С 50-х годов в менеджменте используется системный подход.
Система – это целостная совокупность элементов или звеньев и связей между ними.
Структура – упорядоченная совокупность взаимосвязанных элементов.
Элементы системы – отдельные части, выделенные по тому или иному принципу, являющиеся ее структурообразующими факторами и играющие роль подсистем. Последние, хотя и относительно самостоятельны, различным образом взаимодействуют в рамках системы: граничат, обусловлены друг другом (порождение одних элементов другими) и взаимное влияние. В результате взаимодействия у элементов и формируются общесистемные качества, т.е. признаки, свойственные системе в целом и каждому из них в отдельности.
Любая организация – это система. Управление ей – тоже система. В понятии «система управления» элементами ее выступают все работники, участвующие в процессах управления. Система управления предполагает те связи, которые характеризуют отношения управления, которые возникают тогда, когда осуществляются функции и полномочия управления. Т.О. Система управления – это совокупность связей общей целеустремленности, согласованности действий, восприятия решений, это связи подчиненности в соответствии с распределением полномочий на принятие управленческих решений.
Система управления – это иерархия связей и звеньев, осуществляющих процессы управления в социально-экономической системе, существующих внутри нее и тесно с ней взаимосвязанных.
Система управления складывается из функциональных подсистем (НИОКР, производство, финансы, кадры, маркетинг).
Структурно система управления состоит из управляющей и управляемой подсистем, в единстве образующих субъект управления, а также механизма их взаимодействия, включающего совокупность полномочий, принципов, методов, норм, процедур, регламентирующих порядок осуществления управленческих действий по отношению к объекту управления. Системный подход требует рассматривать субъект и объект управления как единое целое и во взаимосвязи с внешней средой. Под управляющей подсистемой понимается та часть системы, которая вырабатывает, принимает и транслирует управленческие решения, обеспечивает их выполнение, а под управляемой ту, которая их воспринимает и реализует на практике.
В основе формирования системы управления лежат семь факторов:
1) Цель управления. Должна быть реальной, ясной, конкретной, доступной. Лишь в этом случае возможно сделать декомпозицию цели, позволяющей представить цель в совокупности ее составляющих целевых установок (дерево целей) и определить, насколько каждая из них нуждается в специализированном звене для ее достижения.
2) Объект управления. Система управления отражает его особенности, назначение, структуру, производственно-технологические характеристики. Она строится в соответствии с потребностями объекта и для их удовлетворения. Нет системы управления вообще, есть система управления конкретным объектом, а сама она рассматривается как его часть.
3) Функции управления. Функции – виды деятельности, которые определяют дифференциацию и интеграцию управления (см. Функции менеджмента).
4) Полномочия управления. Необходимы в качестве права на принятие управленческих решений. Распределяются и закрепляются за звеньями, а их наличие или отсутствие характеризует звено системы управления. Делают систему управления иерархической. Характеристиками полномочия являются: состав функций, в рамках которых реализуются полномочия; объем полномочий (состав проблем, разрешаемых при реализации полномочий); масштаб полномочий (состав и количество звеньев, подчиненных полномочному звену); компетентность (минимально необходимая информация для принятия решений); трудоемкость (затраты усилий на реализацию полномочий).
5) Трудоемкость функций и полномочий. Обязательно учитывается при распределении функций и полномочий. Она определяет как саму возможность их эффективной организации, так и величину звена системы управления.
6) Информация. Трудоемкость самым непосредственным образом связана с фактором объема информации, ее распределения и обработки с помощью последнего фактора:
7) Технические средства.
Главным в системе управления является обособление звеньев. Звено – организационно обособленная единица системы управления по критерию специализации и комбинации функций, а также объема и масштаба полномочий управления.
В качестве звена выступают должность, отдел, служба, подразделение и т.д.
Наиболее важное различие звеньев управления проявляется в сочетании полномочий и функций управления, закрепляемых за одним звеном. По этому критерию различают следующие звенья:
1) Линейное звено управления – объем полномочий равен объему функций. (Обычно – первый руководитель в рамках определенного объекта управления).
2) Функциональное звено – объем полномочий значительно меньше объема функций., в рамках которых работает данное звено. (Нередко только разрабатывает варианты решений, передавая на принятие линейному звену).
3) Линейно-функциональное звено – объем полномочий ограничен частью объема функций, но главное в деятельности звена – полномочия. (Главный экономист, главный инженер).
4) Функционально-линейное звено – полномочия ограничены не только частью функций, закрепленных за звеном, но и определенными условиями их реализации. (Полномочия – возможность, но не обязанность).
Система управления представляет собой состав и комбинацию различных звеньев, связанных между собой по функциям и полномочиям. Но состав и связи звеньев разнообразны, поэтому можно построить следующую типологию систем управления:
1) Линейная система управления. Характеризуется совмещением в звеньях функций и полномочий, состоит из одних только линейных звеньев и обладает преимуществами: единоначалие, простота связей и определенность зависимостей. (Либо как фрагмент композиции крупной системы управления, либо в масштабах небольшого предприятия).
2) Функциональная система управления. Недостаток – переплетения функциональных зависимостей, множественность подчиненности. (В композициях крупных систем управления и в ситуациях, когда особенно важны профессиональный анализ проблемы и разработка вариантов управленческих решений).
3) Линейно-функциональная система управления. Разделение деятельности линейных и функциональных звеньев при усилении координации их функционирования в процессе управления. Недостатки – опасность разобщенности функциональных звеньев и увеличение работы по координации их деятельности. Возможность легкой специализации функций и однозначности подчинения функций. (В крупных компаниях).
4) Штабная система управления. Выделения всех или большинства функциональных звеньев в штаб с собственным руководством – звеном функционально-линейного типа. Полномочия этого звена, как правило, ограничено только условиями управления функциональными звеньями, но не распространяются на нижестоящие линейные звенья. Ориентирована на решение комплексных проблем, согласование решений многофункционального типа, благоприятную организацию функциональных звеньев. Опасность потери связей функционального и линейного блоков системы управления.
5) Линейно-функциональная система с блочной дифференциацией функциональных звеньев. Вводятся звенья функционально-линейного типа (заместители руководителя по комплексу функций) и по этим блокам проводится дифференциация функциональных звеньев. (Крупные фирмы и предприятия).
6) Матричная система управления. Особенность в дифференциации связей линейной и функциональной подчиненности, что делает систему адаптивной к изменениям окружающей среды, гибкой в использовании потенциала профессионализма и во временной организации ее функционирования. (Крупные, особенно транснациональные компании).
Существуют десять характеристик, отражающих состояние и особенности системы управления.
1. Распределение функций управления, степень их специализации и концентрации. Характеризует практическую обоснованность (целесообразность, рациональность) равномерности распределения функций управления между звеньями в системе управления, совместимость функций и их взаимодействия, от этого зависят эффективность и качество управления.
2. Состав и комбинация звеньев системы управления, типологическая принадлежность ее по критериям сочетания линейных и функциональных звеньев.
3. Распределение полномочий в системе управления, тип иерархии, степень централизации управления.
4. Трудоемкость управления, количество работников, задействованных в системе управления и распределенных определенным образом по звеньям и уровням управления. Реальная структура компетентности.
5. Соотношение звеньев по уровням системы управления и в рамках определенного уровня.
6. Информационная нагрузка звеньев системы управления, объемы информации, концентрируемой в тех или иных звеньях системы управления.
7. Распределение связей в системе управления – функциональных, методических, консультационных и т.д.
8. Техническое оснащение системы управления, распределение техники и ее функциональное использование.
9. Структура системы управления, конструкционная основа, связи прямой подчиненности звеньев.
10. Целеустремленность и целесообразность системы управления, соответствие ее архитектоники дереву целей.
Принципы построения системы управления:
1) Принцип сопряжения и соответствия целей, функций, полномочий и ответственности.
2) Все звенья системы управления должны быть соразмерны по трудоемкости и объему деятельности.
3) Системе управления должна быть присуща иерархическая рациональность.
4) Система управления должна быть ориентирована на определенный уровень компетентности персонала управления.
5) Управление не должно быть и не может быть абсолютно формализованным.
6) Система управления должна учитывать потребность эффективного контроля.
7) Система управления должна быть адаптивной.
8) Всеми своими характеристиками система управления должна соответствовать механизму и процессу управления.