СОДЕРЖАНИЕ:
I. Введение
II. Теоретическая часть
1. Общий обзор презентаций
1.2. Подготовка презентации
1.2.1. Планирование презентации
1.2.2. Анализ цели
1.2.3. Анализ аудитории
1.2.4. Планирование речи
1.2.5. Разработка главной идеи
1.2.6. Планирование времени
1.2.7. Прогноз длины выступления
1.2.8. Выбор стиля
1.2.9. Разработка речи
1.2.10. Выбор места проведения презентации
2.1. Вступление
2.2. Основная часть
2.3. Заключение
2.4. Период задавания вопросов и ответов на них
2.5. Использование наглядных материалов
3. Мастерство отличной презентации
3.1. Успешная речь
3.2. Поведение в период задавания вопросов
III. Практическая часть
IV. Заключение
V. Список использованной литературы
I. ВВЕДЕНИЕ
Презентация помогает отдельным лицам и организациям приобрести благоприятную заметность и таким образом достичь своих целей (при условии ее эффективности).
Изучение методов, способов и приемов проведения презентации является актуальной темой для исследования, поскольку конкуренция охватывает все виды человеческой деятельности. А непременный атрибут успешной конкуренции – увеличение своей заметности. В профессиональной деятельности заметность состоит в том, чтобы быть увиденным, быть услышанным, быть признанным.
Пытаясь привлечь к себе внимание, предприниматели и специалисты разных областей в наши дни сталкиваются с беспрецедентными трудностями. Слишком многие желают того же, и борьба оказывается поистине жестокой. Средства долговременного воздействия то и дело приходится менять.
Презентация – испытанное средство привлечь к себе внимание. Деловая презентация, проведенная искусно, заставляет людей положительно оценить и Вас и Ваше сообщение. Как для отдельных людей, так и для организаций успешная презентация – это профессиональный инструмент, помогающий добиться желаемого.
Целью работы являлось рассмотрение этапов подготовки презентации, изучение способов и методов проведения презентации и применение их на практике.
II. ТЕОРЕТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ
1. ОБЩИЙ ОБЗОР ПРЕЗЕНТАЦИЙ
Презентация - общественное представление чего-либо нового, недавно появившегося, созданного, например: книги, журнала, кинофильма, телепрограммы, организации. Итак, презентация есть представление общественности чего-то нового, с определенными целями.
Презентации бывают следующих видов:
Презентация общественной организации (фирмы, акционерного общества, корпорации и т.п.). Целями такой презентации являются: создание имиджа фирмы среди деловых кругов, создание или воссоздание благоприятного образа фирмы, реклама имени фирмы. По сути своей такая презентация является частью рекламной кампании организации.
Презентация товара. Цели такой презентации ясны: создание знания о новой марке, товаре или услуге на целевом рынке, ознакомление потребителей с новыми возможностями товара, расписания магазина и т.д., достижение предпочтения марке и т.п. Презентация проекта. Цель этого вида презентации - информирование людей о каком-либо проекте, определение обратной реакции к проекту, поиск заинтересованных в поддержке разработки и реализации проекта. Этот вид презентации наиболее требователен к форме подачи, содержанию и подготовке, т. к. предполагает убеждение аудитории в необходимости осуществления разработки или воплощения проекта.
· Презентация объема и содержания выполненных работ (отчет). Цель - ознакомить, предоставить определенной узкой группе людей результаты работ. Такая презентация менее требовательна к выполнению определенных правил подготовки и вполне может быль спонтанной, если необходимые данные у вас под рукой и содержатся в полном порядке.
· Презентация плана будущих работ. Такая презентация аналогична предыдущему виду презентаций, только объект здесь будущие работы организации или личности. Целями её могут являться: информирование определенного круга лиц о намеченных работах, описание намеченных работ с целью подтверждения объекта презентации критическому анализу и изменению.
Очевидно, что презентация – это коммуникационный процесс. Термин процесс определяется как серия действий. Этому термину присуща идея поступательного движения, которое приводит к конечному результату. То же самое относится и к презентации. Деловая презентация разворачивается через серию коммуникационных действий, которые направлены (или должны быть направлены) на вызов реакции или получение результата, удовлетворяющих цели презентатора. Требования к презентатору возрастают в прямой зависимости от числа людей, к которым он обращается. Презентация один на один требует меньшей подготовки, чем презентация для пяти и боле человек. В то же время с возрастанием аудитории увеличивается потенциал воздействия деловой презентации. Презентатор, обращающийся к одному лицу, может воздействовать только на это лицо, обращение же к большему числу людей колоссально увеличивают диапазон воздействия.
В любой презентации, устной или письменной, следующие факторы воздействуют на характер общения и исход презентации.
Презентатор. Это, конечно, лицо, передающее сообщение. Для большинства устных презентаций выступающий – центральная фигура, он песет полную ответственность за исход презентации. Поэтому очень важно, чтобы презентатор тонко понимал динамику коммуникационного процесса и свободно владел приемами активного общения.
Сообщение. Это, непосредственно та информация, которую презентатор передает аудитории.
Аудитория. Это, лица, которые были приглашены на презентацию. Их состав и число определяется организаторами презентации заранее.
1.2. ПОДГОТОВКА ПРЕЗЕНТАЦИИ
Эта часть работы своей целью имеет передачу знаний о подготовке качественной презентации высшего уровня. Для этого, в главе описываются основные шаги по подготовке.
Шаги по подготовке презентации следующие:
1. Планирование презентации.
2. Анализ состава, цели, характера и состояния аудитории.
3. Компоненты презентации.
4. Выбор, разработка вариантов использования демонстрационно-наглядных материалов.
5. Непосредственно подготовка к речи: написание текста, плана, подготовка наглядных материалов.
6. Подготовка к ответам на вопросы из аудитории.
7. Выбор места проведения презентации.
Речи и презентации очень похожи на интервью и деловые встречи: в процессе подготовки нужно определить цели, проанализировать аудиторию, разработать план для презентации своих точек зрения. Но речи и презентации в отличие от интервью и встреч события более массового характера, они не ориентированы на эмоциональные аспекты или на персональные проблемы.
1.2.1. ПЛАНИРОВАНИЕ ПРЕЗЕНТАЦИИ
Планирование является необходимой частью процесса презентирования. План является каркасом последующих действий, проектом, собирающим факторы в пучок, вокруг которого состоится сама презентация. Создавая план презентатор добывает информацию и формирует свежие идеи, необходимые как для подготовки, так и для проведения презентации.
Переменные, составляющие планирование:
· Частота (как часто проводились презентации по этой теме, перед сходным типом аудитории, в этих временных рамках, в этом месте).
· Знакомство (планирование зависимости от уровня знакомства презентатора с аудиторией и предметом).
· Происхождение (на планирование влияет происхождение запроса на презентацию).
· Представительство (определение проводится ли презентация кем – то, воспринимаемым аудиторией как частное лицо или представляющим некое сообщество).
· Тип (внешние, внутренние, продвигающие, информационные, восходящие и нисходящие).
· Содержание
· Природа презентационного событии
· Потенциальная выгода (выгода – это то, презентатор или организация собираются извлечь в случае успеха презентации).
Наилучшим подходом к планированию, являются открытые вопросы, начинающиеся со слов:
1. Кто будет присутствовать на моей презентации?
2. Что будет служить ожидаемым исходом?
3. Когда мне следует начать презентацию и когда закончить?
4. Где я смогу собрать материал для моей презентации?
5. Как именно начать подготовку?
6. Почему эту презентацию следует провести?
1.2.2. АНАЛИЗ ЦЕЛИ.
В процессе создания собственной карьеры человек может делать презентации или произносить речи по разным поводам. Например, если он работает в отделе по работе с персоналом, он может давать ориентационные сведения новым работникам или объяснять политику компании. Если человек работает начальником отдела он может презентовать программы учения персонала. Если он консультант, он может давать аналитические отчеты. Если он работает бухгалтером или аудитором он может презентовать начальству отчеты о финансовом состоянии фирмы. Как ученый или инженер он может объяснять технические характеристики клиенту или говорить на профессиональных собраниях. Как президент он часто выступает перед собранием директоров, работников, акционеров или журналистов с разного рода отчетами. Как человек, заинтересованный в поиске спонсора для своего проекта, он делает презентацию перед потенциальными инвесторами.
Такие презентации и речи могут быть отнесены к разного рода блокам в зависимости от целей. Цель помогает определить форму, содержание и стиль презентации, а также, как показывает данный график, уровень взаимодействия аудитории с презентующим.
График зависимости взаимодействия аудитории с презентующим в зависимости от целей последнего (приложение 1) показывает необходимость и важность анализа аудитории если целью вашей презентации является убеждение, однако не следует пренебрегать анализом аудитории и при других целях
·Мотивирование или развлечение. Когда пытаешься кого-нибудь развлечь, то в основном презентация состоит из обычной речи. Например, когда вы говорите несколько слов об уходящем на пенсию работнике, сначала сделаете несколько веселых комментариев о хорошей работе пенсионера и опишите как он помог компании. В процессе речи вы мотивируете этого работника на новые рабочие подвиги. Аудитория в течении такой речи ведет себя пассивно. Если цель вашей презентации имеет такой характер, то необходимо тщательно подготовить лишь саму речь и не обращать особого внимания на подготовку к вопросам.
· Информирование или анализ. Когда цель вашей речи информирование или предоставление анализа, то такая презентация предусматривает взаимодействие с аудиторией. Чаще всего такая речь представляет собой собрание определеной группы людей с целью прослушивания документа. После прослушивания присутствующие задают вопросы на понимание и уточнение некоторых данных. Презентации такого рода очень часто используются в больших компаниях для мониторинга состояния финансов компании и т. д.
· Убеждение или приглашение к сотрудничеству. Наибольшее взаимодействие предполагает презентация, целью которой является убеждение кого-либо принять участие в различного рода актах или участие в сотрудничестве по совместному решению проблемы. Обычно презентация начинается с предоставления информации об обсуждаемом объекте, чтобы аудитория поняла яснее о чем идет речь, затем вы начинаете предоставлять аргументы в пользу вашей точки зрения и пытаетесь склонить присутствующих к нужным для вас действиям. Такая презентация наиболее требовательна к вспомогательным объектам и качеству речи. Кроме того необходимо быть достаточно гибким и превосходно чувствовать ситуацию особенно в случае непредвиденного течения обстоятельств. Необходимо постараться к ним подготовиться. Взаимодействие с аудиторией настолько здесь велико, что вы можете потерять контроль за ходом презентации. Здесь нельзя целиком полагаться на подготовленный и написанный текст, а зорко следить за ситуацией и не давать ей выходить из под контроля.
Зачастую речи и презентации используют несколько из перечисленных целей одновременно.
1.2.3. АНАЛИЗ АУДИТОРИИ
Как только вы поставили цели для вашей презентации, необходимо приступить к анализу аудитории. Как и зачем это делается?
Аудитория - это еще один базовый элемент вашей презентации и т. к. именно для аудитории речь и делается, нельзя не придавать анализу никакого значения и пропускать его, а наоборот именно анализу аудитории необходимо уделить особое значение.
Вы можете добиться лучшего результата, если будете знать характеристики будущей аудитории и используете полученные данные в подготовке к речи.
Для начала надо определить размер аудитории. Очевидно, что маленькие группы наиболее удобны для бурного обсуждения и убеждения. Но когда в группе больше 12 человек нормальное обсуждение становится невозможным.
Зависимость размера аудитории от целей прямая: чем меньше цели предполагают участие аудитории в презентации, тем больше может быть размер аудитории и тем меньшее значение может придаваться качеству людей пришедших на презентацию.
Также необходимо сопоставить другую нужную информацию об аудитории. Вот некоторые вопросы на которые желательно знать ответы перед презентацией:
1. Будет ли аудитория в основной своей массе дружественна, безразлична или противна вашей точке зрения?
2. Заботят ли их темы, через которые вы хотите убедить их принять участие в конкретном действии?
3. Какой у аудитории уровень понимания, образованность?
4. Сколько они знают о том, что вы собираетесь им преподнести?
5. Знают ли они вас?
6. Уважают ли они вас?
Ответы на эти вопросы помогут вам выбрать лучший путь для поведения эффективной презентации.
1.2.4. ПЛАНИРОВАНИЕ РЕЧИ
Разработка стратегии разворачивания выступления сложнее, чем написание документа. Если вы не сделаете вашу презентацию легкой для понимания, возможно аудитория не отреагирует на нее нужным для вас образом и вы потеряете потенциальный выгодный контракт или инвестора в ваш проект, т. к. они могут просто не понять или прослушать важные пункты вашего выступления.
Для максимального эффекта и достижения намеченных целей, после анализа аудитории необходимо приступить к разработке плана речи или презентации придавая этому ничуть не меньшее значение.
1.2.5. РАЗРАБОТКА ГЛАВНОЙ ИДЕИ
Первый шаг - это определение главной идеи, вокруг которой и будет строиться ваша презентация. Главная идея должна быть связана с вашим объектом и должна служить стержнем, на который каждый присутствующий должен нанизывать получаемую от вас информацию. Это подобно рекламному девизу, который напоминает покупателю о достоинствах рекламируемого продукта. Ваша цель - разработать такую главную идею, чтобы сделать презентацию интересной для аудитории и сделать объект презентации для присутствующих таким же интересным, как он интересен вам.
Попытайтесь сформулировать вашу главную идею в одно предложение.
1.2.6. ПЛАНИРОВАНИЕ ВРЕМЕНИ
С хорошо разработанной главной идеей вашего выступления, можете приступить к планированию времени и структуры вашего выступления. Структура, которую вы утвердите для выступления, должна быть связана с целью, аудиторией, предметом презентации и от отведенного для выступления времени.
Если у вас 10 или меньше минут для выступления, необходимо организовать его так, чтобы уместить основные пункты, следовательно оно будет похоже на короткую выдержку из полной, развернутой презентации.
Начните с небольшого плана вашей будущей речи, в основной части объясните все аспекты предмета презентации, в заключении коротко повторите основные части выступления и главную мысль.
Более длинные речи и презентации должны быть организованы как отчеты. Если ваша цель - развлечь, мотивировать или информировать, используйте естественный порядок в зависимости от объекта, жесткой структуры тут быть не может. Если же цель - анализировать, убеждать или склонять к сотрудничеству организуйте презентацию вокруг основных аргументов, мыслей. Используйте натуральный порядок если аудитория дружественно настроена, восприимчива и наоборот - подходите к основным вашим аргументам аккуратно, если вы чувствуете сопротивление аудитории.
Как только слушатели потеряли нить выступления, очень сложно будет возвратить их обратно, кроме того, они могут пропустить важные пункты вашей презентации. У них нет удобной функции просмотра того, что было сказано несколько минут назад, так, что из-за потери внимания слушателей страдаете прежде всего вы. Научитесь планировать свою речь так, чтобы рутинные блоки информации чередовались с интересными фактами статистики или историческими аспектами. Так, что именно вы должны думать как организовать передачу основных мыслей аудитории.
Объясните как вы собираетесь организовать свое выступление и постарайтесь лимитировать количество основных пунктов и мыслей вашего выступления до 3-4 даже если речь или презентация довольно длинная. Удостоверьтесь, что вы выбрали наиболее полезные и интересные данные так, что вы контролируете внимание публики. Помните, что слушатели не могут пропускать ненужную информацию, как во время чтения, таким образом, сократите до минимума такого рода информацию.
1.2.7. ПРОГНОЗ ДЛИНЫ ВЫСТУПЛЕНИЯ
Длина выступления или презентации часто строго ограничена. Так как наряду с вами должны выступать другие ораторы, кроме того у самих слушателей есть множество других дел., вы должны научиться урезать ваши данные таким образом, чтобы оставлять самое главное, экономя при этом свое время и время своих слушателей.
Как только распланирована сама речь, можно более аккуратно спланировать необходимое для презентации время. Средний оратор говорит со скоростью 100-125 слов в минуту. Допустим, что вам надо рассказать о трех основных пунктах. В десятиминутном докладе, можно потратить 2 минуты на поверхностное объяснение каждого пункта, сделав вступление и заключение по минуте длиной. Если у вас часовой доклад, вступление может занять 5 минут. Следующие 30-40 минут будут содержать более подробную информацию о каждом из пунктов вашего доклада (по 10-14 минут на одну тему). Заключение может занять от 3 до 5-ти минут. Оставшиеся 10-20 минут будут зарезервированы под вопросы из аудитории.
Что же лучше 10-ти минутная речь или презентация на 1 час?
Все зависит от объекта, целей, характера аудитории и отпущенного времени. Для легко воспринимаемого объекта и соответствующей аудитории 10 минутного доклада вполне достаточно, и если ваш объект сложен, а цели включают в себя убеждение трудновоспринимающей публике, то презентация должна длиться дольше.
1.2.8. ВЫБОР СТИЛЯ
Другой важный элемент подготовки и планирования презентации - выбор подходящего стиля. Все опять же зависит от целей, характера речи и аудитории, бюджета, времени отпущенном на подготовку. Если содержание речи формальное: отчет о проделанной работе или финансовом состоянии фирмы, то и стиль самого выступления должен быть таким.
В общем, если все присутствующие вам знакомы и их количество невелико, то разрешается несколько отступить от формального характера речи для более лучшего восприятия.
С другой стороны, если вы говорите с огромной аудиторией незнакомых вам людей и сама презентация очень важная, то вы должны установить более формальную атмосферу.
Посадите людей в ряды. Показывайте им слайды и короткие фильмы, чтобы поддержать смысл вашей речи. Используйте подробный план выступления. Формальность достигается также установлением дистанции между презентующим и аудиторией: как психологической так и физической.
1.2.9. РАЗРАБОТКА РЕЧИ
Подготовка к большинству выступлений очень похожа на написание формального отчета, правда, с одной разницей - необходимо реорганизовать текст для устной презентации. Это одновременно и трудность и новая возможность.
Возможность заключена во взаимодействии между выступающим и аудиторией. Когда говоришь с группой людей, это одновременно и передача им информации и получение ее от аудитории. И, как последствие, результат этого, использование получаемой в процессе презентации информации, редактирование речи уже в процессе выступления. Вместо того, чтобы просто представлять аудитории свои идеи, вы можете презентовать им их же идеи или использовать их для взаимного компромисса. У презентующего есть также возможность реагировать на мимику и жесты аудитории.
Но за это вы приносите несколько жертв, самая главная из них - потеря контроля. Общение с аудиторией предполагает гибкость, и чем больше предполагается взаимодействие, тем более гибким надо быть и тем внимательнее следить за ходом презентации.
1.2.10. ВЫБОР МЕСТА ПРОВЕДЕНИЯ ПРЕЗЕНТАЦИИ
Место проведения презентации – один из главных факторов, влияющих на ее ход и результат. Поэтому лучше выбрать обстановку, подходящую для данной презентации. Обстановку на презентации создает оборудование и расположение мест слушателей. Расположение мест должно быть:
· удобным для публики
· служить целям презентации
· подходить для нужд докладчиков.
На планирование расположения слушателей и оборудования влияют следующие факторы:
· количество присутствующих
· состав публики
· рабочее пространство
· взаимодействие слушателей друг с другом
· продолжительность презентации
· столы
· проходы
· обзорность
· открытые пространства и т.д.
На качество презентации влияют также внешние условия :
· освещение
· температура
· качество воздуха
· шумы и т.д.
2.1. ВСТУПЛЕНИЕ
Многое нужно понять и сделать в первые минуты вашего выступления: необходимо определить настроение аудитории, интерес к вашей теме, необходимо также подготовить людей к последующим действиям. Вот почему очень важны первые минуты выступления.
Первое, что необходимо сделать, это привлечь интерес публики. Вот пять возможностей и путей для привлечения и сохранения внимания публики:
· Используйте юмор. Бизнес- вещь серьезная, но это не значит, что нельзя включать легкие юмористические вставки и комментарии. Юмор помогает расслабиться, хорошо настроить аудиторию по отношению к себе.
· Расскажите историю. Большинство людей заинтересованы в разного рода историях и с удовольствием их слушают, так что вы можете без труда найти подходящую историю иллюстрирующую нужный вам факт.
· Стройте выступление вокруг яркого примера. Психологи говорят, что можно заставить людей помнить важные пункты вашего выступления связывая их с конкретным образом.
· Задайте вопрос. Задавание вопроса вовлекает публику в ваше выступление.
· Приведите интересные статистические данные. Люди любят подробности. Если вы предоставите интересную статистику, это поможет разбудить публику.
Именно так лучше всего начинать свою речь, чтобы изначально захватить внимание публики.
Кроме того, вступление должно кратко содержать основную мысль презентации, идентифицировать дополнительные данные, оговорить дальнейшее развитие выступления.
Как только вы установили каркас выступления, завладели вниманием аудитории, можно приступать к основой части:
2.2. ОСНОВНАЯ ЧАСТЬ
Помните, что основная часть должна содержать не более 3-4 основных мыслей, иначе аудитория очень плохо воспринимает всю презентацию. Можно использовать тот же тип построения основной части как в письме, отчете, но необходимо стремиться к простоте и избегать сложных, трудно воспринимаемых словесных конструкций, если вы не хотите тут же потерять завоеванное во вступлении внимание публики.
Чем дольше презентация, чем больше фактов и мыслей вы предоставляете, тем сложнее публика воспринимает. Поэтом, если вы переходите от одной важной мысли к другой, кратко повторяйте основную мысль сказанной части.
Вот некоторые советы помогающие удержать внимание аудитории:
· Соотносите объект презентации с нуждами присутствующих. Люди заинтересованы в вещах, касающихся их лично.
· Используйте простой язык. Люди засыпают быстрее, если оратор говорит формальным языком, полным сложных конструкций и нагромождений. Если презентация включает в себя абстрактные идеи, постарайтесь показать как эта абстракция соотносится с реальной жизнью.
· Объясните как ваш объект соотносится с уже знакомыми и принятыми идеями.
· Приводите примеры. Это позволяет зрителям легче понять о чем вы говорите и запомнить.
Можно также привлекать внимание изменяя тон голоса, используя жесты и мимику.
2.3. ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Как только вы закончили выкладывать основные пункты вашей презентации, приступайте к заключению.
Не позволяйте себе после важной основной части скомкать заключение. Заключение также важно, и даже важнее чем вступление или основная часть презентации. На заключение планируйте примерно 10% от общей продолжительности выступления.
Начните заключение с сообщения публике об этом. Это позволит слушателям приложить последние усилия по удержанию своего внимания. После этого можно кратко повторить основные мысли выступления. Нескольких предложений достаточно, чтобы напомнить людям о сказанных вещах и закрепить это в их памяти.
Если цель презентации - убедить кого-либо, закончите ее повтором основных аргументов. Если цель - мотивировка - закончите девизом.
Если с аудиторией достигнуто согласие, повторите консенсус в нескольких предложениях.
Заканчивайте на позитивной ноте. Последние слова должны быть запоминающиеся и с энтузиазмом. Альтернатива этому - заканчивание вопросом. Покиньте аудиторию и заставьте ее думать.
Помните, что заключение должно заканчивать презентацию. Вы должны покинуть аудиторию с удовлетворенным чувством, с чувством завершения, законченности. Не предъявляйте новых идей во время заключения и не пытайтесь изменить здесь настроение публики.
2.4. ПЕРИОД ЗАДАВАНИЯ ВОПРОСОВ И ОТВЕТОВ НА НИХ
В добавление к вступлению, основной части и заключению ваша презентация должна включать в себя и время для ответов на возникшие у аудитории вопросы.
Хотя вы и должны по ходу выступления взаимодействовать с публикой, для ответов на вопросы нужно выделить время, которое зависит от цели вашего выступления. Если цель - мотивировать или информировать, то данная часть может отсутствовать и может быть практически незапланированной. Если цель - убедить, то к периоду вопросов следует тщательно подготовиться, и отвести от 20% и более от общего времени выступления.
Кроме того, если аудитория маленькая и достаточно знакомая, то можно разрешить им задавать вопросы по ходу презентации. Однако, лучше будет если вы отведете отдельное время для вопросов. Это поможет лучше контролировать презентацию и избежать перескакивания с темы на тему. Прерывание хода предоставления аргументов испортит общее впечатление и принесет риск потери контроля над ситуацией. Так что лучше потравить аудиторию отложить их вопросы на конец презентации.
При подготовке к данной части выступления необходимо попытаться предугадать возможные вопросы, попытаться дать на них ответы, чтобы вопрос не застал вас врасплох и поверг в длительное обдумывание.
2.5. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ НАГЛЯДНЫХ МАТЕРИАЛОВ
Наглядные материалы помогают как выступающему, так и публике запомнить основные пункты выступления. Большинство формальных речей и презентаций включают в себя использование наглядных пособий.
Они нравятся как и профессиональным ораторам поскольку помогают убедить публику в своей точке зрения и помочь ей запомнить основные моменты, так и новичкам, поскольку отвлекают внимание слушателей от фигуры оратора.
Существуют два основных типа наглядных пособий:
· Текстовые. Помогают слушателю следить за ходом развертывания аргументов. Используют зрительную память аудитории, помогая при этом в запоминании.
· Графические. Иллюстрируют главные пункты выступления. создают образы, которые влияют морально и создают более глубокое и основательное впечатление от презентации. Помогают в запоминании.
Как текстовые так и графические наглядные пособия должны быть довольно просты, т. к. зрители не могут одновременно и слушать оратора и анализировать и воспринимать сложные наглядные пособия.
Текстовые должны состоять не более чем из шести строк, не более, чем с шестью словами в строке. Они должны быть наглядны: написаны большими буквами и с использованием пустого пространства между ними.
Графические обычно представляют собой диаграммы, графики, рисунки, схемы. Графические материалы должны быть упрощенной версией аналогичных в документах. Чтобы помочь аудитории понять назначение материала краткий его смысл должен быть там написан. Например надпись под графиком: “Прибыль возросла на 15%”
Когда представляете наглядные материалы публике нужно, чтобы слушатели одновременно и слушали оратора и извлекали смыл из материалов. Как сделать это? Вот несколько полезных советов по использованию наглядных пособий:
· Удостоверьтесь, что все видят демонстрируемые материалы.
· Дайте аудитории время, чтобы прочитать и понять смысл прежде, чем им предстоит продолжить слушать речь.
· Одно наглядное пособие должно выражать одну идею.
· Иллюстрируйте только главные пункты, а не всю презентацию.
· Не демонстрируйте то, что может конфликтовать с тем, что вы презентируете.
· Не читайте то, что написано на наглядном пособии, вместо этого перефразируйте и дополните.
· Когда вы закончили дискуссию по вопросу, который иллюстрируется, уберите материалы с глаз аудитории.
Помните, что наглядные материалы не главное, не увлекайтесь ими, они лишь дополняют ваши слова, а не наоборот.
Визуальная помощь для документов ограничена бумагой, но когда вы делаете презентацию выбор средств для визуализации ваших идей довольно широк и, благодаря техническому прогрессу, постоянно расширяется.
Вот некоторые из них:
1. Тексты.
2. Доски.
3.Диаграммы.
4.Проекторы.
5. Слайды.
6.Аудиозаписи.
3. МАСТЕРСТВО ОТЛИЧНОЙ ПРЕЗЕНТАЦИИ.
Когда у вас распланирована и подготовлена вся речь, когда средства ее иллюстрирования у вас в руках, то вы готовы к тренировке вашей речи. Вот несколько видов речи:
1. Запоминание. Так как вы не актер, избегайте запоминания речи целиком, особенно если она длинная. Таким образом вы привязываетесь к тексту и не можете контролировать ситуацию, редактируя свою речь по ходу выступления. Любым вопросом вас можно выбить из колеи.
2. Чтение. Если речь очень важна и чрезвычайно формальна и не предполагает взаимодействия с публикой, то вполне допускается чтение текста. Однако все равно следует потренироваться, чтобы научиться читать не теряя контакта с аудиторией.
3. Речь с использованием заметок. Презентация с использованием короткого плана (см. пример выше) является наиболее эффективной и легкой в приготовлении и проведении. Вы не теряете контакта со слушателями, становитесь более гибким, приспосабливаетесь к ситуации, делая речь одновременно и более интересной и запоминающейся для слушателей и делая наибольшую выгоду для себя.
4. Спонтанная речь. Естественно лучше, если речь будет заранее подготовлена, но наверняка в жизни часто бывает, когда возможности для этого просто нет. Например, вас попросили на каком-либо совещании сказать несколько слов о работнике. Не спешите, сделайте паузу, подумайте о чем будете говорить и говорите, стараясь делать это логично, избегая при этом резкого перехода с темы на тему.
Но никогда не начинайте говорить, если вы ничего не знаете об объекте вашей речи.
3.1. УСПЕШНАЯ РЕЧЬ
После тщательной подготовки и изучения видов речи, потренируйтесь. Запишите свое выступление на пленку, объективно прорефлексируйте результат. Потренируйте вашу речь перед зеркалом. Если возможно запишите себя на видеопленку и критически посмотрите, как будто вы зритель.
Если возможно узнайте, в каком зале будет происходить презентация, и попробуйте там потренироваться, посмотрите, как вы будете использовать там средства визуализации, проверьте наличие видеопроектора, доски, мела, маркера, если нужно.
Вот несколько полезных советов от профессионалов, как преодолеть страх и волнение ваших первых презентаций:
· Подготовьте материалов больше, чем это необходимо. Лишние знания в комбинации с интересом к теме вам помогут.
· Думайте положительно об аудитории, вас самих и о том, что вы говорите. Смотрите на себя как на опытного профессионала-оратора, также сделает и ваша аудитория.
· Будьте реалистичны. Знайте, что даже опытные ораторы, испытывают беспокойство и страх перед важными презентациями.
· Используйте те несколько минут, когда вы подготавливаете средства визуализации, бумаги, - говорите себе, что вы готовы и будете иметь успех.
· Перед тем, как начать говорить, дважды глубоко вдохните.
· Запомните ваше первое предложение и держите его на языке.
· Если горло пересохло - выпейте воды.
· Если чувствуете, что теряете аудиторию во время выступления - не паникуйте. Попытайтесь вернуть их, попробуйте вовлечь в действие.
· Используйте методы иллюстрации.
· Не останавливайтесь. Остановка и замешательство только усилят чувство провала презентации.
Наилучшим путем для проведения наилучшей презентации возможно является попытка концентрации на объекте обсуждения и на публике - не на самом себе.
Говорите громко, спокойно, ходите медленно, стойте лицом к аудитории.
Если вы используете микрофон, сделайте так: спокойно подойдите к нему, встаньте прямо, проверьте микрофон (досчитайте до трех), досчитайте до 3-х, исследуйте глазами аудиторию, найдите знакомое или дружественное лицо, улыбнитесь ему, снова досчитайте до 3-х и затем говорите.
3.2. ПОВЕДЕНИЕ В ПЕРИОД ЗАДАВАНИЯ ВОПРОСОВ.
Период задавания вопросов очень важен и позволяет вам понять поняла ли аудитория ваши идеи.
Вот несколько советов по поводу поведения во время ответов на вопросы:
· Будьте подготовлены. Вы должны предугадать вопрос, знать на него ответ.
· Не игнорируйте вопрос. Если же все-таки вы не знаете ответа. Предложите вопрошающему подождать, найдите ответ на вопрос после презентации и сообщите его согласно обещанию.
· Не позволяйте вопрошающему становиться оратором. Если вы видите, что вопрошающий расходится, прерывайте его. Слушатели видят в вас лидера и вы должны победить в этом соревновании, чтобы не потерять контроль над ситуацией и иметь успех.
· Не позволяйте слишком развернуто отвечать на вопросы. Этот период в презентации особенно опасен, т. к. содержит опасность потери контроля. Отвечайте на вопрос кратко, ясно, четко.
· Подготовьте несколько вопросов заранее. Если аудитория отказывается задавать вопросы. Сделайте это за них и возможно некоторые слушатели к вам присоединятся.
Период ответов на вопросы - финальный в презентации, заодно и является своего рода финальной проверкой оратора. Но не стоит его бояться, зачастую это самая приятная часть выступления.
III. ПРАКТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ
Анализ презентации, организованной и проведенной студентами ЮУрГУ, факультета «Экономики и предпринимательства», группы 253.
23 декабря 2003 года наша группа провела презентацию своей специальности “Регионоведение”. Презентация состоялась в 14-30 (по местному времени) в аудитории 126/3б корпуса ЮУрГУ. Участие в подготовке презентации принимала вся группа, у каждого была своя задача и каждый с большой ответственностью выполнил её.
На дисциплине “Коммуникационный менеджмент” мы проходили тему “Презентация. Этапы её подготовки”. Мы подробно изучили теоретическую часть, этапы, цели, задачи и т.п. Потом у нас встал вопрос: “А сможем ли мы осуществить всё на практике?” Изначально было известно, что по этой теме у нас будет курсовая работа, но ведь как известно, чтобы работа была удачной надо пропустить её через себя, надо не только теоретически знать материал, но и, по возможности, применить его на практике. Что мы и сделали.
Презентация - общественное представление чего-либо нового, недавно появившегося, созданного, например: книги, журнала, кинофильма, телепрограммы, организации. В нашем случае новой специальности ”Регионоведение”.
Как уже говорилось в теоретической части, презентации бывают разных видов. Нашу презентацию можно отнести к виду “Презентация товара”. Цели нашей презентации ясны: создание знания о новой специальности, ознакомление абитуриентов с новыми возможностями которые откроются перед ними если они будут, обучаться на данной специальности и, вообще, предоставление полной информации. Ведь смысл и назначение презентации - передача информации презентующим в форме убеждения определенному кругу присутствующих с перечисленными целями.
К сожалению, на подготовку проведения презентации у нас было отведено мало времени. Но, не смотря на это, я считаю, что презентация прошла удачно. Я думаю, что это благодаря хорошему знанию теории.
Первой нашей задачей было проанализировать цели и состояние аудитории. Цели перечислены выше, а в качестве приглашённых мы, конечно, же выбрали абитуриентов. За наличие аудитории отвечали Таня и Света. Как только мы поставили цели для нашей презентации, необходимо было приступить к анализу аудитории.
Аудитория - это еще один базовый элемент презентации и т. к. именно для аудитории речь и делается, нельзя не придавать анализу никакого значения и пропускать его, а наоборот именно анализу аудитории необходимо уделить особое значение.
Это была одна из самых сложных задач. Надо было найти желающих посетить наше мероприятие, тем более круг претендентов очень велик - это школьники. Сложность заключалась в том, что мало лишь пригласить, нет гарантии, что кто-нибудь придёт. Ведь у каждого свои проблемы, заботы…надо было суметь заинтересовать, как-то подстегнуть на то, чтобы они пришли. За составление и оформление объявления и пресс-релиза отвечали я и Эля. Объявление о том, что скоро состоится презентации чего – либо играет важную роль в подготовке презентации, так как именно через объявление потенциальные приглашенные и узнали о том что, где, когда, и во сколько состоится это мероприятие. Составление пресс-релиза – это занятии не из легких, так как на до вкратце рассказать о том, что это за презентация, кто ее проводит, чем она интересна и почему именно ее им надо посетить. И это нам удалось. Конечно, нельзя сказать, что пришло много народу, ну всё-таки для первого раза человек 15 – это не так уж и плохо.
Если не сделать презентацию легкой для понимания, возможно аудитория не отреагирует на нее нужным для вас образом и, т. к. они могут просто не понять или прослушать важные пункты вашего выступления.
Для максимального эффекта и достижения намеченных целей, после анализа аудитории необходимо приступить к разработке плана речи или презентации, придавая этому ничуть не меньшее значение. Я считаю, что Лена с этой задачей отлично справилась.
Длина выступления или презентации часто строго ограничена, вы должны научиться урезать ваши данные таким образом, чтобы оставлять самое главное, экономя при этом свое время и время своих слушателей. Наша презентация длилась 40 минут, я считаю то самым удачным временем, так как после внимание слушателей уменьшается.
Наглядные материалы помогают как выступающему, так и публике запомнить основные пункты выступления. Большинство формальных речей и презентаций включают в себя использование наглядных пособий. За такие матерьялы у нас отвечали Оля и Лена, они нарисовали плакаты, этим самым слушатели могли не только слушать, но и видеть. Также у нас была презентация в электронном виде. Катя с Яшей отлично постарались.
Период задавания вопросов очень важен и позволяет вам понять, поняла ли аудитория ваши идеи. Гости слушали внимательно, не отвлекаясь на посторонние дела, ждали, когда придёт время задавать вопросы. А ведь на самом деле это очень важная часть презентации, надо умело ответить на вопрос, не растеряться. Лена с этой задачей хорошо справилась.
Мы сами искали средства, просьба денег у родителей была исключена. За это отвечала Лиля, я считаю, что у неё всё отлично получилось.
Подводя итоги, мне бы хотелось сказать и о минусах: неполная аудитория, пресс-релиз не откорректирован, недостаточное количество наглядного материала и вообще чувствовалась какая–то несобранность, неорганизованность. Но, учитывая, что это наша первая презентация, я считаю, что мы отлично справились с этой задачей.
IV. ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Я считаю, что презентация является наиболее эффективным, а зачастую и единственно возможным способом убедить людей в чем бы то ни было. Знания способов, методов и приемов подготовки и проведения презентации, обязательно пригодятся в карьере регионоведа.
Презентация является средством для получения целевых кредитов, различного вида инвестиций, привлечения трудовых ресурсов. А в нашем случае презентация являлась средством привлечения новых студентов на специальность «Регионоведение». Создание знания о новой специальности, ознакомление абитуриентов с новыми возможностями которые откроются перед ними, если они будут, обучаться на данной специальности и, вообще, предоставление полной информации об этой специальности.
Для предпринимателей это - реклама имени фирмы или представление ее нового товара. Для служащего крупной корпорации опыт в проведении презентаций, позволяет ему эффективнее доносить свои идеи до начальства и, следовательно, быстрее продвигаться по служебной лестнице.
А для нас презентация являлась ценным опытом в подготовке, организации и проведении презентации, так как специалист – регионовед должен уметь это делать.
V.СПИСОК ИСПОЛЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ
1. Арредондо Л. Искусство деловой презентации /пер. с англ. В.Звонарева, А. Виноградовой. - Челябинск: LTO,1998г. - 519с.
2. Вайсман Е.Д., Лазарева Г.В. Основы презентации: учебное пособие /ЧГТУ, кафедра «Экономика и финансы».- Челябинск: издание ЧГТУ, 1997г. - 23с.
3. Венедиктова В.И. Деловая репутация. - М: Институт новой экономики.1996г. -208с.
4. Джей Э. Эффективная презентация /пер. с англ.Т.А. Сивакова.- М: Амолфея, 1997. - 207с.
5. Рафел М. Как завоевать клиента /пер.с англ. Д.Раппопорте.- Минск: Питер, 1996г. - 344с.
6. Соловьёв Э.Я. Современный этикет. Деловой протокол. - М: ось-89, 1998г.-175с.
7. Уайт Г.И. Основы рекламного дела /пер. с англ. Косенова. -Самара: Корпорация «Федоров», 1996г. - 479с.