Федеральноеагентство по образованию
Государственноеобразовательное учреждение
высшегопрофессионального образования
Тульскийгосударственный университет
Региональныйцентр повышения квалификации
ипереподготовки кадров
Курсоваяработа
по дисциплинеМенеджмент
на тему: Информационные технологии менеджмента
Выполнил:
ст. гр. 760782в НиколаеваЕ.А.
Проверил:
проф. Михалева Е.П.
Тула 2011
Введение
В современном миреинформационные технологии стали неотъемлемой частью бизнеса. Руководителикомпаний уже сегодня осознают преимущества IT-технологий и новейших научныхразработок, связанных с ними. В XXI веке в конкурентной борьбе выигрывает тот,кто быстрее завладел наиболее полной и достоверной информацией.
Главным направлением перестройкименеджмента и его радикального усовершенствования, приспособления к современнымусловиям стало массовое использование новейшей компьютерной ителекоммуникационной техники, формирование на ее основе высокоэффективныхинформационно-управленческих технологий.
Цель даннойработы — выяснить, как и какими методами компаниям достичь эффективногоруководства и стабильной конкуренции на рынке с помощью автоматизации и передовыхIT-технологий в управлении.
1. Понятиеданных и информации. Свойства и характеристики информации
Информация — это новыесведения, которые могут быть использованы человеком для совершенствования егодеятельности и пополнения знаний. Информация, являясь отражением материальнойсущности, служит способом описания взаимодействия между источником информации иполучателем. Одно и то же сообщение одному получателю может дать многоинформации, а другому — мало или ничего. Одним словом, “информировать” впонимании теории информации означает сообщать ранее неизвестное. Так какинформацию можно хранить, преобразовывать и передавать, должны быть ееносители, передатчики, каналы связи и приемники. Эта среда объединяет источникиинформации и ее получателей в информационную систему. Наиболее высокиетребования к информации предъявляются при принятии решений. В повседневнойпрактике такие понятия, как данные, информация и знания, часто рассматриваютсякак синонимы. Однако это не так. На Рис. 1. отображен процесс принятияуправленческих решений.
Данные — это сведения,факты, величины и их соотношения, преобразование и обработка которых позволяетполучить информацию, т. е. знание о том или ином предмете, процессе илиявлении. Иными словами, данные служат сырьем для создания информации,получаемой в результате обработки данных.Свойстваинформации.
Информация обладаетследующими свойствами:
— достоверность,
— полнота,
— точность,
— ценность,
— своевременность,
— понятность,
— доступность,
— краткость и т. д.
Информация полна, если еедостаточно для понимания и принятия решений. Как неполная, так и избыточнаяинформация сдерживает принятие решений или может повлечь ошибки.
Точность информацииопределяется степенью ее близости к реальному состоянию объекта, процесса,явления и т. п.
Ценность информациизависит от того, насколько она важна для решения задачи, а также от того,насколько в дальнейшем она найдет применение в каких-либо видах деятельностичеловека.
Только своевременнополученная информация может принести ожидаемую пользу. Одинаково нежелательныкак преждевременная подача информации (когда она еще не может быть усвоена),так и ее задержка.
Если ценная исвоевременная информация выражена непонятным образом, она может статьбесполезной. Информация становится понятной, если она выражена языком, накотором говорят те, кому предназначена эта информация.
Информация должнапреподноситься в доступной (по уровню восприятия) форме. Поэтому одни и те жевопросы по-разному излагаются в школьных учебниках и научных изданиях.
Характеристикаинформации.
Информацию по одному итому же вопросу можно изложить кратко (сжато, без несущественных деталей) илипространно (подробно, многословно). Краткость информации необходима всправочниках, энциклопедиях, всевозможных инструкциях.
Для достижения целиуправления она может быть представлена конечным множеством частных целей. Длядостижения каждой частной цели необходимы относительно однородные по некоторомупризнаку действия органа управления, объединенные в функции управления. Информацию,обеспечивающую выполнение функций управления, целесообразно по видам делить наусловно-постоянную и переменную. К условно-постоянной относятся сведения,практически неизменные в течение длительного периода (в течение бесконечнобольшого числа циклов управления). Она включает группы:
1. Нормативно-справочнаяинформация. Она необходима для принятия решений и контроля их выполнения. К нейотносятся различные нормативные и справочные данные (расходные, оборотные иорганизационно-экономические нормы), контрольные (базовые) показатели,стандарты. Эта информация изменяется редко. В настоящее времянормативно-справочная информация, как правило, наиболее полносистематизирована, представлена в форме, удобной для работы пользователей иобязательна к руководству. Корректировка или отмена действия указанныхдокументов, а вместе с этим и информации, содержащейся в них, производится поуказанию вышестоящих органов управления. 2. Научно-справочная информация. Этосведения, получаемые из научно-технической литературы, нормативно-техническойдокументации, различных бюллетеней, сводок, информационных выпусков и т. п.
Переменная информацияотражает изменение цели управления подразделениями и цели работы подразделений,а также изменения, вносимые в планируемые параметры. К ней относятся сведения,изменяющиеся периодически по содержанию и номенклатуре. Она включает группы:
1. Плановая информация. Кней относятся сведения о параметрах управляющих объектов и объектов управления(значения цели управления), которые им необходимо достичь и удерживать; опараметрах производственных процессов, которые необходимо достичь и сохранятьтребуемый период. Для производственных подразделений и подразделенийобеспечения она создается в виде конкретных плановых расчетов, заданий,показателей. Для подразделений управления она включает методы и средствадостижения поставленных целей и выражается в создании регламентов, инструкций,норм, применение которых регламентирует и нормализует работу аппаратауправления. Эта информация директивна и при оперативном управлениикорректируется.
2. Оперативно-производственнаяинформация. Она включает в себя: сведения о расходе, остатке и недопоставкематериалов и комплектующих изделий, недостатке технологической документации, опростоях средств производства — т. е. сведения об отклонениях в процессахдостижения цели (целей) управления, необходимых для выработки и осуществлениякорректирующих воздействий управления; комплекс данных, характеризующихкачественно и количественно все виды продукции, а также различные сведения одвижении этих видов продукции в цикле производства; данные о ходе технологическогопроцесса производства, об энергоносителях, о положении транспортных средств ит. п.
3. Отчетная информация. Кней относятся различного рода сведения о состоянии своих подразделений, ходе иитогах выполнения производственных заданий, состоянии поставок и сбыта наконкретный момент времени.
2. Значение внутрифирменнойинформационной системы
Эффективностьдеятельности управленческого аппарата организации зависит от целого рядафакторов:
· Оснащениеорганизационной и вычислительной техникой;
· Использованиесовременных технологий;
· Информационноеобеспечение управленческой деятельности и др.;
Информация представляетсобой важнейший организационный ресурс. Она входит в общий комплекс ресурсовфирмы, наряду с кадровыми, финансовыми и т.д. Информация имеет много общих чертс другими ресурсами:
· Информациюнеобходимо планировать с точки зрения выявления потребностей фирмы в ней;
· Расходы наполучение и использование информации можно оценить с экономической точки зрения,и они должны заключаться в общий баланс фирмы.
· Информационныепотребности могут и должны быть соотнесены с возможностями их удовлетворения,как из внутренних, так и внешних источников.
При потребленииинформация не исчезает, а изменяет свою ценность. Для управления информационнымиресурсами необходимо соответствующее обеспечение (кадровое, техническое), тоесть фирме нужна специальная служба, которая будет планировать, оценивать иконтролировать приобретение и использование ИР. Информация выступает в качествесредства решения управленческих проблем. Информационные массивы должнысоздаваться и использоваться для решения конкретных задач. Современныетехнические средства позволяют собирать неограниченные информационные массивы.В результате возникает угроза перенасыщения информационных каналов изменений иненужной информацией. Необходим контроль за приобретением и использованиеминформации.
3. Моделированиеинформационного обеспечения управленческих решений
Главная цель системыуправления внутрифирменной информацией (СЛУВИ): создание эффективной системыинформационного обеспечения процессов управления (рис. 2). Основное вниманиедолжно уделяться не вопросам техники и организации, а вопросам созданияинформации, которая будет проходить через систему информационного обеспечения(ИО).
Модель информационного обеспечения управленческих решенийпредставлена на рисунке 2.
Для информационногообеспечения крупные и средние фирмы создают специальную службу отдел, которыйреализуют определённые функции:
· Создает рядусловий, при которых руководство организации получит возможность приниматьболее качественные решения на основе информации меньшего количества, но лучшегокачества.
· Внедряет впроцессы производства и использование информации «методов анализа» на стоимость– результативность.
· внедряет в каждомподразделении практику составления планов развития информационных ресурсов (ИР).
· Выявляетдостижения в области информатики и обеспечивает их внедрения в информационнуюдеятельность фирмы.
/>Структура службы:
В целях определениярациональной структуры службы и её места в системе управления американскиеспециалисты выделяют несколько тезисов:
— Организационныйстатус службы в целом достаточно высок. Чаще всего эти службы подчиняютсявысшему руководству в лице президента или вице-президента фирмы.
— Структура службыопределяется набором тех информационных функций, выполнение которых необходимодля решения задач фирмы.
— Структура зависиттакже от структуры управления организации в целом.
На начальном плане СЛУВИвключали в себя отделы по обработке текста и вычислительный центр. В дальнейшемв структуру СЛУВИ стали вводиться: отдел передачи информации, электроннойпочты, отдел телефонной и телеграфной связи, отдел анализа использованияинформации и т.д. В настоящее время большое внимание уделяется поиску новыхорганизационных решений, которые могли бы повысить эффективность службы.Некоторые крупные американские фирмы вводят специальные группыэкспертов-ревизоров. Они должны заниматься оценкой системы информации,существующей в фирме, оценкой технических средств, используемых в фирме дляобработки и продвижения информации, анализ кадрового обеспечения системыинформационной деятельности фирмы.
Перед СЛУВИ выдвигаютсяопределённые задачи:
1. Служба должна внедрятьсодержание информации, которая требуется для удовлетворения потребностейуправления всех уровней.
2. Служба должнаразработать положения, которые определяют объём, скорость, качество информации.
3. Служба должнаустанавливать последовательности выполнения процедур, которые связаны ссоставлением, передачей, обработкой и использованием информации.
4. Выявлениенаиболее целесообразных организационных форм управления внутрифирменнойинформацией с учётом особенностей организации.
5. СЛУВИ должныосуществлять централизованное планирование всей деятельности по приобретению ииспользованию, обработке, хранению и выдаче информации.
6. Установлениесистемы приоритетов в информационном обслуживании руководителей различногоуровня.
7. разработкаразличных мер, которые способствовали бы повышению её эффективности.
8. Осуществлениемероприятий по обучению и повышению квалификаций специалистов.
Обработка информациидолжна рассматриваться как сфера деятельности, которая способствует улучшению иускорению решения управленческих задач. Высоко эффективная система информацииможет быть создана как при участии руководителей, так и при участии сотрудниковфирмы. При создании СЛУВИ требуется внедрение новейших технических достижений вобработке информации. Огромное значение в повышении эффективностиинформационного обеспечения играет руководитель СЛУВИ.
Руководитель должен чёткопредставлять себе, по каким направлениям развиваются технические средстваобработки информации, знать преимущества новейших разработок, определить, вкакой мере эти достижения целесообразны и рациональны в условиях данногопредприятия.
В организациях должныпостоянно совершенствоваться организационные формы работы самих сотрудников иуправленческого аппарата.
Руководитель СЛУВИ долженобеспечить для своего коллектива выполнение ряда условий:
— Огромное вниманиедолжно быть уделено формированию социально-психологического климата;
— Руководительдолжен обеспечить установку оборудования, которое поможет более полнообеспечить информационные потребности фирмы;
— Обеспечениеподбора квалификационного штата.
Эффективность СЛУВИ омногом зависит от гибкости персонала, от его готовности к постоянномуобновлению, совершенствованию. Особенно актуальна проблема перевода сотрудниковк новым технологиям, к приёмам труда, перевод сотрудников к использованию болеесовременных средств. Продуктивность решения проблемы зависит от определённыхусловий:
— Необходимакачественная диагностика персонала с точки зрения того, насколько целесообразноработать с ним по данному вопросу.
Диагностика предполагает:
Ø Отсевсотрудников, на обучение которых не стоит тратить ни время, ни деньги.
Ø Должны бытьопределены оптимальные способы работы.
Ø Определениекритериев эффективности обучения каждого сотрудника
— Необходимоподготовить сотрудников к восприятию новой информации.
Обучение новыминформационным технологиям должно быть разведено на два направления:
1. Развитие новыхзнаний и навыков;
2. Развитиеличностного потенциала.
Второе направление –необходимый процесс перед профильным обучением, так как оно мотивирует,заинтересовывает сотрудника и позволяет решить ряд задач профессиональногоразвития.
4. Влияние информациина качество управленческих решений
Информация – одна изсложнейших, еще полностью не раскрытых областей современной науки. Это виднохотя бы из нечеткости самих определений понятия информации. В теории управленияцелесообразно применять определение информации, как совокупность сведений обизменениях, совершающихся в системе и окружающей ее среде, которая уменьшаетстепень неопределенности наших знаний о конкретном объекте, это обменсведениями (данными) между людьми, человеком и автоматом, автоматом иавтоматом.
Главное, что информацияесть предмет, средство и продукт управленческого труда. Важно подчеркнуть ряд требований,предъявляемых к управленческой информации: надежность (и достоверность),своевременность, адресность и возможность многократного использования.Действительно ценной является только та информация, которая уменьшаетнеопределенность в конкретной управленческой ситуации.
Информация являетсяосновой процесса управления, труд управляющего и состоит в ее изучении иобработке. От уровня организации сбора, обработки и передачи информации зависитэффективность управления.
Управленческая информацияимеет ряд особенностей:
— большие объемыинформации должны обрабатываться в жестко ограниченные сроки;
— исходная информацияподвергается неоднократной обработке с различных производственных точек зренияи с учетом требований потребителей;
— исходные данные ирезультаты расчетов хранятся длительное время.
Выполнить эти требованияк управленческой информации способна лишь компьютерная техника с еебыстродействием и большой емкостью памяти. Оптимальный способ храненияпроизводственной информации – создание баз и банков данных, т. е. функциональноорганизованных массивов компьютерной информации, осуществляющихцентрализованное обеспечение коллектива пользователей или совокупности решаемыхв системе задач. При этом способе создания и использования массивов информации,когда одна группа специалистов обрабатывает и вводит в банк данных информацию,а другие специалисты ее используют в различных производственных аспектах,обеспечивается интерактивный, т. е. активный с обеих сторон режим работы.Информационные базы данных обычно формируются путем объединения первичныхстатистических показателей деятельности предприятия в укрупненные файлы снеобходимыми реквизитами. Базы данных постоянно обновляются в соответствии сходом технологического процесса и с учетом требований потребителей информации,решающих большой комплекс информационно связанных управленческих задач.
Использование информации,информационных систем и информационных технологий в условиях интенсивногоразвития рыночных отношений становится одним из наиболее важных элементовэффективного управления и маркетинга. Организации все чаще прибегают к помощисовременных информационных систем и технологий, чтобы следить заувеличивающимися внешними и внутренними потоками информации, использовать еедля анализа, прогнозирования, принятия управленческих решений. Известен «рецептдля хорошего решения: 90 % информации и 10 % вдохновения». В последние годы вменеджменте уделяется много внимания изучению различных аспектов формированиясистемы информационного обеспечения управленческих решений организаций. Однакобольшая сложность и исключительная значимость проблемы требуют решения ещемногих вопросов. В частности, пока не разработана теоретическая концепция дляпонимания роли информации в управлении и маркетинге. Многие менеджерысогласятся, что информация важна для выработки стратегии и осуществленииизменений, но нет определенности в том, как повлиять на использованиеинформации или почему организации должны быть заинтересованы во внедрении ииспользовании системы информационного обеспечения управленческих решений? Посуществу, само понятие системы информационного обеспечения менеджмента имаркетинга организаций неконкретно и широко, и применяется на всех уровняхпринятия решений — от стратегического до оперативного.
Для разных организаций,функциональных служб, подразделений и сотрудников понимание необходимостииспользования информации неодинаково.
Одни организации приходятк осознанию необходимости использования разнообразнейшей рыночной,политической, технической и др. информации самыми различными путями. Даннаянеобходимость может выявиться при решении какой-либо проблемы, при перестройкепроцесса деятельности предприятия, или даже при анализе деятельностиконкурентов.
Другие организации неосознают, какими информационными ресурсами они обладают. У них могут бытьхорошие системы сбора и хранения текущей бухгалтерской документации, данные обобъемах продаж, но когда эта информация срочно требуется, они не находят нужныхсведений.
В третьей группеорганизаций распространению информации препятствует принятая системаограничения доступа к ней тех, кто по роду службы «не имеет к ней отношения».Но если обмен информацией организован на общих принципах и подчиняется общимстандартам, действующим в компании (это касается применяемых систем, языков,протоколов, процедур управления файлами и т.п.), это облегчает унификациюданных, включая данные о сделках, производственных процессах, а такжестимулирует поиски новых подходов к решению управленческих задач.
Таким образом, мы можем говоритьо различных подходах к процессам осознания, сбора, обработки, распространения ииспользования информации при принятии управленческих решений.
Принимаемые решениядолжны основываться на достоверной, текущей и прогнозируемой информации,анализе всех факторов оказывающих влияние на решения, с учетом предвиденья еговозможных последствий.
Руководители обязаныпостоянно и всесторонне изучать поступающую информацию для подготовки ипринятия на ее основе управленческих решений, которые необходимо согласовыватьна всех уровнях внутрифирменной иерархической пирамиды управления. Количествоинформации, которую необходимо переработать для выработки эффективныхуправленческих решений, настолько велико, что оно давно превысило человеческиевозможности. Именно трудности управления современным крупномасштабнымпроизводством обусловили широкое использование электронно-вычислительнойтехники, разработку автоматизированных систем управления, что потребовалосоздания нового математического аппарата и экономико-математических методов.
5. Технология информационной деятельности
Менеджеры часто бываютвынуждены принимать управленческие решения в условиях неопределенности и риска,причем не только из-за несовершенства хозяйственного механизма изаконодательной базы, но и из-за недостатка информации и отсутствия системинформационной поддержки управленческих решений.
Данные, уменьшающиестепень неопределенности и риска при разработке и принятии управленческихрешений, формируют основу системы информационно-аналитического обеспеченияпринятия управленческих решений. При определении потребности менеджеров винформации необходимо обратить внимание на три вопроса:
1. Для какихуправленческих решений требуется информация? Для ответа на этот вопрос можноиспользовать классификацию информации по функциям управления, выделив следующиетипы информации:
— социально-диагностическую;
— проективную;
— стратегическую;
— директивно-нормативную;
— тактическую;
— организационную;
— регулирующую;
— распорядительную;
— учетную;
— контрольную.
Обычно для планирования иконтроля (в таких случаях управленческая проблема достаточно хорошоструктурирована) используется стандартизированная информация. Однако еслиинформация предназначена для разрешения нетипичных проблем, то ее поискстановится объектом исследования.
2. Насколько точноопределена проблема? Зачастую менеджер не знает заранее, какую информацию онхочет получить. По мере того, как он больше узнает о проблеме и точнее может еесформулировать, изменяется его потребность в информации и методах ее сбора.
3. Существуют ли (и еслисуществуют, то, какие) ограничения (в ресурсах, деньгах, времени и т. д.) всборе необходимой информации? Финансовые ресурсы, навыки в сборе информации,операционные возможности и временные ограничения оказывают влияние, с однойстороны, на качество, регулярность получения, полноту собираемых данных, а сдругой стороны — на своевременность и быстроту получения информации.
При организации сбора ирегистрации данных по принципу последовательных решений могут использоватьсяразличные виды информационных технологий:
— сбор и регистрацияданных непосредственно в процессе производства в форме единоличного документа ииспользование центрального ЭВМ для регистрирования данных;
— получение сводногодокумента, использование машиносчитывающего носителя информации, обработкуданных на ПК.
Технология информационнойдеятельности предполагает использование и создание различных видов записей,пакетов прикладных программ и т.д.: 1. Создание системы записей цифровой итекстовой информации. Ведётся на основе специальных программ. Они направлены нато, чтобы облегчить доступ и использование информации. К важнейшим видамзаписей относится технологическая документация, научная документация, данныеучёта и финансовой отчётности, тексты контрактов и различных договоров, текстыгодовых фирменных отчётов, данные для разработки планов и показатели самихпланов. Записи фиксируют первичные данные. Обычно записи первичных данных делятна две группы:
— Стратегические отчётныепоказатели, а также текстовая информация, которая характеризует текущеесостояние фирмы и перспективы её развития; — Предложения и рекомендации повопросам совершенствования управления фирмой в целом и по отдельнымнаправлениям. Эти данные составляются на основе информации первой группы.
2. Использование форм вкачестве носителей информации. Необходимая индексация заносится на определённыеформы, которые выступают в качестве носителей этой информации. Формы могутсодержать информацию о фирме в целом и по отдельным направлениям,подразделениям. Каждая форма имеет свой перечень статистической информации иперечень фактологической информации. В форме обозначаются те показатели,которые нужно будет выявить. Представляемый в формах материал позволяетпроизвести анализ состояния фирмы. Существуют разные виды бланков: формы дляхранения информации, формы для регистрации данных, формы статистической ифинансовой отчётности, формы… обследований. Заполненные формы хранятся в памятиЭВМ. В крупных фирмах, которые используют различные виды бланков, форм,создаются специальные программы. Некоторые организации имеют собственные центрыавтоматизированной обработки текстовой информации. Потребности управленческогоперсонала постоянно меняются, поэтому время от времени формы нужносовершенствовать.
3. Формирование базданных. Информационные БД включают весь комплекс статистических показателей,которые характеризуют деятельность фирмы и её подразделений. Но они включают ифактологический материал. При создании БД должен быть решён ряд вопросов:
— Система хранения иобновления данных;
— Вопрос об основнойувязке данных;
— Вопрос о возможностипроведения сравнения хранения в БД. Это имеет важное значение при объединениипервичных данных в файлы. БД должны обновляться, так как руководители являютсяосновными потребителями. Создание БД – резкое ускорение процесса полученияинформации из круга достоверных данных. Поэтому руководители имеют возможность повыситьстепень объективности.
4. Создание пакетовприкладных программ. Квалифицированное принятие управленческого решениябазируется на оперативной, полной и достоверной информации. Использованиеавтоматизированной информационной системы – необходимое условие. Созданиеавтоматизированной ИС – это изменение методов работы, которая базируется наследующих принципах:
1) Принцип новых задач.Перекладывает на компьютерную технику приёмы управления. Их нужно перестраиватьв соответствии с возможностями и приёмами техники.
2) Принцип системногоподхода. Цели и критерии деятельности фирмы, а также системы её информационногообеспечения должны рассматриваться совместно и составлять единую структуру.Создание автоматизированной информационной системы должно осуществлятьсяпараллельно с изменениями структуры органов управления, принятых должностных инструкций.
3) Принцип непрерывногоподхода.
4) Принцип автоматизациидокументооборота. При создании АИС предполагается, что обмен информацией будетмежду управлениями, ЭВМ и сотрудниками. 5) Принцип единой информационной базы.В АИС информация накапливается и обновляется не отдельными частями, а в видеединого целого. Это даёт возможность решать задачи в комплексе и устранитьнеоправданные дублирования информации и возможность разночтения. Вышеперечисленныефакторы способствует повышению эффективности удовлетворения информационныхзапросов.
управленческий информационный автоматизированныйданные
6. Материально-техническая база информационного обеспечения
1. Комплекс техническихсредств управления информационными ресурсами
В составе комплекса технических средств обеспечения управленияинформационными ресурсами выделяют средства компьютерной техники, средствакоммуникационной техники и средства организационной техники.
Средства коммуникационной техники
Средства коммуникационной техники обеспечивают одну изосновных функций управленческой деятельности — передачу информации в рамкахсистемы управления и обмен данными с внешней средой, предполагают какавтономное функционирование, так и в комплексе со средствами компьютернойтехники.
К средствам коммуникационной техники относятся:
— средства и системы стационарной и мобильной телефоннойсвязи;
— средства и системы телеграфной связи;
— средства и системы факсимильной передачи информации имодемной связи;
— средства и системы кабельной и радиосвязи, включаяоптико-волоконную и спутниковую связь.
Телефонная связь является самым распространенным видомоперативной административно-управленческой связи. Абонентами сети телефоннойсвязи являются как физические лица, так и предприятия. Телефонную связь можноразделить на:
— телефонную связь общего пользования (городскую,междугородную)
— внутриучрежденческую телефонную связь.
Особыми видами телефонной связи являются: радиотелефоннаясвязь, видеотелефонная связь.
Для всех фирм остро стоит проблема организации оперативной,высокоскоростной, многофункциональной и качественной связи со своимипартнерами, сотрудниками, потребителями товаров и услуг. Интеграцию иорганизацию эффективного взаимодействия разнородных локальных информационныхинфраструктур в единую информационную телекоммуникационную сеть позволяютвыполнить системы компьютерной телефонии. Компьютерной телефонией называетсятехнология, в которой компьютерные ресурсы применяются для выполнения исходящихи приема входящих звонков и для управления телефонным соединением. Интернет-телефония(IP-телефония) — технология, которая используется в Internet для передачиречевых сигналов.
Услуги IP-телефонии – бурно развивающегося сегодня вида связи– значительно дешевле услуг традиционной телефонии. В Интернет-телефониисуществуют несколько типов телефонных запросов, среди которых запросы:
— с телефона на телефон;
— с компьютера на телефон;
— с компьютера на компьютер.
Средства организационной техники.
Средства организационной техники предназначены длямеханизации и автоматизации управленческой деятельности во всех ее проявлениях.К таким средствам относится достаточно большой перечень технических средств,устройств и приспособлений, начиная от карандашей и заканчивая сложнымисистемами и средствами передачи информации.
Применение средств оргтехники в офисных процедурах ипроцессах связано с выполнением различных операций по обработкедокументированной информации или с организацией управленческого или иноготруда. Поэтому классификация всей номенклатуры средств проводилась пофункциональному признаку и была закреплена в соответствующем государственномстандарте (ГОСТ):
— носители информации;
— средства составления и изготовления документов;
— средства репрографии и оперативной полиграфии;
— средства обработки документов;
— средства хранения, поиска и транспортировки документов;
— офисная мебель и оборудование;
— другие средства оргтехники;
Средства оперативной полиграфии – машины, предназначенные длятиражирования документов. К этим средствам относятся: — машины длягектографической (спиртовой) печати;
— оборудование для оперативной офсетной печати;
— машины для трафаретной (ротаторной) печати;
— средства ризографического копирования (ризографы,дубликаторы).
Особого внимания заслуживает вариант оперативной полиграфиина ризографах, использующий достижения цифровой электроники и существенноулучшающий все характеристики трафаретной печати. Ризограф — копировально-множительный аппарат, предназначенный для оперативного выпускапечатной продукции, где нет слишком высоких требований по качеству печати. Воснову тиражирования на ризографе положен принцип «трафаретнойпечати». Наибольшей популярностью пользуются тиражирование прайс-листов,бюллетеней, опросных листов, инструкций, справочные или технические материалы.
Средства обработки документов используются в условияхсовременного офиса для обеспечения единого порядка оформления документов,придания им формы, удобной для наглядного представления и практическогоиспользования информации. К этим техническим средствам относятся:
— фальцевальные, биговальные, перфорирующие и резательныемашины;
— машины и устройства листоподборочные и сортировальные;
— скрепляющее, склеивающее и переплетное оборудование;
— конвертовскрывающие и резательные машины;
— машины для нанесения защитных покрытий на документы;
— адресовальные, штемпелевальные и франкировальные машины;
— машины для уничтожения документов;
— агрегативные линии для обработки корреспонденции.
2. Программные средства современных информационных технологий
Программные средства современных информационных технологий вцелом подразделяются на системные и прикладные.
Прикладные программные средства классифицируются следующимобразом:
— системы подготовки текстовых, табличных и др. документов;
— системы подготовки презентации;
— системы обработки финансово-экономической информации;
— системы управления базами данных;
— личные информационные системы;
— системы управления проектами;
— экспертные системы и системы поддержки принятия решения; Личныеинформационные системы предназначены для информационного обслуживания рабочегоместа управленческого работника и, по существу, выполняют функции секретаря.Они, в частности, позволяют:
— планировать личное время на различных временных уровнях,при этом система может своевременно напоминать о наступлении запланированныхмероприятии;
— вести персональные или иные картотеки и автоматическивыбирать из них необходимую информацию;
— вести журнал телефонных переговоров и использовать функции,характерные для многофункциональных телефонных аппаратов;
— вести персональные информационные блокноты для храненияразнообразной личной информации.
Системы подготовки презентаций предназначены дляквалифицированной подготовки графических и текстовых материалов, используемых вцелях демонстрации на презентациях, деловых переговорах, конференциях. Длясовременных технологий подготовки презентаций характерно дополнениетрадиционных графики и текста такими формами информации, как видео- иаудиоинформация, что позволяет говорить о реализации гипер-медиа технологий.
Системы управления проектами предназначены для управленияресурсами различных видов (материальными, техническими, финансовыми, кадровыми,информационными) при реализации сложных научно-исследовательских ипроектно-строительных работ.
Экспертные системы и системы поддержки принятия решенийпредназначены для реализации технологий информационного обеспечения процессовпринятия управленческих решении на основе применения экономико-математическогомоделирования и принципов искусственного интеллекта.
Системы интеллектуального проектирования и совершенствованияуправления предназначены для использования так называемых CASE-технологии(Computer Aid System Engineering), ориентированных на автоматизированнуюразработку проектных решений по созданию и совершенствованию системорганизационного управления.
3.Организационно-методическое обеспечение информационныхтехнологий.
Материально-техническая база информационного обеспечениявключает в себя также организационно-методическое обеспечение информационныхтехнологий:
— нормативно-методические материалы по подготовке иоформлению управленческих и иных документов в рамках конкретной функцииобеспечения управленческой деятельности;
— инструктивные и нормативные материалы по эксплуатациитехнических средств, в том числе по технике безопасности работы и по условиям поддержаниянормальной работоспособности оборудования;
— инструктивные и нормативно-методические материалы поорганизации работы управленческого и технического персонала в рамках конкретнойинформационной технологии обеспечения управленческой деятельности.
7. Автоматизированное рабочее место (АРМ) менеджера
В последнее времязначительно выросло использование средств вычислительной техники впроизводстве. Некоторые рабочие места уже невозможно представить без этойтехники. Внедрение ПЭВМ в производство предъявляет новые требования кподготовке специалистов. В современных условиях уже недостаточно знать толькосвою отрасль. Именно поэтому нужны такие специалисты, которые знали бы кромесвоей специальности основы работы с вычислительной техникой и могли бы удобнееорганизовать свои рабочие места. Правильно спроектированное и организованноерабочее место менеджера позволит значительно повысить обоснованность иоперативность управленческих решений. Кроме того, при этом существенносокращается численность работников управления, а также решается задачадецентрализации управления, где предусматривается локальная обработкаинформации. Под АРМ менеджера следует понимать его рабочее место, оснащенноеперсональным компьютером и представляющее собой самостоятельный программно-техническийкомплекс индивидуального или коллективного пользования, который позволяет вдиалоге или пакетном режиме вести обработку информации и получать всенеобходимые выходные данные в виде экранных или печатных форм. Автоматизированноерабочее место менеджера реализуется посредством совокупности информационных,технических, программных средств и методов. На номенклатуру АРМ и совокупностьвключаемых в них информационных технологий влияют структура управления,сложившаяся в учреждении, технологии предметных областей, схема распределенияобязанностей и целей между сотрудниками. Таким образом, номенклатура АРМзависит от управленческой структуры, а содержание — от целей, реализуемых ЛПР.
АРМ состоит из трехосновных компонентов; обучающей системы, комплекса программных продуктов пообработке информации и сервисных средств (рис. 4).
Обучающая системавключает в себя: интегрированную строку подсказок, систему закладок, указателейи справок, встроенная система примеров, гипертекстовая система документации,включающая руководство пользователя и руководство программиста, системаконтроля и обнаружения ошибок.
Комплекс программныхпродуктов для обработки информации включает в себя:
— для пакетного режима:ввод информации с дискет, сканера, по каналам связи (компьютерная связь,модемная связь), автоматизированные расчеты, обработку данных, вывод данных напечать, формирование архивов за отчетный период.
— для диалогового режима:ввод с клавиатуры, обработку информации в реальном времени, выписку документовс загрузкой базы, вывод данных по запросу на принтер, экран, в файл, работу сархивами.
Сервисные средства длянастройки АРМ включают: настройку значности реквизитов, эргономическоеобеспечение экранных форм, настройку цвета и звука, визитную карточку предприятия,установку системы доступа к данным, настройку алгоритмов расчетов, настройкутаблиц входимости, настройку устройств (принтер, модем, сканер), календарьподготовки и сдачи отчетности.
Сервисные средства дляэксплуатации АРМ включают: ведение классификаторов, генератор отчетных форм,администратора баз данных сетевого доступа, инструментарий для устраненияпоследствий аварий, для приема и передачи данных по каналам связи, длякопирования и сохранности информации, мониторинга, а также часы, таймер, калькулятор.
Информационная система,осуществляющая процесс поддержки принятия решения менеджерами, должнаобеспечить реализацию целей их деятельности. Одной из наиболее распространенныхформ реализации является система взаимосвязанных и взаимодействующих АРМ, в томчисле руководителя и исполнителя. Руководителю нужна обобщенная, достоверная иполная информация, позволяющая принимать правильные решения, а также средстваанализа и планирования различных сфер деятельности хозяйственного субъекта. Кэтим средствам относятся методы: экономико-математические, моделирования,анализа различных сфер деятельности, статистические, прогнозирования, а такжеобеспечивающие технологии — табличные, графические и текстовые процессоры,электронная почта, СУБД.
Специалисту-исполнителюнеобходим удобный инструментарий для обеспечения профессиональной деятельностив конкретной области, что определяется применяемыми в данной сфере предметнымитехнологиями и разделением обязанностей между управленческими работниками. АРМданного уровня характеризуется жестким включением в программный продуктфункциональных и обеспечивающих технологий, что позволяет использоватьспециалиста невысокой квалификации, поскольку его действия носят декларативный,а не процедурный характер и глубоких знаний предметной технологии от него нетребуется, так как они заложены в АРМ разработчиками программного обеспечения.
При выборе техническихсредств для проектирования и создания АРМ должны учитываться следующие факторы:
— ориентировочные объемыобрабатываемой информации;
— требуемая надежностьфункционирования технических средств;
— требуемая точностьвычислений;
— необходимый объемоперативной памяти технических средств, обеспечивающий применение операционныхсистем;
— требуемый объем внешнейпамяти на устройствах прямого доступа, обеспечивающий работу с большимимассивами, которые должны находиться в состоянии оперативной готовности.
В целом на выбор вариантакомплексов технических средств влияют такие факторы, как количество и сложностьалгоритмов решения задач, структура и состав базы данных, требования к объему,времени и достоверности преобразования информации.
При проектированииинформационного обеспечения функционирования АРМ менеджера должны соблюдатьсятребования, выработанные в целом для задач автоматизации управления:
— методическое единствопроектирования информационной системы. На основе системного подходаопределяются совокупность объектов управления, состав информационной базы ивзаимосвязь ее с решаемыми задачами;
— совместимость элементовинформационной системы. Реализация этого требования означает созданиевзаимоувязанной совокупности форм обмена информацией, классификаторов,обеспечивающих обмен информацией во всех звеньях автоматизированной системыуправления, выступающей как человеко — машинная система;
— унификация иструктуризация форм обмена информации, включая унификацию и сокращение числаформ входных и выходных документов;
— интеграция обработкиданных, обеспечивающая одноразовость ввода информации при многократном ееиспользовании, централизацию обработки данных, рационализацию и упорядочениесхем документооборота.
Для создания программногообеспечения АРМ все больше обращаются к так называемому базовому программномуобеспечению. Конкретный выбор готового БПО, адекватного автоматизируемымфункциям, существенно сокращает сроки разработки и во многом определяетэффективность разрабатываемых АРМ, что в свою очередь влияет на степеньповышения производительности труда персонала.
В основе автоматизациитруда менеджера с использованием АРМ выделяется прежде всего работа сперсональными базами данных. Для такой работы служит программные продукты,относящиеся к классу систем управления базами данных (СУБД). Именно современныеСУБД включают в свой состав различные (как по принципам функционирования, так ипо характеристикам) программные системы, ориентированные на применениеразличными группами пользователем.
Создание системавтоматизации организационного управления в современных условиях требуетзначительных изменений подходов к их разработке. Идеология традиционнойавтоматизированной системы базировалась на том, что основой управления являетсяпроцесс обработки информации. Как следствие, реальная продукция АСУ состояла ввыдаче громадного количества сводок с учетными, отчетными, аналитическими идругими данными, которые, по замыслу разработчиков, должны были существеннооблегчить принятие решений. На самом деле каждое управленческое решениеначинается с обзора ситуаций, после чего следует циклическое повторениеследующих действий: причинно — следственного анализа, принятия решения(разработка плана) и оценки последствия принятого решения (анализа плана), тоесть каждое решение имеет ярко выраженный поведенческий характер. При этомуправление производится в условиях неоднозначности его целей и вариациидопустимых альтернатив. При таком подходе все математические модели, вчастности модели оптимального планирования, становятся лишь «начинкойАРМ», основу которого должны составить средства интеллектуальногоинтерфейса между моделями и пользователями.
Сегодня пользователь иПЭВМ должны рассматриваться как одно целое. АРМ должно рассматриваться какосновной элемент АСУ, причем АРМ должно быть спроектировано таким образом,чтобы имелась возможность его настройки на конкретного пользователя. Важнейшейчертой АРМ менеджера должно быть обеспечение возможности пользовательскогопроектирования. Следует отметить функции, которые должны быть реализованы врамках создания АРМ менеджера:
· анализ и описаниеданных и фактов из предметной области для установления их взаимосвязей исистем;
· поиск,определение и описание состояния управляемого объекта;
· непрерывноеотслеживание функционирования АРМ и фиксирования получаемых результатов;
· обеспечениезаданной последовательности действий;
· обеспечение пользовательскихинтерфейсов.
АРМ менеджера сегоднядолжно быть спроектировано таким образом, чтобы имелась возможность егонастройки на конкретного пользователя. Причем АРМ будут настраиваться, иизменяться самим пользователем.
Заключение
В настоящее время втеории и практике менеджмента возрастает интерес к информации как объекту иресурсу управления. Это объясняется последовательным расширениеминформационного воздействия на управленческие решения. Спектр воздействийинформационных технологий на менеджмент чрезвычайно широк. Новые технологии,основанные на компьютерной технике, требуют радикальных измененийорганизационных структур менеджмента, его регламента, кадрового потенциала,системы документации, фиксирования и передачи информации. Особое значение имеетвнедрение информационного менеджмента, значительно расширяющее возможностииспользования компаниями информационных ресурсов. Развитие информационногоменеджмента связано с организацией системы обработки данных и знаний,последовательного их развития до уровня интегрированных автоматизированныхсистем управления, охватывающих по вертикали и горизонтали все уровни и звеньяпроизводства и сбыта.
Список использованнойлитературы
1. Абдеев Р. Ф. «Философия информационнойцивилизации». М., 2002 г.
2. Грабауров В. А. «Информационные технологии дляменеджеров». М.: «Финансы и статистика», 2004 г.
3. Ларичев О. И. «Теория и методы принятиярешений». М.: «Логос», 2005 г.
4. Юзвишин И. И. «Информациология», М., 2000 г.
5. Юценко А.М., Моделирование информационного обеспеченияуправленческих решений. www.manage.ru
6. Матвеева Л.Р. Информационные технологии в менеджменте, www.cfin.ru
7. Аладьев В., Тупало В. Компьютерная хрестоматия:программное обеспечение ПК.- Киев: Энциклопедия. 2001.
8. Буренин Б.А. и др. Автоматизированные рабочие местаруководителей и специалистов управления предприятием. — М: Машиностроение. 2003.