Кемеровский государственныйуниверситет
Факультет Истории иМеждународных Отношений
Кафедра новой, новейшей отечественнойистории
Реферат
по делопроизводству
На тему: «Оформлениетелеграмм, телефонограмм, факсов».
Выполнила: студентка 4 курса
Группы И-046
Прокопова К.А.
Кемерово
2007
Оглавление
Информационно-справочныедокументы…………………………………………….3
История телеграммы…………………………………………………………………...3
Телеграмма……………………………………………………………………………...3
Телефонограмма………………………………………………………………………..6
Факсограмма……………………………………………………………………………6
Приложение1…………………………………………………………………………...7
Приложение2…………………………………………………………………………...8
Приложение 3…………………………………………………………………………...9
Списоклитературы……………………………………………………………………10
Информационно справочные документы
Процесс принятия управленческихрешений основан на сборе и обработке объективной и достоверной информации.Информация о фактическом состоянии дел в системе управления содержится вразличных источниках, но важнейшее место среди них занимаютсправочно-информационные документы:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Документы этой системы играютслужебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительнымдокументам. Справочно-информационные документы не содержат поручений, необязывают действовать строго определенным образом, как распорядительныедокументы, но сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения,иначе говоря, инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или инойспособ управленческого воздействия.
Особенностью этих документовявляется то, что они идут снизу вверх по системе управления: от работника круководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителюорганизации, от подведомственной организации в вышестоящую.
Историятелеграммы
Этим летом праздновали деньрождения телеграммы. Первое сообщение было отправлено посредством телеграфа 25юля 1837 года Чарльзом Витстоуном (CharlesWheatstone) с железнодорожной станцииЭустон (Euston).Получил это послание Уильям Фосергил Кук (WilliamFothergillCooke), находившийся влондонском районе Камден.
С тех пор прошло почти 170 долгихлет. Революционная по тем временам технология, позволяющая пересылать сообщенияна огромные расстояния, стремительно развивалась в течении XIX века, став одним из самых популярныхспособов связи. Телеграф также значительно повлиял на другие средствакоммуникации, включая электронную почту и Интернет.
Возможно, если бы в 1846 годуУильям Кук не открыл фирму ElectricTelegraphCompany-однуиз первых компаний, представлявших коммуникационные услуги, сегодня мы бы с вами жили совсем в другом мире. Уже в1874 году в Великобритании услугами телеграфа можно было воспользоваться в 20тысячах городов и деревень. Страна также имела связь с США и со многими своимиколониями. Когда телеграфу исполнилось 50 лет, его огромное значение призналадаже Королева Виктория (QueenVictoria).
В XX веке телеграмма уже отошла, а второйплан из-за популяризации и распространения телефона. На ее смену в 1932 годупришел телекс, который используется во многих странах до сих пор.
Телеграмма
Вид документа, определяемый способом передачиинформации по каналам телеграфной связи. Своевременность передачи и полученияинформации во многом предопределяют своевременность и правильность принятиярешения. Потому, чтобы обеспечить срочное получение информации, она передаетсяпо телеграфу.
Телеграммы в случаях, когда отправка документов почтой необеспечивает своевременного решения вопросов.
Порядок телеграфной связирегламентирован правилами предоставления услуг телеграфной связи, утвержденнымиПостановлением Правительства РФ от 28 августа 1997 г. №1108 (с изменениямиот 14 января 2002 г.).
Телеграммы подразделяются накатегории и виды. Телеграммы бывают следующих категорий:
По России
1.
2.
3.
4.
5.
По СНГ
1.
2.
Виды телеграмм:
По Россиис доставкой на художественном бланке (с отметкой “ЛЮКС”, “ЛЮКС/М”, музыкальная) с доставкой в срок, указанный отправителем (с отметкой “вручить”, “дата”) с доставкой в населенный пункт, не имеющий телеграфной связи (с отметкой “почтой заказное”) уведомление телеграфом уведомление телеграфом срочное с доставкой на художественном бланке по случаю траура (с отметкой “делюкс”)
По СНГс доставкой на художественном бланке (с отметкой “люкс”) заверенная с доставкой в срок, указанный отправителем (с отметкой “вручить”, “дата”) с доставкой на художественном бланке по случаю траура с доставкой в населенный пункт, не имеющий телеграфной связи (с отметкой “почтой заказное”)
Чаще всего отправляют телеграммысрочные и простые. Срочная должна прийти к адресату за время до 3-х часов, апростая до 6 часов.
Категории и виды телеграмм,не допускаемых в телеграфном обмене длястран СНГ
1. : Эстония, Литва;
2.
3.
Телеграммасодержит следующие реквизиты:
·
·
·
·
·
·
·
·
·
Слова втелеграммах для подсчета делятся на:
1.
2.
Действительныеслова необходимы для контроля правильности передачи и приема телеграмм, ателеграфных аппаратах. По количеству тарифных слов производится оплатателеграмм.
В ответныхтелеграммах перед текстом обязательно указывается номер и дата документа, накоторый дается ответ.
При адресовании телеграммы в четыре и более адреса прилагается списокрассылки, составленный и подписанный исполнителем.
Тексттелеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов (если при этом неискажается содержание: в частности, отрицание “не” опускать нельзя), ссокращенными обозначениями знаков препинания:
Точка – ТЧК;
Запятая – ЗПТ;
Двоеточие –ДВТЧ;
Кавычки – КВЧ;
Скобки – СКВ;
Номер – НР.
Все цифровыеданные в тексте пишутся словами. Сочетание из цифр и букв допускается только в заводских и торговых знаках и марках, в нумерациидомов, индексах документов. Знаки “N”, “+”, “-” и другие следует писать словами: номер или НР,минус, плюс и т.д. Конец текста телеграммы заканчивается точкой (ТЧК). Тексттелеграммы не должен заканчиваться цифрой. После текста перед подписью ставятрегистрационный номер телеграммы (см. приложение 1).
В телеграммахне используются сложные, многословные предложения, характерные для деловыхписем, выбор делается в пользу болеекоротких слов;
Предпочтение отдается нейтральной и конкретнойделовой лексике, употребление которой не вызывает толкований;
Нерекомендуется использовать избыточную лексику, не несущую новой информации, алишь повторяющую уже сказанное.
Текст телеграммдолжен содержать только конкретную информацию, отражающую существо ситуации.
Тексттелеграммы печатается на лицевой стороне бланка без переноса слов, абзацев,исправлений и не должен превышать двух машинописных страниц.
Подпись втелеграмме оформляется отдельной строкойи начинается с абзаца. В подписи должна быть указана фамилия автора телеграммы.
В нижней частителеграммы под чертой указывается адрес отправителя и наименование структурногоподразделения (без сокращений), должность, фамилия исполнителя и дата отправки.Обратный адрес пишется без сокращений, со знаком препинания.
Телеграммы оторганизаций и учреждений, подписанныедолжностными лицами должны быть заверены печатью соответствующей организацииили печатью “Для телеграмм” В телеграммах, подписанных должностными лицаминескольких организаций или учреждений, каждая подпись заверяется печатьюсоответствующей организации или учреждения.
Подаваемаяотправителем телеграмма должна бытьчетко и разборчиво написана или напечатана на лицевой стороне телеграфногобланка или на светлой бумаге. Исправления, подчистки, вычеркивания и вставки,внесенные в телеграмму отправителем или по просьбе оператором связи, должныбыть заверены подписью отправителя.
Телеграмма недолжна содержать более 300 слов. Если телеграмма состоит из большего количестваслов, она должна быть разделена оператором связи на несколько частей по 300слов каждая, передаваемых как отдельные телеграммы.
Допускаетсяуменьшение размеров (по желанию отправителя) любой из частей о категориителеграммы на каждой телеграмме, а отметка о виде телеграммы – только на первойтелеграмме.
Телефонограмма
Документ,содержащий оперативную информацию, передаваемую устно по каналам телефоннойсвязи. Адресат полученное сообщение записывает от руки. Может бытьзастенографирована или записана с помощью звукозаписывающей аппаратуры, а затемрасшифрована и отпечатана. Следует проверять правильность записи повторнымчтением телефонограммы в конце ее передачи.
Обязательнымиреквизитами телефонограммы являются:
·
·
·
· передавшего и принявшего телефонограмму;
·
·
Поступившаятелефонограмма должна иметь те же реквизиты, что и отправляемая, за исключениемподписи.
Телефонограммадолжна иметь заголовок, он составляется в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 какдля делового письма, т.е. выражается предложным падежом с предлогом “о” или “об”.Например, “Об изменении времени заседаний Совета”, “О прибытии участников семинара”
Телефонограммыпишутся подобно телеграммам кратко, четко, простыми предложениями. В первойчасти телефонограммы констатируются факты, побудившие дать телефонограмму, вовторой – предпринимаемые действия. Телефонограмма излагаются от первого лица.Объем телефонограммы не должен превышать 50 слов (см. приложение2).
Желательно,чтобы организация имела специальные бланки для входящих и исходящихтелефонограмм.
Телефонограммасоставляется в одном экземпляре и подписывается руководителем илиответственными исполнительным.
Факсограмма (телефакс, факс)
Получаемая набумажном носителе копия документа (письменного, графического,изобразительного), переданного по каналам факсимальной связи (при помощифаксимальной аппаратуры).
Факсограмма неможет считаться отдельным видом документа, так как по факсу можно передатьлюбой документ на бумажном носителе формата А4 – приказ, распоряжение, договор, протокол идр., но чаще всего факс используется для передачи служебных писем и разногорода информационных сообщений.
Факсограмма при соблюдении установленныхпроцедур обладает юридической силой, вэтом ее основное отличие от ксерокопии, нуждающейся в специальном заверении.
Не существуеткаких-либо специальных требований оформления документов, предъявляемых ксоответствующему виду документа: печататься четким, контрастным шрифтом.
Не допускаетсяволнистость или деформация материального носителя отправляемого документа. Налицевой стороне подлинника не должно быть морщин, пятен, изгибов и рельефов отнадписей на оборотной стороне (см. Приложение3).
Приложение 1
Пример оформления телеграммы
СРОЧНАЯ
РОСТОВ-ДОН ИНТЕГРАЛ
ИСПЫТАНИЕ ИЗДЕЛИЯ ЗАДЕРЖИВАЕТСЯ
ОТСУТСТВИЕ КОМПЛЕКТУЮЩИХ ТЧК
ПРОДЛИТЕ КОМАНДИРОВКУ ДВЕ НЕДЕЛИ
НАЧАЛЬИК ОТК ИВАНОВ 04/28
___________________________________
Брянск, Речная, 40
Начальник ОТК (личная подпись) И.О.Фамилия
00.00.0000
печать
Приложение 2
Пример оформления телефонограммы
НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ
Справочные данные об организации
ТЕЛЕФОНОГРАММА Адресат:
00.00.0000 №00 Должность_____________
Заголовок к тексту И.О.Фамилия___________
ТЕКСТ ТЕЛЕФОНОГРАММЫ
Наименование должности ___________________________________И. О. Фамилия
(подпись)
Передала: секретарь Ф.И.О. Приняла:секретарь Ф.И.О
Тел. 00 00 00 Тел.00 00 00
Время передачи: 00 час.00 мин. Время приема: 00час. 00 мин.
Приложение 3
Пример оформления факсограмма
НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ Адресат:___________________
Справочные данные об организации Должность_________________
И.О.Фамилия______________
00.00.0000 №00 Телефон___________________
На № от 00.00.0000 Факс______________________
Заголовок к тексту
ТЕКСТ ФАКСА
Должность_________________________________________________________ И.О.Фамилия
(подпись)
Список литературы:
1.
2.
Интернет источники:
1. http://computers.plib.ru/office
2. http://www.centertelecom.ru/ru/filialys/
3. http://www.termika.ru/dou/enc/razd2/isd32.html
4. http://www.yurii.ru/
5. http://www.3dnews.ru/news/