Программы, используемые в делопроизводстве

Реферат

по информатике

Тема: Программы, используемые в делопроизводстве

Содержание

1. Бланк и его реквизиты

2. Текстовый редактор Microsoft Word

3. Microsoft Excel

4. Программа ABBY Fine Reader

5. Работа с базами данных

6. Словари и переводчики

7. Microsoft PowerPoint

Список литературы

1. Бланк и его реквизиты

Большая часть документов оформляется на бланках организаций.

Бланк – это стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией документа и местом, отведенным для переменной информации.

Бланки могут быть изготовлены типографским способом или разработаны на компьютере. Информация, расположенная в документе, имеет строго определенное назначение и местоположение на листе бумаги. Документ состоит из элементов, называемых реквизитами.

Реквизит – это элемент официального документа, наиболее часто используемый в практике оформления документов в управлении.

В ГОСТе указан перечень и следующих реквизитов:

1 – государственный герб;

2 – герб субъекта государства;

3 – эмблема организации;

4 – код организации;

5 – код формы документа;

6 – наименование организации;

7 – справочные данные об организации;

8 – название вида документа;

9 – дата документа;

10 – регистрационный номер документа;

11 – ссылка на регистрационный номер и дату документа;

12 – место составления или издания документа;

13 – гриф ограничения доступа к документу;

14 – адресат;

15 – гриф утверждения документа;

16 – резолюция;

17 – заголовок к тексту;

18 – отметка о контроле;

19 – текст документа;

20 – отметка о наличии приложения;

21 – подпись;

22 – гриф согласования документа;

23 – визы согласования документа;

24 – печать;

25 – отметка о заверении копии;

26 – отметка об исполнителе;

27 – отметки об исполнении документа и направлении его в дело;

28 – отметка о поступлении документа в организацию;

29 – идентификатор электронной копии документа.

В зависимости от типа и назначения документа, он может содержать не все реквизиты. Перечисленные выше реквизиты документа имеют строго определенные местоположение на бланке.

Каждый документ имеет три части.

Заголовочная часть содержит реквизиты, расположенные до текста. Заголовочная часть, в свою очередь, делится на левую и правую половины.

Основная часть содержит информацию по сути документа и приложение.

Оформляющая часть содержит реквизиты, расположенные после текста.

Обязательные реквизиты бланка

В зависимости от типа и назначения, документ может содержать не все реквизиты. Однако есть группа обязательных реквизитов, которые должны присутствовать практически в каждом документе. Они обеспечивают юридическую силу документа.

В эту группу входят следующие реквизиты:

06 – наименование организации (должно соответствовать полному официальному названию, зарегистрированному в учредительных документах);

08 – наименование вида документа (указывается при подготовке документа на общем бланке организации и должно соответствовать его содержанию);

09 – дата (обеспечивает юридическую силу документа);

10 – регистрационный номер документа (это условное цифровое или буквенно-цифровое обозначение, которое присваивается документу при регистрации и является важным отличительным признаком);

17 – заголовок к тексту (должен отвечать на вопрос « о чем?»);

19 – текст документа (основная часть документа, несущая информацию);

21 – подпись (является обязательным реквизитом, как служебного, так и личного документа);

22 – визы согласования документа (подписи специалистов организации, которые участвовали в составлении документа или проводили его оценку с точки зрения правильности изложенной в нем информации);

27 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело (содержит фактическую дату исполнения документа и номер дела, в которое подшивается документ для хранения).

Остальные реквизиты являются дополнительными.

2. Текстовый редактор Microsoft Word

Параметры страницы

Ориентация и размер страницы

Если документ выглядит лучше в альбомной (горизонтальной) ориентации, чем в книжной (вертикальной), можно изменить ориентацию страницы в диалоговом окне Параметры страницы. Необходимо дать команду Файл®Параметры страницы или щелкнуть дважды на серой части линейки – откроется диалоговое окно Параметры страницы. Выбрать вкладку Размер бумаги.

Для изменения размера бумаги открыть раскрывающийся список Размер бумаги и задать нужный размер. Можно выбрать стандартный размер бумаги или произвольный размер для нестандартного бланка. В этом случае надо задавать высоту и ширину страницы с помощью счетчиков Ширина и Высота. Если размер страниц меняется только для части документа, необходимо установить курсор на первую страницу другого размера, открыть диалоговое окно Параметры страницы и, установив нужный размер, выбрать в раскрывающемся списке Применить пункт До конца документа. Для сохранения таких установок только для одной страницы установит курсор после нее, восстановит исходный размер страницы и выбрать в раскрывающемся списке Применить пункт До конца документа.

Вертикальное выравнивание текста

После установки ориентации страницы и размера бумаги может понадобиться создать титульную страницу документа. Один из простейших способов – ввести текст, который надо разместить на титульной странице, а затем отцентрировать его по вертикали между верхним и нижним полями. Для этого расположить курсор на титульной странице. Дать команду Файл®Параметры страницы и открыть вкладку Макет. На панели Вертикальное выравнивание есть раскрывающийся список из трех пунктов.

Установка По верхнему краю задается по умолчанию. Строки начинаются от верхнего поля.

При установке По центру текст на странице располагается посредине между верхним и нижним полем.

При установке По высоте междустрочный интервал меняется так, что верхняя строка располагается у верхнего поля, а нижняя строка – у нижнего.

Размер полей

По умолчанию в Word поля (пустое пространство между текстом и краем бумаги) равны 1 см. сверху и снизу и 1,25 см. с левой и правой стороны страницы. Для изменения величины полей необходимо воспользоваться вкладкой Поля диалогового окна Параметры страницы.

Для установки полей используются счетчики Верхнее, Нижнее, Левое, Правое. Минимальный шаг изменения полей при установке с помощью счетчика, составляет 0,1см. Чтобы задать более высокую точность, необходимо ввести нужное значение в поле счетчика. Изменения полей отображаются на панели предварительного просмотра Образец.

Поле Переплет позволяет добавить свободное пространство в документ. Если переплет или сшивка отнимает полсантиметра, установка значения 0,5 см. в счетчике Переплет увеличит поле на стороне документа, используемой при брошюровке.

Зеркальные поля форматируются так, чтобы при печати на двух сторонах листа внешние и внутренние поля страницы, образующих разворот, имели одинаковую ширину. В этом случае поле Снаружи влияет на левое поле левых страниц, а правое поле правых страниц. Поля, находящиеся Внутри, - это правое поле на левой странице и левое поле на правой странице.

По умолчанию в поле Применить установлено значение Ко всему документу. Однако можно изменить размеры полей от курсора до конца документа, если в раскрывающемся списке Применить выбрать значение До конца документа.

Набор текста

Программа разработана так, что позволяет пользователю облегчить работу с текстом. Она следит за ходом работы и старается предложить помощь. В фоновом режиме работают следующие средства Word.

программа Помощник оценивает ход работы и делает предложения по улучшению ее эффективности.

средство Автозамена автоматически исправляет ошибки в словах, имеющихся в словаре.

средство проверки орфографии и грамматики (Правописание), просматривает текст, обнаруживая орфографические и грамматические ошибки.

Ввод текста в процессоре Word осуществляется в окне документа. Вводимый текст появляется там, где находится курсор. По мере ввода символов курсор перемещается. Чтобы заменить текст необходимо включить режим Замена. В режиме замены надпись ЗАМ выделена черным цветом. По достижении правого поля текст автоматически переходит на новую строку абзаца. Нажатие клавиши Enter заканчивает текущий абзац и создает новый (пустую строку) – это жесткий возврат каретки.

В обычном режиме у левого края строки располагается черная горизонтальная пометка. Это маркер определяет конец документа. Перевести курсор, вставить текст или объект нельзя, но сместить маркер вниз можно, расширив доступное пространство вводом нового текста или нажатием клавиши Enter.

Списки

Для улучшения внешнего вида документа и облегчения понимания иго смысла в Word имеются специальные средства, предназначенные для работы со списками. Можно использовать два основных типа списков:

списки с нумерацией;

списки с пометками.

Номера в списке автоматически корректируются при внесении нового элемента. Имеются возможности сортировки списков.

Список с пометками. Каждый элемент такого списка выделяется специальной пометкой. Расположенной слева от самого элемента. Создание списка с пометками осуществляется на странице Маркированный. Среди предлагаемых вариантов выбрать подходящий и щелкнуть на нем мышью.

Для более летального форматирования списка в диалоговом окне следует нажать кнопку Изменить. Откроется окно Изменение маркированного списка.

С помощью полей Положение маркера и Положение текста регулируются соответственно положение маркера и текста в абзаце. Как правило, первая строка выравнивается по левому краю, остальные смещаются вправо.

Группа опций Символ маркера предназначена для выбора внешнего вида символа-метки.

Внешний вид списка, получающегося с учетом выбираемых параметров, схематически отображается в рамке Образец.

Список с нумерацией. Для создания и форматирования списков с нумерованными элементами используется страница Нумерованный диалогового окна Список.

Как и для страницы Маркированный, здесь содержится семь готовых вариантов форматирования списка и опция Нумерация. Последняя позволяет продолжить в текущем абзаце нумерацию предыдущего списка или начать новый список.

Для более детального форматирования следует нажат кнопку Изменить и открыть окно Изменение нумерованного списка. Изменения, осуществляемые здесь, касаются в основном нумерации пунктов. Например, можно задать номер, с которого нужно начинать нумерацию в списке, текст и др.

Многоуровневые списки. Word позволяет создавать списки с несколькими уровнями вложенности. Число таких уровней ограничивается девятью.

Для создания многоуровневого списка служит страница Многоуровневый диалогового окна Список. Настройка опций выполняется для каждого уровня вложенности отдельно.

Колонки

Иногда информацию удобно представить в колонках. При использовании колонок текст переходит с нижней части одной колонки в начало следующей. Обзоры новостей, отчеты, объявления и многие другие виды публикаций удобно читать в виде газетных колонок.

Кнопка Колонки в панели инструментов допускает создание до шести колонок на стандартном листе формата А4 если этого недостаточно, диалоговое окно Колонки позволяет создавать до сорока пяти колонок. В документе, состоящем из одного раздела, все страницы будут иметь одинаковое число колонок. В документе, состоящем из нескольких разделов, можно задать отдельное разбиение на колонки для каждого раздела. Если разделы не были заданы, то Word автоматически вставляет разделители разделов перед колонками и после них. Таким образом колонки как бы отделяются от основного текста. Редактировать текст в колонках можно как обычный текст

Удобно предварительно набрать текст, который планируется разбить на колонки. После этого текст следует выделить, а затем обратиться к окну форматирования колонок.

Сноски

Для повышения информативности документа программа предоставляет возможность использования как обычных сносок, которые появляются в нижней части страницы, так и концевых сносок, которые появляются в конце документа. Word автоматически нумерует сноски и вычисляет размер пространства для размещения сносок в нижней части страницы.

Для вставки основных или концевых сносок необходимо установить курсор там, где надо помесить указатель ссылки и дать команду Вставка®Сноска. После этого откроется диалоговое окно Сноски. Выбрать нужный тип сноски. Доступна как автоматическая нумерация (1,2,3…), так и любая другая, в том числе символьная.

После выбора формата нумерации Word вставит знак сноски и откроет область сноски или же укажет место, где появится сноска. Со сносками проще всего работать в обычном режиме, т.к. текст можно ввести в область сноски, а затем щелкнуть на кнопке Закрыть. В режиме разметки необходимо указать место ввода текста сноски. Для просмотра текста сноски достаточно установить указатель на знак сноски. Если навести указатель мыши на знак сноски, он изменит свою форму, а во всплывающем окне появится текст сноски. Если указатель убрать – текст исчезнет.

Колонтитулы

На каждой странице может понадобиться всевозможная постоянная информация, такая как название главы, указание автора или организации, в которой создан документ. Для размещения такой информации используются верхний и нижний колонтитулы, которые располагаются в верхнем и нижнем поле страницы. Для вставки колонтитула необходимо дать команду Вид®Колонтитулы. Текст документа «пригаснет», а в верхней части документа включится область колонтитула. Откроется и панель инструментов Колонтитулы.

После необходимо ввести текст в колонтитул. При создании и редактировании колонтитулов пользуются кнопками панели Колонтитулы.

Чтобы отключить колонтитулы на первой странице или разместить разные колонтитулы на четных и нечетных страницах, щелкнуть на кнопке Параметры страницы на панели Колонтитулы и выбрать нужную установку на вкладке Макет. Для создания разных колонтитулов на первой и последующих страницах установить флажок Различать колонтитулы первой страницы. Word расположит на первой странице другой колонтитул. Если же нужны разные колонтитулы для четных и нечетных страниц, установить соответствующий флажок в диалоговом окне Параметры страницы. Ввести текст в первый колонтитул и щелкнуть на кнопке Переход к следующему на панели Колонтитулы, после чего ввести текст противоположной страницы.

Для просмотра колонтитулов можно использовать режим предварительного просмотра или режим разметки.

Создание таблиц

Существует несколько способов создания таблиц. Первым из них является использование команды Добавить®Таблица в меню Таблица. При этом на экране появится диалоговое окно Вставка таблицы.

В полях Число столбцов и Число строк нужно указать соответственно число колонок и число строк в таблице. По умолчанию таблица будет состоять из пяти колонок и двух строк. В группе опций Автоподбор ширины столбцов задается ширина колонки в сантиметрах. Можно использовать значение Авто для опции Постоянная, тогда ширина будет подобрана автоматически так, чтобы таблица по ширине поместилась в рамки полосы набора. Первоначально ширина всех колонок одинакова.

Вторым способом создания таблицы является преобразование текста в таблицу. Для этой операции необходимо выбрать преобразуемый текст и выполнить команду Преобразовать®Преобразовать в таблицу из меню Таблица. Откроется диалоговое окно в котором нужно указать число строк, колонок и ширину колонки. Опция Разделитель определяет, по какому символу следует разделить текст для преобразования его в таблицу. Возможны несколько вариантов разделения текста в таблицу: по абзацам, по символам табуляции, по запятым. В качестве разделителя можно также использовать любой символ, введенный справа в поле диалогового окна.

Допускается создание таблиц путем импровизированного рисования ее непосредственно на экране. Для этого следует выбрать пункт Нарисовать таблицу из меню Таблица. После этого курсор мыши приобретает вид карандаша, с помощью которого и можно нарисовать таблицу. Команда Нарисовать таблицу автоматически активизирует панель инструментов Таблицы и границы, в которой содержатся инструменты для редактирования таблиц. Так, для стирания линии в таблице нужно нажать кнопку с изображением ластика и т.п.

Создать таблицу можно также с помощью пиктограмм на панели инструментов или с помощью мастера создания таблиц.

Оглавление и указатели

Длинные документы более удобны, если они содержат предметный указатель ключевых слов и фраз. Word имеет средства для автоматического создания и обновления указателя. Следует выбрать текст, включаемый в предметный указатель, и нажать комбинацию клавиш ALT+SHIFT+X – откроется диалоговое окно Определение элемента указателя. Выделенный текст можно оставить как элемент предметного указателя или предварительно отредактировать. К основному элементу можно добавить еще два дополнительных. Щелкнуть на кнопке Пометить, чтобы пометить выбранный текст как элемент предметного указателя. Щелчок на кнопке Пометить все помечает все вхождения выбранного текста в документе. После ввода всех элементов следует перейти на последнюю страницу документа. Вставить разрыв страницы и ввести заголовок для предметного указателя. Оставить свободное место после заголовка, дать команду Вставить®Оглавление и указатели. Откроется диалоговое окно Оглавление и указатели. В нем можно выбрать тип и формат указателя и просмотреть выбранный вариант на панели предварительного просмотра. Щелкнуть кнопку ОК - указатель автоматически появится в назначенном месте.

Создать оглавление будет проще, если в документе использованы стили заголовков. В противном случае придется просмотреть весь документ и применить соответствующие стили к тексту, который надо включить в оглавление.

Для создания оглавления необходимо перейти в начало или конец документа и вставить разрыв страницы. На пустой странице дать команду Вставка®Оглавление и указатели. Открыть вкладку Оглавление и подобрать подходящий формат. Выбрав формат, нажать кнопку ОК.

Оглавление можно редактировать вручную. Если на нем щелкнуть, оно будет выглядеть как выделенное целиком, однако возможность выделения и правки текста внутри оглавления сохранится. Для изменения уровня заголовков, представленных в оглавлении, следует дать команду Вставка®Оглавление и указатели®Оглавление и изменить число уровней. Можно изменить символ-заполнитель, выбрав нужный из раскрывающегося списка. После щелчка на кнопке ОК создается новое оглавление с нужным числом уровней.

Автотекст

Средство Автотекст – позволяет хранить отформатированный текст и графику вплоть до нескольких абзацев длинной и вставлять их нажатием пары клавиш.

Для создания записи автотекста необходимо выделить текст, который будет таким образом сохранен. Чтобы запомнить непечатаемые символы, щелкнуть на кнопке Непечатаемые символы и убедится, что выбранный фрагмент включает и их. Дать команду Вставка→Автотекст→Создать. Указать имя записи. Для вставки автотекста в документ ввести имя и нажать клавишу F3.

Конверты и наклейки

Для создания наклеек в диалоговом окне Слияние выбрать из раскрывающегося списка Создать пункт Наклейки. После выбора источника данных щелкнуть на кнопке Настройка. Откроется диалоговое окно Параметры наклейки, предлагающее выбор размера наклеек. После выбора типа наклейки щелкнуть на кнопке ОК – откроется диалоговое окно Создание наклеек. Щелкнуть на кнопке Вставить поле слияния для подстановки полей слияния в наклейку. Ввести с клавиатуры любой текст.

Для создания конвертов выбрать пункт Конверты. Выбрать размер конверта из списка. Щелкнуть на кнопке ОК – откроется диалоговое окно Адрес. Вставить названия полей слияния. После закрытия окна Word откроет диалоговое окно Слияние, позволяющее провести слияние данных для надпечатки конвертов.

Мастер писем

Мастер писем Word помогает быстро и просто создавать письма. В нем имеются списки часто используемых элементов писем, откуда можно выбрать, например, приветствие или прощание. Кроме того, общепринятые стили писем позволяют объединить элементы структуры письма. Для запуска мастера писем необходимо воспользоваться меню Файл. Выбрать команду Создать, а затем на вкладке Письма и факсы дважды щелкнуть Мастер писем.

Шаблоны

Шаблон является основой каждого документа. Шаблон – это набор параметров форматирования, который доступен при создании нового документа. Обычный (стандартный) шаблон также содержит элементы автотекста, макросы, панели инструментов, меню и операции, присвоенные сочетаниям клавиш.

По команде Файл→Создать или Создать документ Microsoft Office предоставляется набор шаблонов. Список шаблонов определяется при установке Word, но туда добавляются и новые шаблоны, созданные на компьютере.

Шаблоны содержат подстановочные символы там, где можно вставить свой текст. При сохранении документа, созданного при помощи шаблона, ему, как и любому другому документу, присваивается имя. Чтобы использовать документ как шаблон для будущих документов или если документ с самого начала создается в качестве шаблона, щелкнуть на кнопке Тип файла в диалоговом окне Сохранение документа и выбрать пункт Шаблон документа (*.dot).

Выбрав пункт Шаблон документа, открыть папку Шаблоны. Можно выбрать категорию папки для хранения шаблона. Ввести описательное имя шаблона в поле Имя файла и сохранить шаблон. Теперь шаблон появится в диалоговом окне Файл→Создать в какой-то из категорий или на вкладке Общие.

3. Microsoft Excel

Формат ячеек

Для форматирования ячеек используется панель Форматирование, диалоговое окно Формат ячеек или контекстное меню. Выделив форматируемые ячейки, надо открыть диалоговое окно форматирования ячеек. Для этого дат команду Файл→Ячейки или, щелкнув правой кнопкой мышки, выбрать в контекстном меню пункт Формат ячеек. Диалоговое окно Формат ячеек содержит несколько вкладок: Число, Выравнивание, Шрифт, Граница, Вид и Защита.

Функции

Функции программы Excel применяются в статистических, финансовых, математических, инженерных и других расчетах. Функция вычисляет число: итог, среднее, величину процентных отчислений, среднее геометрическое группы чисел. При использовании функции необходимо применять особый синтаксис. Функции являются формулами, поэтому все они начинаются со знака «═». После знака «═» идет имя функции, а затем аргументы, заключенные в скобки.

Диаграммы

Диаграмма – это графическое представление числовых данных. Диаграммы создаются по элементам данных – отдельным числам рабочего листа и рядам данных – группам данных внутри столбца или строки. Проще всего создать диаграмму при помощи мастера диаграмм. Начать работу следует с выделения данных, по которым будет строится диаграмма, за исключением названия. Выбрав данные, щелкнуть на кнопке Мастер диаграмм на панели инструментов. На первом этапе выбрать тип диаграммы из списка Тип. Выбрав тип диаграммы на левой панели, на правой панели выбрать ее тип. После выбора вида и типа диаграммы нажать кнопку Далее. На втором этапе убедиться в правильности выбранного диапазона, после внесения необходимых изменений щелкнуть кнопку Далее. На третьем этапе задать разные параметры диаграммы с помощью следующих вкладок: Заголовки, Оси, Линии сетки, Легенда, Подписи данных, Таблица данных. По ходу установки параметров в окне просмотра будут отображаться внесенные изменения. По завершении установки параметров щелкнуть на кнопке Далее. На последнем этапе работы мастера определяется место размещения диаграммы на листе. После нажатия кнопки Готово диаграмма будет создана и размещена.

Фильтрация данных

Во многих случаях удобнее работать с подмножеством базы данных — ограниченной группой записей. Для того чтобы выбрать записи, удовлетворяющие определенному условию, и временно скрыть все остальные записи, используется фильтр. Фильтр задают, вводя условие фильтрации.

Фильтрация списка позволяет находить и отбирать для обработки часть записей в списке, таблице или базе данных. В отфильтрованном списке выводятся на экран только те строки, которые содержат определенное значение или отвечают определенным критериям. При этом остальные строки оказываются скрытыми. В Excel для фильтрации данных используются команды Автофильтр и Расширенный фильтр.

Выбрав любую ячейку в базе данных, дать команду Данные→Фильтр→Автофильтр. Excel читает все записи в базе данных и создает список условий фильтрации для каждого поля. Щелкнуть на раскрывающей кнопке, которая появляется рядом с каждым именем поля, чтобы получить доступ к списку условий. Чтобы после фильтрации опять отобразить всю базу данных, следует выбрать пункт Все в качестве критерия фильтра во всех полях или просто дать команду Данные→Фильтр→Отобразить все.

Сводные таблицы

Сводные таблицы представляют собой мощный инструмент анализа данных. Сводная таблица обобщает сведения в столбцах базы данных в их связи друг с другом. Для построения сводной таблицы, выбрав любую ячейку, дать команду Данные→Сводная таблица – будет запущен Мастер сводных таблиц. На первом этапе сообщить программе род используемых данных. Щелкнуть на кнопке Далее. На втором этапе уточнить диапазон базы данных. Предлагаемый диапазон обводится мерцающей линией. Щелкнут на кнопке Далее. В сводной таблице четыре области: зона страницы, метки столбцов, метки строк и данные. На этом этапе сводную таблицу оформляют. Перетаскивая кнопки полей в зоны размещения. На четвертом этапе задается окончательное оформление и место размещения сводной таблицы. По умолчанию сводная таблица размещается на новом рабочем столе.

4. Программа ABBY FineReader

Программа FineReader предназначена для работы в OC Windows и соблюдает все требования, предъявляемые к приложениям Windows. Запуск программы осуществляется через главное меню, в котором после установки программы появляются соответствующие пункты.

Рабочая область окна программы разбита на несколько отдельных областей. По левому краю располагается вертикальная панель Пакет. Эта панель содержит список всех графических изображений, требующих преобразования в текст. В нижней части рабочей области располагается панель, показывающая фрагмент отсканированного изображения в увеличенном виде. Эта панель помогает увидеть реальные знаки на изображении и понять, правильно ли было проведено распознавание. Остальная часть рабочей области отводится для размещения окон документов. Каждая графическая страница может отображаться в этой области в двух видах: как исходное изображение и в текстовом виде после распознавания. Окна имеют соответствующие названия – Изображение или Текст.

Панели инструментов. В верхней части окна располагаются строка меню и панели инструментов. Панели инструментов могут включаться или отключаться через меню Вид.

Панель Стандартная. Содержит кнопки для открытия и создания документов, а также для стандартных операций с буфером обмена. Остальные кнопки панели позволяют переключаться между страницами одного пакета, а также изменять неудачные или ошибочное сканирование документа. Наиболее важной является панель Scan&Read. Кнопки этой панели соответствуют основным операциям, выполняемым в ходе сканирования и распознавания.

Панель Распознавание. Содержит раскрывающиеся списки, позволяющие выбрать язык документа и задать качество печати документа.

Панель Инструменты. Используется при управлении сегментацией документа. Она позволяет указать, какие фрагменты страницы следует включить в итоговый документ, и задать их порядок.

Панель Форматирование. Позволяет изменять оформление текста в полученном в ходе распознавания текстовом документе.

Сканирование документа

Для проведения сканирования с помощью программы FineReader надо включить сканер и запустить эту программу. Сканирование производится по щелчку на кнопке Сканировать на панели Scan&Read. Программа FineReader способна либо использовать драйвер TWAIN, либо взаимодействовать со сканером напрямую.

Чтобы указать используемый драйвер. А также изменить некоторые другие настройки, следует щелкнуть на раскрывающей кнопке рядом с кнопкой Сканировать и выбрать в открывшемся меню пункт Опции.

Само сканирование производится в автоматическом режиме и требует только технического вмешательства пользователя, например перелистывание страниц сканируемого документа. Все действия пользователя в рамках программы во время сканирования заблокированы специальным диалоговым окном, уведомляющим о том, что идет процесс сканирования.

Распознавание документа

Само распознавание представляет автоматический процесс не допускающий вмешательства пользователя. Это основной этап работы программы. Для запуска распознавания необходимо нажать на кнопку Распознать на панели инструментов Scan&Read. Во время выполнения распознавания на экран выдается диалоговое окно Распознавание, назначение которого – предоставить возможность прерывания работы. Строки по мере их распознавания окрашиваются в голубой цвет. Распознанный текст будет помещен в окно Текст. В противном случае диалоговое окно распознавание будет расширено и в нем появятся советы, объясняющие причины, которые могут мешать нормальному распознаванию документа.

Сохранение документа

Распознанный документ необходимо сохранить. Программа предоставляет несколько возможностей сохранения документа. Для того чтобы увидеть все предлагаемые варианты сохранения, следует щелкнуть на раскрывающейся кнопке и ознакомиться с открывшимся меню. Наиболее стандартному сохранению соответствует команда Сохранить в файл. В этом случае открывается стандартное диалоговое окно Сохранение, в котором можно указать тип сохраняемого документа, а также то, какие из распознанных страниц следует сохранить.

Раскрывающийся список, определяющий тип документа, содержит множество вариантов сохранения. Например, поддерживаются варианты сохранения форматирования текста (файлы .DOC, .RTF), возможность использования формата HTML, сохранение неформатированного текста, а также различные способы сохранения документа в виде таблицы или базы данных (.XLS, .DBF, .CSV и так далее). Текст можно не сохранять в файл, а передавать в другую программу для последующей обработки. Возможна также прямая передача данных в нужную программу, например Word или Excel. При выборе такого пункта соответствующая программа запускается автоматически, и в нее передается распознанный текст в виде единого документа. Дальнейшая обработка текста и его сохранение может уже производиться при помощи этих программ.

5. Работа с базами данных

Поиск данных

Access обеспечивает простой способ поиска отдельных записей. Программа позволяет проводить поиск по части имени, если есть вероятность что имя можно целиком написать неправильно.

Для пользования поисковым средством Access, необходимо щелкнуть на поле, которое содержит разыскиваемые данные, затем на панели инструментов щелкнуть на поле Найти – откроется диалоговое окно Поиск в поле.

После щелчка на поле, по которому будет проводиться поиск, можно набрать в строке Образец тот текст, который будет разыскиваться, после чего надо щелкнуть на кнопке Найти. Access проведет поиск по указанному полю и найдет первое совпадение содержимого записи с введенным текстом. Если таких записей несколько, можно щелкнуть на кнопке Найти далее и разыскать следующую запись. После того, как будет разыскана последняя запись, содержащая заданный текст, щелчок на кнопке Найти даст сообщение о том, что нужных записей больше нет.

В Access предусмотрено некоторое количество настраиваемых параметров, которые могут помочь тогда, когда поиск не столь очевиден. Можно, например, установить задание на поиск записей, начинающихся с нужного слова, выбрав пункт С начала поля либо С любой частью поля в раскрывающемся списке Совпадение.

Можно также выбрать режим поиска по записям, расположенным выше или ниже текущей записи, а также по всем полям. Для более точного поиска необходимо установить флажок С учетом регистра.

Подготовка к печати

В меню Сервис выбрать команду Анализ и подкоманду Архивариус. Перейти на вкладку, соответствующую типу объекта базы данных, который требуется просмотреть или вывести на печать. Для отображения полного списка объектов базы данных перейти на вкладку Все объекты. Выделить объекты, описание которых требуется просмотреть или вывести на печать. Нажать кнопку Параметры, чтобы указать элементы объекта, которые следует распечатать, и нажать кнопку OK. Теперь можно выполнить одно из следующих действий. Чтобы распечатать описания, нажать кнопку Печать на панели инструментов. Рекомендуется проверить длину описаний перед печатью, так как некоторые из них, особенно для формы или отчета, могут состоять из многих страниц.

6. Словари и переводчики

Словари

Семейство словарей Polyglossum фирмы ЭТС включает в себя словари английского (в том числе Большой русско-английский политехнический, Большой русско-английский общелексический на 600 тысяч терминов и т.д.), немецкого, а также финского и шведского языка, французский технический словарь и др.

Особенностью этих словарей является поддержка различных кодировок русского языка: DOS-866, Windows-1251, KOI8-R, Cyrillic-German и ряда других, а также гибкие настройки шрифтовой системы.

Переход в словарь из любого текстового окна (текстовые редакторы, электронные таблицы, браузеры и др.) по комбинации Alt-1. Выделенное слово сразу попадает в строку ввода и ему приписывается словарная статья. Если найденная словарная статья устраивает пользователя, необходимо нажать кнопку Enter и получаем второе окно со значением этого слова, если же слово не то, то необходимо выбрать другое из списка или же выбрать другой словарь. На любое из выделенных слов можно перейти с помощью стрелок курсора или мыши и нажать Enter. Будут показаны дополнительные значения этого слова или примеры с ним. Обычная схема использования словаря Polyglossum: главное окно со списком словарных статей и два дополнительных независимых окошка.

Щелчок правой кнопки мыши переключает любое дополнительное окно в режим копирования и у пользователя появляется возможность выделить нужные строки и скопировать. Ненужные окна закрываются клавишей Esc или иным принятым в Windows способом.

У Полиглоссума словарь переворачивается – англо-русский и русско-английский словари полностью равноправны. Это значит, что однокоренные и близкие по написанию слова можно искать на обоих языках. Polyglossum не предполагает поиск во всех словарях одновременно. Меняется словарь в меню Словарь и получается новый раздел значений. Имя подключенного в данный момент словаря всегда можно посмотреть в заголовке главного окна. В пункте меню Предыстор. (History) есть список слов, которые посещались ранее в сеансе работы, что позволяет вернуться к любому из них.

О настройках. В меню Парам. (Options) есть строка User Language, из которой выпадает список языков интерфейса. Оболочка словаря может быть на английском, русском. Немецком или финском языках. Имется возможность смены горячих клавиш с помощью команды HotKey в меню Парам.

Достоинством программы является то, что ее можно покупать и скачивать через Интернет.

Переводчики

При использовании программы Promt 98 для автоматического перевода текстов, большое влияние на качество перевода оказывают используемые словари, как в принципе и при использовании остальных программ-переводчиков. Программа Promt 98 использует при переводе текста три типа словарей:

генеральный;

специализированный;

пользовательский.

Генеральный словарь содержит общеупотребительные слова, которые могут встретиться в самых разных документах. Этот словарь используется всегда.

Специализированные словари содержат термины из разных областей знаний. Одно и то же слово может иметь одно значение при обычном употреблении и совершенно иное употребление в качестве термина. Просмотр определенных специализированных словарей может быть включен или отключен, также не допускается их редактирование.

Пользовательские словари заносятся непосредственно пользователем. В эти словари могут быть занесены слова, отсутствующие в каком-либо из готовых словарей.

Список используемых словарей приведен на вкладке Используемые словари на информационной панели. Как правило первым в списке идет пользовательский словарь, открытый для редактирования и изменения. Для перевода специализированных документов, необходимо использовать специализированные словари, входящие в состав программы-переводчика. Эти словари подключаются вручную пользователем, в зависимости от выбранной тематики перевода. Для перевода, к примеру, документов с правовой тематикой необходимо выбрать юридический словарь, который поможет наиболее точно и близко к тексту оригинала осуществить перевод документа. Для перевода желательно использовать словарь одной тематики, иначе программа при использовании нескольких словарей различной тематики может перевести некоторые слова неправильно, к тому же это приведет к замедлению перевода.

Программа Promt имеет окно как бы разделенное на две половинки, которые по желанию пользователя могут располагаться как вертикально, так и горизонтально. В верхней части располагается оригинал текста, подготовленного для перевода, нижняя часть остается пустой. Для осуществления перевода текста на английский язык, на вкладке Направление перевода необходимо выбрать Русско→Английский и нажать кнопку Перевести. Перевод текста может осуществляться как полностью, так и по абзацам, а также по выделенным фрагментам. В процессе перевода в нижней половинке окна появляется текст уже переведенного документа, который по окончании перевода можно при необходимости отредактировать.

Аналогичным образом работают и многие другие программы переводчики. В частности русско-украинский переводчик RutaPlay также имеет функцию выбора тематики перевода, что позволяет максимально точно перевести тот или иной документ. В свою очередь русско-украинко-английский переводчик Pragma имеет встроенную функцию обновления базы данных через Интернет, что позволяет ему автоматически обновлять словарную базу, тем самым расширяя возможности перевода.

Многие переводчики имеют возможности сохранения переведенных и исходных документов во внешних приложениях, таких как Word и Excel, это позволяет значительно упростить процедуру редактирования документов и вывода их на печать.

7. Microsoft PowerPoint

Создание электронной презентации

После запуска программы Microsoft PowerPoint на экране будет отображено диалоговое окно, в котором предлагается выбрать один из возможных режимов создания презентации.

Мастер автосодержания. При выборе данного пункта запускается мастер автосодержания, который позволяет создать набор слайдов определенного формата на выбранную тему.

На первом шаге работы с мастером отображается окно с вводной информацией по созданию новой презентации, в котором следует нажать кнопку Далее. Второй шаг предполагает выбор одного из стандартных видов презентации, которые определяют ее основную идею и содержание. На следующем этапе необходимо определить способ вывода презентации, например, презентация на экране или презентация в Интернете.

Затем следует указать заголовок презентации, а также выбрать объекты, которые будут размещаться на каждом слайде. Последнее окно мастера содержит информацию о том, что все требуемые данные указаны. Для завершения работы по созданию презентации следует нажать кнопку Готово, после чего будет создана новая презентация выбранной структуры.

Шаблон оформления. Этот режим дает возможность использовать имеющиеся в PowerPoint структуры, фоны и наборы цветов при создании слайдов для презентации одного из стандартных типов. В этом случае отображается диалоговое окно Создать презентацию, которое также выводится при выполнении команды Файл®Создать. В данном окне имеется три вкладки:

Общие – создание новой презентации или запуск мастера автосодержания;

Презентации – выбор для новой презентации структуры одного из имеющихся шаблонов;

Шаблоны оформления – выбор для оформления новой презентации одного из имеющихся шаблонов, которые представляют собой набор параметров шрифтов, используемых в слайдах, цвет фона слайда презентации и т.д.

Шаблон оформления может быть применен не только к создаваемой, но и к уже имеющейся презентации. Для этого следует открыть требуемую презентацию и затем воспользоваться командой Формат®Применить шаблон оформления. После выбора нужного шаблона следует нажать кнопку ОК, чтоб он был применен ко всем слайдам открытой презентации.

Пустая презентация. При выборе данного пункта будет создан новый слайд, для которого можно будет выбрать автомакет, т.е. вид его оформления. Этот режим следует использовать в том случае, если пользователь ясно представляет себе внешний вид создаваемой презентации, а также формат слайдов, которые будут входить в ее состав.

При создании нового слайда с помощью этого пункта будет отображено диалоговое окно Создание слайда. В этом окне необходимо выбрать макет создаваемого слайда и нажать кнопку ОК.

Открыть презентацию. Выбор этого режима позволяет открыть одну из ранее созданных презентаций. Если в отображаемом списке нет требуемой презентации, то для ее открытия следует воспользоваться пунктом Другие файлы.

Гиперссылки

В презентацию можно добавить гиперссылки и использовать их для перехода в разные места, например, к произвольному показу, определенному слайду в данной презентации, к совершенно другой презентации, документу Microsoft Word или листу Microsoft Excel, Адресу в Интернете, локальной сети или к редактированию сообщения для определенного адреса. Гиперссылку можно представить любым объектом, включая текст, фигуры, таблицы, графики и рисунки. Чтобы добавить гиперссылку необходимо нажать на кнопке Гиперссылка. В PowerPoint также включены некоторые готовые к использованию управляющие кнопки (пункт Управляющие кнопки в меню Показ слайдов), которые можно добавит в презентацию, назначив соответствующую гиперссылку. На управляющих кнопках изображены значки, такие как стрелки влево и вправо. Они служат для создания интуитивно понятных обозначений для перехода к следующему, предыдущему, первому и последнему слайдам. Эти кнопки можно использовать в автоматической презентации в киоске или в презентации, которую планируется опубликовать в локальной сети или в Интернете. В PowerPoint также имеются управляющие кнопки для воспроизведения фильмов и звуков. Текст, представляющий гиперссылку, подчеркнут и окрашен цветом, соответствующим цветовой схеме. После выбора гиперссылки и перехода к объекту, на который она указывает, цвет гиперссылки меняется, показывая, что она уже была открыта. Гиперссылки становятся активными во время показа слайдов, а не во время редактирования. При наличии текста в фигуре тексту и фигуре можно назначить гиперссылку.

Список литературы

1. Алексеев А., Евгеев Г., Мураховский В., Симонович С., Новейший самоучитель работы на компьютере. – Москва: издательство «ДЕСС КОМ», 2000. – 654с.

2. Левин А. Самоучитель полезных программ. – М.: «Нолидж», 1999. – 496с.

3. Глушаков С.В., Сурядный А.С. Microsoft Office: Учебный курс/Худож. – оформитель А.С. Юхтман. – Харьков: Фолио; Ростов н/Д: Феникс, 2002. – 500с. – (Домашняя б-ка).

4. Макарова Н. Компьютерное делопроизводство. Учебное пособие. – М.,2000