СОДЕРЖАНИЕ
Введение
1. Значениеи сущность информации в процессе управления
2. Информационно–управляющиесистемы
Задачи
Заключение
Список используемой литературы
ВВЕДЕНИЕ
Актуальность исследования данной темынепосредственным образом связана с тем обстоятельством, что главнымнаправлением перестройки менеджмента и его радикального усовершенствования,приспособления к современным условиям стало массовое использование новейшейкомпьютерной и телекоммуникационной техники, формирование на ее основевысокоэффективных информационно-управленческих технологий.
Средства и методы прикладнойинформатики используются в менеджменте и маркетинге. Новые технологии,основанные на компьютерной технике, требуют радикальных измененийорганизационных структур менеджмента, его регламента, кадрового потенциала,системы документации, фиксирования и передачи информации. Особое значение имеетвнедрение информационного менеджмента, значительно расширяющее возможностииспользования компаниями информационных ресурсов. Развитие информационногоменеджмента связано с организацией системы обработки данных и знаний,последовательного их развития до уровня интегрированных автоматизированныхсистем управления, охватывающих по вертикали и горизонтали все уровни и звеньяпроизводства и сбыта.
Предмет исследования — процесспринятия управленческого решения.
Объект исследования –информационно–управляющие системы и технологии.
Цель данной работы — выявить особенностиинформационного обеспечения процесса управления.
Достижение данной цели предполагает решениеследующих задач:
1. Охарактеризоватьзначение и сущность информации в процессе управления.
2. Охарактеризовать сущность информационно-управляющихсистем.
3. Описать технологиюпринятия управленческих решений с использованием информационных технологий.
Впроцессе рассмотрения данной темы нами были использованы следующие методы:
1.Теоретический анализ литературы и вторичных данных.
2.Сравнительный метод.
Впроцессе написания данной работы нами в основном была использована учебная имонографическая литература.
1. Значениеи сущность информации в процессе управления
Для обеспечения адекватногофункционирования блока «Принятие решений» в процессе управления определяющее значениеимеют информационные процессы, то есть процессы сбора и хранения, обработки ипередачи данных с целью управления производственным процессом исоответствующими структурными подразделениями [4, с. 103].
Традиционные методы управленияпроизводственным процессом базируются на документировании информации,являющейся входной и выходной для лиц и органов, принимающих управленческиерешения.
Таким образом, можносделать вывод, что управленческая информация – это одна из сложнейших, ещеполностью не раскрытых областей современной науки [4, с. 103].
В теории управленияцелесообразно применять определение информации, как совокупность сведений обизменениях, совершающихся в системе и окружающей ее среде, которая уменьшаетстепень неопределенности наших знаний о конкретном объекте, это обменсведениями (данными) между людьми, человеком и автоматом, автоматом и автоматом[4, с. 103].
Информация, используемаяв системах управления, должна удовлетворять определенным требованиям [4, с.110]. К числу этих требований относятся:
1. Необходимое идостаточное количество и качество информации, причем доминирующее значениеимеет качественная сторона.
2. Достоверность и точность информации. Содержание данного требованиянепосредственно связано с тем, что совершеннонедопустимо пользоваться недостоверной и неточной информацией. Если информацияявляется недостаточной или приблизительной, возможно принятие решения с катастрофическимипоследствиями.
Противоречиезаключается в том, что абсолютно достоверной и точной информации не существует,а приближающаяся к ней информация мало пригодна для принятия управленческихрешений — она довольно быстро устаревает.
Недостоверность информации обусловливается нетолько источниками ее получения, неправильной или неэффективной методикой ееобработки, но и целевыми установками ее преобразования, интерпретациейприменения.
3. Своевременностьполучения информации.
Информация, необходимая для управления, должнабыть своевременной.
Требование более раннего представления информациичасто может быть связано со значительными материальными и финансовымизатратами, (повышенные скорость обработки на ЭВМ и пропускная способностьканалов связи, экспертная обработка массивов информации). С другой стороны, изапоздалая информация также не представляет практического интереса.
4. Полнота информации.
В распоряжение руководителя должна поступатьинформация в достаточном объеме, обеспечивающем эффективное решение всех задач.Редуцированная (усеченная) информация способна резко снизить эффективностьуправления или даже привести к ошибкам в управлении. Вместе с тем требованиеполноты информации может граничить с ее избыточностью. Как полнота информации,так и ее неполнота не имеют объективных критериев и ограничений, что не следуетотносить к достоинствам или недостаткам информации. Это объективноепротиворечие, которое разрешается в процессе творческого труда каждогоруководителя.
5. Полезность.
Для принятия решения необходима определенная,конкретная информация, остальная образует информационный шум. Выделениеполезной информации из шума является сложной аналитической работой и требуетбольших затрат.
4. Технологическиехарактеристики информации, к которым следует отнести плотность ееразмещения, возможность сохранения в различных условиях, скорость обработки,извлечения, распечатки, представления, формы сервиса.
Здесь весьмаважны техническое и технологическое совершенство систем, унификациятерминологии, порядок составления документов и их представления. Информациядолжна быть разделена по уровням и звеньям управления, а также понормативно-справочным, расчетно-аналитическим и другими направлениям.
Важнойхарактеристикой является помехоустойчивость информации — способностьпротивостоять как активным, так и пассивным помехам. Высокая помехоустойчивостьобеспечивает устойчивое управление, его необходимую конфиденциальность(сохранение коммерческой и государственной тайны).
Стоимостьинформации в системах управления постоянно возрастает, что обязывает стремитьсяк постоянному повышению эффективности ее получения и использования [5, с. 278].
Большое разнообразие информации, используемой впрактике управления, нуждается в развитии классификационных подходов. Классификацияинформации преследует разнообразные цели:
1) развитие системного и комплексного подхода куправлению;
2) совершенствование технологии управленческойдеятельности;
3) совершенствование системы профессиональных знанийруководителей;
4) поиски путей повышения эффективностиуправления. Классифицировать информацию, используемую для управления, можно по самымразнообразным признакам.
Наиболее частоприменяются следующие принципы классификации [4, с. 104]:
1) поразличным аспектам управления (характеру возникающих задач);
2) похарактеру восприятия человеком;
3) по формепредставления;
4) поисточникам возникновения;
5) по временииспользования;
6) поотношению к хозяйственному субъекту;
7) повозможности использования.
В зависимостиот характера возникающих задач и соответствующего им аспекта управленияинформации делиться на организационно-экономическую, собственнуюуправленческую, технико-технологическую, социально-психологическую,идейно-воспитательную.
По характерувосприятия человеком можно выделить различные органолептические формыинформации: визуально (зрительную), аудиоинформацию (звуковую), тактильную,обонятельную, а также комбинированные формы, например аудиовизуальную.
По формепредставления различают знаковую информацию, имеющую в определенной степениабстрактную форму, и аналоговую, образную. Знаковая информация выражается вцифровой, буквенной и кодированной форме.
Используемаяв управлении информация по источникам может быть подразделена на внешнюю ивнутреннюю.
Следующей классификациейявляется классификация информации по видам источников.Выделим три источника, изкоторых информация может поступать к лицу, принимающего решение либо в решающуюсистему.
Первымявляется исследовательская деятельностьи в более широком смыследеятельность, основная на активном поиске информации, как во внешней среде, таки в среде, сохраняющей полученный опыт, например в долговременной памяти компьютеризованнойинформационной системы.
Вторымисточником информации является канал обратной связи, по которому поступаетинформация о результатах предшествующих решений. В этом случае человек илиорган, принимающий решение, не выполняя специальных исследовательских илипоисковых операций, получает информацию при совместной реализацииуправленческого и производственного процессов. Например, он узнает, выполненквартальный план работ. Эта информация может влиять на ого дальнейшие решения.
Определениетретьего источника информации требует некоторых дополнительных пояснений.Достаточно часто решение, принятое в интервале времени [t1, t2], влияет на будущеерешение, принимаемое в интервале времени [t1,t2].
При этомнужно помнить не только о непосредственном результате принимаемого решения, нои о том, что реализация этого решения может быть исходной точкой, для принятия последовательныхрешений сходного типа. Иначе говоря, нужно помнить, что, когда мы в будущембудем принимать те или иные решения, мы можем попасть непосредственно врезультате принятия некоего решения как в лучшую, так и в худшую ситуацию взависимости от того, какими были ранее принятые решения. Может случиться так,что принося определенные преимущества в настоящий момент, в дальнейшем данноерешение приведет к безвыходной ситуации.
Ситуации этого типа имеют динамичный характер,поскольку информация о будущих, отдаленных последствиях принимаемого решенияоказывает большое влияние на процесс выбора. Будем называть такую информациюинформацией предвидения.
В то время, как рассмотренная ранее информация орезультатах предшествующих решений, поступая по каналу обратной связи, влияетна будущее поведение человека, принимающего решение, информация предвидения,базируясь на представлении человека о будущем, влияет на его нынешние решения.
Иными словами, в последнем случае ситуация вданный момент определяется тем, что ожидается в будущем. Информация предвиденияиграет принципиальную роль в процессе принятия многоступенчатых решений.
Информация, поступающая как из внешней среды, таки из долговременной памяти или тому подобных источников, изменяет ситуацию.
Во-первых, эта информация может изменятьпредметное представление о ситуации.
Во-вторых, новые данные изменяют субъективнуювероятность подтверждения гипотез о положении дел.
В-третьих, данные, полученные в процессе решения,могут изменять полезность, приписываемую их результатам. Например, обнаружениев процессе и в результате строительства факта неблагоприятных геологическихусловий может привести к переоценке привлекательности данного проекта.
2. Информационно – управляющиесистемы
Информационная система социально-экономическогообъекта — это совокупность средств, методов и исполнителей, обеспечивающихнеобходимой и достаточной информацией реализацию всех мероприятий процессауправления [4, с. 112].
В информационной системесамое главное — аккуратная, творческая деятельность исполнителей на высокомпрофессиональном уровне.
Именно в процессе этойдеятельности и реализуются возможности специализированных средств и методовполучения, хранения, преобразования и использования информации.
Основными составляющими информационнойсистемы являются [4, с. 112]:
- контингентвысококвалифицированных работников, к которому необходимо отнестиинженерно-технический и обслуживающий персонал, руководителей и менеджеров всехбез исключения звеньев и уровней управления;
- информационные ресурсы— информация, которая используется в управленческой деятельности. Особое местозанимает информация, которая применяется для работы средств вычислительнойтехники (математическое обеспечение, алгоритмические языки, машинные программыи т. д.);
- материальные ресурсы(носители информации, технические сбора, средства хранения, передачи, обработкиинформации;
- каналы циркулированияинформации.
Информационные системывсегда являются человеко-машинными
системами, поэтому могутбыть охарактеризованы такими традиционными показателями, как объемы основныхмассивов информации, пропускная способность каналов, способность храненияинформации, быстродействие, надежность [4, с. 112].
Взаимосвязь элементовинформационной системы представлена на рис.1.
Роль средстввычислительной техники в обработке информации сводится к тому, чтобы учесть,возможно, большее количество факторов, связей и по формализованным признакамвыдать некоторое предложение. Современные информационные системы представляютсобой совокупность средств и методов, обеспечивающих реализацию комплексаопераций процесса управления.
Окончательный выборрешения, как и вообще приоритет в этих системах, всегда принадлежит человеку.
Роль средстввычислительной техники в сборе и обработке деформации возрастает в связи с:
-усложнением характерасвязей между предметами, и явлениями объективного мира;
-усилениемвероятностного характера связей;
-возрастанием дефицитаобщественных ресурсов и особенно времени;
-возрастанием масштабоввозможных последствий от неправильно принятых решений;
/>
-усилением необходимостиповышения эффективности поиска оптимального решения.
Рис. 1 Взаимосвязьэлементов информационной системы.
Как и всякаячеловеко-машинная система, информационная система синтезирует качества имашины, и человека, причем человек может выступать и как самый надежный, и каксамый ненадежный элемент этой системы [5, с. 159] .
Человек как наименеенадежный элемент системы управления выступает в экстремальных ситуациях(высокие температуры, давления, ускорения, агрессивная среда, психологическиеили физические перегрузки).
За последнее время, всвязи с объединением вычислительной техники в единые системы и сети,формированием единых массивов информации, средств доступа к ней, сформировалось такоеявление, как экономический электронный грабеж, порча информации, нарушениеработы средств вычислительной техники. Это осуществляют умелые операторы ипрограммисты, проникая не только в информационные массивы сетей коммерческихбанков и фирм, но и в сети правительственного (государственного) управления. Вданном случае наименьшей надежностью и помехоустойчивостью обладает машина, ане человек.
Информационныесистемы могут классифицироваться по различным признакам [3, с. 380].
К ним следуетотнести:
-централизованныеи децентрализованные системы, сочетающие достоинства централизации идецентрализации управления. Новые технические и технологические возможностиинформационных систем позволяют обеспечивать самые разнообразные соотношенияцентрализации и децентрализации управления, которые определяются стратегиейразвития экономических систем;
-комплексныеилокальные информационные системы.Комплексные системыобеспечивают спектр информационных услуг, локальные — только отдельныенаправления информационных потребностей фирмы;
— уровеньмеханизации и автоматизации переработки информациипозволяет резкоповысить производительность труда, однако создает возможности утечкиконфиденциальной информации.
ЗАДАЧИ
Задача 1
Предприниматель не знает, что ему делать. Он может открыть большойотдел проката видеокассет или маленький отдел в своём магазине. Он может такжесобирать информацию, результаты будут показывать, благоприятный илинеблагоприятный рынок, но это, будет стоить ему $3000. Предприниматель,считает, что имеется шанс 50/50, что информация будет благоприятной. Если рынокпроката благоприятный, предприниматель будет получать доход $15000 в большомотделе или $5000 в маленьком.
С неблагоприятным рынком видеокассет убыток составит $20000 прибольшом отделе и $10000 при маленьком отделе.
Благоприятный отчёт при изучении рынка повышает вероятностьсуществования благоприятного рынка до 0,9. Кроме того, неблагоприятный рыночныйотчёт понижает вероятность благоприятного рынка проката до 0,4. Что Выпосоветуете делать предпринимателю. Постройте дерево решений.
Решение: У предпринимателя возможно три варианта действий:
A: Открыть большой отдел проката видеокассет.
При этом варианте возможен большой спрос (годовой доход $15000) свероятностью p1 = 0,5 и низкий спрос (ежегодный убыток $20000) с вероятностью p2 = 0,5.
B: Открыть маленький отдел в своем магазине.
При этом варианте возможен большой спрос (годовой доход $5000) свероятностью p1 = 0,5 и низкий спрос (ежегодный убыток $10000) с вероятностью p2 = 0,5.
С: Собрать дополнительную информацию. Стоимость — $3000.Благоприятный отчет повышает вероятность благоприятный результат p1 = 0,9
Неблагоприятный результат – p2 = 0,4
Все расчеты выражены в текущих ценах и не должны дисконтироваться.Нарисовав дерево решений, определим наиболее эффективную последовательностьдействий, основываясь на ожидаемых доходах.
Нарисуем дерево решений
Большой спрос
/>/>/> Большой отдел 15000
/>/>/>/>/>/> 0,5
/>/> Маленькийспрос
/> 20.000
/> 0,5/> /> /> /> /> /> />
/>/>/>/>/>/>/>/>/>/>/>/>/>/>/>/>/>/>/>/>/>/>/>
1 Большой спрос 5000
Маленький отдел 0,5
Маленький спрос
10.000
0,5
Позитивная информация
3000
0,9
Собрать
дополнительную Негативная информация
информацию 3000
0,4
Рис. 1 Дерево решений.
Ожидаемая стоимостнаяоценка узла А равна ЕМ V(А) = 0,5 х 15000 + 0,5 х 20000= 7500+10.000 = 17.500 $
Для узла B V(B) = 0,5 х 5000 +0,5 х 10000= 2500+5000 = 7500 $
Для узла С V(C) = 0,9 х 3000 + 0,4 х 3000=2700+1200 = 3900$
EMV(2) = max {EMV( А),EMV( B)} = max {17500, 7500} = 17500 = EMV(A).
Поэтому в узле A отбрасываем возможное решение«маленький отдел».
Таким образом, порезультатам проведенных расчетов предпринимателю рекомендуется открыть большой отдел.
Исследование проводить ненужно. Предприниматель должен открыть большой отдел. Ожидаемая стоимостнаяоценка этого наилучшего решения равна 17,5 тысяч долларов.
Задача №2
Известно, чтоотдел исследований и развития маленькой компании проводит исследование понатуральным биологическим добавкам.
Президенткомпании должен дать рекомендации инвесторам. Он имеет налицо три возможности. Первая- продать новшество большой медицинской компании, это принесёт $5 млн. Вторая — начать экспериментальное лабораторное исследование и затем принимать решение,или третье — провести финансирование агрессивной маркетинговой программы внадежде, что тестирование нового средства будет идти хорошо. Реальная цель этихтрёх решений двигаться так быстро, чтобы конкуренты имели маленький шанс ихнастигнуть. Программа экспериментального лабораторного исследования будетстоить $5 млн. и имеется шанс 65%, что будут получены благоприятные результаты.При неблагоприятных результатах тестирования доход составит только $1 млн.
С другойстороны, если благоприятная формула будет найдена, будут получены $20 млн. Нотак как компания маленькая, с ограниченными ресурсами и рыночнымивозможностями, даже с благоприятными результатами лабораторного, исследования успехтовара на рынке составляет только-40% и прибыль $3 млн. При благоприятномрезультате лабораторного исследования затраты будут включать не только $5 млн.на тестирование,но также и $3 млн. на маркетинг.
Притретьей-возможности компания проводит агрессивную маркетинговую стратегию.
Президенткомпании считает, что существует только один шанс к пяти, что это надо делать.
Однаковыигрыш при успехе агрессивного маркетинга — $100 млн. (эта цифра в пять разбольше, чем $20 млн., отражающих передачу рынка потенциальному конкуренту,заключив с ним соглашение). В третьем случае маркетинговые затраты равны $3млн. и тестирование будет стоить $5 млн. При неуспехе прибыль $2 млн.
Постройтедерево решений и выберите лучшее.
Решение:
У компанииесть возможность осуществления трех вариантов действий:
A: Продать новшество большоймедицинской компании.
Вероятностьуспеха – 100%, сумма прибыли – 5млн.$.
B: Начать экспериментальноелабораторное исследование и затем принимать решение.
При этом варианте возможен годовой доход $ 20 млн. с вероятностью p1 = 0,65, принеблагоприятном результате прибыль $ 1 млн. с вероятностью p2 = 0,35.
С: Агрессивная маркетинговая стратегия.
При этом варианте при благоприятном результате возможен годовой доход$ 100 млн. с вероятностью p1 = 0,2, при неблагоприятном результате прибыль $2 млн. с вероятностью p2 = 0,2.
Построим дерево решений.
Доход
/>/> 5млн. $
/> 1
/>/>/>/>/>/>
/> 0/> /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> />
Доход
/>/>/>/> 0,65 20млн. $/> /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> />
Доход
/>/> 1млн. $
0,35
/> Доход
/>/>/> 0,2 100млн. $/> /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> />
Доход
/> 2 млн. $
0,2
Ожидаемаястоимостная оценка узла А равна ЕМ V(А) = 1 х 5 — 0 = 5 млн. $.
Для узла B V(B) = 0,65 х 20 + 0,35 х 1 – 3 — 3= 13+0,35 -6 = 7,35 млн. $
Для узла С V(C) = 0,2 х 100 + 0,2 х 2 – 3 -5=20+0,4 – 3 -5 =12,4 млн. $
EMV(2) = max {EMV( А),EMV( B)} = max {12,4, 7,35} = 12,4 = EMV(A).
Таким образом, порезультатам проведенных расчетов рекомендуется проведение агрессивной маркетинговойстратегии.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Таким образом, взаключении подводя итог всему вышесказанному, необходимо ряд сделать следующихвыводов.
Средства и методы прикладнойинформатики используются в менеджменте и маркетинге. Новые технологии, основанныена компьютерной технике, требуют радикальных изменений организационных структурменеджмента, его регламента, кадрового потенциала, системы документации,фиксирования и передачи информации. Особое значение имеет внедрениеинформационного менеджмента, значительно расширяющее возможности использованиякомпаниями информационных ресурсов. Развитие информационного менеджментасвязано с организацией системы обработки данных и знаний, последовательного ихразвития до уровня интегрированных автоматизированных систем управления,охватывающих по вертикали и горизонтали все уровни и звенья производства исбыта.
Информация предвидения играет принципиальную рольв процессе принятия многоступенчатых решений.
Информация, поступающая как из внешней среды, таки из долговременной памяти или тому подобных источников, изменяет ситуацию.
Во-первых, эта информация может изменятьпредметное представление о ситуации.
Во-вторых, новые данные изменяют субъективнуювероятность подтверждения гипотез о положении дел.
В-третьих, данные, полученные в процессе решения,могут изменять полезность, приписываемую их результатам. Например, обнаружениев процессе и в результате строительства факта неблагоприятных геологическихусловий может привести к переоценке привлекательности данного проекта.
Информационные системывсегда являются человеко-машинными системами, поэтому могут бытьохарактеризованы такими традиционными показателями, как объемы основныхмассивов информации, пропускная способность каналов, способность храненияинформации, быстродействие, надежность.
Решение практическихзадач непосредственно связано с использованием такого метода, как метод «дереварешений». Это непосредственным образом связано с тем, что своевременнаяразработка и принятие правильного решения — главные задачи работыуправленческого персонала любой организации [6, с. 276].
Непродуманное решениеможет дорого стоить компании.
На практике результатодного решения заставляет нас принимать следующее решение. Когда нужно принятьнесколько решений в условиях неопределенности, когда каждое решение зависит отисхода предыдущего решения или исходов испытаний, то применяют схему,называемую деревом решений.
Дерево решений — этографическое изображение процесса принятия решений, в котором отраженыальтернативные решения, альтернативные состояния среды, соответствующиевероятности и выигрыши для любых комбинаций альтернатив и состояний среды.
Места, где принимаютсярешения, обозначают квадратами □, места появления исходов — кругами ○, возможныерешения — пунктирными линиями --------, возможные исходы — сплошными линиями——.
Для каждой альтернативымы считаем ожидаемую стоимостную оценку (EMV) — максимальную из сумм оценоквыигрышей, умноженных на вероятность реализации выигрышей, для всех возможныхвариантов.
СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ
1. БасовскийЛ.Е., Менеджмент: учебное пособие.- М.: ИНФРА –М, 2007.- 216с.
2. ВеснинВ.Р., Менеджмент: учебник.- 3-е изд. перераб. и доп. / В. Р. Веснин.- М.: ТКВелби, Издательство Проспект, 2007.- 512с.
3. ВиханскийО.С., Наумов А.И., Менеджмент. – 3-е изд.- М.: Гардарики, 2003.- 528с.
4. ГольштейнГ.Я., Основы менеджмента: Учебное пособие.- Таганрог: Издательство ТРТУ, 2003.-250с.
5. ГончаровВ.И., Менеджмент: Учебное пособие/ В. И. Гончаров.- Мн: Мисанта, 2003.- 624с.
6. КоротковЭ.М. Концепция менеджмента: Учеб. пособие. – М.: ДеКа,2006.- 382с.
7. ПочепцовГ.Г. Теория и практика коммуникации/ Г.Г. Почепцов. – М.: Центр, 2005.- 128с.