ОТЧЕТ о прохождении преддипломной практики
в государственном образовательном учреждении дополнительногообразования детей Специализированной детско-юношеской спортивной школыолимпийского резерва по биатлону Забайкальского края
Информационное обеспечение системы управления организации
Содержание
Введение
1. История развития икраткая характеристика ГОУ ДОД «СДЮСШОР по биатлону» Забайкальского края.История развития.
2.Анализ персонала ГОУДОД СДЮСШОР по биатлону Забайкальского края
2.1 Качественнаяхарактеристика трудовых ресурсов
2.2 Анализ движениятрудовых ресурсов ГОУ ДОд СДЮСШОР по биатлону Забайкальского края
3.Информационноеобеспечение системы управления организации
Заключение
Список литературы
Введение
Данный отчет составлен на основании данных полученных в результатепрохождения преддипломной практики в ГОУ ДОД «СДЮСШОР по биатлону»Забайкальского края.
Цель преддипломной практики — систематизация и закрепление знаний вобласти управления, приобретение умения и навыков практического примененияметодов системного анализа при организации и осуществлении процесса и изученияпроцесс применения информационного и технического обеспечения управления ворганизации.
Основными задачами практики являются:
1. Закрепить теоретические знания.
2. Приобрести необходимые навыки самостоятельной работы по анализудеятельности организации физкультурно-спортивной направленности и выработкинеобходимых решений.
3. Изучить и проанализировать деятельность ГОУ ДОД «СДЮСШОР побиатлону» Забайкальского края.
4. Изучить кадровый потенциал ГОУ ДОД «СДЮСШОР по биатлону»Забайкальского края.
5. Развить творческую инициативу с целью решения задач подальнейшему совершенствованию системы информационного и техническогообеспечения ГОУ ДОД «СДЮСШОР по биатлону» Забайкальского края.
6. Обеспечить сбор и обработку необходимого статистическогоматериала для выполнения дипломной работы.
Объектом преддипломной практики является Государственноеобразовательное учреждение дополнительного образования детей«Специализированная детско-юношеская спортивная школа олимпийского резерва побиатлону» Забайкальского края, созданная в соответствии с ПостановлениемАдминистрации Читинской области от 15.04.2003 года №97 А/П 1 марта 2004 г.Основной деятельностью ГОУ ДОД «СДЮСШОР по биатлону Забайкальского» края всоответствии с учредительными документами являются образовательные услуги.
Материалами для анализа деятельности ГОУ ДОД СДЮСШОР по биатлонуЗабайкальского края служат: статистическая отчетность, нормативные документы,штанное расписание и другие источники. Особое внимание уделялось ознакомлению сдокументами о личном составе организации, требованиям к аттестации работников,а также изучалась система оплаты труда работников дополнительного образованиядетей.
Изучение деятельности предприятия проводилось по разделам влогической последовательности.
В процессе прохождения практики были уяснены основы управления персоналомпредприятия, организацией работы вучреждениидополнительногообразованиядетейфизкультурно-спортивной направленности,а также тщательно изучен процесс формирования и эффективного использованиятрудовых ресурсов предприятия.
В заключении данного отчета приводятся выводы о результатах работы(в краткой форме).
1. История развития и краткая характеристика ГОУ ДОД «СДЮСШОР побиатлону» Забайкальского края. История развития.
Государственное образовательное учреждение дополнительногообразования детей «Специализированная детско — юношеская спортивная школаолимпийского резерва по биатлону» Забайкальского края создана в соответствии сПостановлением Администрации Читинской области от 15. 04. 2003 года № 97 А/П.
1 марта 2004 года распоряжением Комитета общего, профессиональногообразования, науки и молодёжной политики Читинской области установлен статус «специализированнаядетско-юношеская, спортивная школа олимпийского резерва»
Школа находится в лесном массиве Центрального района, лыжная база«Орбита».
СДЮСШОР по биатлону имеет 11 отделений по Забайкальскому краю: п.Приаргунск,п.Кокуй, п.Первомайский, п.Хилок, п.ЛиневоОзеро, г.Петровск-Забайкальский, п.КрасныйЧикой, п.Новопавловка, п.Беклимишево,п.Шелопугино, п.Сретенск.
На основании решения областного совета по опытно-экспериментальнойработе с целью развития инновационной опытно-экспериментальной деятельностиобразовательных учреждений ГОУ ДОд СДЮСШОР по биатлону Забайкальского краяприсвоен' статус «Областная экспериментальная площадка, по теме « Формированиефизической и психологической стрессоустойчивости у биатлонистов в мезоциклетренировочного процесса», (пр. № 692 от 05.03.07 КОНиМП Читинской области) 25октября 2007 г. КОНиМП школа аккредитована на высшую категорию.
Главным инициатором создания школы является её нынешней директор,чемпион мира по биатлону Ковалёв Г.И. Именно он увидел вбесхозном зданиистанции «Орбита» идеальные условия для создания спортивной школы по биатлону.
За годы своего существования школа зарекомендовала себя какобразовательное учреждение с высоким уровнем подготовки спортсменов, с высокимуровнем спортивных результатов, с хорошими показателями воспитательной иобразовательной работы.
Деятельность ГОУ ДОД СДЮСШОР по биатлону Забайкальского края определяетсяпо следующим показателям в таблице 1.
ТаблицаПоказатели 2006 2007 2008 Динамика /> абс % Количество занимающихся (чел) 637 602 545 -90 -1,4 Количество подготовленных /> /> /> /> />
спортсменов:
МС
КМС
МСМК
I спортивного разряда
1
5
59
1 18
43
5
16 1
34
4 9
1 -25
400 180 100
-43,4 Численность работников (чел) 87 83 80 -7 />
За время работы Специализированной детско-юношеской спортивнойшколы олимпийского резерва по биатлону за 2008 учебный год произошел ростспортивного мастерства воспитанников. Подготовлено 4 мастера спорта, 9Кандидатов в мастера спорта, на международных соревнованиях в Щучинске защитилзвание мастер спорта международного класса Коробов А.
Это говорит о стабильности работы в учебно-тренировочных группах игруппах спортивного совершенствования. За период существования школы утвердилсясостав сборной, которая представляет Забайкальский край на Всероссийских иМеждународных соревнованиях, стабильными стали результаты группы спортивногосовершенства.
Спортсменам ГОУ ДОД СДЮСОР по биатлону Забайкальского края за 2008год завоевано 302 медали, из них: золото — 102 медали, серебро — 96, бронза — 104. Повысились достижения на международных и всероссийских соревнованиях.
Как видно из таблицы 1, количество учащихся в СДЮСШОР по биатлонупо сравнению с 2006 годом уменьшилось на 1,4 %, что связано с присвоением ДЮСШпо биатлону нового статуса — специализированной детско-юношеской спортивнойшколы, который предполагает уменьшение спортивно-оздоровительных групп, вкоторых наполняемость более 15 человек, и увеличение групп начальной подготовкии учебно-тренировочных, в которых наполняемость составляет 12 человек.Уменьшение количества занимающихся в спортивно-оздоровительных группах (переходэтих спортсменов в группы более высокого уровня) говорит о повышении качестваобразования, что, несомненно, является положительным фактором для школыолимпийского резерва.
По отношению к 2006 году произошло уменьшение персонала вабсолютной динамике на 7 человек в результате уменьшение численности произошлоза счет сокращения ставок обслуживающего персонала, а нетренерско-преподавательского состава, что позитивно сказывается на работе школыв достижении своих уставных целей.
Текущее руководство деятельностью организации осуществляетдиректор, который назначается и освобождается от должности МинистерствомОбразования Науки и Молодежной политики Забайкальского края.
ГОУ ДОД СДЮСШОР по биатлону Забайкальского края организуеттренировочный процесс с занимающимися в течение учебного года, в школеустановлен круглогодичный режим работы, подразделяющийся на мезо и макро циклы.
Администрация ГОУ ДОД СДЮСШОР по биатлону Забайкальского края, впринятии решения о учебном процессе, учитывает специфику вида спорта, календарьвсероссийских и областных спортивно-массовых мероприятий, периодизациюспортивной подготовки в биатлоне.
Режим учебно-тренировочных занятий в группах утверждаетсяадминистрацией школы и старшими тренерами в соответствии с нормативнымидокументами.
Организационно правовая форма ГОУ ДОД СДЮСШОР по биатлону:государственное учреждение. Учреждение, согласно устав, являетсяюридическим лицом, обладает обособленным на праве оперативного управленияимуществом, самостоятельно осуществляет финансово-хозяйственную деятельность,имеет самостоятельный баланс, лицевые счета, гербовую печать, штампы, бланки сосвоим наименованием и прочие необходимые реквизиты.
Основной целью образовательного процесса СДЮСШОР по биатлонуявляется реализация дополнительных образовательных программ и услуг в интересахличности, общества, государства.
Согласно Устав основными задачами СДЮСШОР по биатлону являются:
— спортивная подготовка подростков и молодёжи, формированиерезерва для сборных команд Российской Федерации, участников первенств,чемпионатов Европы, мира, Олимпийских игр;
— укрепление здоровья учащихся, занимающихся средствами физическойкультуры и спорта, гармоничное развитие личности;
— обеспечение необходимых условий для личностного развития,укрепления здоровья, профессионального самоопределения;
— адаптация детей к жизни в обществе;
— формирование общей культуры;
— организация содержательного досуга.
Для достижения целей и задач Учреждение осуществляет следующиевиды деятельности:
• Организует спортивно-массовую и воспитательную работу поспортивной направленности, предусмотренной настоящим уставом; Реализуетмероприятия, направленные на совершенствование образовательнбого процесса и программ,повышение профессионального мастерства;
• Осуществлять опытно — экспериментальную деятельность;
• Проводить занятия с учащимися в спортивно-оздоровительныхгруппах, на этапе начальной подготовки, в учебно-тренировочных группах, вгруппах спортивного совершенствования и высшего спортивного мастерства.
• Проводит занятия с учащимися- членами сборных командЗабайкальского края;
• Организует и проводит спортивные соревнования, матчевые встречи,учебно-тренировочные сборы, обеспечивает необходимые условия для различныхкатегорий работников и учащихся образовательных учреждений.
За СДЮСШОР по биатлону в целях обеспечения её деятельностизакрепляются объекты собственности (земля, здания, сооружения, имущество,оборудование, а также другое необходимое имущество потребительского,социального, культурного и иного назначений). Извлечение из Устава, пункт6.1
Инфраструктура школы представляет собой: административно-управленческий комплекс, гостиница, медицинский центр, столовая, душевые,сауна, спортивный зал, стадион, стрельбище, лыжные трассы.
Отдаленность школы требует доставлять учащихся из разных районовгорода, таких как мкр. Северный, Ингодинский р — он.
Структура управления
Во главе ГОУ ДОД СДЮСШОР по биатлону Забайкальского края стоитдиректор.
Управление учреждением осуществляется в соответствии сзаконодательством РФ и уставом и строится на принципах единоначалия и самоуправления.Единоличный исполнитель орган — директор, назначаемый на эту должностьМинистерством образования, науки и молодежи Забайкальского края по согласованиюс департаментом государственного имущества и земельных отношений Забайкальскогокрая.
Директор осуществляет свои полномочия на основании трудовогодоговора, Устава, законодательства РФ и забайкальского края, а также другихобязательных для исполнения и Учреждения нормативно правовых актов.
В его подчинении находится все сотрудники организации. Смотриприложение 1. «Модель организационной структуры управляющей системы СДЮСШОР».
Основные показателей деятельности:
Источники финансирования
На рисунке 1 представлены источники финансирования ГОУ ДОд СДЮСШОРпо биатлону Забайкальского края.
■ Средства областного бюджета;
■ Доходы, полученные от разрешенной настоящим Уставом идействующим законодательством Российской Федерации собственной деятельности;
■ Доходы, полученные от разрешенных настоящим Уставом идействующим законодательством Российской Федерации дополнительных платныхобразовательных услуг;
■ Добровольные пожертвования и целевые взносы физических июридических лиц, в том числе и зарубежных;
■ Иные источники, разрешенные действующим законодательствомРоссийской Федерации.
Расходы.
■ На проведение спортивно — массовых мероприятий;
■ На участие в зональных и финальных соревнованиях;
■ На премирование работников;
■ На хозяйственные нужды;
■ На приобретение ГСМ;
■ На призы победителям соревнований;
■ На проведение учебно-тренировочных сборов.
Система взаимоотношений с другими предприятиями
На рисунке 2 представлена система взаимоотношений ГОУ ДОД СДЮСШОРпо биатлону Забайкальского края
СДЮСШОР по биатлону имеет право устанавливать прямые связи сучреждениями, предприятиями, организациями, в том числе и иностранными. (Устав,п 2.5)
2. Анализ кадрового состава ГОУ ДОД СДЮСШОР по биатлонуЗабайкальского края
Персонал организации — это персонал, работающий по найму,обладающий качественными характеристиками и имеющий трудовые отношения сработодателем. Исходя из штатного расписания, которое утверждается директороморганизации ГОУ ДОД СДЮСШОР по биатлону Забайкальского края Ковалевым ГеннадиемИвановичем, численность персонала в рассматриваемой организации в 2008 годусоставляет 80 человек.
2.1 Качественная характеристика трудовых ресурсов
Качественные характеристики определяют структуру персоналаорганизации по категориям — руководители, специалисты, рабочие.
Качественная составляющая определяется уровнем трудоспособности. Кпоказателям трудоспособности относится пол, возраст, уровень образования,квалификация, и т.д.
Анализ трудовых ресурсов по возрасту
Возрастная структура определяется формированием групп работниковопределенного возраста. В СДЮСШОР по биатлону выделяется
Таблица 2.1. Возрастные группы педагогических работников ГОУ ДОДСДЮСШОР по биатлону Забайкальского краяВозрастные группы 2006 2007 2008 />
Количеств о чел.
(Абсолютн ое) Относител ьное, %
Количеств о чел.
(Абсолютн ое) Относител ьное, % '
Количеств о чел.
(Абсолютн ое) Относител ьное, % доЗО 5 21 5 20 6 23 от 30 до 40 8 33 9 36 6 23 от 40 до 50 4 17 4 16 6 23 от 50 до 60 5 21 5 20 4 15 Свыше 60 2 8 2 8 4 15 Итого: 24 100 25 100
26 П 100
По возрастному составу наибольшую долю педагогических работниковсоставляют люди, находящиеся в возрасте до 30 лет (23 %) от 30 до 40 лет (23%), от 40 до 50 лет (23 %) (см. рис. 3.). На втором месте работники в возрастеот 50 до 60 лет и свыше 60 лет (15 %) Наименьшую долю составляют работники ввозрасте от 30 до 50 лет. Количество лиц пенсионного возраста составляет 8человек. В целом средний возраст по ГОУ ДОД СДЮСШОР по биатлону составляет 36,6лет (см. Рис. 3). Данные показатели с положительной стороны характеризуютколлектив организации, т.к. самый работоспособный и творческий возраст тренера-преподавателя-от 25 до 45 лет, когда человек от стадии профессионального становленияличности проходит до стадии профессиональной зрелости."
Анализ трудовых ресурсов по категориям работников
Разделение управленческого труда является важным фактором результативностименеджмента.
Совокупность отдельных групп работников образует структуруперсонала, или социальную структуру организации, которая может бытьстатистической и аналитической. Статистическая структура отражает распределениеперсонала и движение его в разрезе категорий и групп должностей. В ГОУ ДОДСДЮСШОР по биатлону Забайкальского края выделяют 6 категорий работников.
Таблица/> 2006 2007 2008 /> Количе /> Количе /> Колич /> Категории работников ство чел. Относи тельно ство чел.
Относ
ительн ество чел.
Относ
ительн /> (Абсол е,% (Абсол ое, % (Абсол ое, % /> ютное) /> ютное) /> ютное) /> Руководители 3 3 3 3 3 3 Пед. работники 34 39 37 45 37 47 Служащие 50 57 43 52 40 50 Итого: 87 100 83 100 80 100
По данным таблицы можно сделать вывод, что общая численность заисследуемый период уменьшилась на 7 человек. Уменьшение численности персоналапроизошло в основном в категории служащие на 10 чел. Тогда как числопедагогических работников возросло на 3 человека.
В настоящее время в ГОУ ДОД СДЮСШОР по биатлону Забайкальскогокрая штатная численность составляет 80 человек: директор, заместитель директорапо учебно-воспитательной работе, заместитель директора поадминистративно-хозяйственной части, заместитель директора понаучно-методической работе, 3 методиста, 19 тренеров-преподавателей,15 человекспортсмены-инструкторы, 4 сотрудника бухгалтерии, 36 человек — служащие.
Организационная структура — линейно-функциональная. Директорунепосредственно подчиняются заместители директора по учебно-воспитательнойработе, заместитель директора административно-хозяйственной части и заместительпо научно-методической работе.
Руководители — это лица, действующие на основе единоначалия иотвечающие за определенную сферу деятельности, т.е. это люди, наделенныенеобходимыми полномочиями для принятия решений и несущие всю полнотуответственности за результаты работы. Категория руководители в ГОУ ДОД СДЮСШОРпо биатлону относятся к административно управленческому подразделениюорганизации.
Тренеры-преподаватели специалисты непосредственно занятыеучебно-тренировочной работой.
Спортсмены- инструкторы, действующие спортсмены. Входят в составсборной Забайкальского края по биатлону, защищают и являются представителямикрая на соревнованиях различного уровня.
Специалисты по УВП — лица, занимающиеся научно-методическойработой, разработкой развивающих программ. К этой категории отнесены методисты,психолог. Главная особенность труда специалистов по учебно-воспитательнойработе ГОУ ДОД СДЮСШОР по биатлону Забайкальского края является организация учебногопроцесса, написание учебно-тренировочных программ, разработка программпсихолого-педагогическогб: развития, научно-исследовательскаяработа.
Служащие — это технические исполнители, т.е. работники,с>бслуживающие деятельность руководителей и специалистов. Они выполняютинформационно-технические операции, финансово- экономическую работу,медицинское обеспечение.
Классификация персонала по уровню образования
Говоря о качественных характеристиках персонала, особое вниманиехотелось бы уделить уровню образования сотрудников данной организации. Поуровню образования: работники ГОУ ДОД СДЮСШОР по биатлону Забайкальского края вбольшинстве — это люди с высшим образованием: педагогическоефизкультурно-спортивное — 22 человек, не спортивное высшее образование — 11человек, 47 человек (58,75) имеют среднее и среднее профессиональноеобразование. Наибольший удельный вес занимают люди с средним исреднепрофессиональным образованием (58,75ь персонала по уровню образованияпредставлена на рис 2.3.
За анализируемый период часть работников, имеющих высшеефизкультурно-спортивное образование, увеличилась с 2006 года на 3 человека (16%) Численность работников, имеющих среднее и среднепрофессиональноеобразование, уменьшилась на 7 человека. Рост численности работников с высшимобразованием свидетельствуют о повышении качественного уровня образовательныхуслуг, т.е. о повышении эффективности работы.
Анализ состава кадров по педагогическому стажу работы
Классификация персонала по педагогическому стажу работы в ГОУ ДОДСДЮСШОР по биатлону Забайкальского представлена в таблице 2.4.
Таблица 2.4Стаж педагогической работы 2006 2007 2008 До 5 лет 6 6 2 От 5 до 10 лет 3 3 8 От 10 до 20 лет 4 4 8 Свыше 20 лет 9 9 8 ИТОГО 22 22 26
Качественным показателем педагогического персонала можно считатьналичие высоких квалификационных категорий — высшей и первой, утренеров-преподавателей, что говорит о высоком качестве образовательных услуг.Из 19 тренеров-преподавателей школы 8 имеют высшую квалификационную категорию,8 тренеров имеют первую категорию, 2 вторую категорию. В связи с этимкачественный состав педагогических работников за последние годы изменилсяследующим образом (см. данные в
Таблица. Квалификационный состав педагогических работников(тренера — преподаватели)Квалификация работников 2006 2007 2008 Высшая категория 5 6 8 Первая категория - 4 8 Вторая категория 9 4 2 15 разряд 2 2 1 11 разряд 1 2 1 всего 17 18 19
2.2 Анализ движения трудовых ресурсов ГОУ ДОД «СДЮСШОР побиатлону» Забайкальского края. 2006-2008 г.
Количественная характеристика трудовых ресурсов
Количественная характеристика включает анализ списочного, явочного и среднесписочного состава кадров.
Списочный состав работников предприятия — показатель численностиперсонала предприятия, состоящего в его списках. В этот состав включаются всеработники, принятые на постоянную, сезонную, а также временную работу на срокодин день и более, с учетом принятых и выбывших в этот день работников.
Явочный состав работников — число работников, явившихся на работуна определенный период времени.
Среднесписочная численность работников определяется путем суммирования численности работников списочного состава за каждый день месяца сучетом выходных и праздничных дней и делением полученной суммы на количествокалендарных дней месяца.
Таблица 2.2.1 Количественная характеристика трудовых ресурсов ГОУДОД СДЮСШОР по биатлону Забайкальского краяНаименование показателей 2006г 2007г 2008г Число работников списочного состава на конец отчетного года 87 83 80 Принято 30 26 20 Уволено 14 15 12
В настоящий момент количественный состав работников соответствуетштанному расписанию, штат является укомплектованным.
Для того чтобы более полно проанализировать движение кадров,рассчитаем следующие коэффициенты:
„_ число поступивших на работу приема
среднесписочная численность
_ число уволенных текучести
среднесписочная численность
Кзамещения =коэффициент приема
коэффициент текучести■} '
2006 год2007 год 2008 год
^приема 0, Эт-^-приема \), э1.^-приема 1/,/Э
^текучести — 0,10-^текучести —1Л-1о^текучести — "> 13
-•^постоянства кадров-2.,\.2.Э ^постоянствакадров- 1,// ^-постоянствакадров-1,00
Анализ данных коэффициентов за последние три года показывает, чтокоэффициент текучести кадров невысок, что свидетельствует о хорошем, сильном ипостоянном коллективе и говорит о том, что тренеры-преподаватели удовлетворенысвоей работой. Коэффициент приема кадров является относительно низким, чтоможет в дальнейшем негативно сказаться на деятельности школы, т.к. в настоящеевремя школа находится на стадии развития. В целом анализ коэффициента замещенияК3 >1, можно сделать вывод, что происходит не только возмещениеубыли рабочей силы в связи с увольнением, но и появляются новые рабочие места.
Принятых работников на различные должности в отчетный период на 10человек меньше, так же снизилось количество уволенных.
3. Информационное обеспечение управления организации. Цели, задачии сущность информации и информационного обеспечения
Информация — одна из сложнейших, еще полностью не раскрытыхобластей современной науки. Это, видно хотя бы из нечеткости самих определенийпонятия информации: совокупность сведений, данных, знаний. Или из философии — нарушение монотонности. В кибернетике количество информации тесно связывается сэнтропией, с одним из основных понятий классической физики, т. е. соспособностью энергии к превращениям. Н. Винер пишет: «Количествоинформации в системе есть мера организованности системы, точно так же энтропиясистемы есть мера дезорганизованности системы, одно равно другому, взятому собратным знаком». С точки зрения методологии управления прогрессирующаяэнтропия, т. е. постоянно увеличивающаяся хаотическая беспорядочность связеймежду элементами, характерна для закрытых, изолированных от окружающей среды систем,и информация есть отрицание энтропии.
В теории управления целесообразно применять определение информации,как совокупность сведений об изменениях, совершающихся в системе и окружающейее среде, которая уменьшает степень неопределенности наших знаний о конкретномобъекте, это обмен сведениями (данными) между людьми, человеком и автоматом,автоматом и автоматом.
Главное, что информация есть предмет, средство и продуктуправленческого труда. Важно подчеркнуть ряд требований, предъявляемых куправленческой информации: надежность (и достоверность), своевременность,адресность и возможность многократного использования. Действительно ценнойявляется только та информация, которая уменьшает неопределенность в конкретнойуправленческой ситуации.
Информация является основой процесса управления, труд управляющегои состоит в ее изучении и обработке. От уровня организации сбора, обработки ипередачи информации зависит эффективность управления.
Управленческая информация имеет ряд особенностей:
• большие объемы информации должны обрабатываться в жесткоограниченные сроки;
• исходная информация подвергается неоднократной обработке сразличных производственных точек зрения и с учетом требований потребителей;
•исходные данные и результаты расчетов хранятся длительное время.Оптимальный способ хранения производственной информации — создание
баз и банков данных, т. е. функционально организованных массивовкомпьютерной информации, осуществляющих централизованное обеспечение коллективапользователей или совокупности решаемых в системе задач. При этом способесоздания и использования массивов информации, когда одна группа специалистовобрабатывает и вводит в банк данных информацию, а другие специалисты ееиспользуют в различных производственных аспектах, обеспечивается интерактивный,т. е. активный с обеих сторон режим работы. Информационные базы данных обычноформируются путем объединения первичных статистических показателей деятельностипредприятия в укрупненные файлы с необходимыми реквизитами. Базы данныхпостоянно обновляются в соответствии с ходом технологического процесса и сучетом требований потребителей информации, решающих большой комплексинформационно связанных управленческих задач.
Выход в свет в конце 40-х годов XX столетия работ К.Шеннона и Н. Винера послужил началом развития математической теории информации,которая определяет понятие «информация» через меру уменьшениянеопределенности знания при совершении какого-либо события. Математическаятеория информации стала важнейшим стимулом развития кибернетики — науки об общихзаконах получения, хранения, передачи и переработки информации в целях ееиспользования в процессах управления различными системами, в том числе исоциальными. Кибернетика разрабатывает общие принципы создания системуправления. Использование категориального аппарата кибернетики применительно кобществу заключается в том, что последнее рассматривается каксамоорганизующаяся динамическая система, в которой происходятматериально-энергетические информационно-управленческие процессы. В контекстеее использования в управленческой деятельности информация истолковывается каксовокупность сведений, необходимых для активного воздействия на управляемуюсистему с целью ее оптимизации. Полезность и эффективность информации в такомслучае оценивается по степени ее влияния на изменение представляющего звена осостоянии управляемого социального объекта.
Управление социальными системами, их подсистемами и организациямипредполагает производство, воспроизводство и применение различных видовинформации. Оно включает:
1. Производство информации в виде научных исследований,изобретений, открытий; обобщения практического опыта в области производства,культуры, образования, социально-политической жизни и т.д.;
2. сбор, отбор, оценка информации, необходимой для управления;
3. аналитико-синтетическая переработка информации(библиографическое описание, классификация, предметизация, аннотирование,реферирование, перевод, кодирование);
4. хранение и поиск информации;
5. размножение и распространение информации, передача ее потребителю;
6. использование информации;
7.контроль за эффективностью использования информации.
Роль информации в управленческой деятельности
Эффективное управление различными социальными организациями исистемами немыслимо без использования информации. Такая ситуацияпредопределяется тем, что управление в своей сущности есть подготовка,принятие и осуществление цепи последовательных решений управляющейсистемой наоснове информации, отражающей состояние управляемого объекта и окружающейсреды, а также степень исполнения (или невыполнения) принятых управленческихрешений. Под информацией обычно понимают процесс передачи сообщений междупередающей и принимающей системами, что ведет к изменению разнообразиясостояния последней.
Потребность в информации разных субъектов и звеньев управлениянеодинакова и определяется прежде всего теми задачами, которые решает впроцессе управления тот или иной субъект, тот или иной руководитель, работникуправленческого аппарата. Она зависит также от масштаба и важности принимаемыхрешений (чем масштабнее и важнее решение, тем большая по объему и разнообразнаяпо содержанию информация необходима для его подготовки и принятия), отколичества и характера управляемых, регулируемых параметров, от количествавариантов возможного состояния и поведения управляемого объекта, от величины иразнообразия возмущающих управляемую систему внутренних и внешних воздействий,от количества и качества показателей, характеризующих результатыфункционирования данной системы.
По мере совершенствования управления обществом возрастаетнеобходимость знания об объектах управления, будь это социальные группы, слоинаселения, социальные организации, территориальные общности или подсистемыобщества — экономическая, социальная, политическая, социокультурная. В этих условияхи субъект, и объект управления нуждаются в достоверной и полной информации офункционировании общества, его основных подсистем, организаций и групп.Социологические исследования показывают, что руководители и менеджеры редко ине в полной мере используют доступную информацию, несмотря на приписываемую ейпервостепенную роль в процессах управления. Разработчики социальных программчаще всего жалуются на то, что результаты их труда не используются или редкоиспользуются в управленческой деятельности. В результате социологическихисследований установлено, что менеджеры более 50 % [данные приведены В.Поповым] своего времени тратят на распределение документов среди подчиненных,на обсуждение их с подчиненными и на участие в совместном — с подчиненными или вышестоящимируководителями — решении возникающих проблем. Менее 50 % опрошенных работниковсферы управления использовали компьютерные отчеты в качестве основы для оценкии поощрения работников, запросов большего количества ресурсов или ихперераспределения, пересмотра методов и процедур организаторской деятельности ифункционирования системы управления, повышения достоверности информации.
Поэтому в практике управления важное значение приобретаетвыявление и изучение основных факторов, определяющих интенсивностьиспользования информации менеджерами.
Первым из таких факторов является организационная культура. Будутли содержащиеся в информационных потоках данные правильно восприняты, поняты ивоплощаются ли в практические действия менеджера, в существенной мере зависитот его организационной культуры. В системах оценки работников управленческойсферы, как и в прежние времена, чаще всего используются такие критерии, какпунктуальность, ответственность и умение сотрудничать, а не способность быстрои квалифицированно отыскать и использовать новую информацию, необходимую дляуспешного решения задач, стоящих перед данной организацией.
Второй фактор, влияющий на использование менеджером полученныхданных, касается содержания информационные потоки, поступающие в сферууправления, должны помогать направлять и концентрировать внимание управленцевна насущных проблемах управленческого труда, тем самым мотивируя их болееактивную и эффективную деятельность. Наконец, следует иметь в виду, чтоиспользование информации управленческими кадрами требует поддержки и содействиядолжностных лиц, функционирующих на верхних этажах управленческой пирамиды. Вэтом — решающий залог соответствия получаемой информации сфере деятельности,компетентности и полномочиям субъекта управления, который ее использует.
Одним из важнейших требований к информации, используемой вуправлении, является ее оптимальность и полнота. Оптимум информации означает,что она должна содержать все необходимые сведения по всем управляемымпараметрам, причем, только необходимые сведения об управляемом объекте.
Вторым требованием к информации является ее объективность,соответствие реальному положению дел и состоянию управляемого объекта, наличияв ней надежных, не содержащих искажений сведений. Третье непременное требованиеуправляющей системы к поступающей в ее распоряжение информации — точность,характеризующая степень детализации информации, ее приближение к реальномусостоянию управляемого объекта, которое она выражает.
Следует, однако, подчеркнуть, что когда речь идет обоптимальности, полноте, объективности и точности информации, необходимой дляуправленческой деятельности, то эта задача должна решаться каждый разпо-новому, в зависимости от содержания вполне определенной проблемы, которуюнужно решить данному органу управления. А ее эффективное решение возможнотолько в том случае, когда поступающая в управленческую сферу информациясвоевременна и оперативна. Только такая информация, которая поступает,обрабатывается, интерпретируется и используется вовремя, тогда, когда возникаетнеобходимость в принятии того или иного решения, служит оптимизации, повышениюэффективности управленческой деятельности.
Соблюдению этого очень важного, четвертого по порядку, но не позначению, требования, в решающей степени способствует применение вуправленческой деятельности современных информационных технологий. На начальныхэтапах компьютеризации производственной, банковской и иных сфер деятельности,внедрение информационных технологий означало лишь приобретение компьютера дляавтоматизации работы с документами, содержащими большие объемы информации.Затем появлялись друг за другом все более сложные и эффективные информационныетехнологии, которые находили все более широкое применение в сфереуправленческой деятельности. В соответствии с этим развивался процесс переходаот простой информационной поддержки рутинных производственных илифинансово-бухгалтерских операций до современных возможностей различныхуправленческих информационных систем, облегчающих принятие эффективных управленческихрешений.
Технологии информационной деятельности
Управление современным сложным высокомеханизированнымпроизводством может быть достаточно эффективным только при условии оснащенииего разнообразной организационной и вычислительной техникой. Интенсивностьсовременного производства и скоротечность многих технологических процессов,повышение требований к качеству продукции определяют объективную необходимостьорганического включения средств управления в процессе производства.Множественность связей между различными элементами и участками производстваопределяет необходимость оперативных контактов между ними, выбора наиболеерациональных направлений и форм связи и оснащения их эффективной техникой.Сложность принимаемых в процессе управления решений требует их многовариантнойразработки и выбора наиболее эффективного варианта. Это существенно повышаетобъем и трудоемкость управленческих работ и становиться практически реальнымтолько при использовании высокопроизводительной техники управления.
Огромные массивы регистрируемой, передаваемой и обрабатываемойинформации потребовали бы неоправданных затрат труда, если бы в помощь человекудля этой цели не была бы подключена соответствующая техника. Хранение иобработка информации также нуждается в механизации.
Скорость получения и обработки информации превращает ее запасы изненужного архива данных в активное средство воздействия на управляемый объект.
В зависимости от решаемых управленческих задач могут бытьзадействованы следующие информационно-управленческие технологии:
•сберегающие (экономят трудозатраты, материалы и финансовыересурсы, но не оказывают существенное влияние на изменение состояния и уровняфункционирования предприятия), в основном передающие информацию от источника кадресату без ответственности за суть передаваемой информации и ее использованиеадресатом;
•рационализирующие (охватывают не только функции передачи, но и вопределенной мере ответственны за использование информации);
•творческие (выработка новых знаний, их передача, переработка,использование для усовершенствования объекта управления).
Таким образом, техническое оснащение системы управления являетсяодним из существенных условий повышения качества управления и снижения затрат,связанных с ним.
Техническое оснащение процессов управления требует значительныхкапитальных вложений и вносит существенное изменения в содержаниеуправленческого труда, предъявляя дополнительные требования к подготовкеруководителей разных рангов и специалистов. Эффективность этих затрат взначительной мере зависит от организации всей работы по внедрению иэксплуатации техники управления. Технические средства управления включаютразнообразные виды машин, механизмов, приборов и приспособлений.
Наличие даже значительного количества техники не может в полноймере характеризовать реальный уровень технической оснащенности управления, таккак применение отдельных видов даже очень прогрессивной техники можетпроисходить при небольшой ее загрузке. Техника может использоваться не попрямому назначению, может увеличиться трудоемкость ее обслуживания, врезультате чего вырастают затраты по управлению без должных результатов. Крометого, новая техника управления должна сопровождаться изменениями информационнойсистемы, организации управленческого труда и квалификации кадров, организационнойструктуры аппарата управления. Совершенствование техники в отрыве от другихэлементов системы управления снижает ее эффективность и не создает реальноготехнического обеспечения системы управления.
Под техническим обеспечением системы управления понимаетсяоснащение процессов управления современными техническими средствами,соответствующими применяемым методам управления, материально-технической базепроизводства и методам его организации и сочетающимися со всеми остальнымиэлементами системы управления.
Основными требованиями, предъявляемыми к техническому обеспечениюуправления, являются:
• комплексность механизации и автоматизации процессов управления иотдельных видов работ;
• пропорциональность производительности разных видов техники,связанной между собой процессом управления;
• непрерывность использования технических средств и движенияинформационных потоков;
• ритмичная работа техники и всех звеньев аппарата управления;
• экономичность эксплуатации техники управления.
Эти черты технической базы управления характеризуют ее как системуопределенным образом организованных технических средств.
Таким образом, можно сказать, что уровень технической оснащенностив значительной мере определяет всю систему организации управления.
Анализ технического обеспечения представляет собой один изцентральных разделов общего анализа организации управления. Целью анализаорганизации технического обеспечения являются: оценка уровня механизации иавтоматизации процессов управления и отдельных видов работ; определение степеникомплексности оснащения процессов управления техникой; выявление соответствиятехнических средств характеру механизируемых процессов управления, т.е.рациональность ее использования; оценка использования наличной техники,выявление излишней техники и обоснование дополнительной потребности в ней.
Анализ технического обеспечения опирается на данные статистическойотчетности и оперативного учета, которые особенно подробно характеризуют состави использование вычислительной техники. При анализе технического оснащенияшироко применяется система показателей, характеризующих состояние, качественныйсостав и использование техники управления.
Информационные системы в менеджменте
Важнейшая особенность процесса управления заключается в егоинформационной природе. В управляющей системе на основе тщательного изучения ианализа информации о задачах, которые ставит перед собой организация, осостоянии управляемого объекта, тенденциях его развития, о смежныхпроизводствах, научно-технических разработках о составе коллектива, формахорганизации его труда и т. д. создается информационная модель будущегосостояния объекта и обосновываются условия и этапы ее реализации, т. е.принимаются решения по преобразованию объекта. Организация реализации принятыхрешений проводится через систему методов воздействия на работников сиспользованием информации о ходе выполнения принятых решений (обратнаяинформация). Чем точнее и объективнее информация, находящаяся в распоряжениисистемы управления, чем полнее она отражает действительное состояние ивзаимосвязи в объекте управления, тем обоснованнее поставленные цели и реальныемеры, направленные на их достижение.
Так как руководитель в своей работе опирается на информацию осостоянии объекта и создает в результате своей деятельности новую команднуюинформацию с целью перевода управляемого объекта из фактического состояния вжелаемое, то информацию условно считают предметом и продуктом управленческоготруда.
Информация как элемент управления и предмет управленческого трудадолжна обеспечить качественное представление о задачах и состоянии управляемойи управляющей систем и обеспечить разработку идеальных моделей желаемого ихсостояния.
Информационное обеспечение — это часть системы управления, котораяпредставляет собой совокупность данных о фактическом и возможном состоянииэлементов производства и внешних условий функционирования производственногопроцесса и о логике изменения и преобразования элементов производства. Прихарактеристике информации в системе управления выделяются две ее части:
1. Первичные элементы информации (данные), которые могут бытьприсущи всем объектам определенного класса и различаются лишь количественнымвыражением;
2. Схемы классификационных связей, которые отражают логикуизменений в производственном процессе и обосновывают направления преобразованияинформации (информационной модели).
Они в большей мере связаны со спецификой объекта. Это позволяетвыделить два уровня характеристик информационного обеспечения:
• элементный, т. е. совокупность данных, характеристик, признаков;
• системный, т.е. воспроизводящий взаимосвязи и зависимости междуклассификационными группами информации, реализуемый в виде информационныхмоделей.
При элементной характеристике информации изучаются составинформации, форма и виды носителей, их номенклатура. При характеристикеинформационной системы исследуются движение информационных потоков, ихинтенсивность и устойчивость, алгоритмы преобразования информации исоответствующая этим объективным условиям схема документооборота. Совокупностьинформации, регистрируемой, передающейся и перерабатывающейся в системеуправления, должна отражать все разнообразие фактических и возможных состояний,наблюдаемых и регулируемых системой управления.
Характеризуя информацию как предмет труда в процессе управления,необходимо учесть ряд ее особенностей. Прежде всего, информация—это предметтруда длительного пользования. При использовании она не теряет своихпотребительских свойств, хотя и входит в состав готового продукта(управленческого решения), составляя его субстанцию. Такая особенностьинформации предлагает определенную специфику ее формирования. Наибольший объемработ и затрат связан с первоначальным созданием информационных массивов —банков данных. В последующем данные этих банков периодически обновляются,корректируются, но продолжают использоваться.
Поскольку содержание банков данных может быть использовано дляразных подсистем и даже разных объектов управления, они могут быть взначительной мере централизованы.
Информация относится к предметам труда особого рода также потому,что она способна к саморазвитию. Количественное накопление информации даетвозможность более четко установить тенденцию развития управляемого объекта ивыявить новые связи между отдельными классификационными группами информации.Это позволило в качестве одного из важнейших принципов построенияинформационной системы сформулировать получение максимума производной приминимуме исходной информации.
Старение информации в ряде случаев связано с потерей ее ценностидля конкретных условий и целей, но она может быть омоложена и вновь приобретаетценность с изменением условий. Определенную полезность сохраняет дажеретроспективная информация как база для анализа динамики.
Информация должна быть подготовлена к использованию. В зависимостиот степени ее подготовленности может быть выделена: первичная информация какнабор данных, показателей, описывающих отдельные стороны процесса и егоэлементов;
• вторичная информация, прошедшая определенное упорядочение иклассификацию для получения целесообразной производственной информации;
• информационные модели отдельных элементов и локальных процессов,описывающие статическое состояние объекта;
• информационные модели динамики, характеризующие изменениеотдельных элементов и процессов;
• интегрированные информационные модели, описывающие определенныерешения и имеющие активную направленность.
Первые две степени являются прерогативой информационной службы;третья и четвертая связаны с деятельностью определенных функциональныхподразделений; последняя группа моделей пользуется руководителем.
Решения являются идеальным описанием желаемого состояния объекта иметодов достижения этого состояния. Они представляют собой продуктограниченного применения, так как направлены на конкретный объект в четкоописываемых условиях. Качество решения как готового продукта проявляетсяопосредованно, в деятельности объекта, на который данное решение направлено.
Для анализа информационного обеспечения наибольшее значение имеетвыделение следующих разновидностей информации:
• в зависимости от описываемых процессов — производственно-гномическую, технико-технологическую, организационную,социальную, информацию о внешних хозяйственных связях;
• по отношению к управляемому объекту — внешнюю ивнутрипроизводственную;
• по роли в процессе управления — директивную, нормативную,плановую, аналитическую;
• о степени обновляемости и порядку поступления — постоянную ипеременную, длительного хранения, оперативную, циклическую, периодическую;
• по степени агрегирования — простую, интегрированную, усредненнуюи т. п.;
• по степени преобразования — первичную, производную, обобщенную;
• по степени обработки — бухгалтерскую, статистическую,оперативно-производственную и т. п.
При организации информационного обеспечения принципиальноезначение имеет распределение информации на прямую, т. е. командную, исходящуюот управляющей системы, и обратную, отражающую реакцию управляемого объекта напроисходящие изменения и реализуемые решения.
Необходимо отметить, что основным видом информации, циркулирующейна предприятиях (объединениях), является информация, организующаяпроизводственные и технологические процессы и реализующая методы управленияэтими процессами. Разработка конструкторской и технологической документации,создание и поддержание в актуальном состоянии нормативной базы, планирование,учет и оперативное управление производственными процессами создают напредприятиях (объединениях) мощный поток производственно-экономическойинформации. Она может быть директивной или распорядительной, производственно-экономическойили общественно-воспитательной и т. п.
Под экономической информацией понимают информацию, котораявозникает при подготовке и в процессе производственно-хозяйственнойдеятельности предприятия (объединения) и управления этой деятельностью.
Экономическая информация обладает рядом особенностей:
1. Восновной массе она имеет дискретную форму преставления; выражается в цифровомили алфавитно-цифровом виде;
2. Отражаетсяна материальных носителях (документах, перфолентах, перфокартах, магнитныхлентах, дисках и т.д.);
2. Ее большие объемы обрабатываются в установленных временныхпределах, зависящих от ее конкретных функций, чаще всего — это циклическаярегулярная обработка;
3. Исходная информация, возникающая в одном месте, находит своеотражение в различных функциях управления и в связи с этим подвергаетсяразличной обработке несколько раз, что требует многократной перегруппировкиданных;
4. Объемы исходной информации достигают больших размеров приотносительно малом числе операций ее обработки;
5. Исходные данные и результаты расчета, а иногда и промежуточныерезультаты подлежат длительному хранению.
6. Исключительно важными требованиями к экономической информации всистемах управления производством являются требования своевременности, полнотыи достоверности, которые следует неукоснительно выполнять при организацииобработки экономической информации.
При создании информационного обеспечения ориентируются наусредненную, выровненную потребность в информации руководителей и специалистов.Особое место здесь занимает информация об управлении, в которой отражаютсяпрогрессивные приемы и методы организации управления.
В процессе организации информации принципиальное значение имеетрасчленение ее на условно-постоянную, играющую роль нормативно-справочной, ипеременную. Оба эти вида информации на основе анализа классификационных связейорганизуются во взаимосвязанные блоки (модели), которые могут бытьописывающими, т. е. характеризующими процесс в статике или динамике,компонентами, отражающими определенную типовую ситуацию.
Процесс формирования информационного обеспечения включаетнесколько этапов:
1) Описание состояния объекта, т. е. физическая фотография. Этопредполагает набор технико-экономических показателей и параметров,характеризующих управляющую и управляемую системы, с соответствующейклассификацией этих показателей;
2) Моделирование классификационных связей в информационныхмассивах с выделением причинно-следственных зависимостей, т. е. формированиечастных статических моделей;
3) Отражение в информационных моделях динамики отдельных элементови процессов, т. е. обоснование тенденций количественного и качественногоизменения в производстве. При этом количественное изменение предполагаеткорректировку информации, а качественное изменение — ее частичную или полнуюперестройку;
4) Интегрированная информационная модель процесса производства,отражающая взаимосвязь и динамику локальных процессов и всего производства.
Порядок формирования определяет подход к анализу составаинформации. Организация информации в значительной степени предопределяетпорядок ее хранения, регистрации, обновления, передачи и использования. Четкаяорганизация банков данных позволяет более полно обосновать направлениядвижения, интенсивность потоков, закономерности ее преобразования, методикузапросов и получения.
Таким образом, система информационного обеспечения — этосовокупность данных о целях, состоянии, направлениях развития объекта иокружающей его среды, организованная во взаимосвязанных потоках сведений. Этасистема включает методы получения, хранения, поиска, обработки данных и выдачиих пользователю.
Необходимо отметить, что важнейшим направлением являетсяисследование движения информации, то есть анализ информационного потока,обеспечивающего связи, необходимые в производственной системе (междуструктурными подразделениями аппарата управления), и ее контакты с внешнейсредой (учреждениями и организациями). Обеспечение рациональных связей междуисточниками и приемниками информации и путей ее циркулирования является однимиз непременных условий эффективного функционирования системы управления.Относительное постоянство взаимозависимостей структурных подразделенийпозволяет выбирать рациональную структуру путей движения информации и наиболееэффективные технические средства для каждого канала связи.
Таким образом, поток информации — движение информации от источникак получателю, направление которого задается адресами источника и получателяинформации.
Потоки характеризуются количеством информации, находящейся всистеме и обрабатываемой в единицу времени. Данные могут обрабатываться иперемещаться: поточно, по мере возникновения; с регулярной периодичностью,когда информация накапливается, после чего обрабатывается и перемещается череззаранее установленные интервалы времени; нерегулярно по мере возникновенияотдельных информационных совокупностей.
Вид движения информации и сроки ее поступления в управляющуюсистему должны быть согласованы во времени с циклом производства и обеспечиватьвозможность своевременного вмешательства в ход производства.
Руководители, которым для успешного осуществления управленческойдеятельности необходима как информация из внешней среды, поставляемая системойНТИ, так и разнообразная внутрифирменная информация, должны соблюдать принципысистематизации информационных потоков, а именно:
• обеспечение полноты и достоверности учета всех сторонхозяйственной деятельности, достижение неразрывных связей между оперативным,статистическим и бухгалтерским учетом; ель функционирования информационнойуправленческой системы устанавливается пользователем, следовательно, человекявляется важнейшим компонентом такой системы. Информация, ее ввод и извлечение- другой важный компонент. Обработка информации в соответствии с подробнымиинструкциями пользователя — основной процесс в такого рода системах. Такимобразом, информационная управленческая система — это многокомпонентнаясистема, объединяющая людей, процедуры обработки и оборудование — обычно набазе компьютеров — для сбора, обработки, поиска и предоставления информации.
Информационная управленческая система, функционирующая по существукак автоматизированная система управления (АСУ), существенно отличается отсистемы обработки данных. Системы обработки данных традиционно поддерживалиоперационные решения, которые в большей мере поддаются программированию ипринимаются обычно на низких организационных уровнях управления. В отличие отних автоматизированные системы управления (АСУ) представляют из себяопределенную сеть, использующую компьютеры, чтобы поставлять руководствуинформацию, необходимую для принятия непрограммируемых решений, касающихсяпроблем, далеких от ясности. Примерами непрограммируемых решений могут бытьрешения, связанные с текучестью кадров в учреждении или с недоплатой налогов вгосударственную казну. По мере продвижения вверх по ступеняморганизационно-управленческой иерархии процесс принятия решений становится всеболее непрограммируемым, а потому нуждается в использовании АСУ. Нельзя приэтом забывать, что люди, являющиеся специалистами — неотъемлемая часть АСУ,поскольку они привносят в нее существенный объем знаний, интеллекта и опыта,необходимые для принятия непрограммируемых управленческих решений.
В реестре современных информационных технологий существенноезначение имеют системы управления базами данных (СУБД). Каждая из нихпредставляет собой пакет программ, предназначенных для того, чтобы обеспечитьсистемный, интегрированный и гибкий подход к организации данных и доступ к ним,в том числе и в масштабах целого ведомства.
Например, Министерство труда и социального обеспечения можетобзавестись единой базой данных, которая будет содержать сведения и файлы навсю клиентуру, хотя клиенты подразделяются на более чем два десятка различныхкатегорий по характеру обеспечения, а сотрудники этого ведомстваспециализируются на работе с определенными группами клиентов. Среди новейшихинформационных технологий, используемых в целях совершенствованияуправленческой деятельности и повышения ее эффективности, значительная рольпринадлежит автоматизации офисных операций. Она представляет собой результатприменения современных достижений в области технологии производства ииспользования микросхем, а также разработки продуктов и в сферетелекоммуникаций. Наиболее распространенные технологии офисной автоматизации — это текстовые редакторы, электронная почта, факсимильная связь,автоматизированные рабочие места и технологические возможности проведениятелеконференций. Возьмем к примеру, текстовый процессор. Он сокращает время,необходимое для черновой подготовки, редактирования, копирования и распечаткитекста; распространения и сортировки по файлам текстов материалов. Текстовыйпроцессор совершает обработку текстов; подключаясь к нескольким дисплеям ипринтерам, рассредоточенным по всему учреждению, создает возможность доступа ктексту всех сотрудников учреждения. Электронная почта, используемая длякоммуникационных взаимодействий, помогает избежать телефонной«некомпетентности», когда один из участников коммуникации отсутствуетна месте. В этом заключено важное преимущество, если учесть, что только околоодной трети телефонных звонков действительно приводят к контакту с требуемымабонентом. Кроме того, электронная почта дает возможность менеджерам извлекатьпредназначенные для них сообщения в удобное для них время. Кстати, у менеджеровпоявляется возможность тиражировать и направлять одно и то же сообщение сразумногим заинтересованным лицам.
Факсимильные аппараты работают как фотокопировальные машины, ноиспользуют широкомасштабные телекоммуникационные сети. Документы с их помощьюмогут передаваться в своем оригинальном виде и быстрее, чем другим способом,причем обычно с меньшими затратами.
Автоматизированные рабочие места, разрабатываемые на основемикрокомпьютерной и телекоммуникационной технологии, дают возможностьменеджерам получить доступ к СУБД, к текстовым редакторам, экспертным системам,электронной почте. Они существенно сокращают объем рутинных, повторяющихся иутомительных операций, высвобождая значительную часть времени специалиста,занимающегося управленческой деятельностью, для более важных дел.
Проведение телеконференций основано на использованиителекоммуникационных технологий, таких, как телефонные линии, многоканальная, атакже микроволновая и спутниковая связь. Все это обеспечивает возможность личногообщения на значительном расстоянии, экономит время и деньги, обычнозатрачиваемые при переездах, а необходимые для управленческой деятельностикоммуникационные взаимодействия освобождаются от каких бы то ни былогеографически-пространственных ограничений.
Эта технология особенно эффективна, когда ее используют высшиеуправленческие кадры в общенациональных государственных учреждениях. Большиересурсы для роста эффективности управленческой деятельности заложены в системахподдержки принятия решений (СПГТР). Они представляют собой компьютернуюинформационную систему, которая поставляет работникам высших звеньев управленияинформацию, используемую для нетрадиционного полиструктурного принятиянепрограммируемых управленческих решений. Они способны оказать поддержкуруководителю и менеджеру в принятии нетривиальных решений, облегчаютпользователю манипуляции множеством разнообразных данных, разработку моделей ипостроение сценариев. Поэтому их использование повышает качество управленческихрешений, особенно если это связано с множественными целями и требует учетамножественных вариантов.
На переднем крае современных информационных технологий находятсяэкспертные системы. Опирающиеся на исследования в области искусственногоинтеллекта, экспертные системы предназначены для того, чтобы подражатьпроцессам человеческой мыслительной деятельности. В отличие от другихкомпьютерных технологий они способны производить не только вычислительныеоперации, но и делать выводы, исходя из фактов и заданных правил, что во многомнапоминает умозаключение думающего человека. Такие функции экспертной системыобеспечиваются наличием базы знаний, содержащей знания эксперта — человека, атакже генератором выводов, содержащим правила и стандартные оценки,используемые экспертом, чтобы прийти к определенному заключению. Эти системымогут с успехом применяться в таких сложных видах управленческой деятельности,как анализ инвестиционных проектов или определение характера чрезвычайныхдействий в случае наводнения, землетрясения, технологической катастрофы идругих экстремальных ситуаций, в которых всегда существует множествонеопределенных, непредсказуемых элементов. Поэтому их часто называют«интеллектуальными консультационными системами».
Квалифицированное применение современных информационных технологийдает возможность обеспечить качественную эффективность, количественнуюэффективность, рентабельность и экономичность управленческой деятельности. Еслиговорят о качественной эффективности, то имеют в виду достижение наилучшего извозможных результатов управленческой деятельности. Количественная эффективностьвоплощается в достижении наилучших конечных показателей, содействующихдостижению более высокой производительности труда или снижению темпов инфляции.Рентабельность означает наилучшее соотношение между показателями на входе ивыходе системы, например, соотношение между затратами и полученнымирезультатами. Экономичность означает минимальную затрату ресурсов для принятияи осуществления управленческого решения.
Однако применение современных информационных технологий создает нетолько обширное пространство новых возможностей для повышения эффективностиуправленческой деятельности, но и ряд новых, не существовавших ранее проблем.Одна из наиболее острых среди них -компьютерная грамотность или, в болеешироком и существенном смысле, -грамотность управленческих кадров в областисовременных информационных технологий. Такая грамотность предполагает наличие уруководителей и менеджеров глубокого понимания, что такое компьютеры, как ониработают и как соотносятся с повседневными рабочими функциями; умениеиспользовать их в повседневной деятельности/ подсказав другим сотрудникам, гдеи как они могут применяться. Компьютерная грамотность управленческого персоналавключает в себя также понимание того, как эффективно пользоватьсяинформационными технологиями, как и любыми другими ресурсами социальнойорганизации или системы — финансовыми, материально-техническими и людскими.Менеджеры не должны питать иллюзий, будто повышение эффективности управленческойдеятельности просто следует за применением информационных технологий подобнотому, как весна следует за зимой, а лето — за весной. Им необходимо оцениватьразличные варианты и возможности предполагаемого применения той или инойинформационной технологии или комплекса таких технологии с точки зренияинтересов и целей соответствующей организации или системы в целом.Следовательно, и в области применения современных технологий в практикеуправленческой деятельности необходимо компетентное и энергичное руководство.
Заключение
Преддипломная практика проходила в Государственном образовательномучреждении дополнительного образования детей Специализированной детскойспортивной школе олимпийского резерва по биатлону Забайкальского края.
Проведенный анализ показателей позволил выявить:
-существенный скачек показателей достижения спортсменовучебно-тренировочной группы и групп спортивного совершенства свидетельствует о улучшенииуровня образования в спортивной школе;
-анализ коэффициентов приема, текучести и замещения за последниетри года показывает, что происходит школе возмещение убыли рабочей силы в связис увольнением. Коэффициент замещения с годами уменьшается, что может впоследствии сказаться на нехватке кадров, увеличится число увольняемых.
Принятых работников на различные должности в отчетный период на 10человек меньше, но также снизилось количество уволенных. Это являетсяпоказателем стабильности кадровой политики, учете и принятии мер по сохранениюкадров, что может свидетельствовать о развитии организации, осоциально-экономическом росте и стабильности.
В теоретической части отчета по практике мы рассмотрели вопрос оинформационном обеспечении управления организации и техническом обеспечениисовременной организации.
Мы взяли именно теоретический аспект данного направления, чтопозволит нам в дальнейшем развить и проанализировать этот аспект в ГОУ ДОДСДЮСШОР по биатлону Забайкальского края. Сделать соответствующие выводы ирекомендации
Литература
организация информационный кадровый
1. Виханский О.С, НаумовА.И. Менеджмент. — 1998
2. Быстрое И. В. «Методыинформационного обеспечения стратегического управления на промышленныхпредприятиях» — дисс. канд. экон. наук., — Санкт-Петербург, 2004.
3. Жигалов В.Т. Основыменеджмента и управленческой деятельности. -М.: Экономика, 1992.
4. Книга деловогочеловека: Справочник / Л.Е. Варданян, А.И. Канащенков, А.В. Носов и др.; Подред. Г.А. Краюхина, Э.С. Минаева. — М.: Высшая школа, 1993 г. — 350с.
5. Острейковский В.А.Теория систем: Учеб. для ВУЗов по спец. «Автом. сист. обр. информ. и упр.»: — М.: Высшая школа, 1997 г. — 240с.
6. Мескон М.Х. Основыменеджмента / Пер. с англ. — М.: Дело, 1995
7. Смолкин А.М Менеджмент: основы организации: Учебник. — М., 2002
8. Спицнадель В.Н. Основысистемного анализа: Учеб пособие. — СПб.: «Изд. Дом «Бизнес-пресса», 2000 г. — 326с.
9. Управлениеорганизацией: Учебник / Под ред. А.Г. Поршнева — М., 1999
Ю.Цыпкин Ю.А. Менеджмент.- 2002.
11.В.А.Любина.Менеджмент. Методические указания по выполнению курсовой работы: Чита, 2004г.