Управление документооборотом в органах местного самоуправления

Содержание Введение 1 Теоретические аспекты системы документооборота в органах местного самоуправления 1.1 Общая характеристика документооборота и системы управления документацией
1.2 Функции системы документооборота и требования к ней 1.3 Нормативное обеспечение документационного обеспечения управления 2 Анализ и оценка организации управления документооборотом в органах местного самоуправления 2.1 Служба документационного обеспечения управления 2.2 Проблемы организации документооборота в органах местного самоуправления (на примере Администрации г. Саранска) 2.3 Анализ современных систем управления документооборотом 3 Основные направления совершенствования управления документооборотом 3.1 Перспективы внедрения автоматизированных систем документооборота в органах местного самоуправления 3.2 Совершенствование нормативно-правового обеспечения документооборота в органах местного самоуправления Заключение Список использованных источников
Введение
Документационное обеспечение управления (делопроизводство) – важнейшая функция в деятельности любой организации, учреждения, предприятия. Сегодня совершенствование управления производственно-хозяйственными системами, повышение уровня организации и эффективности управленческого труда во многом зависит от того, насколько рационально поставлено в учреждениях и на предприятиях делопроизводство. Порой руководителями служб делопроизводства становятся люди слабо подготовленные, от чего страдают все работ­ники учреждений. Часто секретарей-референтов обучают на крат­косрочных курсах, по различным учебникам, с использованием устаревших нормативных документов и разным их толкованием, что, конечно, не способствует повышению уровня делопроизводства. В современной социально-экономической обстановке в условиях поиска оптимальных путей информатизации общества и вхождения России в мировое информационное пространство первостепенное значение приобретает решение многоаспектной проблемы документационного обеспечения управления (ДОУ), при помощи которого процессы документирования, организации документов и документооборота приобретают нормативный или упорядоченный характер. Приоритетными следует сегодня признать документоведческие, правовые, экономические, организационные, кадровые и другие аспекты. Недостаточная научно-теоретическая разработанность и отсутствие должного государственного внимания к созданию концептуальной базы и выработке единых подходов к организации ДОУ влекут за собой различные отрицательные последствия, в частности, отрыв от международных правил и технологий, неэффективность и недостаточную ценность сохраняемых информационных ресурсов и т.д. Многоаспектный, межведомственный характер проблемы требует соответствующей организации фундаментальных и прикладных научных исследований и разработок, их координации и фиксирования. Целью данной курсовой работы является анализ системы управления документооборотом в органах местного самоуправления. В связи с этим в работе поставлены следующие задачи: - дать общую характеристику документооборота и системы управления документацией; - изучить нормативно-правовую базу документационного обеспечения управления (ДОУ); - проанализировать организацию управления документооборотом в органах местного самоуправления (на примере Администрации г. Саранска); - изучить организацию службы документационного обеспечения управления (СДОУ) в муниципальной службе; - охарактеризовать современные системы управления документооборотом; - проанализировать перспективные направления совершенствования систем управления документооборотом и их нормативно-правового обеспечения. В работе использова­ны исследования известных авторов в области делопроизводства В.И. Андреевой, Т.Н. Бондаревой, М.В. Кузнецо­вой, А.Н. Соковой; Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, под­готовленную Комитетом по делам архивов и утвержденную реше­нием Правительства РФ от 31 октября 2000 г. № 1547-р; разработанный архивными службами материал «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам докумен­тационного обеспечения».

1 Теоретические аспекты системы документооборота в органах местного самоуправления 1.1 Общая характеристика документооборота и системы управления документацией Термин «документооборот» на текущий момент употребляется чрезвычайно широко и встречается в описании практически каждой информационной системы. Автоматизация документооборота реализуется многими системами, и каждая из них претендует на «комплексный подход к автоматизации документооборота». При этом разнообразие систем широчайшее: от систем складского учета до ПО контроля технологическими процессами. В данной работе термины «документооборот», «делопроизводство» и т.д. рассматриваются исключительно в контексте организации работы органов государственной власти и местного самоуправления. Соответственно термины трактуются исключительно с использованием общегосударственных нормативных актов в применении к работе органов власти. Согласно определению (ГОСТ Р 51141-98) [10], документооборотом является «движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления», то есть полный цикл жизни всего множества документов в организации до передачи их в архив или на уничтожение. Делопроизводство, или «документационное обеспечение управления», согласно этому же источнику, обозначает «отрасль деятельности, обеспечивающую документирование и организацию работы с официальными документами» [10]. То есть делопроизводство является совокупностью организационных механизмов ведения и контроля документооборота официальных документов. Однако в «Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» от 27.11.2000 г. функции делопроизводства уже не ограничиваются регулированием только официального документооборота [31, с. 23]. Это позволяет утверждать, что системам автоматизации делопроизводства должен быть подконтролен не только оборот зарегистрированных (официальных) документов, но и проектов документов. В России, в общегосударственном масштабе, сложилась единая технология работы с управленческими документами, так называемая государственная система документационного обеспечения управления (ГС ДОУ). Российское делопроизводство не имеет аналогов в других странах ни по детальности проработки технологии работы с документами, ни по масштабам распространения. И если на Западе развитие офисной автоматизации стимулирует разработку технологий документооборота, то в России, как правило, речь идет об автоматизации традиционно уже сложившейся технологии учрежденческого делопроизводства. В чем же особенности «российской модели» делопроизводства? Можно выделить три наиболее ярких преимущества:
- контроль за документом начиная с момента его поступления; - централизация контрольных функций; - единые нормы документооборота. В отличие от западных методов работы с документами, в российской практике документ ставится на контроль в момент его поступления в орган власти. Внутренние или исходящие документы попадают в поле зрения контроля сразу после «рождения» — то есть утверждения. При этом отслеживается связь документов — в случае если один документ появился в результате выполнения решения, принятого по другому документу. Все это позволяет гарантированно отследить путь любого документа, поступившего в орган государственной власти и местного самоуправления, — ведь ни один зарегистрированный документ уже не может исчезнуть бесследно.
Максимальная централизация контроля за документооборотом предполагает, что документ должен быть сначала доложен руководству, а лишь затем, обрастая резолюциями в соответствии со служебной иерархией, он спускается к непосредственным исполнителям. Другой важной особенностью «российской модели» является наличие единых и детально регламентированных правил работы с управленческими документами в организациях независимо от их сферы деятельности. Вся деятельность делопроизводственных служб — экспедиций, канцелярий, групп контроля — регламентирована вплоть до правил заполнения регистрационных журналов, картотек и отчетных форм. В условиях существования в органах власти такого детального регламента документооборота внедрение без адаптации принципиально новой технологии того или иного зарубежного ПО нереально. Речь в этом случае может идти об автоматизации традиционного делопроизводства с использованием современных информационных технологий. Традиционное делопроизводство предполагает ведение множества журналов и/или картотек, обслуживающих бумажный документооборот. И именно ведение этих картотек является первоочередным объектом автоматизации делопроизводства. В то же время ничто не мешает включить в автоматизированную систему возможность связи карточки с электронным образом собственно документа (текстом и даже изображением, звуком и видеофильмом). Таким образом создаются технологические условия для перехода к электронному документообороту. Переход же к электронному документообороту, в свою очередь, создает предпосылки для формирования электронных архивов с эффективными механизмами справочно-аналитической работы на множестве документов в различных формах представления. С другой стороны, использование компьютерной сети создает условия для децентрализации выполнения различных делопроизводственных функций при сохранении централизованного контроля за документооборотом. Можно, например, разрешить подразделениям и даже отдельным работникам осуществлять самостоятельную регистрацию документов и при этом централизованно контролировать их прохождение. Более того, наличие сети, связывающей территориально удаленные органы власти, позволяет обеспечить централизованный контроль за документооборотом, что невозможно осуществить в рамках чисто бумажной технологии. Российская модель документооборота не просто вполне совместима с современными подходами к процессам управления, но и существенно превосходит западные модели построения документооборота. Ведь в российской модели утеря документов может произойти только из-за прямого нарушения инструкций делопроизводства [24, с. 12]. С документами – независимо от их содержания – необходимо выполнять некоторые общие операции: принимать и отправлять, регистрировать, передавать по назначению, контролировать ход их исполнения, давать справки по документам. В российских органах государственной власти и местного самоуправления традиционно сложились определенные правила организации этой работы. Типовой «цикл жизни» документа в органе власти – производственный цикл по работе с документами – представлен на рис. 1. Документ, поступивший извне, сначала должен быть зарегистрирован. Это означает, что ему присваивается уникальный регистрационный номер, который заносится в журнал или картотеку вместе с информацией о документе. После этого документ начинает движение по органу власти. Практически на любом этапе движения документ может быть за ненадобностью списан в дело, что соответствующим образом регистрирует делопроизводитель. После списания документ, если это предусмотрено инструкцией по делопроизводству, передается на архивное хранение либо уничтожается в соответствии с принятыми правилами архивного хранения. Рисунок 1 - Производственный цикл документооборота В начале движения документ попадает к должностным лицам, обычно руководителям, которые определяют, кто, что и в какой срок должен сделать по данному документу – «выносят» резолюции. Эти резолюции детализируются до тех пор, пока документ не попадает к исполнителям. Исполнители, по мере исполнения резолюций по документу, возвращают его вместе с отчетами руководителям – авторам резолюций, которые должны оценить результаты исполнения и принять решение о дальнейшей судьбе документа. По завершении работы над документом он списывается в дело. Как правило, в результате исполнения резолюции исполнителем создается внутренний или исходящий документ. Однако в отдельных случаях под исполнением резолюции могут подразумеваться активные действия служащих. Например – организация инспекций «по факту заявления о нарушении норм» и прочие мероприятия. Отчет о таком мероприятии является внутренним документом, регистрируемым делопроизводителем [22, с. 114]. Создание документа – достаточно сложный и трудоемкий процесс. Даже формирование большого количества простых типовых документов («Ваше заявление принято к сведению и будет учтено…») очень часто может занимать довольно много времени. Документ, «рожденный» в органе власти, также регистрируется. При этом если документ предназначен для внутреннего использования, он регистрируется как внутренний, а для отправки в другую организацию или другому лицу – как исходящий. Состав регистрируемых реквизитов у внутренних и у исходящих документов, как правило, одинаковый. Обычно регистрация внутреннего или исходящего документа производится уже после его утверждения, и задачей делопроизводства является его доведение до сведения всех уполномоченных должностных лиц, в том числе и служащих других органов власти. Документ может попадать в сферу контроля еще на этапе подготовки, то есть разработки и согласования проекта документа. 1.2 Функции системы документооборота и требования к ней СДОУ - это организационное обособленное структурное подразделение учреждения, выполняющее работу с документами. Основная задача службы ДОУ является своевременная обработка и передача на разные уровни, управленческой информации, необходимой для осуществления функций. Три категории работников СДОУ. 1.Руководители: начальник управления делами, начальник канцелярии, заведующий архивом, заведующий машинописным бюро, заведующий стенографическим бюро, заведующий общим отделом, заведующий секретариатом, начальник отдела писем, начальник инспекции, начальник протокольной части.
2.Специалисты: архивист, помощник министра, референт, методист, редактор, инспектор, секретарь - министра. 3.Технические исполнители: корректор, экспедитор, делопроизводитель, машинистка 1,2 категории, стенографист 1,2 категории, секретарь - машинистка, секретарь - стенографистка.
Функции структурных частей СДОУ. 1.Функция экспедиции: приём поступающей корреспонденции, сортировка на регистрирующую и не регистрирующую, распределение по структурным подразделениям учреждения; ведут количественный учёт документов; отправка исходящей корреспонденции, доставка корреспонденции в структурные подразделения и адресатам. 2.Функция группы по учёту и регистрации корреспонденции: учёт и регистрация входящих и исходящих, внутренних документов, ведение справочно-информационного аппарата и поиск информации, проверка правильности исходящих и внутренних документов. 3.Функция группы контроля: контроль за своевременным использованием документов, проверка сроков выполнения структурными подразделениями устных поручений руководителя, информирование руководства о ходе исполнения документа и поручения. 4.Функция отдела писем: приём и учёт предприятий, заявлений, жалоб граждан; подготовка и передача на рассмотрение руководству предприятий, заявлений жалоб на исполнение в структурные подразделения; контроль за сроками их исполнения, извещения заявителей о результатах рассмотрения предложений, заявлений, жалоб, формирование дел с предложениями, заявлениями, жалобами и передача их в архив, анализ и обобщение исполнения, организация приёма посетителей. 5.Функция архива: приём, учёт, хранение, использование дел, подлежащие сдачи в архив; контроль за правильного формирования, хранения и использования дел в структурных подразделениях; подготовка дел к передаче в архив. 6.Функция секретаря-руководителя и его заместителей: предварительное рассмотрение и подготовка к документационному руководству поступающей корреспонденции по наиболее важным вопросам; организация документационного обслуживания совещаний, бездокументационное обслуживание работы руководства. Операции СДОУ. 1.Контроль за соблюдением стандартов на документы. 2.Экспедиционная обработка и доставка документов исполнителям. 3.Регистрация документов и учётно-справочная работа. 4.Контроль за исполнением документов. 5.Формирование, оформления, хранения и использования дел. 6.Оформление и выпуск распорядительной документации учреждений. 7.Машинописное изготовление, копирование и размножение служебных документов. СГСДОУ - это комплекс основных положений, регламентирующих правила, нормативы и рекомендации по ведению делопроизводства в учреждениях начиная с момента поступления или создания до сдачи документов в архив. Организация труда работников СДОУ. 1. Общие требования к организации труда работников СДОУ. Организация труда включает в себя решение следующих вопросов: 1)Чёткое организационное построение СДОУ, выбор наиболее рациональной формы работы с документами - все учреждения делятся на 4 категории в зависимости от объёма документооборота (количество документов обрабатываемых учреждением за год) в учреждении 1, 2, 3 категории, работа с документами осуществляет канцелярия, а в учреждениях 4 категории - секретариатом. Это централизует работу СДОУ под единым руководством. Централизация позволяет обеспечить оперативное выполнение документационных работ, создаёт чёткие взаимодействия между структурным подразделением, входящим в СДОУ, повышает качество обработки документов. 2)Правильное разграничение функции между отдельными исполнительными и подразделениями по их квалификации. Решение этого вопроса осуществляется путём разработки внедрения нормативных документов, инструкция по документированию управленческой деятельности; должностные инструкции, государственные стандарты. 3)Нормирование труда работников СДОУ. Разработаны методические рекомендации по нормированию труда инженерно технических работников и служащих, типовые нормы времени на работы с документами, в том числе и выполнение машинописных работ. Нормирование труда призвано обеспечить нормальную загрузку работников в течении дня, недели, месяца, года при нормальном напряжении на каждом рабочем месте, определить критерии, оценки работы каждого сотрудника. 4)Регламентация должностного и количественного состава, состава персонала СДОУ, повышение его квалификационного и культуры в работе. Численность работников ДОУ рассчитывается по службе в целом и по её структурным подразделениям. При формировании СДОУ следует исходить из минимальной численности, работников по каждой функции документационного обслуживания. Она должна определяться в зависимости от объёма документооборота на основе типовых норм времени на документационные работы. 5) Рациональная организация рабочих мест и обеспечение благоприятных условий труда. Для этого могут быть использованы методические рекомендации по научной организации труда инженерно технических работников и служащих. От организации рабочего места, благоприятных условий труда, зависит работоспособность человека, производительность и качество труда, его здоровье. При нормировании документационных операций используются нормативы времени на выполнение операций, норматив численности персонала, норматив управляемости и соотношений численности. Нормирование времени - это величина затрат времени на выполнение определённого вида работ при определённых организациях технических и санитарно гигиенических условиях труда. Управление документацией складывается из четырех основных составляющих, которые в совокупности позволяют достигнуть эффективности “документальной” деятельности и способствовать развитию организации за счет систематического использования документированной информации. Элементы управления документацией охватывают полный жизненный цикл документов. 1. Создание документов. Этот элемент понимается как установление необходимого перечня используемых документов, их названий и функционального назначения, проектирование форм документов, наблюдение за их использованием, применение современных информационных технологий для составления документов. 2. Хранение и использование документированной информации. Этот элемент понимается как формирование дел (в российской терминологии), создание файлов и систем поиска документов и информации, развитие систем передачи информации, телекоммуникаций, копирования и тиражирования документов; создание центров хранения документов или административных архивов (в российской терминологии — текущие архивы). 3. Передача документов на постоянное (государственное) хранение. Этот элемент понимается как составление перечней документов со сроками хранения, оценка документов, идентификация и описание каждого документа и комплексов документов. Ценность и необходимость сохранения признается за документами, которые могут служить для доказательства существовавших сделок или для проведения исторических исследований. 4. Управление архивами. Этот элемент понимается как проектирование и строительство архивохранилищ, совершенствование методов консервации и реставрации, систематизации и описания архивных фондов, доступа к документам, составления справочных средств и распространения в обществе информации об архивах.
Система управления документами должна выполнять следующие функции [12, с. 13]: - организовывать среду хранения, обеспечивая работу с бумажными и электронными документами и предоставляя возможность их просмотра, - осуществлять поиск (полнотекстовых и других) документов,
- вести историю работы с документом, учитывая трудозатраты на его подготовку, - обеспечивать возможность работы с многокомпонентными, многоформатными документами, а также приложениями к документу и различными его версиями, - обеспечивать учет ассоциаций и ведение коллекций документов, - устанавливать права на работу с документом, - обеспечивать сканирование документа и восстановление его текста по изображению, - обеспечивать открытый интерфейс со специализированными, национальными и другими полнотекстовыми поисковыми модулями, - обеспечивать настройку на потребности пользователя, в первую очередь, регистрационных карточек документов. Управление документацией понимают как полноценную управленческую функцию организации, реализация которой распространяется на все стадии жизненного цикла бытования документов (от возникновения документов — до их уничтожения или передачи на хранение в архив), все виды документов и системы документации организации. Управление документацией основывается на принципах экономичности и эффективности и на широком использовании новых информационных технологий, обеспечивающих качественный менеджмент по отношению к документации организации как полноценному ресурсу управления. Тем самым подчеркивается взаимосвязь документации и информации в управлении. Можно сформулировать определенные требования к современной системе управления документации в организации. Прежде всего, АСУД должна выполнять все задачи документационного обеспечения управления в полном объеме: подготовку документов, их регистрацию, контроль за исполнением, поиск документов, их хранение и справочную работу по массиву документов. Система должна быть построена на единых методологических принципах, программно-технических и технологических решениях и в рамках действующих организационно-правовых условий в виде отечественного законодательства, государственных стандартов, инструкций и требований. АСУД должна обеспечить полноценное использование (интегрирование) накопленного информационного ресурса и реализовывать принцип однократного ввода информации и ее многократного использования как подокументно, так и фактически. Система также должна помогать администраторам выбирать маршруты движения документации внутри организации, обеспечивая необходимую степень защиты информации от несанкционированного доступа. АСУД в современных условиях должна быть способна к расширению по определенным компонентам (количество технических устройств и технологий, количество документов (объем информации), количество пользователей) и уметь адаптироваться в разумных пределах к меняющимся требованиям пользователей. 1.3 Нормативное обеспечение документационного обеспечения управления ДОУ основывается на нормативно-методической базе – комплексе нормативных правовых актов организационного и инструктивного характера, а также методических документов, определяющих порядок создания документов и организацию работы с ними. Нормативное регулирование ДОУ охватывает все уровни управления. В Российской Федерации общие принципы организации работы с информацией и документацией определены Федеральным законом “Об информации, информатизации и защите информации” от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ. Государственное регулирование распространяется не только на сферу документирования, но и на организацию работы с документами, таким образом, оно охватывает всю область документационного обеспечения управления [5, с. 52]. Нормативно-методическая база деятельности современного секретарей, как и других работников служб документационного обеспечения управления (ДОУ), включает целый ряд документов, которые регулируют различные аспекты делопроизводственного обслуживания. Нормативно-методические документы по ДОУ были разработаны в разное время. Так, например, Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти была принята совсем недавно и отражает современное состояние дел в области информационно-документационного обеспечения. Со времени принятия иных документов прошло немало лет, однако далеко не все из них могут считаться полностью устаревшими. К нормативно-методическим документам, ряд положений которых может применяться и в настоящее время, относятся Единая государственная система делопроизводства и Государственная система документационного обеспечения управления. Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД) была одобрена постановлением Государственного комитета Совета министров СССР по науке и технике 4 сентября 1973 года. Выход в свет ЕГСД положил начало новому этапу совершенствования делопроизводства в нашей стране. Впервые появился общегосударственный документ, вобравший в себя основные правила работы с документами на всех этапах их создания и обработки. Было введено единообразие в организацию делопроизводства на всех уровнях государственного управления, поднята культура документационного обслуживания, созданы возможности для механизации, а затем и автоматизации делопроизводственных операций. Работники делопроизводственной сферы получили четкую методику работы с документами на всех этапах обработки документации в учреждении. Конечно же, за прошедшие с тех пор без малого тридцать лет многое изменилось. Широкое внедрение компьютерных технологий во многом изменило традиционные представления о документационных процессах. Однако целый ряд рекомендаций, заложенных в ЕГСД, может быть использован и в настоящее время. Это связано с тем, что, по сути, технологическая цепочка обработки документации не меняется, и в ЕГСД дается ее очень подробное описание, что, кстати, не характерно для многих более поздних методических изданий. Что же собой представляет Единая государственная система делопроизводства, и какие нормы, правила и рекомендации можно использовать при работе с документами в настоящее время? Основные положения ЕГСД состоят из общей части, 9 тематических разделов и приложений. Общая часть определяет задачи разработки системы, устанавливает сферу ее применения и правовой статус документа. В разделе подчеркивается мысль о единых принципах работы с документами на всех уровнях управления и о совершенствовании документации и документооборота как условии разработки основ информационного обеспечения при автоматизации документационных процессов. Эта мысль не потеряла своей актуальности и сейчас. Комплекс проблем, составляющих содержание тематических разделов, можно подразделить на четыре группы: - Унификация и стандартизация документов; - Рациональная организация документооборота; - Организация труда делопроизводственного персонала; Механизация и автоматизация управленческого труда и делопроизводства. Рекомендации практически по всем перечисленным вопросам в настоящее время устарели. Так, например, должности работников современных служб делопроизводства и требования к ним регламентируются сейчас такими нормативными документами, как Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (1995 г.), Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (1998 г.) и др. Разработаны современные нормы времени на выполнение работ по документационному обеспечению управления, что сказывается и на расчете численности делопроизводственных работников (см., например, Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления, 1993; Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работу по документационному обеспечению органов управления, 1995г.).
Однако рекомендации по формированию структуры и функций службы ДОУ вполне пригодны для сегодняшнего дня. Правда, применять их нужно также с учетом произошедших изменений. В соответствии с ЕГСД, делопроизводством во всех учреждениях и организациях должно заниматься единое структурное подразделение – канцелярия. Документ закрепляет типовую структуру канцелярии и ее типовые функции. В приложении к ЕГСД приводятся типовое положение о канцелярии и типовые должностные инструкции некоторых ее работников.
Отдельно нужно остановиться на еще одном направлении, которое содержит рекомендации по рациональной организации документооборота и текущего хранения документов. Именно эта часть ЕГСД может оказать помощь работникам современных служб делопроизводства, включая секретарей руководителей предприятий и структурных подразделений. Независимо от того, традиционная или автоматизированная система делопроизводства применяется на предприятии, остаются неизменными принципы организации документооборота, его основные характеристики, этапы движения документов и, наконец, содержание проводимых делопроизводственных операций на каждом из этих этапов. Применение рекомендаций ЕГСД в современных условиях значительно облегчает организацию контроля за сроками исполнения документов. Сроковые картотеки можно вести как в традиционном, так и в автоматизированном режимах. Для обобщения и анализа данных об исполнении документов вполне могут быть применимы формы, приведенные в приложении к ЕГСД: перечень не исполненных документов и сводка об исполнении документов, подлежащих индивидуальному контролю. Таким образом, Единая государственная система делопроизводства не до конца утратила свое практическое значение. На наш взгляд, при решении целого ряда вопросов, связанных с обработкой документов, она является ценным методическим пособием, которое может использоваться наряду с другими нормативными и методическими документами, действующими в настоящее время. Одним из таких документов является Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) – совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях. ГСДОУ была принята в 1988 году (последняя редакция – 1991 г.) в развитие Основных положений ЕГСД [11]. В документе были учтены произошедшие изменения, прежде всего в области использования новых информационных технологий. В настоящее время это основной общегосударственный методический документ по организации документационных процессов. Хотя нельзя забывать, что за 10 последних лет в нашей стране произошли существенные изменения, что не могло не сказаться и на документации. Часть информации ГСДОУ устарела, однако большинство ее правил и рекомендаций может служить основой для организации рационального документационного обеспечения управления в учреждениях и на предприятиях различных уровней, сфер деятельности и форм собственности. ГСДОУ состоит из четырех тематических разделов: 1. Документирование управленческой деятельности; 2. Организация работы с документами (управление документацией); 3. Механизация и автоматизация работы с документами; 4. Служба документационного обеспечения управления. Принципы и методы организации работы с документами, закрепленные в ГСДОУ, мало, чем отличаются от ЕГСД. Особенностью ГСДОУ является то, что в схемы маршрутов движения документов на предприятии должны включаться все пункты, связанные с автоматизированной обработкой документов. Важным является требование совместимости ручной и автоматизированной обработки документов. Кроме этого в ГСДОУ выделены в отдельный подраздел рекомендации по созданию и использованию информационно-поисковой системы (ИПС) по документам предприятия. В этой части рассматриваются правила создания ИПС в условиях и традиционной, и автоматизированной систем. Определен состав ИПС. Она включает в себя регистрацию, индексирование документов, их оперативное хранение, информационно-поисковые массивы (ручные картотеки, массивы на машинных носителях). Это значит, что требования к учету, систематизации и хранению документов основаны на применении единой ИПС, информационные массивы которой должны быть совместимы. Для достижения такой совместимости служат разрабатываемые на предприятии классификаторы, например: номенклатура дел, классификатор корреспондентов, классификатор структурных подразделений (участков деятельности), классификатор видов документов и др. ГСДОУ впервые определила службу ДОУ как самостоятельное структурное подразделение, которое подчиняется непосредственно руководителю организации. В отличие от ЕГСД, в которой рассматривается организация только канцелярии, ГСДОУ предусматривает создание нескольких типовых делопроизводственных служб в зависимости от категории организации или предприятия: - управление делами; - канцелярия; - общий отдел; - секретарь руководителя. В разделе формулируется основные задачи службы, требования к должностному составу, нормативному обеспечению работников сферы делопроизводства. Таким образом, анализируя ЕГСД и ГСДОУ с позиции сегодняшнего дня, можно сказать, что оба эти документа представляют несомненный интерес. Конечно же, многие их положения требуют пересмотра. Однако целый ряд правил и рекомендаций по организации документационного обеспечения управления и в крупных учреждениях и организациях, и в небольших фирмах могут оказать неоценимую помощь делопроизводственным работникам. И особенно полезными они могут оказаться для тех, кто только осваивает непростую технологию работы с документацией. 2 Анализ и оценка организации управления документооборотом в органах местного самоуправления 2.1 Служба документационного обеспечения управления С целью регламентации делопроизводственного процесса, оп­ределения приемов и способов создания и обработки документов в организации отделы делопроизводства разрабатывают инструкции по делопроизводству, которые учреждаются приказом руководите­ля учреждения. Основой организации труда делопроизводственного персонала является глубокое и четкое разделение функций между подразде­лениями и исполнителями. Оно отражается в нормативных доку­ментах — положениях о делопроизводственных подразделениях и должностных инструкциях их работников. Положение об отделе делопроизводства разрабатывает руководитель отдела и утверждает руководитель учреждения. Положение о структурном подразделении отдела разрабатывает руководитель это­го подразделения совместно, с руководителем отдела, а утверждает руководитель отдела, управляющий делами или руководитель дру­гого подразделения, в состав которого входит отдел делопроизвод­ства. Положение об отделе или его структурном подразделении вклю­чает следующие разделы: - общие положения; - основные функции и задачи; - обязанности, права и ответственность руководителя (этот пункт имеет место в том случае, если не разрабатывается долж­ностная инструкция руководителя);
- организация работы; - управление подразделением. Положение должно содержать четкие формулировки, не допус­кающие разногласий в вопросе о том, кто и что должен делать, кто кому подчинен и т.д. Пункты положения, определяющие взаимо­отношения отдела делопроизводства с другими подразделениями, должны быть согласованы с этими подразделениями.
При разработке положения об отделе делопроизводства исполь­зуют типовое положение. Его дополняют (при необходимости — сокращают) и корректируют в соответствии с конкретными усло­виями работы данного аппарата управления и его делопроизвод­ственной службы. Для каждого работника отдела делопроизводства разрабатывает­ся должностная инструкция, которая определяет организационно-правовое положение работника в структурном подразделении и обес­печивает условия для его эффективной работы. Состав управленческих документов определяется компетенци­ей и функциями организации, порядком решения вопросов, объе­мом и характером взаимосвязей с другими организациями и за­крепляется в табеле документов. Единство правил документирова­ния управленческих действий на всех уровнях управления обеспечивается применением Государственной системы документационного обеспечения управлением (ГСДОУ) и унифицирован­ных систем документации (УСД). Унифицированные системы документации — это комплекс вза­имоувязанных документов, созданных по единым правилам и тре­бованиям, содержащих информацию, необходимую для управле­ния в определенной сфере деятельности. УСД предназначены для использования как с помощью средств вычислительной техники, так и при традиционных методах обработки информации. Управленческие документы по наименованию, форме и составу реквизитов должны соответствовать УСД, требованиям ГСДОУ, положениям (уставам) об организации, другим нормативным до­кументам, содержащим правила документирования. В соответствии с действующим законодательством и компетенцией органы управ­ления издают следующие распорядительные документы: решения, постановления, распоряжения, приказы, указания, поручения, ин­струкции. Решения, постановления и приказы издают во всех случаях, ког­да необходимо принять нормативный или индивидуальный акт по основным вопросам компетенции организации. Распоряжения и указания издаются по оперативным вопросам и для организации исполнения постановлений, решений и приказов. Совместные распорядительные документы организаций, изда­ющих одинаковые по форме документы (приказы, постановления и др.), оформляются как совместное решение, которое имеет пра­вовую силу распорядительного документа в каждой организации, принимавшей этот документ. Доведение до сведения подведомственных организаций, струк­турных подразделений документов вышестоящих органов или до­кументов других организаций осуществляется в форме, установ­ленной автором документа. Если способ не указан, организация решает этот вопрос самостоятельно. Протокольные решения кол­легиальных органов могут доводиться до сведения исполнителей в форме, установленной положением об этих органах. Принципиальное решение о внедрении единой системы автоматизации делопроизводства и документооборота было принято Правительством Мордовии более года назад. Изучив рынок систем автоматизации делопроизводства и опыт других регионов, специалисты Аппарата Правительства остановили свой выбор на системе «Дело» компании ЭОС, поскольку она полностью соответствует нормам российского делопроизводства и успешно зарекомендовала себя в органах власти ряда российских регионов. Кроме того, система «Дело» позволяет обеспечить «прозрачный» и защищенный обмен электронными документами между территориально удаленными учреждениями, что крайне важно для построения распределенных систем документооборота. Для автоматизации, как и в других регионах, была выбрана версия системы «Дело», работающая на платформе Microsoft Windows® 2000 и SQL Server™ 2000, которая обеспечивает оптимальное соотношение «цена /производительность» и проста в эксплуатации. Как и при проведении других региональных проектов, выполнявшихся компанией ЭОС ранее и начинавшихся с пилотных проектов автоматизации документооборота в отдельных государственных учреждениях уровня субъекта федерации, внедрение системы в органах государственной власти Республики Мордовия начинается с пилотного проекта в Аппарате Правительства Республики. Система автоматизации документооборота на базе технологий Microsoft и системы «Дело» компании «Электронные офисные системы» (ЭОС) начала функционировать в апреле 2002 года в Аппарате Правительства Республики Мордовия. В дальнейшем планируется охватить все центральные ведомства Мордовии и установить систему «Дело» во всех госучреждениях муниципального и районного уровня. Поскольку это четвертый подобный проект за последние несколько месяцев, уже можно говорить о некоторой тенденции. И эта тенденция показывает, что регионы Российской Федерации по уровню развития инфраструктуры и общему пониманию проблемы уже готовы к внедрению систем автоматизации документационного обеспечения управления с элементами электронного документооборота. Характерно, что все эти региональные проекты являются инициативами регионов и опережают принятую недавно Федеральную Целевую Программу «Электронная Россия», хотя, по сути, реализуют заложенные в ней цели. Поэтому крайне важно, чтобы в ходе реализации этого направления Федеральной Целевой Программы был учтен опыт регионов, уже достигших успехов в этой области. 2.2 Проблемы организации документооборота в органах местного самоуправления (на примере Администрации г. Саранска) Функции обеспечения документооборота в Администрации г. Саранска выполняют несколько подразделений – общий и архивный отдел, отдел оргработы и частично некоторые другие. Организация управления документооборота в Администрации типична для органов местного самоуправления. Все операции по обработке документов сосредоточиваются (централизу­ются) в едином для всего учреждения центре - общем отделе. В настоящее время работы по многим аспектам проблемы ДОУ, в том числе документооборота с использованием современных информационных технологий, что на практике часто называют автоматизированным документооборотом, в Администрации носят спорадический, как правило, некоординируемый характер. Основные объективные проблемы, которые необходимо решить в процессе внедрения современных ИТ-решений в органах муниципального управления, являются, по существу, организационными: - повышение компьютерной грамотности широкого круга служащих; - блокирование каналов и способов некорректного использования в личных целях; - устранение пробелов в организации работы государственных органов; - тщательное планирование и контроль развертывания и эксплуатации ИТ-решения; - правильный выбор исполнителя проекта автоматизации, а также оптимальных аппаратной и программной платформ. Актуальной остается задача организационного и кадрового обеспечения решения многоаспектной проблемы ДОУ. В значительной степени эта задача может быть решена путем системы повышения квалификации специалистов и выработки соответствующих образовательных стандартов (программ).
В результате успешного перехода к использованию современных информационных технологий государственная власть экономит бюджет, привлекает на службу лучшие кадры, повышает эффективность исполнения своих функций, укрепляет стабильность в обществе, расширяет базу дальнейшего прогресса России.
В Саранске разработана оригинальная структура муниципальной информационной системы, которая отражает иерархию всех систем, начиная от базовых (которые содержат информацию, характеризующую конкретное муниципальное образование и его основные составляющие — территорию, землю, имущество, население), отраслевых (к которым относятся специализированные системы отдельных отраслей муниципального образования), межотраслевых (которые охватывают несколько функций управления и содержат наборы данных, одновременно используемые различными службами и подразделениями) и заканчивая потребителями муниципальной информационной системы. К последним относятся центральное хранилище (база данных, включающая в свой состав максимально полную информацию, обеспечивающую получение статистической и управленческой отчетности по всему муниципалитету), интерфейсы передачи данных (настраиваемые модули для согласования форматов приема потоков данных в хранилище, обеспечивающие автоматизированный ввод данных, преобразование форматов, контроль целостности самого потока и центрального хранилища), отраслевые аналитические комплексы (рабочие места аналитиков-специалистов по направлениям функционирования муниципального образования или по составу решаемых управленческих задач) и общесистемные аналитики. Возглавляют пирамиду пользователей лица, принимающие решения — глава города, Городской совет, руководители администрации, служб, отраслей, бюджетных учреждений и муниципальных организаций. Очевидно, что создание такой информационной системы требует длительного периода времени и значительных финансовых затрат, поэтому администрация города Саранска реализует схему поэтапного создания структурных элементов муниципальной информационной системы. 2.3 Анализ современных систем управления документооборотом В отличие от информационных систем предыдущих поколений современные решения отличаются стройностью своей архитектуры, возможностью реализации реальных процедур делопроизводства, удобством интерфейсов. Архитектура ИТ-системы органа местного самоуправления теперь обычно включает портал, предоставляющий сотрудникам удобный доступ строго к той информации и возможность исполнения строго тех функций, которые определены их должностными обязанностями [4, с. 13]. Портал обеспечивает «доставку» прямо на рабочие места сотрудников входящих документов, данных из подведомственных учреждений, новостей из различных источников, распоряжений руководства и пр. Взаимодействуя с серверами почты и коллективной работы, а также c серверами управления базами данных, портал позволяет контролировать график исполнения работ, назначать совещания, обмениваться электронной почтой, обрабатывать структурированную информацию (показатели производства, данные об уплате налогов, сведения о регистрации транспортных средств и многое другое). За корректностью перемещения документов между органами управления, а также между ними и гражданами и организациями «следит» сервер маршрутизации и документооборота. Среди прочего, он «умеет» преобразовывать форматы документов, исторически принятые в разных организациях и, иногда, даже в разных странах. Документы готовятся в стандартных офисных приложениях – текстовом редакторе или электронной таблице, а портал обеспечивает для них: - контроль версий; - сбор и согласование замечаний; - визирование и утверждение; - публикацию (размещение в официальных источниках либо доведение до заинтересованных лиц); - надежное архивирование и быстрый поиск. Кроме того, механизм категоризации автоматически анализирует документы в указанных папках и архивах и размещает их в наиболее походящих рубриках. Сотрудник получает уведомления о распоряжениях руководства, о необходимости исполнения поручений и согласовании документов, ходе исполнения поручений подчиненными, изменениях в рубриках и документах, на которые он подписан [5, с. 53]. Операции делопроизводства реализуются просто и наглядно. Например, чтобы инициировать процесс визирования документа, уполномоченному исполнителю достаточно поместить его в специальную папку, которая «сама выполнит» все необходимые по регламенту действия – уведомит визирующих и проследит за результатом (завизирован ли документ или нужно ли его вернуть на доработку). Естественно, в случаях, предусмотренных законом, подзаконными актами и/или служебными инструкциями, документы могут быть скрыты от читателей, не имеющих необходимых полномочий, надежно зашифрованы для пересылки и подписаны цифровой подписью для удостоверения подлинности. В Республике Мордовия создана первая очередь областной автоматизированной информационно-коммуникационной системы (АИКС) органов государственной власти, территориальных органов федеральной власти и органов местного самоуправления. Благодаря этой системе обеспечивается обмен сообщениями по электронной почте, доступ в режиме реального времени к информационным ресурсам администрации области и обмен информационными массивами между абонентами АИКС. Информационные ресурсы органов государственной власти Республике Мордовия, доступные абонентам АИКС, включают широкий набор правовых баз данных: база данных нормативно-правовых документов Республике Мордовия «Консультант+», базы данных нормативно-правовых документов РФ («Консультант+», «Гарант», «Кодекс» и Банк нормативно-правовых актов), база данных нормативно-правовых документов субъектов РФ «Консультант+». Создана мощная информационно-справочная система, представляющая собой регулярно обновляемую базу данных, содержащую около 900 показателей социально-экономического состояния Республики Мордовия, областей Центрального Федерального округа и Российской Федерации в целом. В 2001 году разработан электронный атлас Республики Мордовия. В рамках ФЦП «Электронная Россия» планируется провести работы по созданию геоинформационной системы Республики Мордовия в виде набора тематических баз данных в территориальном разрезе по различным аспектам социально-экономического состояния области. С проблемой электронного документа тесно связана проблема электронного документооборота, автоматизации ДОУ. В настоящее время различными фирмами разработано и внедрено большое число автоматизированных систем управления документацией (АСУД), характеризующихся специфическими подходами и компьютерно-коммуникационными средствами реализации. К сожалению, в этих разработках отсутствует унифицированная терминология. Продукция фирм разработчиков носит такие названия как: система автоматизации документооборота, компьютерная система автоматизации делопроизводства и документооборота, система управления делопроизводством, распределенная система управления документами, электронный архив и т.п. Разнообразие в названиях разработанных и разрабатываемых систем говорит лишь о том, что сегодня эта область информационного рынка еще не оформилась в качестве самостоятельно сегмента, и в ряде случаев продукты АСУД появляются как сопутствующие разработки или побочный продукт при решении других более сложных задач. Тем не менее, число АСУД растет достаточно быстро. Примерно 30-40 компаний регулярно участвуют в конференциях DOCFLOW и предлагают свои разработки потребителям. Это, конечно самые крупные разработчики, задающие уровень технико-технологических решений. Известно также, что многие АСУД разрабатываются индивидуально для внутреннего использования и на рынок не выставляются. К сожалению, в этом секторе информационной индустрии, несмотря на очевидную необходимость, не отлажена система мониторинга разработок, появляющихся на рынке, нет также и четко функционирующей системы их лицензирования и сертификации. Редкими являются обзоры специалистов по системам данного типа в ведущих компьютерных и информационных изданиях, не говоря уже об изданиях для делопроизводства и архивов. Последние опубликованные обзоры заслуживают одобрения, хотя и критериальный ряд, и оценочные показатели, и применяемая терминология с точки зрения теории и практики документоведения не оптимальны
Для каждой из групп потребителей существует целый ряд предложений. Например, для министерств и ведомств предназначаются разработки компаний "Электронные офисные системы", "Весть", "Анкей", "Ланит" и других, для второй категории потребителей наиболее известны разработки кампании "Гранит-Центр", НТЦ Института развития Москвы. Одним из продуктов, отвечающим практически всем требованиям делопроизводственной практики, является система Дело-96 и ее последующие модификации, разработанные компанией "Электронные офисные системы". Эта система отвечает традициям отечественного делопроизводства и учитывает существующие нормативно-методические требования, предъявляемые к такого рода системам. Несколько другой подход к проектированию АСУД выбрали специалисты Inter Trust, которые используют в своих разработках технологии Lotus. В широкой гамме разработок фирмы достойное место занимают системы документационного обеспечения управления. Первым продуктом компании этого направления стала система документационного обеспечения "Office Media". Комплект баз данных "Office Media" работает в среде Lotes Notes и обеспечивает автоматизацию делопроизводства и организационно-управленческой деятельности предприятий и организаций. Пользователями системы могут выступать такие подразделения государственных и коммерческих структур, как службы: документационного обеспечения, контроля исполнения документов, информационной поддержки внешних контактов организации, управления персоналом, управления продажами и сбытом продукции и другие. Новым словом компании Inter Trust является недавно разработанная так называемая "корпоративная система электронного документооборота и автоматизации делопроизводства". Еще одним примером АСУД можно назвать разработку Государственного научно-производственного предприятия "Гранит-Центр" системы автоматизированного документооборота и делопроизводства организации "Гран-Док", которая достаточно хорошо известна в московских муниципальных структурах управления. Назначением системы является автоматизация основных процессов обработки документов: учет, фиксация пути прохождения от регистрации до списания в дело, контроль каждого этапа рассмотрения документа, получение справочной информации о документах, анализ документооборота организации. Использование оригинальной технологии обработки документов помогает более рационально вести документооборот в организации и обеспечивает мониторинг исполнительской дисциплины.
3 Основные направления совершенствования управления документооборотом 3.1 Перспективы внедрения автоматизированных систем документооборота в органах местного самоуправления Основное содержание работы большинства органов государственной власти – это выработка управленческих решений, протекающая в форме работы с документами. Поэтому эффективность осуществления ими своих функций в значительной степени определяется системой работы с документами, принятой в организации. В российских ведомствах повсеместно используется традиционная российская система делопроизводства. Эта система, основанная на централизованном контроле документов на всех стадиях их исполнения, обладает рядом важных достоинств. Однако при больших объемах обрабатываемых документов все равно возникают проблемы, неизбежные при работе с бумажными документами: 1. длительные процедуры передачи документов внутри организации; 2. возможность утери информации о местонахождении документов; 3. отсутствие эффективного контроля как за работой отдельных чиновников, так и за деятельностью организации в целом со стороны вышестоящих органов и общества; 4. высокие издержки на инфраструктуру хранения и движения бумажных документов; 5. высокая трудоемкость рутинных операций в деятельности чиновников и нехватка времени на подготовку качественных решений. Зачастую эти проблемы приводят к неоправданно затянутым срокам рассмотрения вопросов, неэффективности работы и плохой управляемости организации. Существует два возможных подхода по применению информационных технологий для решения этой проблемы: 1. повышение эффективности существующих процедур работы с документами (автоматизация делопроизводства); 2. переход к электронному документообороту. Автоматизация делопроизводства основана на том, что при регистрации бумажного документа он полностью или частично переводится в электронную форму, и дальнейшая работа ведется в основном с электронными регистрационными карточками и представлениями документов [31, с. 24]. Необходимость автоматизации документооборота органов государственной власти и местного самоуправления является сегодня очевидной для всех. При таком подходе появляются дополнительные издержки в процессе регистрации документа. Впрочем, их можно избежать, если значительную часть документов организация будет получать в электронном виде. Идея электронного документооборота состоит в том, что для документов вообще не создается бумажных версий. Это позволит значительно поднять эффективность и снизить издержки по сравнению со смешанным документооборотом. Необходимо иметь в виду, что переход на чисто электронный документооборот и делопроизводство (ЭДД) потребует значительного времени. Но внедрение систем автоматизированного делопроизводства уже сейчас создает хорошие технологические предпосылки для перехода к электронному документообороту, так как в таких организациях сотрудники постепенно отвыкают иметь дело с бумагами (оборот бумаг замыкается на канцелярии, архиве и экспедиции), и в них исчезает технологическая необходимость. Для некоторых видов документов (например, внутренних) электронный документооборот возможен уже сейчас. Он также возможен для всех проектов документов на стадии их разработки и согласования. Делопроизводство с использованием бумажных журналов и картотек несовместимо с требованиями повышения эффективности работы государственных служащих в силу нескольких причин. 1. Информация о документах и ходе их исполнения распределена по системе картотек организации и ее структурных подразделений. Поэтому получение информации о работе с документами на предприятии требует поиска и обработки данных из разнородных и децентрализованных картотек. 2. Картотеки документов обычно отделены от исполнителей. Они содержат неполную и неоперативную информацию о состоянии документов. 3. Размножение и перемещение большого количества бумажных документов, ведение многочисленных и дублирующих друг друга журналов и картотек приводит к большим объемам непроизводительных трудозатрат. Однако кардинальные, революционные подходы к документообороту органов государственной власти и местного самоуправления весьма опасны. Это может привести не только к срыву сроков внедрения, но и к серьезным проблемам в управлении. Поэтому Microsoft совместно с партнерами предлагает два поэтапных программно-методологических решения в области организации документооборота органов государственной власти и местного самоуправления:
1. автоматизированное делопроизводство для бумажного документооборота; 2. электронный документооборот и делопроизводство. Подобный поэтапный подход позволит плавно повысить эффективность работы органа власти, исключив возможность дезорганизации его деятельности. Автоматизированное делопроизводство для бумажного документооборота является в кратчайшей перспективе основным подходом к автоматизации документооборота в органах государственной власти и местного самоуправления.
Обрабатываемые органом власти документы, в том числе и передаваемые при использовании средств вычислительной техники, имеют две формы – традиционно бумажную и электронную. Подобный симбиоз является следствием того, что современные средства подготовки документов подразумевают электронную форму хранения документа, а нормативная база и устоявшиеся правила обращения – бумажную. Также важнейшим доводом в пользу сохранения бумажных носителей документов является непревзойденное удобство работы с ними. Правила и привычки изменяются значительно медленнее возможностей современных информационных технологий. В органах государственной власти и местного самоуправления, видимо, еще долго при обработке документов в электронном виде будут сохраняться операции, требующие создания их бумажных копий. Как правило, руководители предпочитают работать с документами в бумажном виде. Кроме того, пока обмен официальными документами между органами власти и передача их в государственные архивы также происходит в бумажной форме. Электронный документооборот и делопроизводство (ЭДД) является технологическим ответом на современные требования, предъявляемые текущей политико-экономической ситуацией к эффективности российских органов государственной власти и местного самоуправления. В пользу ЭДД говорят и опыт его внедрения в западных органах государственной власти, и примеры эксплуатации в крупных, прогрессивных российских коммерческих структурах. Не вызывает сомнения необходимость перевода российских органов государственной власти и местного самоуправления на электронный, безбумажный документооборот. Однако, для подобного перевода нужна серьезная подготовка. Электронный документооборот и делопроизводство является конечной целью, достижимой после внедрения автоматизированного бумажного документооборота и делопроизводства. Автоматизация традиционного, бумажного документооборота является промежуточным решением, используемым для повышения эффективности работы органа государственной власти или местного самоуправления. Для претворения этого решения в жизнь Microsoft совместно с партнерами предлагает тесно интегрированный комплекс программных средств [19, с. 61]: 1. операционные системы Microsoft Windows® и Microsoft Windows Server; 2. система управления базами данных (СУБД) Microsoft SQL Server™; 3. система автоматизированного делопроизводства и документооборота; 4. система автоматизации архивного дела; 5. сервер обмена сообщениями Microsoft Exchange Server; 6. программный пакет Microsoft Office®. Предлагаемое решение основывается на электронном контроле за операциями, производимыми с бумажными документами, а также за использованием электронных копий документов в тех случаях, когда не требуется заверять их подлинность. В настоящее время на платформе Microsoft существует целый ряд систем автоматизации делопроизводства и документооборота, отвечающих современным требованиям. В качестве примера в последующих разделах будет рассмотрена система «Дело» компании «Электронные офисные системы». Данная система автоматизации делопроизводства и документооборота (далее САДД) полностью соответствует существующей делопроизводственной практике. Она обеспечивает ведение множества электронных картотек, которые, однако, являются при этом подмножествами единой картотеки органа власти. При этом резолюции и связанные с ними документы автоматически перемещаются между картотеками в соответствии с принятой технологией прохождения документов. Таким образом, в любой момент времени имеется полная информация о состоянии, истории движения и исполнения документов в органе власти. Данный комплекс программного обеспечения (ПО) позволяет также решить проблему координации работы с документами в территориально-распределенных подразделениях или представительствах органа власти. Обеспечивается обмен документами и резолюциями с использованием современных систем связи между подразделениями. Основные факторы эффективности автоматизации документооборота с использованием предлагаемого программного решения: 1. Экономия организационно-технических затрат, связанных с размножением и перемещением документов, регистрацией работы с ними. 2. Упорядочение технологии работы с документами. Внедрение единой компьютерной технологии позволяет предприятию перейти на единую систему делопроизводства и документооборота. 3. Ускорение прохождения документов на предприятии за счет эффективной электронной технологии рассылки документов и резолюций. 4. Полный контроль за документами и работой персонала с ними. Средства системы позволяют осуществлять как оперативный контроль за деятельностью предприятия, так и аналитическую обработку накапливаемых данных о документах и работе с ними персонала. Основа предлагаемого решения – система автоматизации делопроизводства и документооборота – является современным масштабируемым решением. Единицей хранения в информационной системе является регистрационная карточка (далее РК) документа – электронный аналог традиционной регистрационно-контрольной карточки. Содержащая исчерпывающие сведения о документе, она хранится в единой базе данных. База данных, хранящая РК документов, по аналогии с традиционным документооборотом называется картотекой, хотя поддерживается она современной высокопроизводительной СУБД. Функциональные возможности САДД поддерживают ведение РК на всех этапах исполнения документа, включая его регистрацию, наложение на документ резолюций, оформление отчетов исполнителями, списание документа в дело. Подсистема формирования стандартных отчетов дает возможность оперативно контролировать исполнение документов. Все документы, подлежащие регистрации, делятся на несколько групп, каждая из которых регистрируется отдельно, т.е. имеет отличные от других групп правила формирования регистрационного номера и, как правило, различный набор реквизитов. Системой поддерживаются три базовые группы: 1. входящие; 2. исходящие (внутренние); 3. письма и обращения граждан. Группа Входящие предназначена для регистрации поступающей в организацию служебной корреспонденции. Группа Исходящие (внутренние) предназначена для регистрации исходящей из организации корреспонденции и внутренних документов. Группа Письма и обращения граждан – для регистрации поступающих в организацию писем граждан. Система допускает деление каждой из групп документов на произвольные подгруппы, объединяющие документы по общему тематическому признаку, признаку подразделений или признаку переписки. Каждую из подгрупп, в свою очередь, можно делить на более мелкие подгруппы и т.д. Например, группу Исходящие можно разделить на подгруппы Отправляемые документы и Внутренние документы, а подгруппу Внутренние документы – на подгруппы Приказы, Распоряжения, Инструкции и т.д.
Деление на подгруппы определяется правилами документооборота и нуждами справочно-аналитической работы, а состав подгрупп и правила формирования регистрационных номеров хранятся в системном справочнике группы документов. В зависимости от того, к какой базовой группе отнесен документ, его РК содержит разный набор реквизитов. Состав реквизитов каждой из групп документов также определяется действующими российскими нормативными документами.
Все операции по рассмотрению входящих документов производятся с помощью системы автоматизированного документооборота, входящей в состав предлагаемого решения. При регистрации документа, поступившего в орган государственной власти или местного самоуправления, уполномоченный на то государственный служащий заполняет экранную форму. Система автоматически в соответствии с принятыми в организации правилами формирует регистрационный номер документа, а пользователь вводит все необходимые сведения о документе, в том числе краткую аннотацию, и при необходимости присоединяет отсканированный, (а при возможности – распознанный средством оптического распознавания) электронный образ документа. При большом потоке входящих документов делопроизводитель может направить документ в специализированный участок сканирования. Там документ будет отсканирован высокопроизводительными техническими средствами потокового сканирования и образ автоматически присоединится к уже введенной РК. После регистрации делопроизводитель определяет должностное лицо данного органа власти, которое должно рассмотреть поступивший документ. При наличии возможности делопроизводитель может подготовить и проект резолюции. САДД самостоятельно направит регистрационную карточку определенному делопроизводителем должностному лицу. Вынесение резолюции по документу должно быть отражено в РК внесением фамилий автора и исполнителя резолюции, а также текста резолюции (если текст есть). Это может делать как сам автор резолюции, так и его помощник, имеющий доступ к документу и право регистрации вынесенной резолюции. При этом, несмотря на то что резолюция вносится от имени уполномоченного должностного лица, система полностью сохраняет информацию о пользователе, на самом деле записавшем текст резолюции в РК документа. После записи резолюции РК документа станет доступна должностным лицам, назначенным исполнителями резолюции. Прошедший согласование и утверждение проект исходящего документа автоматически регистрируется в САДД как утвержденный исходящий документ. Далее, в случае указания в РК внешних адресатов, которым надлежит получить данный документ, осуществляется контроль отправки бумажных экземпляров. При необходимости исходящий документ можно опубликовать в электронном виде на общедоступном портале органа власти. Подробнее о публикации документов рассказано в разделе «Обеспечение доступа к публичной информации». После того как исходящий документ зарегистрирован, его электронная копия и реквизиты регистрационной карточки (кто утвердил, кому документ направлен) могут быть отправлены адресуемому органу власти по электронной почте. Если система автоматизированного делопроизводства установлена и там, то поступивший позже оригинальный документ регистрируется как входящий уже в автоматизированном режиме – многие из реквизитов регистрационной карточки устанавливаются по умолчанию на основе данных, полученных вместе с его электронной копией. Таким образом, резко сокращается время прохождения документа на уровне исходящий–входящий, и сотрудники организации-адресата получают возможность ознакомиться с содержанием документа задолго до доставки бумажного экземпляра. Однако работа с исходящими или внутренними документами не ограничивается их рассылкой. После доведения документа до сведения определенных должностных лиц, предприятий или граждан документ передается на хранение в архив. С точки зрения нормативов архивное дело выходит за рамки документооборота. Однако архивное хранение документа является достаточно сложным и трудоемким процессом. Поэтому автоматизация архивного дела так же важна для повышения эффективности работы органов государственной власти и местного самоуправления. В рассматриваемом комплексе программных средств передача дел на архивное хранение производится автоматизированно за счет тесной интеграции САДД и системы автоматизации архивного дела. Система автоматизации архивного дела, разработанная партнером компании Microsoft – компанией «Электронные офисные системы», предназначена для ведения и учета архивных документов органов власти и местного самоуправления. Более подробно она рассматривается в разделе «Архивное хранение». Предлагаемое решение обладает средствами контроля за документооборотом – от непосредственного контроля руководителем за исполнением собственных резолюций до контроля статистических параметров документооборота отдельных подразделений и органа власти в целом. Помимо непосредственного контроля в кабинете, система автоматизированного документооборота и делопроизводства предоставляет следующие виды контроля с использованием отчетов: 1. Сведения о документообороте. Отчет содержит данные об объеме документооборота какого-либо структурного подразделения, имеющего собственную картотеку, по группам документов за указанный период времени. При формировании отчета учитываются документы, находящиеся в текущей картотеке. 2. Сводка об исполнении контрольных документов. Эта сводка содержит сведения о количестве исполненных и находящихся на исполнении контрольных документов. Сводка формируется по документам текущей картотеки, т.е. в сводке учитываются документы, резолюции на которые наложены должностными лицами, приписанными к текущей картотеке. Сводка об исполнении контрольных документов может быть обобщенной или по ответственным исполнителям. При этом сводка может составляться для документов с заданным интервалом дат регистрации (в отчет попадают сведения о количестве документов, имеющих контрольные резолюции) и для резолюций с заданным интервалом плановых дат (в отчет попадают сведения о количестве контрольных резолюций). Отдельный аспект контроля – протоколирование действий пользователя с РК. В системе предусмотрена автоматическая регистрация всех изменений, вносимых в РК. С этой целью для каждой карточки ведется протокол изменений основного и дополнительных разделов РК, а также протоколы изменений резолюций. Для каждого изменения в протоколе регистрируется дата и время, характер выполненных действий и фамилия пользователя. Подготовка документов Система автоматизации процесса подготовки текстов проектов документов предоставляет средства, позволяющие более рационально организовать процесс работы непосредственных исполнителей. Независимо от способа организации работы – в одиночку или в сотрудничестве с другими государственными служащими, – совокупность подсистем, входящих в систему автоматизации процесса подготовки документов помогает повысить производительность труда исполнителей. Благодаря успешному переходу к использованию самых современных технологий в области электронной почты, электронного документооборота и коммуникаций, которые не уступают технологиям корпоративного и частного сектора, государственные организации повышают эффективность своей работы за счет (а) возрастания точности, полноты, достоверности и оперативности накапливаемой информации; (б) предоставления широких возможностей для осуществления контроля за исполнением решений; (в) обеспечения прозрачности исполнения решений и (г) снижения накладных расходов. Это в конечном итоге повышает качество жизни граждан и способствует социально-экономическому прогрессу страны.
3.2 Совершенствование нормативно-правового обеспечения документооборота в органах местного самоуправления
В настоящее время совершенствованию нормативно-правового обеспечения документооборота уделяется значительное внимание. Так, в последние годы принят закон «Об электронной цифровой подписи», закон «Об информации, информатизации и защите информации» существует проект закона «О документационном обеспечении управления» и некоторые другие. Однако общую направленность совершенствования как нормативно-правового, так и организационного, технического обеспечения документооборота задает Федеральная целевая программа «Электронная Россия», рассчитанная по времени до 2010 года [13, с. 26]. Раздел 3 ФЦП «Электронная Россия» – «Система программных мероприятий» – содержит перечень мероприятий по девяти основным направлениям использования информационных технологий в органах государственной власти и местного самоуправления. Одним из направлений является «Совершенствование деятельности органов государственной власти и местного самоуправления на основе использования информационных технологий», главные мероприятия которого ориентированы на «повышение эффективности работы органов государственной власти и местного самоуправления путем обеспечения совместимости стандартов хранения информации и документооборота; подключения к компьютерным сетям органов государственной власти и местного самоуправления, бюджетных учреждений; реализации отраслевых программ информатизации; создания межведомственных и местных информационных систем и баз данных» (пункт 3.3 Программы).
Для достижения данной задачи необходимо: - развитие систем внутриведомственного электронного документооборота, локальных информационных сетей, разработка стандартов делопроизводства и документооборота; - развитие систем межведомственного электронного документооборота, обеспечивающих сокращение сроков обработки документов; - повышение качества принимаемых управленческих решений путем распространения и использования опыта, накопленного в социально-экономической сфере, развития систем консультирования и повышения квалификации. Реализация работ по совершенствованию деятельности органов государственной власти и местного самоуправления должна сопровождаться комплексом организационных мероприятий, обеспечивающих координацию деятельности органов власти в сфере информатизации, разработку и внедрение стандартных решений, а также эффективное использование выделяемых на эти цели бюджетных средств. В течение 2002-2003 годов в рамках данного направления предусматривается разработка концепции государственной политики в области развития ИТ и перечня стандартов обмена информацией в системах электронного документооборота. Планируется создание банка данных, содержащего формы электронного документооборота для органов государственной власти и местного самоуправления с учетом информационной безопасности (пункт 15 плана мероприятий Программы). За этот период предполагается также обеспечить электронный документооборот между Аппаратом Правительства Российской Федерации и федеральными органами исполнительной власти (пункт 16 плана мероприятий Программы). Реализация данного пилотного проекта позволит создать действующую модель электронного документооборота и проверить эффективность выбранных технических решений. К 2010 году намечается завершить переход всех органов государственной власти к электронному документообороту, который обеспечивает использование электронной цифровой подписи и учитывает требования информационной безопасности (пункт 17 плана мероприятий Программы). Основополагающую роль в решении проблем ДОУ должен сыграть Закон о документации Российской Федерации. Закон позволит нормативно закрепить общие принципы и наиболее существенные положения документационного обеспечения, в том числе, обязательность документирования деятельности всех организаций, формы и способы документирования, электронное документировние, обмен документированной информацией удовлетворения потребностей в документации субъектов права, мер ответственности за нарушения. Закон должен стать основополагающей нормативной базой, которая не только решит многие спорные вопросы электронного документооборота и электронного архива, но и в определенной степени определит направления и дальнейшие перспективы развития автоматизации ДОУ. Принятие закона о документации является настоятельно необходимой задачей ближайшего будущего. Исключительно важной представляется также разработка государственных правовых актов, устанавливающих нормы (стандарты, правила) ведения делопроизводства, документации и меры ответственности за их нарушение. Прежде всего это разработанный ВНИИДАД проект Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ). ГСДОУ представляет собой один из основополагающих федеральных актов, содержащий комплекс требований и положений, способствующих разработке единых подходов не только к традиционному, но и автоматизированному управлению документацией - информационному менеджменту. Базовые положения ГСДОУ в сфере автоматизации документирования, документооборота, информационно-поисковых систем (ИПС), хранения, использования, внедрения автоматизированных информационных технологий на основе использования российских и международных классификаторов информации, в определенных условиях, позволят совместить применяемые в разных ведомствах аппаратно-программные средства документирования и обработки документной информации, будут способствовать информатизации организаций, территорий, отраслей. Важнейшим из условий активного использования ГСДОУ является придание ей возможно более высокого юридического статуса с одновременным возложением ответственности за ее применение на один из федеральных исполнительных органов, в данном случае на Росархив и его подведомственные организации.













Заключение
Основная функция любого государственного или муниципального учреждения – принятие управленческих решений. При этом исходные данные для принятия решений, необходимая информация и сами решения представляются в виде документов. И объем технической работы с документами зачастую настолько велик, что заслоняет, а иногда и замещает основное содержание деятельности. Поэтому автоматизация работы с документами, циркулирующими в органах власти, имеет важнейшее значение для повышения эффективности деятельности как отдельных учреждений, так и системы государственного управления в целом. Необходимо учитывать, что традиционный бумажный документооборот еще не скоро потеряет свое значение – в ближайшие годы важные документы все равно будут издаваться, утверждаться и доставляться в бумажном виде. Тем не менее существуют (и в ряде организаций уже эксплуатируются) интегрированные бумажно-электронные технологии, в которых документ пересылается в электронном виде, регистрируется, и именно с электронной копией идет работа, а бумажная копия передается обычным путем.
Введение законодательства, обеспечивающего юридическую значимость электронной цифровой подписи, открывает возможность создания систем обмена электронными документами, не требующих дублирования электронных документов бумажными и позволяющих тем самым значительно снизить издержки органов власти и управления.
На пути разработки таких систем имеются объективные трудности, однако в настоящее время уже ни для кого не секрет, что будущее документооборота в органах местного самоуправления – это его автоматизация.

Список использованных источников 1 Баласанян В. Автоматизация делопроизводства и документооборота в России: введение в проблему // Рынок ценных бумаг. – 1998. - №16. - с. 80-81. 2 Баласанян В. Концепция системы автоматизации отечественного документооборота // Открытые системы. – 1997. - № 1. - с. 42-44. 3 Бейдер А., Кэйв Р. О некоторых подходах к управлению документами // Открытые системы. – 1998. - № 3. – с. 4-15. 4 Бобылева М.П. Вопросы анализа документооборота организации в условиях использования автоматизированных систем // Делопроизводитель. – 2001. - № 1. – с. 13-16. 5 Бобылева М.П. Вопросы нормативно-методического обеспечения делопроизводства при внедрении системы автоматизации документооборота //Делопроизводство. – 1998. - № 2. - с.52-55. 6 Бобылева М.П., Гуськов В.А. Вопросы ведения номенклатуры дел в условиях автоматизации документооборота // Делопроизводство. – 1999. - № 1. - с.38-40. 7 Быкова Т.А. ЕГСД и ГСДОУ по-прежнему нужны секретарям // Секретарское дело. – 2001. - № 2. – с. 6-16. 8 Гавердовский А. Концепция построения систем автоматизации документооборота // Открытые системы. – 1997. - № 1. - с. 29-34. 9 ГОСТ 6.30-97. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. М.: ИПК Издательство стандартов, 1997. – 114 с. 10 ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.: ИПК Издательство стандартов, 1998. – 89 с. 11 Государственная система документационного обеспечения управления / Росархив, ВНИИ документоведения и архивного дела. М., 1999. Проект. 12 Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения / Главархив СССР, ВНИИ документоведения и архивного дела. М.: Главархив, 1991. – 218 с. 13 Еремченко В.А. Проблемы государственного регулирования документационного обеспечения управления // Делопроизводитель. – 2003. - № 1. – с. 25-30. 14 Ермолаева А.В. Виды правовых актов органов государственной власти субъекта федерации и их основная характеристика // Делопроизводитель. – 2001. - № 1. – с. 9-12. 15 Зубков Д. и др. Об одном подходе к автоматизации документооборота // Открытые системы. – 1997. - № 4. - с. 45-48. 16 Казуто А. Шесть вопросов на тему автоматизации делопроизводства // Делопроизводство. – 1998. - № 1. - с. 82-87. 17 Кислуха В.А. Значение и применение экспертных систем в службах управления персоналом // Делопроизводитель. – 2001. - № 1. – с. 22-24. 18 Красилов Н. и др. Об одной модели документооборота // Открытые системы. – 1997. - № 1. - с. 23-28. 19 Кузнецов С.Л. Новые программные средства автоматизации делопроизводства // Делопроизводство. – 1999. - № 1. - с. 60-63. 20 Кузнецов С.Л. Новые программные средства автоматизации делопроизводства // Делопроизводство. – 1999. - № 1. - с. 60-63. 21 Кузнецов С.Л. Программы автоматизации делопроизводства. Общий обзор // Делопроизводитель. – 2001. - № 1. – с. 31-34. 22 Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления).- М.: ЗАО Бизнес-школа “Интел-Синтез”, 1999. – 287 с. 23 Кузнецова Т.В. Проблемы организации службы документационного обеспечения управления (ДОУ) на современном этапе // Делопроизводитель. – 2001. - № 1. – с. 17-21. 24 Ларин М.В. Управление документацией: теория и практика // Делопроизводитель. – 2001. - № 1. – с. 12-16. 25 Организация работы с документами: Учебник / В.А. Кудряев и др. -М.: ИНФРА-М, 1998. – 377 с. 26 Основные правила работы ведомственных архивов /Главархив СССР, ВНИИ документоведения и архивного дела. - М.: Главархив, 1988. – 226 с. 27 Сокова А.Н. Некоторые психологические аспекты документоведения // Секретарское дело. – 2001. - № 2. – с. 35-38. 28 Сокова А.Н. Трансформация документов в условиях новой информационной технологии // Документ и экономика: Межвузовский сборник научных трудов. – М., 1989. – с. 78-80. 29 Сокова А.Н. Электронное делопроизводство // Делопроизводство. – 2000. - № 1. - с.13. 30 Сравнительный анализ программных систем делопроизводства и документооборота для автоматизации российских органов государственной власти, предприятий и учреждений. Метод. пособие. - М.: ОЦНТИ ВНИИДАД, 1998. - 73 с. 31 Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. - М.: Росархив, ВНИИДАД. 2001. – 234 с. 32 Фионова Л.Р. Современная постановка делопроизводства в организациях Пензенской области и направления совершенствования // Секретарское дело. – 2001. - № 3. – с. 3-5. 33 Шарп К. Море документов // Открытые системы. – 1998. - № 3. – с. 18-22. 34 Янковая В.Ф. Нормативное обеспечение делопроизводства в учреждении, организации, на предприятии // Делопроизводитель. – 2001. - № 1. – с. 4-8.