Телеграмма, телефонограмма, факс

Содержание

ВВЕДЕНИЕ……………………..………………...……………………………….3

1.Телеграмма………………………………………………………………………4

1.1 История развития телеграмы…...……………………………………..…...4

1.2 Характеристика телеграммы………………………………………………4

2. Телефонограмма………………………………………………………………..9

3. Факсограмма…………………………………………………………………..10

3.1 Характеристика факсограммы....……………………………..………11

Заключение…………………………………….……..………….……..………12

Список использованной литературы…………………………………………13

Приложение 1…………………………………………………..……….…...…14

Приложение 2……………………………………………………….…….…....15

Приложение 3……………………………………………….……………….....16

Введение

С древнейших времен человек ведет переписку с себе подобными. Глиняные таблички, берестяные грамоты, письма на пергаменте. Неважно на чем, но человек старался высказать свои мысли и чаяния посредством письма. Наверняка уже тогда существовали деловые письма, с помощью которых человек осуществлял обмен информацией, делал предложения и вел переговорное общение. Приступая к составлению официального письма, мы никогда не задумываемся о том, что эта практика восходит еще к седой древности. Языковые формулы, виды, разновидности официальной корреспонденции, формуляры, способы оформления и работы с ней создавались и шлифовались веками. Многие виды писем имеют тысячелетнюю историю.

Большинство документов, создаваемых учреждениями, являются информационно - справочными. Информационно-справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Они не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения.

Деловая переписка – неотъемлемое средство связи и в наши дни. Связи предприятия с внешними организациями, так как именно письма соединяют организацию-автора с другими учреждениями.

1. Телеграмма

1.1 История развития телеграммы

Первое сообщение было отправлено посредством телеграфа 25 июля 1837 года Чарльзом Витстоуном (Charles Wheatstone) с железнодорожной станции Эустон (Euston). Получил это послание Уильям Фосергил Кук (William Fothergill Cooke), находившийся в лондонском районе Камден.

С тех пор прошло почти 170 долгих лет. Революционная по тем временам технология, позволяющая пересылать сообщения на огромные расстояния, стремительно развивалась в течении XIX века, став одним из самых популярных способов связи. Телеграф также значительно повлиял на другие средства коммуникации, включая электронную почту и Интернет.

Возможно, если бы в 1846 году Уильям Кук не открыл фирму Electric Telegraph Company-одну из первых компаний, представлявших коммуникационные услуги, сегодня мы бы с вами жили совсем в другом мире. Уже в 1874 году в Великобритании услугами телеграфа можно было воспользоваться в 20 тысячах городов и деревень. Страна также имела связь с США и со многими своими колониями. Когда телеграфу исполнилось 50 лет, его огромное значение признала даже Королева Виктория (Queen Victoria).

В XX веке телеграмма уже отошла, а второй план из-за популяризации и распространения телефона. На ее смену в 1932 году пришел телекс, который используется во многих странах до сих пор.

1.2 Характеристика телеграммы

Телеграмма – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в одну категорию по особому способу передачи текста: по телеграфу или телетайпу.

Вид документа, определяемый способом передачи информации по каналам телеграфной связи.

Телеграммы в случаях, когда отправка документов почтой не обеспечивает своевременного решения вопросов.

Порядок телеграфной связи регламентирован правилами предоставления услуг телеграфной связи, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 28 августа 1997 г. №1108 (с изменениями от 14 января 2002 г.).

Телеграммы подразделяются на категории и виды. Телеграммы бывают следующих категорий:

По России

простая или обычная (максимальный срок прохождения между пунктами, имеющими телеграфную связь - не более 10 часов)

телеграмма-письмо (не более 24 часов)

срочная (максимальный срок прохождения не более 5 часов)

правительственная

международная.

По СНГ

простая (обыкновенная)

срочная

Виды телеграмм:

По России

с доставкой на художественном бланке (с отметкой “ЛЮКС”, “ЛЮКС/М”, музыкальная)

с доставкой в срок, указанный отправителем (с отметкой “вручить”, “дата”)

с доставкой в населенный пункт, не имеющий телеграфной связи (с отметкой “почтой заказное”)

уведомление телеграфом

уведомление телеграфом срочное

с доставкой на художественном бланке по случаю траура (с отметкой “делюкс”)

По СНГ

с доставкой на художественном бланке (с отметкой “люкс”)

заверенная

с доставкой в срок, указанный отправителем (с отметкой “вручить”, “дата”)

с доставкой на художественном бланке по случаю траура

с доставкой в населенный пункт, не имеющий телеграфной связи (с отметкой “почтой заказное”)

Чаще всего отправляют телеграммы срочные и простые. Срочная должна прийти к адресату за время до 3-х часов, а простая до 6 часов.

Категории и виды телеграмм, не допускаемых в телеграфном обмене для стран СНГ

заверенная: Эстония, Литва;

срочная: Грузия, Латвия, Таджикистан, Узбекистан, Литва;

художественный бланк: Грузия, Таджикистан, Узбекистан, Литва.

Телеграмма содержит следующие реквизиты:

служебный заголовок;

указание категории телеграммы;

отметка о виде телеграммы;

телеграфный адрес получателя (условный или полный);

текст (содержание телеграммы);

подпись;

регистрационный делопроизводственный номер;

дата регистрации;

адрес и наименование отправителя (помещается под чертой).

Слова в телеграммах для подсчета делятся на:

действительные;

тарифные.

Действительные слова необходимы для контроля правильности передачи и приема телеграмм, а телеграфных аппаратах. По количеству тарифных слов производится оплата телеграмм.

Телеграммы оформляются на специальных типографских бланках, а в случае их отсутствия на обычной бумаге. Печатают телеграмму в двух экземплярах на одной стороне листа через два интервала прописными буквами, без абзацев, переноса слов. (ПРИЛОЖЕНИЕ А).

Первый экземпляр направляется на телеграф, второй – подшивается в дело.

Обязательными реквизитами телеграммы являются:

вид документа;

отметка о категории (пресса, срочная, обыкновенная и т.п.) и виде (с уведомлением; с доставкой почтой; с оплаченным ответом и т.п.);

телеграфный адрес получателя;

текст;

регистрационный индекс (номер);

почтовый адрес организации-отправителя;

подпись должностного лица, от имени которого передается текст;

печать и дата.

Текст телеграммы отличается так называемым телеграфным стилем, составляется в предельно сжатой форме. В тексте отсутствуют предлоги, союзы, частицы (кроме не), знаки препинания. Числа и цифры пишутся словами. Цифрами обозначаются только заводские и торговые знаки и марки, номера домов, индексы документов. Знаки препинания в тексте телеграммы употребляют только в том случае, когда их отсутствие может исказить смысл текста. Допускается обозначение знаков препинания условными обозначениями: ТЧК – точка; ЗПТ – запятая, ДВТЧ – двоеточие, КВЧ – кавычки, СКБ – скобки. В телеграммах не используются сложные, многословные предложения, характерные для деловых писем, выбор делается в пользу более коротких слов. Предпочтение отдается нейтральной и конкретной деловой лексике, употребление которой не вызывает толкований. Не рекомендуется использовать избыточную лексику, не несущую новой информации, а лишь повторяющую уже сказанное.

Текст телеграмм должен содержать только конкретную информацию, отражающую существо ситуации. Текст телеграммы печатается на лицевой стороне бланка без переноса слов, абзацев, исправлений и не должен превышать двух машинописных страниц. Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой и начинается с абзаца. В подписи должна быть указана фамилия автора телеграммы.

В нижней части телеграммы под чертой указываются адрес отравителя, наименование организации-отправителя, должность, инициалы, фамилия исполнителя и дата отправки. Обратный адрес, пишется без сокращений, со знаками препинания.

Телеграммы от организаций и учреждений, подписанные должностными лицами должны быть заверены печатью соответствующей организации или печатью “Для телеграмм”. В телеграммах, подписанных должностными лицами нескольких организаций или учреждений, каждая подпись заверяется печатью соответствующей организации или учреждения.

Подаваемая отправителем телеграмма должна быть четко и разборчиво написана или напечатана на лицевой стороне телеграфного бланка или на светлой бумаге. Исправления, подчистки, вычеркивания и вставки, внесенные в телеграмму отправителем или по просьбе оператором связи, должны быть заверены подписью отправителя.

Телеграмма не должна содержать более 300 слов. Если телеграмма состоит из большего количества слов, она должна быть разделена оператором связи на несколько частей по 300 слов каждая, передаваемых как отдельные телеграммы.

2. Телефонограмма

Документ, содержащий оперативную информацию, передаваемую устно по каналам телефонной связи. Адресат полученное сообщение записывает от руки. Может быть застенографирована или записана с помощью звукозаписывающей аппаратуры, а затем расшифрована и отпечатана. Следует проверять правильность записи повторным чтением телефонограммы в конце ее передачи.

Обязательными реквизитами телефонограммы являются:

наименование учреждений адресанта и адресата;

реквизит “от кого” и “кому” с указанием должности, фамилии, и отчества должностных лиц;

номер, дата и время передачи и приема телефонограммы;

должности и фамилии передавшего и принявшего телефонограмму;

номера телефонов;

текст и подпись.

Поступившая телефонограмма должна иметь те же реквизиты, что и отправляемая, за исключением подписи.

Телефонограмма должна иметь заголовок, он составляется в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 как для делового письма, т.е. выражается предложным падежом с предлогом “о” или “об”. Например, “Об изменении времени заседаний Совета”, “О прибытии участников семинара”

Телефонограммы пишутся подобно телеграммам кратко, четко, простыми предложениями. В первой части телефонограммы констатируются факты, побудившие дать телефонограмму, во второй – предпринимаемые действия. Телефонограмма излагаются от первого лица. Объем телефонограммы не должен превышать 50 слов (Приложение 2).

Телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем или ответственными исполнительным.

3. Факсограмма (телефакс, факс)

3.1 Характеристика факсограммы

Факс – это получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимальной связи (при помощи факсимальной аппаратуры). Факсограмма не может считаться отдельным видом документа, так как по факсу можно передать любой документ на бумажном носителе формата А4 – приказ, распоряжение, договор, протокол и др., но чаще всего факс используется для передачи служебных писем и разного рода информационных сообщений.

Факсограмма при соблюдении установленных процедур обладает юридической силой, в этом ее основное отличие от ксерокопии, нуждающейся в специальном заверении.

Не существует каких-либо специальных требований оформления документов, предъявляемых к соответствующему виду документа: печататься четким, контрастным шрифтом.

Не допускается волнистость или деформация материального носителя отправляемого документа. На лицевой стороне подлинника не должно быть морщин, пятен, изгибов и рельефов от надписей на оборотной стороне (Приложение 3).

Заключение

В процессе данной работы были рассмотрены основные характеристики телеграммы, телефонограммы и факсограммы.

Следует отметить, что в настоящее время в управленческой практике используются главным образом документы, созданные каким-либо образом письма: рукописным, машинописным, типографическим, компьютерным, а также с использованием графики, рисунка, фотографии, звука- и видеозаписи, и на специальном материале (бумаге, кино и фото пленке, магнитной ленте, диске и т.п.). Документирование в аппарате управления может осуществляться на естественном языке (машинопись, рукопись, телеграмма, факсограмма и т.д.) и на искусственном языке с использованием соответствующего носителя (магнитные ленты, дискеты, диски и т.д.).

На сегодняшний день в управленческой практике преобладающим способом документации является компьютерная печать. Однако ряд документов, например заявление, объяснительные записки создаются обычным рукописным способом.

Список литературы:

Басаков М.И. Делопроизводство. М.: 2002г.

Васильева И.Н. Основы делопроизводства и персональный менеджмент: Учебное пособие для вузов /ВЗФЭИ. – М.: ЗАО «Финстатинформ», 1999. – 240.

Гринберг А.С., Быченков В.Ф., Горбачев Н.Н. Документационные системы управления. Мн. Учебное пособие. Части 1 и 2. Мн. Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 1997.

Давыдова Э.Н., Рыбаков А.Е. Делопроизводство: Учебно-практическое руководство. – Мн.:ТетраСистемс,1999.– 288 с.

Кузнецова Т.В. Делопроизводство. М.: 1999г.

Приложение 1

Наименование вида документа (ТЕЛЕГРАММА)

наименование категории

АДРЕСАТ

(ЖЕЛАТЕЛЬНО ТЕЛЕГРАФНЫЙ)

ТЕКСТ ТЕЛЕГРАММЫ

ТЕКСТ ТЕЛЕГРАММЫ ДОЛЖЕН БЫТЬ ПРЕДЕЛЬНО КРАТКИМ БЕЗ СОЮЗОВ ПРЕДЛОГОВ ЗНАКОВ ПРЕПИНАНИЯ. ЦИФРЫ И ЧИСЛА КАК ПРАВИЛО ПИШУТ ПРОПИСЬЮ ТЕКСТ ОФОРМЛЯЮТ ЗАГЛАВНЫМИ БУКВАМИ ЧЕРЕЗ ДВА ИНТЕРВАЛА УКАЗАНИЕ НА ДОЛЖНОСТНОЙ ЛИЦО ОТ ИМЕНИ КОТОРОГО ПОСЫЛАЕТСЯ ТЕЛЕГРАММА

Справочные данные организации- отправителя

Наименование организации отправителя

Наименование должности Личная подпись И.О. Фамилия

Дата

(печать)

Приложение 2

НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ

Справочные данные об организации

ТЕЛЕФОНОГРАММА Адресат:

00.00.0000 №00 Должность_____________

Заголовок к тексту И.О.Фамилия___________

ТЕКСТ ТЕЛЕФОНОГРАММЫ

Наименование должности ___________________________________ И. О. Фамилия

(подпись)

Передала: секретарь Ф.И.О. Приняла: секретарь Ф.И.О

Тел. 00 00 00 Тел. 00 00 00

Время передачи: 00 час.00 мин. Время приема: 00 час. 00 мин.

Приложение 3

НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ Адресат:___________________

Справочные данные об организации Должность_________________

И.О.Фамилия______________

00.00.0000 №00 Телефон___________________

На № от 00.00.0000 Факс______________________

Заголовок к тексту

ТЕКСТ ФАКСА

Должность _________________________________________________________ И.О.Фамилия

(подпись)