идти три менеджера: коммерческий директор, администратор именеджер по хозяйственной части. Для более легкого управления персоналом будутприняты системные администраторы. Также необходимы бухгалтер, повара,посудомойка, официанты, музыканты, уборщица, охрана.
Так как кафе нашеотносится к коммерческой деятельности, а цель коммерческой деятельности –удовлетворение потребностей населения при условии получения прибыли, то для еедостижения коммерческим работникам.
2.2.Задачи директора:
— рассчитывать реальныепотребности обслуживаемого контингента потребителей в товарах и разрабатыватьпрогнозные оценки на предстоящие периоды, необходимые для заключения договоровпоставки;
— экономическиобосновывать заявки и заказы, периодичность поставок и размеры партий;
— планировать инормировать товарные запасы с тем, чтобы максимально ускоритьтоварооборачиваемость и минимизировать размер оборотных средств, участвующих вторговом процессе;
— оптимизировать товарныйассортимент при разработке ассортиментных перечней товаров;
— выбирать измногочисленных предложений товаров лучшего поставщика, предлагающего выгодныеусловия поставок и быстро реагирующего на изменение рыночной ситуации;
— анализироватьконкурентную среду, выявлять положительные и отрицательные стороны деятельностиконкурентов и использовать их в интересах своего предприятия;
Задачи коммерческого директора:
— уметь анализироватьпроисходящие процессы в торговле, постоянно следить за конъюнктурой рынка ичутко улавливать тенденции изменения для принятия адекватных коммерческихрешений;
— экономическиобосновывать размер санкций в договорах поставки в случаях неполного илинесвоевременного выполнения обязательств другой стороной, компенсирующихматериальный ущерб или упущенную выгоду;
— разрабатывать ивнедрять эффективные методы продаж, стимулирующие средства увеличениятоварооборота, обоснованное установление торговых наценок и скидок;
— проводить эффективнуюценовую политику;
— использовать болееэффективные средства рекламы, оправдывающие затраты и дающие приросттоварооборота и прибыли;
— стимулировать трудработников по результатам их деятельности, выделять средства на повышенияквалификации, поощрять предприимчивость и деловитость;
— экономически взвешиватьстепень риска при принятии коммерческих решений;
— анализироватьформирование доходов и расходов торгового предприятия, разрабатыватьмероприятия по увеличению прибыли.
Задачи администратора:
— контроль нормальнуюработу системных администраторов и их подчиненных.
Задачи менеджера по хозяйственной части:
— закупка необходимогооборудования (мебель, газовые печи, холодильники, различные электроприборы,столовые принадлежности и т.д.)
— контроль и слежение заих состоянием.
Задачи бухгалтера:
— ведение бух. учета фирмы,
— выплата зарплат ипремий работникам,
— подготовка финансовогоотчета
Задачи системного администратора:
— управлениеобслуживающим персоналом.
Задачи повара:
— рациональноеиспользование продуктов,
— качественноеприготовление пищи,
— разнообразное меню.
Задачи посудомойки:
— качественное мытьепосуды,
— следить за состояниемпосуды (наличие трещинок, надколов),
— уборка стола.
Задачи официантов:
— быстрое и качественноеобслуживание клиента,
— доброжелательное отношение к клиенту.
Задача музыкантов – создание музыкального фона в заведении.
Задача уборщицы — следить зачистотой.
Задача охранника — следит за соблюдением порядка и правил.
2.3.В итоге структура управления даннымпредприятием выглядит следующим образом:
Директор
менеджер по хозяйственной части
администратор
коммерческий директор
бухгалтер
системные администраторы
официанты
музыканты SHAPE * MERGEFORMAT
повара
посудомойка
уборщицы
охрана
Рисунок 3 – структурауправления организацией.
2.4.Необходимо, чтобы каждый работникознакомился со своими должностными инструкциями, понимал всю ответственностьвыполняемой им работы.
Определив количествокадров, необходимо приступить к набору людей.
Наборзаключается в создании необходимого резерва кандидатов на все должности испециальности, из которого организация отбирает наиболее подходящих для нееработников.
Наборпровели, теперь необходимо из этих людей отобрать наиболее подходящих на каждоеместо. В большинстве случаев выбирать следует человека, имеющего наилучшуюквалификацию для выполнения фактической работы на занимаемой должности, а некандидата, который представляется наиболее подходящим для продвижения послужбе. Объективное решение о выборе, в зависимости от обстоятельств, можетосновываться на образовании кандидата, уровне его профессиональных навыков,опыте предшествующей работ