Содержание
Введение 3
1. Оформление реквизитов, размещаемых на рабочемполе документа 5
2. Порядок формирования, оперативного хранения ипередачи дел в архив 14
3. Требования, предъявляемые к оформлению документовпо личному составу 25
4. Язык и стиль делового документа 31
5. Приказ о приеме на работу 40
Заключение 41
Список литературы 43
Введение
Государственная система документационногообеспечения управления (ГСДОУ) – совокупность принципов и правил,устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельностии организации работы с документами в органах государственного управления, напредприятиях (объединениях), в учреждениях и общественных организациях.
ГСДОУ включает в себя основныеположения, нормативные и методические документы по вопросам документационного обеспеченияуправления.
Основная цель ГСДОУ – упорядочениедокументооборота, сокращение количества и повышение качества документов, созданиеусловий для эффективного применения прогрессивных технических средств и технологийсбора, обработки и анализа информации, совершенствование работы аппаратауправления.
Документационное обеспечениеуправления в организации осуществляется специальной службой, подчиненной непосредственноруководителю организации. Должностные лица организаций при работе с документамируководствуются требованиями Основных положений ГСДОУ и принятых нормативных иметодических документов.
Документационное обеспечениедеятельности организаций, действующих в соответствии со специальными положениями,а также порядок работы с секретными документами и документами «ДСП»устанавливаются специальными инструкциями.
Общие требования кдокументам и службам документационного обеспечения являются нормативно-методическойбазой для совершенствования на единой основе документационного обеспечения управленияи повышения его эффективности путем унификации состава и форм документов, повышенияих качества, работ службы документационного обеспечения на базе научнойорганизации труда и внедрения новейших технических средств.
Единые требования ко всемсистемам документации внедряются путем издания государственных, республиканскихи отраслевых стандартов и инструкций по вопросам документационного обеспеченияуправленческой деятельности, учитывающих специфику республики (отрасли), а такжеотраслевых унифицированных систем документации, типовых номенклатур дел,типовых перечней документов с указанием сроков их хранения.
На их основе подведомственныеорганизации разрабатывают нормативные акты, организующие документационное обеспечениеуправления.
1. Оформлениереквизитов, размещаемых на рабочем поле документа
Информация, которуюсодержит ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации,Унифицированная система организационно-распорядительной документации.Требования к оформлению документов», входит в компетенцию заведующихканцелярий, архивов предприятий, юристов, секретарей руководителей и другихспециалистов, работающих с организационно-распорядительной документацией иучаствующих в разработке, оформлении и внедрении нормативных актов в областиделопроизводства организации.
Государственный гербРоссийской Федерации помещают на бланках документов в соответствии сФедеральным конституционным законом «О Государственном гербе РоссийскойФедерации».
Герб субъекта РоссийскойФедерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актамисубъектов Российской Федерации.
Эмблему организации илитоварный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций всоответствии с уставом (положением об организации).
Код организациипроставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
Основной государственныйрегистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии сдокументами, выдаваемыми налоговыми органами.
Идентификационный номер налогоплательщика/кодпричины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами,выдаваемыми налоговыми органами.
Код формы документапроставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации(ОКУД).
Наименование организации,являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию,закрепленному в ее учредительных документах.
Над наименованиеморганизации указывают сокращенное, а при его отсутствии – полное наименованиевышестоящей организации (при ее наличии).
Наименования организацийсубъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языкомРоссийской Федерации (русским) государственный язык субъектов РоссийскойФедерации, печатают на двух языках.
Наименование организациина государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языкерасполагают ниже или справа от наименования на государственном языке РоссийскойФедерации.
Сокращенное наименованиеорганизации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительныхдокументах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают нижеполного или за ним.
Наименование филиала,территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оноявляется автором документа, и располагают ниже наименования организации.
Справочные данные оборганизации включают в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведенияпо усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адресэлектронной почты и др.).
Наименование видадокумента, составленного или изданного организацией, должно быть определеноуставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов,предусмотренным ОКУД (класс 0200000).
Датой документа являетсядата его подписания или утверждения, для протокола – дата заседания (принятиярешения), для акта – дата события. Документы, изданные двумя или болееорганизациями, должны иметь одну (единую) дату.
Дату документа оформляютарабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца имесяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмяарабскими цифрами. Например, дату 5 июня 2003 г. следует оформлять 05.06.2003. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 05 июня 2003 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.06.05.
Регистрационный номердокумента состоит из его порядкового номера, который можно дополнять поусмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией окорреспонденте, исполнителях и др.
Регистрационный номердокумента, составленного совместно двумя и более организациями, состоит изрегистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемыхчерез косую черту в порядке указания авторов в документе.
Ссылка на регистрационныйномер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа,на который должен быть дан ответ.
Место составления илииздания документа указывают в том случае, если затруднено его определение пореквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации».Место составления или издания указывают с учетом принятогоадминистративно-территориального деления, оно включает в себя толькообщепринятые сокращения.
В качестве адресата могутбыть организации, их структурные подразделения, должностные или физическиелица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают передфамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают вименительном падеже.
Документ не долженсодержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим,четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляютсписок рассылки документа.
В состав реквизита «Адресат»может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают впоследовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи. Приадресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовыйадрес. При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалыполучателя, затем почтовый адрес.
Документ утверждаетсядолжностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом.При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа долженсостоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица,утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.
Гриф утверждениядокумента располагают в правом верхнем углу документа.
Резолюция, написанная надокументе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалыисполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения,подпись и дату.
Заголовок к текстувключает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласованс наименованием вида документа.
Заголовок может отвечатьна вопросы:
о чем (о ком)?, например:Приказ о создании аттестационной комиссии;
чего (кого)?, например:Должностная инструкция ведущего эксперта.
К тексту документов,оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.
Отметку о контроле заисполнением документа обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль».
Текст документасоставляют на государственном языке Российской Федерации или на государственныхязыках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательствомРоссийской Федерации и субъектов Российской Федерации.
Тексты документовоформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этихструктур.
При составлении текста ввиде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны бытьвыражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием сглаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете»,«владеете» или «были», «находились» и т.д.). Характеристики, выраженныесловесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.
Графы и строки таблицыдолжны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительномпадеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Еслитаблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны бытьпронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номераэтих граф.
Связный текст, какправило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания,цели составления документа, во второй (заключительной) – решения, выводы,просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительнуючасть (например, приказы – распорядительную часть без констатирующей; письма,заявления – просьбу без пояснения).
В тексте документа, подготовленногона основании документов других организаций или ранее изданных документов,указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации –автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок ктексту.
Если текст содержитнесколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы,подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.
В документах (приказ,распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, атакже документах, адресованных руководству организации, текст излагают отпервого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).
В документахколлегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет»,«решил»).
В совместных документахтекст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).
Текст протокола излагаютот третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»).
В документах,устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений(положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы(акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лицаединственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в составобъединения входят», «комиссия установила»).
В письмах используютследующие формы изложения:
– от первого лицамножественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);
– от первого лицаединственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»);
– от третьего лицаединственного числа («министерство не возражает»).
Отметку о наличииприложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:
Приложение: на 5 л. в 2 экз.
Если письмо имеетприложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листови число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:
Приложение: 1. Положениеоб Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.
2. Правила подготовки и оформлениядокументов Управления
региональногокредитования на 7 л. в 2 экз.
Если приложениясброшюрованы, то число листов не указывают.
Если к документуприлагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличииприложения оформляют следующим образом:
Приложение: письмоРосархива от 05.06.2003 N 02–6/172 и приложение к нему,
всего на 3 л.
Если приложениенаправляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличииоформляют следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.
В приложении краспорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила,инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут«Приложение N» с указанием наименования распорядительного документа, его даты ирегистрационного номера.
Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕN» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение,наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самойдлинной строки.
В состав реквизита «Подпись»входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, еслидокумент оформлен не на бланке документа, и сокращенное – на документе, оформленномна бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия).
Допускается в реквизите «Подпись»центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительносамой длинной строки.
При оформлении документана бланке должностного лица должность лица в подписи не указывают.
При подписании документанесколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой впоследовательности, соответствующей занимаемой должности.
При подписании документанесколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.
При подписаниисовместного документа первый лист оформляют не на бланке.
В документах,составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, аих обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением.
Гриф согласованиядокумента состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовандокумент (включая наименование организации), личной подписи, расшифровкиподписи (инициалов, фамилии) и даты согласования.
Согласование документаоформляют визой согласования документа (далее – виза), включающей в себяподпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы,фамилию) и дату подписания.
Для документа, подлинниккоторого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотнойстороны последнего листа подлинника документа.
Для документа, подлинниккоторого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевойстороны копии отправляемого документа.
Возможно оформление виздокумента на отдельном листе согласования.
Допускается, поусмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.
Оттиск печати заверяетподлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц,фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иныхдокументах, предусматривающих заверение подлинной подписи.
Документы заверяютпечатью организации.
При заверениисоответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляютзаверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личнуюподпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения. Допускаетсякопию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.
Отметка об исполнителевключает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона.Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнеголиста документа в левом нижнем углу.
Отметка об исполнениидокумента и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку надату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или, приотсутствии такого документа, краткие сведения об исполнении; слова «В дело»;номер дела, в котором будет храниться документ.
Отметка об исполнениидокумента и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителемдокумента или руководителем структурного подразделения, в котором исполнендокумент.
Отметка о поступлениидокумента в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступлениядокумента (при необходимости – часы и минуты).
Допускается отметку опоступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.
Идентификаторомэлектронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая влевом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла намашинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые ворганизации.2. Порядок формирования, оперативного хранения и передачи дел вархив
Основные правила работыархивов организаций являются нормативно-методическим документом, определяющимих деятельность. Правила основываются на действующей правовой базе в областиинформации, документационного обеспечения управления и архивного дела,синтезируют опыт отечественного архивного дела, учитывают современные достиженияв применении технических средств и информационных технологий в работе сдокументами.
В целях своевременногоприема архивных документов от структурных подразделений или других источниковкомплектования, обеспечения их учета, сохранности, упорядочения и использованияв соответствии с Правилами и подготовки к передаче документов на постоянноехранение в каждой организации создается архив.
В зависимости от объемадокументов архив создается как самостоятельное структурное подразделениеорганизации или подразделение в составе службы документационного обеспеченияуправления (делопроизводства), осуществляющее прием и хранение архивныхдокументов с целью использования.
На первом этапе архивсовместно с делопроизводственной службой или службой, отвечающей зафункционирование информационных технологий в организации, определяет переченьсистем, тем и проектов, документы которых могут иметь ценность в соответствии собщими критериями экспертизы. В рамках перечня проводится отбор документов напостоянное и временное хранение; перечень утверждается экспертной комиссиейорганизации.
Комплектование архиваорганизации – это систематическое пополнение архива документами структурныхподразделений организации, а также других организаций, являющихся источникамикомплектования архива.
Комплектование архивавключает:
определение источниковкомплектования архива;
определение составадокументов, подлежащих приему в архив;
организация передачидокументов в архив.
Архив организации всоответствии с положением о нем комплектуется делами постоянного, временного(свыше 10 лет) хранения, а также делами по личному составу.
Дела временного хранениясо сроками хранения до 10 лет передаче в архив организации, как правило, неподлежат. Они хранятся в структурных подразделениях организации и по истечениисроков хранения подлежат уничтожению.
Документы личногопроисхождения в архив организации передаются на временное хранение по заявлениюих владельца (собственника) с последующей передачей в государственный архив напостоянное хранение.
В архив передаютсядокументы организаций-предшественников, а также документы ликвидированныхподчиненных организаций.
Номенклатура делпредставляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых вделопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленнойформе.
Номенклатура дел являетсяосновой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет)хранения и основным учетным документом в делопроизводстве, а в архивеорганизации используется для учета дел временного (до 10 лет включительно)хранения.
Закрепленная вноменклатуре схема систематизации дел может быть использована при разработкесхемы картотеки на исполненные документы.
Различаются три виданоменклатур дел: типовая, примерная и индивидуальная номенклатуры делконкретной организации.
Типовая номенклатура делустанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций,и является нормативным документом.
Примерная номенклатурадел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводствеорганизаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носитрекомендательный характер.
Типовые и примерныеноменклатуры дел используются для составления индивидуальной номенклатуры дел.
В номенклатуру делорганизации из типовой или примерной номенклатуры дел переносятсяпредусмотренные ими заголовки дел, которые предполагается завести вделопроизводстве организации, конкретизированные с учетом ее специфики.
Сроки хранения дел,предусмотренные типовой или примерной номенклатурой дел, переносятся виндивидуальную номенклатуру дел без изменений.
Номенклатура делорганизации оформляется на общем бланке организации.
Номенклатура делорганизации визируется руководителем архива или лицом, ответственным за архив,подписывается руководителем службы или лицом, ответственным за документационноеобеспечение управления, и направляется на согласование с ЭПК соответствующегоархивного учреждения, после чего утверждается руководителем организации.
После утвержденияноменклатуры дел организации структурные подразделения получают выпискисоответствующих ее разделов для использования в работе.
Номенклатура делорганизации на предстоящий календарный год составляется в последнем кварталетекущего года.
Согласованная с архивнымучреждением номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждаетсяруководителем организации и вводится в действие с 1 января следующегокалендарного года.
Номенклатура делсогласовывается с архивным учреждением не реже одного раза в 5 лет. В случаекоренного изменения функций и структуры организации разрабатывается новаяноменклатура дел.
Номенклатура делсоставляется на основе изучения состава и содержания документов, образующихся вдеятельности организации.
В номенклатуре делпредусматриваются заголовки дел для группировки документов, отражающие вседокументируемые участки и вопросы деятельности организации.
Графы номенклатуры делорганизации, ее структурных подразделений заполняются следующим образом.
В графе 1 номенклатурыдел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс деласостоит из установленного в организации цифрового обозначения структурногоподразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел впределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.Например: 02–03, где 02 – индекс структурного подразделения, 03 – порядковыйномер заголовка дела по номенклатуре дел.
В номенклатуре делрекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел разныхструктурных подразделений (направлений деятельности). Пример: «Приказы поосновной деятельности» (02–03, 03–03, 04–03 и т.д.).
В графу 2 номенклатурыдел включаются заголовки дел (томов, частей).
Порядок расположениязаголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяетсястепенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.
Вначале располагаютсязаголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. Приэтом заголовки дел, содержащих постановления и приказы вышестоящих организаций,располагаются перед заголовками дел с приказами руководителя организации. Далеерасполагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы.
Заголовки дел, заведенныхпо географическому и по корреспондентскому признакам, вносятся в номенклатурудел по алфавиту географических названий или корреспондентов.
Заголовок дела долженчетко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документовдела.
В заголовках дел,содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностьюделопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а вконце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов,которые должны быть в деле. Пример: «Документы о проведении научных конференцийи симпозиумов (планы, списки, доклады)».
Термин «документы»применяется также в заголовках дел, содержащих документы – приложения ккакому-либо документу. Пример: «Документы к протоколам заседания коллегииминистерства».
Заголовки дел повопросам, не разрешенным в течение одного года, являются «переходящими» ивносятся в номенклатуру дел организации следующего года с тем же индексом.
Если дело будет состоятьиз нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затемпри необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющиесодержание заголовка дела.
В графе 3 номенклатурыдел указывается количество дел (томов, частей). Она заполняется по окончаниикалендарного года.
В графе 4 указываютсясрок хранения дела, номера статей по перечню (типовому, ведомственному), а приего отсутствии – по типовой или примерной номенклатуре дел.
В графе 5 «Примечание» втечение всего срока действия номенклатуры проставляются отметки о заведениидел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о передаче дел вдругую организацию для продолжения и др.
Формированием делназывается группировка исполненных документов в дела в соответствии сноменклатурой дел.
В дело помещаютсядокументы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этомзапрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов (заисключением особо ценных), а также документы, подлежащие возврату.
Формирование дел ведетсяпод непосредственным методическим руководством архива организации, а принеобходимости – и соответствующего государственного архива.
При формировании делнеобходимо соблюдать следующие основные требования:
- документыпостоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела;
- включатьв дело по одному экземпляру каждого документа;
- группироватьв дело документы одного календарного года; исключение составляют: переходящиедела; судебные дела; личные дела, которые формируются в течение всего периодаработы данного лица в организации;
- делодолжно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см.
Внутри дела документыдолжны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательноосвещали определенные вопросы. При этом документы располагаются вхронологическом порядке (входящие – по датам поступления, исходящие – по датамотправления) или по алфавиту авторов и корреспондентов.
Приложения к документам,независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам,к которым они относятся.
Приложения объемом свыше250 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка.
Распорядительныедокументы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к нимприложениями:
уставы, положения,инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями кним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены вкачестве самостоятельного документа, то их группируют в отдельные дела;
приказы по основнойдеятельности группируются отдельно от приказов по личному составу;
приказы по личномусоставу группируются в дела в соответствии с установленными сроками иххранения. Целесообразно при больших объемах документов приказы по личномусоставу, касающиеся различных сторон деятельности организации (прием на работу,увольнение и перемещение, командировки и т.д.), группировать в отдельные дела;
поручения вышестоящихорганизаций и документы по их исполнению группируются в дела по направлениямдеятельности организации;
утвержденные планы,отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельноот их проектов;
документы в личных делахрасполагаются в хронологическом порядке по мере их поступления;
лицевые счета рабочих ислужащих по заработной плате группируются в отдельные дела и располагаются вних по алфавиту фамилий;
предложения, заявления ижалобы граждан по вопросам работы организации и все документы по ихрассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личнымвопросам;
переписка группируется,как правило, за календарный год и систематизируется в хронологическойпоследовательности, документ-ответ помещается за документом-запросом. Привозобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году,документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущегогода. В зависимости от специфики деятельности организации переписка можетгруппироваться также за учебный год, срок созыва выборных органов и т.д.
Требования к оформлениюдел, принимаемых в архив
Оформление дел проводитсяработниками службы документационного обеспечения управления организации илидругими структурными подразделениями, в обязанности которых входит заведение иформирование дел, при методической помощи и под контролем архива организации.
В зависимости от сроковхранения проводится полное или частичное оформление дел.
Полному оформлениюподлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личномусоставу.
Полное оформление делпредусматривает:
- подшивкуили переплет дела;
- нумерациюлистов дела;
- составлениелиста-заверителя;
- составление,в необходимых случаях, внутренней описи документов;
- внесениенеобходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации,регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).
Дела временного (до 10лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается непроводить систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать,заверительные надписи не составлять.
Документы, составляющиедела, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона или переплетаются сучетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз ирезолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлическиескрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.
Дела постоянногохранения, состоящие из особо ценных документов или неформатных документов,хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами с завязками или вкоробках.
При наличии в деленевостребованных личных документов (удостоверений личности, трудовых книжек,военных билетов) эти документы вкладываются в конверт, который подшивается вдело. При наличии большого количества таких документов последние изымаются издел и на них составляется отдельная опись.
В конце каждого делаподшивается чистый бланк листа-заверителя, а в начале дела (для учета особоценных документов) – бланк внутренней описи документов дела.
В целях обеспечениясохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело,все листы этого дела (кроме листа-заверителя и внутренней описи) нумеруютсяарабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простымкарандашом или нумератором. Листы внутренней описи документов дела нумеруютсяотдельно.
Листы дел, состоящих изнескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или по каждой частиотдельно.
Фотографии, чертежи,диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельныйлист в деле, нумеруются на оборотной стороне на верхнем поле листа.
Лист с наглухонаклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и т.п.) нумеруетсякак один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вставкитекста, переводы, вырезки и т.п.), то каждый документ нумеруется отдельно.
Подшитые в дело конвертыс вложениями нумеруются; при этом вначале нумеруется сам конверт, а затемочередным номером каждое вложение в конверте.
Подшитые в дело документыс собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться вобщем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствуетпорядку расположения листов в деле.
Обложка дела постоянного,временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу составляется иоформляется по установленной форме, в которой указываются наименованиеорганизации, структурного подразделения, индекс дела, архивный шифр дела, номердела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел, заголовок дела.
На обложке делпостоянного хранения предусматривается место для наименования государственногоархива, в который дела организации будут приняты, обозначения кодовгосударственного архива и организации.
Для обеспечениякомплектования архива в организации на все завершенные в делопроизводстве делапостоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшиеэкспертизу ценности, составляются архивные описи.
Архивная опись – этоархивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц храненияархивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытиясодержания.
Описи составляютсяотдельно: на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет)хранения; дела по личному составу; дела, состоящие из документов, характерныхтолько для данной организации (судебные, следственные дела, научные отчеты потемам и т.п.).
Отдельная описьпредставляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой)нумерацией.
Дела постоянного идолговременного хранения, включая документы по личному составу, передаются вархив организации не позднее чем через три года после их завершения вделопроизводстве.
Передача дел в архиворганизации осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному сруководителями структурных подразделений, передающих документы в архив, иутвержденному руководителем организации.
В период подготовки делструктурным подразделением к передаче в архив организации сотрудником архивапредварительно проверяется правильность их формирования, оформления исоответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных всоответствии с номенклатурой дел организации. Все выявленные при проверкенедостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделенияобязаны устранить. При обнаружении отсутствия дел составляется соответствующаясправка.
Прием каждого делапроизводится лицом, ответственным за архив (специальным сотрудником), вприсутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярахописи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела.В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количествофактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачидел, а также подписи ответственного за архив (сотрудника архива) и лица,передавшего дела.
При приеме особо ценныхдел проверяется количество листов в делах.
Дела, увязанные в связки,доставляются в архив организации сотрудниками структурных подразделений.
Вместе с делами в архивпередаются регистрационные картотеки на документы. Наименование каждойкартотеки включается в опись.
3.Требования, предъявляемые к оформлению документов по личному составу
Унифицированные формыдокументов по учету кадров имеют свои особенности оформления, тем не менеемногие положения ГОСТа и Типовой инструкции вполне применимы по отношению кним, например, правила датирования, присвоения регистрационных номеров,подписания, заверения копий документов и т.п.
Среди огромногоколичества кадровой документации особое значение имеет документация по личномусоставу. Особая аккуратность при оформлении, ведении, хранении кадровойдокументации на протяжении длительного времени обусловлена составлением на ееоснове государственного статистического наблюдения (№ П‑4) «Сведения очисленности, заработной плате и движении работников» (Постановление ГоскомстатаРФ от 1 декабря 2003 г. N 105 «Об утверждении Порядка заполнения ипредставления унифицированных форм федерального государственногостатистического наблюдения»). Не меньшую важность представляет и то, чтокадровая документация по личному составу представляется всеми юридическимилицами – коммерческие и некоммерческие организации всех форм собственности.
К кадровой документациипо личному составу относятся:
1. Трудовые договоры(контракты).
2. Приказы по личномусоставу.
3. Личные дела.
4. Личные карточки (формаТ‑2).
5. Лицевые счета позарплате.
Существует общепринятая системарегистрации кадровой документации. Это книги учета и журналы. Перечислимосновные виды журналов, регистрирующих кадровую документацию:
1. Книга учета движениятрудовых книжек и вкладышей к ним.
2. Приходно-расходнаякнига по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним.
3. Книга учета трудовыхдоговоров, изменений и дополнений к ним.
4. Журнал учета приказовпо основной деятельности.
5. Журнал учета приказовпо личному составу.
6. Книга регистрации иконтроля за поступающими и отправляемыми документами.
7. Книга регистрациираспорядительных и нормативных документов организации.
8. Журнал учета отпусков.
9. Журнал учета личныхкарточек Т‑2.
10. Журнал учетавоеннообязанных и лиц, подлежащих призыву.
11. Журнал учетамероприятий по контролю.
12. Журнал учетакомандировок.
13. Журнал учетакомандировочных удостоверений.
14. Журнал ознакомления синструкцией (прохождения инструктажа) по охране труда.
15. Журнал учетамедицинских осмотров.
Таким образом, кадроваядокументация включает в себя внушительный список обязательных документов,которые должны оформляться, заполняться и храниться определенным образом.
Личная карточка – этоосновной документ по учету персонала предприятия, который подлежит хранению 75лет и при ликвидации организации сдается в архив вместе с приказами и лицевымисчетами. Ведение личной карточки предусмотрено в Правилах ведения трудовыхкнижек, то есть при любой записи в трудовой книжке работодатель обязан датьрасписаться сотруднику в личной карточке. Личная карточка заводиться на работникав одном экземпляре. Все записи в личной карточке делаются на основанииподлинников документов, предоставленных сотрудником. Личная карточка содержитследующие разделы:
Общие сведения
Сведения о воинском учете
Прием на работу ипереводы на другую работу
Аттестация
Повышение квалификации
Профессиональнаяпереподготовка
Поощрение и награды
Отпуск
Социальные льготы
Дополнительные сведения
Основание увольнения
Карточки уволенныхсотрудников изымаются из оперативного пользования и сдаются в архив предприятия.
Личное дело – этосовокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и еготрудовой деятельности. Личное дело оформляется после издания приказа о приемена работу. В условиях современного делопроизводства организация вправе самостоятельнорешать вопрос о необходимости заведения личных дел.
Личное дело сотрудникадолжно включать следующие документы:
– внутренняя описьдокументов
– анкета
– резюме (автобиография)
– копии документов обобразовании
– копии всех приказов оназначении, переводе, поощрениях и т.д.
– заявление о приеме наработу или трудовой контракт
– данные аттестации
– характеристики илирекомендательные письма
Личное дело подшивается вотдельную папку и ему присваивается порядковый номер. Под этим номером личноедело регистрируется в «Журнале учета личных дел».
В дальнейшем в личноедело включаются документы, подтверждающие изменение анкетно-биографическихданных сотрудника. Изменения в личные дела вносятся менеджером по персоналу.
Личное дело не выдаетсяна руки работнику, на которого оно заведено.
Личное дело хранится 75лет. Личные дела руководителей предприятия хранятся постоянно.
Кадровое делопроизводство– это комплекс методов и процессов работы с кадровыми документами,осуществляемый предприятием при выполнении им своих функций и задач.
Кадровое делопроизводствоявляется составной частью управления. Кадровое делопроизводство предусматриваетсоставление и оформление документов по определенным кадровым задачам: прием наработу, увольнение, перевод, перемещение, совместительство, временный переводдля замещения отсутствующего работника, поощрение, взыскание, предоставлениеотпуска, командирование, аттестация и т.п.
Кадровое делопроизводстворегулируется нормативно-методической базой. При ведении кадрового делопроизводстванеобходимо учитывать требования Федеральной инспекцией труда. Кадровоеделопроизводство ведется по установленным требованиям, закрепленным винструкции. Информацию о документах, касающихся кадрового делопроизводстваможно получить в специальной литературе, на специализированных семинарах,курсах. Сотрудник кадрового отдела должен своевременно знакомиться со всемиизменениями в кадровом делопроизводстве.
Кадровые документыявляются неотъемлемой частью делопроизводства, которые документируют движениекадров на предприятии. Под движением кадров специалисты понимают:
– прием на работу
– перевод на другуюработу
– увольнение
– предоставление отпусков
– командировки.
Кадровые документывключают:
– Приказ о приеме наработу
– Личная карточка
– Штатное расписание
– Приказ о переводе надругую работу
– Приказ о предоставленииотпуска
– График отпусков
– Приказ о прекращениитрудового договора
– Приказ о направленииработника в командировку
– Командировочноеудостоверение
– Служебное задание длянаправления в командировку и отчет о его выполнении
– Приказ о поощренииработника
– Табель учетаиспользования рабочего времени и расчета заработной платы
– Табель учетаиспользования рабочего времени
– Личные заявлениясотрудников
– Докладные записки
– Акты.
Кадровые документырегламентируются нормативно-методической базой. Кадровые документырегистрируются в книге учета или специальном журнале. Кадровые документыхранятся в отделе кадров. Кадровые документы заполняются кадровиком,руководителем организации или сотрудником, отвечающим за делопроизводство.
Штатное расписание –организационно-распорядительный документ, содержащий перечень наименованийдолжностей постоянных сотрудников с указанием количества одноименных должностейи размеров должностных окладов. Штатное расписание утверждается собственникомпредприятия, руководителем или вышестоящим органом. Стандартная форма штатногорасписания содержит следующие разделы:
1. Наименованиеструктурного подразделения.
2. Наименованиедолжности.
3. Код профессии.
4. Количество штатныхединиц.
5. Месячный оклад илитарифная ставка (диапазон).
Правильно составленноештатное расписание включает в себя название предприятия, дату составления,подпись утвердившего штатное расписание лица и печать предприятия. Привозникновении необходимости в новых сотрудниках издается приказ о внесении вштатное расписание новых единиц. Особенно важно штатное расписание длябюджетных организаций (оно должно быть составлено и утверждено до начала новогокалендарного года, иначе финансирование будет невозможно). Небольшие компаниимогут обходиться без штатного расписания, довольствуясь списком сотрудников.Для автоматизации кадрового учета созданы специальные компьютерные программы, вкоторых работа со штатным расписанием облегчена и регламентирована.
ПостановлениемГоскомстата России от 06.04.01 № 26 утверждены и введены в действие формыпервичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Данные формыдокументов согласованы с Минфином России, Минэкомики России, Минтрудом России.
Унифицированные формыпервичной учетной документации по учету кадров распространяются на юридическихлиц всех организационно-правовых форм и форм собственности. Унифицированныеформы по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплатетруда распространяются на юридических лиц всех организационно-правовых форм иформ собственности, кроме бюджетных учреждений.
4. Язык и стиль делового документа
Деловые документывозникли на Руси вскоре после появления письменности. Деловая письменность быларазвита и в Московской Руси. В XV-XVI вв. на основе московского говора развилсяделовой («приказный») язык Московской Руси, сформировавшийся главным образом вмосковских «приказах» (т. е. в учреждениях, ведавших отдельными отраслямигосударственного управления). На приказном языке писались государственные июридические акты, а также письма московских великих князей, посольскиедонесения, географические и исторические сочинения, лечебники, поваренные книгии т. п.
Язык деловых документовкак Киевской, так и Московской Руси отличается от языка летописной ихудожественно-повествовательной литературы, во-первых, крайне ограниченнымиспользованием славянизмов; во-вторых, специфическими терминами, устойчивымисочетаниями слов и синтаксическими явлениями; в-третьих, почти полнымотсутствием каких-либо приемов литературной отделки; Своего рода «штампом»деловой речи является сложное предложение с придаточным условия.
Русская деловая речьсоздает свои штампы, свою устойчивую фразеологию, в составе которой иногдаиспользуются наиболее распространенные славянизмы. Возможно также, что писцы,работавшие в русских княжеских канцеляриях домонгольской эпохи, употреблялиустойчивые формулы, сложившиеся в языке болгарских царских канцелярий. Оченьмногие из древних русских грамот начинаются одной и той же формулой.
Стили речи – системыязыковых элементов внутри литературного языка, разграниченные условиями изадачами общения; форма наших высказываний зависит от того, где, с кем и зачеммы говорим.
Выделяют пять стилей;четыре книжных: научный, официально-деловой, публицистический, художественный –и разговорный стиль. Для каждого стиля характерны определенные средства языка:слова, их формы, словосочетания, типы предложений, причем их принадлежность кразговорному или книжному стилю осознается при сопоставлении с нейтральнымисредствами.
Стили речи реализуются вопределенных формах, или типах текстов, называемых жанрами речи. Жанры речи –типизированная форма организации речи, определяющая типы текстов, отличающихсязаданным характером речевой деятельности (монологический жанр публицистическойстатьи и диалогический жанр интервью) и формой использования языка (устный жанрдоклада и письменный жанр статьи). В основном каждый жанр речи принадлежит копределенному стилю речи, но есть и межстилевые жанры, например: статья, очерк,эссе (научные и публицистические), интервью (публицистическое иофициально-деловое).
Официально-деловой стиль– один из книжных, используется в сфере деловых отношений, деловых бумагах, т.е. законах, документах, актах, договорах, постановлениях, уставах, служебнойпереписке и др.
Задача этого стиля –сообщить информацию, дать инструкцию. Официально-деловой стиль характеризуетсяточностью, однозначностью, неличным характером, стандартизированностью построениятекста, долженствующе-предписывающим характером текста.
Для этого стиляхарактерно:
1) использованиеофициальной лексики и фразеологии, которая практически не употребляется вдругих стилях: ультиматум, аннулировать, дипломатический корпус и т.п.Официально-деловому стилю нужны в определенной мере канцеляризмы. В лексикеможно отметить также частое употребление сложных слов, которые экономнее, чеманалогичные словосочетания: судопроизводство, квартиросъемщик и т.п. Широкоеиспользование отглагольных существительных: значение, решение, развитие;отыменных предлогов: на предмет, по линии, по истечении (срока) и т.п.
2) употребление сложныхсинтаксических конструкций
3) употреблениеноминативных предложений: Вознаграждение за труд. Охрана труда.
Для официально-деловогостиля характерно использование следующих языковых средств:
на уровне лексики:
употребление полныхнаименований, точных дат;
книжная лексика(вследствие, в течение, в силу того что, характеризоваться);
использование слов впрямых значениях;
отсутствие экспрессивнойи оценочной лексики;
частое употреблениеотглагольных существительных (апробация, использование, выполнение);
наличиестандартизированных оборотов (по истечении срока, в установленном порядке,вступать в законную силу);
ограниченные возможностисинонимической замены, частые лексические повторы;
на уровне морфологии:
отсутствие личныхместоимений, особенно 1 и 2 лица, вместо которых используются собственныеимена, собственные наименования или специальные обозначения (Заказчик, Исполнитель),а также глаголов в форме 1 и 2 лица;
на синтаксическом уровне:
осложнение простогопредложения обособленными оборотами, однородными членами;
четкое членение текста насмысловые блоки, обычно с использованием подзаголовков и цифрового оформленияпунктов.
Для официально-деловогостиля характерны как монологические способы организации речи, так и диалог(разговор двух лиц) или полилог (разговор нескольких лиц).
Основные жанры:монологические – приказ, служебное распоряжение, инструкция, заявление, запрос,жалоба (рекламация), рекомендация, отчет, обзор; жанры-полилоги – собрание,совещание, переговоры, интервью.
Черты официально-деловогостиля:
– отсутствие личныхместоимений;
– полное именованиедействующих лиц с указанием их социального статуса;
– замена их в дальнейшемна специальные обозначения Автор, Фирма;
– стандартизированныеобороты: настоящий Договор о нижеследующем, именуемый в дальнейшем, действующийна основании;
– точное указание наместо и время заключения договора;
– осложнение простогопредложения различными обособленными членами – см. первое предложение договора;
– членение текста наблоки с использованием подзаголовков и цифрового обозначения.
Документируемаяинформация должна излагаться предельно ясно, четко и недвусмысленно – это основноетребование письменного делового общения. Следовательно, к языковым средствам истилю изложения информации в документе предъявляются особые требования:
– соблюдение лексических,грамматических, стилистических норм, обеспечивающих точность и ясностьизложения;
– однозначностьиспользуемых слов и терминов;
– нейтральный тонизложения.
Невыполнение этихтребований, с одной стороны, затрудняет работу с документами, а с другой –лишает или снижает их юридическую и практическую значимость.
Смысловая точностьписьменного высказывания в значительной степени обусловлена точностьюсловоупотребления, т. е. использованием слов согласно их значениям. Слово втексте документа должно употребляться только в одном значении, принятом вофициально-деловой письменной речи. В связи с этим затруднения в употреблениимогут вызывать слова-паронимы (слова, близкие по звучанию родственные,однокоренные слова, различающиеся значением). Например: представить(предъявить, показать: представить отчет) – предоставить (дать что-либо впользование, распоряжение кому-либо: предоставить справку); проводить(осуществлять что-либо: проводить совещание) – производить (вырабатывать,изготавливать: производить товары).
Невнимание к оттенкамзначений, окраскам слов-синонимов также может приводить к смысловым нарушениямв текстах документов. Так, например, слова построить (стилистическинейтральное), возвести (стилистическая окраска – «высокое»), соорудить (создатьнечто технически сложное); воздвигнуть (построить что-либо значительное;высокое) различаются стилистическими окрасками, оттенками значений и, какследствие этого, имеют разную сочетаемость. Так, например, правильно составленысловосочетания построить склад, соорудить мост, воздвигнуть арку; сочетания жевозвести склад, соорудить киоск, воздвигнуть жилой дом стилистическинекорректны.
Нежелательноиспользование в текстах деловой документации профессионализмов (например,пересадка вместо трансплантация; кардан вместо карданное устройство и др.).Область применения профессионализмов – это, как правило, устная речь, ихиспользование в письменной речи делового общения является стилистическойошибкой. Например, дострой вместо завершение строительства, незавершенка вместонезавершенное строительство; студенты-дневники вместо студенты дневногообучения, безнал, безналичка вместо безналичный расчет.
Термины, употребляемые вделовой документации, должны быть понятны как автору, так и адресату. Еслитермин является малоупотребительным и его значение может быть непонятным,следует прибегнуть к одному из предлагаемых способов:
– дать официальноеопределение термина, например:
факторинг – продажа правана взыскание долгов;
– уточнить, расширитьсодержание термина словами нейтральной лексики, например:… невыполнениедоговора вызвано форс-мажорными обстоятельствами (ливневыми дождями размылопути сообщения с заводом);
– убрать термин изаменить его общепонятным словом или выражением.
Трудности в восприятиитекста документа может вызывать неоправданное использование заимствованныхслов. Наиболее типичная ошибка – немотивированное употребление иноязычных словвместо уже существующих для обозначения понятий привычных слов, например:
паблисити вместо реклама;известность, популярность; эксклюзивный вместо исключительный; апеллироватьвместо обращаться.
В документах не должныупотребляться слова и выражения, вышедшие из употребления (архаизмы иисторизмы). Следует писать не при сем направляем, а направляем; не сего года, аэтого года (текущего года); не настоящим сообщаем, а сообщаем; не настоящим актсоставлен, а акт составлен.
При употреблениичислительных в текстах документов следует помнить, что однозначные числавоспроизводятся словом, а в случае, если есть указание меры – цифрой (не болеепяти рейсов, но 9 кг). Составные числительные записываются цифрами, заисключением тех случаев, когда числительное стоит в начале предложения (Стонаименований компакт-дисков, но комиссия забраковала 15 объектов). Порядковыечислительные записываются с указанием падежных окончаний (до 16‑го разряда).В финансовых документах наряду с цифровой записью дается словесная расшифровка.
К стандартным аспектамязыка деловой письменной речи относится унификация сокращений, широкоиспользуемых в деловых письмах. Сокращаются слова, словосочетания, характеризующиесявысокой частотностью употребления, а также термины, названия организаций,известные правовые акты, своды законов и т. д. Сокращения, используемые втекстах документов, подчиняются определенным правилам:
1. Сокращения должны бытьединообразны на протяжении всего документа. Недопустимо сокращать одно и то жеслово (словосочетание) по-разному или писать его в одном месте полностью, а вдругом сокращенно.
2. Нельзя сокращатьслово, если оно является единственным членом предложения.
3. Не допускается сокращение,если оно может повлечь за собой инотолкование, двусмысленность в восприятиифразы.
4. Сокращение слова доодной буквы не допускается, кроме случаев традиционных текстовых сокращенийтипа: г. (год), г. (господин), л. (лист, листы), с. (село), р. (река), п.(пункт) и др.
Отмеченные нижеособенности официально-делового стиля являются объективным фактом языка, ихприменение в текстах документов закономерно и закреплено традицией. Нарушениемфункционально-стилевой нормы считается использование не присущих деловому стилюязыковых средств, которые противоречат требованию логичности, точности икраткости языка деловых бумаг и документов. Это прежде всего слова ифразеологизмы просторечно-разговорной и эмоционально – экспрессивной окраски.
В языке деловых бумаг идокументов широко используются:
Термины ипрофессионализмы в соответствии с тематикой и содержанием служебных документов.В первую очередь – это термины юридические, дипломатические и бухгалтерские(импорт, контракт, просрочка, надбавка, предложение, спрос и т. п.).
Нетерминологическиеслова, употребляющиеся преимущественно в административно-канцелярской речи(надлежащий, должный, вышеуказанный, нижеподписавшийся, препровождается,настоящий (этот) и т. п.).
Имена существительные –названия людей по признаку, обусловленному каким-либо действием или отношением(квартиросъемщик, свидетель, наниматель, истец, ответчик и т. п.).Существительные, обозначающие должности и звания, употребляются в деловой речитолько в форме мужского рода (свидетель Федорова, работник милиции Савельева,профессор Емельянова и т. п.).
Отглагольныесуществительные. Среди них особое место занимают существительные с префиксом не(неисполнение, ненахождение, невыполнение, несоблюдение, непризнание и т. п.).
Сложные отыменныепредлоги, выражающие стандартные аспекты содержания (в целях., в отношении, всилу, по линии, в части и т. п.).
Предлог по с предложнымпадежом для обозначения временных отрезков (по достижении восемнадцатилетнеговозраста и т. п.).
Устойчивые словосочетанияатрибутивно-именного типа с окраской официально-делового стиля (единовременноепособие, вышестоящие органы, установленный порядок, предварительноерассмотрение и т. п.).
«Расщепленные» сказуемые(оказать помощь, произвести реконструкцию, провести расследование и т. п.) вотличие от параллельных им глагольных форм (помочь, реконструировать,расследовать и т. п.).
«Нанизывания»родительного падежа в цепочке имен существительных (…для применения меробщественного воздействия;… в целях широкой гласности работы органовгосударственного контроля и т. п.).
Утверждения черезотрицание, в которых адресат санкционирует административные действия.Инициатива этих действий исходит не от адресата (Министерство не возражает…,Коллегия не отклоняет…, Ученый совет не отвергает… и т. п.).
Страдательный залог принеобходимости подчеркнуть факт совершения действия (оплата гарантируется;предложение одобрено; документация возвращена и т. п.). Действительный залогупотребляется, когда необходимо указать конкретное лицо или организацию каксубъект юридической ответственности (Завод «Электросталь» срывает поставкусырья; Руководитель кооператива не обеспечил соблюдение норм техникибезопасности и т. п.).
Особого вниманиязаслуживает также аспект убедительности делового послание. Специалистыотмечают, что информативность и убедительность официального документадостигаются за счет употребления языковых формул, принимающих правовую силу,представления всех обстоятельств дела в их взаимосвязи, использованияпридаточных предложений, отражающих причинно-следственные связи, и союзныхслов, формирующих логический контекст. Основным условием убедительности любогодокумента называют его доказательность. Только точные, бесспорные факты должныбыть основой делового послания. Убедительность письма зависит также от уменияего составителей выразить интересы того предприятия, в адрес которого ононаправлено.
Язык и стиль официальныхбумаг отличается от языка и стиля посланий, в которых авторы выступают какличности. Адресаты и адресанты официальной корреспонденции являются субъектамиправоотношений, а деловое послание может служить предметом прямой правовойоценки. Стиль изложения в деловых посланиях – формально-логический. Для негохарактерны сухость и максимальная точность изложения мысли. Его основные признаки:нейтральность, надличностный характер изложения, унификация, типизация речевыхсредств и стандартизация терминов, сужение диапазона используемых речевыхсредств, повторяемость отдельных языковых форм на определенных участках текстовдокументов.
Официально-деловой стиль– это стиль официального общения, деловой переписки, приказов, объявлений,документации, судопроизводства. Этот стиль – самый замкнутый и консервативный всистеме стилей.
5. Приказ о приеме на работу
Закрытое акционерноеобщество «Ассоль»
г. Уфа
ПРИКАЗ
03.11.2006 г. № 1
О приеме на работу
ПРИНЯТЬ:
1. Иванова ИванаИвановича на должность юрисконсульта с 03.11.2006 с окладом 5000 руб. согласно заключенномутрудовому договору.
Основание: личное заявлениес визами начальника отдела кадров и начальника юридического отдела; трудовой договорот 03.11.2006.
С приказом ознакомлен Личнаяподпись Дата
Генеральный директор ПодписьА.М. Семенов.
Заключение
По результатампроведенного исследования можно сделать следующие выводы.
Документационноеобеспечение управления – деятельность, охватывающая организацию документированияи управления документацией в процессе реализации функций учреждения,организации и предприятия.
Основной целью работ сдокументами в организации является руководство, координация, контроль и реализацияработ по документационному обеспечению управления. Служба, работающая сдокументацией решает следующие задачи:
совершенствование форм иметодов работы с документами;
обеспечение единого порядкадокументирования, организации работы с документами, информационно-поисковыхсистем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в ведомственныйархив;
сокращениедокументооборота, количества форм документов и документов;
разработка и внедрение нормативныхи методических документов по совершенствованию документационного обеспечения ворганизации и подведомственной системе (для организаций, имеющихподведомственную систему), прогрессивных технологий документационного обеспеченияуправления на базе применения вычислительной и организационной техники, направленныхна реализацию деятельности организации.
При оформлении документовнеобходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документов:оперативное и качественное их исполнение и поиск; возможность обработкидокументов с помощью средств вычислительной техники; качество документов какисторических источников.
С введением в действиеунифицированных форм первичной учетной документации возникает основа длясоздания единой системы кадровой документации и исключения из документированияучета и движения кадров неоправданных различий, сложившихся из-занесовершенства действовавшей ранее нормативно-методической базы.
Список литературы
1.ГОСТР 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная системаорганизационно-распорядительной документации. Требования к оформлениюдокументов».
2.ПостановлениеГоскомстата России от 24.03.99 № 20 «Об утверждении Порядка примененияунифицированных форм первичной учетной документации»
3.ПостановлениеГоскомстата России от 06.04.01 № 26 «Об утверждении унифицированных формпервичной учетной документации по учету труда и его оплаты»
4.Документыв организации. «Управление организацией». №3 – 2004 г.
5.КомлевН.Г. Компоненты содержательной структуры слова. М., 1999
6.Практическаястилистика русского языка: функциональные стили /под ред. В.А. Алексеева и К.А.Роговой. М., 1982.
7.РозентальД.Э. Практическая стилистика русского языка. М., 1989.
8.СоперП. – Основы искусства речи. – М., 1992