Методичніпроцедури впровадження ефективної системи контролю виробничих запасів
Контроль виконує свої функції задопомогою власного методу, який є системою методичних прийомів і конкретнихметодик. Реалізація будь-якого методу управління, в тому числі іфінансово-господарського контролю і ревізії, здійснюється за допомогою певнихпроцедур.
Процедури- поняття, яке встановлює виконання певних дій засобами праці над предметамипраці з метою пізнання, перетворення або удосконалення їх для досягненняоптимуму. Контрольні функції в господарському механізмі здійснюються задопомогою контрольно-ревізійних процедур, вироблених наукою і практикою.
Контрольно-ревізійніпроцедури реалізують методичні прийоми контролю і ревізії, тому їххарактеризують за тими функціями, які вони виконують у контрольно-ревізійномупроцесі.
Так,можна виділити наступні методичні прийоми контролю і ревізії: органолептичніметодичні прийоми, вибіркові і суцільні спостереження у внутрішньому контроліта ревізії, розрахунково-аналітичні методичні прийоми, документальні методичніприйоми та контрольно-ревізійні процедури.
Органолептичніметодичні прийоми фінансово-господарського контролю використовують приперевірці фактичного стану об’єктівконтролю. Найважливішим з них є інвентаризація. Методичний прийомінвентаризації використовується для контролю достовірності данихбухгалтерського обліку, звітності і балансу підприємства, зокрема, наявності івартості товарно-матеріальних цінностей, коштів у касах, на розрахунковому таінших рахунках.
Вибірковіспостереження застосовуються у фінансово-господарському контролі і ревізії якодин із видів несуцільного дослідження господарськихоперацій, що ґрунтується на застосуванні вибіркового методу. Суть вибірковогометоду полягає у правильному відбиранні одиниць спостереження. Точністьрезультатів, добутих за допомогою цього методу, залежить від способу відбиранняодиниць спостереження, ступеня коливань ознаки у сукупності, кількості одиниць,які підлягають спостереженню. Теорія вибіркового методу ґрунтується на законівеликих чисел. Для ТОВ «КЗСТІ» прикладом вибіркових спостережень може бутиконтрольна перевірка якості інвентаризації товарно-матеріальних цінностей, яказдійснюється членами постійно діючих інвентаризаційних комісій за участю членівробочих інвентаризаційних комісій і матеріально відповідальних осіб післязакінчення інвентаризації, але обов’язково до відкриття складу, де проводиласьінвентаризація.
Завданняконтролю є проведення статистичних розрахунків та елімінування впливу зовнішніхфакторів на виконання планових завдань підприємством, яке контролюють, тобтовитрат минулої матеріалізованої праці, зміни індексу цін на сировину і засобипраці тощо. Результати застосування розрахунково-аналітичних методичнихприйомів у процесі контролю оформлюють у вигляді відомостей, які додаються доакта комплексної ревізії діяльності підприємства.
Методичніприйоми фінансово-господарського контролю і ревізії пов’язанізвикористанням документальних методичних прийомів і контрольно-ревізійнихпроцедур. У процесі контролю господарських операцій перевіряють достовірність,законність і господарську необхідність їх на основі документів, у яких вонизнайшли відображення. Контроль здійснюють за формою і змістом, зустрічною перевіркоюоперацій, взаємним контролем операцій і документів, аналітичними і логічнимиприйомами.
Недотримання встановленогопорядку оформлення і погашення первинних документів часто призводить доскорочення зловживань та розкрадання цінностей. Так, необґрунтовані виправленнякількості виданих зі складу на виробництво виробничих запасів зменшуєвідповідальність винуватців у скоєні незаконних операцій.
Виявляють випадкинеобґрунтованих виправлень, підчищення,зміни кількості, ціни і суми у документах на відпуск цінностей. У кожномувипадку на виправленому документі має бути зроблена спеціальна позначка,засвідчена підписами всіх осіб, які брали участь у його складанні. Помилки упервинних документах виправляють так: закреслюють неправильний запис тексту абосуми і над закресленим надписують привільно текст або суму. Закреслювати требаоднією лінією, щоб можна було прочитати виправлене. Після виправлення помилки упервинному документі роблять надпис «Виправлено», що підтверджують підписамиосіб, які підписали документ, а також проставляють дату виправлення.Недодержання встановленого порядку оформлюють і погашення первинних документівчасто призводить до приховування зловживань і крадіжок цінностей. Так, напідприємстві «КЗСТІ » були виявленні необґрунтовані виправлення кількостівиданих із складу на виробництво сировини і матеріалів, які знизиливідповідальність винних у вчиненні незаконної операції. Також на підприємстві«КЗСТІ » дуже важлива зустрічна перевірка, вона дає можливість виявити фактичасткового або повного не оприбуткування матеріальних цінностей (виробничихзапасів), одержаних від постачальників або з оптових баз. Для виявленняподібних випадків потрібна письмова відповідь на запитання ревізора прокількість і дату відпущених або відвантажених матеріалів, їхню вартість.Письмова відповідь підлягає зустрічній перевірці з документами підконтрольногопідприємства.
У системі заходів по вдосконаленнюгосподарського механізму пошук шляхів найбільш раціонального використаннявиробничих запасів посідає важливе місце. У цьому зв’язку неодноразово відзначалося, що в умовахпереходу підприємств на нові принципи господарювання і управління особливогозначення набуває економія матеріалів, оскільки ефективність їх використаннявирішальним чином позначається на кінцевих результатах виробництва.
Як відомо, завдання по забезпеченнюекономії матеріалів багатопланове й охоплює ряд складних проблем. Одна з них –це посилення ролі контролю за відпуском виробничих запасів і раціональнимвикористанням їх у виробничому циклі.
У ході дослідження системи контролю запорядком відпуску матеріалів зі складів і їх використанням в процесі видобуткуруди встановлено що на окремих шахтах питанням контролю приділяється незначнаувага. Свідченням упущень і недоробок в організації контрольного процесу єфакти перевищення ліміту при відпуску виробничих запасів, не раціональне їхвитрачання, відсутність зацікавленості працівників у застосуванні більшдосконалих форм контролю.
Таким чином, незважаючи на те, що вцілому питанням ефективного використання сировини і матеріалів приділяєтьсяпевна увага на всіх рівнях управління, наявність фактів, що вказують навідсутність дієвих матеріальних і моральних стимулів економії, недостатнявідповідальність за перевитрату ресурсів відносно до поставлених норм, а такожбезгосподарність і марнотратство, не дозволяють отримати належних результатів.Тому назріла необхідність у вдосконаленні діючої методики внутрішнього контролюза рухом і використанням матеріальних ресурсів. Крім того, розробка ізастосування на підприємствах більш раціональних систем преміювання за економіюі санкціонування за перевитрату ресурсів сприятимуть якісному використаннюматеріалів, палива, запасних частин на всіх виробничих дільницях.
На підприємстві під контролем використаннявиробничих запасів слід розуміти організовану систему нагляду і перевірок,спрямовану на виявлення фактів неправильного і несвоєчасного оформленняпервинної документації на відпуск матеріалів, необґрунтованого їх відпуску івитрачання у процесі виробництва. Контроль включає і перевірку порядкудотримання встановлених норм витрачання матеріалів. При цьому методі контролю єне тільки перевірка законності, обґрунтованості і доцільності здійснюванихгосподарських операцій, а й визначення раціональних шляхів і способів подоланнявідхилень, усунення перепон у забезпеченні економії матеріальних цінностей.
У зв’язку з тим, що в усій сукупностіконтрольних операцій, здійснюваних працівниками бухгалтерії найбільш важливим єконтроль за витратами виробництва і, зокрема, за використанням виробничихзапасів, необхідно, на наш погляд, виділити основні завдання контролю.
На наш погляд, найбільш істотнимизавданнями є такі:
контроль обґрунтованості відпускуматеріалів відповідно до встановлених лімітів;
перевірка ефективності використанняактивів структурними підрозділами підприємства;
встановлення осіб, які розпоряджаютьсявідпуском матеріалів, і осіб, відповідальних за витрачення цінностей у процесівидобутку корисних копалин.
Напрямкивирішення вказаних завдань викладені в економічній літературі, однак напрактиці ефективність їх вирішення залежить від ряду причин. Найчастішенедоліки в організації контролю даної ділянки облікових робіт виникають черезневизначеність у виборі об’єктів контролю, відсутність планів тематичнихперевірок, а також недбайливе виконання працівниками, що здійснюють контроль,своїх функцій.
З метою підвищення якості проведенняконтролю доцільно чітко визначити його об’єкти. Так, стосовно до процесувикористання виробничих запасів, увага повинна бути спрямована на дотриманнянорм витрат, раціональність використання матеріалів у виробництві.
В економічній літературі багатьмаавторами підкреслюється, що найважливішим завданням організації обліку іконтролю за використанням матеріальних цінностей у виробництві є визначення,систематизація і аналіз відхилень фактичних витрат від встановлених норм.Розв’язанню вказаного завдання сприятиме застосування досконалішої системидокументування і витрачання матеріалів у виробництві, яка б забезпечувала всівиди, форми і методи контролю необхідною інформацією.
З урахуванням галузевої особливості,технології виробництва контроль витрачання виробничих запасів здійснюєтьсяшляхом перевірки запасів у таких документах: лімітно-забірних картках, вимогах,відомостях та інших.
Принцип побудови цих документів (яккомбінованих, так і комплексних, й застосування їх у практичній діяльностішахт) дозволив не тільки скоротити потік первинної документації, а й посилитиконтроль за технологічною дисципліною, забезпечити відповідність облікувиробітку обсягу виконуваних операцій.
Узагальнення первинної інформації щодовикористання матеріальних цінностей залежить від застосовуваного порядку документуванняі прийнятого для галузі методу контролю за витрачанням матеріалів навиробництво.
Слід вказати, що сутність методудокументування полягає в тому, що відпуск виробничих запасів в межах нормздійснюється по лімітно-забірних картках, а відхилення від норм фіксуються всигнальних вимогах, якими оформлюються заміни одного виду матеріалу іншим.Заміни на практиці виникають переважно через недоліки в організаціїзабезпечення виробничого процесу необхідними матеріалами. При цьому в лімітнійкартці робиться позначка про зменшення кількості матеріалу, який замінюється.
З приводу здійснюваних замін однихматеріальних цінностей іншими слід звернути увагу на той факт, що в сучаснихумовах господарювання виробнича діяльність підприємств повинна ґрунтуватись наресурсозберігаючих технологіях, які передбачають, крім забезпечення якісного іекономічного використання ресурсів, ще й заміну рідкісних, а значить дефіцитнихта цінних їх видів, на більш доступні ресурси, які не поступають їм за якістю іпараметрами.
Однак, на практиці впровадженняпринципу ресурсозбереження здійснюється дуже повільними темпами. Тому івиникаюча в процесі виробництва необхідність заміни ресурсів обумовлена йіншими причинами.
При застосуванні методу документуванняна основі лімітної картки складається розрахунок відхилень по замінахматеріалів і визначається їх вплив на собівартість продукції з позначеннямпричин і винуватців заміни.
Важливо підкреслити, що вдосконаленнягосподарського механізму в умовах ринку формує і нові вимоги до організаціївнутрішнього контролю на підприємстві.
У зв’язку із впровадженням у практичнудіяльність підприємств прогресивних інформаційних технологій, особливоїактуальності, як уже відзначалося, набуває проблема ефективного використання ірозширення сфери їх застосування за рахунок автоматизації нових ділянокуправлінських робіт. До останніх відносяться роботи, що виникають у процесіздійснення контролю: тут застосування засобів обчислювальної техніки поки неодержало істотного і помітного поширення. При цьому однією з причин такогостановища є недостатнє дослідження питань, присвячених контролю в умовах копм’ютерізаціїобліку.
Таким чином, враховуючи актуальністьпроблеми, пропонуємо нові підходи до організації бухгалтерського контролю.
Як відомо, в процесі діяльностіпідприємства найбільша кількість порушень пов’язана з матеріальними цінностями.Не винятком є їх крадіжки. У зв’язку з цим актуальності набувають питаннявдосконалення методики контролю за збереженням виробничих запасів в умовахавтоматизованого опрацювання інформації.
Детально розглянемо основні аспектидіючої методики контролю за збереженням матеріальних цінностей з метоювизначення шляхів її вдосконалення.
На базовому підприємстві ТОВ”КЗСТІ”раціональне і ефективне використання виробничих запасів неможливо забезпечитибез правильної організації бухгалтерського обліку і контролю за її рухом ізбереженістю.
На наш погляд, контроль, здійснюванийна підприємстві, повинен охоплювати такі основні стадії руху виробничихзапасів: надходження, формування матеріальних запасів і найголовнішевикористання у виробничому циклі.
Зокрема, контроль за використаннямвиробничих запасів в процесі виробництва доцільно здійснювати по такихнапрямках:
контроль документального оформленнявідпуску виробничих запасів;
перевірка відповідності фактичноговідпуску матеріалів на виробництво за встановленим лімітом;
контроль відповідності витрачанняматеріалів затвердженим нормам і нормативам;
контроль за відходами і поверненнямневикористаних матеріалів;
контроль правильності віднесенняматеріальних витрат на собівартість продукції.
Ми вважаємо, що ретельного дослідження потребує методикаконтролю за відпуском виробничих запасів зі складів, оскільки застосування ЕОМрозкриває нові можливості, котрі доцільно використати при проведенні контролю.
Пропонуємо один із варіантіввдосконалення методики контролю відпуску матеріалів зі складу в умовахавтоматизації облікового процесу. При функціонуванні АРМ у пам’ять ПЕОМ заноситься створена нормативна база використанняматеріалів у виробництві. Вона містить норми витрат матеріалів на виробництво,а також вартісні нормативи використання матеріальних цінностей підрозділамипідприємства. Крім того, нормативна база включає план виробництва, для якоговстановлені певні норми витрат. За наявності вказаних відомостей з’являється можливість виписки первинних документів длявідпуску матеріалів здійснювати за допомогою ПЕОМ на робочому місці матеріальновідповідальної особи з одночасним машинним контролем процесу відпуску матеріальнихцінностей у виробництво. Практичне використання даних нормативної бази полягаєось в чому: при запиті споживачем певного матеріалу в ПЕОМ вводиться кодматеріалу, запитана його кількість і код споживача. Комп’ютер автоматичноперевіряє, чи є такий матеріал на складі і в якій кількості. Потімвстановлюється величина використання даного матеріалу у відповідності з нормамиабо нормативами стосовно до вказаного споживача. Доцільно зазначити також, що застосування комп’ютернихпрограм бухгалтерського обліку вимагає методики контролю та розробки програмревізії фінансово-господарської діяльності підприємств. Для цього сучаснакомп’ютерна техніка має великі можливості, за її допомогою, насамперед можнавиконувати розрахунки та інші логічні процедури за тривалі періоди часу і безпомилок.