Информационные технологии управления 6

Лекция 1

ОРГАНИЗАЦИЯ И СРЕДСТВА ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Информационные технологии развиваются в различных на­правлениях, однако наиболее масштабным является их развитие на основе средств вычислительной техники, и в первую оче­редь - компьютеров.

1. Основные понятия информационных технологий

Основные понятия, которые применяются при рассмотрении информационных технологий, изложены в ГОСТ 7.0-99 «Ин­формационно-библиографическая деятельность, библиография. Термины и определения», а также в Федеральном законе № 149-ФЗ от 27 июля 2006 г. «Об информации, информацион­ных технологиях и о защите информации».

Технология
- комплекс научных и инженерных знаний, реа­лизованных в приемах труда, наборах материальных, техниче­ских, энергетических, трудовых факторов производства, спосо­бах их соединения для создания продукта или услуги, отвечаю­щих определенным требованиям.

Технология неразрывно связана с машинизацией производ­ственного или непроизводственного (прежде всего управленче­ского) процесса. Управленческие технологии основываются на применении в первую очередь средств вычислительной и теле­коммуникационной техники.

Информационная технология
- совокупность методов, произ­водственных процессов и программно-технических средств, объ­единенных в технологический комплекс, обеспечивающий сбор, создание, хранение, накопление, обработку, поиск, вывод, копи­рование, передачу и распространение информации. Федераль­ный закон № 149-ФЗ определяет информационные технологии как «процессы, методы поиска, сбора, хранения, обработки, предоставления, распространения информации и способы осу­ществления таких процессов и методов».

Информационные процессы
- процессы сбора, обработки, на­копления, хранения, поиска и распространения информации.

Информационные ресурсы
- совокупность данных, организо­ванных для эффективного получения достоверной информации.

Информация
- сведения, воспринимаемые человеком и (или) специальными устройствами как отражение фактов материаль­ного или духовного мира в процессе коммуникации. По опреде­лению Федерального закона № 149-ФЗ информация определяет­ся как «сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления».

Информационная система
- система, предназначенная для хранения, обработки, поиска, распространения, передачи и пре­доставления информации. По определению Федерального зако­на № 149-ФЗ информация определяется как «совокупность со­держащейся в базах данных информации и обеспечивающих ее обработку информационных технологий и технических средств».

Полная интегрированная автоматизация менеджмента пред­полагает охват таких информационно-управленческих процессов, как связь, сбор, хранение и доступ к необходимой информации, анализ информации, подготовка текста, поддержка индивиду­альной деятельности, программирование и решение специальных задач.

Техническое обеспечение
(ТО)

информационных технологий управления представляет собой комплекс технических средств и соответствующую документацию по их наладке, установке, монтажу и контролю. В свою очередь, его компонентами явля­ются комплекс технических средств, документация, а также персонал, занимающийся установкой и обслуживанием техни­ческих средств.

Комплекс технических средств образуется совокупностью организационной и электронно-вычислительной техники, а так­же средствами связи, обеспечивающими сбор, накопление, обработку и передачу информации для эффективного решения задач управления организацией.

Документация
классифицируется по следующим типам:

• общесистемная, к которой относятся ГОСТы, ОСТы по ТО;

• специализированная - методики по всем этапам разработ­ки ТО;

• нормативно-справочная - используется при выполнении расчетов по ТО.

К организационной технике
относятся:

• средства составления текстовых документов (электронные пишущие машинки);

• средства копирования и оперативного размножения доку­ментов (ксерокс, ризограф);

• средства обработки документов (например, сканер);

• средства для выполнения графических работ и учетных операций;

• средства охраны, сигнализации и связи;

• специализированная мебель и оборудование для служебных помещений.

Электронно-вычислительная техника
представляет совокуп­ность средств обработки информации (суперкомпьютеры, боль­шие ЭВМ, малые ЭВМ, мини-ЭВМ, микроЭВМ, персональные компьютеры), средств хранения информации (магнитные диски и дискеты, CD-ROM), средств ввода и вывода (клавиатура, джойстик, монитор, плоттер, принтер) и средств передачи ин­формации.

2. Классификация ИТ

В соответствии с определением информационных техноло­гий их классификацию можно представить следующим образом (рис. 1.1).

Упорядоченная последовательность взаимосвязанных действий, выполняющихся с момента возникновения информации до получения результата, называется технологическим процессом
.

Очевидно, что технология принятия решений всегда имела информационную основу, хотя обработка данных и осуществлялась вручную. Однако с внедрением средств вычислительной техники и процесс управления появился специальный термин автоматизированная информационная технология.

РРРРррис. 1.1. Классификация информационных технологий

Чтобы терминологически выделить традиционную технологию решения экономических и управленческих задач, введем термин предметная технология
, которая представляем собой последовательность технологических этапов по модификации первичной информации в результатную. Например, технология бухгалтерского учета предполагает поступление первичной документации, которая трансформируется в форму бухгалтерской проводки.

Обеспечивающие ИТ
- технологии обработки информации, которые могут использоваться как инструментарий в различных предметных областях для решения различных задач. Информационные технологии обеспечивающего типа могут быть классифицированы относительно классов задач, на которые они ориентированы. Обеспечивающие технологии базируются на совершенно разных платформах, что обусловлено различием видов компьютеров и программных сред, поэтому при их объединении на основе предметной технологии возникает проблема системной интеграции. Она заключается в необходимости приведения различных ИТ к единому стандартному интерфейсу, обмену данными и др.

Функциональная ИТ
представляет собой такую модификацию обеспечивающих ИТ, при которой реализуется какая-либо из предметных технологий. Например, работа сотрудника кредитного отдела банка с использованием ЭВМ обязательно предполагает применение совокупности банковских технологий оценки кредитоспособности ссудозаемщика, формирования кредитного договора и срочных обязательств, расчета графика платежей и других технологий, реализованных в какой-либо информационной технологии: СУБД, текстовом процессоре и т.д.

Трансформация обеспечивающей информационной технологии в чистом виде в функциональную (модификация некоторого общеупотребительного инструментария в специальный) может быть сделана как специалистом-проектировщиком, так и самим пользователем. Дальнейшее развитие функциональной ИТ – автоматизированное рабочее место (АРМ)
.

"Управление" применяется во всех сферах человеческой деятельности:

- в технике (управление машинами, техническими процессами);

- в производственно-хозяйственной деятельности (управление производст­венными процессами).

Целью "Управления" является повышение эффективности функционирова­ния подразделений, предприятий, организаций.

В связи с экономической конъюнктурой "Управление" должно основывать­ся на современных информационных технологиях.

Информационные технологии управления
- это методы и способы взаи­модействия управляющей и управляемой подсистем строительного производст­ва на основе использования современного инструментария.

Современный инструментарий для управления единым информационным полем во всём жизненном цикле создания здания (сооружения) состоит из:

- электронно-вычислительная машина,

- системы коммуникаций и вычислительных систем,

- банки данных и знаний,

- программно-информационные средства,

- экономико-математические методы и модели,

- экспертные системы.

По степени охвата задач управления
автоматизированные информационные технологии подразделяются на следующие группы:

· электронная обработка данных;

· автоматизация функций управления;

· поддержка принятия решений;

· электронный офис;

· экспертная поддержка.

По классу реализуемых технологических операций
АИТУ можно разделить на:

· системы с текстовым редактором;

· системы с табличным процессором;

· системы управления базами данных;

· системы с графическими объектами;

· мультимедийные системы;

· гипертекстовые системы.

По типу пользовательского интерфейса
автоматизированные информационные технологии делятся на:

· пакетные (централизованная обработка);

· диалоговые;

· сетевые (многопользовательские).

По способу построения сети
АИТУ можно разделить на: » локальные; « многоуровневые; « распределенные.

По обслуживаемым предметным областям
автоматизированные информационные технологии подразделяются на технологии:

· бухгалтерского учета;

· банковской деятельности;

· налоговой деятельности;

· страховой деятельности и т. д.

В настоящее время ИТ различных классов объединяются в интегрированные пакеты, которые обладают следующими особенностями:

- общий интерфейс программ

- возможность обработки общих данных всеми программами пакета (интегрировать)

- одна программа может использовать функции других программ
3. Электронный офис

К офисным задачам традиционно относят делопроизводство, управление, контроль, формирование отчетности, поиск инф по запросам пользователя, обмен инф между разл офисами, взаимодействие с внешней средой и тд.

Для автоматич поддержки деятельности офиса организуют специализированный програмно-аппаратный комплекс – эл офис
.

Схема: компоненты эл офиса

Эта инф обрабатывается техническим обеспечением офиса. В результате обработки получаем инф продукт.

Осн компонентами деятельности эл офиса явл:

- сбор и регистрация входящей инф офиса. Данная инф сохраняется в БД офиса. В крупных орг-циях, обрабатывающие большие объемы инф, м.б. сформированы банки данных (хранилище данных).

- Обработка входящих данных, их анализ, формирование инф продуктов. Входящая необработанная инф д.б. сохранена и передана по назначению.

- Передача сформированных инф продуктов внешн и внутр пользователям.

В состав эл офиса входят

- Технич обеспечение

- Программное обеспечение

К программному обеспеч традиционно относят: технич ресурсы, СУБД, программы составления расписания, прогр по делопроизводству, прогр обслуживание факс модема, эл почта и тд.

К технич обесп офиса относят: ЭВМ в разл классах, внешние устройства, орг техника.

Совр офис широко использует возможности локальных комп сетей, которые позволяют перейти на полный электронный документооборот, т.е. инф получается, хранится и передается в виде эл документов (комп файлов).

Соврем российское законодательство придает эл документу юрид силу, равную бумажному документу. Юридическая сила эл документа устанавливается с помощью кода, формы документа, № документа, дата создания документа и электронно-цифровая подпись.

4. Варианты внедрения ИТ в организацию

При внедрении комп программы орг-ция может придерживаться 1 из 2 осн концепций, которые различаются с т. зрения структуры орг-ции и роли в них инф технологий.

1 концепция внедрения

Существующая структура организации не изменяется. Программа приобретается с учетом необходимости перестраиваться под нее. Роль инф техн – это автоматизация 1 или нескольких раб мест.

+ незначит финансовые и временные затраты

увеличение качества обработки инф на данном рабочем месте

снижение затрат на обработку инф

- изменение программы может существенно снизить ее эффективность

недостаточный уровень технич средств

отсутствие комп сетей не позволяет пользователю выбрать наиболее эффективную и новую программу

не решается проблема интегрированности ИТ.

2 концепция

Существующая структура организации значительно модернизируется , ориентируясь на максимальное эффективное использование ИТ. Роль ИТ –это создание единой системы инф поддержки, принятие управл решений всеми спец организациями.

При данном варианте изменяется внутр структура орг-ции, создаются новые орг взаимосвязи, обновляется техн обеспечение, создаются банковские хранилища данных. Таким путем внедряются ИТ, представляющие собой сложные программные комплексы. Каждая программа комплекса устанавливается на одном из рабочих мест и может работать как автономно, так и совместно с другими прогр-ми. В большинстве случаев такие ИТ явл индивид разработками, создающимися под конкретную организацию.

+ возможность перехода на полный эл документооборот в организации

рационализация структуры организации, сокращение численности управленческого персонала

возможность совместного решения задач всеми специализированными программами.

- существенные затраты связанные с разработкой и внедрением ИТ. Ит может внедряться последовательно, либо по всей орг-ции в целом.. Последовательное внедрение может происходить либо по отделам орг-ции, либо по решаемым задачам.

Высока степень риска. Риск возрастает если орг-ция внедряет собств ИТ. При данном варианте рекомендуется заключать договор с крупной фирмой, широко известной на рынке.

Психологическая напряженность в коллективе.

5. Методология использования ИТ

Выделяют 3 осн методологии:

1)
Централизованная обработка инф.
Представляет собой использование ИТ в следующих ????7

- на рядовых рабочих местах регистрируется и сохраняются эл. Документы

- вся собранная инф передается в общий вычислительный цент орг-ции, в котором реализуется необход технич оборудование и осн модули инф технологии, производящие обработку инф

- вычислительный центр обрабатывает инф и формирует инф продукт

- инф продукты передаются их пользователям.

Положит :

Простота внедрения и использования сложн инф технологий

Решение проблемы интегрированности

Отрицат

Высокая стоимость содержания вычислительного центра

Разрыв во времени сбора и обработки инф

Данная методология широко исп-ся в банковских системах.

2) Децентрализованная обработка ин
ф. При данной методологии каждое рабочее место оснащается персональным комп и необходимой ИТ. Каждый пользователь самостоятельно формирует инф продукты. Данная методология явл наиболее распространенной в современных офисах.

+
отсутствие разрыва между сбором и обработкой инф

миним затраты на внедрение и использование ИТ.

- сложность интегрированности ИТ

зависимость качества инф продуктов от подготовленности пользователя

3) Распределенная обработка инф.
Включает в себя черты 2х выше перечисленных методологий.

1 Существует вычислительный центр, разрабатывающий общую стратегию внедрения ИТ, устанавливающий стандарты на технич ср-ва, приобретающий (разрабатывающий) Ит, обучающий пользователей, а также создающий единое правило работы в программе.

2 Стандартные технич ср-ва и ИТ устанавливаются на каждом рабочем месте. Пользователи работают в программе по строгим инструкциям.

Данная методология широко применяется в гос органах и крупных региональных и межрегиональных предприятиях.

6. Тенденции развития ИТ

Выделяют 5 осн тенденций

1 Усложнение инф продуктов и возрастание их роли
. В современной экономике финан состояние орг-ции во многом зависит от принимаемых в ней управленческих решений. Основой для принятия управляемого решения явл инф продукты орг-ции (отчеты. Рез-та исследований, планы развития, рез-ты анализа и тд.). Для формирования качественного инф продукта необх использовать наиболее современные ИТ. Совр программы оснащаются мощным математ аппаратом средствами анализа, планирования, оптимизации, а также ср-ми выхода в глобальные сети.

2
Обеспечение совместимости (интегрированности) ИТ
. В последнее время большой популярностью пользуются интегрированные пакеты пользовательских программ.

3
Ликвидация промежуточных звеньев
. Соврем ИТ, автоматизируя задачи управления, устраняет тем самым управленцев среднего и низшего звена, а также сокращение управл штатов.

4
Глобализация
– это общая тенденция мировой экономики. Проявляется как развитие глобальных сетей, глобальных БД, как повсеместное использование единых программ

5
Конвергенция
т.е. стирание различий между сферами материального и инф пространства, а также увеличение информационной составляющей в ?????? материальном продукте. Продукции развитых стран на долю материальных составляющих приходится 10-20% стоимости товаров.

· к изменению характеристик информационного продукта, который все больше превращается в гибрид между результатом расчетно-аналитической работы и специфической услугой, предоставляемой индивидуальному пользователю персонального компьютера;

· к параллельному взаимодействию логических АИТУ, совмещению всех типов информации (текста, графики, цифр, звуков) с ориентацией на одновременное восприятие человеком посредством органов чувств;

· к ликвидации всех промежуточных звеньев на пути от источника информации к ее потребителю (например, становится возможным непосредственное общение автора и читателя, продавца и покупателя, певца и слушателя, ученых между собой, преподавателя и обучающегося, специалистов через систему видеоконференций, электронную почту и т. п.);

· к глобализации информационных технологий в результате использования спутниковой связи и всемирной сети Internet,
благодаря чему люди смогут общаться между собой и с общей базой данных, находясь в любой точке планеты (ведущая тенденция);

· к конвергенции, рассматриваемой как последняя черта современного процесса развития АИТУ, которая заключается в стирании различий между сферами материального производства и информационного бизнеса, в максимальной диверсификации деятельности фирм, взаимопроникновении различных отраслей промышленности, финансового сектора и сферы услуг.