Учёт расчётов с подотчётными лицами

Содержание

Введение Подотчётные средства как объект бухгалтерского учёта. 1.1 Основы регулирования служебных командировок на территории РБ и за её пределами 1.2 Порядок возмещения расходов по служебным командировкам
Учёт расчётов с подотчётными лицами. 2.1 Документальное оформление выдачи использования и возврата подотчётных сумм 2.2 Синтетический и аналитический учёт расчётов по подотчётным суммам в иностранной и национальной валютах Заключение Список литературы Приложения
Э. 01. 07. 01.-Б-19
Изм
Кол
Лист
№ док
Подп
Дата
Разработал
Климахович Курсовая работа

Лит.
Лист
Листов
Руководитель
Кукель
8
2
30
Зав каф.
Кивачук
БГТУ, БУА и А Введение В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организаций часто возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также различных работ, услуг не только по безналичному расчету, но и за наличные деньги. В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под отчет для выполнения определенных действий по поручению организации. В подотчет выдаются деньги для предстоящих командировочных расходов, для оплаты хозяйственных расходов, на представительские цели, для покупки за наличный расчет продукции в других организациях или у физических лиц, для оплаты выполненных работ, оказанных услуг, а также на иные хозяйственно-операционные цели. С этих позиций выбранная тема курсовой работы актуальна. Цель работы: рассмотреть порядок учета и организации контроля расчетов с подотчетными лицами на примере открытого акционерного общества «Брестский Завод Бытовой Химии», сокращённо ОАО «БЗБХ». Рассмотреть перечень используемых документов, применяемые счета бухгалтерского учёта в соответствии с планом счетов, используемом на заводе. Разобрать виды деятельности, связанные с подотчётными операциями, и условия, которые должны выполняться для правильного учёта расчётов с подотчётными лицами, т.е.: - изучить теоретический материал, действующие в настоящее время нормативные акты в сфере учета и аудита расчетов с подотчетными лицами; - проанализировать деятельность действующего предприятия в области бухгалтерского учета и аудита, пользуясь документами бухгалтерии, первичными документами по оформлению движения средств и документами аудиторских фирм; -осветить как можно шире проблемы бухгалтерского учёта командировочных расходов; - выдвинуть предложения по совершенствованию бухгалтерского учета и аудита расчетов с подотчетными лицами. На эти и другие типичные вопросы, связанные с командировочными расходами, будут даны ответы в рамках этой работы на примере предприятия ОАО «БЗБХ». Тема курсовой работы «Учет расчетов с подотчетными лицами» актуальна по нескольким причинам: во-первых, бухгалтерский учет с подотчетными лицами имеет свои особенности. Во-вторых, статьи и публикации о закупке товарно-материальных ценностей – явление довольно-таки редкое и поэтому одной из целей этой курсовой работы является обобщить те данные, которые появляются в печати. Эта тема бухгалтерского учета очень широка и охватывает массу информации и большой круг бухгалтерской документации, с которыми я получил возможность ознакомиться и проанализировать их. 1.Подотчётные средства как объект бухгалтерского учёта 1.1.Основы регулирования служебных командировок на территории РБ и за её пределами Процесс производства является важнейшей стадией кругооборота средств предприятия. В процессе финансово- хозяйственной деятельности у предприятия возникает потребность использовать наличные денежные средства для расчетов с работниками по командировкам, выдачи им средств на представительские цели, для покупки за наличный расчет товаров в других организациях или у физических лиц, для оплаты выполненных работ, оказания услуг, а также на иные хозяйственно- операционные цели. Тема расчётов предприятий с сотрудниками, выезжающими в служебные командировки, как по Белоруссии, так и в другие страны, достаточно хорошо изучена и освещена в экономической прессе и специальных изданиях. К тому же командировочные расходы относятся к категории затрат предприятия, которые постоянно находятся под пристальным вниманием проверяющих органов. На этом объекте учёта замыкается комплекс вопросов, связанных с отражением в бухгалтерском учёте и налогообложении. Но в то же время следует заметить, что большинство публикаций на эту тему сводится, как правило, к рассмотрению действующих нормативных документов и описанию порядка оформления первичных документов. Несомненно, такие публикации имеют определённую значимость для практикующего бухгалтера, так как правильно организованный учет в значительной степени является залогом достоверного формирования финансовой отчетности и, соответственно, налогооблагаемой базы по ряду налогов. Однако, опыт проведения аудиторских проверок предприятий показывает, что на практике возникает более широкий спектр проблем учёта и налогообложения, чем описывается в нормативных документах. В процессе своей деятельности практически каждый бухгалтер сталкивается с проблемой правильного учета и налогообложения командировочных расходов. При этом часто возникают вопросы, в частности, что считать служебной командировкой; каков порядок командирования сотрудников предприятия, работающих по совместительству или выполняющих работу по договорам гражданско-правового характера; какими нормативными документами, затрагивающими вопросы командировочных расходов, необходимо руководствоваться в настоящее время.
Большая роль при этом отводится бухгалтерскому учету, с помощью которого сплошным образом, непрерывно и взаимосвязано отражаются все документально подтвержденные хозяйственные операции, чем обеспечивается достоверность, своевременность и точность информации. Правильная организация учета расчетов с подотчетными лицами, с одной стороны, обеспечивает действенный контроль за использованием на предприятии денежных средств и, с другой стороны, позволяет предприятию избежать конфликтных ситуаций во взаимоотношениях с налоговой службой.
Основными задачами бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами являются: 1. своевременное, полное и достоверное отражение на счетах бухгалтерского учета фактических затрат на командировочные расходы; 2. документальная обоснованность использования подотчетных сумм и обоснованность включения в состав затрат; контроль за экономным и рациональным использованием денежных средств на хозяйственно- операционные цели. Целесообразность, размеры и сроки, на которые выдаются средства под отчет, согласно Порядку ведения кассовых операций в Республике Беларусь определяются руководителем предприятия. Также руководитель утверждает список лиц, имеющих право получать средства в подотчет, например, на хозяйственные нужды. Служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению руководителя предприятия на определенный срок в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы. Из этого определения можно сделать вывод, что в командировку могут быть направлены только работники, состоящие с данным предприятием в трудовых соглашениях, то есть те, для которых данное предприятие является либо основным местом работы, либо местом работы по совместительству, так как только такие работники должны подчиняться распоряжениям руководителя и внутреннему трудовому распорядку в целом. В том случае, когда руководитель предприятия направляет в командировку своего работника или совместителя, документально подтвержденные расходы по командировке относятся (в пределах действующих норм) на себестоимость продукции (работ, услуг) и в совокупный доход командированного лица не включаются. В том случае, когда в командировку направляется физическое лицо, выполняющее работу по договорам гражданско-правового характера, расходы по командировке (в пределах действующих норм) также относятся на себестоимость продукции (работ, услуг), но сам факт поездки командировкой не признается в силу отношений, определяемых договором гражданско-правового характера, а следовательно, и все расходы по ней должны включаться в доход физического лица. В тех случаях, когда филиалы, участки и другие подразделения, входящие в состав предприятия, находятся в другой местности, местом постоянной работы работника считается то производственное подразделение, работа в котором обусловлена трудовым договором. При этом отмечено, что служебные поездки работника, постоянная работа которых протекает в пути или носит разъездной либо подвижной характер не считаются командировками. Срок командировки работников определяется руководителями предприятий. Продление срока командировки допускается в исключительных случаях с письменного разрешения Руководства управляющей организации, общества. Продолжительность командировок для проведения ревизий и проверок не может превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути. Срок командировки рабочих, руководителей, специалистов, направляемых для выполнения монтажных, наладочных и строительных работ, не должен превышать одного года. Направление работников предприятий в командировку производится руководителями этих предприятий и оформляется выдачей командировочного удостоверения по установленной форме. При заполнении командировочного удостоверения указываются все необходимые реквизиты (Ф.И.О. выезжающего, пункт назначения командировки, наименование принимающей организации, цель и срок командировки). Цель командировки, указываемая в Приказе или Указании о командировании, а также в командировочном удостоверении, должна носить строго производственный характер. Командировочное удостоверение может не выписываться, если работник должен возвратиться из командировки в место постоянной работы в тот же день, в который он был командирован. По усмотрению руководителя организации направление работника в командировку наряду с командировочным удостоверением может оформляться приказом, в котором отражается причитающийся к выдаче аванс, обычно рассчитываемый по смете. Аванс на командировочные расходы выдается работнику в пределах сметы обычно из кассы предприятия по расходному кассовому ордеру (Приложение 3). Порядок выдачи наличных денежных средств под отчет регулируется Порядком ведения кассовых операций. В течение 3 дней по возвращении из командировки работник обязан представить отчет о выполнении задания, утвержденный руководителем предприятия и авансовый отчет о расходовании полученных под отчет сумм вместе с командировочным удостоверением с отметками из мест назначения и документами, подтверждающими оплату проезда, найма жилого помещения и других расходов, связанных с командировкой (Приложение 1). Днем выезда работника в командировку считается день отправления самолета, поезда, автобуса, или любого другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем приезда – день прибытия транспортного средства в место постоянной работы. При этом в случае отправления средства до 24 часов включительно днем отъезда считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее – последующие сутки. Если станция (пристань, аэропорт) находятся за чертой населенного пункта, – учитывается время, необходимое для проезда до соответствующего пункта отправления. Аналогично определяется день приезда работника в место постоянной работы. При принятии к рассмотрению отчета по командировке фактическое время пребывания в командировке определяется по отметкам в командировочном удостоверении о дне прибытия в место командировки и дне выбытия из места командировки. Если работник командирован в разные населенные пункты, отметки о дне прибытия и дне выбытия делаются в каждом пункте. При этом отметки в командировочном удостоверении о прибытии и выбытии работника заверяются печатью, которой обычно пользуется в своей хозяйственной деятельности то или иное предприятие для за свидетельствования подписи соответствующего должностного лица. В министерствах, ведомствах и на предприятиях регистрация лиц, отбывающих в командировки и прибывающих в командировки на данное предприятие, ведётся в специальных журналах по установленной форме (Приложение 7). Следует отметить, что на работников, находящихся в командировке, распространяется режим рабочего времени и отдыха тех предприятий, в которые они командированы. Взамен дней отдыха, неиспользованных во время командировки, другие дни отдыха по возвращении из командировки не предоставляются. Однако, если работник специально командирован для работы в выходные или праздничные дни, компенсация за работы в эти дни производится в общеустановленном порядке в соответствии с законодательством.
В случае, когда по распоряжению руководителя предприятия работник выезжает в командировку в выходной день, ему по возвращении из командировки предоставляется другой день отдыха в установленном порядке. Вопрос о явке на работу в день отъезда в командировку и день прибытия из командировки решается по договоренности с администрацией предприятия.
За командированным работником сохраняется место работы (должность) и средний заработок за время командировки, в том числе и за время нахождения в пути (за все рабочие дни недели по графику, установленному по месту постоянной работы). Заработная плата пересылается командированному работнику по его просьбе за счет организации, которой он командирован. При командировке лица, работающего по совместительству, средний заработок сохраняется в той организации, которая его командировала. В случае направления в командировку одновременно по основной и совмещаемой работе, средний заработок сохраняется по обеим должностям, расходы по оплате командировки распределяются между командирующими организациями по соглашению между ними. Командированному работнику возмещаются расходы по найму жилого помещения и проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы, а также оплачиваются суточные. Расходы по найму и бронированию жилого помещения в месте командировки подлежат возмещению по фактическим расходам, согласно предоставленных документов. За время вынужденной остановки в пути, подтвержденной соответствующими документами, возмещаются в тех же размерах, что и во время пребывания в пункте назначения командировки. В случаи утери работником подтверждающих документов руководитель организации, может принять решение о возмещении расходов по найму жилого помещения на основании заявления работника. В пределах норм возмещения расходов по найму жилья подлежат возмещению также затраты работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за пользование телевизором, холодильником и другими предметами культурно-бытового назначения, включенными в состав гостиничного номера). Расходы по стирке, подаче обедов в номер и т.п. не возмещаются. Расходы по проезду к месту командировки и обратно, к месту постоянной работы, возмещаются командированному работнику в размере: -стоимости проезда воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси), включая страховые платежи по государственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте; -оплату услуг по предварительной продаже проездных документов; -расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями. Затраты на пользование в поездах постельными принадлежностями командированному работнику подлежат возмещению по фактическим расходам, подтвержденным соответствующими документами. Командированному работнику оплачиваются расходы по проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта. Размер суточных рассчитывается исходя из фактического количества дней пребывания в командировке на основании отметок, сделанных в командировочном удостоверении. Суточные выплачиваются командированному работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и праздничные дни, а также дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути. Суточные за время нахождения в пути выплачиваются по тем же нормам, что и за время пребывания в месте командировки. Следует помнить, что суточные и расходы по найму жилого помещения (как при предоставлении документов, подтверждающих такую оплату, так и без них) должны возмещаться работнику в пределах установленных действующим законодательством норм, которые имеют тенденцию к постоянному увеличению в связи изменением уровня цен. В настоящее время указанные расходы возмещаются по нормам, установленным Приказом МФ РБ. Министерству финансов РБ предоставлено право корректировать нормы с учетом изменения индекса цен. Руководители предприятий и организаций могут разрешать, повышенный размер суточных, производить дополнительные выплаты, связанные с командировками, сверх норм предусмотренных законодательством: · в бюджетных учреждениях – за счет экономии по сметам на их содержание; · в организациях, финансируемых из специальных фондов и других источников, - в пределах имеющихся средств; · в других организациях и на предприятиях – за счет прибыли, остающейся в их распоряжении после уплаты установленных действующим законодательством налогов и прочих обязательных платежей в бюджет «Инструкция о порядке исчисления и уплаты в бюджет налогов на доходы и прибыль», утверждённое постановлением Министерства по налогам и сборам РБ от 31.01.2004. Разработка внутренних нормативов при оплате предприятием командировочных в повышенном размере является необходимой, так как такие нормы дисциплинируют персонал и позволяют бухгалтерии осуществлять жесткий контроль при принятии к рассмотрению авансовых отчетов. Решение об установлении таких нормативов принимается полномочным органом, состоящим из представителей собственников (правление, собрание учредителей и т.п.), или руководителем предприятия и оформляется соответствующим распорядительным документом (протокол, приказ, распоряжение и т.п.) имеющим законную силу для бухгалтерии. Возмещение работникам командировочных расходов ниже установленных норм или не возмещение их целиком следует рассматривать как нарушение законодательства о труде. Нередко встречается следующая ситуация: сотрудник предприятия приобрел, например, авиабилет для поездки в командировку, которая впоследствии была отменена и сотрудник получил от авиакомпании за сданный билет сумму меньшую, чем та, которая была уплачена при приобретении билета. За счет каких источников может быть компенсирована указанная разница? Руководитель предприятия может принять решение о компенсации работнику понесенных расходов, учитывая, что они связаны с исполнением трудовых обязанностей. Однако данная компенсация не относится к командировочным расходам (так как командировка фактически не состоялась) и к другим видам компенсаций, предусмотренных действующим законодательством, следовательно, она должна возмещаться за счет прибыли, остающейся в распоряжении предприятия после уплаты налогов. 1.2. Порядок возмещения расходов по служебным командировкам Подотчетные суммы обычно выдаются из кассы предприятия. При временном отсутствии у предприятия кассы разрешается выдавать по согласованию с банком кассирам предприятий или лицам, их заменяющим, чеки на получение наличных денег непосредственно из кассы банка. Кассир выдает подотчетному лицу денежные средства на основании надлежащим образом оформленного приказа руководителя или заявления работника с разрешительной надписью руководителя. При этом в приказе и заявлении должен быть указан срок, на который выдаются подотчетные средства по различным видам операций. Указание срока необходимо для обоснования нахождения средств в подотчете определенное время, так как согласно действующему Порядку ведения кассовых операций в РБ лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки. Предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.
Кроме того, следует помнить, что выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. При этом передача выданных под отчет наличных денег одним работником другому запрещается. На основании приказа руководителя, например, о направлении в командировку, или о нормах на отдельные виды представительских расходов бухгалтером составляется смета, итог которой после утверждения ее в виде аванса выдается подотчетному лицу, что оформляется расходным кассовым ордером с проставлением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера.
В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах, заявлениях и т.п. имеется разрешительная надпись руководителя организации, его подпись на расходных кассовых ордерах не обязательна. При составлении сметы следует учитывать действующие нормы командировочных расходов, нормы и порядок возмещения расходов при направлении работников предприятий и организаций для выполнения монтажных, наладочных. Строительных работ, на курсы повышения квалификации, а также за подвижной и разъездной характер работы, за производство работ вахтовым методом, за постоянную работу в пути, а также нормативы для исчисления предельных размеров представительских расходов. Аналогично оформляются выдачи средств работникам на хозяйственные нужды, – например, закупку материалов, запасных частей, оплату услуг. При этом размер данных сумм обычно ограничен (их выдача предусмотрена сметой предприятия). После проведения хозяйственно – операционных, представительских расходов, возвращения из командировки подотчетное лицо предоставляет отчет о фактически израсходованных суммах с приложением оправдательных первичных документов, оформляет авансовый отчет, который в течении 5 дней обрабатывается бухгалтером (Приложение 1, 6). Представленные подотчётными лицами авансовые отчёты об израсходованных суммах и приложенные к ним оправдательные документы в бухгалтерии подвергаются счётной проверке, а также проверке по существу. При этом проверяются правильность оформления документов, целесообразность расходов и соответствие их назначению аванса. Проверенные бухгалтерией авансовые отчёты утверждаются руководителем предприятия, после чего принимается к учету. Остаток неиспользованных сумм сдается в кассу подотчетным лицом по приходному кассовому ордеру, перерасход выдается по расходному кассовому ордеру. В случаи не предоставления отчета об израсходованных подотчетных средствах и невозвращения в кассу предприятия остатка неиспользованных сумм авансов в установленные сроки бухгалтер имеет право удержать из начисленной заработной платы данную задолженность в предусмотренном действующем законодательном порядке. Работники имеют право на возмещение расходов, связанных со служебной командировкой. Работодатель обязан возмещать: – расходы по проезду; – расходы по найму жилого помещения, – дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные); – иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя. Порядок и размеры возмещаемых расходов определяются коллективным договором или приказом (распоряжением). Расходы по проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы возмещаются командированному работнику в следующем размере: а) стоимости проезда воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси); б) страховые платежи по государственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте; в) оплату услуг по предварительной продаже проездных документов; г) расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями. При наличии нескольких видов транспорта, связывающих место постоянной работы и место командировки, администрация может предложить командированному работнику вид транспорта, которым ему надлежит воспользоваться. При отсутствии такого предложения работник самостоятельно решает вопрос о выборе транспорта. Расходы по проживанию возмещаются командированному работнику в сумме фактически произведенных затрат. При этом стоимость дополнительных услуг, включаемых гостиницами в счет за проживание, в составе расходов на проживание не возмещаются, а подлежат оплате самим командированным за счет суточных. К таким дополнительным услугам, в частности, относятся: - стоимость завтраков; - услуги химчистки; - пользование минибаром и т.п. Кроме того, работнику возмещаются расходы по оплате бронирования места в гостинице. Следует обратить внимание, что командированному сотруднику возмещаются все произведенные им и документально подтвержденные затраты на проживание в полном объеме. Суточные выплачивается командированному работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и праздничные дни, а также дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути. При расчете суточных следует учитывать, что днем отъезда считается день отправления соответствующего транспортного средства (самолета, поезда и т.п.) из места постоянной работы командированного, а днем приезда – день прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. Размер суточных, как говорилось выше, достаточно оговорить в приказе, распоряжении руководителя или в коллективном договоре. Пример Организация отправила товароведа Калашникову О.К. в недельную командировку. Ее цель – заключить договор о поставке товаров. Руководитель организации издал приказ, в котором установил: суточные для командировок по Белоруссии составляют 8000 руб. в день. Перед поездкой Калашниковой О.К. выдали суточные – 56000 руб. Вернувшись из командировки, сотрудник представил в бухгалтерию авансовый отчет. В учете на сумму суточных делается проводка: Дебет 44 Кредит 71 – 56000 – включены в расходы суточные. При командировках в такую местность, откуда командированный работник имеет возможность ежедневно возвращаться к месту своего постоянного жительства, суточные (надбавки взамен суточных) не выплачиваются. Командировка, расположенная недалеко от места работы и жительства работника может быть признана однодневной. Определение такой командировки производится руководителем в приказе на основании данных о дальности расстояния, условиях транспортного сообщения, характере выполняемого задания, а также необходимости создания для работника условий для отдыха. Командировка за пределы РБ также может быть однодневной, если работник, который выехал за границу, возвратился в РБ в тот же день. Если командированный работник по окончании рабочего дня по своему желанию остается в месте командировки, то при предоставлении документов о найме жилого помещения расходы по найму ему возмещаются в размере расходов, установленных при найме жилого помещения для командировок на территории РБ. Вопрос о том, может ли работник возвращаться из места командировки к месту своего постоянного жительства, в каждом конкретном случае решается руководителем объединения, предприятия, учреждения, организации, в которой работает командированный, с учетом дальности расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, а также необходимости создания работнику условий отдыха.
2.Учёт расчётов с подотчётными лицами. 2.1. Документальное оформление выдачи, использования и возврата подотчётных сумм Каждая хозяйственная операция должна оформляться документально, следовательно, учёт расчётов с подотчётными лицами тоже должен оформляться документально. Рассмотрим документальное оформление представительских мероприятий на ОАО «БЗБХ».
Как любая другая хозяйственная операция, проведение представительских мероприятий должно оформляться оправдательными документами, которые служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Включение представительских расходов в себестоимость продукции (работ, услуг) разрешается только при наличии первичных учетных документов, в которых должны быть указаны дата и место проведения деловой встречи (приема), приглашенные лица, участники со стороны организации, конкретное назначение расходов и величина расходов. Документальное оформление представительских расходов состоит из нескольких этапов: 1) оформление так называемых подготовительных документов; 2) оформление уточняющих (конкретизирующих) документов; 3) оформление документов, подтверждающих фактическое расходование денежных средств. Представительские расходы - это планируемые и целевые расходы. На первом этапе в организации составляется и протоколом правления (в ОАО «БЗБХ») утверждается смета представительских расходов на отчетный год. На этом же этапе издаются внутренние организационно - распорядительные документы (например, распоряжения руководителя организации), регламентирующие: - перечень официальных лиц организации, имеющих право участвовать в переговорах и, следовательно, получать под отчет средства на представительские расходы; - порядок выдачи подотчетных сумм на представительские расходы; - порядок расходования средств на представительские расходы; - документальное оформление представительских расходов; - порядок осуществления контроля над расходованием и списанием средств на представительские расходы; - нормирование отдельных видов представительских расходов. На втором этапе составляются внутренние оправдательные документы, непосредственно связанные с проведением конкретного представительского мероприятия. К таким документам относятся: - распоряжение руководителя о назначении ответственного за проведение официального мероприятия; - распоряжение (решение правления ОАО «БЗБХ») о направлении приглашения на деловую встречу, который должен содержать цель прибытия представителей сторонней организации; - программа проведения деловой встречи с указанием даты, места и сроков проведения деловой встречи, ФИО участников со стороны организации и со стороны приглашенных и их должностей, утвержденной сметы представительских расходов. На третьем этапе ответственным лицом оформляются и представляются в бухгалтерию организации документы, подтверждающие фактическое расходование денежных средств на проведенное мероприятие: - отчет о расходах на проведение деловой встречи; - авансовый отчет с приложенными документами, подтверждающими произведенные расходы (Приложение 1, 6). Такими документами являются: счета предприятий общественного питания, товарные чеки, документы об оплате транспортных расходов, документы об оплате услуг переводчика и т. д. Все первичные документы должны соответствовать требованиям Закона РБ. Документы, регулирующие порядок организации и ведения бухгалтерского учета в организации, не содержат понятия "представительские расходы". Но если понесенные организацией затраты по своему характеру можно отнести к представительским, то к ним применимы общие правила признания затрат расходами. При формировании себестоимости продукции (работ, услуг) представительские расходы учитываются в качестве коммерческих (управленческих) в составе расходов по обычным видам деятельности. В бухгалтерском учете представительские расходы не нормируются, т.е. в полном объеме включаются в состав затрат. В соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета и Инструкцией по его применению представительские расходы отражаются по дебету счетов 20 "Основное производство", 26 "Общехозяйственные расходы", в корреспонденции со счетами раздела VI "Расчеты", например 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками", 71 "Расчеты с подотчетными лицами" и т.д. К представительским относятся расходы организации: 1) на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия); 2) транспортное обеспечение доставки принимаемых лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно; 3) буфетное обслуживание во время переговоров; 4) оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате организации, по обеспечению перевода во время представительских мероприятий. Не относятся к представительским расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний. В том случае, если организация определяет доходы и расходы методом начисления, ее представительские расходы относятся к косвенным расходам, которые в полной сумме включаются в состав расходов текущего отчетного (налогового) периода. База при исчислении предельного размера представительских расходов, учитываемых в целях налогообложения (сумма расходов на оплату труда), считается нарастающим итогом с начала налогового периода. Пример ОАО «БЗБХ» в 2003 г. с целью поддержания дальнейшего сотрудничества с организациями-покупателями провел официальный прием. В IV квартале 2003г. организован официальный ужин в кафе «Амур», сумма счета - 225000 руб. НДС не облагается, в данном предприятия действует упрощенная система налогообложения. В бухгалтерском учете организации будут сделаны следующие проводки. Дебет 71 Кредит 50 - 225000 руб. - выданы денежные средства из кассы на проведение банкета с представителем потенциального поставщика; Дебет 44 Кредит 71 - 225000 руб. - отражены представительские расходы на проведение банкета. При покупках за наличный расчёт в организациях розничной торговли продавец обязан выдать покупателю, а покупатель вправе потребовать у продавца два документа – кассовый чек и товарный чек (или накладную). Кассовый чек является документом, подтверждающим факт оплаты товара. При этом кассовый чек должен содержать следующие реквизиты: · наименование организации-продавца; · идентификационный номер (ИНН) · заводской номер ККМ; · порядковый номер чека; · дата и время покупки; · стоимость (цену) покупки; Вместо кассового чека возможна выдача номерного бланка строгой отчётности. Товарный чек (или накладная) должен содержать следующие реквизиты: · наименование документа; · дату составления документа; · наименование организации, от имени которой составлен документ; · содержание хозяйственной операции · измерители приобретённого товара (работ, услуг) в натуральном и денежном выражении (названия типа «канцтовары», «хозтовары» и т.п. без расшифровок по видам, количеству, цене и стоимости каждого товара не допускаются);
· должность и личную подпись ответственного лица, заверенную штампом (печатью) организации-продавца. Суммы НДС по материальным ценностям (работам, услугам), приобретённым для производственных нужд у организаций розничной торговли, к зачёту у покупателя не принимаются и расчётным путём не выделяются.
В бухгалтерском учёте организации-покупателя приобретение материальных ценностей (работ, услуг) для производственных нужд в розничной торговле по кассовым и товарным чекам (или накладным) отражается проводками: Дебет 10 Кредит 71 – на сумму оприходованных материалов; Дебет 20 (23,25,26,.…) Кредит 71 – на сумму произведённых работником по распоряжению руководителя предприятия общепроизводственных, общехозяйственных и прочих расходов. Все подотчётные суммы списываются бухгалтерией предприятия на основании авансового отчёта работника с приложением подтверждающих расходы документов. Дополнительными документами могут быть ведомости списания материалов, требования на выдачу материалов, акты передачи в эксплуатацию, акты приёмки выполненных сторонними организациями работ (услуг) производственного характера и т.п. 2.2. Синтетический и аналитический учёт расчётов по подотчётным суммам в иностранной и национальной валютах Согласно Инструкции по применению Плана счётов бухгалтерского учёта финансово-хозяйственной деятельности предприятий для обобщения информации о расчётах с работниками предприятия по суммам, выданным им под отчёт, в бухгалтерском учёте используется активно-пассивный счёт 71 «Расчёты с подотчётными лицами», сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию (дебетовое) или сумму не возмещенного работнику перерасхода (кредитовое). Аналитический учёт по счёту 71 «Расчёты с подотчётными лицами» должен быть организован по каждой авансовой выдаче конкретного подотчётного лица. Подотчетные суммы для контроля за их расходованием учитываются в резерве каждого работника предприятия в ведомости и журнале–ордере № 7 (Приложение 7). Журнал–ордер – комбинированный регистр бухгалтерского учета, который сочетает синтетический и аналитический учет с линейной формой записи, то есть каждой выданной под отчет сумме отводится одна строка, а записи, связанные с данной операцией (по мере предоставления авансового отчета, сдачи неиспользованных средств в кассу, получения денег в погашение перерасхода) производится в этой строке. Основанием для заполнения данного бухгалтерского регистра являются расходные и приходные кассовые ордера– при выдаче средств в подотчет и возврате их в кассу, а также авансовый отчет – при списании израсходованных сумм. В учёте выдача наличных денежных средств под отчёт, а также возмещения перерасхода по авансовому отчёту отражаются проводкой: Дебет 71 Кредит 50(51) – на выданную сумму соответственно при получении работником наличных денег из кассы предприятия или из кассы банка. При возвращении в кассу предприятия остатка неиспользованных сумм авансов отражается проводкой: Дебет 50(51) Кредит 71) Расчеты с подотчетными лицами учитываются на счете 71. Это предусмотрено Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий. Причем в аналитических регистрах эти расчеты нужно отражать подробно – отдельно по каждому сотруднику и по каждому авансовому отчету. Для этого обычно используется журнал-ордер № 7. В Брестском Заводе Бытовой Химии применяется журнал-ордер №7. В нем отражается: когда и кому выданы деньги, в каком размере, номер расходного кассового ордера, на какие счета бухгалтерского учета отнесены расходы подотчетника. Бухгалтер выписывает расходный кассовый ордер, указав в нем выдаваемую сумму, кассир выплачивает сотруднику деньги, а подотчетник ставит свою подпись в ордере, дату (Приложение 3, 5). Это операция отражается проводкой: дебет 71 кредит 50 – выданы деньги в подотчет (обратная проводка – сданы неизрасходованные деньги подотчетным сотрудником). Расходный кассовый ордер регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Ордер подписывается руководителем и главным бухгалтером. Потратив деньги, сотрудник составляет авансовый отчет. Составляется он в 1 экземпляре и важно, чтобы он был правильно оформлен. Подписан должен быть подотчетным лицом, руководителем, главным бухгалтером и сотрудником бухгалтерии, принявшим этот отчет. Сотрудник, который составляет авансовый отчет, должен подтвердить свои расходы оправдательными документами (товарные и кассовые чеки, квитанции, проездные билеты и т.п.). В данном случае это товарный и кассовый чеки. Если же сотрудник представил в бухгалтерию товарный чек без подробной расшифровки, то можно создать комиссию, которая составит акт и укажет в нем, за что были уплачены деньги. В дополнение к товарному чеку обязательно должен быть приложен кассовый чек, исключение составляют те случаи, когда у продавца есть право торговать без кассового аппарата. Если из авансового отчета видно, что подотчетник истратил ровно столько, сколько получил, то в этом случае сальдо будет нулевым и задолженность не образуется. Если же часть денег осталась неизрасходованной, то работник должен вернуть остаток в кассу предприятия. Бухгалтер составляет приходный кассовый ордер. Если у работника выданных денег не хватило, и он еще потратил свои, то возможны следующие варианты: 1) руководитель предприятия признал, что перерасход оправдан, работнику должны возместить разницу; 2) руководитель решит, что работник проявил излишнюю самостоятельность, то сумму перерасхода ему не компенсируют. Суммы, не возвращенные подотчетными лицами в установленный срок, подлежат отражению по кредиту счета 71 в корреспонденции со счетом 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». Следует отметить, что счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - активно-пассивный и в аналитическом учете он может иметь сальдо сразу по дебету (когда кто-то из работников не отчитался по подотчетным деньгам) и кредиту (сотрудник потратил свои деньги, а предприятие их пока не вернуло). В Брестском Заводе Бытовой Химии данные по подотчетным суммам заносятся в регистр аналитического учета, в нем делается группировка, подсчитываются итоги за месяц. Выдача денег сверяется с кассой (с проводкой). А кредиту 71 счета составляется мемориальный ордер № 18, особенностью данной формы учета является то, что мемориальные ордера пишутся на все регистры аналитического учета. Делается это, чтобы определить итог оборотов, с указанием корреспондирующих счетов. Ордер регистрируется в регистрационном журнале по счетам синтетического учета и разносится в Главной книге. Сальдо показывается развернуто в синтетическом (Главная книга) и аналитическом учете, сверяются данные. На основании Главной книги составляется оборотная ведомость по счетам Главной книги и на ее основании составляется баланс. Расходы, оплаченные из подотчетных сумм сверх норм, но с разрешения руководителя предприятия, списываются с кредита счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в дебет счета 20 «Основное производство», а затем на счёт 92/2 «Внереализационные доходы и расходы».
Остатки неиспользованных сумм, возвращенные подотчетными лицами в кассу предприятия, списываются с кредита счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в дебет счета 50 «Касса». Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой сумме, выданной под отчет.
ПРИМЕР: На ОАО «БЗБХ» инженер получил 95 000 руб. на командировочные рас­ходы. По прибытии из командировки инженер представил отчет вместе с документами, подтверждающими расход де­нежных средств, на сумму 100 000 руб. Бухгалтерия утвер­дила отчет на сумму 90 000 руб. Излишне выданную сумму удержали из зарплаты. 1.Д-т 71 - К-т 50 - 300 000 руб. - списание из кассы суммы выданного аванса с одновременным отражением де­биторской задолженности подотчетного лица. 2.Д-т 20 - К-т 71 - 350000 руб. - списание утвер­жденной суммы в себестоимость. 3.Д-т 71 - К-т 50 - 50 000 руб. - выдача из кассы де­нежных средств, в счет погашения кредиторской задолжен­ности подотчетному лицу. Свои особенности имеет учет подотчетных сумм, вы­данных в валюте, при командировании работников за гра­ницу. Аванс выдается в валюте страны командирования ис­ходя из установленных норм суточных и квартирных. Нор­мы суточных при краткосрочных командировках за грани­цу, как и нормы за проживание в гостинице, в иностранной валюте установлены постановлением Министерства финан­сов Республики Беларусь от 30 января 2001 г. № 7 «Об ус­тановлении норм оплаты командировочных расходов при служебных командировках за границу» и периодически пе­ресматриваются Министерством финансов совместно с Ми­нистерством труда Республики Беларусь. Выданную валюту отражают в бухгалтерском учете в валюте платежа и ее рублевом эквиваленте по курсу Нацио­нального банка Республики Беларусь на момент выдачи. Полученную в банке валюту приходуют бухгалтерской проводкой: дебет субсчета 50/4 «Валютная касса» и кредит счета 52 «Валютные счета». Выданную под отчет валюту списывают из кассы бух­галтерской проводкой; • дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и • кредит субсчета 50/4 «Валютная касса». Выдавать аванс в белорусских рублях нельзя, так как они по­ка не являются свободно конвертируемой валютой и не имеют хо­ждения в других странах. Авансовый отчет представляется в бухгалтерию предприятия не позднее трехдневного срока после возвращения из командиров­ки в той валюте, в которой получен аванс. Окончательный расчет производится по фактически подтвержденным документально оформленным расходам с учетом установленных норм по курсу Национального банка РБ на дату авансового отчета. Курсовые разницы, возникающие от текущего изменения курса белорусского рубля по отношению к иностранным валютам, отражаются в учете на счете 92 «Внереализационные доходы и расходы». Суточные в день отъезда оплачиваются по нормам и в валю­те той страны, куда командируется работник, а в день приезда — по нормам Республики Беларусь в белорусских рублях. Задолженность по авансовому отчету может погашаться как в иностранной валюте, так и в белорусских рублях в пересчете на единый курс Национального банка РБ на дату авансового отчета, но не позднее трехдневного срока после возвращения из команди­ровки. При переезде из одной страны в другую (РБ, Украина и т.д.) суточные оплачиваются по нормам для каждой страны в отдельности. Если постоянная работа носит разъездной характер, то слу­жебные поездки работников командировками не считаются, а зна­чит приказа и командировочного удостоверения не оформляется. Расходы по найму жилья, исключая время нахождения в пути (кроме водителей и командированных с ними лиц), возмещаются в размере, указанном в предъявленных счетах (квитанциях). Расходы по бронированию мест в гостинице компенсируются сверх норм на проживание при наличии документов, подтвер­ждающих оплату бронирования жилья. Расходы по проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы возмещаются только при предоставлении про­ездных документов в обе стороны. И в исключительных случаях при отсутствии транспортного сообщения в пределах одного адми­нистративного района Республики Беларусь с разрешения дирек­тора предприятия оплата проезда может быть произведена по ми­нимальной стоимости проезда. Расходы за пользование в поездах постельными принадлеж­ностями возмещаются без предоставления проездных документов. Заключение На примере ОАО «БЗБХ» была рассмотрена организация учета расчетов с подотчетными лицами, а также общая теория учета данных расчетов. Как правило, в организациях деньги под отчет выдаются достаточно часто и разным работникам. Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны. Расчеты с подотчетными лицами в ОАО «БЗБХ» имеют особую актуальность. Эти расчеты позволяют увеличить оборачиваемость сырья и материалов, а в конечном итоге и денежных средств. Не имея специальных хранилищ для длительного хранения продукции (запасы сырья и материалов могут храниться до двух недель), ее приобретение за наличный расчет дает возможность вести непрерывное производство и последующую реализацию готовой продукции. Приобретение продукции подотчетным лицом дает дополнительные гарантии ее качества. Следует отметить, что некоторые фирмы продают продукцию только за наличные денежные средства. При возникновении производственной необходимости в командировках, безналичный расчет не является быстрым для осуществления таких целей (тем более при срочной командировке), гостиницы не работают перечислением, также как оплата постельного белья, дополнительные расходы (кроме как покупки билетов, но это трудоемкий процесс) оплачиваются за наличные деньги. Рассмотрены такие вопросы как: понятие подотчетных сумм, право и порядок получения денег под отчет при закупе товаров, продукции у физических и юридических лиц, при направлении подотчетных лиц в служебные зарубежные командировки и командировки по РБ, расходы на представительские цели, документальное оформление соответствующих операций, отражение расчетов с подотчетными лицами в бухгалтерском учете. Все вышеперечисленное подчеркивает значимость выбранной темы в условиях современного функционирования для организации. Следует отметить, что организация учета расчетов с подотчетными лицами на рассматриваемом предприятии нуждается в некотором реформировании. Например, бывает, что при наличии небольшой задолженности по подотчету подотчетные суммы выдаются, что недопустимо. В авансовом отчете второй раздел бухгалтером не заполняется, во избежание повторного заполнения данных, что оговорено в учетной политике. Вообще происходит дублирование записей по лицевым счетам, то есть каждый бухгалтер делает разноску, но это издержки книжно-журнальной формы и автоматизированная локальная сеть решит этот вопрос. Список литературы 1. «Бухгалтерский учёт», А.М. Андросов, Е.В. Викулова; М 2000. 2. «Бухгалтерский учёт», издание 2; Н.И. Ладутько; Мн 2001. 3. «Бухгалтерский учёт» издание 10, И.С. Стражева; А.В. Стражев; Мн 2004.
4. «Бухгалтерский учёт» учебное пособие, издание 2, О.А. Левкович; И.Н. Бурцева; Мн 2004. 5. Гражданский кодекс РБ. 6. Налоговый кодекс РБ. 7. План счетов бухгалтерского учёта финансово-хозяйственной деятельности. 8. Трудовой кодекс РБ.