--PAGE_BREAK--2.2 Формы работы с документами
Во 2-ом отделе милиции применяется централизованная форма, так как всю работу с документами выполняет канцелярия.
2.3 Структура канцелярии
В данной организации структурой канцелярии является секретариат, который готовит и просматривает к докладу руководителя всю входящую корреспонденцию, подготавливает проекты отдельных приказов, писем, сообщает о времени проведения совещаний, заседаний. Также секретариат выполняет функцию подразделения по контролю исполнения – осуществляет оперативный контроль за исполнением документов и за сроками исполнения поручений руководства. Помимо этого, секретариат осуществляет учет регистрации корреспонденции, оформляет и рассылает распорядительные документы, проверяет правильность составления, оформления и качества документов, предоставляемых на подпись руководству, принимает и регистрирует заявления, жалобы и просьбы трудящихся. Направляет письма и жалобы в соответствующие структурные подразделения, организует прием посетителей. Занимается перепечаткой документов с оригинала.
2.4 Должностные обязанностируководителя канцелярии
Руководителем канцелярии во 2-ом отделе милиции является секретарь. В его обязанности входит:
1. Прием и обработка корреспонденции.
2. Передача документов на подпись руководителю.
3. Организация совещаний.
4. Прием и фильтрация телефонных звонков.
5. Контроль за сроками исполнения документов.
6. Прием посетителей.
2.5 Рабочее место секретаря и руководителя
Рабочее место секретаря
На рабочем месте располагаются:
1. ПК
2. Телефон
3. Дырокол
4. Подставка для карандашей
5. Перекидной календарь
Рабочее место секретаря во 2 отделе милиции находится в помещении смежном с кабинетом руководителя. На рабочем месте соблюдаются все необходимые правила: отсутствует световая и шумовая вибрация, порядок на рабочем месте, телефон располагается слева от секретаря, в ящиках стола находятся бумаги и картотеки. Но есть и недочеты, так как свет должен падать сверху и слева, то здесь, как мы видим из схемы, он находится за спиной секретаря. В комплект мебели для секретаря входит: подъемно-поворотное кресло, стол-приставка, шкаф для хранения документов.
Рабочее место руководителя
Рабочее место руководителя образуется в отдельном кабинете и состоит из 2-х функциональных зон: рабочая зона, зона для совещания и переговоров. В комплект мебели для руководителя входит: письменный стол, стол и стулья для посетителей, подъемно-поворотное кресло. Стол для посетителей расположен перпендикулярно столу руководителя.
На рабочем столе руководителя располагаются:
1. ПК
2. Телефон, факс
3. Канцелярский письменный прибор
4. Папки с быстродействующими зажимами
5. Деловой блокнот
2.6 Информационные пособия для секретаря
1. Должностная инструкция секретаря.
2. Телефонный справочник.
3. Справочник местных телефонов организации.
4. Список сотрудников и их домашних телефонов.
5. Необходимый минимум юридической литературы:
a) Гражданский кодекс РФ;
6. Номенклатура дел организации.
7. Рабочий дневник-ежедневник.
3. Работа секретаря по бездокументному обслуживанию
продолжение
--PAGE_BREAK--3.1 Ведение телефонных разговоров
Во 2 отделе милиции при работе на телефоне в обязанность секретаря входит: прием телефонных звонков, ответ абоненту, фильтрация звонков и соединение руководителя с абонентом, если это необходимо.
Секретарь выполняет основную задачу при работе на телефоне, т.е. освобождает руководителя от звонков к нему не адресованных.
Пример телефонного разговора, когда звонят секретарю
- Второй отдел милиции, здравствуйте.
- Здравствуйте, мне бы Дмитрия Геннадьевича.
- Он сейчас на совещании, перезвоните попозже.
- Спасибо, до свидания.
Пример телефонного разговора, когда звонит секретарь
— Центральное РУВД, здравствуйте!
— Здравствуйте, скажите пожалуйста, когда состоится совещание о подведении итогов работы за 1 квартал 2005 г.
— Совещание состоится 15 апреля.
— Спасибо, до свидания!
При работе на телефоне секретарь выполняет 3 основных момента:
- краткость;
- вежливость;
- сдержанность.
Всю необходимую информацию, полученную при телефонном разговоре, секретарь записывает в блокнот.
Запись производится по следующей форме:
Для _____________________________
Дата ______________________________
От _________________________________
По какому вопросу ______________________
Алгоритм телефонного разговора в организации
Алгоритм телефонного разговора выдерживается:
1. 15 сек. – представление сторон.
2. 30 сек. – проблематизация разговора, введение в курс собеседника.
3. 80 сек. (± 20) – обсуждение ситуации.
4. 20 сек. – заключение разговора.
Продолжительность разговора: 2 мин. 25 сек.
Телефонограмма
27.03.2005 г. в 10.00 состоится координационное совещание в прокуратуре по вопросу: «Совершение правонарушений и преступлений в быту».
Передал: Калинцков.
Принял: Баева.
3.2 Прием посетителей
В данной организации прием посетителей на 4 вида не подразделяется. Сотрудники своей организации могут проходить к руководителю беспрепятственно, без доклада секретаря. Время приема посетителей проходит в любое время, определенных часов нет.
Секретарь хорошо знает распределение обязанностей и вопросов между руководящими работниками учреждения и направляет посетителей к компетентному сотруднику, освобождая тем самым руководителя от посетителей к нему не адресованных. При приходе посетителя секретарь сообщает о нем руководителю лично.
Если руководитель отсутствует по какой-либо причине, секретарь направляет посетителя к другому сотруднику или назначает другое время приема. Если прием отменяется по неожиданным обстоятельствам, секретарь сообщает об этом посетителю и договаривается о времени, на которое прием переносится.
Регистрация посетителей в специальном журнале не ведется.
3.3 Подготовка совещаний
При подготовке совещания секретарь выполняет следующие правила:
1. Готовит необходимые материалы совещания.
2. Составляет список участников совещания.
3. Определяет место, где будет проходить совещание. Обычно совещание проходит в кабинете руководителя.
4. Регистрация участников не ведется.
5. Согласовывает с руководителем и составляет список лиц или организаций, которым необходимо направить материалы совещания.
Секретарь на совещании не присутствует, протокол не ведется.
Пример совещания
В данной организации каждое утро в 9.00 проводится летучка сотрудников, на которой присутствуют участковые и следователи.
Также каждую неделю проводятся совещания, на котором присутствуют все сотрудники отдела (следователи, оперуполномоченные, инспектора ПДН, участковые, работники уголовного розыска).
продолжение
--PAGE_BREAK--3.4 Подготовка командировок руководителя и сотрудников
Для подготовки служебных командировок секретарь:
1. Подбирает необходимую информацию для командировки.
2. Готовит материалы и документы, необходимые для командировки.
3. Оформляет командировочное удостоверение.
4. По возвращению руководителя секретарь обрабатывает материалы командировки (передает их отдельным сотрудникам или в соответствующие структурные подразделения).
3.5 Работа секретаря в отсутствии руководителя
В отсутствие руководителя секретарь должен отвечать на телефонные звонки, записывать вопросы, с которыми обращались посетители по телефону и при личном визите. В отсутствие руководителя секретарь на работу не опаздывает и не уходит раньше своего рабочего времени, так как секретарь является правой рукой руководителя и представляет интересы как руководителя, так и всей организации в целом.
3.6 Регламент работы секретаря и руководителя
1. Рабочий день секретаря и руководителя начинается в 8 часов.
2. Через час после начала рабочего дня, т.е. в 9.00 секретарь докладывает руководителю о корреспонденции.
3. Обед секретаря совпадает с обедом руководителя – 13.00-14.00.
4. В 15 часов заканчивается рабочий день секретаря.
5. В 17 часов заканчивается рабочий день руководителя.
3.7 Примерная схема рабочего дня секретаря
8.00 — приход секретаря на работу.
9.00 – получает корреспонденцию.
10.00 – докладывает руководителю о корреспонденции.
11.00 – собирает для подписи исполненные документы.
12.00 — забирает у руководителя отработанные материалы.
13.00-14.00 – обеденный перерыв секретаря.
14.00 – подшивка документов в дела.
14.45 – приводит в порядок рабочее место.
15.00 – уход секретаря с работы.
В течение дня секретарь принимает посетителей и отвечает на телефонные звонки, выполняет печатные работы, копирует и размножает материал по указанию руководителя.
4. Оформление орд и документов по личному составу
4.1 Деловые и служебные письма
Пример служебного письма
Анализ служебного письма
В данном документе имеются следующие недочеты:
1. Адресат оформлен от 11 см, а по ГОСТу Р 6.30-2003 адресат оформляется от 8,5 см.
2. В адресате между должностью и фамилией нет интервала.
3. Текст оформлен через 1 интервал.
4. Между текстом и подписью не установлен нужный интервал.
5. Инициалы стоят после фамилии.
6. От текста до подписи – 2 интервала.
Оформление письма в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003
4.2 Протоколы
Пример оформления протокола
Анализ протокола
В данном документе имеются следующие недочеты:
1. Название документа написано не вразрядку.
2. От даты до места составления документа – 3 интервала.
3. Инициалы и фамилия председателя, секретаря и присутствующих оформлено не столбиком.
4. Слова «СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ И ПОСТАНОВИЛИ» расположены по центру строки.
5. Текст оформлен через 1 интервал.
6. От текста до подписи – 2 интервала.
7. Инициалы в подписи расположены после фамилии.
Оформление протокола в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003
4.3 Акты
Анализ акта
Недочеты документа:
1. Гриф «УТВЕРЖДАЮ» напечатан от 11 см через 1 интервал.
2. Слово «УТВЕРЖДАЮ» написан строчными буквами.
3. Название документа написано не вразрядку.
4. От даты до места составления документа – 3 интервала.
5. Введение написано не столбиком.
6. Текст напечатан через 1 интервал.
7. От текста до подписи – 2 интервала.
8. Инициалы в подписи стоят после фамилии.
Оформление акта в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003
4.4 Договоры и трудовые соглашения
Анализ договора
В документе присутствуют следующие недочеты:
1. Название документа написано не вразрядку.
2. От даты до места составления – 3 интервала.
3. От заголовка до текста – 3 интервала (в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 в договорах от заголовка до текста делают 2 интервала).
4. В подписи инициалы стоят после фамилии.
Оформление договора в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003
Пример оформления трудового соглашения
Анализ трудового соглашения
В данном документе имеются следующие недочеты:
1. От названия организации до названия документа – 2 интервала, по ГОСТу Р 6.30-2003 необходимо 3 интервала.
2. От даты до места составления документа – 3 интервала, по ГОСТу необходимо 2 интервала.
3. От заголовка до текста должно быть 2 интервала, а не 3.
4. Текст оформлен через 1 интервал.
5. От текста до подписи – 2 интервала, по ГОСТу должно быть 3.
Оформление трудового соглашения по ГОСТу Р 6.30-2003
4.5 Пример оформления приказа по основной деятельности
Анализ приказа по основной деятельности
1. Название документа написано слитно.
2. От названия документа до даты – 3 интервала (по ГОСТу Р 6.30-2003 должно быть 2 интервала).
3. От места составления документа до заголовка – 2 интервала, должно быть 3 интервала.
4. От заголовка до текста – 3 интервала.
5. Слово «ПРИКАЗЫВАЮ» расположено по центру, а не от левого поля.
Оформление приказа по основной деятельности в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003
Пример оформления распоряжения
Анализ распоряжения
Недочеты документа:
1. От названия документа до даты – 3 интервала.
2. От места составления до заголовка – 2 интервала.
3. От заголовка до текста – 3 интервала ( в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 в распоряжения от заголовка до текста делают 2 интервала).
4. Текст оформлен через 1 интервал.
5. В вводной части текста вместо слова «ОБЯЗЫВАЮ» написано слово «ТРЕБУЮ».
6. Между текстом и подписью – 2 интервала.
Оформление распоряжения в соответствии с ГОСТОМ Р 6.30-2003
Пример оформления указания
Анализ указания
В указании присутствуют недочеты:
1. От названия документа до даты – 3 интервала.
2. Название документа написано слитно.
3. От места составления документа до заголовка – 2 интервала.
4. Текст оформлен через 1 интервал.
5. В вводной части текста вместо слова «ПРЕДЛАГАЮ» написано слово «ОБЯЗЫВАЮ».
Оформление указания в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003
Пример оформления решения
Анализ решения
Недочеты документа:
1. От названия документа до даты – 3 интервала.
2. Отсутствует место составления документа.
3. От заголовка до текста – 3 интервала (в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 в решениях между заголовком и текстом делают 2 интервала).
4. Текст оформлен через 1 интервал.
5. Слово «РЕШИЛ» оформлено центровано.
Оформление решения в соответствии с ГОСТОМ Р 6.30-2003
4.6 Пример оформления приказа по личному составу
Анализ приказа по личному составу
В документе присутствуют следующие недочеты:
1. Название документа оформлено не вразрядку.
2. От даты до места составления – 3 интервала.
3. Слово «ПРИНЯТЬ» оформлено по центру, а не от левого поля.
4. Фамилия сотрудника написано строчными буквами (в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 в приказах по личному составу фамилия должна быть написана прописными буквами).
5. Текст оформлен через 1 интервал.
6. Между текстом и подписью – 2 интервала.
7. В реквизите «подпись» инициалы стоят после фамилии.
Оформление приказа по личному составу в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003
4.7 пример оформления объяснительной записки
Анализ объяснительной записки
В данном документе следующие недочеты:
1. Адресат оформлен от 11 см, должен быть оформлен от 8,5 см.
2. В адресате между должностью и фамилией нет интервала, инициалы стоят после фамилии.
3. Название документа написано по центру, а нужно от левого поля.
4. Дата расположена после подписи, а необходимо после названия документа.
5. Инициалы в подписи расположены после фамилии.
Оформление объяснительной записки в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003
4.8 Пример оформления докладной записки
Анализ докладной записки
В документе имеются следующие недочеты:
1. Между датой и местом составления документа – 3 интервала, необходимо 2 интервала.
2. Адресат оформлен от 11,5 см, а должен быть оформлен от 8,5 см.
3. В адресате между должностью и фамилией нет интервала, инициалы стоят после фамилии.
4. От адресата до заголовка – 2 интервала, нужно 3.
5. В подписи инициалы стоят после фамилии.
Оформление докладной записки в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003
4.9 Справки
Анализ справки
В данном документе имеются следующие недочеты:
1. Название документа написано не вразрядку.
2. От даты до места составления документа – 3 интервала, по ГОСТу Р 6.30-2003 делается 2 интервала.
3. Между местом составления документа и заголовком – 2 интервала, необходимо 3.
4. Текст напечатан через 1 интервал.
5. От текста до подписи – 2 интервала.
6. В подписи инициалы стоят после фамилии.
Оформление справки в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003
4.10 Пример оформление выписки из приказа по личному составу
Анализ выписки из приказа по личному составу
В документе имеются следующие недочеты:
1. От даты до места составления документа – 3 интервала, необходимо 2. От места составления документа до заголовка – 2 интервала, а нужно 3. Слово «ПРИНЯТЬ» оформлено с красной строки.
2. Фамилия написана строчными буквами, а по ГОСТу Р 6.30-2003 фамилия должна быть оформлена прописными буквами.
3. Текст оформлен через 1 интервал.
4. Слово «основание» и словосочетание «с приказом ознакомлен» написаны с красной строки, а необходимо от левого поля.
5. От текста до подписи сделано 2 интервала, а должно быть 3.
6. Заверительная надпись «Верно» оформлена через 1 интервал, а необходимо 1,5 или 2 интервала.
7. От подписи до заверительной надписи «Верно» сделано 2 интервала, а по ГОСТу между ними должно быть 3 интервала.
8. В подписи инициалы стоят после фамилии.
Оформление выписки из приказа по личному составу в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003
Пример оформления выписки из приказа по основной деятельности
Анализ выписки из приказа по основной деятельности
Недочеты документа:
1. От названия организации до названия документа сделано 2 интервала, а по ГОСТу должно быть 3 интервала.
2. От даты до места составления документа – 3 интервала, а необходимо 2.
3. От места составления документа до заголовка – 2 интервала, а должно быть 3 интервала.
4. Текст оформлен через 1 интервал.
5. Слово «ПРИКАЗЫВАЮ» оформлено по центру строки, а необходимо от левого поля.
6. От текста до подписи – 2 интервала.
7. От подписи до заверительной надписи «Верно» — 2 интервала.
8. Заверительная надпись «Верно» оформлена через 1 интервал.
9. Инициалы в подписи стоят после фамилии.
Оформление выписи из приказа по основной деятельности в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003
Пример выписки из протокола
Анализ выписки из протокола
В данном документе имеются следующие недочеты:
1. От названия организации до названия документа – 2 интервала.
2. От даты до места составления документа – 3 интервала.
3. От повестки дня до основной части документа – 2 интервала.
4. Слова «СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ» расположены по центру строки.
5. Текст напечатан через 1 интервал.
6. От текста до подписи – 2 интервала.
7. Заверительная надпись «Верно» оформлена через 1 интервал.
8. Инициалы в подписи стоят после фамилии.
Оформление выписки из протокола в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003
продолжение
--PAGE_BREAK--
4.11 Пример оформления характеристики
Анализ характеристики
В документе присутствуют следующие недочеты:
1. От даты до места составления документа – 3 интервала.
2. От места составления до заголовка – 2 интервала (в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 в характеристике от места составления документа до заголовка – 3 интервала).
3. От заголовка до текста делают 2 интервала.
4. В подписи инициалы стоят после фамилии.
5. Текст оформлен через 1 интервал.
Оформление характеристики в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003
Пример оформления копии
Анализ копии
В копии присутствуют следующие недочеты:
1. Слово «КОПИЯ» написано посередине строки, отсутствует разрядка ( в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 слово «КОПИЯ» оформляется через № интервала от верхнего среза листа вразрядку прописными буквами).
2. Адресат оформлен от 11 см.
3. В адресате от названия организации до фамилии отсутствуют интервалы.
4. Текст оформлен через 1 интервал.
5. В подписи инициалы стоят после фамилии.
Оформление копии в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003
5. Организация документооборота обработка входящих, исходящих и внутренних документов
5.1 Обработка входящих, исходящих и внутренних документов
Обработка входящих документов
В данной организации входящие документы проходят следующие этапы:
1. Прием документов.
2. Рассмотрение документов руководителем, проставление резолюции.
3. Регистрация документов с внесением сведений из резолюции в журнал регистрации.
4. Передача документа исполнителю.
5. Контроль за исполнением документа.
6. Исполнение документа.
7. Подшивка документов в дело.
Обработка исходящей документации
Обработка исходящей документации состоит из следующих этапов:
1. Составление исполнителям проекта документа.
2. Передача документа секретарю.
3. Передача документа секретарем на подпись исполнителю.
4. Простановка номера на документе.
5. Регистрация документа.
6. Отправление документа адресату.
7. Подшивка копии в дело.
Обработка внутренних документов
Во 2 отделе милиции внутренними документами в основном являются поручения следователей участковым инспекторам, которые регистрируются в журнале регистрации внутренних документов.
Внутренние документы проходят следующие этапы:
1. Составление проекта документа.
2. Проверка правильности составления проекта документа секретарем.
3. Передача документов на резолюцию руководителю.
4. Регистрация документа.
5. Проставление индекса на документе.
6. Подшивка копии в дело.
7. Передача исполнителю.
5.2 Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов
Регистрация документов во 2-ом отделе милиции осуществляется секретарем, который проставляет на них индекс и дату регистрации.
При регистрации документов секретарь делит их на 3 основные группы:
1. Входящие– поступающие из других организаций.
2. Исходящие– отправляемые из данной организации, т.е. из отдела.
3. Внутренние– создаваемые и остающиеся внутри организации.
Входящие документы секретарь регистрирует, сражу же, в день поступления, а не откладывает на следующий день. Исходящие и внутренние документы регистрируются только после подписи руководителя.
Для регистрации входящих, исходящих и внутренних документов ведутся специальные журналы регистрации, где секретарь записывает всю необходимую информацию о документе.
Входящие, исходящие и внутренние документы также имеют регистрационный номер, включающий в себя только порядковый номер документа, следующим за номером последнего документа, например: 1305 – порядковый номер документа по журналу регистрации.
Регистрационные номера присваиваются входящим, исходящим и внутренним документа в пределах календарного года, т.е. с 01.01.2005 г. по 31.12.2005 г.
Регистрация удобна тем, что секретарь может быстро найти нужный документ, необходимый исполнителю, при этом, не заставив исполнителя долго ждать.
Журнал регистрации входящих документов
Журнал регистрации исходящих документов
Журнал регистрации внутренних документов
5.3 Контроль за исполнением документов
Во 2-ом отделе милиции в обязанность секретаря также входит контроль за исполнением документа. Здесь применяются индивидуальные сроки исполнения, которые фиксируются в резолюции руководителя. Срок исполнения документа – 10 дней, после поступления его в отдел.
Для ведения контроля в регистрационном журнале секретарь делает отметку об ответственном исполнителе, который берется из резолюции руководителя на документе.
Контрольная картотека не ведется.
Порядок выполнения контроля за исполнением документа:
1. После проставления резолюции руководителя, документ передается для исполнения исполнителю.
2. При этом исполнитель должен расписаться в журнале, тем самым удостоверяя, что ему переданы документы для исполнения.
3. Если документ исполнен, т.е. в нем полностью выполнены все поставленные задания, то исполнитель приносит его секретарю и отмечает в журнале, что документ исполнен.
4. Если исполнитель не успевает исполнить документ в срок, то об этом докладывается руководителю и назначаются новые сроки исполнения.
Журнал контроля за исполнением документов
5.4 Номенклатура дел организации
Номенклатура – список дел, заводимых в организации с указанием сроков их хранения и проставления индекса дела.
В моем учреждении существует номенклатура дел, состоящая из документов, создаваемых в процессе их деятельности.
Во 2-ом отделе разрабатывается индивидуальная номенклатура дел, т.е. конкретно для данной организации.
Разработка индивидуальной номенклатуры дел начинает проводиться с 20 декабря, согласовывается с архивом, утверждается руководителем и с 1 января нового календарного года вводится в действие.
Для составления номенклатуры дел во 2-ом отделе милиции необходимо:
1. Уточнить круг вопросов, которыми будет заниматься организация в течение года. Этим занимается руководитель и секретарь.
2. Выявив круг документов, подлежащих включению в номенклатуру дел, секретарь приступает к составлению заголовков дел.
Заголовок дела секретарь составляет из вида документов (заявления, жалобы) или указывает род заводимого дела (переписка).
При составлении заголовков секретарь использует такие признаки, как номинальный, авторский и корреспондентский.
Номинальныйпризнак указывает на вид документа, подшиваемого в дело. Например: Предложения, заявления и жалобы граждан и материалы их проверок.
Авторскийпризнак – указывается на основании таких реквизитов, как название организации или подписи.
Корреспондентский– по реквизиту «адресат» и используется при составлении заголовков к делам по переписке.
3. Установить названия разделов номенклатуры дел.
Первым разделом номенклатуры дел во 2-ом отделе милиции ставится секретариат, ему присваивают индекс «1».
4. Расположить заголовки дел в номенклатуре в определенной последовательности с учетом степени важности документов.
5. Закрепить расположение всех разделов и дел в номенклатуре индексацией дел, т.е. присвоением номера разделам и делам.
6. Оформить и заполнить графы номенклатуры дел.
В первой графе проставляется индекс дела, включенного в номенклатуру дел.
Во вторую графу вносятся названия заголовков дел.
В третьей графе указывается количество дел.
В четвертой графе – срок хранения дела.
В пятой графе «Примечания» проставляются отметки в течение года.
5.4 Номенклатура дел ворганизации
2 Городской отдел милиции
Номенклатура дел
01.01.2005
Н.Новгород
На 2005 год
5.5 Формирование и оформление дел
Формирование дел– это группировка документов в дело в соответствии с номенклатурой дел.
Во 2-ом отделе формирование дел проводится по названиям видов документов (приказы, протоколы).
При формировании дел соблюдаются следующие правила:
1. Каждое дело содержит не более 250 листов.
2. В дело сгруппированы документы одного делопроизводственного года, т.е. с 1 января по 31 декабря.
3. В дело подшиты только исполненные документы.
4. В дело подшиты документы только в одном экземпляре.
5. Черновики в дело не подшиты.
6. Документы в деле расположены по хронологическому признаку, т.е. по датам (документы раннего периода расположены в начале, документы, поступившие позже, в конце подшивки).
7. Жалобы и заявления граждан группируются по алфавиту.
8. Документы постоянного и временного сроков хранения группируют отдельно.
9. Каждый документ в дело имеет дату, подпись, отметку об исполнении.
Оформление дел включает в себя следующие операции:
1. Описание дела на обложке.
При оформление дел на обложку выносят следующие реквизиты:
— наименование министерства;
— наименование учреждения;
— индекс дела по номенклатуре дел, номер тома;
— даты начала и окончания формирования дел.
Обложка дела печатается на компьютере
2. Нумерация страниц.
Нумерация страниц производится арабскими цифрами, черной пастой в правом верхнем углу, с нижнего листа по верхний.
Во 2-ом отделе милиции каждое дело состоит из нескольких томов, и поэтому каждый том нумеруют отдельно.
3. Составление заверительной надписи.
Оформляется в конце дела на отдельном листе.
Пример оформления обложки делаи заверительной надписи
5.6 Хранение дел
Во 2-ом отделе милиции дела формируются в структурных подразделениях и хранятся в них до передачи в архив учреждения. Дела размещаются в запирающихся шкафах вертикально. На корешке каждого дела указывается его индекс по номенклатуре.
Если документы, включенные в дело, в течение года требуются работнику учреждения, они вынимаются из дела только ответственным за формирование и хранение дел, а на их место закладывается лист-заместитель, в котором указано: когда, кому и на какой срок выдан документ.
Карта-заместитель помещается на месте выданного дела. После завершения делопроизводственного года выдача сотрудникам отдельных документов из дела не допускается. При необходимости во временное пользование выдается дело целиком.
Выдача дел в другие организации разрешается лишь руководителем организации.
Изъятие документов из дел по требованию прокуратуры или суда действует только на основании письменного распоряжения этих органов.
5.7 Передача документов на архивное хранение
На дела, сформированные по видам и разновидностям документов, заголовки которых не полностью раскрывают их содержание, а также для дел постоянного и временного сроков хранения свыше 10 лет, а также наиболее важные документы (по личному составу или секретные документы) составляются внутренние описи, которые подшиваются в начале дела. Количество листов внутренней описи проставляется в заверительной надписи, после указания общего количества листов через знак "+".
Все дела, подготовленные на хранение, делятся на 2 группы:
1. Дела по основной деятельности.
2. Дела по личному составу 2-ого отдела милиции.
На каждую группу дел составляется отдельные описи:
- опись № 1 (дел по основной деятельности);
- опись № 1 л/с (дел по личному составу).
Опись составляется на документы одного года.
В опись № 1 дела заносятся по следующей последовательности:
- устав;
- протоколы общих собраний;
- приказы по основной деятельности;
- годовые планы;
- отчеты.
В опись № 1 л/с дела располагаются в следующем порядке:
- книга учета сотрудников;
- приказы по личному составу;
- личные дела и личные карточки;
- лицевые счета по заработной плате;
- невостребованные трудовые книжки.
На документы, выделенные к уничтожению, составляется акт.
Прием-передача дел в архив производится секретарем. На всех экземплярах описи, напротив каждого экземпляра описи указываются: цифрами и прописью количество фактически принятых дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи, а также подписи.
Вместе с делами в архив передаются журналы регистрации.
Только после передачи документов в архив разрешается производить уничтожение документов, включенных в акт.
Опись составляется в 3-х экземплярах:
- 1 экз. передается вместе с делами в архив;
- 2 экз. прилагается в качестве основания к протоколу заседания экспертной комиссии;
- 3 экз. остается у секретаря.
Форма внутренней описи документов дела
Форма описи делпостоянного и длительныхсроков хранения
6. Оргтехникаи автоматизациярабочего местасекретаря
Оргтехника и автоматизациярабочего места секретаря
На рабочем месте секретаря, т.е. у меня в отделе, имеются следующие средства оргтехники:
1. Компьютер– PLUS/UPS SYSTEMS, 15".
Athlon– микропроцессор фирмы АМД
1400 – тактовая частота в МГц
128 – оперативная память в Мb
20 – жесткий диск в Мb
32 – память видеокарты в Мb
2. Принтер – EPSONLX-300+
Это матричный принтер, печатает при помощи красящей ленты, производит большой шум.
3. Телефон с кнопочным номеронабирателем:
по способу набора -пульсовой, т.е. набор производится с помощью серий щелчков; каждой цифре соответствует определенное количество щелчков.
по назначению -городской, т.е. в пределах города.
4. Также в отдельном кабинете располагается ксерокс, куда я неоднократно хожу ксерокопировать необходимые мне материалы. Данное устройство также включает в себя:
Факс– передача графической информации.
Сканер– устройство для ввода в компьютер изображений.
Принтер.
В отделе также имеется электронная пишущая машина, но я на ней не работаю, так как всю работу я выполняю на компьютере.
7. Ведение кадровойслужбы секретарем
продолжение
--PAGE_BREAK--7.1 Работа с трудовыми книжками
Как и во всех организациях, во 2-ом отделе милиции при приеме человека на работу на него заводится трудовая книжка, которая необходима для установления общего или непрерывного стажа.
Во 2-ом отделе милиции ведется следующая документация по учету трудовых книжек:
1. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним – ведется в бухгалтерии.
2. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним – ведется кадровой службой.
Заполнение трудовых книжек во 2-ом отделе милиции заключается в следующем:
1. Титульный лист трудовой книжки.
В трудовой книжке на титульном листе заполняются сведения о работнике:
ü фамилия, имя, отчество,
ü дата рождения,
ü образование,
ü профессия или специальность,
ü дата заполнения трудовой книжки,
ü подпись владельца книжки
Титульный лист трудовой книжки подписывает лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, в нашем отделе титульный лист подписывает инспектор по кадрам. Затем трудовая книжка заверяется гербовой печатью.
2. Занесение сведений о работе.
Раздел «сведения о работе» состоит из 4 граф:
В 1-ой графесекретарь проставляет порядковый номер вносимой записи.
Во 2-ой графесекретарь пишет дату.
В 3-ей графеуказывают сведения о приеме на работу, о переводах и об увольнении.
В 4-ой графена основании чего внесена записи.
Во 2-ом отделе милиции при внесении записи о приеме на работу соблюдают все необходимые правила, т.е.:
ü от последней записи отступают одну строчку;
ü указывают полное название организации.
ü после этого указывают сведения о приеме на работу.
3. Занесение сведений о награждениях и поощрениях
Секретарь также в трудовой книжке заполняет раздел «Сведения о поощрениях», в которой делает запись о получении орденов, медалей, почетных грамот, благодарности и т.д.
Образец заполнения титульного листатрудовой книжки во 2-ом отделе милиции
Образец заполнения раздела«Сведения о работе» во 2-ом отделе милиции
Образец заполнения раздела«Сведения о поощрениях» во 2-ом отделе милиции
Во 2-ом отделе милиции раздел «Сведения о поощрениях» заполняют следующим образом:
7.1 Работа с трудовыми книжками
Форма приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее
Форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них
7.2 Оформление пенсионных документов
Оформление пенсионных документов во 2-ом отделе милиции происходит следующим образом.
Как только работник достиг пенсионного возраста, т.е. при 60 лет – мужчины, и 55 лет – женщины, на него заводится пенсионное дело. Для этого, работнику необходимо сходить в отдел кадров и узнать какие документы ему необходимы для назначения пенсии.
Прежде чем заводить пенсионное дело работнику необходимо написать заявление на имя руководителя о назначении пенсии, а также заявление в комиссию при исполкоме.
Кроме заявления сотруднику необходимо подготовить следующие документы:
1. для женщин – копии о рождении детей и копию свидетельства о браке.
2. для мужчин – выписка из военного билета.
3. для всех – сдаются копии документов об образовании, оформляется представление.
Справка о заработной плате оформляется в бухгалтерии отдела.
При подготовке всех необходимых документов, они сдаются в отдел кадров, так как всю остальную работу по заведению пенсионного дела выполняют там.
По месту последней работы издается приказ об освобождении сотрудника от занимаемой должности, в связи с уходом на пенсию. После назначения пенсии в трудовой книжке ставится штамп «пенсия назначена» в разделе «Сведения о назначении пенсии».
Пенсионеру выдается пенсионное удостоверение и трудовая книжка.
Образец заявления
7.3 Личные дела и личные карточки
Личное дело – это совокупность документов, в которых отражены наиболее полные сведения о работнике и его деятельности. Личное дело во 2-ом отделе милиции включает в себя следующие разделы:
1. Анкетно-биографические и характеризующие документы:
- личный листок по учету кадров;
- автобиографию;
- копии документов об образовании;
- личное заявление о приеме на работу или об увольнении;
- выписки из приказов о приеме на работу или об увольнении;
- трудовое соглашение;
- заявления работника о переводах;
- выписки из приказов о перемещении;
- характеристики и рекомендательные письма;
- отзывы должностных лиц о работнике.
2. Дополнительные документы, к которым относятся:
- характеристики с прежнего места работы;
- справки о состоянии здоровья;
- фотографии.
Все документы личного дела во 2-ом отделе милиции подшивают в папку. На ней указывают фамилию, имя, отчество, дату принятия на работу (дату заведения личного дела), номер личного дела. В каждом разделе личного дела ведется внутренняя опись, в которую записывают наименование всех подшитых документов, дату включения документа в личное дело, количество листов. Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием даты составления. Листы документов, подшитых в личное дело, нумеруются. Все документы, поступающие в личное дело, расположены в хронологическом порядке. Личное дело оформляется после издания приказа о приеме на работу. Первоначально во 2-ом отделе милиции в личное дело группируются документы, отражающие процесс приема на работу:
- заявление о приеме на работу;
- личный листок по учету кадров;
- автобиография;
- характеристика;
- копии документов об образовании;
- выписка из приказа о приеме на работу;
- внутренняя опись;
- личная карточка (форма № Т-2).
Во 2-ом отделе милиции на работников всех категорий, принятых на работу на основании приказа о приеме на работу, паспорта или иного удостоверения личности, трудовой книжки, военного билета, документа об окончании учебного заведения заполняются личные карточки. Личная карточка во 2-ом отделе милиции состоит из нескольких разделов:
1. общие сведения;
2. сведения об образовании;
3. сведения о полученной профессии (специальности), трудовой деятельности и стаже работы;
4. сведения о семейном положении;
5. сведения о воинском учете;
При заполнении личной карточки во 2-ом отделе милиции соблюдаются следующие правила:
1. Фамилия, имя отчество записываются полностью и разборчиво.
2. Дата рождения записывается на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, и записывается полностью, например: 9 октября 1972 года.
3. Гражданство записывается без сокращения.
4. Языки, которыми владеет работник, указываются полностью без сокращений.
Доступ к материалам личного дела разрешается только специальным уполномоченным лицам. В моем отделе – это работники отдела кадров. Они имеют доступ ко всем материалам личного дела, так как сами же и составляют его. Доступ к персональным данным работников, содержащимся в личных делах, могут иметь руководители структурных подразделений и ответственные должностные лица (однако только к тем данным, которые необходимы для выполнения конкретных функций). Работники отдела кадров ограничивают требуемую информацию (например, если бухгалтерия требует представления данных об иждивенцах для определения льгот по налогам, то предоставляются только те документы, которые содержат указанные сведения). Свободный бесплатный доступ ко всем материалам своего личного дела имеет работник. Однако он не вправе производить какие-либо исправления, вносить записи, извлекать из дела какие-либо документы и помещать новые. Поэтому знакомиться с материалами своего личного дела работник может только в присутствии начальника или специалиста отдела кадров. Если работнику необходимы какие-либо документы (выписки, копии) или записи, он обращается к кадровику, который и оформляет необходимы документы. Также во 2-ом отделе милиции личное дело может выдаваться для ознакомления, но только до конца рабочего дня и под расписку лица-получателя в контрольной карточке, составляемой по следующей форме:
Личное дело ведется на протяжении трудовой деятельности работника.
В отделе кадров 2-ого отдела милиции личные дела хранят только на работающих. Для хранения используются сейфы. После увольнения работника его личное дело извлекается из папки и оформляется для передачи на хранение.
7.4 Учет военнообязанных
Во 2-ом отделе милиции при оформлении на работу секретарь проверяет у всех граждан наличие воинских документов. Одним из главных документов является военный билет, который секретарь принимает от военнообязанных для сверки и представления в военкомат. Для этого секретарь ведет журнал учета военных билетов, принятых от военнообязанных. В случае если гражданин не имеет военного билета и не состоит на учете, то его направляют в военкомат для получения соответствующих документов и постановке на воинский учет. При изменении семейного положения, адреса места жительства, образования, специальности и должности – обо всем об этом секретарь 2 ГОМ заносит в личные карточки граждан, состоящих на воинском учете. Также во 2-ом отделе милиции ведется журнал проверки состояния учета и бронирования граждан.
Журнал учета военных билетов, принятых от военнообязанных
продолжение
--PAGE_BREAK--