МИНИСТЕРСТВООБЩЕГО И ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
РОССИЙСКОЙФЕДЕРАЦИИ
ХАБАРОВСКАЯ ГОСУДАРСТВЕННАЯ АКАДЕМИЯЭКОНОМИКИ И ПРАВА
Кафедраэкономики предприятия и менеджмента
Менеджмент
Контрольнаяработа
Тема11. КОНТРОЛЬ В СИСТЕМЕ УПРАВЛЕНИЯ
Хабаровск2002
Содержание
I. Теоретическая часть
1. Сущность и значение контроляв системе управления
2. Этапы процедуры контроля.Характеристика эффективного контроля
Списоклитературы.
II. Практическая часть
3. Характеристика банка
4. Анализ эффективности системконтроля в банке
5. Предложения поусовершенствованию системы контроля в банке
6. Задача
I. Теоретическая часть
Сущность и значение контроля в системе управления.Виды контроля.
Контроль — это процесс,обеспечивающий достижение целей организации. Он необходим для обнаружения иразрешения возникающих проблем раньше, чем они станут слишком серьезными, иможет также использоваться для стимулирования успешной деятельности.
Процесс контроля состоит изустановки стандартов, изменения фактически достигнутых результатов и проведениякорректировок в том случае, если достигнутые результаты существенно отличаютсяот установленных стандартов.
Контроль — это критическиважная и сложная функция управления. Одна из важнейших особенностей контроля,которую следует учитывать в первую очередь, состоит в том, что контроль долженбыть всеобъемлющим. Каждый руководитель, независимо от своего ранга, долженосуществлять контроль как неотъемлемую часть своих должностных обязанностей,даже если никто ему специально этого не поручал.
Контроль естьфундаментальный элемент процесса управления. Ни планирование, ни созданиеорганизационных структур, ни мотивацию нельзя рассматривать полностью в отрывеот контроля. Действительно, фактически все они являются неотъемлемыми частямиобщей системы контроля в данной организации. Это обстоятельство становитсяболее понятным после изучения трех основных видов контроля: предварительного,текущего и заключительного. По форме осуществления все эти виды контроля схожи,так как имеют одну и ту же цель: способствовать тому, чтобы фактическиполучаемые результаты были как можно ближе к требуемым. Различаются они тольковременем осуществления.
Предварительныйконтроль обычно реализуетсяв форме определенной политики, процедур и правил. Прежде всего, он применяетсяпо отношению к трудовым, материальным и финансовым ресурсам. Текущийконтроль осуществляется, когда работа уже идет и обычно производится в видеконтроля работы подчиненного его непосредственным начальником. Заключительныйконтроль осуществляется после того, как работа закончена или истекло отведенноедля нее время.
Текущий и заключительныйконтроль основывается на обратных связях. Управляющие системы в организацияхимеют разомкнутую обратную связь, так как руководящий работник, являющийся поотношению к системе внешним элементом, может вмешиваться в ее работу, изменяя ицели системы, и характер ее работы.Этапы процедуры контроля. Характеристика эффективного предприятия.
В процессе контроля есть тричетко различимых этапа: выработка стандартов и критериев, сопоставление с нимиреальных результатов и принятие необходимых корректирующих действий. На каждомэтапе реализуется комплекс различных мер.
Первый этап процессаконтроля — это установка стандартов, т.е. конкретных, поддающихся измерениюцелей, имеющих временные границы. Для управления необходимы стандарты в формепоказателей результативности объекта управления для всех его ключевых областей,которые определяются при планировании.
На втором этапе сравненияпоказателей функционирования с заданными стандартами определяется масштабдопустимых отклонений. В соответствии с принципом исключения, толькосущественные отклонения от заданных стандартов должны вызывать срабатываниесистемы контроля, иначе она станет неэкономичной и неустойчивой.
Следующий этап — измерениерезультатов — является обычно самым хлопотным и дорогостоящим. Сравниваяизмеренные результаты с заданными стандартами, менеджер получает возможностьопределить, какие действия необходимо предпринимать.
Такими действиями могут бытьизменения некоторых внутренних переменных системы, изменение стандартов илиневмешательство в работу системы.
Люди являются неотъемлемымэлементом контроля, как, впрочем, и всех других стадий управления. Поэтому приразработке процедуры контроля менеджер должен принимать во внимание поведениелюдей.
К сожалению, хотябольшинство менеджеров хорошо знают о том, что процесс контроля может бытьиспользован для оказания положительного воздействия на поведение сотрудников,некоторые забывают о возможностях контроля вызывать непреднамеренные срывы вповедении людей. Эти негативные явления часто являются побочными результатаминаглядности действия системы контроля.
Контроль часто оказываетсильное влияние на поведение системы. Неудачно спроектированные системы контролямогут сделать поведение работников ориентированным на них, т.е. люди будутстремиться к удовлетворению требований контроля, а не к достижению поставленныхцелей. Такие воздействия могут также привести к выдаче неверной информации.
Проблем, возникающихвследствие воздействия системы контроля, можно избежать, задавая осмысленныеприемлемые стандарты контроля, устанавливая двустороннюю связь, задаваянапряженные, но достижимые стандарты контроля, избегая излишнего контроля, атакже вознаграждая за достижение заданных стандартов контроля.
Поведение людей,естественно, не единственный фактор, определяющий эффективность контроля. Для того чтобы контроль мог выполнить своюистинную задачу, т.е. обеспечить достижение целей организации, он долженобладать несколькими важными свойствами.
Контроль является эффективным, если он имеетстратегический характер, нацелен на достижение конкретных результатов,своевременен, гибок, прост и экономичен.
Контроль — это непрерывный процесс, совпадающий всвоем развитии с производственным циклом.
Характеристики эффективного контроля:
1.Стратегическая направленность контроля, т.е.отражение общих приоритетов организации и поддержание их.
2.Ориентация на результаты. Конечная цель контролясостоит не в том, чтобы собрать информацию, установить стандарты и выявитьпроблемы, а в том, чтобы решить задачи, стоящие перед организацией. В итогеконтроль можно назвать эффективным только тогда, когда организация фактическидостигает желаемых целей и в состоянии сформулировать новые цели, которыеобеспечивают ее выживание в будущем.
3.Соответствие делу. Для того чтобы быть эффективнымконтроль должен соответствовать контролируемому виду деятельности. Он долженобъективно измерять и оценивать то, что действительно важно.
4.Своевременность контроля заключается не висключительно высокой скорости или частоте его проведения, а во временноминтервале между проведением измерений или оценок, который адекватносоответствует контролируемому явлению. Значение наиболее подходящего временногоинтервала такого рода определяется с учетом временных рамок основного плана,скорости изменений и затрат на проведение измерений и распространениеполученных результатов.
5.Гибкость контроля. Контроль, как и планы, долженбыть достаточно гибким и приспосабливаться к происходящим изменениям.
6.Простота контроля. Наиболее эффективный контроль — это простейший контроль с точки зрения тех целей, для которых он предназначен.Простейшие методы контроля требуют меньших усилий и более экономичны.Избыточная сложность ведет к беспорядку. Для того чтобы быть эффективным,контроль должен соответствовать потребностям и возможностям людей,взаимодействующих с системой контроля и реализующих ее.
7.Экономичность контроля. Любой контроль, которыйстоит больше, чем он дает для достижения целей, не улучшает контроля надситуацией, а направляет работу по ложному пути, что является еще однимсинонимом потери контроля.
8.К контролю необходимо привлекать весь персонал,ибо лучший контроль — это самоконтроль. Для того чтобы повысить надежностьконтроля, необходимо расширять границы полномочий персонала.
Когда организацииосуществляют свой бизнес на зарубежных рынках, функция контроля приобретаетдополнительную степень сложности.
Контроль на международноммасштабе является особенно трудным делом из-за большого числа различныхобластей деятельности и коммуникационных барьеров. Результативность контроляможно улучшить, если периодически проводить встречи ответственных руководителейв штаб-квартире организации и за границей. Особенно важно не возлагать наиностранных управляющих ответственность за решение тех проблем, которые от нихне зависят.
* * *
Итак, резюмируя, можно сказать следующее. Контроль — этопроцесс обеспечения достижения организацией своих целей. Контроль — этонепрерывный процесс, совпадающий в своем развитии с производственным циклом.1.Контроль очень важен для успешного функционирования организации. 2.Безконтроля начинается хаос, и объединить деятельность каких-либо групп становитсяневозможно. 3.Контроль необходим для обнаружения и разрешения возникающихпроблем раньше сем они станут слишком серьезными. 4.Контроль используется длястимулирования успешной деятельности. 5.Контроль необходим для борьбы снеопределенной ситуацией как внутренней, так и внешней. Неопределенность:изменение законов, социальных ценностей, технологии, условий конкуренции и др.6.Контроль предупреждает возникновение кризисных ситуаций. Функция контроля — это такая характеристика управления, которая позволяет выявить проблемы искорректировать соответственно деятельность организации до того, как этипроблемы перерастут в кризис. Любая организация обязана обладать способностьювовремя фиксировать свои ошибки и исправлять их до того, как они повредятдостижению целей организации. 7.Контроль поддерживает все то, что являетсяуспешным в деятельности организации. 8.Широта контроля. Контроль должен бытьвсеобъемлющим. Виды контроля: 1.Предварительный контроль осуществляется дофактического начала работ. Основными средствами осуществления предварительногоконтроля является реализация определенных правил, процедур и линий поведения.Предварительный контроль используется в трех областях — по отношению кчеловеческим, материальным и финансовым ресурсам. 2.Текущий контрольосуществляется непосредственно в ходе проведения работ. Объектом являетсяподчиненные сотрудники. 3.Заключительный контроль основывается на обратнойсвязи. Управляющие системы в организациях имеют разомкнутую обратную связь, тоесть руководящий работник, являющийся по отношению к системе внешним элементом,может вмешиваться в ее работу, изменяя и цели системы, и характер ее работы.
Список литературы.
1. Майкл Мескон и др.,“Основы менеджмента”, — М., 1995 г.
2. Телор Фредерик Уинслоу,“Менеджмент”, — М., 1992 г.
3.В.В.Травин, В.А.Дятлов. Основы кадрового менеджмента. М. “Дело”, 1995 г
4.Х.Вирема. Менеджмент в подразделениях фирмы, М.Инфра-М., 1997 г.
5.С.В.Шекшня. Управление персоналом современной ситуации. М.: Интел-синтез. 1997г.
6.И.Ансов. Стратегическое управление. М. Экономика, 1989 г.
7.Т. Питере, Р.Р.Уотермен В поисках эффективного управления (опыт лучшихкомпаний) М. Прогресс, 1986 г.
8.К.А.Волкова. Предприятие: стратегия структуры, положения об отделах и службах,должностные инструкции. М. Экономика. 1997 г.