Инвентаризация товаров и тары на складах

ДОКЛАД

По дисциплине бухгалтерский учет в торговле

На тему: «Инвентаризация товаров и тары на складах».

Содержание

1. Общие правила проведения инвентаризации…………………………………….3

2. Порядок проведения инвентаризации…………………………………….....……6

3. Оформление инвентаризационных материалов……………………..……..…….8

4. Определение результатов инвентаризации……………………………….…….10

5. Порядок отражения результатов инвентаризации в бухгалтерском учете…....11

Общие правила проведения инвентаризации

Инвентаризация товаров и тары на складах торгового предприятия проводится для проверки наличия и состояния товарно – материальных ценностей. При этом выявляется соответствие фактического наличия товаров и тары на момент инвентаризации их остаткам по данным бухгалтерского учета. Помимо обеспечения сохранности ценностей и проверки правильности организации материальной ответственности инвентаризация решает задачи контроля учетных данных по товарам и таре, их реального отражения в балансе; а также посредством инвентаризации выявляются неиспользуемые, залежалые товары, продукция устаревших фасонов и моделей и т. п.

Основными этапами инвентаризации являются:

· Проверка фактического наличия товаров.

· Документальное оформление результатов инвентаризации.

Принятие хозяйственных решений на основании результатов инвентаризации.

Согласно действующему Положению по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ количество инвентаризаций в отчетном году и сроки их проведения устанавливаются организациями самостоятельно, за исключением следующих случаев, когда проведение инвентаризации обязательно:

o при смене материально ответственного лица (при коллективной материальной ответственности – при уходе в отпуск бригадира и более половины членов бригады);

o при установлении фактов краж, ограблений, хищений, порчи ценностей, злоупотреблений; а также пожара, стихийных бедствий;

o при ликвидации, реорганизации предприятия, передаче имущества в аренду, выкупе, продаже и в других случаях, установленных законодательством.

Инвентаризация непродовольственных товаров на складах и мяса на холодильниках проводится не менее одного раза в год, как правило на 1-е число месяца (и не ранее 1 октября), остальных продовольственных товаров – не менее двух раз в год.

Рекомендуется проводить по две – три выборочные инвентаризации по наиболее ценным, пользующимся повышенным спросом товарам, а также по товарам, по которым имеются сверхнормативные запасы. Если при выборочных проверках будут установлены расхождения с данными бухгалтерского учета, то проводится внеочередная инвентаризация всех товаров, находящихся на складе.

Для проведения инвентаризации приказом руководителя создается центральная постоянно действующая инвентаризационная комиссия, возглавляемая руководителем или его заместителем в составе: главного бухгалтера, начальников структурных подразделений (служб), представителей общественности. Документ о составе комиссии регистрируют в книге контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризаций. Центральная инвентаризационная комиссия осуществляет профилактическую работу по обеспечению сохранности ценностей, инструктажи членов рабочих комиссий, организует проведение инвентаризаций, контролирует правильность их проведения, осуществляет выборочные проверки и повторные сплошные инвентаризации (при необходимости), контрольные проверки правильности проведения инвентаризаций, проверяет правильность определения результатов инвентаризации. Комиссия рассматривает также объяснения материально ответственных лиц, допустивших недостачи (излишки), пересортицу товаров или их порчу, вносит предложения об упорядочении приема, хранения и отпуска товаров, улучшения их учета и контроля за сохранностью ценностей.

Снятие фактических остатков товаров и тары на складе, их сличение с данными бухгалтерского учета проводит рабочая комиссия, назначаемая приказом руководителя предприятия. В ее состав входят представитель администрации предприятия или вышестоящей организации, товаровед, работник бухгалтерии, представитель общественности и материально ответственное лицо. Рабочая комиссия составляет свои заключения по выявленным недостачам и излишкам, вносит предложения по улучшению порядка приема, хранения и отпуска товаров, по улучшению учета и контроля за их сохранностью, участвует в определении окончательных результатов инвентаризации, проверяет правильность расчетов естественной убыли (при наличии норм), зачета пересортиц товаров.

Инвентаризационные комиссии несут ответственность за соблюдение порядка проведения инвентаризации, ее своевременность, полноту и точность внесения в описи данных о фактических остатках товаров и тары и их потребительских признаках, правильное оформление инвентаризационных материалов и своевременную сдачу их в бухгалтерию. За внесение в инвентаризационные описи заведомо неправильных данных с целью сокрытия недостач или излишков ценностей виновные лица привлекаются к ответственности в установленном законом порядке.

К началу инвентаризации бухгалтерия обязана закончить проверку и обработку документов на складе, определить остатки на день инвентаризации по каждому наименованию товара. При этом в местах хранения товары должны быть уложены по наименованиям, сортам, размерам, ценам и т. п. в зависимости от применяемого в организации способа хранения. На товары должны быть заранее составлены ярлыки с необходимыми сведениями о количестве, массе, мере.

Рабочая комиссия перед началом инвентаризации должна опломбировать подсобные помещения и другие места хранения товаров, имеющие отдельные входы и выходы, проверить исправность весоизмерительных приборов, получить от материально ответственных лиц последний товарный отчет, завизировать его, проставив штамп "До инвентаризации", дату и подпись председателя комиссии.

Материально ответственные лица до начала инвентаризации дают расписку в том, что все документы по приходу и расходу ценностей к отчету приложены и сданы в бухгалтерию, что неоприходованных или не списанных в расход ценностей не имеется.

Порядок проведения инвентаризации

Порядок проведения и документального оформления результатов инвентаризации определен в Методических указаниях по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Министерства финансов РФ от 13.06.95 № 49.

Комиссия при обязательном участии материально ответственных лиц проверяет фактическое наличие товаров и тары по каждому месту хранения ценностей в отдельности. Товары, находящиеся в разных изолированных помещениях у одного материально ответственного лица, проверяют и оформляют описями – актами отдельно, после чего вход в помещение пломбируют и комиссия переходит в следующее помещение.

Инвентаризация товаров проводится в порядке расположения ценностей путем их обязательного пересчета, перевешивания, перемеривания. При явной нецелесообразности перевешивания или пересчета товаров, находящихся в неповрежденных и пронумерованных кипах, ящиках, бочках, допускается внесение этих товаров в описи по спецификации или маркировке, имеющейся на таре. В описи это должно быть оговорено. Причем не менее 10% таких товаров, за исключением тех, которые при распаковке могут испортиться, должно быть подвергнуто обязательной выборочной проверке. При этом если в результате такой проверки будут установлены расхождения со спецификацией или маркировкой, то комиссия обязана полностью вскрыть все места и проверить товар.

Вносить в описи данные об остатках товаров без проверки их наличия (по данным учета или со слов ответственного лица) запрещается. При подготовке большого количества весовых товаров отвесы фиксируют в специальных ведомостях или книгах. После подсчета и сверки итогов с ответственным за ценности лицом данные о качестве товара вносят в инвентаризационную опись. Массу товаров, хранящихся навалом, допускается определять путем обмеров и технических расчетов. Ведомости отвесов и акты обмеров прилагаются к описям.

Для ускорения проведения инвентаризации товаров на складах и заполнения инвентаризационных описей с помощью компьютеров целесообразно использовать ярлыки (кипные карты) и штрих – коды. В ярлыках (кипных картах) с помощью штрих – кодов указывают наименование товара, единицу измерения, артикул, размер, рост, сорт и другие признаки, цену и количество товара. Ярлыки (кипные карты) помещают на видном месте или прикрепляют к кипе. Информация с них считывается в компьютер автоматически с помощью специальных оптических читающих устройств (сканеров).

Члены комиссии проверяют правильность наименования и количества товаров, указанных в ярлыках, после чего в них проставляют регистрационный (порядковый) номер. Ярлыки (кипные карты) подписывают работник, подобравший товар, материально ответственное лицо и председатель комиссии. Сведения о них заносят в инвентаризационную опись. Ярлыки, партионные и кипные карты хранят до выведения окончательных результатов инвентаризации, а затем уничтожают.

Оформление инвентаризационных материалов

Инвентаризационную опись товаров, материалов и тары составляют обычно в двух, а при приеме – передаче – в трех экземплярах. Заполняют опись либо вручную чернилами или шариковой ручкой, либо на компьютере. На каждой странице описи указывается общее количество натуральных единиц (шт., кг, м и т. п.). Исправления в описях должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами. В описях не допускаются пропуски незаполненных строк. В последних листах описей пустые строки прочеркиваются. Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственное лицо.

В конце каждой описи материально ответственные лица оформляют расписку следующего содержания: "Все ценности, поименованные в настоящей инвентаризационной описи № _ по № _, комиссией проверены в натуре в моем присутствии и внесены в опись, в связи с чем претензий к инвентаризационной комиссии не имею. Ценности, перечисленные в описи, находятся на моем ответственном хранении".

В случае смены материально ответственного лица в описи расписываются работник, принявший ценности, и работник, сдавший их.

Товары, поступившие во время инвентаризации, принимают материально ответственные лица в присутствии членов комиссии и приходуют после инвентаризации. Эти ценности оформляются отдельной описью "Материальные ценности, поступившие во время инвентаризации". В данной описи указывают поставщика, дату и номер приходного документа, на котором делается отметка "После инвентаризации" со ссылкой на дату описи.

При длительном проведении инвентаризации на складе с письменного разрешения руководителя товары со склада могут быть отпущены в присутствии членов инвентаризационной комиссии и оформлены отдельной описью "Материальные ценности, отпущенные во время инвентаризации". В расходном документе делают соответствующую отметку.

Товары, находящиеся на складе на ответственном хранении (не принадлежащие предприятию или поступившие на предприятие без сопроводительных документов), инвентаризуют вместе с собственными и оформляют отдельной описью, в которой делают ссылку на документ, подтверждающий принятие товара на ответственное хранение.

На товары, находящиеся в пути, составляют отдельный акт, в котором по каждой отправке указывают наименование и количество товара (по документам бухгалтерского учета), дату отгрузки, перечень и номера отгрузочных документов.

Отдельными описями оформляют наличие неходовых, залежалых и неполноценных, пришедших в негодность товаров. Такие товары должны храниться отдельно.

Тара заносится в описи по видам, целевому назначению и качественному состоянию (новая, бывшая в употреблении, требующая ремонта и т. д.). На тару, пришедшую в негодность, инвентаризационной комиссией составляется акт на списание с указанием причин порчи.

В протоколе рабочей инвентаризационной комиссии отражают результаты инвентаризации, проверки условий хранения и обеспечения сохранности ценностей на складе, отмечают причины порчи товаров и виновных лиц, предоставляют предложения по устранению недостатков, списанию недостач в пределах норм убыли, зачета пересортиц.

Первые экземпляры описей товаров и тары с их перечнем, контрольные ведомости, ведомости отвесов, акты и расчеты обмеров, акты на бой, брак и порчу товаров и другие инвентаризационные материалы передают в бухгалтерию в день окончания инвентаризации. Протокол комиссии с другими документами передают на рассмотрение центральной инвентаризационной комиссии.

Определение результатов инвентаризации

Результаты инвентаризации в 5 – 10 – дневный срок должны быть определены в бухгалтерии предприятия после проверки документов, цен, а также таксировки описей по каждому наименованию товаров и тары в количественно – суммовом выражении. Для этого сопоставляют данные бухгалтерского учета с фактическим наличием товара и тары по описи. На ценности, по которым выявлены расхождения, составляют сличительную ведомость, в ней указываются наименование товара, номенклатурный номер, количество и стоимость по учетным ценам, недостача или излишек. Такая же сличительная ведомость составляется и по таре.

По недостачам, излишкам, пересортицам товаров (тары) материально ответственные лица дают письменные объяснения, которые вместе со сличительной ведомостью рассматриваются постоянно действующей центральной инвентаризационной комиссией и руководителем предприятия.

Комиссия устанавливает характер недостач (излишков) и способ их устранения, возможность зачета пересортиц одноименных товаров, списания суммовых разниц и естественной убыли (при наличии их норм). Недостачи товаров при наличии норм естественной убыли в их пределах списываются за счет расходов предприятия (например, на продажу), при их отсутствии – за счет предприятия; излишки приходуют в доход. Суммовые разницы, возникшие при зачете пересортиц от завышения цен, подлежат возвращению покупателям, а если установить их невозможно, то приходуются в доход предприятия. Суммовые разницы от занижения цен на товары при отпуске и выявленные при инвентаризации недостачи товаров и потери от порчи ценностей подлежат взысканию с виновных лиц или, в случае отсутствия таковых лиц, относят на издержки обращения.

Более подробно определение результатов инвентаризации и их направление списания описано в подразделе 2.5 "Учет товарных потерь".

Порядок отражения результатов инвентаризации в бухгалтерском учете

Результаты инвентаризации отражаются в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации – в годовом бухгалтерском отчете.

По результатам инвентаризации составляются бухгаптерские проводки. Например, оприходование излишков товаров относится в доход предприятия:

Дт 41 "Товары"

Km91 "Прочие доходы и расходы".

Недостача товаров отражается записью:

Дт 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей"

Km41 "Товары".

Недостачи могут быть списаны в дальнейшем за счет различных источников. Например, недостачи в пределах норм естественной убыли (при их наличии) относятся за счет начисленного ранее резерва (если он имеет место), что фиксируется записью:

Дт 96 "Резервы предстоящих расходов"

Km94 "Недостачи и потери от порчи ценностей".

Сверхнормативная убыль относится за счет виновных лиц, что отражается записью:

Дт 73 – 2 "Расчеты по возмещению материального ущерба"

Km94 "Недостачи и потери от порчи ценностей".

При отсутствии виновных лиц недостачи сверх норм отражаются:

Дт 91 "Прочие доходы и расходы"

Km94 "Недостачи и потери от порчи ценностей".

Более подробно отражение результатов инвентаризации в бухгалтерском учете описано в подразделе 2.5 "Учет товарных потерь".

Следует помнить, что согласно письму ГНС РФ от 24.09.97 № ВП – 6 – 13/675 списание потерь товаров от естественной убыли на издержки обращения в торговых организациях было прекращено(о чем сообщено в письме МВЭС и торговли РФ от 25.07.97 № 45 – 09/364). Учитывая также разъяснения Департамента методологии бухгалтерского учета и отчетности Минфина России от 26.08.97 № 16 – 00 – 17 – 50 и Департамента налоговой политики Минфина России от 18.09.97 № 04 – 02 – 11/1, предприятиям и организациям всех форм собственности было предписано во избежание штрафных санкций внести соответствующие исправления и перерасчеты по платежам в соответствующие бюджеты. Но приказом МВЭС и торговли РФ от 19.12.97 № 631, согласованным с Минфином РФ, установлено действие некоторых норм (приведенных в приложении к нему) с 1997 года.

Следует помнить, что списание потерь на издержки обращения возможно лишь в том случае, если действуют нормы естественной убыли.