Содержание:
1. Особенности составления и оформления организационнораспорядительных документов, издаваемых на основе единоначалья и вколлегиальном порядке (постановлений, решений, распоряжений, указаний,распоряжений.)
2. Систематизация документов.
2.1.Формирование дел.
2.2.Признаки группировки документа в дело.
3.Заключительная часть.
4. Список используемой литературы.
1. Особенности составления и оформления организационнораспорядительных документов, издаваемых на основе единоначалья и вколлегиальном порядке (постановлений, решений, распоряжений, указаний,распоряжений.)
Распорядительные документы. Одна из формисполнительно-распорядительной деятельности организаций, учреждений,предприятий — издание распорядительных документов, посредством которых решаютсяважнейшие вопросы управления. В соответствии с действующим законодательством икомпетенцией органы управления издают следующие распорядительные документы:приказы, инструкции, указания; решения; постановления, распоряжения.
Решения, постановления и приказы издают во всехслучаях, когда необходимо принять нормативный или индивидуальный акт поосновным вопросам компетенции организации. Распоряжения, указания издаются пооперативным вопросам и для организации исполнения постановлений, решений иприказов.
Постановление принято определять как «правовой акт»,принимаемый высшими и некоторыми центральными органами коллегиальногоуправления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящихперед данными органами, и установления стабильных норм правил поведения7.Однако в законах «О краевом областном совете и краевой областной администрации»и «О местном самоуправлении» постановление определено как правовой акт,издаваемый главой администрации (на правах единоначалия). Это сама жизнь внеслакоррективы в определение сути и видов данного документа.
Образцы постановления и выписки из постановления даныв прилож. 6.3 и 6.4. Решение как распорядительный документ является правовымактом, принимаемым коллегией министерства или ведомства, научным советом и т.д.
Распоряжение — акт управления государственного органа,имеющий властный характер, изданный в рамках присвоенной должностному лицу,государственному органу компетенции, имеющий обязательную силу для граждан иорганизаций, которым это распоряжение адресовано. Распоряжения являютсяподзаконными актами и делятся на две группы: распоряжения общего, длительногодействия и распоряжения, касающиеся конкретного вопроса, отдельного случая.Распоряжения издают правительство, министерства, ведомства, администрациикраев, областей, городов, районов, администрации предприятий, учреждений впределах прав, предоставленных им законами Российской Федерации.
Образцы распоряжения и выписки из распоряженияприведены в прилож. 6.5 и 6.6. Указание — распорядительный документ, издаваемыйминистерствами, ведомствами, организациями преимущественно по вопросаминформационно-методического характера, а также вопросам, связанным сорганизацией исполнения приказов, инструкций и других актов. Право подписиуказаний делегируется руководителем своим заместителям или руководителямподразделений в пределах их компетенции. Подготовка и оформление указанийпроводятся в соответствии с установленным порядком подготовки и оформленияприказов.
Распорядительная часть указания начинается словами«Предлагаю» («Обязываю»). Указания нумеруются по порядку в пределахкалендарного года8.
Приказ—правовой акт, издаваемый руководителямиминистерств, ведомств, отделов, управлений, учреждений, объединений,организаций, предприятий, действующими на основе единоначалия. Приказ издаетсядля решения основных оперативных задач, стоящих перед данным органом. Поюридической природе приказ может быть нормативным актом управления, содержащимнормы права, реализующие определенные сферы общественных.отношений, и актомприменения норм права (например, приказ о назначении на должность).
Приказ является самым распространенным видомраспорядительного документа, применяемого в практике управления. Он издается повопросам создания, ликвидации, реорганизации учреждений или их структурныхподразделений, утверждения положений, инструкций, правил и тому подобныхдокументов, требующих утверждения, организации, предприятия, а также покадровым вопросам приема, перемещения, увольнения работников и т.д. Посредствомприказа руководитель ставит перед работниками основные задачи, указывает путирешения принципиальных вопросов. Приказ обязателен для всех работников даннойорганизации или отрасли. В отдельных случаях приказ может касаться широкого кругаорганизаций и должностных лиц независимо от их подчиненности. Образцыоформления приказа даны в прилож. 6.7 и 6.8. Все распорядительные документыдолжны строго соответствовать закону, ни один из них не может содержать положений,противоречащих закону.
Основные виды распорядительных документовподготавливаются в целом аналогично. Это достаточно сложный процесс, различияже возникают на конечной стадии оформления документов, отражающей результатколлегиальной деятельности (в случае постановлений и решений) и единоначалия (вслучае постановлений, распоряжений, приказов, указаний).
Можно выделить три стадии подготовки распорядительногодокумента. Это изучение существа вопроса и подготовка проекта документа: стадияобсуждения и принятия документа на заседаниях коллегиального органа (в случаепостановлений, решений); согласование документа и его подписание.
Процедура составления и оформления распорядительногодокумента конкретного учреждения может быть описана в инструкции поделопроизводству или в инструкции, устанавливающей порядок работы сдокументами.
Подготовка проекта распорядительного документа можетбыть поручена одному или нескольким структурным подразделениям или отдельнымдолжностным лицам. При разработке проектов сложных и больших распорядительныхдокументов могут создаваться рабочие группы. Главное условие, обеспечивающеевысокое качество документа, — достаточная компетентность лиц, его готовящих.Чем выше уровень составляемого документа, тем выше требования, предъявляемые кего составителям (профессионализм, глубина знания вопроса, общий культурныйуровень, умение четко излагать мысли). Юридическим основанием разработкираспорядительного документа могут быть издание документа органами власти иуправления, конкретное поручение вышестоящего органа, необходимостьосуществления исполнительной и распорядительной деятельности для решения задач,возложенных на учреждение.
Подготовка проекта распорядительного документа требуетсбора необходимой информации по существу поставленного вопроса. Для этогоиспользуют различные информационно-справочные документы: отчеты, справки,докладные и объяснительные записки, акты, служебную переписку. Собрав и изучивнеобходимые материалы, получив полную ясность по существу вопроса, четкоопределив цель издания распорядительного документа, приступают к составлениюего проекта. Внимание следует сконцентрировать прежде всего на формулированииосновных положений конкретного решения. Сначала это делают вчерне, а затемредактируют и уточняют части в порядке согласования.
Текст распорядительного документа чаще всего состоитиз двух взаимозависимых частей: констатирующей и распорядительной.
Констатирующая часть является введением в существорассматриваемого вопроса и предназначена для того, чтобы объяснить, чем вызванораспоряжение. В ней могут быть перечислены факты, события, дана их оценка.Нередко в констатирующей части дается пересказ акта вышестоящего органа, воисполнение которого издается данный распорядительный документ. В этом случаеуказываются вид акта, его автор, полное название (заголовок), номер и дата,т.е. приводятся все поисковые (ссылочные) данные. Констатирующая часть необязательна, она может и отсутствовать, если нет необходимости даватьразъяснения.
Основную нагрузку в распорядительных документах несетраспорядительная часть, которая излагается в повествовательной форме. Взависимости от вида документа она начинается словами «постановляет» вколлегиальном постановлении, «решает» («решил») — в решении, «предлагаю» — враспоряжении, «приказываю» — в приказе.
Вид распорядительного документа предопределяет ихарактер изложения его текста. Слова «постановляет», «решает» («решил»),«предлагаю», «приказываю» печатаются прописными буквами или строчнымивразрядку, они зрительно выделяются и таким образом отделяют констатирующую частьдокумента от распорядительной. Располагаются эти слова в отдельной строке,начиная от нулевого положения табулятора. В постановлениях или решенияхколлегиального органа перед словами «постановляет», «решает» указывают егоназвание. Например:
Коллегия РЕШАЕТ
Правительство ПОСТАНОВЛЯЕТ
Затем с новой строки с абзаца следует текстпостановляющей части. К формулировкам этой части документа предъявляютсяособенно жесткие требования. Формулировки должны быть конкретными, непротиворечить по смыслу ранее изданным распорядительным документам, четкими,ясными, не допускающими различных толкований. В них следует избегатьнеконкретных выражений типа «поднять», «повысить», «усилить», «улучшить»,«принять меры», «активизировать» и т.д., поскольку сформулированные такимобразом поручения расплывчаты, проверка их выполнения затруднительна. Еслираспорядительная часть предполагает различные по характеру действия инескольких исполнителей, она делится на пункты, которые нумеруются арабскими]цифрами. В каждом пункте указываются исполнитель (организация, структурноеподразделение, конкретное должностное лицо — например, в приказах),предписываемое действие и срок исполнения. Исполнитель указывается в дательномпадеже. Можно указывать и обобщенно, например: «директорам заводов»,«руководителям архивов». Предписываемое действие выражается глаголом внеопределенной форме «подготовить», «зачислить», «организовать», «обеспечить»,«возложить», «разработать» и т.д. Срок исполнения должен быть реальным,соответствовать объему предполагаемых работ.
Следует учитывать время доведения информации доконкретных исполнителей. Распорядительный документ может иметь общий для всехпунктов срок исполнения. Однако чаще срок исполнения устанавливается длякаждого задания в отдельности. В конце текста распорядительного документапомещается перечень документов, утративших силу или подлежащих изменению сизданием данного акта. Последним пунктом в приказах, решениях, распоряженияхуказывается лицо, на которое возлагается контроль за исполнением документа.Распорядительные документы могут иметь приложения, ссылки на которые даются всоответствующих пунктах текста, реквизит «приложение» после текстараспорядительных документов самостоятельно не оформляется.
Текст распорядительного документа должен иметь заголовок.Заголовок начинается с предлога «О» («Об») и формируется при помощиотглагольных существительных (например, «О назначении...», «Об утверждении...»,«О введении...», «О создании...») или существительных, указывающих на предмет(например, «Об итогах...», «О мерах....»). Для типовых управленческих ситуаций,требующих издания приказа о создании, реорганизации, ликвидации учреждений,организаций и предприятий, о распределении обязанностей между руководством, овнесении изменений в положение (устав), структуру, штатную численность иштатное расписание аппарата управления, в должностные инструкции, о переходе нановый режим (работы), созданы унифицированные формы документов, в которыхпредопределен не только состав, но и порядок расположения информации9.Унифицированную форму имеют также кадровые приказы о приеме на работу,перемещении, переводе на другую работу, освобождении от должности, вынесениипоощрений, наложении дисциплинарных взысканий, изменении фамилии10.
Подготовив текст распорядительного документа, приступаютк его оформлению.
Распорядительные документы оформляются на общем бланкеформата А4. В состав реквизитов входит Герб РФ, наименование ведомства,наименование учреждения, название вида документа, дата, индекс (номер), местосоставления, заголовок, текст, подпись (подписи), отметки о согласовании.
Завершающим этапом работы с проектами распорядительныхдокументов является их согласование и подписание. Проект до подписания подлежитсогласованию с заинтересованными учреждениями, а также со структурнымиподразделениями или должностными лицами, которых он касается. Согласованиеосуществляется путем визирования или проставления грифа согласования. Так,проект приказа, решения, распоряжения визируется составителем проекта ируководителем структурного подразделения, вносящего проект, всеми указанными впроекте исполнителями, должностными лицами, ответственными за исполнениедокумента в целом, юрисконсультом. Проекты документов, исполнение которыхтребует финансового обеспечения, обязательно согласовываются с финансовымиорганами или службами. Виза юрисконсульта свидетельствует о соответствиидокумента законодательным и нормативным актам, а также о соответствии отдельныхформулировок специальным требованиям некоторых органов (например, суда,прокуратуры, органов здравоохранения).
Согласование проводит структурное подразделение илилицо, готовившее проект распорядительного документа. Визы или грифсогласования, как правило, проставляются на первом экземпляре проекта. В случаенесогласия с проектом пишут мотивированное заключение. Перед подписанием проектеще раз тщательно выверяется. При этом особое внимание следует обратить напроверку цифровых данных, фамилий, имен, отчеств.
Проекты распорядительных документов, принимаемыхколлегиальными органами (постановлений и решений), обсуждаются и: принимаютсяна заседаниях. В ходе обсуждения в них можно вносить поправки и дополнения.Доработанные проекты выносятся на утверждение на следующее заседание.
Полностью подготовленные проекты документов«Представляются на подпись. Приказы и распоряжения подписываютсяруководителем или его заместителем. Постановления и решения должны иметь двеподписи: председателя и секретаря (управляющего делами) коллегиального органа.Подписывается первый экземпляр документа, изготовленный на бланке.Распорядительные документы вступают в силу с момента их подписания илидоведения до сведения исполнителя. В ряде случаев срок вступления в силу и срокдействия акта управления указываются в самом документе.
Протокол — организационно-распорядительный «документ,фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решения на собраниях,совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов»11. Болееобобщенное определение протокола дается в толковых словарях русского языка,трактующих его как «документ с записью всего происходящего на заседании,собрании».
Протокол, как правило, ведется во время заседания. Втех случаях, когда заседание стенографируется или производится запись намагнитную ленту, протокол может составляться после их расшифровки. Вестипротокол должен секретарь или специально назначенное лицо. От его квалификации,умения вникнуть в существо обсуждаемых вопросов зависит качество протокольнойзаписи выступления. Протокол оформляется на Общем бланке формата А4. В егоформуляр входят следующие реквизиты: наименование ведомства, наименованиеорганизации (структурного подразделения), указание вида документа (протокол),дата заседания, номер, место заседания, гриф утверждения (в случае, когдапротокол подлежит утверждению), заголовок, текст, подписи.
На протоколе проставляется именно дата заседания, а неокончательного оформления или подписания протокола. В случае если заседаниепродолжается несколько дней, указываются дата начала заседания и через тиредата окончания. Например: 12-14.03.97.
Номер протокола является порядковым номером заседанийколлегиального органа в течение года (в учебном заведении — учебного года). Вреквизите «место заседания» указывается город, где состоялось заседание.
Заголовок протокола содержит указание на вид коллегиальнойдеятельности (заседание, собрание, совещание) и название коллегиального органав родительном падеже, например: «заседания комиссии», «собрания трудовогоколлектива». После оформления заголовочной части (это можно сделать до началазаседания) приступают к составлению текста. Текст протокола подразделяется надве части: вводную, где указываются председательствующий, секретарь,присутствующие и повестка дня, и основную, где фиксируется ход заседания.Словом «председатель» начинают протокол. Оно печатается через два интервалапосле заголовка, прямо от полей с нулевого положения табулятора с прописнойбуквы. После тире указывают фамилию председателя, инициалы. Так же оформляетсяслово «секретарь». Например:
Председатель — Харченко В.И.
Секретарь — Филимонов С.Б.
При проведении оперативных совещаний эта частьпротокола опускается. Далее перечисляются присутствующие. Порядок оформленияэтого раздела следующий. В протоколе заседания постоянно действующего реальногооргана присутствующие постоянные члены указываются в алфавитном порядке. Послеэтого записываются фамилии приглашенных с указанием их должности. Нарасширенных собраниях и заседаниях с большим числом присутствующих их составуказывается количественно, а пофамильный список прилагается к протоколу, о чемделается соответствующая запись в самом протоколе. Например:
Присутствовали: 43 чел. (список прилагается).
На собраниях, конференциях, съездах, где принятиерешения требует определенного кворума, в разделе «Присутствовали» указывается,сколько человек должно присутствовать и сколько пришло на заседание. Например:в протоколе собрания членов акционерного общества указано «Всего членов ОАО 135чел., присутствуют 117».
Далее следует повестка дня. В этой части протоколаперечисляются вопросы, вынесенные на рассмотрение коллегиального орга4 на.Каждый вопрос нумеруется и начинается с предлога «О» («Об»).Например:
1. О перспективах развития завода. Доклад директора…(фамилия, инициалы).
2. Об итогах социологического опроса рабочих. Докладначальника социологической службы… (фамилия, инициалы).
В ряде случаев, например при протоколированиизаседаний коллегий министерств, комитетов, повестка дня может прилагаться кпротоколу. Тогда она не вносится в текст протокола, а делается лишь отсылочнаязапись: «Повестка дня заседания прилагается».
Основная часть текста протокола строится по разделам,соответствующим пунктам повестки дня. В каждом пункте могут быть такие части:СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ). Эти слова пишутся прописными буквами,каждое с новой
строки, после них ставится двоеточие — таким образомони зрительно разбивают текст.
Слово «слушали» начинает раздел по каждому пунктуповестки дня. Оно пишется на одной строке вслед за цифрами, обозначающимипорядковый номер вопроса.
Фамилия и инициалы докладчика и выступающих в пренияхуказываются в новой строке с абзаца. Содержание выступления излагается оттретьего лица единственного числа. Если имеются тексты (или тезисы) докладов ивыступлений, они не записываются в протокол, а через тире после фамилии докладчикаили выступившего указывается «Текст доклада (выступления, сообщения)прилагается». После записи каждого выступления приводятся вопросы и ответы наних в порядке поступления. Например:
Смирнов В.К.: «Были ли приняты меры для ликвидацииаварии на стройке?»
Лысиков К.П.: «К 8 часам утра следующего дня вода былаполностью откачана и последствия аварии ликвидированы».
Завершающая часть раздела по каждому пункту повесткидня — запись принятого по обсуждаемому вопросу решения (постановления). Решенияпо нескольким вопросам подразделяются на пункты и подпункты, нумеруемыеарабскими цифрами. Постановляющая часть решений, как и распорядительныедокументы, должна быть конкретной и содержать составные части: кому, чтосделать и к какому сроку. Например:
СЛУШАЛИ: Фролова Е.Н. — текст доклада прилагается.
ВЫСТУПИЛИ:
Старостин Е.В. — краткая запись выступления.
Кузнецов Т.Г. — краткая запись выступления.
РЕШИЛИ:
1.1. Специальным кафедрам провести совместное
заседание, посвященное… до 15.05.2000г.
1.2. Илизарову Б.С. Организовать на кафедревыставку… к 11.05.2000 г.
2. СЛУШАЛИ:
ВЫСТУПИЛИ:
РЕШИЛИ:
Председатель Подпись В.А. Сидоров
Секретарь Подпись Е.М. Крылова
При выборах должностных лиц в протоколе указываютсярезультаты голосования по каждой кандидатуре отдельно.
По полноте освещения хода обсуждения вопросов назаседаниях протоколы делятся на полные и краткие. В кратком протоколе указываютфамилии докладчика, тему доклада, фамилии выступавших. Получить представление охарактере замечаний, ходе обсуждения, мнениях, высказанных в прениях, по такомупротоколу невозможно. Краткий протокол допустим только при наличии стенограммили когда тексты докладов и выступлений прилагаются к протоколу. Краткопротоколируются также оперативные совещания.
Во всех остальных случаях протокол должен содержатьзаписи всех выступлений, показать выработку решения в столкновении мнений,дискуссиях. В ходе заседания можно составить лишь черновик протокола. Впятидневный срок протокол уточняется, добавляется, выверяется и оформляется.Если к протоколу будет приложена стенограмма, об этом делается запись послепервой части протокола: «Заселение ученого совета стенографировалось,стенограмма прилагается». Полностью подготовленный протокол подписываетсяпредседателем и секретарем.
Приложение 6.3
Образец оформления постановления (с продольнымрасположением реквизитов)
Герб РФ
Наименование организации
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
__________________ ___________________________________
Дата Регистрационный номер документа
_________________________________________
Место издания документа
заголовок к тексту постановления
Текст
Констатирующая часть
Вступление (указывают причину издания документа)
Доказательство (излагают основные факты)
Заключение (отмечают цель издания постановления)
Распорядительная часть (состоит из пунктов, принеобходимости из подпунктов)
1. Действие, которое необходимо предпринять
2. Срок исполнения
3. Ответственные за исполнение (фамилия, инициалыдолжностного лица, на которое возложен контроль за исполнением)]
Должность руководителя Подпись Инициалы, фамилия
Визы согласования должностных лиц (включая исполнителя,юридические службы, финансовые органы и т.д.) — на оборотной стороне листа.
Приложение 6.4
Образец выписки из постановления (с продольнымрасположением реквизитов)
________________________________________________________
Наименование организации
ВЫПИСКА ИЗ ПОСТАНОВЛЕНИЯ
от ___________№________
___________________________________
Место издания
Заголовок постановления
Текст
[Повторение всей констатирующей части документа (см.прилож. 6.3) с выпиской нужного пункта]
Должность руководителя Подпись Инициалы, фамилия
Верно:
Должность работника, подготовившего выписку изпостановления Подпись Инициалы, фамилия
Дата
Печать
Приложение 6.5
Образец оформления распоряжения (с продольнымрасположением реквизитов)
Герб РФ
Наименование организации
РАСПОРЯЖЕНИЕ
____________________ _______________________________
Дата Регистрационный номер документа
________________________________________
Место издания документа
Заголовок к тексту распоряжения
Текст
Констатирующая часть
Вступление (указывают причину издания документа)
Доказательство (излагают основные факты)
Заключение (отмечают цель издания постановления)
Распорядительная часть (состоит из пунктов, принеобходимости из подпунктов)
1. Действие, которое необходимо предпринять
1.1. |
1.2. | Конкретные поручения и т.д. |
2. Срок исполнения
3. Ответственные за исполнение (фамилия, инициалыдолжностного лица, на которое возложен контроль за исполнением)
Должность руководителя Подпись Инициалы, фамилия
Виды согласования должностных лиц (на оборотной стороне листа)
Приложение 6.6
Образец выписки из распоряжения (с продольнымрасположением реквизитов)
____________________________________________________
Наименование организации
ВЫПИСКА ИЗ РАСПОРЯЖЕНИЯ
От ______________№__________
____________________________________
Место издания
Заголовок распоряжения
Текст
[Повторение всей констатирующей части документа свыпиской нужного пункта]
Должность руководителя Подпись Инициалы, фамилия
Верно:
Должность работника, подготовившего выписку израспоряжения Подпись Инициалы, фамилия
Дата
Печать
Текст
Констатирующая часть
Отделяется от распорядительной части словом
ПРИКАЗЫВАЮ:
Распорядительная часть (состоит из пунктов, при необходимостииз подпунктов)
1. Действие, которое необходимо предпринять
1.1. |
1.2. | Конкретные поручения и т.д. |
2. Ответственные за исполнение (фамилия, инициалыдолжностного лица, на которое возложен контроль за исполнением).
Должность руководителя Подпись Инициалы, фамилия
Виды согласования должностных лиц (на оборотной стороне листа)
В связи с _________________________________________________
Основание
____________________________________________________________________________________________________________________________
ПРИКАЗЫВАЮ:
Внести в должностную инструкцию__________________________
_________________________________________________________
(Наименование категории работников отдела)
следующие изменения:
1.________________________________________________________
2. _______________________________________________________
3. _______________________________________________________
Должность руководителя Подпись Инициалы, фамилия
Визы согласования (на оборотной стороне листа)
Приложение 6.9
Образец оформления протокола (с продольнымрасположением реквизитов)
Герб РФ
Наименование организации
ПРОТОКОЛ
____________________ № _________________
Дата
_______________________________
Место издания
Заголовок:
Заседания комиссии по...
Председатель — Смирнов С.С.
Секретарь — Антонова М.И.
Присутствовали: 30 человек (список прилагается) (еслидо 15 человек, то в протоколе указываются фамилии с инициалами в алфавитномпорядке через запятую)
ПОВЕСТКА ДНЯ:
1. О порядке подготовки к конференции.
Доклад заведующего...
2. О…
1. СЛУШАЛИ:
Соколову А.И. — текст доклада прилагается.
ВЫСТУПИЛИ:
Иванов М.И. — краткая запись выступления (от третьеголица).
ПОСТАНОВИЛИ:
1.1. Одобрить…
1.2....
2. СЛУШАЛИ:
ВЫСТУПИЛИ:
ПОСТАНОВИЛИ:
Председатель Подпись С.С. Смирнов
Секретарь Подпись М.А. Антонова
ъ
2.Систематизация документов. Формирование дел. Признаки группировки документа вдело.
Для обеспечения правильного формирования и учета дел предприятиядолжна составляться номенклатура дел.
Номенклатура- это систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков хранения, оформленныйв установленном порядке. В номенклатуру дел включаются все документы, образующиеся в деятельностипредприятия., кроме технической документации и печатных изданий.
Номенклатура дел предприятия разрабатывается специалистом,ответственным за организацию работы с документами.
Номенклатура дел составляется по установленной форме (приложение2) и включает реквизиты: наименование предприятия; наименование вида документ; дату;индекс; место составления; гриф утверждения; заголовок к тексту; текст; подпись;гриф согласования (одобрения).
Содержательная часть номенклатурыдел представляет собой таблицу из пяти граф: индексы дел, заголовки дел, количествдел (томов, частей), и № статьи по перечню, примечания.
Порядок расположения заголовковвнутри разделов и подразделов определяется важностью документов, входящих в дело.В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительнуюдокументацию, далее — содержащих плановые и отчетные документы, затем остальныезаголовки в порядке убывания сроков хранения документов.
При составлении заголовков дел следует учитывать что: заголовокдолжен полностью соответствовать смысловому содержанию документов, группируемыхв данном деле; заголовок должен быть кратким, четко сформулированным; заголовкитипа: “Общая переписка”, “Разные документы” и т.п. не допускаются.
Заголовки дел в процессе ихформирования могут уточняться.
Состав заголовка дел образует следующие элементы:
— название вида (переписка, журнал) илиразновидности документов (приказы, указания, протоколы и т.д.)
— название предприятия или его структурногоподразделения;
— адресат или корреспондент документа;
— краткое содержание документов дела;
— даты (период), к которым относятся документыдела;
— указание на копийность документов дела.
В заголовках дел, содержащихпереписку, указывается, с кем и по какому вопросу (вопросам) она ведется.
В заголовках дел, содержащихпереписку с однородными корреспондентами, последние не перечисляются, а указываетсяих общее видовое название. Например: “Переписка с заказчиками об отказе оплаты счетовпредприятия”
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию,указывается период времени на который составлены документы, вид документа (план,отчет).
В наименованиях дел, содержащихорганизационно-распорядиетльные документы, указывается вид документа и автор.
В заголовках дел, содержащихдокументы разного вида по одному вопросу, не связанные последовательностью делопроизводственныхопераций, в качестве вида дела употребляется термин “документы”, а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов,которые должны быть сгруппированы в деле.
Дела по вопросам не разрешеннымв течении одного года, являются “переходящими” и вносятся в номенклатуру с индексом.
В номенклатуру дел предприятия также включаются справочныекарточки, журналы учета документов.
При оформлении номенклатуры дел необходимо оставлять вкаждом ее разделе резервные номер дел (свободное место), которые могут быть использованыв дальнейшем для внесения заголовков дел, не предусмотренных в номенклатуре дел,но сформированных в течении календарного года.
По окончании календарного года в номенклатуре дел составляетсяитоговая запись о количестве заведенных дел относительно постоянного и временногосроков хранения.
2.1. Формирование дел.
Формированиедел — это отнесение документов к определенному делу и систематизация документоввнутри него. Дело — совокупность документов (или документ), относящихся кодному вопросу или участку деятельности и помещенных в отдельную обложку.
В начале каждого года в организации начинаетсяформирование документов в дела.
В организациях дела формируются централизованно вслужбе ДОУ или децентрализовано в структурных подразделениях. Практикапоказывает, что дела формируются, в основном, децентрализовано, т.е. вструктурных подразделениях. Организационно-распорядительные документы, формы ихрегистрации (учета), сводная текстовая и статистическая планово-отчетнаядокументация, переписка и другие документы по вопросам основной деятельностиформируются в службе ДОУ. Документы, отражающие отдельные направлениядеятельности организации, формируются в дела по месту их составления всоответствующих структурных подразделениях, в компетенцию которых входят те илииные вопросы согласно положению о них (например, в планово-экономическомотделе, отделе бухгалтерского учета и отчетности, отделе кадров и т.д.).
Формированием дел в структурных подразделенияхорганизации занимаются работники, ответственные за ведение делопроизводства.Контроль за формированием дел осуществляется службой ДОУ. Заведующий архивоморганизации или ответственный за архив оказывает необходимую методическуюпомощь в формировании дел, а также руководит проведением этой работы.
При формировании дел необходимо соблюдать следующиеосновные требования:
● помещать в дело только исполненные, правильнооформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;
● включать в дело по одному экземплярудокумента;
● помещать вместе все документы, относящиеся кодному вопросу;
● пом