Дипломнаяработа
ДОКУМЕНТИРОВАНИЕПРОЦЕДУРЫ ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ ОТПУСКОВ РАБОТНИКАМ ОРГАНИЗАЦИИ
СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ
I. ПОРЯДОК ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ ОСНОВНЫХ ВИДОВ ОТПУСКОВ
1.1 Порядок предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков
1.2Порядок предоставления отпусков без сохранения заработной платы
1.3 Порядок предоставления прочих видов отпусков
II. ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ ОТПУСКОВ
2.1 Нормативно-методическое регулирование
2.2 График отпусков
2.3 Заявление о предоставлении отпуска
2.4 Приказ о предоставлении отпуска
2.5 Уведомление об отпуске
2.6 Записка-расчет о предоставлении отпуска
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ
ПРИЛОЖЕНИЯ
ВВЕДЕНИЕ
В данной работе пойдет речь о процедуре предоставленияотпусков работникам предприятий и организаций, а так же обо всех наиболееважных моментах оформления документации, касающейся предоставления отпусков.
Актуальность выбранной темы для исследования очевидна,так как правом на отдых пользуются все работающие, без исключения, поэтомуданный круг вопросов затрагивает интересы огромного количества людей в нашейстране, но мало кто знает свои права и обязанности в данной области.
Ежегодные отпуска относятся к категории мер сохраненияздоровья. Во время отпуска люди могут не только отдохнуть от работы, но иизбавиться от болезней, развившихся от постоянного стресса на работе. Отдыхатьчеловеку хочется всегда, поэтому и тема отпусков актуальна во все времена.Причем проблема предоставления отпусков касается всех трудящихся слоевнаселения от дворников и до руководителей государства. При современной рыночнойэкономике в погоне за прибылью руководство организации зачастую добиваетсяпоставленных целей за счет ущемления прав работников, в том числе и впредоставлении отпусков. К тому же законодательство меняется довольно часто,некоторые работники просто не знают своих прав, чем нередко пользуютсяработодатели.
Трудовые споры между работником и работодателем насегодняшний день не редкость. Чтобы доказать свою правоту, необходиморасполагать доказательствами. Грамотное оформление документов припредоставлении отпусков – залог юридической значимости документа, так кактолько верно составленный документ в соответствии с действующимзаконодательством и с учетом всех делопроизводственных нормативов может служитьдоказательством, свидетельством. Отстаивать свои интересы приходится иработникам, и работодателям. Поэтому так важно рассматривать данную тему вподробностях, изучая все, даже на первый взгляд несущественные нюансы.
В то же время специалистами кадровых служб (особенно внебольших фирмах) не применяются унифицированные формы и (или) допускаютсяошибки в их заполнении. В большинстве случаев их наличиеопределяется частыми изменениями нормативных правовых актов[1].Занимаясь основной деятельностью, работодатель, не имеющий в штате юриста, не всостоянии уследить за ними.
Немаловажное замечание: за нарушение законодательствао труде должностные лица могут быть оштрафованы на сумму от 1000 до 5000рублей, юридические лица — от 30 000 до 50 000 рублей[2].
Работодателю необходимо учитывать, что отсутствиепервичных документов, на основании которых совершаются хозяйственные операции,влечет взыскание штрафа в размере 5 000 руб., а если данное нарушение совершенов двух и более налоговых периодах, то 15 000 руб.[3]
Таким образом, кадровикам просто необходимо всегдабыть в курсе как основных положений о труде, в том числе и о предоставленииотпуска, так и последних изменений в законодательстве.
К тому же существует множество нюансов вдокументировании процедуры предоставления отпусков, неурегулированныхзаконодательством вопросов, что повлекло за собой необходимость детальногорассмотрения данной темы.
Обзор литературы. Вопросы предоставления отпусковрассматривали многие авторы. Юридические аспекты процедуры предоставленияотпусков хорошо освещены в работах по трудовому праву. Большинство из нихосвещает одни и те же общие вопросы, повторяя друг друга. Но Миронов В.И. вработе «Трудовое правоРоссии» кроме этого, приводит обоснованноеотличие отпуска от других видов времени отдыха. Значительный вклад внеслиавторы Орловский Ю.П., Нуртдинова А.Ф., Чиканова Л.А[4], подробно рассмотрев вопрос о стажеработы, дающем право на отпуск. Полезны в исследовании комментарии к Трудовомукодексу. Их авторы в большинстве своем сходятся во мнениях. Среди них следуетвыделить работу Гусова К.Н., так как он наиболее полно осветил вопрос оботпусках без сохранения заработной платы[5].
Особо хотелось бы отметить работы таких специалистов,как Захарова И.В.[6], которая не только очерчивает кругпроблем, связанных с отпусками, но и предлагает решение по некоторым из них.Н.В. Пошерстник и М.С. Мейксин в книге «Заработная плата в современныхусловиях» дали общий обзор основных аспектов темы, но изложили теоретическийматериал просто пересказав законодательство, аналогично и Теплицкой Т.Ю. втруде «Справочник менеджера по кадрам». Хорошо освещены вопросы по документацииХачатуряном Ю.А. в статье «График отпусков» и Паршиной Т.В. «О графике отпускови не только». Работы некоторых других специалистов в основном рассматриваютодни и те же теоретические аспекты, но оригинальных изменений в общую картинупо предоставлению отпусков они не внесли.
К сожалению, на сегодняшний день мы не нашли ни одногоиздания, которое подробно бы расписывало все этапы оформления документов припредоставлении отпусков. Существуют отдельные наработки по узким вопросам, но иони лишь приводят пример оформления, не давая подробного описания документов,этапов их составления и реквизитов. К таким публикациям можно отнести, работыСеверской О. «Как правильно составить приказ о предоставлении отпуска приработе по совместительству?»[7], Венина Г. «Отпуск для новогосотрудника: разъясняем спорные моменты» [8] и некоторые другие.
Новизна исследования. При проведении обзора литературыне было обнаружено научных работ, которые обобщали бы не только правовыеаспекты предоставления отпусков, но и детально рассматривал оформлениедокументации. В большинстве случаев авторы уделяют внимание либо порядкупредоставления отпусков, рассматривая данную тему с юридической точки зрения,либо специализируются только на документировании, упуская юридическую сторону,рассматривая конкретные ситуации. Мы учли все вышесказанное, и попытаемся датьполный обзор как организационно-правовых, так и делопроизводственных аспектовпредоставления отпусков, обобщить уже имеющиеся работы.
Целью исследования мы определяем рассмотрение основныхвопросов документирования процедуры предоставления отпусков работникаморганизации. Задачи ставим следующие:
· изучить порядок предоставленияежегодных оплачиваемых отпусков;
· охарактеризовать порядокпредоставления отпусков без сохранения заработной платы;
· описать порядок предоставления прочихвидов отпусков;
· дать обзор нормативно-методическойбазы;
· пересмотреть составление и заполнениеграфика отпусков;
· уяснить оформление заявлений оботпуске;
· изучить приказ о предоставленииотпуска;
· рассмотреть уведомление об отпуске;
· выявить значимость записки-расчета.
Объектом исследования являются трудовые отношениямежду работником и работодателем, а предметом – документирование процедурыпредоставления отпусков работникам организации.
Отпуск в соответствии с Трудовым кодексом РФ являетсявидом времени отдыха[9]. Вообще же временем отдыха можноназвать время, в течение которого работник свободен от исполнения трудовыхобязанностей и которое он может использовать по своему усмотрению[10]. Под отпуском трудовоезаконодательство понимает время непрерывного отдыха работника с сохранениемместа работы и средней заработной платы. Главное назначение отпуска – отдыхработников с целью восстановления работоспособности. Отпуск отличается отостальных видов времени отдыха своей продолжительностью, которая должнасоставлять не менее 3 календарных дней[11].
Методы. Во время исследования применялись различныекак общенаучные, так и специальные методы. Немаловажную роль при поискедокументов сыграл библиографический метод. С помощью метода классификациирассматривались виды отпусков. При рассмотрении нормативно-правовых документовиспользовался формально-юридический подход. Посредством методов анализа исинтеза сделаны выводы и практические рекомендации. При обилии понятий в темепредоставления отпусков не обойтись без терминологического метода.
Источниковая база по заявленной теме обширна. Правочеловека на отдых закреплено даже в главном законе государства – в статье 37Конституции РФ: «Каждый имеет право на отдых. Работающему по трудовому договоругарантируются установленные федеральным законом продолжительность рабочеговремени, выходные и праздничные дни, оплачиваемый ежегодный отпуск».
В основе российского законодательства об отпусках лежит ратифицированнаяСССР Конвенция Международнойорганизации труда N 52от 1936 г. о ежегодных оплачиваемых отпусках[12].В 1970 г. принята новая (пересмотренная) Конвенция МОТ N 132 «Обоплачиваемых отпусках».
Главную роль среди источников играет Трудовой кодексРФ[13] (далее – ТК РФ), которыйпо большей части устанавливает нормы предоставления отпусков. Именно на этотзакон мы ориентировались при работе. Рассматриваемой теме посвящена отдельная глава 19 «Отпуска». В основном в нейсодержатся нормы, воспринятые из Кодекса законов о труде 1971 г.[14],но они во многом изменены и существенно дополнены. ТК РФ решает вопросы:
1) прав на ежегодный оплачиваемый отпуск;
2) гарантий реализации этого права;
3) видов отпусков;
4) их продолжительности;
5) порядка предоставления;
6) порядка оплаты времени отпуска;
7) другие наиболее существенные вопросы, связанные справом на отпуск и его реализацией.
Статья 114 ТК РФ предусматривает предоставлениеежегодного оплачиваемого отпуска с сохранением места работы (должности) исреднего заработка, закрепляя тем самым наиболее существенные гарантииреального использования работниками права на длительный непрерывный отдых.
Ежегодный оплачиваемый отпуск — это длительныйсвободный от выполнения трудовых обязанностей непрерывный период времени,предоставляемый за работу в течение рабочего года[15].
Также существует множество нормативно-правовых актов,регулирующих предоставление отпуска для отдельных категорий работников — федеральные законы, постановления, приказы, инструкции министерств и другие.
Структура работы построена с учетом основных аспектовпо теме документирования отпусков. Для удобства восприятия материала, онразделен на две части: организационные, правовые вопросы предоставленияотпусков и оформление документации. Соответственно в работе две главы – порядокпредоставления основных видов отпусков и документальное оформление предоставленияотпусков. Первая глава построена на основе самой распространенной классификацииотпусков:
1) ежегодные основные отпуска:
— минимальные;
— удлиненные;
2) дополнительные отпуска;
3) отпуска без сохранения заработной платы;
4) иные отпуска:
— отпуск по беременности и родам;
— отпуск по уходу за ребенком;
— отпуск работникам, усыновившим ребенка;
— отпуск в связи с обучением в учебных заведениях.
В первой главе будет дан обзор основных видовотпусков, предусмотренных законодательством РФ, а именно подробно рассмотреныособенности предоставления каждого из них, причины предоставления,продолжительность, очередность, порядок исчисления, стаж работы и некоторыедругие немаловажные аспекты по данной теме.
Во второй главе рассматриваются вопросы о том, какиминормативно-методическими документами необходимо руководствоваться принепосредственном составлении документов, что требуется, чтобы оформитьдокументы при направлении сотрудника в отпуск, как их заполнить, кто должен ихподписать. Обращаем внимание на то, что конкретные образцы заполнениядокументов рассмотрены на примере Общества с ограниченной ответственностью«Аркада» (основная деятельность — производство и продажа строительныхматериалов и оборудования), а в разделах главы приведены пояснения и замечанияпо документальному оформлению.
Таким образом, разделы второй главы соответствуютсамым важным вопросам, касающимся делопроизводства: нормативно-методическаябаза, график отпусков, заявление об отпуске, приказ о предоставлении отпуска,уведомление об отпуске, записка-расчет о предоставлении отпуска.
Практическая значимость исследования обусловленаактуальностью темы. Работа будет весьма полезна для сотрудников отдела кадров,а также для работников организаций. Проведенное исследование можно использоватьпри изучении курсов «Организация и технология документационного обеспеченияуправления», «Трудовое право», «Кадровое обеспечение управления».
I. ПОРЯДОК ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ ОСНОВНЫХ ВИДОВ ОТПУСКОВ
1.1 Порядок предоставленияежегодных оплачиваемых отпусков
В этом пункте речь пойдет о разновидностях ежегодногооплачиваемого отпуска, порядке их предоставления, продолжительности, продлении,очередности, особенностях исчисления таких отпусков, и о некоторых другихвопросах предоставления этих видов отпусков.
Законодательство не устанавливает каких-либоисключений, которые позволяли бы лишить работников права на отпуск. Независимоот организационно-правовой формы предприятия, срока трудового договора сработниками, а также от того, какая именно работа и на каких условияхвыполняется (полное либо неполное рабочее время; постоянная или срочная работа;совместительство и др.), каждый работник вправе требовать предоставления ему вустановленном порядке ежегодного основного оплачиваемого отпуска, а работодательобязан его предоставить (статья 115 ТК РФ).
Ежегодным отпуск называется потому, что онпредоставляется один раз за каждый рабочий год. Минимальная продолжительностьтакого отпуска 28 календарных дней. Вместе с тем отпуск может быть более 4недель. Увеличение ежегодного основного отпуска осуществляется двумя способами:нормативным путем и договорным.
Существуют отдельные категории работников,продолжительность отпуска которых устанавливается ТК РФ и иныминормативно-правовыми актами более 28 рабочих дней. Речь идет об удлиненномосновном отпуске. Существует также и ежегодный дополнительный отпуск. Онпредоставляется работникам сверх ежегодного основного оплачиваемого отпуска иприсоединяется к основному. Дополнительные оплачиваемые отпуска различаются поих продолжительности, а также по основаниям возникновения и порядкупредоставления.
В соответствии с частью 2 статьи 116 ТК РФ организациис учетом своих производственных и финансовых возможностей могут самостоятельноустанавливать дополнительные отпуска для работников, если иное не предусмотренофедеральными законами. Порядок и условия предоставления этих отпусковопределяются коллективными договорами или локальными нормативными актами.
Итак, по статье 122 ТК РФ оплачиваемый очереднойотпуск предоставляется работнику один раз в течение года у данногоработодателя. Реализовать право на использование отпуска за первый год работыработник может уже через 6 месяцев непрерывной работы в данной организации.
По соглашению сторон оплачиваемый отпуск работникуможет быть предоставлен и ранее полугода работы на предприятии.
До истечения 6 месяцев непрерывной работы оплачиваемыйотпуск по заявлению работника должен быть предоставлен (часть 3 статьи 122 ТКРФ):
· женщинам — перед отпуском побеременности и родам или непосредственно после него;
· работникам в возрасте до 18 лет;
· работникам, усыновившим ребенка(детей) в возрасте до трех месяцев;
· в других случаях, предусмотренныхфедеральными законами.
Ранее до истечения 6 месяцев отпуск за первый год могбыть предоставлен работникам, принятым в порядке перевода. Если до переводасотрудник не проработал в одной организации полгода, то отпуск на новом местеработы мог быть предоставлен по истечении 6 месяцев работы до и после переводав общей сложности. На сегодняшний день сложилась такая ситуация, что вследствиеюридической и имущественной самостоятельности работодателей трудовой стажисчисляется только за работу у одного и того же работодателя. Суммированиетрудового стажа для получения ежегодного оплачиваемого отпуска при переводеработника из одной организации в другую не производится.[16]
Отпуск за второй и последующие годы работы можетпредоставляться в любое время рабочего года в соответствии с очередностьюпредоставления ежегодных оплачиваемых отпусков, установленной в даннойорганизации.
Таким образом, современное трудовое законодательствопредусматривает выход работников в отпуск уже через полгода работы напредприятии, а в исключительных случаях и даже раньше. Мы считаем, чтоустановленные нормы вполне гуманны и приемлемы для российских работников. Длясравнения, по Кодексу законов о труде РСФСР[17],который действовал вплоть до введения ТК РФ, отпуск предоставлялся только поистечении 11 месяцев непрерывной работы в организации, а минимальнаяпродолжительность отпуска была 15 рабочих дней. Более глубокий анализустаревшего законодательства проводить не будем, но даже на первый взгляд ясно,что действующий Трудовой кодекс РФ более благосклонен по отношению к рабочим ввопросах предоставления отпусков.
Еще необходимо немного сказать об исчислении отпусков.Дело в том, что иногда подсчет идет как в календарных, так и в рабочих днях.Как поступать в подобной ситуации кадровикам?
На наш взгляд, ответ на поставленный вопрос может бытьнайден с использованием нормы части второй статьи 112 ТК РФ, согласно которойпри совпадении выходного и нерабочего праздничного дней выходной деньпереносится на следующий после праздничного рабочий день, а также РазъясненияМинтруда России от 29.12.1992 № 5 «О некоторых вопросах, возникающих в связи спереносом выходных дней, совпадающих с праздничными днями» (утвержденопостановлением Минтруда России от 29.12.1992 № 65, в редакции постановленияМинтруда России от 17.01.1994 № 3), которое применяется в настоящее времяпостольку, поскольку не противоречит Трудовому кодексу РФ.
В названном Разъяснении, в частности, указано, что:продолжительность ежегодного отпуска, установленного в рабочих днях,исчисляется по календарю 6-дневной рабочей недели с выходным днем ввоскресенье; в том случае, когда праздничный день совпадает с воскресным ивыходной день переносится на следующий после праздничного рабочий день, приисчислении продолжительности ежегодного отпуска в рабочих днях указанныйдополнительный день отдыха считается выходным днем и в число рабочих дней невключается; при исчислении продолжительности ежегодного отпуска в календарныхднях праздничные нерабочие дни, приходящиеся на период отпуска, в числокалендарных дней отпуска не включаются и не оплачиваются.
Рабочая неделя, в отличие от календарной, имеетпродолжительность 6 дней, то есть не включает воскресенья. Но статьей 120 ТК РФустановлено, что продолжительность отпусков исчисляется в календарных днях имаксимальным пределом не ограничивается. Следует обратить внимание, чтонерабочие праздничные дни[18],приходящиеся на период ежегодного отпуска, не включаются в подсчет. А выходныедни, в том числе и воскресенья, в число календарных дней отпуска включаютсяобязательно.
Поэтому при определении продолжительности отпусков,если очередной отпуск предоставляется в календарных днях, а дополнительный – врабочих, необходимо установить единую продолжительность отпуска в календарныхднях, то есть продолжительность дополнительного отпуска перевести из рабочих –в календарные дни.[19]
Исключение из общего правила об исчислениипродолжительности ежегодных оплачиваемых отпусков в календарных дняхустановлено для работников, заключивших трудовой договор на срок до 2 месяцев,и работников, занятых на сезонных работах. Таким работникам оплачиваемыеотпуска предоставляются из расчета 2 рабочих дня за каждый месяц работы.[20]
Раз уж тема зашла об исчислении отпусков, тогдарассмотрим следующий немаловажный аспект. Право на ежегодный основнойоплачиваемый отпуск возникает у работника с первого дня работы, но дляполучения этого отпуска необходим определенный стаж работы у данногоработодателя. Только при наличии такого стажа работник вправе требоватьпредоставления ему отпуска, а работодатель обязан его предоставить.
Трудовой стаж для получения права на предоставлениеежегодного оплачиваемого отпуска исчисляется, как правило, месяцами. Еслиработник какой-то месяц проработал не полностью, то при предоставленииежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска число дней, составляющееменьше половины месяца, из подсчета трудового стажа исключается, а половина иболее — округляется до месяца.
Трудовой стаж в наиболее общем виде определяется как«время трудовой деятельности работника»[21].Следовательно, он учитывается при предоставлении оплачиваемых отпусков.Согласно части 1 статьи 121 ТК РФ, в него включаются:
1) Время фактической работы, то есть время, когдаработник непосредственно выполнял свои трудовые обязанности, обусловленныезаключенным с ним трудовым договором. Выполнение трудовых обязанностей возможнокак по месту постоянной работы, так и в другой организации (например, принаправлении работника в служебную командировку). Не имеет значения и то, полноелибо неполное рабочее время был занят на работе работник, поскольку работа наусловиях неполного рабочего времени не влечет каких-либо ограничений приисчислении трудового стажа (статья 93 ТК РФ).
2) Время, когда работник фактически не работал, но заним в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовымиактами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором,соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором сохранялосьместо работы (должность), в том числе время ежегодного оплачиваемого отпуска,нерабочие праздничные дни, выходные дни и другие предоставляемые работнику дниотдыха. К таким случаям можно отнести[22]:
· время выполнения работникомгосударственных или общественных обязанностей (переводчика, члена избирательнойкомиссии и т. п.);
· время, когда работник получал пособиепо государственному социальному страхованию в связи с заболеванием (травмой);
· время ежегодных основных идополнительных оплачиваемых отпусков, а также учебных отпусков, отпусков безсохранения заработной платы, общая продолжительность которых не превышает 14календарных дней.
· время нахождения на военных сборах,медицинском освидетельствовании, обследовании или лечении, связанных с воинскимучетом;
· время явки по вызову в органыдознания, предварительного следствия или суд в качестве свидетеля,потерпевшего, эксперта, специалиста, переводчика, понятого; участия в судебныхзаседаниях в качестве присяжного заседателя;
· время нахождения работника вмедицинском учреждении на обследовании, если он по роду деятельности обязан егопроходить;
· дни освобождения от работы доноровдля сдачи крови и предоставляемые затем дни отдыха;
· период отстранения от работыработника, не прошедшего обязательный медицинский осмотр (обследование) не посвоей вине;
· время вынужденного прогула принезаконном увольнении или отстранении от работы и последующем восстановлении напрежней работе;
· время предоставляемых по просьбеработника отпусков без сохранения заработной платы, не превышающее 14календарных дней в течение рабочего года.
При суммировании отпусков без сохранения заработнойплаты, предоставляемых работнику в течение рабочего года, суммируются всепредоставленные работнику отпуска. Иными словами, если общая (суммированная)продолжительность отпусков, предоставленных работнику в течение рабочего года,составляет 14 календарных дней или менее, то в стаж включается все фактическоевремя этих отпусков. Если же общая продолжительность таких отпусков в течениерабочего года превышает 14 календарных дней, в стаж включается только 14календарных дней. Так, например, если в течение рабочего года работникупредоставлялись отпуска на 10, 4 и 8 календарных дней (в общей сложности — 22календарных дня), то в стаж, дающий право на ежегодный основной оплачиваемыйотпуск, будет включено лишь 14 календарных дней.
При этом не имеет значения, с какой целью работникпросит предоставить ему отпуск без сохранения заработной платы (по семейнымобстоятельствам, для ухода за детьми в соответствии со статьей 263 ТК РФ,отдыха, путешествий). Не имеет значения и категория работника, обратившегося сзаявлением о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы(пенсионеры, инвалиды, родители военнослужащих, погибших или умерших вследствиеранения, контузии или увечья, полученных при исполнении военной службы). Так жене имеют значения и случаи, когда работодатель в соответствии со статьей 128 ТКРФ обязан предоставить работнику такой отпуск, например, работающим пенсионерампо старости, инвалидам.
При исчислении стажа работы, дающего право наежегодный оплачиваемый отпуск, продолжительность рабочего дня и рабочей неделизначения не имеет.[23]Лица, занятые неполное рабочее время, получают ежегодный основной оплачиваемыйотпуск на тех же условиях, как и выполняющие аналогичную работу с полнойпродолжительностью рабочего времени. У них будет разным лишь размер оплатывремени отпуска.
В стаж работы, дающий право на ежегодный основнойоплачиваемый отпуск, не включаются (часть 2 статьи 121 ТК РФ):
· время отсутствия работника на работебез уважительных причин, в том числе отстранения от работы на законныхоснованиях, например при появлении на работе в состоянии опьянения;
· время отпусков по уходу за ребенкомдо достижения им установленного законом возраста.
В стаж работы, дающий право на ежегодные дополнительныеоплачиваемые отпуска за работу с вредными и (или) опасными условиями труда,включается только фактически отработанное в соответствующих условиях время.[24]
При этом в счет времени, проработанного впроизводствах, цехах, профессиях и должностях с вредными условиями труда,засчитываются лишь те дни, в которые работник фактически был занят в этихусловиях не менее половины рабочего дня, установленного для работников данногопроизводства, цеха, профессии или должности[25].
Следует отметить, что в связи с вступлением в силу ТКРФ правомерность применения правила о включении в стаж работы, дающий право наежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск, за работу с вредными и (или)опасными условиями труда только фактически отработанного в этих условияхвремени, была подвергнута сомнению. Однако Верховный Суд РФ при рассмотрениигражданских дел по заявлениям Ножкова А.А.[26]и унитарного предприятия «Челябгортранс»[27],основываясь на анализе статьи 117 и части 3 статьи 121 ТК РФ, призналпредписания абзаца 2 пункта 8 и абзаца 1 пункта 12 названной Инструкциисоответствующими ТК РФ.
Как указано в решениях Верховного Суда РФ, анализуказанной нормы не позволяет сделать вывод о том, что работник приобретаетправо на дополнительный оплачиваемый отпуск независимо от продолжительностиработы во вредных условиях труда, поскольку закон специально оговаривает, чтоусловия предоставления данного отпуска утверждаются Правительством РФ с учетоммнения Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовыхотношений. Поскольку в настоящее время нормативный акт по условиямпредоставления дополнительных отпусков Правительством РФ еще не принят, всоответствии с частью 1 статьи 423 ТК РФ по рассматриваемому вопросу продолжаетдействовать оспариваемая Инструкция. Подтверждением вывода о соответствииоспариваемого предписания Инструкции Трудовому кодексу РФ является и частью 3статьи 121 ТК РФ, предусматривающая, что в стаж работы, дающий право наежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска за работу с вредными и (или)опасными условиями труда, включается только фактически отработанное всоответствующих условиях время.[28]
Наряду с этим при рассмотрении заявлениямуниципального унитарного предприятия «Челябгортранс» Верховный СудРФ признал не соответствующими ТК РФ некоторые другие положения Инструкции опорядке применения Списка производств, цехов, профессий и должностей с вреднымиусловиями труда, работа в которых дает право на дополнительный отпуск и сокращенныйрабочий день. В частности:
1) абзац 3 пункта 8, предусматривающий, что в стажработы, дающий право на получение дополнительного отпуска указанным работникам,также включаются:
а) период временной нетрудоспособности;
б) время отпуска по беременности и родам, времявыполнения женщинами легких работ в связи с беременностью, а также времявыполнения женщинами других работ, на которые они были переведены в связи скормлением ребенка грудью или наличием детей в возрасте до одного года;
в) время выполнения государственных и общественныхобязанностей;
2) пятое предложение пункта 9, содержащее указание отом, что в тех случаях, когда у работника право на ежегодный (основной) идополнительный отпуск возникает в различное время, то эти отпускапредоставляются ему одновременно и полностью;
3) указание в абзаце 3 примера к пункту 9 Инструкции отом, что если ежегодный (основной) отпуск предоставляется авансом, то идополнительный отпуск также должен быть предоставлен авансом и полностью;
4) указание в третьем предложении абзаца 4 примера кпункту 9 о том, что при уходе в отпуск рабочему наряду с ежегодным (основным)отпуском должен быть предоставлен дополнительный отпуск в полном размере.
Вместе с тем Верховный Суд РФ признал непротиворечащими ТК РФ положения пункта 10 указанной Инструкции, которыепредусматривают порядок исчисления стажа работы, дающего право надополнительный отпуск за работу с вредными условиями труда, пропорциональнопроработанному в этих условиях времени. Как сказано в решении Верховного Суда РФ,Трудовой кодекс РФ не устанавливает механизма исчисления стажа работы, дающегоправо на дополнительный отпуск. Пунктом 10 Инструкции такой порядок определен иподлежит применению в силу части 1 статьи 423 ТК РФ.
Ежегодный оплачиваемый отпуск продлевается в следующихслучаях:
· временнаянетрудоспособность работника;
· исполнениеработником во время ежегодного оплачиваемого отпуска государственныхобязанностей, если для этого законом предусмотрено освобождение от работы;
· в других случаях,предусмотренных законами, локальными нормативными актами организации.
Статья 125 ТК РФ допускает отзыв из отпуска работника,но только с согласия последнего. Законом не установлено, в каких случаяхдопускается отзыв из отпуска работника. Наиболее часто это происходит попроизводственным причинам.
Если потребовалось отозвать работника из отпуска, емунужно направить письменное уведомление в свободной форме о такой необходимостии получить от него письменное согласие о выходе на работу до окончания срокаотпуска. Неиспользованная в связи с этим часть отпуска должна бытьпредоставлена по выбору работника в удобное для него время в течение текущегорабочего года или присоединена к отпуску за следующий рабочий год.
Не допускается отзыв из отпуска:
· беременныхженщин;
· сотрудниковмоложе 18 лет;
· работников,которые заняты на производстве с вредными или опасными условиями труда.
Немаловажным аспектом в вопросах отпусков являетсяочередность их предоставления. Статья 123 ТК РФ говорит о том, что очередностьопределяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, но существуютотдельные категории работников, которым в случаях, предусмотренных федеральнымизаконами, ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется по их желанию в удобноедля них время. Например: работникам в возрасте до 18 лет (статья 267 ТК РФ),беременным женщинам (статья 260 ТК РФ), работникам, награжденным знаком«Почетный донор России», «Почетный донор СССР»[29],ветеранам Великой Отечественной войны, ветеранам труда[30],чернобыльцам[31]. В отношенииостальных «льготников» закон связывает право на использование отпуска свозникновением определенных обстоятельств или условий. Так, например,работнику, готовящемуся стать отцом или уже ставшему таковым, отпуск предоставляетсявне зависимости от графика отпусков — в период нахождения жены в отпуске побеременности и родам (статья 123 ТК РФ); работник, супруг которого являетсявоеннослужащим, имеет право на использование отпуска в период отпускасупруга-военнослужащего[32];работнику — внешнему совместителю отпуск на работе по совместительству долженвне зависимости от графика отпусков предоставляться в период ежегодного отпускапо основному месту работы (статья 286 ТК РФ). Таким образом, в любойорганизации найдутся лица, которые по закону могут выйти в отпуск в удобное дляних время, остальные же сотрудники предприятия будут вынуждены считаться сграфиком отпусков, составленным отделом кадров. Подробнее об этом документеречь пойдет во II разделе.
Рассмотрим более подробно отдельные виды отпусков.
Исходя из статьи 115 ТК РФ, ежегодные оплачиваемыеотпуска делятся по продолжительности на основные и удлиненные (правда,Н.В.Пошерстник и М.С. Мейксин[33]основной отпуск называют минимальным, но мы будем придерживаться терминологиизаконодательных актов).
Основные отпуска имеют продолжительность 28календарных дней — 4 рабочих недели. Для сравнения, в европейских странахработники имеют право на 27 отпускных дней в году, следовательно, нашизаконодатели гуманнее. Конвенция Международной организации труда № 52 «Оежегодных оплачиваемых отпусках» в 1936 г. вообще установила продолжительность отпуска не менее 6 рабочих дней за год работы. Только в 1970 году былапринята вторая Конвенция Международной организации труда под № 132 «Обоплачиваемых отпусках», которая увеличила минимальную продолжительность отпускадля лиц, работающих по найму, до 3 недель.
28 дней — это минимальная продолжительность отпусков.Меньше быть не может, даже не смотря на то, что человек работает посовместительству или на условиях неполного рабочего времени, трудится в офисе,на производстве или на дому.
Как мы уже сказали выше, отпуск за первый год работыможет быть предоставлен уже по истечении шести месяцев непрерывной работы. Но умногих работодателей возникает вопрос: какой продолжительности? Некоторыеполагают, что на полный отпуск (28 календарных дней) вновь принятые сотрудникине имеют права, так как еще не заработали. Однако следует отметить, что ТК РФне предусматривает предоставление отпусков пропорционально рабочему времени.Поэтому отпуск предоставляется либо полностью, либо частями, при условии, чтостороны (работник и работодатель) достигнут соглашения не только по поводу егоразделения, но и по продолжительности каждой из его частей. Одна из частейдолжна быть при этом не менее 14 календарных дней (часть 1 статьи 125 ТК РФ).
Запрещается непредоставление ежегодного оплачиваемогоотпуска в течение 2 лет подряд (статья 124 ТК РФ). Но это так лишьпредусмотрено законом. В реальности работники отдыхают чаще всего 10-15 дней, а16 % россиян не бывают в отпуске по несколько лет.[34]Частой причиной увольнения является несвоевременно предоставляемый или вообщенепредоставляемый более двух лет отпуск. С одной стороны, руководство просто неможет отказать сотруднику, не использующему очередной отпуск третий год инуждающемуся в отдыхе. Но с другой стороны, работодатель обычно думает нетолько об этом конкретном работнике, но и о будущем своего предприятия в целом,о его развитии и процветании и иногда не в состоянии предоставить отпусксотруднику, потому что его просто некем заменить.
Теперь рассмотрим второй вид ежегодных оплачиваемыхотпусков. Удлиненные отпуска имеют продолжительность более 28 календарных дней.Как правило, люди, имеющие право на такой отпуск, отдыхают от 30 до 56 дней вгоду. Предоставляются они в случаях, предусмотренных ТК РФ и иными федеральнымизаконами. Например, работающим инвалидам работодатель обязан предоставитьежегодный отпуск продолжительностью не менее 30 календарных дней независимо отгруппы инвалидности.[35]А доктора наук, работающие в научном учреждении (организации), финансируемом изфедерального бюджета, каждый год могут отдыхать уже 48 календарных дней.[36] Более полный переченькатегорий работников, имеющих право на удлиненный отпуск, продолжительностьтакого отпуска приведены в Приложении 1, составленном по материалам Т.Ю.Теплицкой[37], Т. Коршунова[38] и действующегозаконодательства. Упущение Т.Ю. Теплицкой я вижу в том, что в ее трудеперечислены не все категории работников, а некоторые нормативно-правовые акты,упомянутые ей, уже устарели (например, в данный момент действует новая редакцияфедерального закона «О государственной гражданской службе»[39]).Но плюсом является то, что материал по данному вопросу изложен в форме таблицы,что удобно для визуального восприятия и изучения. Т.Коршунова, видимо, неставила целью перечислить все категории работников, имеющих право на удлиненныйотпуск, но зато материал расписан более подробно, с учетом изменений. Учитываяданные плюсы и минусы, мы приводим свой вариант таблицы с учетом всех последнихизменений в законодательстве. Данная таблица будет полезна для работниковотдела кадров. Для более точного определения продолжительности удлиненныхотпусков рекомендуем обращаться к нормативно-правовым актам, которые такжеотражены в таблице.
Удлиненные отпуска устанавливаются с целью гарантииработникам более длительного отдыха с учетом возрастных особенностей, условийтруда, состояния здоровья, характера выполняемой работы. Но в жизни, опять же,эта цель не всегда достигается. Дело в том, что статья 126 ТК РФ гласит: «Частьотпуска, превышающая 28 календарных дней, по письменному заявлению работникаможет быть заменена денежной компенсацией». Правда, это правило предусмотреноне для всех категорий работников, исключение составляют беременные женщины,работники, занятые на тяжелых работах и работах с вредными и (или) опаснымиусловиями и несовершеннолетние. Зачастую работники на самом деле не отдыхают, апросто получают дополнительное вознаграждение. В то же время работодательдолжен принимать на работу большее количество работников или требовать отколлектива увеличения нагрузки на время отпуска того или иного работника. Т.Коршунова считает, что в данном случае лучше установить надбавки и доплаты кзаработной плате работников (за исключением несовершеннолетних), а неудлиненные отпуска. Но, на наш взгляд, это не верно: не все работникипользуются возможностью заменить дополнительные дни отпуска денежнойкомпенсацией. Многие люди считают, что самое большое богатство – это здоровье,и его не купишь ни за какие деньги. Поэтому целесообразнее все же оставлятьвыбор за работниками, как и предусмотрено в Трудовом кодексе РФ.
Помимо удлиненных существуют еще и дополнительные ежегодныеоплачиваемые отпуска, которым в Трудовом кодексе РФ посвящено четыре статьи(116-119). Такие отпуска предоставляются работникам, занятых на работах свредными, опасными условиями труда связанных с неустранимым неблагоприятнымвоздействием на здоровье человека вредных физических, химических, биологическихи иных факторов.
Ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска,согласно статье 116 ТК РФ, предоставляются:
· работникам, занятым на работах свредными и (или) опасными условиями труда;
· работникам, имеющим особый характерработы;
· работникам с ненормированным рабочимднем;
· работникам, работающим в районахКрайнего Севера и приравненных к ним местностях;
· в других случаях, предусмотренныхТрудовым кодексом РФ и иными федеральными законами.
Эти отпуска предназначены компенсировать воздействиенеблагоприятных факторов на здоровье работников в процессе выполнения трудовыхфункций, стимулировать и поощрять длительную работу в определенных отрасляххозяйства или в районах страны.
Статья 117 ТК РФ уточняет, что к работам, связанным свредными и (или) опасными условиями труда относятся подземные и открытые (вразрезах и карьерах) горные работы, работы в зонах радиоактивного заражения,другие работы, связанных с неблагоприятным воздействием на здоровье человекавредных физических, химических, биологических и иных факторов. Минимальнаяпродолжительность этих отпусков и условия их предоставления подлежатутверждению Правительством РФ, с учетом мнения Российской трехстороннейкомиссии по регулированию социально-трудовых отношений. Но до сих пор они неутверждены, поэтому, согласно статье 423 ТК РФ, следует руководствоватьсянормами постановлений Госкомтруда СССР и Президиума ВЦСПС от 25.10.1974 №298/П-22 «Об утверждении Списка производств, цехов, профессий и должностей свредными условиями труда, работа в которых дает право на дополнительный отпуски сокращенный рабочий день» и от 21.11.1975 №273/П-20 «Об утвержденииИнструкции о порядке применения Списка производств, цехов, профессий идолжностей с вредными условиями труда, работа в которых дает право надополнительный отпуск и сокращенный рабочий день» (с изменениями, внесеннымирешением Верховного суда РФ от 15.04.2004 №ГКПИ 2004-481)[40].Дополнительный отпуск для данных категорий работников имеет продолжительностьот 6 до 36 рабочих дней.
Отдельным категориям работников, труд которых связан сособенностями выполнения работы, предоставляется ежегодный дополнительныйоплачиваемый отпуск (статья 118 ТК РФ). Перечень категорий работников, которымустанавливается ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск за особый характерработы, а также минимальная продолжительность этого отпуска и условия егопредоставления определяются Правительством РФ. Опять же до настоящего временисоответствующее постановление Правительства РФ не принято, а потомупредоставление ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска за особыйхарактер работы затруднено.[41]Организация может собственным решением определить перечень категорийработников, которым предоставляется указанный дополнительный отпуск, а такжеустановить его продолжительность. В этом случае необходимо руководствоватьсяПостановлением НКТ СССР от 13.02.1928 (!) № 106 «О работниках с ненормированнымрабочим днем».
По данным Н.В. Пошерстника и М.С. Мейксина[42], такой отпускпредоставляется за длительный стаж работы на данном предприятии в некоторыхотраслях народного хозяйства сроком от 3 до 9 дней; государственным служащим ипрокурорским работникам сверх основного удлиненного отпуска – 5, 10 и 15календарных (а судьям – рабочих) дней в зависимости от срока службы. В общем,чем же руководствоваться в данном случае, определить трудно.
Работникам с ненормированным рабочим днем так жепредоставляется ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск по статье 119 ТКРФ. Вообще же ненормированный рабочий день – это режим работы, при которомотдельные сотрудники могут по распоряжению работодателя при необходимостиэпизодически привлекаться к выполнению своих трудовых функций за пределаминормальной продолжительности рабочего времени, то есть больше 40 часов в неделю(статьи 91 и 101 ТК РФ).
Перечень должностей работников с ненормированнымрабочим днем устанавливается коллективным договором или правилами внутреннеготрудового распорядка. Статьей 119 установлена минимальная продолжительностьежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска — 3 календарных дня.Максимальная продолжительность данного отпуска – 12 рабочих дней. Если такойотпуск не предоставляется, то переработка сверх нормальной продолжительностирабочего времени компенсируется работодателем как сверхурочная работа списьменного согласия работника.
Лицам, работающим в районах Крайнего Севера,предоставляются дополнительные оплачиваемые отпуска продолжительностью 24календарных дня, а лицам, работающим в местностях, приравненных к районамКрайнего Севера, — 16 календарных дней в соответствии со статьей 321 ТК РФ (этокроме установленных законодательством ежегодных основного оплачиваемого отпускаи дополнительных оплачиваемых отпусков, предоставляемых на общих основаниях).Так же право на такой отпуск на общих основаниях имеют лица, работающие посовместительству. Дополнительный отпуск предоставляется продолжительностью 8календарных дней в районах Севера, где к заработной плате работниковустановлены районный коэффициент и процентная надбавка к заработной плате.
Некоторым категориям работников в соответствии соспециальным законодательством устанавливаются дополнительные отпуска замногосменный режим работы.
Были перечислены основные категории работников,которые имеют право на ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск. Но статья116 ТК РФ говорит о том, что «работодатели с учетом своих производственных ифинансовых возможностей могут самостоятельно устанавливать дополнительныеотпуска для работников, если иное не предусмотрено Трудовым кодексом РФ и инымифедеральными законами. Порядок и условия предоставления этих отпусковопределяются коллективными договорами или локальными нормативными актами,которые принимаются с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзнойорганизации». Таким образом, многое зависит и от самого работодателя. Еслируководство организации добросовестно относится к своим работникам, ценит их,то по возможности увеличит время отпуска. Но зачастую ситуация складываетсяпротивоположная. Поэтому работник должен быть заранее осведомлен об условияхпредоставления отпуска. То есть еще при заключении трудового договоранеобходимо оговорить все детали, касающиеся данной темы. В случае еслиреализация данной законных прав работника, в том числе и предоставлениеотпусков, не устраивают человека, тогда вообще стоит отказаться от работы вданной организации.
Итак, каждый сотрудник организации имеет право наежегодный оплачиваемый отпуск не менее 28 дней. Реализовать это право можно ужечерез полгода работы в организации. В стаж работы, дающий право на ежегодныйоплачиваемый отпуск, включается в основном фактическое время работы и время,когда работник отсутствовал, но не по своей вине. Исчисление продолжительностиотпусков в большинстве случаев ведется в календарных днях. В некоторых случаях,предусмотренных законодательством, продолжительность отпуска может быть больше– удлиненные и дополнительные отпуска, которые предоставляются отдельнымкатегориям работников. В некоторых вопросах нормативное регулирование оставляетжелать лучшего, так как существуют пробелы в законодательстве, и приходитсяруководствоваться нормативно-правовыми актами не только тридцатилетней, но идаже семидесятилетней давности.
1.2 Порядок предоставленияотпусков без сохранения заработной платы
Кроме рассмотренных выше ежегодных оплачиваемыхотпусков Трудовым кодексом предусмотрены и некоторые другие. Рассмотрим вданном пункте особенности предоставления отпуска без сохранения заработнойплаты.
Например, иногда работнику по семейнымобстоятельствам или другим уважительным причинам необходимы несколько днейотпуска, но ежегодный основной отпуск уже прошел и следующий будет не скоро. Втаких случаях в соответствии с частью 1 статьи 128 ТК РФ работнику можетпредоставляться отпуск без сохранения заработной платы. В каждом конкретномслучае продолжительность такого отпуска определяется по соглашению сторон взависимости от обстоятельств, по которым возникла необходимость в такомотпуске.
Вообще отпуска без сохранения заработной платы можноподразделить на две группы:
1) те, которые даются по усмотрению работодателя, т.е.работодатель вправе отказать работнику в предоставлении отпуска
2) те, которые работодатель обязан предоставитьработнику по его письменному заявлению.
Отпуск без сохранения заработной платы может бытьпредоставлен (по заявлению работника) только при наличии уважительной причины.Поэтому в заявлении работник обязан указать причину, по которой ему необходимотпуск. Является ли причина уважительной, решает работодатель. По сложившейсяпрактике к уважительным причинам, помимо вступления в брак, смерти близкихродственников, относятся проводы сына на службу в армию, отправка детей наотдых в летние лагеря и т.п.
ТК РФ в части 2 статьи 128 приводит основные случаи,когда работодатель обязан предоставить отпуск без сохранения заработной платы,и сроки данных отпусков:
· участникам Великой Отечественнойвойны — до 35 календарных дней в году;
· работающим пенсионерам по старости(по возрасту) — до 14 календарных дней в году;
· родителям и женам (мужьям)военнослужащих, погибших или умерших вследствие ранения, контузии или увечья,полученных при исполнении обязанностей военной службы, либо вследствиезаболевания, связанного с прохождением военной службы, — до 14 календарных днейв году;
· работающим инвалидам — до 60календарных дней в году;
· работникам в случаях рожденияребенка, регистрации брака, смерти близких родственников — до 5 календарныхдней.
Этот перечень работников не является исчерпывающим.Помимо случаев, указанных в нем, работодатель обязан предоставлять отпуска безсохранения заработной платы работникам и в других случаях, предусмотренных ТКРФ, иным федеральным законом или коллективным договором.
В частности:
· работникам, осуществляющим уход задетьми, продолжительностью до 14 календарных дней — в соответствии со статьей263 ТК РФ;
· работникам — Героям Советского Союза,Героям Российской Федерации, полным кавалерам ордена Славы[43],Героям Социалистического Труда и полным кавалерам ордена Трудовой Славы[44] — продолжительностью до3 недель в году в удобное для них время года;
· работникам, допущенным квступительным испытаниям в образовательные учреждения высшего профессиональногообразования, — 15 календарных дней (статья 173 ТК РФ);
· работникам — слушателямподготовительных отделений образовательных учреждений высшего профессиональногообразования для сдачи выпускных экзаменов — 15 календарных дней (статья 173);
· работникам, обучающимся в имеющихгосударственную аккредитацию образовательных учреждениях высшегопрофессионального образования по очной форме обучения, совмещающим учебу сработой, для прохождения промежуточной аттестации — 15 календарных дней вучебном году, для подготовки и защиты выпускной квалификационной работы и сдачиитоговых государственных экзаменов — четыре месяца, для сдачи итоговыхгосударственных экзаменов — один месяц (статья 173 ТК РФ);
· работникам, допущенным к вступительнымиспытаниям в имеющие государственную аккредитацию образовательные учреждениясреднего профессионального образования, — 10 календарных дней (статья 174 ТКРФ);
· работникам, обучающимся в имеющихгосударственную аккредитацию образовательных учреждениях среднегопрофессионального образования по очной форме обучения, совмещающим учебу сраб-той, для прохождения промежуточной аттестации — 10 календарных дней вучебном году, для подготовки и защиты выпускной квалификационной работы и сдачиитоговых государственных экзаменов — два месяца, для сдачи итоговых экзаменов —один месяц (статья 174 ТК РФ);
· ветеранам Великой Отечественнойвойны, ветеранам боевых действий на территории других государств, в том числе иинвалидам — от 2 недель до 1 месяца в году[45].
· работающим в районах Крайнего Севераи приравненных к ним местностях — на время, необходимое для проезда к местуиспользования ежегодного оплачиваемого отпуска и обратно (часть 3 статьи 322 ТКРФ);
· совместителю — если по совмещаемойработе продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска меньшепродолжительности такого отпуска по основному месту работы, на недостающие доэтой продолжительности дни (часть 2 статьи 286 ТК РФ);
· зарегистрированным кандидатам со дняих регистрации соответствующей избирательной комиссией до дня официальногоопубликования общих результатов выборов (работодатель работника-кандидатаобязан освободить его от работы, службы в любой день и на любое время в течениеэтого срока; денежная компенсация зарегистрированному кандидату за этот периодпроизводится избирательной комиссией за счет средств, выделенных на подготовкуи проведение выборов)[46]
· доверенным лицам зарегистрированныхкандидатов, избирательных объединений, избирательных блоков на указанный вышесрок[47].
Следует иметь в виду, что отказ работодателяпредоставить предусмотренный законом отпуск зарегистрированному кандидату,доверенному лицу зарегистрированного кандидата избирательного объединения,избирательного блока для проведения агитационной и иной предусмотренной закономдеятельности, способствующей избранию зарегистрированного кандидата, спискакандидатов, а равно отказ работодателя освободить от работы в установленномзаконом порядке члена избирательной комиссии, комиссии референдума для участияв подготовке выборов, референдума влечет за собой административное наказание ввиде штрафа в размере от одной тысячи пятисот до двух тысяч рублей[48].
Предоставление отпуска без сохранения заработной платыв случаях, когда работодатель обязан это делать по заявлению работника, нелишает этого работника права обратиться к работодателю с просьбой опредоставлении дополнительных отпусков к установленным для него законом другимотпускам без сохранения заработной платы. В таких случаях вступает в силу часть1 статьи 128 ТК РФ[49].
В ряде актов трудового законодательства прямопредусмотрено предоставление отпуска без сохранения заработной платы отдельнымкатегориям работников:
1) государственному служащему по семейнымобстоятельствам и иным уважительным причинам продолжительностью не более одногогода[50];
2) муниципальному служащему на срок не более одногогода, если иное не предусмотрено федеральным законом[51];
3) заболевшему работнику без оформления временнойнетрудоспособности в медицинском учреждении — три дня в течение года безсохранения заработной платы[52].
В законодательстве дан не исчерпывающий переченьслучаев возникновения у работодателя обязанности по предоставлению работникуотпуска без сохранения заработной платы. Данный перечень может быть расширенпутем включения соответствующего условия в коллективный договор с условиемулучшения положения работников, повышающего уровень правовых гарантий для нихпо сравнению с трудовым законодательством. В коллективном договоре могутпоявиться лишь дополнительные категории работников, которые вправе требоватьпредоставления неоплачиваемого отпуска, а также события в жизни работника,позволяющие воспользоваться данным отпуском. Например, право на дополнительныйнеоплачиваемый отпуск может быть предоставлено работникам, длительное времяработающим в организации. Однако и в этом случае отпуск без сохранения заработнойплаты должен предоставляться в интересах работника. При этом для работника,который воспользовался данным отпуском, могут наступать установленныезаконодательством неблагоприятные последствия, к примеру, не включение в стаж,дающий право на ежегодный оплачиваемый отпуск, части отпуска без сохранениязаработной платы, превышающей 14 календарных дней.
Если эти вопросы решены коллективным договором (т.е.работодатель уже выразил свое согласие с данным решением), то отпуск безсохранения заработной платы по приведенным в коллективном договоре причинам ине менее предусмотренной в нем же продолжительности по заявлению работникаработодатель предоставить обязан.
Продолжительность отпуска без сохранения заработнойплаты и количество таких отпусков Трудовым Кодексом не ограничено. Ограничениядействуют, только когда они предусмотрены федеральными законами дляопределенных категорий работников (пример выше).
В остальных случаях продолжительность отпусков безсохранения заработной платы и их количество определяются соглашением междуработником и работодателем (если их продолжительность не определенаколлективным договором).
При этом необходимо помнить, что время предоставленныхотпусков без сохранения заработной платы продолжительностью более 14календарных дней не включается в стаж работы, дающий право на ежегодныйосновной оплачиваемый отпуск (часть 2 статьи 121 ТК РФ).
Отпуск без сохранения заработной платы может бытьприсоединен к ежегодному отпуску работника или использован отдельно какполностью, так и по частям. Нельзя только переносить его на следующий год.
Во всех случаях предоставления отпусков без сохранениязаработной платы, независимо от их назначения и продолжительности, они должныоформляться письменным заявлением работника и приказом (распоряжением) оботпуске, в котором следует указать причину, продолжительность, даты уходаработника в отпуск и последнего дня этого отпуска.
Работник, находящийся в отпуске без сохранениязаработной платы, вправе в любой момент прервать его и выйти на работу, поставивоб этом в известность работодателя.
Это речь шла об отпусках без сохранения заработнойплаты по инициативе работника. Но существует такое понятие, как отпуск безсохранения заработной платы по инициативе работодателя, или так называемый«вынужденный отпуск». Причины такого отпуска могут быть разными:производственные – остановка оборудования, финансовые – отсутствие средств навыплату заработной платы (особенно актуально в связи с экономическим кризисом)или какие-либо другие. Но законодательством такой отпуск не предусмотрен.Отпуск без сохранения заработной платы может быть предоставлен по письменномузаявлению сотрудника (как уже говорилось, по семейным обстоятельствам илидругим уважительным причинам). То есть, инициатива должна исходить только от работника.Принуждение к написанию таких заявлений не допускается.
Не утешительным является тот факт, что вынужденныеотпуска без оплаты или неполной оплаты одна из самых популярных мер по снижениюзатрат, к которым прибегали в экономический кризис работодатели в России (17%)[53].
В связи с экономическим кризисом Российскаятрехсторонняя комиссия по регулированию социально-трудовых отношенийрекомендует работодателям предоставлять отпуска без сохранения заработной платыпо личным заявлениям работников[54].Иными словами, работодателям не рекомендуется отказывать работникам в такомотпуске. Но инициатива должна исходить именно от работника.
К сожалению, зачастую работодатели в связи сотсутствием объема работ издают приказ о направлении работников в отпуск без сохранениязаработной платы. После издания такого приказа работники, как правило, наосновании этого приказа подают работодателю письменные заявления об оформленииотпуска без сохранения заработной платы. В рассматриваемой ситуации отпускпредоставляется не в интересах работника, он обусловлен отсутствием работы.Обязанность по обеспечению работника работой в соответствии с заключеннымтрудовым договором лежит на работодателе, который путем направления работниковв отпуск без сохранения заработной платы снимает ее с себя и перекладываетбремя неблагоприятных последствий на работников. Хотя в подобной ситуациивозникает простой не по вине работника, который должен быть оплачен всоответствии с трудовым законодательством исходя из среднего заработкаработника. Получение от работника заявления не освобождает работодателя отобязанности выполнить перед ним свои обязательства, в частности по оплатевремени простоя.
В соответствии со статьей 9 ТК РФ работодатель невправе заключать с работником соглашения, умаляющие права работников,гарантированные в законодательстве. Издание полномочным представителемработодателя приказа о направлении работников в отпуск без сохранениязаработной платы и получение от работника заявления об оформлении этого отпускаявляется письменной сделкой об отпуске без сохранения заработной платы.
При заключении и реализации данной сделки нарушаютсяследующие права работников[55]:
· право на распоряжение своимиспособностями к труду, так как работник лишается возможности выполнятьизбранную им работу с получением соответствующего вознаграждения.
· право на получение гарантийных выплатна период невыполнения работодателем обязательств по обеспечению работниковработой в соответствии с заключенными трудовыми договорами.
· право на включение периода отпускабез сохранения заработной платы в части, превышающей 14 календарных дней, встаж, дающий право на ежегодный оплачиваемый отпуск. Отпуск без сохранениязаработной платы при отсутствии страховых платежей в течение календарногомесяца может быть исключен и из страхового стажа. Тогда как простой не по винеработника подлежит оплате, время такого простоя включается и в стаж, дающийправо на отпуск, и в страховой стаж.
В связи с изложенным следует сделать вывод о том, чтопри заключении соглашения между работодателем и работником об отпуске безсохранения заработной платы нарушаются перечисленные права работников,гарантированные законодательством, что позволяет признать такое соглашениепротиворечащим трудовому законодательству, в частности статья 9 ТК РФ.
Таким образом, предоставление работникам отпуска безсохранения заработной платы на основании их письменных заявлений, но винтересах работодателя, то есть при отсутствии семейных или иных уважительныхпричин у работника, является нарушением трудового законодательства. Отпуск безсохранения заработной платы должен предоставляться для удовлетворенияпотребностей работника. Удовлетворение потребностей работника предполагаетпредоставление единичных отпусков без сохранения заработной платы отдельнымработникам, заявившим работодателю о наличии у них уважительных причиниспользования данного отпуска. Направление работников в массовом порядке вотпуск без сохранения заработной платы с получением от них заявлений обоформлении такого отпуска, наоборот, свидетельствует об отсутствии уважительныхпричин для предоставления отпуска работникам, а также о простое не по винеработников.
Иногда возникают вопросы: может ли работник,находящийся в режиме простоя, взять очередной отпуск? Предоставление очередныхоплачиваемых отпусков определяется в соответствии с утвержденным графикомотпусков, который обязателен как для работника, так и для работодателя (статья123 ТК РФ). Поэтому, если по графику в указанный период у работниказапланирован отпуск, то работодатель обязан его предоставить. Если работникхочет использовать время отдыха не по графику, то этот вопрос ему следуетсогласовать с работодателем. В большинстве случаев в период простояработодатель с радостью предоставит очередной отпуск работнику. Но опять же – ссогласия сторон.
Если работники не по своей вине не могут выполнятьтрудовые функции, то организация должна оплатить время простоя в размере нениже 2/3 тарифной ставки (оклада).
В случае если на это время работодатель отправляетсотрудников в отпуска без сохранения заработной платы в принудительном порядке,то есть риск быть привлеченным органами Гострудинспекции России кадминистративной ответственности. Должностные лица могут быть оштрафованы на суммуот 1000 до 5000 рублей, юридические лица — на сумму от 30000 до 50000 рублей.Повторное нарушение трудового законодательства в течение года грозитруководителю организации дисквалификацией на срок от одного года до трех лет.[56]
Кроме того, работник имеет право обжаловать действияработодателя в судебном порядке или в комиссии по трудовым спорам.[57] Однако он долженобратиться в суд в течение трех месяцев со дня, когда узнал или должен былузнать о нарушении своего права (статья 392 ТК РФ). В случае пропускаработником указанного срока (без уважительных причин) в иске ему может бытьотказано.
Таким образом, существуют и незаконные виды отпуска.Предоставление «вынужденного отпуска» грозит судебным разбирательством. На нашвзгляд, целесообразнее оплатить 2/3 оклада работнику, чем отправлять его ввынужденный отпуск, и, как следствие, иметь дело с судом. Но, с другой стороны,не каждый сотрудник будет подавать в суд на свое начальство, некоторые незахотят портить отношения с руководством. И зря: не только не воспользуютсясвоими законными правами, но и таким образом поощряют работодателя и дальшеущемлять права работников.
Итак, отпуск без сохранения заработной платы можетбыть предоставлен в любое время по соглашению работника с работодателем. Причиныпредусмотрены ТК РФ, а так же другими нормативно-правовыми актами. Но списокэтот может дополняться в зависимости от обстоятельств. Продолжительность отдыхаможет ограничиваться только федеральными законами. ТК РФ ограничений наколичество дней отдыха без сохранения заработной платы не предусматривает. Также важно помнить о том, что часть отпуска, превышающая 14 календарных дней, невключается в стаж работы, дающий право на ежегодный оплачиваемый отпуск.
А вынужденный отпуск не предусмотрен законом и грозитработодателю административной ответственностью.
В связи с изложенным можно выделить следующиеюридически значимые обстоятельства, доказанность которых позволяет признатьзаконным и обоснованным решение о предоставлении отпуска без сохранения заработнойплаты. Во-первых, наличие добровольного волеизъявления работника напредоставление данного отпуска. Данное обстоятельство подтверждаетсяисключительно письменным заявлением работника.
Во-вторых, должно быть доказано наличиезаинтересованности работника в использовании данного отпуска. Направлениеработников в неоплачиваемый отпуск по инициативе работодателя с оформлениемзаявления работника на предоставление этого отпуска влечет возникновение правана оплату данного времени как простоя не по вине работника.
В-третьих, должно быть доказано отсутствиеобстоятельств, умаляющих права работников, гарантированные в законодательстве.В частности, работодатель не может предоставлять работнику отпуск безсохранения заработной платы большей продолжительности, чем указано в заявленииработника. Продолжительность отпуска без сохранения заработной платы такжедолжна быть определена по инициативе работника.
Недоказанность каждого из перечисленных обстоятельствпозволяет признать решение о направлении работника в отпуск без сохранениязаработной платы незаконным и (или) необоснованным.
1.3 Порядок предоставленияпрочих видов отпусков
Кроме неоплачиваемых и ежегодных оплачиваемыхсуществуют и другие виды отпусков. Рассмотрим основные аспекты ихпредоставления.
Учебный отпуск — основная гарантия, предусмотреннаядля сотрудников, совмещающих работу и учебу. Он предоставляется в календарныхднях независимо от фактической продолжительности работы сотрудника ворганизации и может быть оплачиваемым (с сохранением среднего заработка) илинет.
Работнику, совмещающему работу с обучениемодновременно в двух образовательных учреждениях, гарантии и компенсациипредоставляются только в связи с обучением в одном из этих образовательныхучреждений (по выбору работника).
Какой именно отпуск полагается работнику, зависит:
· от формы обучения — очная, вечерняя,заочная;
· вида образования — среднеепрофессиональное, высшее, послевузовское (докторантура или аспирантура);
· ряда других условий.
Время учебных отпусков включается в стаж работы,дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск. Период учебного отпускаподпадает под следующее определение: «время, когда работник фактически неработал, но за ним сохранялось место работы (должность)».
Оплачиваемый учебный отпуск предоставляетсяработникам, которые учатся:
· в вузах на заочной или очно-заочной(вечерней) форме обучения – статья 174 ТК РФ;
· учреждениях среднегопрофессионального образования (техникум, колледж) на заочной или очно-заочной(вечерней) форме обучения – статья 175 ТК РФ;
· образовательных учрежденияхначального профессионального образования (училище, учебно-курсовой комбинат)независимо от формы обучения – статья 176 ТК РФ;
· вечерних (сменных)общеобразовательных учреждениях (школа, гимназия) независимо от формы обучения– статья 177 ТК РФ;
Организация должна предоставить своему сотрудникуоплачиваемый учебный отпуск, если одновременно соблюдаются три следующихусловия.
Первое — образовательное учреждение имеетгосударственную аккредитацию, которая подтверждается заверенной копиейсвидетельства. Организация может предоставить оплачиваемые учебные отпуска исотрудникам, которые учатся в образовательных учреждениях, не имеющихгосударственной аккредитации. Однако подобное условие необходимо прописать втрудовом или коллективном договоре[58].
Второе — образование данного уровня сотрудник получаетвпервые. Однако работодатель может предоставить оплачиваемый учебный отпуск сотруднику,который получает образование данного уровня во второй раз (например, второевысшее), если сам направил этого сотрудника учиться в соответствии с трудовымили ученическим договором (статья 177).
Третье условие — успешное обучение сотрудника. Считается,что обучение проходит успешно, если работники не имеют задолженности запредыдущий курс (семестр) и к началу сессии они сдали все зачеты, выполнили всеработы по дисциплинам учебного плана по предметам, вынесенным на сессию.
Согласно статье 19 Закона «О высшем и послевузовскомпрофессиональном образовании» от 22.06.1992 для аспирантов и докторантов такжепредусмотрены оплачиваемые учебные отпуска.
Работники, допущенные к вступительным экзаменам васпирантуру, имеют право на 30 календарных дней оплачиваемого учебного отпускас сохранением средней заработной платы[59].Основанием для предоставления отпуска является справка из образовательногоучреждения о том, что в соответствии с решением приемной комиссии сотрудникдопущен к вступительным экзаменам в аспирантуру.
Работники, которые уже учатся в аспирантуре заочно,имеют право на ежегодный оплачиваемый дополнительный отпуск продолжительностью30 календарных дней. Этот отпуск увеличивается на время, которое сотрудникзатратит на проезд от места работы до аспирантуры и обратно[60].Основанием для предоставления таких отпусков является справка изобразовательного учреждения о том, что сотрудник обучается в аспирантуре. Такуюсправку работник должен представлять ежегодно.
Независимо от формы обучения и аспиранты, и докторантыимеют право на оплачиваемый учебный отпуск для завершения диссертаций насоискание ученой степени. Для аспирантов он составляет три месяца, длядокторантов — шесть. Основанием для такого отпуска является письменнаярекомендация ученого совета образовательного учреждения с указанием времени исроков предоставления.
Процедура зачисления в аспирантуру описана в Положениио подготовке научно-педагогических и научных кадров в системе послевузовскогопрофессионального образования в Российской Федерации[61].
В некоторых случаях по заявлению сотрудникаорганизация обязана предоставить ему учебный отпуск без сохранения заработнойплаты (этот вопрос был подробно рассмотрен выше). Такие учебные отпуска такжеисчисляются в календарных днях, а их продолжительность зависит от целей, накоторые эти отпуска будут использованы.
Работодатель обязан предоставить неоплачиваемыйучебный отпуск, если:
· сотрудник впервыеполучает образование данного уровня – статья 177 ТК РФ;
· образовательноеучреждение имеет государственную аккредитацию[62].
Конкретная продолжительность учебных отпусков дляболее подробного изучения представлена в виде таблицы (такая форма удобнее длявосприятия), составленной нами по статьям 173-176 ТК РФ (см. Приложение 2).
Для полного обзора видов отпусков необходимо так жерассмотреть и отпуска, связанные с детьми: отпуска по беременности и родам, поуходу за ребенком, а так же отпуска работникам, усыновившим ребенка.
По статье 255 ТК РФ женщинам по письменному заявлениюи в соответствии с медицинским заключением предоставляются отпуска побеременности и родам. Их продолжительность составляет 70 (в случае многоплоднойбеременности — 84) календарных дней до родов и 70 (в случае осложненных родов — 86, при рождении двух или более детей — 110) календарных дней после родов.Отпуск исчисляется суммарно и предоставляется женщине полностью независимо отчисла дней, фактически использованных ею до родов.
Продолжительность отпуска по беременности и родам дляотдельных категорий женщин увеличена. Так, женщинам, подвергшимся воздействиюрадиации вследствие чернобыльской катастрофы, постоянно проживающим(работающим) на территории зоны проживания с правом на отселение, а такжеженщинам, постоянно проживающим (работающим) в зоне отселения до их переселенияв другие районы, дородовой отпуск предоставляется продолжительностью 90календарных дней с проведением оздоровительных мероприятий за пределамитерритории радиоактивного загрязнения.
Отпуск по беременности и родам предоставляется наосновании больничного листка, выданного соответствующим медицинскимучреждением. Выдача листка нетрудоспособности производится с 30 недельбеременности единовременно продолжительностью 140 календарных дней (70календарных дней до родов и 70 календарных дней после родов).[63]
Перед отпуском по беременности и родам илинепосредственно после него либо по окончании отпуска по уходу за ребенкомженщине по ее заявлению предоставляется ежегодный отпуск независимо от стажаработы. Причем даже при отсутствии требуемого, по общему правилу, 6-месячногостажа работы ежегодный отпуск беременной женщине и женщине, родившей ребенка,должен быть предоставлен в полном размере, а не пропорционально проработанномувремени. В этом случае отпуск предоставляется авансом за первый год работы, всчет которого включается также и отпуск по беременности и родам.
Если женщина не использовала отпуск за истекшийрабочий год, а отпуск по беременности и родам охватывает часть следующего годаработы, то по ее просьбе к отпуску по беременности и родам либо к отпуску поуходу за ребенком должны быть присоединены оба неиспользованных отпуска.
При совпадении ежегодного отпуска с отпуском побеременности и родам ежегодный отпуск по желанию женщины предоставляется послеокончания послеродового отпуска или переносится на другой срок[64].
В период нахождения женщины в отпуске по беременностии родам по желанию ее мужа ему предоставляется ежегодный отпуск независимо отвремени его непрерывной работы в данной организации (статья 123 ТК), чтосоздает предпосылки для лучшего использования женщиной указанного отпуска.
После окончания отпуска по беременности и родам,согласно статье 256 ТК РФ, женщина вправе обратиться к работодателю сзаявлением о предоставлении ей отпуска по уходу за ребенком до достижения имвозраста 3 лет. Такой отпуск может предоставляться не только матери ребенка.Отпуска по уходу за ребенком могут быть использованы полностью или по частямтакже отцом ребенка, бабушкой, дедом, другим родственником или опекуном,фактически осуществляющим уход за ребенком. По их заявлению во время нахожденияв отпусках по уходу за ребенком они могут работать на условиях неполногорабочего времени или на дому.
В случаях, когда право на отпуск реализует мать, тоотпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет предоставляется позаявлению женщины полностью или по частям в пределах установленного срока иоформляется приказом (распоряжением) работодателя.
Если женщина желает прервать отпуск и выйти на работу,то она должна подать заявление об этом. Ее выход на работу также оформляетсяприказом или распоряжением работодателя.
В случае отказа ей в предоставлении прежней работы привозвращении до истечения срока отпуска женщина вправе предъявить в суд иск овосстановлении ее на прежней работе.
При оформлении отпуска по уходу за ребенком додостижения им возраста полутора лет отцу ребенка или лицу, фактическиосуществляющему уход за ним вместо матери, эти лица представляют справку сместа работы (службы) матери ребенка о том, что она не использует указанныйотпуск и не получает ежемесячного пособия на период отпуска по уходу за ребенкомдо достижения им возраста полутора лет. Эти документы вместе со своимзаявлением о предоставлении отпуска по уходу за ребенком отец или другойродственник представляет по месту работы. В аналогичном порядке оформляется иотпуск по уходу за ребенком в возрасте от полутора до трех лет.
На период отпуска по уходу за ребенком, как и во времяостальных отпусков, за работником сохраняется место работы (должность), а времяотпуска по уходу за ребенком засчитываются в общий и непрерывный трудовой стаж,а также в стаж работы по специальности (за исключением случаев досрочногоназначения трудовой пенсии по старости).
Так же предоставляется отпуск работникам, усыновившимребенка, на период со дня усыновления и до истечения 70 календарных дней со днярождения усыновленного ребенка, а при одновременном усыновлении двух и болеедетей — 110 календарных дней со дня их рождения.
По желанию работников, усыновивших ребенка (детей), импредоставляется отпуск по уходу за ребенком до достижения им (ими) возрастатрех лет.
В случае усыновления ребенка (детей) обоими супругамиуказанные отпуска предоставляются одному из супругов по их усмотрению[65].
Женщинам, усыновившим ребенка, по их желанию вместоотпуска работникам, усыновившим ребенка, может предоставляться отпуск побеременности и родам на период со дня усыновления ребенка и до истечения 70календарных дней, а при одновременном усыновлении двух и более детей — 110календарных дней со дня их рождения. Скорее всего, такая процедурапредусмотрена в целях сохранения тайны усыновления.
Наличие в законодательстве отпусков по беременности иродам, по уходу за ребенком зачастую играют решающую роль в том, что беременнымженщинам очень трудно устроиться на новую работу. Нередко работодателиотказываются принять в штат и просто молодых женщин, боясь, что в скоромвремени они могут уйти в отпуск по беременности и родам. Так что наличиепредусмотренных законодательством отпусков для работников имеет двойственноезначение: с одной стороны, отпуска, безусловно, необходимы и любимыработниками, но с другой стороны, факт их существования иногда и отрицательносказывается на работниках, как, например, в рассмотренном случае.
Итак, законом предусмотрены учебные отпуска, отпускапо беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком, отпуск работникам,усыновившим ребенка. Эти отпуска предоставляются при каких-то определенныхобстоятельствах, но иногда факт необходимости их предоставления сказывается отрицательнодля людей при поиске места работы.
II. ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ ОТПУСКОВ
2.1 Нормативно-методическоерегулирование
К сожалению, в области делопроизводства не существуетзаконодательного акта, содержащего систематизированный свод правил работы суправленческой документацией. До сих пор наиболее полным документом остаетсяГосударственная система документационного обеспечения управления, принятаяГосударственной архивной службой еще в 1988г. Этот общегосударственныйнормативно-методический документ включает в себя принципы и правила,устанавливающие единые требования к документированию управленческойдеятельности и организации работы с документами в органах государственнойвласти, а также на предприятиях, в учреждениях и организациях любых формсобственности.
Государственная система документационного обеспеченияуправления содержит единые для всех организаций правила составления иоформления документов, рациональной организации документооборота, созданияинформационно – поисковых систем по документам предприятия, организацииконтроля исполнения документов, составления номенклатуры дел, хранениядокументов в делопроизводстве и подготовки их для передачи на дальнейшеехранение в архив. Таким образом, ГСДОУ включает в себя правила организациивсего цикла работы с документами, начиная от их создания и заканчивая ихотправкой из организации и передачей на дальнейшее хранение.
ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системыдокументации. Унифицированная система организационно–распорядительной документации.Требования к оформлению документов» закрепляет требования по оформлениюдокументов, входящих в систему организационно–распорядительной документации.Эти требования должны в обязательном порядке учитываться органамигосударственной власти и управления, всеми учреждениями, предприятиями,организациями на территории Российской Федерации. Согласно данному стандарту,организационно-распорядительная документация классифицируется на следующие группы:
1) организационнаядокументация (уставы, положения, правила, инструкции, штатные расписания)
2) распорядительнаядокументация (приказы, распоряжения, постановления, решения, указания)
3) информационно-справочнаядокументация (письма, телеграммы, телефонограммы, факсы, акты, протоколы,докладные и служебные записки)
Перечень реквизитов документов, требования к бланкамслужебных документов подробно разобраны в данном ГОСТе. Поэтому правиласоставления и оформления реквизитов, а также место их расположения должнысоответствовать данному государственному стандарту.
Из оговариваемых в ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированныесистемы документации. Унифицированная система организационно–распорядительнойдокументации. Требования к оформлению документов» реквизитов к основным можноотнести следующие:
1. Наименование организации
2. Наименование вида документа
3. Дата документа
4. Регистрационный номер документа
5. Заголовок к тексту
6. Текст документа
8. Подпись
9. Виза согласования документа
Бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующихавтора официального письменного документа.[66] Требования к бланкам служебныхдокументов так же оговорены в ГОСТ Р 6.30-2003. Бланки должны быть изготовленына белой бумаге или бумаге светлых тонов. Устанавливаются два формата бланков –А-4 (210*297 мм) и А-5 (148*210 мм). Бланки документов должны иметь поля неменее 20 мм по левому краю, 10 мм – по правому, 20 мм – по верхнему и 20 мм – по нижнему.
Кроме рассмотренных выше государственного стандарта,существует также принятый в 1998 г. ГОСТ Р 51141 – 98 «Делопроизводство иархивное дело. Термины и определения», утвержденный Постановлением ГосстандартаРФ от 27.02.1998 N28. Установленные в стандарте термины расположены в порядке,отражающем терминологическую систему понятий в области делопроизводства иархивного дела. Для каждого понятия установлен один стандартизированный термин.Наиболее важными терминами для документального оформления предоставленияотпусков являются:
На основании Государственной системы документационногообеспечения управления и государственных стандартов Федеральная архивная службаРоссии и Всероссийский научно–исследовательский институт документоведения иархивного дела разработали Типовую инструкцию по делопроизводству в федеральныхорганах исполнительной власти[67]. Этот документ устанавливает единыетребования к документированию управленческой деятельности и организации работыс документами, рассматривая прием и отправку корреспонденции, учет и исполнениедокументов, осуществление контроля сроков исполнения документов, порядокгруппирования документов в дела и подготовку дел к сдаче в архив, а такжеправила составления и оформления основных документов, образцы которых прилагаютсяк инструкции.
Каждая организации на основе типовой инструкцииразрабатывает свою инструкцию по делопроизводству с учетом своей специфики. Этуинструкцию утверждает руководитель, и она является обязательной для каждогоработника.
Процедура предоставления отпусков работникампредприятия состоит из издания следующих обязательных документов, для которыхсуществуют унифицированные формы, утвержденные Госкомстататом РФ[68]:
· график отпусков
· приказ о предоставлении отпуска
· записка-рассчет о предоставленииотпуска работнику
Вообще же унифицированная форма документа – этосовокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в той илииной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке наносителе информации[69].
При составлении документов необходимо опираться надействующее трудовое законодательство. В первую очередь следуетруководствоваться главой 19 ТК РФ, а также другими федеральными законами,регулирующими предоставление отпусков. Этому вопросу посвящена первая глава.
При предоставлении отпуска также могут издаваться идругие документы, унифицированные формы для которых не существуют, но ихобязательность прямо предусмотрена законодательством. К таким документам можноотнести заявление об отпуске. Если отпуск запланирован графиком, нормативно-правовыеакты не предусматривают обязанность работников подавать заявление о егопредоставлении. Письменное заявление подается тогда, когда работник проситпредоставить отпуск в иное, не предусмотренное графиком время. Например:
· заявление опредоставлении отпуска до истечении 6 месяцев непрерывной работы у данногоработодателя (оговорено статьей 122)
· заявление озамене части ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающей 28 календарных дней,денежной компенсацией (статья 126 ТК РФ)
· заявление о предоставленииотпуска с последующим увольнением (статья 127 ТК РФ)
· заявление опредоставлении отпуска без сохранения заработной платы (статья 128 ТК РФ).
Существуют документы, которые напрямую не упоминаютсяв законодательных актах об отпусках, но на практике издаются в организациях поих усмотрению:
· приказ об отзывеиз отпуска
· приказ оперенесении отпуска
· извещение оначале отпуска
· уведомление оразделении отпуска на части.
Для всех этих документов формы (состав реквизитов)определяются по усмотрению организации.
2.2 График отпусков
Одним из важнейших документов по предоставлениюотпуска является график отпусков. Об этапах его составления и особенностяхоформления пойдет речь в данном разделе.
Напомним, что оформление документа – это проставлениенеобходимых реквизитов, установленных правилами документирования. Реквизитдокумента – обязательный элемент оформления официального документа[70]. Можно дать и более подробноеопределение — обязательные данные или сведения, которые должен содержатьофициальный документ, чтобы обладать подлинной юридической силой, служитьоснованием совершения операций[71].
Итак, график отпусков – это локальный нормативный акторганизации, который определяет очередность предоставления оплачиваемыхотпусков в календарном году сотрудникам организации[72].Исходя из этого определения, назначение графика отпусков следующее:
1)установлениеочередности предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков работникам всоответствии с правилами, действующими на предприятии;
2)информированиесотрудников о планируемом времени предоставления им ежегодных оплачиваемыхотпусков.
Так же составление графика отпусков необходимобухгалтерам для учета расходов на оплату труда. Составить и утвердить графикследует не позднее, чем за 2 недели до наступления календарного года. Этозначит, что график отпусков на 2010 год должен быть утвержден не позднее 17декабря 2009 года. В случае отсутствия графика отпусков или даже при его несвоевременномсоставлении налоговые органы могут исключить из состава затрат расходыорганизаций на оплату отпуска сотрудников[73].Следовательно, несерьезное отношение к составлению этого документа можетсказаться на финансовом состоянии предприятия. Поэтому кадровым службамрекомендуется начинать составление этого документа еще в ноябре. Почему такрано? Потому что оформление происходит в четыре стадии[74]:
1)сбор информации вподразделениях о том, кто из работников и когда желает пойти в отпуск;
2)составлениеграфика с учетом законодательства;
3)непосредственноеоформление документа;
4)подпись уруководителя кадровой службы и первого лица организации.
Сначала необходимо узнать мнение работников о временипредоставления им отпуска. Это можно сделать с помощью специальных анкет, а принебольшом штате достаточно повесить объявление или устно оповестить работников,что до конца ноября они должны подать собственноручно составленные заявленияили записки о предполагаемой дате использования очередного отпуска. В случаенеподачи заявления (анкеты) в установленный срок кадровая служба оставляет засобой право самостоятельно без консультаций с работником определить времяпредоставления отпуска. Но подобные решения нередко оспаривается работниками,особенно если они имеют право на использование отпуска в удобное время.
Поэтому во избежание конфликтов все-таки посоветуемсотрудникам отдела кадров, чтобы пожелания работников организации были выраженыв письменной форме, подтверждались их личными подписями и хранились досоставления графика отпусков на следующий год.
Сделать это можно следующим образом: разработать самимлист опроса, либо использовать унифицированную форму графика отпусков №Т-7 какчерновик, распечатанную для каждого структурного подразделения (графикотпусков, как правило, составляется в структурных подразделениях, затемполученные из подразделений сведения объединяются в сводный график отпусковорганизации)[75].
При составлении документа так же важно помнить:
Первое. Продолжительность отпуска не должна бытьменьше, чем установлено законодательством (статья 115 ТК РФ). Следует обратитьвнимание на сотрудников, которым положен удлиненный или дополнительный отпуск.В случае разделения отпуска на части, хотя бы одна из его частей не должна бытьменьше 14 дней (статья 125 ТК РФ).
Второе. В случае перенесения отпуска с согласияработника на следующий рабочий год отпуск должен быть использован не позднее 12месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется(статья 124 ТК РФ).
Третье. Отпуск не должен начинаться раньше, чемрабочий год, за который он предоставляется. Поэтому необходимо проследить, непроизошло ли у работника при этом смещение рабочего года (например, в связи сиспользованием в течение рабочего года отпуска за свой счет свыше 14календарных дней или отпуска по уходу за ребенком — статья 121 ТК РФ).
Если при составлении графика отпусков у некоторыхработников право на отпуск еще не наступило (со дня приема на работу не прошлошести месяцев), также это следует учитывать. Нельзя забывать про исключения,установленные частью 3 статьи 122 ТК РФ.
Как уже отмечалось, для графика отпусков предусмотренаспециальная унифицированная форма №Т-7[76].С примером ее заполнения можно ознакомиться в Приложении 3. В графе 6указывается конкретная календарная дата начала отпуска, а не месяц, когдаработник планирует использовать отпуск. Если отпуск разбивается на части, то вграфах 5 и 6 унифицированной формы №Т-7 указываются отдельно даты начала каждойчасти отпуска. Необходимо обратить внимание на то, что колонка 7 – «Фактическаядата отпуска» остается незаполненной до выхода работника в отпуск. А колонки 8и 9 – «Перенесение отпуска» могут оставаться пустыми, если сотрудник используетотпуск в соответствии с запланированными изначально в графике датами. В 10-йграфе «Примечания» можно делать отметки, необходимые отделу кадров илибухгалтерии. Например, «отпуск продлен на 7 кал. дн., листокнетрудоспособности» или «отпуск продлен на 14 кал. дн., приглашение из суда».
После заполнения формы №Т-7, происходит согласование иутверждение документа. Обязательным условием является мнение выборного профсоюзногооргана данной организации (если таковой существует на данном предприятии),которое должно быть изложено в письменной форме. Реквизиты этого документауказываются в соответствующих строках формы №Т-7. То есть в левом верхнем углуниже названия организации указываются дата (месяц прописью) и номер протоколазаседания.
Поскольку график отпусков является локальнымнормативным актом организации, то целесообразно согласовать его проект сруководителями структурных подразделений. Свою визу на проекте графика отпусковтакже должен поставить главный бухгалтер организации, поскольку именнобухгалтерия будет отвечать за выплату работникам отпускных. Затем документвизируется руководителем кадровой службы и передается на утверждениеруководителю организации или уполномоченному им лицу. Вне зависимости от того,каким числом руководитель организации утвердил график отпусков, он вступает всилу с 1 января календарного года.
Немаловажным является то, что работники должны бытьознакомлены с готовым графиком, причем, желательно каждого работника ознакомитьпод роспись. Однако в форме №Т–7 не предусмотрена графа, предназначенная дляпроставления подписей самими работниками. Из этой ситуации можно выйтиследующим образом:
Вариант 1. Можно подготовить два экземпляра уведомленияи направить сотруднику. Тонкости оформления будут рассмотрены в соответствующемразделе ниже. На втором экземпляре работник должен поставить отметку ополучении извещения, свою подпись, дату и вернуть его в отдел кадров. Примертакого уведомления см. в Приложении 13, пример трафаретного бланка уведомленияоб отпуске см. в Приложении 14.
Вариант 2. Можно добавить в унифицированную форму Т–7столбец под названием: «Отметка об ознакомлении с графиком». Но вносимыеизменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительнымдокументом организации.
Вариант 3. Приказы о предоставлении отпусков можноиздавать таким образом, чтобы работники были ознакомлены с ними не позднее, чемза 2 недели до начала отпуска. Отметка об ознакомлении предусмотрена в формеприказа об отпуске. Она содержит фразу «С приказом работник ознакомлен», личнуюподпись работника и дату ознакомления. Например, отпуск предоставляется с 18августа 2009 года, с приказом об отпуске работник должен быть ознакомлен непозднее 3 августа 2009 года.
В случае если работник будет предупрежден о началеотпуска позднее, чем за 2 недели, либо ему вовремя не выплатили отпускные, тоработодатель (по письменному заявлению работника) обязан будет перенестиработнику отпуск на другой согласованный с ним срок. При переносе срока отпускана другое время в соответствии со ст. 124 ТК РФ с согласия работника иработодателя (в лице руководителя структурного подразделения предприятия) вграфик отпусков вносятся соответствующие изменения. О внесении измененийруководителем предприятия издается приказ. Таким образом, в качестве основаниядля предоставления отпуска, срок которого был изменен в установленном ТК РФпорядке, является, наряду с заявлением работника на отпуск, приказ о внесенииизменений в график отпусков. Обстоятельства, вследствие которых возникланеобходимость в издании такого приказа, должны быть документально подтверждены.
Таким образом, с сотрудниками, которые работают вкомпании давно, все ясно. Им отпуск предоставляется по графику. А как быть стеми, у которых право на отпуск наступает в текущем календарном году, но вграфике их нет, поскольку приняты они после 17 декабря?
Как правило, отпуска за первый год работы такимсотрудникам предоставляются на основании их личных заявлений. Однако (хотя обэтом в Трудовом кодексе РФ напрямую и не говорится) целесообразнее было бывключать их в график отпусков. Во-первых, потому, что все же дату отпускадолжен определять работодатель с учетом производственных и финансовыхвозможностей компании, а не работник (опять же за исключением случаев,предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами, например,несовершеннолетние, чернобыльцы и так далее). Во-вторых, такой порядокпредоставления отпусков удобен для их учета. В-третьих, включение отпусков вграфик исключает возможность конфликтных ситуаций по поводу сроков ихпредоставления.
Пример. В связи с открытием нового производства поизготовлению напольных покрытий в ООО «Аркада» в январе 2010 года было принятона работу 20 сотрудников. Поскольку право на использование отпуска, согласностатье 122 ТК РФ, у них возникает в текущем году (по истечении 6 месяцев работыв данной организации), инспектор по кадрам подготовила приказ о включении их вграфик отпусков на 2009 год (образец см. в Приложении 11), распределив отпускапо месяцам (начиная с июля 2010 года) таким образом, чтобы не был нарушенпроизводственный процесс. При определении очередности учитывались пожеланиявновь принятых сотрудников и мнение выборного органа первичной профсоюзной организации.
Сотрудников, принимаемых на работу с июля по декабрь,включать в график отпусков текущего года не нужно. Так как право на отпуск уних возникнет только в следующем календарном году, что будет учтено в графикена следующий год[77].
Таким образом, очередность предоставления отпусковопределяется графиком отпусков (унифицированная форма №Т-7), составлениекоторого происходит в 4 этапа. Утверждение должно происходить не позже 17декабря. Работники должны быть ознакомлены с графиком отпусков под роспись, этоможно сделать тремя способами. Сотрудников, принятых в первом полугодии,необходимо включать в график (оформлять это приказом), во втором – нет необходимости.Продление и перенесение отпуска так же отражается в графике отпусков. Такаяпроцедура должна быть основана на приказе и подтвердительных документах.
2.3 Заявление опредоставлении отпуска
Для издания приказов по личному составу, к которымотносятся и приказы о предоставлении отпуска, необходимо наличие в них ссылкина документы-основания. В силу сложившейся традиции любой приказ руководителяорганизации по личному составу издается на основе так называемого инициативногодокумента, который и является основанием для издания самого приказа. В приказеобязательным реквизитом является ссылка на соответствующий документ-основание,при этом указывается наименование документа (заявление), дата и номер, а такженередко должность, инициалы и фамилия автора документа.
В ходе проверок документации по личному составу влюбой организации проверяющие органы могут, помимо самих приказов,инспектировать и документы-основания.
Наиболее массовым документом-основанием являетсязаявление — документ, адресованный должностному лицу учреждения илипредприятия, в котором заявитель излагает свою просьбу к нему[78].
Заявление является личным документом, оформляется начистом листе бумаги в соответствии с установленной предприятием формой(образцом) и подписывается лично человеком, подающим заявление.
Для придания заявлению юридической силы этот документдолжен быть адресован руководителю организации (должностному лицу — представителюработодателя) с указанием его должности, инициалов, фамилии. Заявлениеобязательно должно содержать сведения о его авторе с указанием должности,инициалов и фамилии. Необходимо указание вида документа — слово «заявление».Текст документа должен содержать предмет или причину составления заявления.Кроме того, важнейшими реквизитами заявления являются дата составления исобственноручная подпись работника.[79]
Заявление на отпуск — это документ, содержащий просьбуработника о предоставлении ему отпуска определенного вида и продолжительности.Функциональное назначение рассматриваемого заявления состоит в инициациипроцедуры предоставления работнику отпуска, с последующим изданием приказа опредоставлении отпуска.
За время действия Кодекса законов о труде РСФСР[80] сложилась практика написанияработником заявления на отпуск за две недели до его начала. Такой порядокудобен и кадровой службе, и бухгалтерии. Однако в действующем Трудовом кодексене установлена обязанность работника оформлять этот документ, если его отпускпредусмотрен графиком[81].
Таким образом, заявление на отпуск необходимо писать вследующих случаях:
· предоставлениеотпуска сотрудникам, недавно принятым на работу (отпуск для них не предусмотренв графике, так как он утвержден был раньше)
· предоставлениеежегодного оплачиваемого отпуска тем, кто имеет на него право до истеченияшести месяцев непрерывной работы в организации (часть 3 статьи 122 ТК РФ).
· компенсация частиотпуска, превышающей 28 дней (статья 126 ТК РФ)
· предоставлениенеиспользованного отпуска (или компенсации за него) с последующим увольнением(статья 127 ТК РФ)
· получение всехвидов неоплачиваемых отпусков (статья 128 ТК РФ)
· предоставлениеучебного оплачиваемого отпуска (статья 173,174 ТК РФ)
В заявлениях на отпуск в тексте обязательно указаниевида отпуска, периода работы, за который он предоставляется, даты начала иокончания отпуска.
Важным моментом так же является то, что при подготовкезаявления о предоставлении отпуска к нему обязательно следует приложитьдокументы, подтверждающие обоснованность обращения заявителя:
1. отпуск по беременности и родам — листокнетрудоспособности;
2. отпуск в связи с рождением ребенка (по уходу заребенком) — свидетельство о рождении ребенка;
3. учебный отпуск — справка-вызов из образовательногоучреждения;
4. отпуск за стаж работы (предоставляется отдельнымкатегориям работников в соответствии с федеральным законодательством) — справкао подтверждении стажа (выписка из личного дела).
Форма заявления на отпуск предусмотрена вУнифицированной системе организационно-распорядительной документации[82]. Пример оформлениязаявлений приведен в Приложениях 4, 5. Рассмотрим подробнее оформлениепоследнего.
Заявление на отпуск должно обязательно содержать следующиереквизиты:
1)адресат — руководитель организации с указанием его должности, фамилии и инициалов(например, директору ООО «Аркада» Ткачеву А.В.)
2)автор — должность, структурное подразделение, инициалы и фамилия (водителяэлектропогрузчика цеха №3 Петрова Д.М.)
3)название видадокумента (ЗАЯВЛЕНИЕ)
4)текст
5)подпись (Д.М.Петров)
6)дата (31 мая 2010г.)
В тексте указывается вид отпуска (ежегодныйоплачиваемый), дата ухода в отпуск (с «28» мая 2010 года по «01» июня 2010года), его продолжительность (5 дней), основание для получения отпуска (листокнетрудоспособности от 26.05.2010 №285, выданный Городской больницей №2).
Многие организации разрабатывают для заявления опредоставлении отпуска трафаретный бланк, в котором работник заполняет толькопеременные данные. В Приложении 6 можно ознакомиться с примером такого бланка(мы доработали предложенный вариант).
Заявление пишется в одном экземпляре. На заявлениипроставляется виза руководителя структурного подразделения.
Виза – это реквизит, указывающий на согласие илинесогласие должностного лица организации с содержанием документа[83].
В рассматриваемом документе виза будет выглядетьследующим образом: «Не возражаю» начальник цеха №3М.П. Воробьев 31.05.2010.
Таким образом, заявление о предоставлении отпускаявляется одним из оснований для издания приказа о предоставлении отпускаработнику. Написание заявления необходимо в случаях, не предусмотренныхграфиком отпусков (так как график уже сам по себе является достаточнымоснованием для издания приказа). К заявлению необходимо прилагать документы,подтверждающие право работника на соответствующий отпуск.
2.4 Приказ о предоставленииотпуска
После утверждения графика отпусков следующим этапомдокументального оформления отпусков в общем случае является издание приказа опредоставлении отпуска работникам организации.
Вообще же приказ относится корганизационно–распорядительным документам, то есть к виду письменногодокумента, в котором фиксируют решение административных и организационныхвопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения ирегулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий и организаций,их подразделений и должностных лиц.[84] Приказ является одним из самых распространенныхвидов распорядительных документов, которые издаются администрацией всехорганизаций.
Необходимо напомнить, что согласно государственномустандарту приказом называется правовой акт, издаваемый руководителемучреждения, действующего на основе принципа единоначалия в целях разрешенияосновных и оперативных задач, стоящих перед данным учреждением[85].
Приказ о предоставлении отпуска — это документ, наосновании которого фиксируется факт предоставления работникам предприятияотпусков[86]. Приказ на отпуск издаетсяруководителем предприятия, а распоряжение о предоставлении отпусков — другимиуполномоченными руководителем предприятия должностными лицами. В соответствии с Общероссийским классификаторомуправленческой документации (введен в действие с 1 июля 1994 г.[87]) и Методическими рекомендациямиВНИИДАД (2002 г.) к числу документов, сопровождающих издание приказа(распоряжения) о предоставлении отпуска, относятся:
· график отпусков;
· заявление о предоставлении отпуска;
· записка-расчет о предоставленииотпуска работнику.
Отметим, что заявление о предоставлении отпусканеобходимо в тех случаях, когда работник выходит в отпуск в иное время, не совпадающеес графиком отпусков.
Уточним, что приказом документируется фактпредоставления как основного (ежегодного оплачиваемого) отпуска, так и другихвидов оплачиваемых и неоплачиваемых отпусков. Порядок предоставления отпусковработникам предприятия — их виды, продолжительность, размер, очередность,исчисление и др. — определяется в соответствии с главой 19 ТК РФ, а такжеположениями других нормативно-правовых актов, локальных актов организации итрудовых договоров, заключенных с соответствующими работниками. Данный вопросбыл подробно рассмотрен в предыдущей главе.
В соответствии с Указаниями по применению и заполнениюформ первичной учетной документации по учету труда и его оплаты[88] приказы составляются работникомкадровой службы или уполномоченным им на это лицом, подписываются руководителеморганизации или уполномоченным им на это лицом, объявляются работнику подрасписку. На основании приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска делаютсяотметки в личной карточке работника (форма №Т-2 или №Т-2ГС(МС), лицевом счете(форма №Т-54 или №Т-54а) и производится расчет заработной платы, причитающейсяза отпуск, по форме №Т-60 «Записка — расчет о предоставлении отпускаработнику». Образец заполнения раздела VIII «Отпуск» личной карточки работника приведен вПриложении 7. В эту часть документа необходимо внести сведения из приказа(распоряжения) о предоставлении отпуска, составление которого рассмотрено ниже,поэтому подробно рассматривать заполнение личной карточки работника мы небудем.
Как правило, оформление проекта приказа опредоставлении отпуска производится с применением унифицированных форм №Т-6 иТ-6а, которые предусмотрены Госкомстатом РФ[89]. При этом унифицированная форма №Т-6применяется для документирования факта предоставления отпуска одному работнику,тогда как унифицированная форма №Т-6а — для документирования фактапредоставления отпуска двум и более работникам. То есть кадровая службаорганизации имеет возможность оформить в приказе за одной датой и однимрегистрационным номером факт предоставления отпуска нескольким работникам.Какую форму использовать, решает сама организация. Недостаток формы №Т-6а втом, что ее использование не всегда удобно, так как предусмотрено мало местадля внесения сведений. В то же время форма №Т-6а значительно сокращаетколичество издаваемых приказов, что упрощает документооборот предприятия.
Примеры оформления приказов о предоставлении отпускаприведены в Приложениях 8 (Приказ о предоставлении отпуска работнику, форма№Т-6), 9 (Приказ о предоставлении отпуска работникам, форма №Т-6а), 10 (Приказо предоставлении отпуска без сохранения заработной платы как работающему посовместительству форма №Т-6), 11 (Приказ о внесении изменений в графикотпусков). Мы подробно рассмотрим оформление первого из них.
Приказы бывают двух видов: по основной деятельности ипо личному составу. Приказ о предоставлении отпуска работникам ООО «Аркада»является приказом по личному составу, оформляется на общем бланке с продольнымрасположением реквизитов. Издан такой приказ должен быть издан заранее, чтобыбухгалтерия могла начислить по нему и выплатить отпускные не позже, чем за 3дня до начала отпуска (статья 136 ТК РФ). Подписанный руководителем предприятияприказ объявляется работнику под роспись. Оформление приказа производится всоответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003.
Рассмотрим обязательные реквизиты, используемые вприказе о предоставлении отпуска.
1. Код организации проставляют по Общероссийскомуклассификатору предприятий и организаций (ОКПО). Эти данные можно взять вбухгалтерии (для ООО «Аркада» — 811613)
2. Код формы документа проставляют по Общероссийскомуклассификатору управленческой документации (ОКУД) – 0301005.
3. Наименование организации должно соответствоватьнаименованию, закрепленному в ее учредительных документах — ООО «Аркада».
4. Наименование вида документа. Типовая инструкция поделопроизводству в федеральных органах исполнительной власти устанавливаетособые правила оформления реквизита «Наименование документа». Слово «ПРИКАЗ»[90] печатается прописными буквами,выделяется полужирным шрифтом.
5. Датой приказа является дата его подписания. Датудокумента оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц,год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделеннымиточкой; год — четырьмя арабскими цифрами – 05.02.2010.
6. Регистрационный номер документа – №03-54. В данномслучае первая часть номера (03) означает номер структурного подразделения,издавшего приказ, а вторая часть номера (54) – порядковый номер документа.
7. Заголовок к тексту включает в себя краткоесодержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием видадокумента. То есть должен отвечать на вопросы о чем (о ком)? Точка в концезаголовка не ставится.
Приказ (о чем?) о предоставлении отпуска работнику
8. Текст документа должен содержать достоверную иаргументированную информацию, изложенную ясно, убедительно, кратко[91]. Текст приказа должен быть составленна государственном языке Российской Федерации, то есть на русском, в двухчастях: констатирующей и распорядительной. Первую часть разрешается опускать.
Текст унифицированной формы Т-6 начинается с фразы:“Предоставить отпуск”, затем указываются в дательном падеже фамилия, имя,отчество работника (Сидорову Ивану Петровичу). В форме №Т-6 предусмотрена графадля табельного номера работника, ее указываем в соответствии со штатнымрасписанием организации (32). Далее пишется наименование структурногоподразделения, где работник трудится (Цех №1), его должность (специальность,профессия), обозначенные в трудовом договоре, в приказе о приеме работника, аесли он был переведен, то в изменении к трудовому договору и приказе о переводе(начальник цеха). Указывая эти данные, кадровикам следует использовать личнуюкарточку работника. Затем заполняется графа «за период работы», то естьпроставляется начальная и последняя дата рабочего года, за который работникимеет право на отпуск (с 28 февраля 2009 г. по 27 февраля 2010 г.) Далее нужнозаполнить в соответствии с видами отпусков, установленных ТК РФ, пункты А, Б,В, представленные в унифицированной форме Т-6. л
В пункте А необходимо указать количество календарныхдней, если предоставляется ежегодный основной оплачиваемый отпуск (28), а также даты начала и окончания отпуска (с 01 марта 2010 г. по 29 марта 2010 г.)Напоминаем, что нерабочие праздничные дни (в данном случае – 8 марта) вколичество календарных дней отпуска не включаются, поэтому отпуск длится не по28, а по 29 марта.
Пункт Б заполняется в случае, если работникупредусмотрен ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск, учебный, безсохранения заработной платы или какой-либо другой. В нашем случае эта графаостается пустой (можно поставить прочерки), так как никакие другие видыотпусков Сидорову И.П. не предоставляются.
В пункте В необходимо прописать общее количествокалендарных дней отпуска, то есть сумму дней отпуска из пунктов А и Б, а так жевременные рамки, состоящие их конкретных дат. В рассматриваемом примере общееколичество дней отпуска останется равным 28, и временные рамки так же неизменяются (с 01 марта 2010 г. по 29 марта 2010 г.).
9. Подпись – реквизит документа, представляющий собойсобственноручную подпись полномочного должностного лица[92]. В состав этого реквизита входят:
· наименованиедолжности – Вице-президент по работе с персоналом
· личная подпись
· расшифровкиподписи (инициалы, фамилия) – Н.Н. Петрова
Все приказы издаются на основе единоначалия, поэтомуимеют одну подпись – руководителя организации или другого лица, имеющего правоиздания приказов (обычно руководителя организации). В ООО «Аркада» правомподписи приказов по личному составу обладает вице-президент по работе сперсоналом, поэтому в данном документе значится ее подпись.
10. Виза об ознакомлении работника с приказомсодержит:
· слова «С приказомработник ознакомлен»
· личную подпись работника
· дату ознакомления– 10 февраля 2010 г.
Проставления дополнительных удостоверяющих реквизитов(печати) приказ не требует.
Это общие рекомендации по оформлению приказа опредоставлении отпуска работнику. Но встречаются и частные случаи, которые вызываютзатруднения у кадровых работников.
Например, как правильно составить приказ опредоставлении отпуска при работе по совместительству? В организации менеджеромпо продажам работает внешний совместитель. Ежегодный оплачиваемый отпуск поосновной работе у него составляет 36 календарных дней, а на работе посовместительству 28 календарных дней. Как правильно составить приказ опредоставлении отпуска при работе по совместительству на 8 календарных дней?[93]
Ежегодные оплачиваемые отпуска предоставляютсясовместителям одновременно с отпуском по основной работе. Если на работе посовместительству продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска работникаменьше, чем продолжительность отпуска по основному месту работы, тоработодатель по просьбе работника предоставляет ему отпуск без сохранениязаработной платы соответствующей продолжительности (часть 2 статьи 286 ТК РФ).
Приказ о предоставлении отпуска при работе посовместительству будет выглядеть как показано в Приложении 10. То есть пункт А- ежегодный основной оплачиваемый отпуск — остается пустым (можно поставитьпрочерки). В пункте Б делаем запись о виде предоставляемого отпуска «безсохранения заработной платы в соответствии со ст. 286 ТК РФ как работающему посовместительству», указываем количество календарных дней (8) и сроки (с 01сентября 2009 г. по 08 сентября 2009 г.). Остальные реквизиты оформляются какобычно, сложностей особых с этим быть не должно. Пример выше.
Срок хранения приказов — 75 лет[94].
Итак, основанием предоставления отпуска являетсяприказ (распоряжение) руководителя предприятия, для которого предусмотрены двеунифицированные формы Т-6 и Т-6а. Он относится к приказам по личному составу, атак же к организационно – распорядительным документам, следовательно,используются реквизиты, характерные для всех организационно – распорядительныхдокументов. Оформляется на общем бланке с продольным расположением реквизитов сучетом требований ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации.Унифицированная система организационно–распорядительной документации.Требования к оформлению документов».
2.5 Уведомление об отпуске
Уведомление — это документ, которым работодательсообщает работнику официальную информацию о каких-либо изменениях в трудовыхотношениях.
Уведомление относится к документам, которые не имеютофициального статуса — этот документ не включен в Общероссийский классификаторуправленческой документации, ни один нормативный документ межотраслевогодействия не содержат правил составления и оформления уведомления. В то же времяТрудовой кодекс предусматривает обязательное направление работнику письменногоуведомления работодателя в целом ряде случаев, в том числе и при предоставленииежегодных оплачиваемых отпусков.
Уведомление об отпуске — это документ, основная задачакоторого извещение (предупреждение) работника о времени начала ежегодногооплачиваемого отпуска[95]. В форме уведомления работодательтакже может предложить работнику разделить отпуск на части, что предусмотреностатьей 125 ТК РФ. С примером такого уведомления можно ознакомиться вПриложении 12.
В соответствии со статьей 123 ТК РФ работник долженбыть уведомлен о времени начала ежегодного оплачиваемого отпуска не позднее,чем за две недели до установленной графиком отпусков даты начала отпуска.Уведомление об отпуске не нужно составлять в том случае, если работник идет вотпуск по заявлению.
Предупреждение об отпуске следует направлять работникуперсонально и в письменной форме[96].
Допускается уведомление работников одного структурногоподразделения об установленных датах начала отпусков под роспись в рабочейтетради руководителя структурного подразделения (с соблюдением вышеуказанногосрока).
Несвоевременное предупреждение работника о дате началаотпуска дает основание для переноса отпуска на другой срок.
В случае отказа работника от ознакомления суведомлением составляется соответствующий акт.
Для того чтобы уведомление обладало юридической силой,необходимо соблюдать следующие требования[97] (образец см. в Приложении 13):
1)документ долженсодержать наименование организации (предприятия) и необходимые данные,позволяющие ее идентифицировать (Общество с ограниченной ответственностью «Аркада»);
2)документ долженбыть адресован работнику с указанием его должности, инициалов, фамилии и адресапроживания, если документ направляется по почте (Менеджеру отдела продаж Скворцову И.И.);
3)документ долженбыть зарегистрирован, и его дата должна соответствовать требованиямзаконодательства (то есть дата регистрации должна быть не позднее двух недельдо начала отпуска уведомляемого работника – более чем за 2 недели до 01 июня2010 г. – 14 мая 2010 г.№17);
4)текст уведомлениядолжен содержать сообщение о предстоящих действиях работодателя со ссылкой надокументы, статьи законодательства., а также последствия этих действий дляработника (Всоответствии с графиком отпусков ООО «Аркада» на 2010 год и руководствуясьстатьей 123 Трудового кодекса РФ, извещаем Вас о начале ежегодного основногооплачиваемого отпуска с 01 июня 2010 года продолжительностью 28 календарныхдней);
5)документ долженбыть подписан работодателем (руководителем организации) или его заместителем,имеющим на то полномочия с указанием его должности, инициалов и фамилии (Вице-президент по работе с персоналомН.Н. Петрова).
При несоблюдении этих рекомендаций уведомление можетоказаться лишенным юридической силы и уже не сможет быть доказательствомпредупреждения работника о предстоящих действиях работодателя.
На многих предприятиях уведомления оформляютвнутренним документом, который содержит указание должности, фамилии, имени,отчества работника, текст с информацией о предстоящих изменениях, но непроходит регистрацию и не имеет номера. Нередко встречаются случаи, когдаподписывают уведомления должностные лица, которые не являются уполномоченнымипредставителями работодателя. Оформленные таким образом уведомления могутвызвать замечания проверяющих, например, Гострудинспекции. Однако самымсерьезным аргументом следует считать то обстоятельство, что при возникновениитрудового спора и судебных разбирательствах такие документы не выполнят рольдоказательства.
Для оформления уведомлений представляется наиболеерациональным использовать бланк письма организации, так как он предусматриваетвсе необходимые реквизиты, придает уведомлению официальный характер. Текстуведомлений также целесообразно составлять в соответствии с рекомендациями посоставлению информационных писем: в первой части изложить условия или причины,а во второй — предложения или решения.
Существенно важно адресование документа. Уведомлениеможет быть направлено по почте на тот адрес, который работник сообщилработодателю. В этом случае документ отправляется заказным письмом суведомлением о вручении, копию письма и почтовую квитанцию следует сохранять.
Уведомление может быть вручено работнику лично. В этомслучае документ адресуется должностному лицу. При таком способе ознакомленияработника с уведомлением на нем должна быть оформлена виза ознакомления исогласия (или несогласия) работника с содержанием документа (Уведомлениеполучил И.И. Скворцов). Наличие подписи работника и егоответа на уведомлении делает этот вариант оформления более предпочтительным,чем отправка документа по почте.
Допускается использование заранее составленнойтрафаретной формы, в которой необходимо будет дописать только переменныеданные. С примером такого заранее заготовленного бланка можно ознакомиться вПриложении 14.
Применение трафаретных форм значительно сокращает времяна составление документа и вносит единообразие в документооборот. Необходимопомнить при заполнении, что фамилия, имя, отчества работника, его должность иструктурное подразделение (в правом верхнем углу) пишутся в дательном падеже.
Итак, можно сказать, что основная задача уведомленияоб отпуске — это извещение (предупреждение) работника о времени началаежегодного оплачиваемого отпуска в соответствии с Трудовым кодексом РФ. Чтобыуведомление обладало юридической силой, необходимо грамотно оформить все реквизиты,а именно наименование организации, адресат (с указанием должности, инициалов,фамилии), регистрационный номер и дату, текст (со ссылкой на документы, статьизаконодательства), подпись работодателя. Обязательно наличие визы ознакомленияи согласия (или несогласия) работника с содержанием документа. Только приполном наборе реквизитов уведомление может служить доказательством в судебномразбирательстве.
2.6 Записка-расчет опредоставлении отпуска
На основании приказа работник кадровой службы оформляетзаписку-расчет, поэтому необходимо рассмотреть основные аспекты ее оформления.
Записка-расчет о предоставлении отпуска — этодокумент, предназначенный для подтверждения факта предоставления работникуежегодного оплачиваемого отпуска и подготовки расчета выплат, причитающихся емуза период отпуска[98].
Данный документ также унифицирован Госкомстатом, этоформа № Т-60[99]. Она является двухсторонней. Лицеваясторона заполняется работником кадровой службы, а оборотная сторона — бухгалтером. Начало документа схоже с приказом о предоставлении отпуска,который был рассмотрен выше, здесь особых сложностей быть не должно, поэтомуподробно останавливаться на этом не будем.
Рассмотрим пример заполнения оборотной стороны формы№Т-60 (см. Приложение 15).
При оформлении части ежегодного оплачиваемого отпускав графе «Расчетный период» указывается целый год, даже если он еще не отработансотрудником. В случае оформления отпуска по беременности и родам или по уходуза ребенком графа не заполняется.
В графе 3 «Выплаты, учитываемые при исчислении среднегозаработка» — указывается общая сумма выплат работнику за каждый месяцрасчетного периода, с учетом всех (имеющих место) корректировок. Например, еслив каком-то из месяцев работнику была повышена зарплата, выплачена премия илинадбавка, в соответствующей строке графы необходимо указать ужескорректированную сумму, без приведения расчетов. Чтобы в дальнейшем незапутаться и не забыть на основании чего были произведены расчеты выплат длятого или иного месяца, ниже, после таблицы, можно сделать соответствующиеотметки (например, с какого числа была повышена зарплата, в какой месяцвыплачена премия). Полученная итоговая сумма указывается в графе 3 иприменяется в дальнейшем для расчета среднедневного заработка.
При использовании в расчетах корректировочногокоэффициента, составляется бухгалтерская справка. Унифицированной формы дляданной справки не предусмотрено. Она может быть самостоятельно разработанабухгалтером, но так как бухгалтерская справка является первичным учетнымдокументом, в ней должны содержаться обязательные реквизиты, предусмотренныеЗаконом «О бухгалтерском учете»[100].
При заполнении графы 4 «Количество календарных днейрасчетного периода» необходимо помнить, что при расчете отпускных применяется«условное» число календарных дней, которое в полностью отработанноммесяце составляет — 29,4 дня. В случае не полностью отработанного месяцаприменяется дополнительный расчет, путем деления «условного» числа нафактическое число календарных дней в месяце и умножением на отработанные дни.Например, если работник болел 5 дней в феврале 2010 года, тогда количествоотработанных им дней в феврале составит: (29,4: 28) х (28 — 5) = 24,15 дней.
Графа 5 «Количество часов расчетного периода»заполняется при расчете оплаты отпуска работнику, которому установленсуммированный расчет рабочего времени.
Графа 6 — величина среднего дневного заработкаопределяется путем деления суммы начислений за расчетный период (итоговаястрока графы 3) на количество календарных дней, принимаемых расчетного периода(данные из графы 4 или 5).
Отпускные, подлежащие выплате работнику,рассчитываются путем умножения среднего дневного заработка (графа 6) наколичество дней отпуска (графа 7) и вычитанием из полученной суммы налога надоходы и прочих удержаний.
Подписывать записку-расчет должен работник кадровойслужбы, который заполнял лицевую сторону, и бухгалтер, заполнявший оборотнуюсторону.
Оформление подписи должно соответствовать ГОСТ Р6.30-2003[101], так же как оформление и остальныхобязательных реквизитов – наименования организации, наименования видадокумента, заголовка к тексту, кодов по ОКУД и ОКПО.
Согласно пункту 165 Перечня записку-расчет следуетхранить пять лет[102].
Таким образом, записка-расчет предназначена дляподтверждения факта предоставления отпуска, а так же для расчета выплат,причитающихся работнику при предоставлении отпуска. Заполняется в соответствиис унифицированной формой №Т-60 и сотрудником отдела кадров, и бухгалтером.
В данной главе были рассмотрены основные документы, соформлением которых приходится сталкиваться работникам отдела кадров припредоставлении отпусков. К таким документам относятся график отпусков,заявление об отпуске, приказ о предоставлении отпуска работнику, уведомление оботпуске и записка-расчет о предоставлении отпуска работнику. Порядокпредоставления отпусков регламентируется ТК РФ, главой 19, а так же инымифедеральными законами, затрагивающими предоставление отпусков. Соответственнопри создании документов необходимо руководствоваться их положениями.
Для придания юридической силы документам реквизитыследует оформлять в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системыдокументации. Унифицированная система организационно–распорядительнойдокументации. Требования к оформлению документов». Для некоторых документовформы унифицированы Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 №1, поэтому ихиспользование при составлении документов является обязательным (№Т-6, Т-6а,Т-7, Т-60).
При работе с документами необходимо учитыватьтребования Государственной системы документационного обеспечения управления,инструкции по делопроизводству конкретного предприятия и положения ГОСТ Р51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
Надлежащее оформление документов являетсяподтверждением факта законного предоставления отпусков работникам организации.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
В работе было проведено исследование основныхорганизационно-правовых моментов процедуры предоставления отпусков, а также еедокументального оформления.
Существуют научные работы, которые подробно освещаютотдельные вопросы, но трудов, обобщающих как правовые, так иделопроизводственные стороны процедуры предоставления отпусков работникаморганизации, на сегодняшний день выявлено не было. Поэтому был проанализировани синтезирован опыт, знания отдельных авторов, были проведены новыеисследования. На этой основе сделаны новые выводы.
Так, например, был разработан материал, отражающийполный перечень категорий работников, имеющих право на удлиненный отпуск(Приложение 1). Информация обработана на основе работ Т.Ю. Теплицкой«Справочник менеджера по кадрам», Т. Коршунова «Удлиненные отпуска» идействующего законодательства. Т.Ю. Теплицкая изложила не все категории работников,имеющих право на удлиненный отпуск, а некоторые нормативно-правовые акты,упомянутые ей, уже устарели. Плюсом является то, что материал по данномувопросу изложен в форме таблицы, что удобно для визуального восприятия иизучения. Т.Коршунова перечислила не все категории работников, зато материалрасписан более подробно, с учетом изменений. Принимая во внимание данные плюсыи минусы, был приведен свой вариант таблицы. При этом были учтены последниеизменения в законодательстве, а также для каждой категории работников быласделана ссылка на нормативно-правовой акт для более точного определенияпродолжительности удлиненных отпусков. Данная таблица будет полезна в работесотрудников отдела кадров при оформлении удлиненных отпусков работникамконкретной организации.
Было выяснено, что основным нормативно-правовымдокументом, которым необходимо руководствоваться в первую очередь припредоставлении отпусков, являестя ТК РФ. Многие частные ситуации регулируютсяфедеральными законами в части, не противоречащей ТК РФ.
В соответствии с ТК РФ работник один раз в год имеетправо на основной оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней.Это – «аксиома» законодательства об отпусках. Такой отпуск можно получить ужечерез 6 месяцев работы на предприятии по договоренности с работодателем. Дляотдельных категорий работников предусмотрены удлиненные и дополнительныеотпуска.
При исчислении продолжительности отпусков необходимопомнить, что если очередной отпуск предоставляется в календарных днях, а дополнительный– в рабочих, необходимо установить единую продолжительность отпуска вкалендарных днях, то есть продолжительность дополнительного отпуска перевестииз рабочих – в календарные дни.
В стаж работы, дающий право на ежегодный оплачиваемыйотпуск, включается в основном фактическое время работы и время, когда работникотсутствовал, но не по своей вине.
По уважительным причинам возможно предоставлениеотпуска без сохранения заработной платы. Принуждение работников к написаниюзаявлений об отпуске без сохранения заработной платы незаконно.
Для людей, совмещающих работу с обучением, предусмотреныучебные отпуска. Они бывают как оплачиваемые, так и неоплачиваемые. Основаниемдля предоставления учебных отпусков являются заявление работника исправка-вызов из учебного учреждения.
Наиболее продолжительными являются отпуска, связанныес детьми — отпуска по беременности и родам, по уходу за ребенком, а так жеотпуска работникам, усыновившим ребенка. Последние два могут предоставляться нетолько матери ребенка, но и отцу. Непосредственное предоставление отпускапроизводится на основе грамотно оформленной документации.
Для придания юридической силы документам реквизитыследует оформлять в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системыдокументации. Унифицированная система организационно–распорядительнойдокументации. Требования к оформлению документов». Для некоторых документовформы унифицированы Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 №1, поэтому ихиспользование при составлении документов является обязательным. К такимдокументам относятся график отпусков (форма №Т-7), приказ о предоставленииотпуска работнику и работникам (формы №Т-6 и Т-6а), а так же записка-рассчет(форма №Т-60). Для внесения каких-либо изменений в них предусмотрен особыйпорядок.
Так же при работе с документами необходимо учитыватьГосударственную систему документационного обеспечения управления, инструкцию поделопроизводству конкретного предприятия, разработанной на основе Типовойинструкции по делопроизводству, и положения ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство иархивное дело. Термины и определения».
В ходе рассмотрения нормативно-правовой литературы былвыяснен неутешительный факт, что в области делопроизводства не разработанзаконодательный акт, содержащий систематизированный свод правил работы суправленческой документацией. До сих пор наиболее полным документом остаетсяГосударственная система документационного обеспечения управления, принятая ещев 1988 г. Нормативный документ двадцатилетней давности просто не можетполноценно регулировать все стороны делопроизводственного процесса. К тому жепостоянно вносятся изменения в трудовое законодательство. Такая ситуация вноситнеразбериху в кадровом делопроизводстве и требует скорейшего регулирования.
Работник может выйти в отпуск не в любое время, атолько в заранее запланированное специальным документом. Очередность выхода вотпуск работников организаций фиксируется графиком отпусков. Этот документявляется основанием для издания приказа о предоставлении отпуска работникам.Документирование процедуры предоставления отпусков начинается именно ссоставления графика.
Обычно график составляется по структурнымподразделениям предприятия уполномоченными должностными лицами (при подготовкепроекта документа должны учитываться пожелания работников, имеющих право напредоставление отпуска в удобное для них время). Сотрудник отдела кадровобобщает полученные данные. После этого проект визируется руководителемсоответствующего подразделения, согласуется с выборным представительным органомработников и утверждается руководителем предприятия без издания специальногоприказа. Вводится в действие с 1 января того года, на который составлен,независимо от даты утверждения. Как правило, график отпусков оформляется с применениемунифицированной формы №Т-7.
При составлении графика отпусков сотрудникам отделакадров желательно для ознакомления с документом работниками ввести отдельнуюграфу с помощью организационно-распорядительного документа, либо отдельный листв произвольной форме.
Далее на основе графика отпусков, а в иных случаях,непредусмотренных в нем, на основе заявлений об отпуске и подтвердительныхдокументов издается приказ о предоставлении отпуска работнику. С приказомработники должны быть ознакомлены под роспись. Существуют две унифицированныеформы для приказа о предоставлении отпуска. Рациональнее использовать форму,предназначенную для одного работника (№Т-6), так как это более удобно привнесении данных.
О начале ежегодного оплачиваемого отпуска работника необходимоизвестить в письменной форме за две недели. Для этого можно направлятьработнику уведомление, с которым он должен быть ознакомлен так же под роспись,либо издавать приказ на две недели раньше отпуска.
Сведения из приказа вносятся в раздел VIII «Отпуск» личной карточки работника.После этого необходимо составить записку-расчет о предоставлении отпускаработнику. Этот документ заполняется не только работником кадровой службы, но ибухгалтером. На основании записки-расчета производится выплата отпускных.
Одной из частых причин ущемления прав сотрудниковявляется незнание ими действующего законодательства. Поэтому работникам простонеобходимо изучение хотя бы ТК РФ. Иногда нарушение прав работников происходитне умышленно. Постоянное изменение трудового законодательства приводит кошибкам по незнанию со стороны работников, ответственных за ведение кадровогоделопроизводства. Особенно часто это встречается в небольших фирмах, не имеющихв штате юриста.
Нельзя забывать, что за нарушение законодательства отруде предусмотрены штрафы и санкции. Неверно оформленный документ можетпривести к серьезным правовым последствиям. Даже неграмотно составленноеуведомление о начале отпуска может иметь правовые последствия, которые могутнегативно отразится и на должностном лице, и на деятельности всей организации вцелом. Таким образом, кадровым работникам необходимо всегда быть в курсепоследних изменений в законодательстве, касающемся как предоставления отпусков,так и в целом трудовых отношений.
К сожалению, российская законодательная база имеет ещемножество неурегулированных вопросов, что приводит к неразберихе и вдокументировании процедуры предоставления отпусков работникам предприятий иорганизаций.
Таким образом, в теме предоставления идокументирования отпусков еще очень много направлений для исследования, великкруг неразрешенных проблем. В данной работе были затронуты лишь немногие изних. Каждая из проблем может рассматриваться как отдельная тема для новогонаучного исследования.
СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ
Источники
1. КонституцияРоссийской Федерации от 12.12.1993 (с учетом поправок, внесенных Законами РФ опоправках к Конституции РФ от 30.12.2008 № 6-ФКЗ, от 30.12.2008 № 7-ФКЗ).
2. Закон РСФСР от09.12.1971 «Об утверждении Кодекса законов о труде РСФСР»
3. Закон РФ от15.05.1991 N 1244-1 (ред. от 28.04.2009) «О социальной защите граждан,подвергшихся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС»
4. Закон РФ от15.01.1993 № 4301-1 (ред. от 28.04.2009) «О статусе Героев Советского Союза,Героев Российской Федерации и полных кавалеров ордена Славы»
5. «КодексРоссийской Федерации об административных правонарушениях» от 30.12.2001 №195-ФЗ (ред. от 29.06.2009)
6. «Налоговый кодексРоссийской Федерации (часть первая)» от 31.07.1998 № 146-ФЗ (ред. от26.11.2008, с изм. от 17.03.2009)
7. «Основызаконодательства Российской Федерации об охране здоровья граждан» от 22.07.1993№ 5487-1 (ред. от 30.12.2008)
8. «Трудовой кодексРоссийской Федерации» от 30.12.2001 № 197-ФЗ (ред. от 07.05.2009).
9. Федеральный законот 12.01.1995 № 5-ФЗ (ред. от 29.06.2009) «О ветеранах»
10. Федеральный законот 24.11.1995 № 181-ФЗ (ред. от 28.04.2009) «О социальной защите инвалидов вРоссийской Федерации»
11. Федеральный законот 22.08.96 № 125-ФЗ (ред. от 13.02.2009) «О высшем и послевузовскомпрофессиональном образовании»
12. Федеральный законот 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (ред. от 03.11.2006)
13. Федеральный законот 09.01.1997 № 5-ФЗ (ред. от 28.04.2009) «О предоставлении социальных гарантийГероям Социалистического Труда и полным кавалерам ордена Трудовой Славы»
14. Федеральный законот 08.01.1998 г. № 8-ФЗ (ред. от 20.03.2007) «Об основах муниципальной службы вРоссийской Федерации»
15. Федеральный законот 27.05.1998 № 76-ФЗ (ред. от 14.03.2009) «О статусе военнослужащих»
16. Федеральный законот 12.06.2002 г. № 67-ФЗ «Об основных гарантиях избирательных прав и права научастие в референдуме граждан Российской Федерации» (ред. от 03.06.2009)
17. Федеральный законот 27.07.2004 № 79-ФЗ (ред. от 25.12.2008) «О государственной гражданскойслужбе Российской Федерации»
18. Конвенция № 52Международной организации труда «Относительно ежегодных оплачиваемых отпусков»ратифицирована Указом Президиума ВС СССР от 06.07.1956.
19. ПостановлениеПравительства РФ от 12.08.1994 № 949 «О ежегодных отпусках научных работников,имеющих ученую степень»
20. ПостановлениеМинтруда РФ от 27.06.1996 № 40 «Об утверждении разъяснения «Об отпусках безсохранения заработной платы по инициативе работодателя»
21. Письмо МинтрудаРФ от 19.08.1994 № 1590-РБ «Об отпусках»
22. РазъяснениеМинтруда РФ от 27.06.96 №6 «Об отпусках без сохранения заработной платы поинициативе работодателя»
23. ПриказМинобразования РФ от 27.03.1998 № 814 (ред. от 17.02.2004) «Об утверждении Положенияо подготовке научно-педагогических и научных кадров в системе послевузовскогопрофессионального образования в Российской Федерации»
24. РешениеВерховного Суда РФ от 06.02.2002 г. № ГКПИ2002-30.
25. РешениеВерховного Суда РФ от 15.04.2004 г. № ГКПИ2004-481.
26. Письмо Российскойтрехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений от05.05.2009 № П27-14932-РТК.
27. Постановление ГоскомстатаРФ №1 от 05.01.2004 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетнойдокументации по учету труда и его оплаты»
28. Инструкции опорядке применения Списка производств, цехов, профессий и должностей с вреднымиусловиями труда, работа в которых дает право на дополнительный отпуск исокращенный рабочий день, утв. Постановлением Госкомтруда СССР и ПрезидиумаВЦСПС от 21.11.1975 г. № 273/П-20
29. ГОСТ Р 6.30-2003«Унифицированные системы документации. Унифицированная системаорганизационно–распорядительной документации. Требования к оформлениюдокументов»
30. ГОСТ Р 51141 – 98«Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. ПостановлениемГосстандарта РФ от 27.02.1998 №28)
31. Государственнаясистема документационного обеспечения управления
32. «Общероссийскийклассификатор управленческой документации» ОК 011-93 (утв. ПостановлениемГосстандарта РФ от 30.12.1993 № 299) (ред. от 18.02.2009)
33. Типоваяинструкция по делопроизводству в федеральных, органах исполнительной власти(утв. Федеральной архивной службой России № 68 от 27.11.2000)
34. Перечень типовыхдокументов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроковхранения, 2000.
Литература
35. Басовская Е.Н.,Быкова Т.А., Вялова Л.М. Делопроизводство. – 2003.
36. Бойченко Т. Правона отпуск // Человек и закон. – 2009.- №8. С. 18-21.
37. Венин Г. Отпускдля нового сотрудника: разъясняем спорные моменты // Кадровое дело. – 2009. — №8. С. 5-7.
38. Гаврилов В.О.Оформление трудовых отношений с работниками и реализация их права на отпуск. –2008.
39. Гусов К.Н., БуяноваМ.О., Захаров М.Л., Снигирева И.О., Толкунова В.Н., Тучкова Э.Г. Комментарий кТрудовому кодексу Российской Федерации. — 2008.
40. Доронина Л.График отпусков: исполняем и планируем // Кадровое делопроизводство. – 2008. — №12. С. 37-40.
41. Захарова И.В.Учебные отпуска и другие льготы работникам, обучающимся в образовательныхучреждениях высшего профессионального образования // Справочник кадровика. –2004. – № 3. С. 14-17.
42. Коршунова Т.Удлиненные отпуска // Социальная защита. – 2005. — №7. С. 21-26.
43. Майорова Е.Отпуск поневоле // Управление персоналом.- 2006. — №18. С. 6-7.
44. Миронов В.И.Трудовое право России. – 2004.
45. Пошерстник Н.В.,Мейксин М.С. Заработная плата в современных условиях. — 2003.
46. Орловский Ю.П.,Нуртдинова А.Ф., Чиканова Л.А. 500 актуальных вопросов по трудовому кодексу РФ:комментарии и разъяснения. – 2007.
47. Орловский Ю.П.Комментарий к Трудовому кодексу РФ. — 2009.
48. Пошерстник Н.В.,Мейксин М.С. Заработная плата в современных условиях. — 2003.
49. Северская О. Какправильно составить приказ о предоставлении отпуска при работе посовместительству? // Кадровое дело. — 2008. — №9. С. 27-30.
50. Теплицкая Т.Ю.Справочник менеджера по кадрам. — 2005.
51. Унифицированнаясистема организационно-распорядительной документации. Унифицированные формы,инструкции и методические материалы по их применению. — 1982.
52. Французова Л.И.Вы уже составили график отпусков? Давайте проверим! // Кадровое дело. — 2006. — №12. С. 11-14.
Электронные ресурсы
53. Гуренкова Н.В.Дополнительный ежегодный отпуск // www.vkursedela.ru/article243.
54. Зайцева Т.В. 5ошибок работодателя при предоставлении работнику отпуска // www.pravo-service.ru/standards_work/articles/index.php?article=20
55. Записка-расчет опредоставлении отпуска // www.blanki.ucoz.ru/news/2009-10-06-25
56. Матвеева А.Увольнение в творческий отпуск // РБК daily. — 2010 // www.rbcdaily.ru/2010/03/10/focus/463460
57. Мосейчук М. А.Особые случаи предоставления дополнительных оплачиваемых отпусков // www.ippnou.ru/article.php?idarticle=001372.
58. Паршина Т.В. Ографике отпусков и не только // В курсе дела // www.klerk.ru/law/?49381.
59. Приказ опредоставлении отпуска//www.blanki.ucoz.ru/news/2009-10-05-24.
60. Работник уходит вотпуск // Зарплата. – 2009. – №5 // www.moedelo.info/periodicals/stati-iz-zhurnalov/rabotnik-uhodit-v-otpusk.
61. Санкина Л.В.Документы-основания к приказам по личному составу // www.delo-press.ru/magazines/documents/issue/2007/2/1534.
62. Уведомлениеработника о начале отпуска // www.blanki.ucoz.ru/news/2009-10-05-23.
63. Хачатурян Ю.А. Графикотпусков // www.ippnou.ru /law/0_object4726.html.
64. Энциклопедияделопроизводства и документооборота: Оформление заявления // www.mdi.ru/encycl.php?RubricID=225.
65. Реквизитдокумента // www.glossary.ru/cgibin/gl_sch2.cgi?RUuwszr9w:! kuqzsltyui.
66. Унифицированнаяформа документа // www.otvety.google.ru/otvety/thread?tid
=4d8fbb84a1b65a02&clk=wttpcts.
Приложение1
Таблица 1. Продолжительность удлиненных отпусков. [103]№ п/п Категории работников, виды работ, приоизводств. Продолжительность ежегодного отпуска Нормативно-правовой акт 1 2 3 4 1 Работники в возрасте до 18 лет 31 календ. дн. ТК РФ, ст. 267 2 Работники образовательных учреждений и педагогические работники др. учреждений
42 — 56
календ. дн. Постановление Правительства от 01.10.2002 № 724; ТК РФ, ст. 334 3 Инвалиды не менее 30 календ. дн. 181-ФЗ от 24.11.1995 (в ред.от 28.04.2009) «О социальной защите инвалидов в РФ» 4 Государственные служащие
30-45
календ. дн. 79-ФЗ от 27.07.2004 (в ред. от 25.12.2008) «О государственной гражданской службе» 5 Муниципальные служащие не менее 30 календ. дн. 8-ФЗ от 08.01.1998 (в ред. от 25.07.2002)«Об основах муниципальной службы в РФ» 6 Судьи 30, 45, 51 календ. дн. Закон №3132-I от 26.06.1992 (в ред. от 28.06.2009) «О статусе судей в РФ» 7 Работники прокуратуры
30, 45
календ. дн. Закон № 2202-I от 17.01.1992 (в ред. от 25.12.2008) «О прокуратуре РФ» 8 Сотрудники органов наркоконтроля 30 календ. дн. Указ Президента РФ №613 от 05.06.2003 (в ред. от 26.04.2009) «О правоохранительной службе в органах по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ» 9 Сотрудники милиции 30 суток Закон № 1026-I от 18.04.1991 (в ред. от 26.12.2008) «О милиции» 10 Сотрудники таможенных органов 30 календ. дн. 114-ФЗ от 21.07.1997 «О службе таможенных органов РФ» 11 Члены Совета Федерации, депутаты Госдумы
42
календ. дн. 3-ФЗ от 08.05.1994 (в ред. от 12.05.2009) «О статусе члена Совета Федерации, депутата Государственной Думы Федерального Собрания РФ» 12 Граждане, занятые на работах с химическим оружием
56, 49
календ. дн. 136-ФЗ от 07.11. 2000 (в ред. от 22.08.2004) «О социальной защите граждан, занятых на работах с химическим оружием» 13 Спасатели 30, 35, 40 суток 151-ФЗ от 22.08.1995 (в ред. от 07.05.2009)«Об аварийно-спасательных службах и статусе спасателей» 14 Медецинские работники, работа которых связана сВИЧ 36 календ. дн. Постановление Минтруда РФ от 08.08.1996 №50 «О порядке предоставления льгот работникам, подвергающимся риску заражения ВИЧ приисполнении своих служебных обязанностей» 15 Научные работники, имеющие ученую степень 36,48 раб. дн. Постановление Правительства РФ от 12.08.1994 N 949 «О ежегодных отпусках научных работников, имеющих ученую степень»
Приложение 2
Таблица 2. Продолжительность учебных отпусков.[104]Учебное заведение Форма обучения Курс (класс) Продолжительность отпуска, календарных дней Вечерние (сменные) общеобразовательные - 9 9 - 11 22 Начального профессионального образования - - 30 Среднего профессионального образования вечерняя и заочная 1, 2 30 3, 4 40 государственные экзамены 1 месяц подготовка и защита выпускной квалификационной работы со сдачей госэкзаменов 2 месяца Высшего профессионального образования вечерняя и заочная 1, 2 40 3, 4, 5, 6 50 государственные экзамены 1 месяц подготовка и защита выпускной квалификационной работы со сдачей госэкзаменов 4 месяца