международная академия предпринимательства в ы п у с к н а я к в а л и ф и к а ц и о н н а я р а б о т а рабочее место и информационное обеспечение менеджера Слушатель Руководитель Москва - 2003 ОГЛАВЛЕНИЕ Введение 2-3 стр. I. Теоретические основы организации рабочего места менеджера и его информационного обеспечения 4-25 стр. 1.1 Организация рабочего места менеджера 4-8 стр.
1.2 Значение информации и коммуникаций в процессе принятия управленческих решений 8-14 стр. 1.3 Организация процесса делопроизводства 14-19 стр. 1.4 Современные средства обеспечения управленческой деятельности, их классификация 19-24 стр. II. Практика организации рабочего места менеджера 25-47 стр. 2.1 Рабочее место руководителя на базе ПЭВМ и АСУ 25-30 стр.
2.2 Управление предприятием и автоматизация 30-35 стр. 2.3 Практика внедрения АСУ 35-42 стр. 2.4 Тенденции развития АСУ и АСУ ТП в Росии 42-47 стр. III. Организация эффективной работы менеджера 48-67 стр. 3.1 Рационализация процесса делопроизводства 48-52 стр. 3.2 Кабинет и его обустройство 53-56 стр. 3.3 Создание оптимальных условий для работы менеджера 56-60
стр. 3.4 Решение проблем возникающих при автоматизации управления предприятием 60-67 стр. Заключение 68-69 стр. Список литературы 70-72 стр. Приложение А Приложение Б Приложение В Приложение Г Введение Не секрет, что при отсутствии информации практически не возможно принять объективного управленческого решения, которое выступает в современных условиях как один из важнейших факторов функционирования и
развития фирмы. А эффективная работа управленческого звена зависит от уровня оснащения фирмы электронным оборудованием, таким, как компьютеры, средства связи, копировальные устройства, а также соответствующим программным обеспечением. Также немаловажное значение имеет то, как сам менеджер умеет организовать свой труд, своё рабочее место. Социальные опросы показывают, что служащие и менеджеры выражают недовольство своей низкой производительностью, которая обусловленна высокой долей рутинной, однообразной работы отнимающей
немалую часть рабочего времени. Действительно, около половины его уходит на вспомогательную деятельность - ожидание деловых встреч, разговоры по телефону и т.п около четверти - на работу с документами, и только ничтожная часть - меньше 10 - на анализ и планирование дальнейшей деятельности. Многие работники, испробовав все известные им управленческие приёмы оптимального распределения рабочего времени, не добились успеха. Причина этого заключается не в порядке использования рабочего времени,
а в несовершенстве и неточности традиционных средств обработки и передачи информации. Как уже отмечалось, для принятия любого решения требуется информация, притом чем сложнее решение, тем больше объём необходимой информации. К тому же информация должна соответствовать определённым требованиям. Быть полной, достоверной, однозначной и своевременной. Таким образом, проблему исследования можно сформулировать так необходимость обеспечения поддержки принятия
решений информацией, которая должным образом отобрана, обобщена, систематизирована и проанализирована, то есть пригодна для принятия правильного решения в конкретной ситуации. Ещё одной проблемой является своевременность и правильность представления информации. В связи с этим можно поставить следующую цель данного дипломного проекта определить способы наиболее эффективного сбора, систематизации и анализа информации, необходимой для принятия управленческих решений.
А также организацию оптимального рабочего пространства. Одной из задач данной работы является поиск методов решения поставленной цели. Выяснение достоинств и недостатков существующих методов решения подобных проблем и нахождение возможных путей их совершенствования. Объектами моего дипломного проекта являются следующие процессы 1. организация рабочего места менеджера, способного обеспечить его наиболее эффективную работу 2. обеспечение процесса
принятия решения информацией. Данные проблемы обуславливают актуальность дипломного проекта, т.к. они касаются непосредственно каждого менеджера. Я считаю, что в современных условиях каждый управленец должен уметь правильно организовывать своё рабочее место, ведь оно является частью его имиджа и имиджа фирмы. Кроме того в условиях настоящего развития средств вычислительной техники в том числе средств обработки информации менеджер обязан знать хотя бы основные принципы их функционирования и иметь представление
о плюсах и минусах связанных с их внедрением в процесс управления. Далее будут рассмотрены тенденции развития вышеназванных процессов, выявлены плюсы и минусы внедрения новаций в данных областях. Эти процессы будут рассматриваться с точки зрения менеджмента, так как именно она представляет для нас наибольший интерес. Структура дипломного проекта введение, три главы, заключение, список литературы и иных источников, приложения. I.
ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ОРГАНИЗАЦИИ РАБОЧЕГО МЕСТА МЕНЕДЖЕРА И ЕГО ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ 1.1 Организация рабочего места менеджера Производительность управленческого труда находится в прямой зависимости от состояния рабочих мест и условий, в которых трудится менеджер. Значение рассматриваемой проблемы усиливается в связи с появлением новых организаций рыночного типа, когда происходят существенные качественные изменения в системе управления
экономическими и социальными процессами.Организация рабочего места - процесс упорядочения и согласования взаимодействий элементов рабочего места системы рабочих мест за счёт установления определённых параметров элементов и определённой структуры отношений между элементами, а также между элементами и механизмами, регламентирующими их взаимодействия. Основными, сквозными направлениями организации рабочих мест, едиными для любого рабочего места, являются специализация и оснащение рабочих мест пространственная планировка
рабочих мест обслуживание рабочих мест. См. Бычин Б.В Малинин С.В Шубенкова Е.В. Организация и нормирование труда учебник для вузов Под ред. Ю.Г.Одегова - М. Издательство Экзамен , 2003г. -с. 453Рациональная организация рабочего места менеджера обеспечивает создание в управленческой деятельности максимальных удобств и благоприятных условий труда, повышает содержательность работы.
В настоящее время разработано более 5 тыс. типовых проектов организации рабочих мест для различных категорий административно-управленческого персонала. В их основе лежат следующие принципы отражённые на рисунке 1 Кроме этих принципов при организации рабочих мест аппарата управления необходимо соблюдать ряд экономических, эргономических и эстетических требований Материальная и моральная заинтересованность.
Менеджер должен сформировать систему мотивов, побуждающих сотрудников систематически улучшать режим и условия их труда.Удобство мебели.Задача состоит в том, чтобы выбрать габариты и форму мебели с учётом антропометрических данных личности и удобно разместить её на рабочем месте.Наличие средств оргтехники.Рабочее место должно быть оборудовано соответствующей оргтехникой, а следовательно, создана технология эффективного её использования.Благоприятные санитарно-гигиенические и эстетические
условия труда.В помещении должны быть оптимальными температурный режим, освещение, влажность воздуха, цвет стен, мебели и т.п.Рациональный режим труда и отдыха.Ненормированный рабочий день менеджера делает необходимым установление ему гибкого графика выхода на работу с учётом утомляемости человека.1. См. Кабушкин Н.И. Основы менеджмента Мн. ЗАО Экономпресс , НПЖ ФУА ,
1998г. с.155.Рациональная организация труда и рабочего пространства руководителя - один из показателей культуры управления, критерий нравственных ценностей личности. По нему определяется совокупность знаний и навыков руководителя в отношении организации своей деятельности и формирования образа делового человека. Следовательно, современной организации труда, внешнему виду, речи, манерам поведения руководителя должно соответствовать и его рабочее место.
Например, от стиля руководства зависит как менеджер располагает своих подчинённых во время деловых совещаний Для авторитарного автократического стиля руководства характерна следующая схема рисунок 3 где - рабочее место менеджера - рабочее место подчинённого - условное обозначение стола. Менеджер-автократ стремится видеть и контролировать всех подчинённых, его управленческая деятельность состоит из приказов и команд, а такое расположение сразу показывает подчинённым в чьих руках сосредоточена
власть. Как показывает практика такая схема является малоэффективной, так как создаёт напряжённую обстановку в коллективе и подчинённые стремятся избежать тесного контакта с руководителем. На мой взгляд, руководитель который хочет получить реальную отдачу от коллектива прежде всего должен создать доброжелательную обстановку и наладить неформальные отношения, что позволит в дальнейшем обеспечить свободный обмен информацией, а также полностью использовать опыт, знания и компетенцию людей.
Демократичный менеджер, как правило, использует другую схему изображённую на рисунке 4 Из схемы 4 видно, что менеджер-демократ располагается как правило в середине группы, что создаёт непринужденную обстановку при обсуждении проблем организации. Это благотворно влияет на выработку подчинёнными новых идей, способствует обмену информацией и развитию коммуникаций. В реальной жизни менеджеры придерживающиеся строго автократического или демократического стилей руководства
встречаются крайне редко. По моему мнению менеджер должен использовать преимущества каждого стиля и применять его в зависимости от особенностей ситуации. 1.2 Значение информации и коммуникаций в процессе принятия управленческих решений Ни одна организация не может осуществлять свою деятельность без информации. В процессе нормального функционирования организации, управления ею в различного рода информации нуждаются
все её работники, от простого рабочего или служащего, до директора. Информация лат. information - разъяснение, изложение - 1 сообщение о чём-либо 2 сведения, являющиеся объектом хранения, переработки и передачи 3 в математике и кибернетике - количественная мера устранения неопределённости энтропии , мера организации системы теория информации - раздел кибернетики, изучающий количественные закономерности, связанные со сбором,
кодированием, передачей и преобразованием информации. См. Современный словарь иностранных слов . М. Русский язык , 1999г с.572. Сама по себе информация считает академик В.Г.Афанасьев не способна увеличить производство материальных или культурных ценностей. Она только тогда приносит пользу, когда воплощается в технику и технологию, в ценности культуры, в
знания и опыт людей, в формы их общения, во всю систему общественных отношений . См. Афанасьев В.Г Урсул А.Д. Информация и управление Философско-методологические аспекты . М. Наука, 1995г. с.25. Данной точки зрения придерживался и К.Маркс Для того, чтобы пользоваться множеством, человек должен быть в высокой степени культурным человеком . См. Маркс
К Энгельс Ф. Собрание сочинений, 2-е изд Т.46. ч.1 - с.386. Следовательно, культуру работы с информацией можно охарактеризовать как сознательное отношение к процессам принятия, переработки, хранения, создания и передачи информации. По мнению автора данного дипломного проекта культура работы с информацией начинается прежде всего со знания классов, видов и свойств информации. Под управленческой информацией понимается совокупность сведений
о процессах, протекающих внутри фирмы и её окружении, которые служат основой принятия управленческих решений. Информация может быть классифицирована по ряду следующих позиций Специфической формой управленческой информации являются слухи. Они представляют собой продукт творчества коллектива, пытающегося объяснить сложную, эмоционально значимую для него ситуацию при отсутствии или недостатке официальных сведений.
При этом исходная версия, кочуя от одного члена коллектива к другому, дополняется и корректируется до тех пор, пока не сформируется вариант, в целом устраивающий большинство. Достоверность этого варианта зависит не только от истинности исходного, но и от потребностей и ожиданий аудитории, а поэтому может колебаться в диапазоне от 0 до 80-90 . См. А.Г. Щёголев, Е.А.Ерохина Основы информатики и вычислительной техники ,
Учеб. пособие для ВУЗов. М. Просвещение, 1999г. с.8-15. Информация может быть также классифицирована по объёму, источникам, возрасту, способам передачи и распространения. Важнейшим элементом при работе менеджера с информацией является коммуникационный процесс. Коммуникационный процесс коммуникации - это обмен информацией между двумя или более людьми. Основная цель процесса - обеспечение понимания информации, являющейся предметом обмена, то есть сообщений.
См. Менеджмент конспект лекций , под ред. А.В.Земцова М. Издательство ПРИОР , 2002г с.54 Исследования показывают, что от 50 до 90 рабочего времени современный менеджер тратит на обмен информацией, происходящий в процессе совещаний, собраний, встреч, бесед, переговоров, приёма посетителей, составления и чтения различных документов и т.п. И это - жизненная необходимость, поскольку информация сегодня превратилась в важнейший ресурс социально-
экономического, технического, технологического развития любой фирмы. В таких условиях обладание информацией означает обладание реальной властью, поэтому лица, причастные к ней, часто стремятся её утаивать, чтобы впоследствии на ней спекулировать - ведь нехватка информации дезориентирует любую хозяйственную деятельность. Правда, точно так же её дезориентирует и избыток информации, поэтому всегда необходимо уметь отделить нужную информацию от ненужной, полезную от бесполезной.
Движение информации от отправителя к получателю состоит из нескольких этапов. На первом происходит её отбор, который может быть случайным или целенаправленным, выборочным или сплошным, предписанным или инициативным, произвольным или основывающимся на определенных критериях и т.п. На втором этапе отобранная информация кодируется, то есть облекается в ту форму, в какой она будет доступна и понятна получателю, например, письменную, табличную, графическую, звуковую, символическую
и т.п и соответственно этому подбирается подходящий способ её передачи - устный, письменный, с помощью различного рода искусственных сигналов, условных знаков. Считается, что при передаче информации не стоит ограничиваться одним каналом - действительно, сообщения, по возможности, лучше дублировать, не злоупотребляя, однако, составлением по каждому поводу документов, иначе менеджер может погрязнуть в бюрократической волоките.
На третьем этапе происходит передача информации, её получение восприятие получателем , декодирование расшифровка , и осмысление. Отправитель любой информации всегда ждёт, что получатель каким-то образом на неё отреагирует и донесёт до него эту реакцию, иными словами, установит с ним обратную связь. Таким образом, обратная связь - есть сигнал, направляемый получателем информации отправителю, в котором подтверждается факт получения сообщения и характеризуется степень понимания или непонимания содержащейся
в нём информации. В идеале обратная связь должна быть сознательной, а поэтому планироваться заранее, облекаться в оптимальную форму, соответствующую ситуации, возможности восприятия партнёром а не собственному удобству , устанавливаться без промедления, в ответ на конкретный сигнал особенно, если о ней просят и характеризоваться доброжелательностью. Сигналами сознательной обратной связи при устной передаче информации бывают уточнение, перефразирование, обобщение, выражение чувства.
Поскольку такие сигналы могут быть достаточно слабыми, то за реакцией партнеров нужно внимательно наблюдать Устойчивая обратная связь позволяет существенно повысить надёжность обмена информацией и хотя бы частично избежать её потерь и помех, искажающих её смысл. К помехам прежде всего относятся стереотипы, то есть устойчивые мнения по поводу людей и ситуаций, позволяющие судить о них по ассоциации. Пристрастием к стереотипам может страдать как отправитель информации, так и её получатель, поэтому
при осуществлении коммуникаций необходимо удостовериться в реальном понимании партнерами сути проблемы, а не ограничиваться традиционным вопросом как поняли на который обычно в любом случае отвечают. Зачастую информация искажается вследствие того, что отправитель и получатель имеют разный статус, положение, предвзято относятся друг к другу или к тому, о чём или о ком идёт речь. Сообщение может не восприниматься из-за отсутствия интереса к нему, непонимания его важности.
Этот интерес можно возбудить доводя до сведения партнера выгоды, которые он может иметь, относясь к информации должным образом, и потери, связанные с её игнорированием. Препятствием обмену информацией могут служить и технические неполадки . К ним прежде всего относится разное понимание символов, с помощью которых информация передаётся, вызванное различиями в образовании, специальности, квалификации, национальными особенностями либо слабым знанием
языка. Часто вербальная передаваемая с помощью слов информация искажается невербальным довеском , которые также могут по тем или иным причинам восприниматься неоднозначно в Болгарии отрицание сопровождается кивком головы, что в большинстве стран воспринимается как знак согласия . Также искажение или потеря информации происходит под воздействием физиологических и психологических причин усталости, слабой памяти, забывчивости, рассеянности партнёров, их лени или наоборот, импульсивности,
не позволяющих сосредоточиться, излишней эмоциональности, нетерпеливости, выражающейся в перебивании партнёра, забегании вперед, недослушивании до конца, постоянном комментировании услышанного. Всё это не даёт возможности одному из участников обмена информацией донести её до другого в полном объёме, а другому - соответствующим образом её воспринять, что в конечном итоге отражается на качестве управленческих решений. См. Бандурка А.М Бочарова С.
П Землянская Е.В. Психология управления Харьков ООО Фортуна-пресс , 1998г. с.395 Исходя из вышесказанного можно сделать вывод - что информация это отражение окружающего нас мира, его свойств, качеств или каких либо процессов происходящих в нём. Информация может быть полезна только в случае если она отвечает всем требованиям, то есть она достоверна, полна, актуальна и ясна. Именно информация является предметом управленческого труда, а управленческое
решение как продукт деятельности менеджера непосредственно зависит от качества информации. Для облегчения передачи информации её необходимо документировать. Документирование - регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе, обеспечивающий её юридическую силу. Документирование всегда осуществляется по определённым правилам, установленными правовыми нормативными актами или выработанными традицией.
См. Кудряев В.А. Организация работы с документами учебник - 2-е издание, М. ИНФРА-М, 2002г. с.52 1.3 Организация процесса делопроизводства Основным законом, регулирующим порядок создания и использования информации информационных ресурсов , является Федеральный закон Российской Федерации Об информации, информатизации и защите информации от 20 февраля 1995г. 24-ФЗ. Закон устанавливает правовой режим создания, хранения и использования информационных
ресурсов, в частности порядок документирования информации право собственности на отдельные документы и отдельные массивы документов, в том числе в информационных системах категории информации по уровню доступа к ней порядок правовой защиты информации. Закон следующим образом определяет понятия документальная информация и информационные ресурсы документированная информация документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать информационные ресурсы - отдельные
документы и массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах библиотеках, архивах, фондах, банках данных, других видах информационных систем . См. Федеральный закон Российской Федерации Об информации, информатизации и защите информации от 20 февраля 1995г. 24-ФЗ Традиционно сфера деятельности, связанная с обработкой документов, называется делопроизводством. Делопроизводство - это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с
официальными документами. См. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения М. ИПК Издательство стандартов, 1998г. Делопроизводство ДОУ предполагает прежде всего создание документов, или документирование, под которым понимается запись информации на различных носителях по установленным правилам. Документирование может осуществляться как на естественном языке так и на искусственных языках с использованием
новых носителей информации. При документировании на естественном языке создаются текстовые документы - документы, содержащие речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи. Текстовый документ, созданный с помощью письма это традиционный документ на бумажном носителе или видеограмма документа - изображение документа на экране монитора. При документировании на искусственных языках документы создаются на машинных носителях - документы,
созданные с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку информации ЭВМ. Результатом документирования является документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать. Носитель - материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нём речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. В настоящий момент наиболее распространённым носителем информации является бумага, но технический прогресс
способствует всё большему распространению магнитных и электронных носителей, позволяющих обрабатывать и хранить информацию с помощью ЭВМ. Документирование предполагает соблюдение установленных правил записи информации, что придаёт юридическую силу созданным документам. Юридическая сила - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком его оформления.
Юридическая сила документа обеспечивается установленным для каждой разновидности документов комплексом реквизитов - обязательных элементов оформления документа имя автора документа, адресата, подпись, дата, номер, гриф секретности, печать и т.д Требования к оформлению документов фиксируются в государственных стандартах. Государственным стандартом установлен не только состав реквизитов всего их 29 , но и зоны и последовательность их размещения на документе. См.
ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов М. ИПК Издательство стандартов, 1998г. В обществе документы являются основными носителями управленческой, научной, статистической и иной социально значимой информации. Документы - носители первичной информации, именно в них информация
фиксируется впервые. Это свойство позволяет отличать документы от других источников информации. Любой документ является частью системы документации. Под системой документации понимают совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению. Изначально все документы делятся на документы личного пользования и официальные.
К документам личного пользования относят документы созданные человеком вне сферы его служебной деятельности и выполнения общественных обязанностей личная переписка, мемуары, дневники . Официальные документы в зависимости от обслуживаемой ими сферы человеческой деятельности разделяются на управленческие, научные, технические, технологические, производственные и пр. Именно управленческие документы, обеспечивают управляемость объектов в рамках как государства, так
и отдельной организации. Основные системы таких документов показаны на рисунке 5 Документы, составляющие одну систему документации характеризуются единством целевого назначения и в комплексе обеспечивают документирование той или иной управленческой функции или вида деятельности. Документационное обеспечение документов предполагает не только создание документов, но и организацию работы с ними. Организация работы с документами - это организация документооборота, хранение документов
и их использование в текущей деятельности. Документооборот организации - это совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих движение документов в учреждении с момента их создания или поступления и до завершения исполнения или отправки. Все документы разделяются на документопотоки регистрируемые и нерегистрируемые документы, входящие, исходящие и внутренние документы и пр. Под документопотоком понимается совокупность документов, выполняющих определённое целевое назначение
в процессе документооборота. Характеристикой документооборота является его объём. Под объёмом документооборота понимается количество документов, поступивших в организацию и созданных ею в течение определённого периода времени как правило, года . Одна из важнейших функций в организации работы с документами - учёт документов, который обеспечивается их регистрацией - записью учётных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт создания
документа, его отправки или получения. Кроме того, регистрация позволяет осуществлять контроль исполнения документов и вести их поиск. Система хранения документов - это совокупность средств, способов и приёмов учёта и систематизации документов с целью их поиска и использования в текущей деятельности учреждения. Для системы хранения документов наиболее значимыми понятиями являются номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел, формируемых в делопроизводстве учреждения, расположенных в определённой последовательности
с указанием сроков их хранения дело - это совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности и помещённых в отдельную обложку. См. Янковая В.Ф. Терминология документационного обеспечения управления М. Делопроизводство. 1999г 1, с.41-46 В настоящее время как в производстве, так и в документообороте предприятий наблюдается значительное расширение круга задач охватываемых компьютерной техникой.
Постоянно растёт объём, скорость, качество и сложность обрабатываемой информации, возникает потребность в новых видах её представления. Как показывает практика, большинство пользователей уже не представляет себе, выполнение своей работы, с которой прекрасно справлялись еще 5-10 лет назад, без помощи компьютера. Вот только некоторые из преимуществ использования вычислительной техники при работе, с какими-либо данными, документами возможность оперативного контроля за достоверностью информации, уменьшается число
возможных ошибок, при генерировании производных данных сразу после ввода, данные могут участвовать в различных операциях возможность быстрого получения необходимых отчётов необходимая информация может быть быстро найдена в том числе с помощью контекстного поиска , поиск которой в обычной папке с документами затруднён существенная экономия времени и людских ресурсов при выполнении операций, связанных с обработкой информации позволяет быстро и в наиболее подходящем для конкретного человека виде просмотреть данные,
что повышает их восприятие. В настоящее время, в связи с развитием компьютерной техники и информационных технологий трудно представить себе организацию, документооборот которой функционирует без применения средств вычислительной техники. Это связано с тем, что передовые технологии в области создания, обработки и хранения документов значительно облегчают работу с ними, значительно сокращается время создания документа, ускоряют процесс передачи документов, облегчают их хранение и последующий поиск.
Всё это значительно облегчает труд менеджера. Системы на базе ПЭВМ и программное обеспечение ПО предназначенные для облегчения труда аппарата управления будут рассмотрены ниже. 1.4 Современные средства обеспечения управленческой деятельности, их классификация С появлением новых средств управления меняются взгляды, вкусы и даже мода на техническое оснащение труда руководителя. Совсем недавно высокий начальник должен был иметь большой стол с массивным чернильным
прибором, над столом портрет очередного вождя и много, очень много телефонов иногда около чернильного прибора ещё лежала логарифмическая линейка . Потом появились зачем-то громоздкие радиоприёмник и телевизор, со стола исчезли телефоны, чернильница и логарифмическая линейка, им на смену пришли телефонный концентратор, или элетап, и счётно-клавишная машинка. Портрет остался. Теперь портрет перекочевал со стены на стол правда, там теперь не вождь, а жена и детки - как у американского
президента , на стене - золотой двуглавый орёл, а рядом с неизменным гигантским столом - маленький, с персональным компьютером, которым современный босс пользуется столь же редко, как его предшественник логарифмической линейкой. Технические средства управления - аппаратура приёма и обработки информации, техника умственного труда, и она жизненно необходима всем, кто работает с информацией. Чем совершеннее эта техника и чем лучше руководитель умеет ею пользоваться, тем эффективнее технология
управления, организация управленческого труда и сам процесс управления. Эффективность применения комплекса технических средств КТС управления зависит от нескольких условий. Во-первых, от возможностей и качества самой компьютерной техники и средств телекоммуникаций. Во-вторых, от совершенства программного обеспечения и, наконец, от профессиональной подготовленности пользователей этих программных средств и
КТС. См. Кнорринг В.И. Теория, практика и искусство управления . Учебник для вузов по специальности Менеджмент 2-е изд изм. и доп М. Издательство НОРМА, 2002г с.106 Современные средства компьютерной техники могут быть классифицированы следующим образом персональные компьютеры - это вычислительные системы, все ресурсы которых полностью направлены на обеспечение деятельности одного рабочего места управленческого работника корпоративные
компьютеры main frame - это вычислительные системы, обеспечивающие совместную деятельность многих управленческих работников в рамках одной организации, одного проекта, одной сферы информационной деятельности при использовании одних и тех же информационно-вычислительных ресурсов. Область использования таких компьютеров - реализация информационных технологий обеспечения управленческой деятельности в крупных финансовых и производственных организациях, организация информационных систем
биржевые, банковские системы суперкомпьютеры - это вычислительные системы с предельными характеристиками вычислительной мощности и информационных ресурсов, которые используются в военной и космической областях деятельности, фундаментальных научных исследованиях, глобальном прогнозировании погоды. Программные средства современных информационных технологий в целом разделяются на системные и прикладные. Системные программные средства предназначены для обеспечения деятельности компьютерных систем как таковых
и включают в себя тестовые и диагностические программы антивирусные программы операционные системы командно-файловые процессоры оболочки . Прикладные программные средства обеспечения управленческой деятельности классифицируются следующим образом системы подготовки текстовых документов системы обработки финансово-экономической информации системы управления базами данных СУБД личные информационные системы системы подготовки презентаций системы управления проектами экспертные
системы и системы поддержки принятия решений СППР системы интеллектуального проектирования и совершенствования систем управления прочие системы. См. Назаров С.В. Компьютерные технологии обработки информации М. Финансы и статистика, 2001г с.34-78 Возможности некоторых программных продуктов рассмотрены в приложении А. Одной из наиболее часто встречаемых систем является автоматизированная система управления
АСУ . Автоматизированные системы управления - человеко-машинные советующие системы, в которых компьютер выполняет функции сбора, хранения, обработки и выдачи информации, но принятие оперативного решения остаётся за человеком. Общая схема функционирования организации с использованием АСУ графически представлена на рисунке 6. АСУ состоит из двух основных частей функциональной и обеспечивающей. Функциональная часть представляет собой комплекс задач и подсистем, созданных для оптимального управления
объектом. Декомпозиция АСУ на составляющие её подсистемы производится по функционально-организационному признаку с учётом действующей структуры и особенностей объекта управления типа предприятия, характера производства, действующей системы управления . Обеспечивающая часть АСУ состоит из информационного, технического, программного, организационного и правового обеспечения. Наиболее сложной составляющей обеспечивающей части
АСУ является программное обеспечение, т.е. совокупность компьютерных программ и алгоритмических языков, обеспечивающая функционирование комплекса технических средств. См. Кнорринг В.И. Теория, практика и искусство управления . Учебник для вузов по специальности Менеджмент 2-е изд изм. и доп М. Издательство НОРМА, 2002г с.110 Различают два основных типа систем управления 1
Системы управления технологическими процессами в широком смысле этого слова, предназначенные для непосредственного управления производственными процессами на физическом уровне процесса 2 Системы информационного управления, имеющие дело с объектами организационной природы, предназначенные для решения задач управления таких объектов управления, как крупные технические подразделения, военные, строительные и иные объекты разных рангов. Главное отличие между ними заключается в характере объекта
управления. В первом случае это всевозможные установки, приборы, станки и прочее, во втором - прежде всего люди. Другое отличие между указанными системами заключается в форме передачи информации. Если в системах управления технологическими процессами основной формой передачи информации являются различного рода сигналы, то в системах организационного управления это документы. Чёткую границу между двумя рассматриваемыми типами систем провести невозможно, чаще всего передача
информации осуществляется как с помощью документов, так и с помощью сигналов. Несмотря на определённые трудности связанные с вводом АСУ, её внедрение позволяет увеличить прибыль, объём выпуска продукции, фондоотдачу и снизить трудоёмкость процесса управления. К сожалению, основные трудности возникают не при разработке программного обеспечения, а при подготовке персонала организации к режиму работы в условиях функционирования
АСУ. Опыт показывает, что при внедрении новаций АСУ, нового программного оснащения или новых ПЭВМ у сотрудников возникает психологический барьер т.к. это ломает их старые методы работы. Но с другой стороны, внедрение ПЭВМ и новейшего программного обеспечения формирует новый тип руководителя которому доступно широкое информационное поле и качественно новые виды коммуникаций. II. ПРАКТИКА ОРГАНИЗАЦИИ РАБОЧЕГО МЕСТА МЕНЕДЖЕРА 2.1
Рабочее место руководителя на базе ПЭВМ и АСУ Задача накопления, обработки и распространения обмена информации стояла перед человечеством на всех этапах его развития. В течение долгого времени основными инструментами для её решения были мозг, язык и слух человека. Первое кардинальное изменение произошло с приходом письменности, а затем изобретением книгопечатания. Положение в корне изменилось с появлением электронных вычислительных машин
ЭВМ . Первые ЭВМ использовались как большие автоматические арифмометры. Принципиально новый шаг был совершён, когда от применения ЭВМ для решения отдельных задач перешли к их использованию для комплексной автоматизации тех или иных законченных участков деятельности человека по переработке информации. Одним из первых примеров подобного системного применения
ЭВМ в мировой практике были так называемые административные системы обработки данных автоматизация банковских операций, бухгалтерского учёта, резервирования и оформления билетов и т.п. Решающее значение для эффективности систем подобного рода имеет то обстоятельство, что они опираются на автоматизированные информационные базы. Это означает, что в памяти ЭВМ постоянно сохраняется информация, нужная для решения тех задач, на которые рассчитана система.
Она и составляет содержимое информационной базы соответствующей системы. При решении очередной задачи система нуждается во вводе только небольшой порции дополнительной информации остальное берётся из информационной базы. Каждая порция вновь вводимой информации изменяет информационную базу системы. Эта база информационная, или база данных находится, таким образом, в состоянии непрерывного обновления, отражая все изменения, происходящие в реальном объекте, с которым имеет дело система.
Хранение информации в памяти ЭВМ придаёт этой информации новое качество динамичности, то есть способность к быстрой перестройке и непосредственному её использованию в решаемых на ЭВМ задачах. Устройства автоматической печати принтеры , позволяют в случае необходимости быстро представить любую информацию в графической форме на бумаге. По мере своего дальнейшего развития административные системы обработки данных перерастают в автоматизированные системы управления
АСУ соответствующими объектами, в которых, как правило, не ограничиваются одной ЭВМ, а в составе двух и более ЭВМ объединяют в вычислительный комплекс ВК на базе локальной вычислительной сети ЛВС . С целью обеспечения возможности взаимодействия человека с ЭВМ в интерактивном режиме появляется необходимость реализовать в рамках АСУ так называемое АРМ - автоматизированное рабочее место.
АРМ представляет собой совокупность программно-аппаратных средств, обеспечивающих взаимодействие человека с ЭВМ, то есть такие функции как возможность ввода информации в ЭВМ возможность вывода информации из ЭВМ на экран монитора, принтер или другие устройства вывода в настоящее время этот перечень достаточно широк . Интеллектуальные АРМ в свою очередь также содержат в своем составе ЭВМ, тем или иным способом подсоединенную к центральной
ЭВМ ВК АСУ. Устройства ввода также должны обеспечивать широкий спектр вводимой информации текстовой, координатной, факсимильной и т.д. Поэтому АРМ оснащаются при необходимости универсальной или специальной клавиатурой, устройствами ввода координатной информации типа мыши , различного рода сканерами, плоттерами и т.д. С целью повысить спектр форм представления информации, выводимой из ЭВМ, АРМ оснащается цветными мониторами, средствами создания и управления звуковыми сигналами вплоть
до возможности создания и воспроизведения речевых сигналов. Внедрение такого рода новаций приводит к неизбежным потерям вызванным их разработкой и запуском в работу. Например, соотношение общих трудозатрат на создание функциональной и обеспечивающей частей АСУ представлено в таблице 1 Таблица 1 Наименование трудозатрат чел дней Функциональная часть АСУ 89465 42 Обеспечивающая часть
АСУ 122225 58 В том числе информационное обеспечение математическое и программное обеспечение техническое обеспечение 23960 94980 1840 19,5 77,5 1,5 Прочее 1445 1,5 Данные таблицы 1 наглядно показывают, что разработка и внедрение крупной АСУ требует весьма серьёзных трудозатрат. Именно это обстоятельство используется как основной аргумент против внедрения новых технологий управления. Однако опыт зарубежных фирм и анализ многолетнего функционирования
АСУ на отечественных предприятиях показывают высокую эффективность этих мероприятий. Но кроме повышения качества управления, освобождения исполнителей от ручных операций и увеличения надёжности, оптимизации плановой деятельности и контроля АСУ существенно влияет на технико-экономические показатели предприятия. По данным научных источников, внедрение АСУ вызывает следующие изменения представленные в таблице 2
Таблица 2 Показатель Изменения В процентном выражении Прибыль увеличение 6 - 23 Объём выпуска продукции увеличение 5 - 18 Рентабельность увеличение 5 - 8 Фондоотдача увеличение 3 - 7 Производительность труда увеличение 5 - 15 Оборачиваемость оборотных средств ускорение 4 - 12 Основные фонды высвобождение 4 - 8 Штрафы за невыполнение обязательств сокращение 7 -
13 Трудоёмкость операций управления снижение 10 - 35 Данные представленные в таблице 2 показывают изменения важнейших показателей из чего становится очевидной необходимость внедрения АСУ. Так же не следует забывать, что в связи с развитием технических и программных средств и снижением их стоимости эти технико-экономические показатели будут расти. Внедрение АСУ продолжается и в настоящее время, хотя и не так широко, как в 80-е годы.
Например, Уфимский электроламповый завод ныне АО УЭЛЗ-СВЕТ добился высоких показателей за счёт технического перевооружения основных цехов на основе АСУ. Создание АСУ всегда сопряжено со значительными трудностями экономического, организационного и психологического характера. Кроме объёмных проектных работ необходимо решить вопросы создания нормативно-информационной базы данных, обосновать выбор и приобрести электронно-вычислительную технику, провести длительную, кропотливую
работу по обучению и психологической перестройке кадров. В создании АСУ особенно важна роль руководителя предприятия принцип первого лица . Процесс создания АСУ всегда заметно обогащает принципиально новой информацией специалистов предприятия - разработка и внедрение АСУ позволяют по-новому определить технологические и информационные процессы, глубже продумать структуру управления предприятия.
Создаваемые в начале 80-х годов АСУ имели в основе своей технической базы самые мощные для того времени ЭВМ единой серии ЕС-1022, ЕС-1033 и т.д Современные АСУ имеют несравненно более совершенные технические средства персональные компьютеры, объединённые в единую информационную сеть со значительно более развитой системой программного и информационного обеспечения. Всё это обеспечивает высокую эффективность АСУ. В начале 80-х годов считалось целесообразным обучать
пользователя алгоритмическим языкам, но с каждым годом появлялись всё новые версии машинных языков и создавались новые, более совершенные. В связи с этим ЭВМ стали строиться по принципу интеллектуального интерфейса пользователя, то есть не человека стали приспосабливать к компьютеру, а, наоборот, машину адаптировать к пользователю, максимально приближая язык диалога с компьютером к привычным для человека методам общения с собеседником.
Наряду с разработкой АСУ различной степени сложности и работами по созданию искусственного интеллекта плодотворно развиваются и концепции перехода комплексной автоматизации на более высокий уровень. В связи с принципиальным увеличением надёжности систем автоматики, телемеханики, защит и блокировок наметилась чёткая тенденция вывода из контуров управления самого ненадёжного элемента - человека, т.е. переход от автоматизированных систем управления к автоматическим.
Таблица сравнения свойств человека и некоторых качественных характеристик компьютера дана в приложении Б. Важность этого процесса подтверждается статистикой - около 95 всех крупнейших аварий, включая и чернобыльскую катастрофу, произошло по вине обслуживающего персонала. Перевод АСУ на новую компьютерную технику позволяет сокращать сроки обработки информации и создавать мощные базы и банки данных кстати, к моменту распада
СССР в США имелось 3200 общедоступных банков данных, в Великобритании - 2500, в Германии - 290, а в нашей стране - ни одного . ПК и АСУ успешно применяются в современных условиях, от космических программ до управления небольшим предприятием и значительно повышает качество информационного обеспечения менеджеров, но АСУ не единственная система необходимая для обеспечения оптимального процесса управления.
Как уже отмечалось выше, внедрение АСУ невозможно без общей автоматизации управления, в частности, создания автоматизированных рабочих мест АРМ и вычислительных сетей. Этот аспект будет рассматриваться ниже. 2.2. Управление предприятием и автоматизация Автоматизацию управления можно условно разделить на три уровня первый - автоматизация рабочего места АРМ , второй - создание локальной вычислительной сети
ЛВС и третий - создание глобальной вычислительной сети ГВС . В последние годы возникает концепция распределенных систем управления, где предусматривается локальная обработка информации. Для реализации идеи распределенного управления необходимо создание для каждого уровня управления и каждой предметной области автоматизированных рабочих мест АРМ на базе профессиональных персональных ЭВМ. Cспециалисты определяют их чаще всего как профессионально-
ориентированные малые вычислительные системы, расположенные непосредственно на рабочих местах специалистов и предназначенные для автоматизации их работы. Для каждого объекта управления нужно предусмотреть автоматизированные рабочие места, соответствующие их функциональному назначению. Однако принципы создания АРМ должны быть общими системность, гибкость, устойчивость, эффективность. Принцип гибкости означает приспособляемость системы к возможным перестройкам благодаря модульности
построения всех подсистем и стандартизации их элементов. Принцип устойчивости заключается в том, что система АРМ должна выполнять основные функции независимо от воздействия на неё внутренних и внешних возможных факторов. Это значит, что неполадки в отдельных её частях должны быть легко устранимы, а работоспособность системы - быстро восстановима. Эффективность АРМ следует рассматривать как интегральный показатель уровня
реализации приведённых выше принципов, отнесённого к затратам по созданию и эксплуатации системы. Функционирование АРМ может дать численный эффект только при условии правильного распределения функций и нагрузки между человеком и машинными средствами обработки информации, ядром которых является ЭВМ. Лишь тогда АРМ станет средством повышения не только производительности труда и эффективности управления, но и социальной комфортности специалистов. Очевидно, наиболее эффективной организационной формой использования
ПЭВМ является создание на их базе АРМ конкретных специалистов экономистов, статистиков, бухгалтеров, руководителей , поскольку такая форма устраняет психологический барьер в отношениях между человеком и машиной. АРМ должен отвечать следующим требованиям своевременное удовлетворение информационной и вычислительной потребности специалиста минимальное время ответа на запросы пользователя адаптация к уровню подготовки пользователя и его профессиональным запросам простота освоения приёмов работы на
АРМ и лёгкость общения, надёжность и простота обслуживания терпимость по отношению к пользователю возможность быстрого обучения пользователя возможность работы в составе вычислительной сети. Обобщенная схема АРМ представлена на рисунке 7. Рисунок 7 - Схема автоматизированного рабочего места. Если работнику для выполнения своих функций не требуется выход в сеть или связи с другими АРМ, то такое АРМ считается закрытым.
Иначе АРМ считается открытым. ЛВС - совокупность взаимосвязанных и распределённых по сравнительно небольшой территории вычислительных ресурсов, взаимодействие которых обеспечивается специальной системой передачи данных. ЛВС могут состоять из одного файл-сервера, поддерживающего небольшое число рабочих станций, или из многих файл-серверов и коммуникационных серверов, соединённых с сотнями рабочих станций. Некоторые сети спроектированы для оказания сравнительно простых услуг, таких, как совместное пользование
прикладной программой или файлом и обеспечение доступа к единственному принтеру. Другие сети обеспечивают связь с большими и мини-ЭВМ, модемами коллективного пользования, разнообразными устройствами ввода вывода графопостроителями, принтерами и т.д. и устройствам памяти большой ёмкости диски типа WORM . ГВС - это сеть, охватывающая территорию страны или нескольких стран с расстоянием между звеньями сети от сотен до тысяч километров. На данный момент самой популярной
ГВС является Internet. Internet - глобальная компьютерная сеть, охватывающая весь мир. Ежемесячно размер сети увеличивается на 9-12 . Internet образует ядро, обеспечивающее связь различных информационных сетей, принадлежащих различным учреждениям во всем мире, одна с другой. Если ранее сеть использовалась исключительно в качестве среды передачи файлов и сообщений электронной почты, то сегодня решаются более сложные задачи распределенного доступа к ресурсам.
Internet, служившая когда-то исключительно исследовательским и учебным группам, чьи интересы простирались вплоть до доступа к суперкомпьютерам, становится всё более популярной в деловом мире. Компании соблазняют быстрота, дешёвая глобальная связь, удобство для проведения совместных работ, доступные программы, уникальная база данных сети Internet. Они рассматривают глобальную сеть как дополнение к своим собственным локальной сетям. При низкой стоимости услуг часто это только фиксированная ежемесячная
плата за используемые линии или телефона пользователи могут получить доступ к коммерческим и некоммерческим информационным службам США, Канады, Австралии и многих других стран. В архивах свободного доступа сети Internet можно найти информацию практически по всем сферам человеческой деятельности, начиная с новых научных открытий до прогноза погоды на завтра. Кроме того Internet предоставляет уникальные возможности относительно дешёвой, надёжной и конфиденциальной
глобальной связи по всему миру. По моему мнению это очень удобно для фирм имеющих свои филиалы в различных странах мира, транснациональных корпораций и структур управления. Как показывает практика, использование инфраструктуры Internet для международной связи зачастую обходится значительно дешевле прямой компьютерной связи через спутниковый канал или через телефон. Электронная почта - самая распространенная услуга сети
Internet. В настоящее время свой адрес по электронной почте имеют приблизительно 60 миллионов человек. Посылка письма по электронной почте обходится значительно дешевле посылки обычного письма Кроме того сообщение, посланное по электронной почте дойдёт до адресата за несколько минут, в то время как обычное письмо может добираться до адресата несколько дней, а то и недель. В настоящее время Internet испытывает период подъема, во многом благодаря активной поддержке со стороны
правительств европейских стран и США. Ежегодно в США выделяется около 2-3 миллионов долларов на создание новой сетевой инфраструктуры. Исследования в области сетевых коммуникаций финансируются также правительствами Великобритании, Швеции, Финляндии, Германии. Однако, государственное финансирование - лишь небольшая часть поступающих средств, т.к. всё более заметной становится коммерциализация сети ожидается, что 80-90 средств будет поступать из частного сектора . Осуществление всего комплекса автоматизации управления
предприятием в целом и внедрения АСУ в частности не может не вызвать ряд затруднений и проблем, связанных как с чисто технической стороной вопроса, так и с системой менеджмента принятой на конкретном предприятии. Практика внедрения автоматизированных систем управления и решения основных проблем возникающих при этом рассмотрена ниже. 2.3 Практика внедрения АСУ При внедрении автоматизированных систем управления, чаще всего возникают следующие проблемы и задачи, представленные схематично на рисунке 8, связанные
с их разработкой и эксплуатацией Отсутствие постановки задачи менеджмента на предприятии. Эта проблема является наиболее значимой и сложной. На первый взгляд, её тема перекликается с содержанием второго пункта, посвященного реорганизации структуры предприятия. Однако на самом деле, она более глобальна и включает в себя не только методологии управления, но также философские и психологические аспекты. Дело в том, что большинство руководителей управляют
своим предприятием только исходя из своего опыта, своей интуиции, своего видения и весьма неструктурированных данных о его состоянии и динамике. Как правило, если руководителя попросить описать в каком-либо виде структуру деятельности своего предприятия или набор положений, исходя из которых он принимает управленческие решения, дело достаточно быстро заходит в тупик. По мнению автора дипломного проекта, важнейшим фактором является постановка задач менеджмента, поскольку она оказывает влияние как на успех деятельности предприятия
в целом, так и на успех проекта автоматизации в частности. Очевидно, что бесполезно заниматься внедрением, например, автоматизированной системы бюджетирования, если само бюджетирование не поставлено на предприятии должным образом, то есть как определенный последовательный процесс. В настоящий момент в России до конца не сложился национальный подход к менеджменту, и в данный момент российское управление представляет собой гремучую смесь из теории западного менеджмента которая
во многом не является адекватной существующей ситуации и советско-российского опыта, который, хотя и во многом гармонирует с общими жизненными принципами, но уже не отвечает жёстким требованиям рыночной конкуренции. Поэтому, первое, что необходимо сделать для того, чтобы проект внедрения автоматизированной системы управления оказался удачным - максимально формализовать все те контуры управления, которые необходимо автоматизировать. Для осуществления этого не обойтись без привлечения профессиональных консультантов,
но по опыту, затраты на консультантов просто не сопоставимы с убытками от проваленного проекта автоматизации. Необходимость реорганизации структуры и деятельности предприятия. Прежде чем приступать к внедрению системы автоматизации на предприятии необходимо произвести частичную реорганизацию его структуры и технологий ведения бизнеса. Поэтому, одним из важнейших этапов проекта внедрения, является полное и достоверное обследование предприятия
во всех аспектах его деятельности. На основе заключения, полученного в результате обследования, строится вся дальнейшая схема построения корпоративной информационной системы. В результате обследования обычно фиксируется большое количество мест возникновения необоснованных дополнительных затрат, а также противоречий в организационной структуре, устранение которых позволило бы уменьшить производственные и логистические издержки, а также существенно сократить время исполнения различных
этапов основных бизнес-процессов. Реорганизация может быть проведена в ряде локальных точек, где она объективно необходима, что не повлечёт за собой ощутимый спад активности текущей коммерческой деятельности. Изменение технологии работы с информацией, и принципов ведения бизнеса. Эффективно построенная информационная система не может не внести изменений в технологию планирования бюджетирования и контроля, а также управления бизнес-процессами.
Одной из самых важных для руководителя особенностей корпоративной информационной системы, являются модули управленческого учёта и финансового контроля. Каждое функциональное подразделение может быть определено как центр финансового учёта, с соответствующим уровнем финансовой ответственности его руководителя. Это повышает ответственность каждого из таких руководителей, и предоставляет в руки высших менеджеров
эффективный инструментарий для чёткого контроля исполнения отдельных планов и бюджетов. При наличии информационной системы, руководитель способен получать актуальную и достоверную информацию обо всех срезах деятельности компании, без временных задержек и излишних передаточных звеньев. Кроме того, информация подаётся руководителю при отсутствии человеческих факторов, которые могут предвзято или субъективно трактовать информацию при передаче.
Однако, некоторые руководители не привыкли принимать управленческие решения по информации в чистом виде, если к ней не приложено мнение человека, который её доставил. Такой подход в принципе имеет право на жизнь и при наличии информационной системы, однако часто он негативно отражается на объективности менеджмента. Внедрение системы автоматизации вносит существенные изменения в управление бизнес-процессами.
Каждый документ, отображающий в информационном поле тот или иной бизнес-процесс, в интегрированной системе создаётся автоматически, на основании первичного документа, открывшего процесс. Сотрудники, ответственные за этот бизнес-процесс лишь контролируют и, при необходимости, вносят изменения в позиции построенных системой документов. Например, заказчик разместил заказ на продукцию, который должен быть исполнен к определённому числу месяца.
Заказ вводится в систему, на основании чего системой автоматически создается счёт на основе существующих алгоритмов ценообразования , счёт пересылается заказчику, а заказ направляется в производственный модуль, где происходит разбивка заказанного вида продукции на отдельные комплектующие. На основе списка комплектующих в модуле закупок системой создаются заказы на их закупку, а производственный модуль соответствующим образом оптимизирует производственную программу, чтобы заказ был исполнен точно
к сроку. В реальной жизни возможны различные варианты неустранимых срывов поставок комплектующих, поломки оборудования и т.д поэтому каждый этап выполнения заказа должен строго контролироваться ответственным за него кругом сотрудников, которые, в случае необходимости, должны создать управленческое воздействие на систему, чтобы избежать нежелательных последствий или уменьшить их. Наличие автоматизированной системы управления ведёт к существенному сокращению бумажной волокиты ускоряет
процесс и повышает качество обработки заказов, поднимает конкурентоспособность и рентабельность предприятия в целом, а всё это требует большей собранности, компетенции и ответственности исполнителей. Кроме того, в связи с этим может возникнуть ситуация при которой, существующая производственная база перестанет справляться с увеличивающимся потоком заказов, и в неё тоже нужно будет вносить организационные и технологические коррективы, которые впоследствии должны положительно сказаться на процветании и развитии
предприятия. Сопротивление сотрудников предприятия.При внедрении корпоративных информационных систем в большинстве случаев возникает активное сопротивление сотрудников на местах, которое является серьёзным препятствием для консультантов и вполне способно сорвать или существенно затянуть проект внедрения. Это вызвано несколькими человеческими факторами обыкновенным страхом перед нововведениями, консерватизмом например, кладовщику, проработавшему 30 лет с бумажной
картотекой, обычно психологически тяжело пересаживаться за компьютер , опасение потерять работу или утратить свою незаменимость, боязнь существенно увеличивающейся ответственности за свои действия. Руководителям предприятия, принявшим решение автоматизировать свой бизнес необходимо прибегать к действиям рассмотренным на рисунке 9 Увеличение нагрузки на сотрудников при внедрении АСУ.На некоторых этапах проекта внедрения временно возрастает нагрузка на сотрудников предприятия.
Это связано с тем, что помимо выполнения обычных рабочих обязанностей, сотрудникам необходимо осваивать новые знания и технологии. Во время проведения опытной эксплуатации и при переходе к промышленной эксплуатации системы АСУ в течение некоторого времени приходится вести дела, как и в новой системе, так и продолжать ведение их традиционными способами поддерживать бумажный документооборот и существовавшие ранее системы . В связи с этим, отдельные этапы проекта внедрения системы могут затягиваться под предлогом того, что
у сотрудников и так хватает срочной работы по прямому назначению, а освоение системы является второстепенным и отвлекающим занятием. В таких случаях руководителю предприятия, помимо ведения разъяснительной работы с уклоняющимися от освоения новых технологий сотрудниками необходимо повысить уровень мотивации сотрудников к освоению системы в форме поощрений и благодарностей принять организационные меры к сокращению срока параллельного ведения дел. Формирование группы внедрения и сопровождения системы.
Как показывает опыт, внедрение большинства крупных АСУ производится по следующей технологии на предприятии формируется небольшая 3-6 человек рабочая группа, которая проходит максимально полное обучение работе с системой, затем на эту группу ложится значительная часть работы по внедрению системы и дальнейшему её сопровождению. Применение подобной технологии вызвано двумя факторами во-первых, тем, что предприятие обычно заинтересовано
в том, чтобы у него под рукой были специалисты, которые могут оперативно решать большинство рабочих вопросов при настройке и эксплуатации системы, а во-вторых, обучение своих сотрудников и их использование, всегда существенно дешевле аутсорсинга. Таким образом, формирование сильной рабочей группы является залогом успешной реализации проекта внедрения. Особенно важным вопросом является выбор руководителя такой группы и администратора системы. Руководитель, помимо знаний базовых компьютерных технологий,
должен обладать глубокими знаниями в области ведения бизнеса и управления. В практике крупных западных компаний такой человек занимает должность CIO Chief Information Officer которая обычно является второй и в иерархии руководства компании. На практике, при внедрении систем такую роль, как правило, играет начальник отдела АСУ или ему аналогичного. Основными правилами организации рабочей группы являются следующие принципы
специалистов рабочей группы необходимо назначать с учётом следующих требований знание современных компьютерных технологий и желание осваивать их в дальнейшем , коммуникабельность, ответственность и дисциплинированность с особой ответственностью следует назначать администратора системы, так как ему будет доступна практически вся корпоративная информация членов группы следует выбирать из преданных и надёжных сотрудников и выработать систему поддержки этой преданности в течение всего проекта руководитель проекта должен чётко расписать
круг задач решаемых каждым входящим в группу сотрудником, формы планов и отчётов, а также длину отчётного периода. В наилучшем случае, отчётным периодом должен быть один день. При рассмотрении практики внедрения АСУ на предприятии были выявлены наиболее распространённые проблемы возникающие в ходе данного процесса, так же были рассмотрены пути их разрешения. Производители АСУ и программного обеспечения, в свою очередь, постоянно сталкиваясь в своей практике
с данными проблемами вынуждены постоянно обновлять и модифицировать выпускаемые программные продукты. Исходя из этого можно выявить определённые тенденции присущие развитию АСУ. 2.4 Тенденции развития АСУ и АСУ ТП в России Как известно, главными системными применениями вычислительной техники являются автоматизированные системы управления экономико-организационного типа ОАСУ, АСУП и т.п. системы автоматизации проектирования и конструирования
САПР , информационно-поисковые системы и системы управления сложными технологическими процессами АСУ ТП . Последние дают наибольший социальный и экономический эффект. Сегодня технологические процессы постоянно усложняются, а агрегаты, реализующие их, делаются всё более мощными. Например, в энергетике действуют энергоблоки мощностью 1000-1500 МВт, установки первичной переработки нефти пропускают до 6 млн.т. сырья в год, работают доменные печи
объемом 3.5-5 тыс. кубометров, создаются гибкоперестраиваемые производственные системы в машиностроении. Человек не может уследить за работой таких агрегатов и технологических комплексов и тогда на помощь ему приходит АСУ ТП. В АСУ ТП за работой технологического комплекса следят многочисленные датчики-приборы, изменяющие параметры технологического процесса например, температуру и толщину прокатываемого металлического листа , контролирующие состояние оборудования температуру подшипников турбины или определяющие состав
исходных материалов и готового продукта. Таких приборов в одной системе может быть от нескольких десятков до нескольких тысяч. Датчики постоянно выдают сигналы, меняющиеся в соответствии с измеряемым параметрам аналоговые сигналы , в устройство связи с объектом УСО ЭВМ. В УСО сигналы преобразуются в цифровую форму и затем по определённой программе обрабатываются вычислительной машиной. ЭВМ сравнивает полученную от датчиков информацию с заданными результатами работы
агрегата и вырабатывает управляющие сигналы, которые через другую часть УСО поступают на регулирующие органы агрегата. Например, если датчики подали сигнал, что лист прокатного стана выходит толще, чем предписано, то ЭВМ вычислит, на какое расстояние нужно сдвинуть валики прокатного стана и подаст соответствующий сигнал на исполнительный механизм, который переместит валки на требуемое расстояние. Системы, в которых управление ходом процесса осуществляется подобно сказанному выше без
вмешательства человека, называются автоматическими. Однако, когда не известны точные законы управления человек вынужден брать управление определение управляющих сигналов на себя такие системы называются автоматизированными . В этом случае ЭВМ представляет оператору всю необходимую информацию для управления технологическим процессом при помощи дисплеев, на которых данные могут высвечиваться в цифровом виде или в виде диаграмм,
характеризующих ход процесса, могут быть представлены и технологические схемы объекта с указанием состояния его частей. ЭВМ может также подсказать оператору некоторые возможные решения. Чем сложнее объект управления, тем производительнее, надёжнее, требуется для АСУ ТП вычислительная машина. Чтобы избежать всё увеличивающегося наращивания мощности ЭВМ сложные системы стали строить по иерархическому принципу.
Как правило, в сложный технологический комплекс входит несколько относительно автономных агрегатов, например, в энергоблок тепловой электростанции входит парогенератор котел , турбина и электрогенератор. В иерархической системе для каждой составной части создаётся своя локальная система управления, как правило, автоматическая на базе микропроцессорной техники. Теперь, чтобы все части работали как единый энергоблок, необходимо скоординировать работу локальных
систем. Это осуществляется ЭВМ, устанавливаемой на пульте управления блоком. Для этого уже потребуется небольшая вычислительная машина. Перспективные АСУ ТП имеют ряд характерных признаков. Прежде всего это автоматические системы, осуществляющие автоматическое управление рабочим режимом, а также пуском и остановом оборудования режимами, на которые при ручном управлении приходится наибольшее
число аварийных ситуаций из-за ошибок операторов . В системах предусматривается оптимизация управления ходом процесса по выбранным критериям. Например, можно задать такие параметры процесса, при которых себестоимость продукции будет минимальной, или, при необходимости, настроить агрегат на максимум производительности, не считаясь с некоторым увеличением расхода сырья и энергоресурсов на единицу продукции.
Системы должны быть адаптивными, т.е. иметь возможность изменять ход процесса при изменении характеристик исходных материалов или состояния оборудования. Одним из важнейших свойств АСУ ТП является обеспечение безаварийной работы сложного технологического комплекса. Для этого в АСУ ТП предусматривается возможность диагностирования технологического оборудования. На основе показаний датчиков система определяет текущее состояние агрегатов и тенденции к аварийным
ситуациям и может дать команду на ведение облегчённого режима работы или остановку вообще. При этом оператору представляют данные о характере и местоположении аварийных участков. Таким образом, можно сказать, что АСУ ТП обеспечивают лучшее использование ресурсов производства, повышение производительности труда, экономию сырья, материалов и энергоресурсов, исключение тяжёлых аварийных ситуаций, увеличение межремонтных периодов работы оборудования.
Вот несколько примеров. АСУ ТП электролиза алюминия позволяет экономить примерно 250 кВт-ч. электроэнергии на каждую тонну выплавленного металла. Этой энергии достаточно, для питания всех электроприборов в двухкомнатной квартире в течение месяца. Автоматизация с применением ЭВМ установок первичной переработки нефти ЭЛОУ-АВТ6 обеспечивает увеличение выхода светлых нефтепродуктов бензина, керосина, дизельного топлива на 30 тыс.т. в год за счёт оптимизации ведения технологического
процесса. Дальнейшее развитие работ по АСУ ТП идёт по направлению обеспечения работы оборудования без обслуживающего персонала либо с минимальным количеством работающих преимущественно в первую смену. Внедрение систем контроля и испытаний изделий приборостроения повышает за счёт автоматизации коммутации цепей, снятия показаний и регистрации результатов контроля производительность труда проверочных работ в 6 раз и выше, систем диагностики - в 10 раз, систем контроля в 10-20 раз.
В среднем капитальные вложения, затрачиваемые на создание АСУ ТП, окупаются примерно за полтора года. См. Синенко О Куцевич Н Леньшин В журнал, Промышленные контроллеры и АСУ , Москва, 10, 2000г. с.6-8 Следует отметить, что комплекс работ по созданию АСУ довольно широк и контроль за его проведением требует постоянного внимания со стороны руководства
предприятия, на котором будет внедряться система. Сегодня создание АСУ ТП может осуществляться двумя путями 1. новые сложные технологические процессы, агрегаты и производства должны проектироваться с применением автоматизированных систем управления технологическими процессами. АСУ являются продукцией производственно-технического назначения, входят как комплектующие изделия в автоматизированные технологические комплексы АТК и поставляются в соответствии с техническими условиями
на данный вид продукции. Ответственной за создание АТК, включая системы управления, является организация - головной разработчик генпроектировщик комплекса 2. создание АСУ для действующих технологических комплексов. В этом случае внедрение АСУ относится к техническому перевооружению производства и ответственность за него несёт само предприятие. Разработка системы может осуществляться либо силами самого предприятия,
либо специализированной организацией. Создание АСУ включает в себя большой круг разнородных работ разработку системы, конструирование специализированных приборов и средств автоматизации, проектирование помещений для ЭВМ, подготовку обслуживающего персонала и операторов - технологов, комплектацию технических средств, монтаж и наладку системы, её сдачу и эксплуатацию. Все эти работы должны быть чётко скоординированы единым планом-графиком.
Как правило создание АСУ средней сложности занимает 3-4 года. См. Автоматизированные информационные технологии в экономике . Учебник, 2-е изд. Под ред. проф. Г.А.Титоренко М. Компьютер ЮНИТИ, 2002г с.26-38 Рассматриваемые пути создания и развития систем управления предприятием позволяют отметить следующие тенденции Всё более популярным сетевым решением для систем промышленной
автоматики, интегрированных с сетями офисных приложений, становится Ethernet. Простой и легкий доступ к получению данных в масштабах всего предприятия, от датчиков исполнительных механизмов и до уровня планирования и управления предприятием, наиболее оптимальным способом реализуется при наличии интегрированной сети. Такой сетью становится корпоративная сеть предприятия Intranet, построенная по принципу клиент сервер и обеспечивающая единое информационное пространство.
Перспективные системы будут использовать стандартные и максимально открытые, объектно-ориентированные средства управления и доступа к информации. В качестве таких основных средств становятся встроенные Web-серверы и интерфейс ОРС. Традиционные АСУП-системы имеют тенденцию превращаться из систем управления сетевыми и системными ресурсами в интеллектуальную платформу управления предприятием в целом. И в этих условиях объективная информация, поступающая с технологического уровня, позволит принимать
более качественные управленческие решения. См. http www.RTSoft.ru Данная глава была посвящена практике организации рабочих мест менеджеров с использованием передовых информационных технологий. Рассмотрен исторический аспект организации рабочего места руководителя с использованием технических и электронных средств обработки информации. Были выявлены преимущества и недостатки внедрения подобных новаций, а так же тенденции развития автоматизированных
систем управления. Проведено исследование проблем связанных с внедрением и эксплуатацией АСУ и обработкой информации необходимой для принятия управленческих решений. Были намечены пути оптимизации информатизации управленческой деятельности, которые подробнее будут рассмотрены в третьей главе. III. ОРГАНИЗАЦИЯ ЭФФЕКТИВНОЙ РАБОТЫ МЕНЕДЖЕРА. 3.1 Рационализация процесса делопроизводства
В настоящее время в связи с почти повсеместной ликвидацией внутренней курьерской связи документы редко передаются из одного подразделения в другое через службу документационного обеспечения управления СДОУ - чаще секретарями руководителей или самими сотрудниками, но с обязательным информированием СДОУ о местонахождении документа. В обоих случаях в информационно-поисковую систему регистрационную форму или автоматизированную базу данных должны быть внесены изменения с указанием даты их внесения.
Для оптимизации документопотоков целесообразно также установить единый порядок передачи документов для обработки, например через лицо, ответственное за документационное обеспечение в структурном подразделении. Ознакомление ряда должностных лиц с одним экземпляром документа следует поручать специально выделенному сотруднику, а если это не представляется возможным - составить график сроков и последовательности прохождения документа в организации. Этот график может быть принят руководителем
СДОУ по согласованию с руководителем организации как типовой. Такой же типовой график может быть разработан для ознакомления с текущей информацией вместо подготовки и распространения в организации различного рода типовых приглашений на собрания, заседания и другие мероприятия. Значительную часть документооборота организации составляют различного рода проекты документов, требующие согласования, подписания или утверждения.
Хотя все эти этапы оформления документов могут быть закреплены в табеле форм документов, осуществляются они, как правило, сотрудниками подразделения, готовящего документ, а СДОУ только контролирует сроки и правильность полноту их оформления при регистрации. Для оптимизации и сокращения документопотоков целесообразна разработка технологических инструкций схем , в которых в наглядной графической форме определена последовательность подготовки проектов наиболее
распространённых документов, их согласования, подписания и утверждения. На схемах могут указываться альтернативные решения, местонахождение конкретных должностных лиц и даже часы приёма по данному вопросу. См. Пшенко А.В. Основные нормативные требования к документам и документационному обеспечению управления . Учебное пособие для вузов ГУУ М. ЗАО Финстатинформ , 2002г. с.218 Обработку исполненных и отправляемых документов также целесообразно
централизовать в единой экспедиции предприятия. Для отправки должны приниматься только полностью оформленные, подписанные и зарегистрированные документы в количестве экземпляров, обеспечивающем подшивку обязательного экземпляра в дело и отправку по всем указанным адресам рассылки. При сдаче документа на отправление или исполненного документа исполнитель обязан указать, в какое дело согласно номенклатуре дел он должен быть помещён. При приёме на отправку документа-ответа должно быть
проверено возвращение для подшивки в дело вместе с копией инициативного документа. Недооформленные, неправильно оформленные и некомплектные документы СДОУ должны быть возвращены исполнителю. Срок исполнения должен быть продлён на время доработки документа и отражать окончательную передачу документа на отправление для экспедиционной обработки. Экспедиционная обработка отправляемых документов должна включать в себя сортировку, упаковку, оформление
почтового отправления и сдачу в отделение связи. Она осуществляется в соответствии с действующими Правилами оказания услуг почтовой связи и должна проводиться в тот же день или не позднее следующего рабочего дня. Ответственность за упаковку документов должен нести создатель документа совместно со СДОУ. Обязательная сопроводительная документация к документам на машинных носителях, документам, в которых не предусмотрено проставление даты, регистрационного индекса и адреса получателя, посылкам и бандеролям
проходит экспедиционную обработку на общих основаниях. Реальным методом сокращения неоправданного документопотока является повышение качества документов как носителей нормативной и иной управленческой информации. Текст документа, отражающий управленческое действие, поручения, решения, должен содержать только необходимую информацию, чётко трактовать сущность решения и определять реальные и обоснованные сроки исполнения.
На практике, к сожалению, часты случаи, когда документ поступает на исполнение с уже просроченными сроками, когда суть вопроса так завуалирована, что неясно, положительно или отрицательно решён вопрос. Поэтому важно, чтобы при подготовке документов максимально широко использовались унифицированные формы, текст которых уже продуман и рационализирован. В целях экономии труда работников аппарата управления на подготовку и прочтение документов, целесообразно сокращать текст за счёт значительного уменьшения
традиционных различного рода вводных частей и преамбул, исключения из служебной переписки немотивированных персональных обращений и выражений благодарности. Например, имеется практика отказа от преамбулы в решениях коллегии и замена её экземпляром справки, подготовленной к заседанию по данному вопросу преамбула, как правило, является перепечаткой этой справки . Построение эффективных информационно-поисковых систем также приводит к сокращению объёмов документации. Например, кадровый приказ печатается в нескольких
экземплярах и подшивается в дело с приказами, личное дело, дело бухгалтерии, а может быть, и планового и производственного отделов. Причина такой многотиражности в трудности поиска каждый специалист, которому может понадобиться этот документ, предпочитает хранить его у себя, а не начинать ненадёжный и длительный поиск. В результате объёмы документов значительно увеличиваются. Разработка хорошо отлаженной поисковой системы позволяет резко сократить дублирование, особенно при
использовании компьютеров и возможности получить любую имеющуюся в организации информацию на своём рабочем месте по сети. Бумажный документооборот в ряде случаев может быть заменён использованием телефонной связи и личной договорённости. В данном случае необходимо воспитание чувства личной ответственности за принятое устное обязательство, обещание, высказанную оценку. На мой взгляд, особенно важен личный пример руководителя, демонстрирующего умение держать слово и выполнять
обещания. При подготовке документов оперативного характера уместно вспомнить опыт работы с документами в русских приказах, писать ответы на самом запросе, принимать резолюции в качестве управленческого решения без их дублирования распорядительными документами, всячески уменьшать информационный шум в текстах документов и т.д. В качестве путей совершенствования и рационализации документооборота можно выделить следующие рационализация и сокращение количества применяемых форм документов организация скорейшей доставки документов
введение практики предварительного рассмотрения документов и распределения их по исполнителям, минуя руководство учреждения сведение к минимуму ручных операций и переписки данных применение средств механизации и компьютерных технологий на всех этапах движения документов введение строгого контроля исполнения документов. Важное современное средство совершенствования документооборота - компьютеризация операций составления и обработки документов технические средства должны применяться на тех участках и такой производительности,
которые позволят получить экономический эффект, окупить затраты на их приобретение и эксплуатацию. Построение компьютерной сети предполагает изменение потоков документов традиционной системы управления и всё большую их реализацию с помощью компьютерных средств. Важное значение при этом имеет принятый в системе управления порядок придания юридической силы документам созданным средствами электронно-вычислительной техники и особенно на машинных носителях.
По мнению автора дипломного проекта, главная задача заключается в снижении дублирования традиционной и машинной документации, содержащей одинаковую информацию. Следовательно, менеджерам эффективней направлять только переработанную и синтезированную документацию, а исходную передавать на хранение в архив после переноса данных на компьютерный носитель. Соблюдение государственного стандарта 6.10.4-84 Унифицированные системы документации.
Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения имеет важное значение. Этим стандартом подтверждён единый комплекс обязательных реквизитов любых управленческих документов, независимо от носителя информации. Подробнее смотри приложение В. 3.2 Кабинет и его обустройство Особенности кабинета в том, что он сочетает в себе черты помещения
и для работы и для отдыха. Работоспособность человека напрямую зависит от того, насколько правильно и рационально обустроено его рабочее место. Если комната небольшая, не следует располагать рабочее место спиной к двери или к окну. Рабочее место в этом случае следует сместить или затемнить, обустроить так, чтобы на монитор не попадали блики. Это уменьшает утомляемость глаз. Если площадь офисного кабинета большая и в ней много рабочих мест, то можно устроить зонирование помещения.
Зонирование осуществляют расстановкой мебели. Рабочие места хорошо сгруппировать блоками. Иногда для подчеркивания границы зоны перпендикулярно к стене устанавливают стеллаж. Помимо стеллажей можно использовать мобильные модульные перегородки в комбинации с любой офисной мебелью. Перегородки зонируют помещение, сохраняя при этом единство пространства, способствуют шумопоглощению. Такое зонирование позволяет быстро перестанавливать перегородки в соответствии с изменяющимися требованиями
к планировке помещения. Модули бывают с двойным остеклением иногда его тонируют , встроенными жалюзи, с комплектами навесной мебели. Глухие части модуля могут быть отделаны панелями различных цветов и текстур. Дизайнеры настоятельно советуют отдать часть офиса или отдельное помещение под зону отдыха. Здесь размещают мягкую мебель, журнальный столик, комнатные растения. Цветовое решение каждого конкретного кабинета и офиса индивидуально, но существуют определенные правила,
которых следует придерживаться. Здесь помимо субъективных предпочтений, надо учитывать ещё и рекомендации цветовой психологии. Оптимальным вариантом является такой, когда стены, полы выдерживаются в светлой гамме, а яркими акцентами становятся рабочие кресла и стулья. Офисные стулья могут иметь сочные, открытые цвета, которые редко используются в мягкой мебели для жилых интерьеров. Нейтральной палитре можно противопоставить современное решение выкрасить помещение в глубокий,
богатый цвет. Можно найти интересное контрастное сочетание, когда преобладает какой-то один цвет. Выбор цвета для рабочей комнаты зависит также от того, каких условий требует работа сосредоточения или стимуляции и оживления. Холодные нейтральные цвета создают деловое настроение, теплые насыщенные тона подходят для творческой атмосферы, способствуют дружественному рабочему климату. Цветовое решение зависит от качества освещения и от того, на какую сторону выходят окна.
Если окна обращены на север, лучше предпочесть теплые тона. Если окна выходят на юг или в офисе пользуются искусственным освещением - стены делают светлыми, холодного оттенка Переговорные комнаты и демонстрационные залы, в противовес рабочим комнатам, рекомендуют окрашивать в более яркие и насыщенные тона. Психологи утверждают, что они располагают к общению, и из-за непродолжительного присутствия в них утомлять не будут. Но при этом важно сохранить единое стилевое решение офиса.
Применение ковролина при покрытии полов создает дополнительную звукоизоляцию. Следует выбирать цвета, близкие к природным или нейтральные. Дизайн офиса, его мебель должны максимально соответствовать имиджу компании. Офисная мебель - это выражение стиля фирмы, поэтому при её выборе необходимо учесть не только дизайн и технические характеристики изделия, но и его соответствие имиджу компании.
Для корпусной офисной мебели предпочтительна сдержанная цветовая гамма и нейтральные неяркие тона серый, белый, бежевый, реже - чёрный. Хороша также мебель цвета под дерево , она привносит в помещение уют и натуральность. Главное требование и к корпусной и к модульной мебели чтобы она не акцентировала на себе внимания и не раздражала глаза. Кабинет наиболее терпим к присутствию в нём мебели из разных, натуральных и искусственных материалов. В офисной мебели чаще, чем в других функциональных помещениях встречаются
комбинации пластика, ДСП, ламината, меламина, шпона, фанеры, металла, стекла и оргстекла. Дизайнеры отмечают следующую тенденцию с одной стороны, офисный стиль мебели всё активнее проникает в домашнюю жизнь, а с другой стороны, в последние годы чётко прослеживается идея гуманизации рабочей среды. Отсюда и возникла полифункциональная мебель, подходящая как для офиса, так и для дома. Когда мы говорим о спальне, то представляем себе в первую очередь кровать, которая во многом определяет
лицо и стиль всего помещения. В применении к кабинету такую нагрузку, несомненно, несёт рабочее место - стол и сидение. Поверхности рабочих столов в наибольшей степени подвержены эксплуатации, чем обычно и обусловлены их материал, форма, цвет. Современный рабочий стол трудно представить без компьютера, отсюда дизайнеры и танцуют . Предлагаемые на рынке модели компьютерных столов позволяют скомплектовать как совсем простое рабочее место, так и конструкции различной сложности, дополненные системой соединительных
элементов и перегородок. Они могут иметь самую разнообразную конфигурацию - от простого прямоугольника до сложной формы с изгибами, закруглениями, боковыми приставками. Он часто комплектуется выдвижными полками для клавиатуры, угловым столом, полкой системного блока под столом, подставкой под монитор. Всё это создает дополнительные удобства при планировании рабочей площади кабинета. Кресло. Этот предмет мебели в наибольшей степени отвечает за комфорт рабочего места.
Что бы значил самый удобный стол, если бы за ним было неудобно сидеть? Потребителю предлагаются десятки видов кресел с самыми романтическими названиями. Но определять их только по внешнему виду было бы непрактично. Эргономичное рабочее кресло обязательно должно трансформироваться под индивидуального пользователя. С минимумом усилий все рычажки обязаны без труда переключаться, а сидение регулироваться по высоте.
Регулировка спинки по высоте и глубине позволяет позвоночнику расслабиться. В новых моделях рабочих кресел предусмотрена специальная опора для поясницы. Если позволяет финансовое состояние, лучше всего обратиться к фирмам предлагающим готовые мебельные кабинеты. Есть кабинеты руководителей представительского класса, выдержанные в благородной цветовой гамме и с использованием дорогих отделочных материалов кожа, шпон, дерево .
Такая мебель рассчитана на приверженцев традиционных линий в дизайне, она рождает ощущение стабильности и спокойной элегантности. Есть кабинеты бизнес-класса, которые объединяют в себе конструктивную легкость и современный дизайн, разнообразие деталей и дополнительных элементов. Наконец, существуют кабинеты эконом-класса - эргономичные и многофункциональные, рассчитанные на удовлетворение массового спроса. Итак, исходя из вышесказанного можно сделать вывод, что дизайн и организацию кабинета
или офиса в целом лучше поручить профессионалам и воспользоваться услугами фирм специализирующихся на данном вопросе. Но вот организация непосредственного места менеджера зависит только от него, так как только сам менеджер может создать для себя оптимальные условия работы. Практические советы по организации рабочего места и оптимизации труда менеджера рассмотрены ниже. 3.3 Создание оптимальных условий для работы менеджера
Рабочее место менеджера начинается с приемной офиса. В отличие от других офисных профессий менеджер менее привязан к своему рабочему месту и подчас совмещает многие функции. Но главная остается за ним - работа с клиентом. От искусства обслуживания зависит успех фирмы. Иногда посетителям довольно долго приходится ждать, пока освободится менеджер, с которым была назначена встреча.
Многие люди весьма трепетно относятся к своему времени и раздражаются от одной мысли о том, что придется тратить на ожидание драгоценные минуты. Заставлять человека подолгу томиться в ожидании приёма - типично совковое качество. Но если менеджер действительно занят и, следовательно, клиенту придется какое-то время подождать , секретарь должен пригласить посетителя в специальное гостевое помещение, в котором должны быть предусмотрены удобные кресла, телевизор, свежая пресса и т.д.
Необходимо предусмотреть в гостевой комнате информационные щиты, на которых размещена информация об истории и деятельности компании. На журнальных столиках целесообразно разложить буклеты, сувениры и другие рекламные материалы предприятия. Секретарь обязательно должен предложить посетителю кофе, чай или прохладительные напитки. См. http www.realty.lv Следующий этап - приём посетителя непосредственно менеджером.
Кабинет, в котором сидит менеджер, должен быть обставлен с учётом того, что одному сотруднику приходится принимать иногда до 3-5 человек одновременно. Клиенты приходят в офис не всегда одни. Частенько с собой берут супруга супругу , детей, друзей. Таким образом, возле рабочего стола менеджера необходимо предусмотреть свободное пространство с достаточным количеством кресел для размещения посетителей. Достаточно часто приходится сталкиваться с тем, что на
рабочем столе менеджера находится много совершенно не относящихся к работе предметов. Различные сувениры, журналы, книги и т.д. Посетитель должен видеть, что человек, к которому он обращается по серьёзному вопросу, настроен на деловой, профессиональный лад. А об этом свидетельствуют не только внешность, манера общения, умение убеждать и слушать собеседника, но и аккуратное рабочее место менеджера. Несомненно, это также касается и рабочего стола на мониторе
компьютера. Я думаю не каждому клиенту понравится заставка, на которой возникают обнажённые красотки из Плейбоя или леденящие душу кадры из любимого фильма ужасов. Кабинет, в котором находится менеджер, должен максимально отражать корпоративную политику предприятия - основную его суть вы обратились к настоящим профессионалам, которые компетентно и оперативно решат ваши проблемы . Для демонстрации этой политики необходима наглядная агитация.
На стены кабинета не помешает повесить лицензии предприятия, фотографии построенных, строящихся и планируемых к застройке объектов, планировки предлагаемых квартир и прочее, что отражает деятельность компании. Если предприятие принимало участие в выставках или других значительных мероприятиях, можно разместить на стенах полученные дипломы и грамоты. Если сам менеджер обладает какими-либо лицензиями, дипломами, сертификатами, грамотами, связанными с профессиональной деятельностью или повышением квалификации,
можно повесить их над своим рабочим столом. Клиенту всегда приятно знать, что человек, занимающийся его вопросом настоящий профессионал. См. Журнал Деловой Час от 19 августа 2002 года Пожалуй, самым оптимальным является блочно-модульная организация рабочего места. В этом случае бумаги, расчёты, всю прочую документацию размещают по темам - модулям. Внутри каждого модуля существуют блоки, которые должен организовать сам менеджер, так, чтобы ими удобно
было пользоваться. Можно сделать блоки по времени поступления документа, направлению работы внутри модуля, по степени приоритетности задачи и т.д. Все блоки и модули должны быть чётко определены и отделены друг от друга. Различные модули лучше разместить в различные папки-скоросшиватели, внутри которых находятся блоки, разделённые специальными цветными вкладками. Если сразу отправлять все документы в соответствующее им место, никогда не возникнет проблем срочного
поиска необходимого документа. Также очень часто можно наблюдать такую картину. Стол завален папками, бумагами, к которым прикреплены листочки-напоминания. При таком положении дел можно подумать, что работник занят сегодня исключительно этими делами. Проходит время, а положение дел не меняется - тот же стол, те же бумажки-напоминания. Это говорит о том, что такой способ организации труда не работает.
Вместо листиков-памяток, папочек и бумажечек, лежащих на видном месте, чтобы про них не забыть, надо всего лишь завести дневник, еженедельник, календарь для планирования своего времени. Это может быть как обычный ежедневник-еженедельник в виде книжки, так и маленький или обычный компьютер со специальной программой-дневником. У каждого есть свои преимущества - если книжку всегда можно взять с собой, то карманный компьютер может дать звуковой сигнал, чтобы напомнить о встрече.
База данных, занесённая в большой компьютер, будет служить долгие годы. См. http www.college.ru Важное значение также имеет эргономика рабочего места. Сидячая продолжительная работа вредна человеку в принципе это приводит к деформации позвоночника, травмируются диски вы поднимаете плечи и сгибаете руки, держа их в напряжении - и естественно они начинают болеть. Пережатые сосуды, перегружают сердце, ну а о хронических растяжениях сухожилий кистей рук и постоянно
ухудшающемся зрении можно не говорить. Поза, а следовательно, и здоровье зависят, в конечном итоге, от размеров и дизайна рабочего места. Научная организация рабочего пространства базируется на данных о средней зоне охвата рук человека - 35-40 см. Ближней зоне соответствует область, охватываемая рукой с прижатым к туловищу локтем, дальней зоне - область вытянутой руки. Работа с клавиатурой Неправильное положение рук при печати на клавиатуре приводит к хроническим растяжениям
кисти. Важно не столько отодвинуть клавиатуру от края стола и опереть кисти о специальную площадку, сколько держать локти параллельно поверхности стола и под прямым углом к плечу. Клавиатура должна располагаться в 10-15 см в зависимости от длины локтя от края стола. В этом случае нагрузка приходится не на кисть, в которой вены и сухожилия находятся близко к поверхности кожи, а на более мясистую часть локтя. Глубина стола должна позволять полностью положить локти на стол,
отодвинув клавиатуру к монитору. Рабочая площадь для работы с компьютером должна соответствовать стандартам ANSI на ширину и глубину рабочих поверхностей. См. http www.romul-mebel.ru Требования к эргономике рабочего места приведены в приложении Г. 3.4 Решение проблем возникающих при автоматизации управления предприятием Часто организации, которые уже попытались внедрить автоматизированную систему управления предприятием
АСУП , сталкиваются с определенными проблемами в купленной АСУ нет одной, двух, трех очень важных функций внедрение превратилось в бесконечный процесс фирма, которая разработала АСУ, закрылась, сопровождать систему некому купили АСУ, а потом оказалось, что для её внедрения нужно полностью модернизировать все компьютеры и или сетевое оборудование приобрели дорогую мощную АСУ, но используют её только на 50 увеличился объём операций количество
рабочих мест, например , и система стала медленно работать Внедрение АСУ - это проект, т.е. деятельность, направленная на достижение определенной цели в рамках временных и бюджетных ограничений. Причем проект не столько технический, сколько организационный, так как предусматривает перестройку иногда значительную бизнес-процессов и всей системы управления предприятием. От того, учтены ли при реализации проекта все его особенности, и зависит, будет он успешным или нет.
Главным участником любого проекта является его инициатор - заказчик. Часто инициаторами проекта являются сотрудники функциональных подразделений бухгалтерии, отдела сбыта и пр Но даже когда подобная инициатива исходит от владельцев или дирекции предприятия, как правило, функции заказчика делегируются руководством сверху вниз настолько, насколько это позволяет организационная структура. Поэтому заказчиком выступает либо пара функциональное подразделение предприятия - отдел
АСУ , либо кто-то один из них. Это неправильный подход, так как сотрудники данных подразделений зачастую видят проблему в рамках своей предметной области, поэтому интересы одного отдела могут расходиться с интересами других, а также всего предприятия в целом. В результате такой автоматизации могут быть автоматизированы все службы по отдельности, но будет отсутствовать единая информационная система. Функции заказчика нецелесообразно делегировать ниже уровня руководителя
предприятия либо его заместителей, потому что это ставит под угрозу реализацию проекта. В международной практике, в штате любой организации предусмотрена должность заместителя руководителя по информационным технологиям, который отвечает за разработку и реализацию информационной стратегии в рамках общей программы развития предприятия. В наших условиях это может быть пара Директор или один из его заместителей - начальник отдела
АСУ . Более того, внедрение АСУ должно проводиться по инициативе сверху, поскольку этот процесс требует изменения сложившегося порядка ведения дел, стереотипов сотрудников предприятия. Если заинтересованность в проекте со стороны руководства отсутствует, то вероятность его успеха стремится к нулю. Этапы диагностики проблем предприятия и планирования проекта выпадают из внимания заказчика. Необходимо отметить, что в рамках крупных проектов, как правило, поставщик
ПО самостоятельно проводит предварительное обследование, а планирование осуществляют его внутренние службы. Но парадокс в том, что две первые фазы и определяют выбор поставщика, и от того, насколько эффективно они будут проработаны, зависит успешное завершение всего проекта в целом. Область информации, связанная с построением ИС предприятия, очень обширна и специфична, поскольку лежит на стыке управленческих, учётных и информационных технологий.
Кроме собственно информационных систем, она включает в себя управление ресурсами предприятия, проектами, моделирование бизнес-процессов, бухгалтерский учет и многое другое. В международной, а сегодня уже и в российской практике с целью поиска новых альтернативных путей разрешения проблем на этапах диагностики и планирования, как правило, привлекают внешних независимых от определенного поставщика ПО консультантов. Важнейшей чертой проекта является наличие чётко сформулированной цели.
Цель любой автоматизации - решение каких-то проблем, поэтому их точное определение и есть та отправная точка, с которой начинается автоматизация. См. http www.aproject.ru Не существует АСУ, которые устраняют абсолютно все проблемы. Часто полагают, что внедрение АСУ - это всегда хорошо, это прогресс, и, следовательно, эффективность управления должна автоматически вырасти. К сожалению, так не бывает.
Более того, существует правило Автоматизация эффективных операций повышает их эффективность, а автоматизация неэффективных операций повышает их неэффективность . Как показывает практика, часть проблем, которые пытаются решить автоматизацией, вообще связаны с организацией работы на предприятии, и справиться с ними можно только организационными и административными мерами. Рациональный документооборот, распределение загрузки между сотрудниками, повышение квалификации, освоение
смежных специальностей, перераспределение ответственности и полномочий - вот далеко не полный перечень инструментов для увеличения эффективности работы предприятия. АСУ дополняют их, но никак не заменяют. Проведение комплексного обследования организации помогает выявить причины проблем и пути их решения. Его масштабы определяются масштабами предполагаемого проекта. Помимо построения модели процессов на предприятии, обследование позволяет определить психологический
климат и сложившиеся взаимоотношения в коллективе. Полученные результаты помогают проанализировать риски и разработать оптимальные методы воздействия на персонал для повышения его заинтересованности в достижении целей проекта. Упрощает задачу проведение так называемого целевого внедрения . Для этого нужно внедрять АСУ не с целью получить глобальный результат, а для того чтобы решить ряд
локальных задач. Такие проекты лучше поддаются денежной и качественной оценке, проще в реализации и позволяют распределить денежные затраты на больший отрезок времени. Цели проекта должны быть четко сформулированы и иметь количественное выражение например, увеличить объем продаж на X , уменьшить складские запасы на Y , снизить производственные затраты на Z и т. д. Это позволит точно определить момент завершения проекта и поможет избежать ситуации, когда
проект нельзя закончить, а можно лишь прекратить . Следующим шагом будет определение класса необходимой фирме АСУ, для этого следует сформулировать требования к ней. Автоматизация управления предприятием основывается на трех китах технология бизнес-процессов программные средства технические средства. Технология бизнес-процессов обеспечивает полноту формирования первичных
данных, достоверность и оперативность учетной информации в рамках хозяйственной деятельности предприятия, правильность оформления и учета хозяйственных операций, выбор наиболее рациональных форм и методов управления и определяет конечные требования к организации всего управленческого процесса на предприятии. Программные средства предназначены для автоматизации управленческого процесса, а технические - являются необходимыми для работы программ. Поэтому для того, чтобы сформулировать требования к программе, нужно
построить модель бизнес-процессов, которая включает в себя описание стандартов финансового, материального, производственного учётов и документооборота. Модель бизнес-процессов определяет требования к программе, а не наоборот. Более того, говоря о внедрении АСУ, мы говорим о внедрении нового бизнес-процесса группы процессов , а сама АСУ рассматривается как инструмент, который этот процесс поддерживает. Вы вряд ли можно найти два предприятия даже работающих в одной отрасли , имеющих одинаково организованные
бизнес-процессы, а внедрение АСУ предусматривает её настройку под особенности конкретного предприятия. Важно учесть то, что бизнес-процессы меняются по мере развития предприятия, и АСУ, на основе которой проводится автоматизация, должна быть гибкой и легко перенастраиваемой. Поэтому внедрять целесообразно только ПО, допускающее такую модификацию. Несмотря на всё многообразие задач, стоящих в данный момент перед тем или иным предприятием снижение
издержек, захват новых рынков, выпуск новой продукции и т.д в любом случае важно помнить, что автоматизация - это инвестиционный проект, основная цель которого - увеличение прибыльности предприятия. Одну и ту же проблему можно решить совершенно разными средствами. Поэтому на следующем этапе необходимо определить экономическую эффективность инвестиций в построение информационной системы ИС предприятия. ИС - это такой же инструмент, как новая производственная линия,
оффшорная фирма или сотрудники с калькуляторами . АСУ сама по себе не повышает прибыльности предприятия. Она может повысить эффективность и ускорить процесс обработки данных, может предоставить информацию для принятия решений. Увеличивают прибыльность эффективные решения на основе этой информации. Автоматического управления , к сожалению, не бывает.
Поэтому если руководство организации не получает новых данных после внедрения АСУ или не может правильно их использовать, то информация остаётся невостребованной, а это не приводит к повышению эффективности решений. Таким образом, необходимо сравнивать, во-первых, эффект от внедрения АСУ с альтернативными вариантами, во-вторых - эффекты от внедрения различных АСУ. Методика используется та же, что и, например, при сравнении технологических линий двух разных производителей.
Если у вас есть требования к системе, то вы можете определить, насколько та или иная функция в различных АСУ соответствует этим требованиям. Сопоставить функциональные возможности с совокупной стоимостью владения АСУ т.е. со стоимостью ПО, стоимостью его внедрения, необходимого оборудования, сопровождения и т.п Кроме того, если цели уже поставлены, то вы точно знаете, какой результат вас устраивает, а какой - нет. Чем точнее определены цели проекта, тем легче выбрать инструмент для их достижения.
На следующем этапе предприятие должно для себя решить вопрос купить готовую АСУ, поручить разработку системы сторонней организации или выполнить эту работу силами собственного отдела автоматизации? Как правило, в большинстве случаев на рынке можно найти программу, в которой уже реализовано не меньше 80 всех необходимых предприятию функций. А остальные 20 могут доработать либо сами поставщики, либо служба автоматизации, так как практически
все программы предусматривают настройку под особенности бизнес-процессов конкретного предприятия. А в некоторых даже есть возможность расширения их функциональности. Основные плюсы построения системы управления посредством покупки готового решения программа является тиражируемым продуктом, поэтому количество ошибок в ней минимально разработчики регулярно выпускают обновления ПО, добавляют в него новые функции которые часто предоставляются пользователям бесплатно
или за символическую плату существует разветвленная сеть организаций, которые занимаются внедрением и сопровождением данной программы. Минус у этого пути такой придется адаптировать сложившуюся структуру управления предприятием под требования АСУ. Часто автоматизированные системы внедряются именно для изменения системы управления. Это в основном касается АСУ, которые поддерживают уже ставшие стандартными в международной практике методики управления ресурсами предприятия бюджетирование, планирование потребностей в производственных
ресурсах, управление проектами и т.д. Только в том случае, если найти подходящее готовое ПО не удалось, стоит рассматривать вариант его разработки по индивидуальным требованиям предприятия. Очевидное преимущество такого способа - предприятие получит ИС, которая полностью соответствует сложившейся системе управления. Но здесь существует обратная сторона медали стоимость индивидуальной разработки может превысить стоимость
аналогичной тиражируемой программы предприятие попадает в зависимость от разработчиков, и если они перестанут сопровождать программу, то, возможно, потребуется приобрести другую. Поэтому при выборе поставщика ПО очень важно оценить его финансовую стабильность и прочность положения на рынке. АСУ, которая одинаково хорошо подходит и малому торговому предприятию, и международной финансово-промышленной группе, еще не создана. Поэтому при выборе системы следует определить, какие именно
АСУ максимально соответствуют масштабам и специфике предприятия. Выбор нужно производить среди систем одного или близких классов. Иначе неизбежна ситуация нередко описываемая в российской прессе , когда в тендере на выполнение работ по автоматизации среднего промышленного предприятия одновременно принимают участие SAP, Platinum, Парус и 1С . Учитывая особенности проектов внедрения информационных систем в
Украине, необходимо сосредоточить внимание на следующих моментах обязательно осуществлять проект по инициативе сверху правильно определять цель проекта проводить предпроектную подготовку создавать команду проекта осуществлять функции управления проектом на всех этапах. Все это хоть и не гарантирует успеха проекта, но максимально повышает его вероятность. См. Автоматизированные информационные технологии в экономике .
Учебник, 2-е изд. Под ред. проф. Г.А.Титоренко М. Компьютер ЮНИТИ, 2002г с.86-97 Заключение Итак, на основании всего, вышеизложенного можно сделать следующий вывод поставленные проблемы, то есть организация рабочего места менеджера и обеспечение процесса принятия решения информацией вполне решаемы при помощи современной электронно-вычислительной техники, автоматизации рабочих мест как аппарата управления, так и рабочих мест рядовых исполнителей , создания различных баз
данных и информационно-вычислительных сетей, разработки и внедрения автоматизированных систем управления как предприятием, так и отдельными технологическими процессами . Основные проблемы связанные с, внедрением и эксплуатацией, функциональное назначение, принципы работы таких систем, описаны в дипломном проекте. Проведённое исследование показало пути оптимизации процесса информационного обеспечения менеджера. Также были выявлены основные тенденции развития автоматизированных
систем управления, рассмотрены наиболее рациональные способы организации рабочих мест менеджеров. Данная работа выявила следующее - автоматизация отдельного рабочего места в частности и любого предприятия в целом позволяют довольно просто, а главное быстро собирать, обрабатывать и анализировать существующую информацию. А внедрение автоматизированных систем управления также позволяет существенно облегчить процесс принятия решений для руководителей всех уровней. Внедрение описанных выше систем требует достаточно
больших вложений, но они, несомненно, с лихвой окупаются, по расчетам специалистов в срок от 1 года до 1,5 лет. Ведь, как говорится, кто владеет информацией, тот владеет ситуацией, кто владеет ситуацией, тот владеет всем. Наряду со всеми достоинствами данное решение проблемы, к сожалению, имеет и свои недостатки. Одним из таких недостатков является необходимость получения новых знаний как руководителями так и рядовыми сотрудниками для того, чтобы использовать предложенные средства наиболее эффективно,
что требует довольно таки много времени. С другой стороны полная или частичная автоматизация процесса принятия решений порождает много проблем социального плана. В частности это приводит к сокращению времени, которое затрачивается на общение с другими людьми. Это, как утверждают психологи, плохо влияет на психологическое состояние человека и снижает его желание работать в подобном режиме, и, следовательно, к уменьшению эффективности работы.
Но эта проблема подробно не рассматривалась, поскольку её решение - задача не входящая в рамки этого дипломного проекта. Проблемы рассмотренные в данном исследовании и пути их решения к сожалению не исчерпывают всего комплекса вопросов, касающихся сущности, содержания и механизмов организации рабочих мест и информационного обеспечения управленческих работников. Эта работа представляет собой лишь попытку изучения вышеизложенных проблем, но поскольку они касаются непосредственно каждого менеджера рекомендации по их решению могут
оказаться весьма полезными. Так как развитие передовых технологий в области электроники и управления постоянно выдвигает новые теоретические проблемы, требующие постоянного анализа, и выработки практических рекомендаций тема данного диплома не потеряет своей актуальности и будет разрабатываться и далее. СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ 1. Кодекс законов о труде 2. Федеральный закон Российской Федерации Об информации, информатизации и защите информации от 20 февраля 1995г.
24-ФЗ 3. Закон Российской Федерации О правовой охране программ для электронных вычислительных машин и баз данных от 23 сентября 1992 г. 3523-1 4. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения М. ИПК Издательство стандартов, 1998г. 5. ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.
Требования к оформлению документов М. ИПК Издательство стандартов, 1998г. 6. Автоматизированные информационные технологии в экономике . Учебник Семенов М.И Трубилин И.Т Лойло В.И Барановская Т.П. Под общ. ред. И.Т.Трубилина М. Финансы и статистика, 1999г 268с. 7. Автоматизированные информационные технологии в экономике .
Учебник, 2-е изд. Под ред. проф. Г.А.Титоренко М. Компьютер ЮНИТИ, 2002г 323с. 8. Менеджмент конспект лекций , под ред. А.В.Земцова М. Издательство ПРИОР , 2002г 192с. 9. Современный словарь иностранных слов . М. Русский язык , 1999г 572с. 10. Управление большими системами Материалы
Международной научно-практической конференции, под ред. В.Н.Бурков, Д.А.Новиков, Серия Информатизация России на пороге ХХI века М СИНТЕГ, 1999г 432с. 11. Афанасьев В.Г Урсул А.Д. Информация и управление Философско-методические аспекты М. Наука, 1995г 527 12. Бандурка А.М Бочарова С.П Землянская
Е.В. Психология управления Харьков ООО Фортуна-пресс , 1998г 464с. 13. Бычин Б.В Малинин С.В Шубенкова Е.В. Организация и нормирование труда учебник для вузов Под ред. Ю.Г.Одегова - М. Издательство Экзамен , 2003г 464с. 14. Вачугов Д. Основы менеджмента . Учебник для вузов.
М. Высшая школа, 2003г 367с. 15. Грабауров В.А. Информационные технологии для менеджеров . М. Финансы и статистика, 2001г 368с. 16. Гупалов В.К. Управление рабочим временем - 2-е изд перераб. и доп М. Финансы и статистика, 1998г 240с. 17. Журнал Деловой Час от 19 августа 2002 года. 18. Кабушкин Н.И. Основы менеджмента
Мн. ЗАО Экономпресс , НПЖ ФУА , 1998г 284с. 19. Кнорринг В.И. Теория, практика и искусство управления . Учебник для вузов по специальности Менеджмент 2-е изд изм. и доп М. Издательство НОРМА, 2002г 528с. 20. Костров А. Основы информационного менеджмента . Учеб. пособие. М. Финансы и статистика, 2001г 336с.
21. Кудряев В.А. Организация работы с документами учебник - 2-е издание, М. ИНФРА-М, 2002г 592с. 22. Лэйхифф Дж. Бизнес-коммуникации. Стратегии и навыки . Издательство Питер, 2001г 688с. 23. Маркс К Энгельс Ф Собрание сочинений, 2-е изд Т.46. ч.1 - 386 24. Митин А.Н. Культура управления
Уральская академия государственной службы, Екатеринбург, 2000 г 526с. 25. Назаров С.В. Компьютерные технологии обработки информации М. Финансы и статистика, 1997г 426с. 26. Нейлор К. Как построить свою экспертную систему М. Энергоатомиздат, 1991г 235с. 27. Пшенко А.В. Основные нормативные требования к документам и документационному обеспечению
управления . Учебное пособие для вузов ГУУ М. ЗАО Финстатинформ , 2002г. 458с. 28. Пшенко А.В. Основные нормативные требования к документам и документационному обеспечению управления . Учебное пособие для вузов ГУУ. М. ЗАО Финстатинформ , 1999г 266с. 29. Синенко О Куцевич Н Леньшин В журнал, Промышленные контроллеры и АСУ ,
Москва, 10, 2000г. 30. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство М. ПРИОР, 1995г. 137с. 31. Трахтенгерц Э.А. Компьютерная поддержка принятия решений Научно-практическое издание. Серия Информатизация России на пороге ХХI века М. СИНТЕГ, 2000г 376с. 32. Уткин Э. Инновации в управлении человеческими ресурсами предприятия . Издательство Теис, 2002г 304с. 33. Щёголев А.Г Ерохина
Е.А. Основы информатики и вычислительной техники , Учеб. пособие для ВУЗов. М. Просвещение, 1999г 274с. 34. Янковая В.Ф. Терминология документационного обеспечения управления М. Делопроизводство. 1999г 1 66с. 35. http www.college.ru 36. http www.kommersant.ru 37. http www.romul-mebel.ru 38. http www.RTSoft.ru 39. http www.realty.lv 40. http www.
ITConline.ru 41. http www.OSP.ru 42. http www.rcsme.ru 43. http www.aup.ru 44. http www.interface.ru 45. http www.aproject.ru 46. http www.nicst.ipu.rassi.ru 47. http www.km.ru 48. http www.plcsystems.ru ПРИЛОЖЕНИЕ А в том числе проведение анализа Программный продукт Анализ использования ресурсной базы предприятия Финансовый анализ структуры финансовых результатов динамики финансовых результатов вертикального анализа бухгалтерского баланса ликвидности платёжеспособности и
финансовой устойчивости оборачиваемости средств и капитала рентабельности движения денежных средств Корректировка стоимостных показателей информационной базы Графическое представление результатов анализа Автоматическое формирование выводов по результатам анализа Использование в анализе данных внутреннего учёта и внутриучётной информации ретроспективный анализ прогнозный анализ ретроспективный анализ прогнозный анализ 1.
Audit Expert 2. Project Expert 3. ИНЭК-АФСП 4. ИНЭК-Аналитик - 5. ИНЭК-Инвестор - 6. Бизнес-план - 7. БЭСТ-Офис 8. Экспресс-анализ 9. Альт-Финансы 10. Альт-Инвест 11. Альт-Прогноз 12.Финансовый анализ ДИЦ 13. Галактика - 14. NS2000 15. Бюджетное управление для 1С-Предприятия
ПРИЛОЖЕНИЕ Б Сравнение свойств человека и некоторых качественных характеристик компьютера. п п Показатель Человек Компьютер 1 Способность к логическим обобщениям и решениям в неопределённых ситуациях. Способен воспринимать и учитывать информацию по случайным событиям в ходе основной деятельности, а также в условиях помех. В ранее не встречавшихся ситуациях может вырабатывать решение методами индукции и обобщать ряд данных. Отбор и анализ случайных событий сигналов возможен только при заранее предусмотренной
программе. Выводится из строя спектром шумов определённого уровня. Не способен к логическим обобщениям и решениям в непредвиденных ситуациях. 2 Способность к анализу событий, распределённых во времени и в пространстве, и распознаванию их. Способен распознавать и использовать информацию при общем анализе обстановки, для разделения явлений во времени и выборе наиболее важных сведений. Не способен к анализу событий, распределённых во времени
и пространстве, и распознаванию их. 3 Вычислительные возможности. Вычислительные возможности ограничены, выполняются медленно, с малой точностью, без выбора оптимального решения. Можно задать в программе выбор оптимального решения, необходимую точность и скорость вычислений. 4 Возможности запоминания. Низкие возможности кратковременного запоминания. Очень широкие возможности запоминания и обращения.
5 Скорость реакции. Сравнительно большое запаздывание реакции. Запаздывание определяется быстродействием и может быть очень малым. 6 Возможности обучения. Способность решения логических задач определяется возрастом и обучением. Требуется периодическая тренировка на тренажёрах. Рабочие характеристики определяются сложностью заданной программы.
Обучение быстрое, но ограничено заложенной программой. 7 Работоспособность. Работоспособность снижается со временем. Характеристики со временем практически не меняются. 8 Заинтересованность в результатах работы. Заинтересован в результатах работы, подвержен эмоциональным воздействиям. Безразличен к результатам работы. 9 Надёжность в эксплуатации.
Требует специальных условий жизнедеятельности. Надёжность в эксплуатации зависит от сложности схемы. ПРИЛОЖЕНИЕ Г Требования к эргономичности рабочего места Элементы рабочего места оператора Технические характеристики, предъявляемые к элементу рабочего места оператора На какое требование влияет данная характеристика Экран монитора Оптимальное расстояние наблюдения информации на экране монитора -
450-500мм. 2 Расстояние между знаками по горизонтали 0,25 высоты знака расстояние между строками 0,5-1,0 высоты знака количество знаков в строке 4-80 максимально допустимое количество строк для цветного изображения не более 25. 2,3 Угол наблюдения экрана не должен превышать 60 градусов. При наличии трех и более дисплеев в рабочей зоне допускается увеличение этого угла, но он не должен превышать 90 градусов. 2 Клавиатура Клавиатура должна быть размещена на столе или подставке так, чтобы
высота клавиатуры пульта по отношению к полу составляла 650-720мм. При размещении пульта на стандартном столе высотой 750мм необходимо использовать кресло с регулируемой высотой сиденья и подставку под ноги. Клавиатуру, манипулятор мышь следует располагать в оптимальной зоне не более 300 - 400мм от точки опоры локтя оператора. 1,2 Бланк данных Для оператора ввода данных документ бланк рекомендуется располагать на расстоянии 450-500
мм от глаз оператора, преимущественно слева, при этом угол между экраном АЦД и документом в горизонтальной плоскости не должен превышать 30-40 градусов. 1,2 Кресло оператора Конструкция кресла оператора должна позволять сидеть, поддерживая тяжесть верхней части туловища не напряжением мышц спины, а путем опоры на спинку. Форма сиденья - квадратная со сторонами 400 мм, и с выемкой, по форме бедра.
Наклон сиденья назад - 5-6 градусов, высота сиденья кресла от пола 400-450 мм. Если сиденье расположено выше, необходимо иметь подставку для ног. Спинка кресла должна иметь вогнутую форму, ширина спинки - 300 мм. Угол наклона спинки 5-10 градусов. При работе более 6ч на время отдыха угол наклона спинки можно изменить, но не более чем на 45 градусов. 1,2
Продолжение таблицы. Приложение Г Элементы рабочего места оператора Технические характеристики, предъявляемые к элементу рабочего места оператора На какое требование влияет данная характеристика Устройства документирования Устройства документирования информации рекомендуется располагать справа от оператора в зоне максимальной досягаемости, шумящие выносить за пределы рабочей зоны.
1,3 Окружающее помещение Экран АЦД, документы, клавиатура пульта должны быть расположены так, чтобы перепад яркостей их поверхностей, зависящий от их расположения относительно источников света, не превышал 1 10 при рекомендуемом значении 1 3. При яркости изображения на экране 50-100 кд м номинальное значение освещенность документа должна составлять 300-500 лк. Должны быть исключены слепящие яркости, блики и отображения от стекла экрана. При использовании экранов красновато-желтого цвета с яркостью свечения до 15кд м2
стену, противоположную экранам, окрашивают в насыщенный темно-коричневый цвет с коэффициентом отражения 0.2, а остальные стены - в красно-коричневый цвет с 0.35. При восприятии информации на экране зеленого цвета стену, на которую направлен взгляд оператора, окрашивают в оливково-зеленый цвет с 0.4. Окраске поверхностей следует придавать матовую фактуру. 1, 2, 3
| ! |
Как писать рефераты Практические рекомендации по написанию студенческих рефератов. |
| ! | План реферата Краткий список разделов, отражающий структура и порядок работы над будующим рефератом. |
| ! | Введение реферата Вводная часть работы, в которой отражается цель и обозначается список задач. |
| ! | Заключение реферата В заключении подводятся итоги, описывается была ли достигнута поставленная цель, каковы результаты. |
| ! | Оформление рефератов Методические рекомендации по грамотному оформлению работы по ГОСТ. |
| → | Виды рефератов Какими бывают рефераты по своему назначению и структуре. |