Инвентаризация и порядок её проведения

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ. 3

1. Понятие инвентаризации. 4

2. Виды инвентаризации. 7

3. Порядок проведения инвентаризации. 9

ЗАКЛЮЧЕНИЕ. 16

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ.. 17

ВВЕДЕНИЕ

Для обеспечения достоверности бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, соответствия учетной оценки имущества его реальной (как правило, рыночной) стоимости организации проводят инвентаризацию имущества, денежных средств, средств в расчетах и обязательствах [1]

Основные цели инвентаризации:

- выявление фактического наличия имущества;

- сопоставление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета;

- проверка полноты отражения в учете обязательств.

Актуальность темы обусловлена
тем, что метод инвентаризации помогает предприятию проверить фактическое наличие ценностей с данными бухгалтерского учета хозяйствующего субъекта.

Объект исследования –
инвентаризация, Предмет исследования – виды и порядок проведения инвентаризации.

Цель контрольной работы
– определение понятия «инвентаризации». Есть еще одна цель – закрепить полученные знания и навыки при изучении курса бухгалтерского учета.

Для раскрытия темы поставим перед собой задачи:

– изучить понятие инвентаризации;

– рассмотреть виды инвентаризации;

– освоить порядок проведения инвентаризации.

В первой главе работы рассмотрено понятие инвентаризации, во второй главе – ее виды, а в третьей – порядок ее проведения.

Для написания работы использовались нормативные акты Российской Федерации и экономическая литература.

1. Понятие инвентаризации

Обеспечение требований к бухгалтерскому учету возможно в результате полноценной реализации элементов метода бухгалтерского учета, в том числе инвентаризации. С помощью данных, полученных на основе инвентаризации имущества и обязательств организации (видов кредиторской задолженности), обеспечивается полное соответствие записей в системе бухгалтерского учета фактическому наличию и состоянию учетных объектов следовательно, достоверное представление сведений в бухгалтерской (финансовой) отчетности.

Несмотря на использование в бухгалтерском учете документирования всех совершаемых хозяйственных операций, соответствие учетных и фактических данных не всегда обеспечивается из-за действия объективных причин. Ими являются совершенные хозяйственные операции, не поддающиеся документальному оформлению в момент их возникновения:

- естественная убыль ценностей в процессе хранения (усушка, утечка, розлив, утруска, испарение, раскрошка, распыл, выветривание и др.);

- неточное взвешивание, измерение при поступлении или отпуске ценностей;

- пересортица взаимозаменяемых материалов, продуктов, изделий, возникающая при выбытии активов (передачи в производство или хозяйственные нужды, продаже и др.);

- ошибки в первичных документах на поступление и расходование ресурсов;

- ошибочные записи в регистрах синтетического и аналитического учета;

- злоупотребления материально-ответственных лиц - обмеры, обвесы, хищения и др.

Для устранения расхождений между фактическими данными и сведениями о стоимости имущества и обязательств организации, отраженными в бухгалтерском учете, проводится периодическая и, проверка их в натуральной форме (для имущества) и сверка расчетов (по обязательствам). Проверка имущества посредством подсчета, описания, измерения, оценки, сличения полученных данных в натуральном или стоимостном измерениях с данными текущего учета в целях контроля его сохранности называется инвентаризацией.

Роль инвентаризации не ограничивается проверкой фактического наличия ценностей. В процессе инвентаризации имущества проводятся следующие мероприятия:

- организуется контроль за соблюдением требований в деятельности материально-ответственных лиц по сохранности ресурсов (правил составления, оформления и представления первичных учетных документов, правил приемки, хранения и отпуска ценностей и др.);

- упорядочивается складское хозяйство (проверяется состояние складских помещений, порядок хранения ценностей, качество весоизмерительного хозяйства и др.);

- устанавливаются качественные характеристики материальных ресурсов: выявляются залежалые и неиспользуемые ценности, имущество, полностью или частично потерявшее первоначальные свойства, неходовые и не пользующиеся спросом готовые изделия и др. На основе полученной информации принимаются меры по их переоценке, продаже или использованию для других нужд;

- выявляются непригодные к эксплуатации и не подлежащие восстановлению основные средства;

- проверяется соблюдение правил содержания и эксплуатации основных средств.

В ходе инвентаризации расчетов с юридическими и физическими лицами проводятся следующие мероприятия:

- выявляется соблюдение правил расчетов с физическими лицами (подотчетными лицами, с работниками по оплате труда, с депонентами);

- оценивается соблюдение расчетно-платежной дисциплины (по расчетам с бюджетом и внебюджетными фондами, поставщиками и подрядчиками, с учредителями и др.);

- оценивается работа по выявлению и предотвращению потерь от несвоевременного взыскания дебиторской задолженности всех видов, пропуска сроков исковой давности [2]

Порядок и сроки проведения инвентаризации определяются руководителем организации за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно. Они установлены ст. 12 Федерального закона «О бухгалтерском учете»:

- при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

- перед составлением годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности;

- при смене материально-ответственных лиц;

- при выявлении фактов хищений, злоупотреблений или порчи имущества;

- в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

- при реорганизации или ликвидации организации;

- в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации [3]

При коллективной (бригадной) материальной ответственности инвентаризации проводятся при смене руководителя коллектива (бригадира), при выбытии из коллектива (бригады) более пятидесяти процентов ее членов, а также по требованию одного или нескольких членов коллектива (бригады).

2. Виды инвентаризации

Проводимые инвентаризации имущества и финансовых обязательств классифицируются по следующим основным признакам:

- по основаниям проведения;

- по объему проверки;

- по полноте охвата имущества и обязательств;

- по объектам инвентаризации [4]

По основаниям проведения инвентаризации имущества и обязательств могут быть:

- плановыми;

- внеплановыми (внезапными).

Плановые инвентаризации проводятся в соответствии с датами, установленными в приказе руководителя организации, оформляемом до начала отчетного года.

Внеплановые (внезапные) инвентаризации проводятся по требованию руководителя организации или правоохранительных органов.

По объему проверки инвентаризации делятся на полные и частичные.

Полные инвентаризации характеризуются тем, что они организуются по всем видам имущества и обязательств. Обычно полной инвентаризации подвергаются все материальные ценности, внеоборотные активы, денежные средства и расчетные отношения один раз в год перед составлением годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности, при ликвидации или реорганизации предприятия.

Проверка, охватывающая часть имущества и финансовых обязательств организации, квалифицируется как частичная инвентаризация. Она может проводиться при передаче части имущества в аренду, выкупе, продаже, при смене материально-ответственных лиц и других случаях.

По полноте охвата имущества и обязательств инвентаризации разделяются на сплошные и выборочные.

Сплошные инвентаризации охватывают все инвентаризируемые ценности или обязательства. Для выборочных инвентаризаций характерна проверка части имущества и обязательств организации. Примером выборочной инвентаризации является проверка наиболее дорогостоящих материально-производственных запасов, находящихся под материальной ответственностью кладовщика, заведующего складом.

В основе инвентаризаций в зависимости от объектов проверки лежит группировка имущества по видам, назначению и источникам формирования. В связи с этим в организациях проводятся инвентаризации основных средств, нематериальных активов, денежных средств и денежных документов в кассе, дебиторской задолженности и других активов. Инвентаризации подлежат не только ценности, принадлежащие самой организации, но и виды имущества, не находящиеся в ее собственности и числящиеся в бухгалтерском учете, а также имущество, не учтенное по каким-либо причинам [5]

3. Порядок проведения инвентаризации

Рассмотрим подробный порядок проведения инвентаризации на примере товаров в торговом предприятии. Для проведения инвентаризации в торговой фирме создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия, в состав которой включаются представители администрации, бухгалтерии, другие специалисты, в том числе представители службы внутреннего аудита или независимые аудиторы.

Если фирма крупная и объем работ достаточно большой, то для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств могут создаваться рабочие инвентаризационные комиссии.

Персональный состав постоянно действующей и рабочих инвентаризационных комиссий утверждает руководитель.

Если же объем работ невелик, то проведение инвентаризации может возлагаться на ревизионную комиссию торговой организации.

Порядок проведения инвентаризации организацией определяется самостоятельно и утверждается руководителем торговой компании. Вместе с тем организации при проведении инвентаризации могут руководствоваться Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Приказом Минфина России от 13 июня 1995 года №49 (далее – Методические указания по инвентаризации). Помимо этих Методических указаний при инвентаризации такого вида имущества, как товары, могут использоваться и Методические указания по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденные Приказом Минфина России от 28 декабря 2001 года №119н (далее – Методические указания по учету МПЗ).

Напоминаем, что для оформления результатов инвентаризации используются типовые унифицированные формы, утвержденные:

- постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 года № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации» (далее – Постановление № 88);

- постановлением Госкомстата России от 27 марта 2000 года №26 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации № ИНВ-26 «Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией»» (далее – Постановление № 26).

Подготовительные мероприятия

Итак, инвентаризация товаров в торговой компании может проводиться в обязательном, плановом порядке, а также внезапно. Рассмотрим порядок действий торговой организации при инвентаризации товаров более подробно.

Перед проведением инвентаризации товаров руководитель организации издает приказ о ее проведении (форма № ИНВ-22), в котором указывается состав инвентаризационной комиссии, сроки проведения инвентаризации, причина, по которой она проводится, а также в какие сроки результаты инвентаризации должны быть сданы в бухгалтерскую службу.

После того, как приказ об инвентаризации подписан, инвентаризационная комиссия осуществляет ряд подготовительных мероприятий, связанных с ее проведением. В период подготовки к инвентаризации проверяется организация складского хозяйства торговой фирмы, в том числе наличие пожарно-охранной сигнализации, а также созданы ли надлежащие условия для хранения товаров, имеются ли в наличии закрываемые складские помещения, сейфы, емкости для хранения, оснащены ли места хранения товаров необходимыми измерительными приборами, существует ли контроль над вывозом товаров с территории торговой организации и т.д.

Помимо этого инвентаризационная комиссия должна в обязательном порядке проверить, заключены ли с материально ответственными лицами трудовые договоры, а также договоры о полной материальной ответственности указанных лиц.

Приходные и расходные документы

До начала проверки материально ответственные лица должны сдать в инвентаризационную комиссию последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении товаров.

Полученные документы визируются председателем комиссии с наложением надписи «до инвентаризации на «__________» (дата)». В дальнейшем эти документы будут являться для бухгалтерской службы торговой фирмы основанием для определения остатков товаров к началу инвентаризации по учетным данным.

Помимо отчетов о движении товаров материально ответственные лица должны предоставить в инвентаризационную комиссию расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на товары сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все товары, поступившие на их ответственность, приняты к учету, а выбывшие списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение товаров. Расписку можно составить в такой форме:

Расписка

К началу проведения инвентаризации все расходные и приходные документы на товарно-материальные ценности сданы в бухгалтерию и все товарно-материальные ценности, поступившие на мою (нашу) ответственность, приняты на учет, а выбывшие списаны в расход.

Материально ответственное(ые) лицо(а):

________ __________ ___________________

(должность) (подпись) (расшифровка подписи)

Полученные сведения о фактическом наличии товаров записываются в инвентаризационную опись товарно-материальных ценностей (форма № ИНВ-3), составляемую не менее чем в двух экземплярах.

Опечатывание помещений и проверка состава инвентаризационной комиссии

Перед тем как приступить к проверке, инвентаризационная комиссия опечатывает все помещения, где хранятся товары.

По возможности на период проведения инвентаризации в торговой фирме следует остановить приемку и выдачу товаров. Если же это невозможно, то необходимо обеспечить контроль над принятием и выбытием товаров во время проведения инвентаризации.

Полноту и точность внесения в опись формы № ИНВ-3 данных о фактических остатках товаров, правильность и своевременность оформления результатов инвентаризации обеспечивает инвентаризационная комиссия (п. 2.6 Методических указаний по инвентаризации).

В свою очередь, руководитель торговой организации должен создать инвентаризационной комиссии все необходимые условия для работы, в том числе предоставить грузчиков для перевешивания и перемещения товаров, а также обеспечить технически исправными весовыми приборами и инструментами, измерительными и контрольными приборами, мерной тарой.

Обращаем ваше внимание на то, что проверка фактического наличия товаров производится при обязательном участии материально ответственных лиц и всех членов инвентаризационной комиссии.

Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания ее результатов недействительными! Поэтому если кто-то из утвержденных членов комиссии не может участвовать в проверке, его необходимо заменить, но сделать это можно только на основании соответствующего приказа руководителя.

Проверка фактического наличия товаров

Фактическое наличие товаров при инвентаризации определяют путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера, причем проверке подвергаются все товары без исключения.

Конечно, этот процесс довольно трудоемкий, но, тем не менее, упрощенные способы проверки допустимы лишь в отношении товаров:

- хранящихся в неповрежденных упаковках поставщика. По таким товарам допускается определение их количества на основании данных, указанных на упаковке, с обязательной проверкой на выбор части таких товаров. Если при выборочной проверке возникают расхождения между данными, указанными на упаковке, и фактическим наличием товаров, то производится полная проверка.

- поступающих от поставщиков по теоретическому весу (метражу). Вещественная проверка указанных товаров также производится по теоретическому весу (метражу).

Если в торговой организации имеется большое количество весовых товаров, то ведомости отвесов ведутся раздельно: одна ведется членом инвентаризационной комиссии, другая – материально ответственным лицом.

Результаты инвентаризации

В конце рабочего дня (или по окончании перевески) данные ведомостей отвесов сличаются и выверенный итог вносят в опись. Акты обмеров, технические расчеты и ведомости отвесов прилагают к описи.

Товары заносятся в опись № ИНВ-3 по каждому отдельному наименованию с указанием вида, группы, количества и других необходимых данных (артикула, сорта и др.). Количество товаров указывают в описи в единицах измерения, принятых в учете.

Инвентаризационную опись можно заполнять как от руки, так и с использованием средств вычислительной и другой организационной техники. Заполнение описи вручную производится либо чернилами, либо шариковой ручкой, причем четко и ясно, помарки и подчистки в описи не допускаются.

На каждой странице описи указывают прописью число порядковых номеров товаров и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т.д.) эти товары показаны.

Исправление ошибок производится во всех экземплярах описей путем зачеркивания неправильных записей и проставления над зачеркнутым текстом правильных данных. Исправления заверяются подписями всех членов комиссии и материально ответственного лица.

В описи не допускается оставлять незаполненные строки, на последних страницах незаполненные строки прочеркиваются. Кроме того, на последней странице описи должна быть сделана отметка о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, производивших эту проверку.

Инвентаризационная опись № ИНВ-3 подписывается всеми членами комиссии и материально ответственным лицом. В конце описи проверяемое материально ответственное лицо дает расписку, подтверждающую проверку комиссией товаров в его присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленных в описи товаров на ответственное хранение.

Если инвентаризация товаров производится в связи со сменой материально ответственного лица, то лицо, принявшее товары, расписывается в описи в их получении, а сдавшее - в том, что они сданы.

На товары, находящиеся на ответственном хранении, составляется отдельная ведомость. В случае если инвентаризация товаров проводится в течение нескольких дней, то складские помещения, где хранятся товары, при уходе инвентаризационной комиссии опечатываются. Во время перерывов в работе инвентаризационной комиссии (в обеденный перерыв, в ночное время, по другим причинам) инвентаризационная опись должна храниться в ящике (шкафу, сейфе) в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.

Если материально ответственное лицо после инвентаризации обнаружило ошибку в описи, то об этом следует поставить в известность председателя инвентаризационной комиссии, причем сделать это необходимо до открытия помещения, где хранятся товары.

Инвентаризационная комиссия должна проверить данные факты и в случае их подтверждения произвести исправление выявленных ошибок в установленном порядке [6]

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В завершении работы сделаем обобщающие выводы:

1. Проверка имущества посредством подсчета, описания, измерения, оценки, сличения полученных данных в натуральном или стоимостном измерениях с данными текущего учета в целях контроля его сохранности называется инвентаризацией.

2. Проводимые инвентаризации имущества и финансовых обязательств классифицируются по следующим основным признакам:

- по основаниям проведения;

- по объему проверки;

- по полноте охвата имущества и обязательств;

- по объектам инвентаризации.

3. Порядок проведения инвентаризации организацией определяется самостоятельно и утверждается руководителем торговой компании. Вместе с тем организации при проведении инвентаризации могут руководствоваться Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Приказом Минфина России от 13 июня 1995 года №49.

4. Перед проведением инвентаризации товаров руководитель организации издает приказ о ее проведении (форма № ИНВ-22).

5. Фактическое наличие товаров при инвентаризации определяют путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера, причем проверке подвергаются все товары без исключения.

6. Товары заносятся в опись № ИНВ-3 по каждому отдельному наименованию с указанием вида, группы, количества и других необходимых данных (артикула, сорта и др.).

7. Инвентаризационная комиссия должна проверить данные факты и в случае их подтверждения произвести исправление выявленных ошибок в установленном порядке.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. О бухгалтерском учете. Федеральный закон от 21 ноября 1996 года № 129-ФЗ.

2. Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные приказом Минфина России от 13 июня 1995 № 49.

3. Богатая И.Н. Бухгалтерский учет. – Ростов н/д.: феникс, 2007. – 859 с.

4. Лакша Ю. Пересчитаем все! // Расчет. – 2007. – № 12. – 25 с.

5. Николаева К.С. Проводим инвентаризацию по всем правилам // Вмененка. – 2008. – №11. – 30 с.

6. Поленова С.Н. Инвентаризация объектов бухгалтерского учета: виды, порядок проведения и отражение результатов в учете // Бухгалтерский учет в бюджетных и некоммерческих организациях. – 2008. – № 13. – 25 с.

7. Семенихин В.Бухгалтерский учет. Инвентаризация товаров // Новая бухгалтерия. – 2008. – № 8. – 27 с.

[1]
Богатая И.Н. Бухгалтерский учет. – Ростов н/д.: феникс, 2007. – 859 с.

[2]
Поленова С.Н. Инвентаризация объектов бухгалтерского учета: виды, порядок проведения и отражение результатов в учете // Бухгалтерский учет в бюджетных и некоммерческих организациях. – 2008

[3]
О бухгалтерском учете. Федеральный закон от 21 ноября 1996 года № 129-ФЗ.

[4]
Николаева К.С. Проводим инвентаризацию по всем правилам // Вмененка. – 2008. – №11. – 30 с.

[5]
Лакша Ю. Пересчитаем все! // Расчет. – 2007

[6]
Семенихин В.Бухгалтерский учет. Инвентаризация товаров // Новая бухгалтерия. – 2008. – № 8. – 27 с.