Организация работы с документами

Министерство образования и науки Российской Федерации
Федеральное агентство по образованию
Санкт – Петербургская государственная лесотехническаяакадемия
имени С.М.Кирова
Кафедра 
Реферат
Выполнила: студентка ФЭУ, 1курса, з/о,
(ускоренное) гр. №__________
№ специальности 080109
№ зачётной книжки 66729
Королева Анна Михайловна
Проверил:
Санкт – Петербург
2006-2007 уч. год
СОДЕРЖАНИЕ
1. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ…3
1.1. классификация документов…..................3
1.1.1. Общая схема классификации документов….................15
1.2. унификациядокументов.....................:…… ................17
1.3. структураи объем документооборота...… ..............18
1.3.1. Прием иобработка входящих документов....................................  .............19
1.3.2.Примерный перечень документов, не подлежащих
регистрациислужбой ДОУ....................................................................................19
1.3.3.Рассмотрение документов руководством (резолюция).............................20
1.3.4. Работа сисходящими (отправляемыми) документами..............................21
1.3.5. Работа свнутренними документами… ......22
1.3.6. Регистрациядокументов...............................................................................23
1.ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ СДОКУМЕНТАМИ
Организацияработы с документами — это создание оптимальных усло­вий для всех видов работ сдокументами, начиная с создания или получения документа и кончая егоуничтожением или передачей на архивное хранение (табл.1).
Таблица 1
Виды работ с документами                                                      
Составные части дело­производства
Операции делопроизводства
Группы документов
внутренние
исходящие
входящие
.
Делопроизводство
.
Документирование
'
Составление проекта документа
обязательно
обязательно
не используется
Согласование проекта со специалистами
возможно
возможно   -
ие используется
Проверка правильности оформления документа
обязательно
обязательно
не используется
Подписание (утвержде­ние) документа руково­дителем
обязательно
обязательно
не используется
Регистрация
возможна
обязательно отправка
возможна разметка
Составные части дело­производства
Операции делопроизводства
Группы документов
внутренние
исходящие
входящие
Делопроизводство
Организация работы с документами
Контроль исполнения
возможно
возможно
возможно
Исполнение документов
обязательно
возможно
возможно
Формирование дел
обязательно
обязательно
обязательно
Текущее хранение ,' и использование
обязательно
обязательно
обязательно
Передача на архивное хранение
ВОЗМО»Ц}0
возможно
возможно
Рассмотрение документов руководителем (резолюция)
возможно
не использу­ется
возможно
Уничтожение документов
возможно
возможно
возможно
1.1 КЛАССИФИКАЦИЯДОКУМЕНТОВ
      Длятого чтобы выработать определенные принципы в составлении, оформлении,способах, формах и методах работы с различными документа­ми, необходимопровести их классификацию и унификацию.
      Классификация документов — деление документов наклассы по наибо­лее общим признакам сходства и различия. Существуют различныесистемы документирования.
Системы документирования:
·          административная;
·          статистическая;
·          коммерческая и др.
      Предметом нашего изучения является административнаясистема до­кументирования.
      Административнаясистема документирования по видам документов де­лится на:
1. Организационно-распределительную (ОРД) -
1.1. Положения.
1.2. Уставы.
1.3. Инструкции.
1.4. Приказы.
1.5. Решения.
1.6. Протоколы.
2. Справочно-информационную -
2.1. Письма.
2.2. Телеграммы.
2.3. Телефонограммы.
2.4. Докладные записки.
2.5. Справки.
2.6. Акты.
3. По личному составу -
3.1. Приказы.
3.2. Личные дела.                           
3.3. Заявления.                                                        
3.4. Трудовые книжки.
3.5. Характеристики.
3.6. Договоры и т.д.
Цель классификации документов:
1. Повышение оперативности работы аппаратауправления и ответствен­ности исполнителей путем разграничения функцийструктурных подразделе­ний и обязанностей исполнителей, четкого распределенияинформации.
2. Экономия труда за счет использованияинформационно-справочного ап­парата (предметно-тематического каталога).
Значение классификации документов:
·       обеспечение их быстрого поиска в текущем делопроизводстве;
·       повышение оперативности работы с ними.
      Первойступенью классификации является группировка исполненных документов в дела (дело- совокупность документов или документ по одному вопросу, помещенные в твердуюобложку, оформленную соответствующим образом). Она является основой правильногоформирования дел.
      Основнойпризнак классификации — содержание документа.
1.1.1. Общая схемаклассификации документов (схема 1)          
Схема 1
По видам
организационно-распорядительные
справочно-информационные
по личному составу
По форме
индивидуальные
типовые
трафаретные
По содержанию
простые
сложные
По происхождению
официальные
личные
По месту происхождения
внешние
внутренние
По срокам хранения
постоянно
свыше 10 лет
до 10 лет
По гласности
секретные (ДСП,
сов. секретно, конфиденциально)
несекретные
По средствам фиксации
рукописные
машинописные
графические
звуковые
фотокинодокументы
По стадиям
оригиналы (подлинники)
черновики
копии
выписки
отпуск
По срочности
срочные
несрочные
      Дляклассификации документов в пределах одного учреждения состав­ляютклассификационные схемы — классификаторы. Они бывают двух типов: структурныеи производственно-отраслевые.
      В классификатореструктурного типа документацию делят на части в соответствии соструктурными подразделениями. Рубриками являются на­звания структурныхподразделений, а статьями — названия видов документов.
      Если в организации нет четкого деления наструктурные подразделения, то наиболее удобным является классификаторпроизводственно-отраслевого типа.
      Классификаторы составляютна основе положения об учреждении и его структурных подразделениях, а такжедолжностных инструкций.
      Присоставлении классификатора могут быть использованы номенкла­туры дел, перечнидокументов с указанием сроков хранения, описи дел по­стоянного и временногохранения.
      Пользуяськлассификатором, можно установить, какие документы соз­даются в учреждении дляосуществления его функций.
      Классификациянеобходима также для проведения работ по унификации документов.
1.2.  УНИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ
      Однимиз наиболее эффективных направлений совершенствования до­кументов является ихстандартизация, т.е. унификация.
      Унификация документов — установление единогокомплекса видов и разновидностей документов для аналогичных управленческихситуаций, раз­работка единых форм и правил их составления, оформление исоздание тра­фаретных текстов.
     Унификация видов и разновидностей документов проведена на основе классификации участков, вопросовдеятельности учреждения и создания классификатора управленческой документации.
      Направлениемунификации является создание трафаретных текстов. Это целесообразно делать длягрупп документов, оформляющих идентич­ные действия. Часть реквизитов печатаюттипографским способом (посто­янные реквизиты), для переменных — оставляютсвободные строки. Трафа­реты определяют состав информации документов, еепоследовательность и закрепляют устойчивые словесные формулировки. Трафаретныетексты документов оформляют в учреждении в виде сборника.
      Содержаниедокументов определяется составом и значением входящих в них показателей иреквизитов. Последние могут быть разными, но это не ис­ключает возможностипредъявлять к ним общие требования. Кроме того, большинство показателей иреквизитов даже в различных документах быва­ют одинаковыми.
      Трафаретныедокументы требуют значительно меньше времени на со­ставление.
      Широкое распространение получили анкеты,например, «опросный лист для получения сведений». Наиболее известныкадровые анкеты. Путем анке­тирования можно собирать любые сведения. В УСОРДдана первая попытка в анкетной форме представить модели приказов (по приему,переводу, уволь­нению работников организации) и докладных записок.
1.3. СТРУКТУРА И ОБЪЕМДОКУМЕНТООБОРОТА
      Документооборот — это «движениедокументов в организации с момента их создания или получения до завершенияисполнения или отправки»*.
      Движениедокументов в организации не может быть случайным, хаотич­ным. Оно должно бытьуправляемым, регламентированным технологической схемой движения документов поустановленным пунктам обработки. Быстро­та перемещения между пунктами,оперативность выполнения операций с до­кументами свидетельствуют о степенисовершенства технологической схемы.
Документооборот должен отвечать ряду требований,обязательных для всех организаций.
Требования, предъявляемые к документообороту:
·       прямоточность движения документов (документ кратчайшим путемпопадает к исполнителю, возвратные перемещения документов ис­ключены);
·        распределение документовмежду руководителями и специалистами согласно их функциональным обязанностям;
·        оперативное перемещениедокументов;
·        единообразие маршрута движениядокументов и технических опера­ций с ними, однократность каждой операции.
      Движениедокументов во всех случаях отражает организационную струк­туру аппаратауправления и характер распределения обязанностей между его составными частями.Совершенствование документооборота тесно связано с совершенствованием структурыуправления.
Документооборот состоит из следующих потоков:
v поступающих (входящих)документов (документы вышестоящих ор­ганов управления, подведомственныхорганизаций, неподчиненных учреждений, представлены постановлениями, решениями,приказами, указаниями, инструктивными письмами, запросами, отчетами, справ­ками,письмами, актами и заявлениями граждан);
v  отправляемых (исходящих) документов (передаютинформацию вы­шестоящим или нижестоящим организациям, не подчиненным уч­реждениям,общественным организациям и отдельным гражданам, в форме писем,распорядительных документов, отчетов, заключений, справок и т.д.);
v  внутренних документов (обеспечивают решениезадач в пределах данной организации в виде протоколов, актов, докладных записоки т.д.).
      Объемдокументооборота состоит из суммы входящих, исходящих и внутренних документовза определенный период времени (месяц, квартал, год).
Годовой объем документооборота — это исходная величина для расчета численностисотрудников службы ДОУ, определения степени загруженности структурныхподразделений и отдельных работников, средство определения потребностей ворганизационной и вычислительной технике, выбора наибо­лее эффективной системырегистрации документов и справочного аппарата.
1.3.1. Прием и обработкавходящих документов
Делопроизводство координирует следующие этапы работы сдокументами:
Ø прием и обработкудокументов;
Ø рассмотрение документовруководителем (резолюция);
Ø регистрацию документов;
Ø исполнение документов;
Ø контроль исполнениядокументов;
Ø текущее хранение ииспользование документов;
Ø передачу на архивноехранение.
__________________
*ГОСТ 16487-83.Делопроизводство и архивное дело. Термины и определе­ния. — М., 1984. — С. 4.
     
Обработкой корреспонденции занимается секретарьили специальный отдел.
      Первоначальнаяобработка поступившей корреспонденции заключается в проверке правильностидоставки сообщений. Ошибочно доставленную кор­респонденцию возвращают впочтовое отделение.
      Не вскрывают конверты с пометкой«Лично» и адресованные общест­венными организациями.
      Проверяютцелостность вложений, адрес, количество листов документа и приложений. Еслиобнаруживают некомплектность или повреждение доку­мента, то на нижнем полепоследнего листа и в журнале (карточке) регистра­ции в графе«Примечание» делают соответствующую отметку и ставят в из­вестностькорреспондента.
      Конвертыот поступившей корреспонденции уничтожают, кроме тех случаев, когда естьнеобходимость хранить конверт для определения адреса отправителя, даты отправкии получения документа. Сохраняют также кон­верты писем граждан.
      Настадии предварительного рассмотрения документы сортируют на регистрируемые инерегистрируемые согласно Перечню нерегистрируемых документов (у каждойорганизации свой перечень).
1.3.2. Примерный переченьдокументов, не подлежащих регистрации службой ДОУ*
      Не подлежатрегистрации службой ДОУ:
1) письма, присланные в копии для сведения;
2) рекламные извещения, плакаты, программы совещаний и т.п.;
3) первичные документы бухгалтерского учета;
4) учебные планы, программы, копии;
__________________________
* Документы, указанные в п… З, 4, 6, 9, 13,учитывают в библиотеке, бухгалтерии и других службах организации.
5) месячные, квартальные и другие отчеты;
6) формы статистической отчетности;
7) сообщения о совещаниях, заседаниях;
8) поздравительные письма и пригласительные балеты, телеграммы;
9) печатные издания (книги, журналы, бюллетени);
10) телеграммы и письма о разрешении командировок;
11) научные отчеты по темам;
12) прейскуранты;
13) нормы расхода материалов.
Документы распределяют нагруппы:
¨     документы, адресованныеруководству, или без указания структурно­го подразделения;
¨     предложения, жалобы,заявления граждан;
¨     документы, адресованныеструктурным подразделениям.
      Длятого чтобы выполнить работу по сортировке документов, надо хо­рошо знатьфункции структурных подразделений, круг должностных обязан­ностей руководителейи специалистов.
      Руководителюи его заместителям направляют наиболее важные доку­менты по принципиальнымвопросам работы организации. Предложения, за­явления и жалобы передаютдолжностному лицу, в компетенцию которого входит окончательное решение вопроса,затронутого в письме.
      Дляудобства обработки документов секретарь может иметь папки с раз­нымназначением:«К исполнению», «Срочно» и т.д. Удобно дляэтого исполь­зовать папки разных цветов.
      Документы,не требующие принятия решения руководством, распреде­ляют по структурнымподразделениям согласно характеру вопросов.
      Вструктурных подразделениях предварительное рассмотрение и сорти­ровкудокументов ведет аналогично секретарь или лицо, ответственное за их обработку.
      Нарегистрируемых документах проставляют «отметку о поступлении», котораявключает дату поступления и номер.
      Надокументы, не подлежащие регистрации, на первой странице в пра­вом нижнем углуставят штамп с указанием даты поступления.
1.3.3. Рассмотрениедокументов руководством (резолюция)
      Послесортировки и проставления отметки о поступлении документы, требующиерассмотрения руководителем, передают ему или докладывают о них.
      Еслик документам надо подобрать дополнительные материалы (кон­тракты, письма, актыи т.д.), секретарь подбирает их и передает руководите­лю вместе с поступившимидокументами.
      Руководитель рассматривает документы, какправило, в день поступле­ния их в организацию. Решение руководителя подокументам отражается в  резолюции. Врезолюции указывают исполнителей, что нужно им сделать и к какому сроку, затемпроставляется дата и подпись руководителя.
      Получивдокументы от руководителя, секретарь вносит сведения из резо­люции в журнал(карточку) входящей корреспонденции. После этого доку­мент передаютисполнителю, указанному в резолюции. Документы, которые исполняются несколькимиподразделениями, передают им поочередно или одновременно в копиях (используютксерокопирование).
      Схематичноработу с входящими документами можно представить в ви­де следующей блок-схемы(рис.1).
 SHAPE  * MERGEFORMAT
Руководитель организации
СЕКРЕТАРЬ
Внешние организации
Заместители руководителя
Руководители структурных подразделений
Исполнители
Рис. 1 Схема распределения секретарем входящих документов
1.3.4. Работа сисходящими (отправляемыми) документами
      Основные этапыобработки исходящих (отправляемых) документов со­стоят из следующих операций:
¨      составление проекта документа;
¨     согласование проекта;
¨     проверка правильностиоформления документа;
¨     подписание;
¨     утверждение (еслинеобходимо);
¨     регистрациякорреспонденции;
¨     отправка документаадресату;
¨     подшивка второгоэкземпляра в дело.
      Проектдокумента (ответного или инициативного) составляют руководи­тели илиспециалисты. В ответных документах излагают результат работы с поступившимидокументами, устными запросами организаций и лиц. Ини­циативные документыпередают решения руководителей и специалистов, принятые ими в ходеуправленческих решений.
      Проект документа согласовывают ссоставившим его специалистом, ру­ководителями заинтересованных структурныхподразделений, другими орга­низациями (при необходимости) и юридическойслужбой. Количество согла­сований должно определяться деловой необходимостью.
     Согласованный проект документа представляют руководителю органи­зацииили структурного подразделения для подписания вместе с материала­ми, наосновании которых проект готовился.
      Допередачи подготовленного документа на подпись исполнитель прове­ряет егосодержание, приложения; секретарь проверяет правильность оформ­ления, наличиенеобходимых реквизитов. Не правильно оформленные доку­менты возвращаютисполнителям на доработку.
      Подписанныедокументы регистрируют: проставляют регистрационный номер и дату.
      Послерегистрации секретарь или специальный отдел проводят экспеди­ционную обработкуотправляемых документов. Она включает в себя сорти­ровку по адресатам, упаковкув конверты, написание на конверте почтового адреса и наименование адресата,проставление штампа организации, про­ставление знака почтовой оплаты, передачукорреспонденции в почтовое от­деление.
      Принеобходимости составитель документа указывает вид отправления -заказное письмо,нарочным и т.д.
      Распорядительныедокументы, протоколы рассылают в виде заверенных копий или выписок. Докладныезаписки, справки и другие подобные доку­менты передают адресатам внутриучреждения в подлиннике.
      Документыдолжны быть обработаны и отосланы в тот же день или не позднее следующегорабочего дня, телеграммы — немедленно.
      Исходящиедокументы печатают, как правило, в двух экземплярах. Пер­вый, подписанный,экземпляр направляют адресату, второй (отпуск) — поме­щают в дело.
      Еслидокумент, направленный в другую организацию, должен быть воз­вращен, на немследует поставить штамп или сделать пометку «Подлежит возврату» итакую же пометку сделать в регистрационной карточке (журнале).
1.3.5. Работа свнутренними документами
      Внутренниедокументы готовят, оформляют и исполняют в пределах самого учреждения.
      Прохождениевнутренних документов на этапах подготовки и оформ­ления организуют всоответствии с общим правилом обращения исходящих документов.
      Основные этапыподготовки и оформления внутренних документов:
¨     составление проекта;
¨     согласование;
¨     проверка правильностиоформления;
¨     подписание;
¨     регистрация.
      Далее работа идет в соответствии справилами работы с входящими документами.
      На этапе исполненияработа с внутренними документами включает:
¨     передачу документаисполнителям;
¨      исполнение документа;
¨     контроль исполнениядокумента;
¨     подшивку исполненногодокумента в дело.
1.3.6. Регистрациядокументов
      Обрабатываявходящую и внутреннюю корреспонденцию, секретарь или канцелярия проводят еерегистрацию.
      Регистрация документавключает:
¨     проставление даты;
¨     проставлениерегистрационного номера;
¨     запись необходимыхсведений о документе в регистрационной форме.
      Главное назначениерегистрации документов:
¨     придание им юридическойсилы;
¨     подтверждение факта ихсоздания;
¨     подтверждение факта ихпоступления или отправления;
¨     созданиерегистрационно-справочного аппарата;
¨     давать количественныехарактеристики документам.       Цель регистрациидокументов:
¨     учет;
¨     контроль;
¨     быстрый поиск.
      Каждыйдокумент должен регистрироваться только один раз. Исключа­ется повторный ввод всистему исходных сведений о документе и присвоение ему нового номера припередаче документа из канцелярии в структурное подразделение, из одногоподразделения в другое или из одной базы данных в другую.
      Порядокрегистрации документов и структура регистрационных номеров устанавливаетсяинструкцией по делопроизводству, номенклатурой дел. К ин­струкции прилагаютперечень документов, не подлежащих регистрации, и классификаторы.
      Классификаторыинформации, используемые при регистрации:
¨     номенклатура дел;
¨     классификаторкорреспондентов;
¨     классификатор структурныхподразделений учреждения;
¨     классификаторруководителей и специалистов;
¨     классификатор видовдокументов;
¨     классификатор вопросовдеятельности организации.
      Вконкретных организациях состав классификаторов может быть до­полнен.
      Документырегистрируют в день поступления. При регистрации на до­кументе проставляютномер (см. реквизит «Регистрационный номер документа») и вносятисходные данные о документе в регистрационную учетную форму (журнал, карточку).
      Поступившимответным документам новый номер не присваивают. Факт их поступления фиксируют взоне «Отметка об исполнении» регистрацион­ной формы инициативногодокумента. Для учета таким документам присваи­вают очередной порядковый номер,который подписывают к индексу ини­циативного документа.
      Номерставят в регистрационном штампе на документе и в регистраци­онной форме учета.
      Номеромдокументов, формируемых в дела только по названиям и авто­рам (бухгалтерскиебалансы, протоколы, наряды и т.д.), служат порядковые номера в пределахрегистрируемого массива за год.
Номером документов, формируемых в дела повопросам, корреспонден­там, территории (докладные записки, любая переписка,отказы и т.д.), служит порядковый регистрационный номер, дополненный индексомпо номенкла­туре дел, который и определяет место хранения документа.
      Сотрудник, регистрирующий документы,должен знать состав докумен­тов организации, распределение функций междуструктурными подразделе­ниями, разделение обязанностей между руководителем иего заместителями.