Содержание
Введение
1. Документ как материальный носитель информации
2. Способы документирования и материальные носителиинформации
2.1 Текстовое документирование
2.2 Техническое документирование
2.3 Фото- кино-фоно- документирование
2.4 Новыеносители информации
3. Прием, обработка, распределение и хранение документов на различных материальных носителях
3.1 Бумажные носители информации
3.2Документы, передаваемые по каналам электросвязи (телеграммы, телефонограммы)
3.3 Приеми обработка документов, поступающих по каналам электронной почты и факсимильнойсвязи
3.4 Хранение аудиовизуальных документов
Заключение
Список используемой литературы
Введение
В настоящее времяпроблема понятия и предмета документоведения продолжает оставатьсядискуссионной.
Понятие «Документ»,способы документирования и материальные носители информации – первые вводныеразделы курса «Документоведение». Их изучение показывает эволюциюпонятия «документ», его расширение, с развитием науки и техники,многообразие способов закрепления информации.
Документ – объект изучения курса «Документоведение».Растущее значение информации и документов в XX веке, появление научных дисциплин,предметом изучения которых стали информация и документ, различное понимание итолкование этих терминов в специальной литературе потребовали закрепления этихпонятий в ГОСТах и законодательных актах. Приступая к изучению следует преждевсего уяснить ключевые понятия – «информация» и «документ».
Понятие «документ»теснейшим образом связано с понятием «информация», т.к. документявляется её основным носителем. Слово «информация» происходит отлатинского informatio и означает первоначальныесведения, передаваемые людьми устным, письменным или другим способом. В естественныхи технических науках информация имеет иное, специфическое определение, котороелегло в основу современной кибернетики. Обмен информацией – необходимое условиежизни человеческого общества.
Всякое управленческое решение всегдабазируется на информации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту.
К информации, помимо достоверности иточности, предъявляются два жестких требования: во-первых, она должна бытьсвоевременной, во-вторых, она должна быть достаточной для принятия наилучшегорешения. Если информация пришла с опозданием, вы уже не можете принять участиев каких-то действиях, мероприятиях. Шанс упущен. С другой стороны, если информациянедостаточная, вы знаете что-то наполовину, ваше решение может быть не тольконе самым лучшим, но наоборот, ошибочным, так как вы учли не все факторы.
В настоящее время объемы информацииудваиваются каждые три года. Общество переживает информационный бум. Этосвязано, прежде всего, с ростом количества населения. Чем больше людей, тембольше надо школ, больниц, клубов, магазинов и других обслуживающих организаций,больше произвести товаров, с другой стороны иметь больше мест приложения человеческихрук. Любая организация, так же как и каждый человек в отдельности, могутсуществовать, только обмениваясь информацией. В условиях рыночных отношений,когда очень быстро меняется экономическая ситуация, законодательство,коммерческие предприятия выживают только в том случае, если они вовремя знаютчто, когда и почем. Информация давно стала товаром. Кто владеет информацией,тот владеет ситуацией. Носителем информации выступает документ.
Поэтому организации работы синформацией и с документами как ее носителями в экономически развитых странахуделяется большое внимание. Например, в США принят и действует Закон одокументе, в Германии «электронная обработка информации, организацияделопроизводства и оформление документации» отнесены к ключевымнаправлениям НТР. У нас в стране 25.01.95 принят Закон Российской Федерации «Обинформации, информатизации и защите информации».
Эти примеры яркое свидетельствосущественного изменения отношения в самом обществе к организации информационныхресурсов, осознания того, что информация и документ как ее носитель, пронизываявсе аспекты управления, влияют на функционирование различных структур и вконечном итоге приводят к достижению экономических результатов.
В рамках данной работы было изучено федеральноезаконодательство. Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003«Унифицированные системы документации. Унифицированная системаорганизационно-распорядительной документации. Требования к оформлениюдокументов». Федеральный закон «Об информации, информатизации изащите информации» от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ. ГОСТ Р 51141-98Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
Цель позволиласформулировать задачи, которые решались в данной работе. Рассмотреть видыматериальных носителей информации, дать им характеристику, показать преимуществоиспользования каждого их видов, выявить их недостатки, определить прием ираспределение документов, полученных на различных материальных носителях.
1. Документ как материальныйноситель информации
Документ появился, прежде всего,чтобы закрепить и передать информацию от человека человеку.
Документы используются в различныхобластях деятельности, отраслях знаний, сферах жизни и являются объектом исследованиямногих научных дисциплин, поэтому содержание понятия «документ»многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей ониспользуется. Так, для юристов документ служит, прежде всего, способомдоказательства или свидетельства чего-либо, для историка – историческимисточником, кибернетика-документалиста – носителем информации, а специалисты вобласти управления считают его средством фиксации и передачи управленческихрешений.
По мнению специалистов – документоведовдокумент представляет собой результат отображения фактов, событий, предметов,явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Онсоздается посредством письма, графики, рисунка, фотографии, звуко- и видеозаписи.Документ изготавливается на специальном материале (бумаге, фотопленке и т.п.).
Документ, зафиксировав (отобразив)информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможностьпередачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации вовремени.
Как носитель информации документвыступает в качестве непременного элемента внутренней организации любогоучреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей.Информация является основанием для принятия управленческих решений, служитдоказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материаломдля справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документвыступает и как предмет труда, и как результат труда.
Многие формы управленческойдеятельности выражаются посредством соответствующих документов: планирование –посредством подготовки различных планов, учет – в виде составления и обработкистатистической, бухгалтерской и оперативно-технической документации;инструктирование – в виде издания инструкций, методических указаний; контроль –путем сбора сведений в письменном виде и т.д. Таким образом, документация,будучи тесно связана со всеми формами управленческой деятельности, используетсяаппаратом управления в качестве способа и средства реализации возложенных нанего функций. Кроме того, документирование во многих случаях являетсяобязательным, предписывается законом и актами государственного управления.
Чрезвычайно важна для управленческойдеятельности юридическая сила документов, так как они служат способомдоказательства заключенной в них информации и представляют одну из формвыражения права.
Одни документы, например правовые актыпредставительных и распорядительных органов, судебные, прокурорские,нотариальные и арбитражные акты, договорная документация, изначально обладаютюридической функцией, устанавливая, закрепляя и изменяя правовые нормы иправоотношения или прекращая их действие. Другие документы наделяются юридическойфункцией в случае использования их как доказательства в суде, органах следствияи прокуратуры, нотариате, арбитраже и др.
Все формы управленческойдеятельности находят отражение в соответствующих документах, которые выступаютспособом и средством реализации возложенных на аппарат управления функций.
Однако, и термин «документ»,также как и термин «информация», неоднозначен и прошёл свой путьразвития. Документоведы дают наиболее полное определение документа.
2. Способыдокументирования и материальные носители информации2.1 Текстовое документирование
Первым способом запечатлениямысли явилось слово. Слово передавало общее представление человека обокружающем мире. Однако слово как средство запечатления имеет существенныенедостатки. Являясь средством передачи мысли, оно ограничено расстоянием икратковременно. Уже в глубокой древности человек пытался преодолеть этинедостатки. Для передачи сообщений на расстояние применялся язык костров,барабанов и иных сигнальных средств. Этот беспроволочный телеграф достигалвысотой степени совершенства. Язык барабанов характерен для индейцев ЮжнойАмерики, народов Африки.
Большое влияние на графику письмаоказывали материалы для письма. В древности в Средней Азии материалом дляписьма служила глина. На. глиняных табличках писали заостренными палочками, чтообусловило клинообразные формы знаков (клинопись). Кроме глины для письма применяласькожа, дерево, камень, на котором письмена высекались. Каменные столбы, плиты,стены и скалы использовались, главным образом, для монументальных надписейгосударственного значения.
В Египте также широко применялисьнадписи на стенах пирамид, дворцов, храмов, на саркофагах. Однако основнымматериалом письма в Египте стал папирус, отличавшийся портативностью,легкостью. Ломкость папируса определила форму древних документов–свиток. Писалина папирусе заостренными камышовыми кисточками.
В сирийском городе Пергаме былоорганизовано производство нового материала для письма – пергамента,представлявшего собой особо выделанные кожи телят, овец, оленей. В Китаедревнейшие памятники письменности выполнены на черепаховых щитах, костях,бамбуковых дощечках, шелке. На шелке писали волосяными кисточками специальнойтушью, что также оказало влияние на графику китайского письма. В Китае во II в.н. э. была изобретена бумага, широко распространившаяся во всем мире ивытеснившая другие материалы для письма. На Руси материалом для письма былпергамент (до XII в. привозной, с XII–XIV вв. было развернуто собственноепроизводство).
Для бытовой переписки применяласьбереста (берестяные грамоты были найдены во время археологических раскопок в Новгородев 1950 г.). С XIV в. получает распространение бумага. Орудиями для письма напергаменте и на бумаге был гусиные перья, реже лебединые и павлиньи. В серединеXIX в. получили распространение стальные перья.
Письмо и письменность приняли насебя запечатление звуковой речи и сохранение содержащейся в ней информации оявлениях объективной действительности. Письмо стало устойчивым средствомзапечатления и передачи информации. Текстовое документирование получило самоеширокое распространение. С его помощью документируется деятельностьгосударственных учреждений, предприятий, общественных организаций, коммерческихфирм, частных предприятий и отдельных лиц. Но среди огромного количества документов,создаваемых в процессе деятельности человека, в связи с бурным развитиемнаучно-технического прогресса, все большее место начинают занимать другие видыдокументирования.2.2 Техническое документирование
Техническое документированиеявляется способом запечатления технической мысли. Технические документы – обобщающееназвание документов, отражающих результат строительного и технологическогопроектирования, конструирования, инженерных изысканий и других работ построительству зданий и сооружений и изготовлению изделий промышленного производства.
Возникновение техническойдокументации относится к глубокой древности и связано с развитием техники иизменениям в организации производства. Уже в рабовладельческих государствах всекрупные сооружения строились на основе технической документации. В Русскомгосударстве наиболее ранние технические данные о способах строительства итехнологии производственных процессов можно найти в житиях и летописях. ВXVI–XVII вв. техническая документация образуется в приказах, деятельность которыхсвязана со строительными работами и эксплуатацией мануфактур. С развитием производствапроисходит быстрый рост технической документации. Есть много вариантовклассификации технической документации. Например, её делят на группы:машиностроительная, архитектурная, геодезическая, специальная.
В соответствии с производственнымназначением технические документальные материалы классифицируются на:
v Технические документальныематериалы – результат записи средств производства. К ним относятсяпроектно-конструкторские документы, отвечающие на вопрос: что представляетсобой предмет промышленного производства (изделие) или объект капитальногостроительства.
v Технические документальныематериалы – запись процессов труда. Материалы этой группы дают ответ на вопрос– как изготовить изделие или построить объект капитального строительства.
v Технические документальныематериалы – фиксация природы, между которой и человеком совершается процесструда. В эту группу входит документация, связанная с геодезией, картографией,гидрометеослужбой и др.
v Технические документальныематериалы – запись процессов, возникающих в сфере обращения и обслуживания, т.е. фиксирующие некоторые юридические нормы и способствующие использованиютехнических средств.
В состав групп могут входитьчертежи, рисунки, расчеты, технические описания, графики, технологические карты,картографические материалы, проектные документы и др.
Чертеж представляет собойизображение предмета на плоскости, выполненное особыми графическими приемами(методом ортогонального проектирования). Чертежи изображают внешний видпредмета в пространстве, его устройство и, в зависимости от подробности иполноты изображения предмета, делятся на схемы, генеральные планы, чертежигабаритные, теоретические, общих видов, сборочные, детальные, монтажные,патентные и др. Создание чертежа и его «чтение» требуют специальныхзнаний. Рисунки также дают изображение предмета на плоскости, но в отличие отчертежа на рисунке дается рельефное изображение предмета. Картографические материалы,в состав которых входят как географические, так и специальные карты,представляют собой условные изображения местности или распространение на земномшаре тех или иных явлений (метеорологические карты, социально-экономические,демографические и т.д.).
На графиках даются графическиеизображения физических, химических и других явлений.
Техническое описание представляетсобой словесное описание объекта, его внешний вид, устройсгво и работу. Хотятехническое описание относится к технической документации, оно выполняетсяметодом текстового документирования.
Технологические карты подробнофиксируют производственный процесс изготовления, формы заготовок, количествосырья, порядок выполнения работы, ее режим, время и т. д. В них информацияфиксируется как текстовым, так и изобразительным способом.
Технические документыизготавливаются на особых сортах бумаги (ватман, калька и др.).
2.3 Фото-кино- фоно- документирование
Способ закрепления изображения –фотографию изобрел в 1839 г. французский художник-декоратор Луи Жак МандеДагер. За это изобретение французское правительство назначило ему пожизненнуюпенсию. Но еще до Дагера научился закреплять изображение, полученное на экранекамеры-обскуры Жозеф Нисефор Ньепс. В 1826 г. он сделал первый снимок, сохранившийсядо наших дней. Качество полученных им снимков было невысоким. Познакомившись сДагером в 1829 г., Ньепс заключил с ним договор, учреждавший товарищество длясовместной работы. Однако Ньепс умер в 1833 г. и Дагер один завершил работу,создав способ фотографии, получивший название дагерротипия.
Изобретение фотографии далочеловечеству принципиально новый способ фиксирования информации об окружающейдействительности и вызвало к жизни новый вид документов. Фотография – совокупностьпроцессов и способов получения изображений на светочувствительных материалахдействием на них света и последующей химической обработки. При фотосъемкевозникает скрытое изображение, превращаемое проявлением и закреплением внегативное изображение. С негативов при печатании получают позитивноеизображение – отпечаток. Кроме того во второй половине ХХ в. для любительскихсъёмок появились фотоаппараты, дающие возможность сразу после съёмки получитьготовую фотографию. Открытие фотографии датируется 1839 г., когда былопубликован изобретенный во Франции художником Дагером первый техническиразработанный фотографический процесс, названный дагеротипией.
Фотодокумент – изобразительныйдокумент, созданный фотографическим способом. Фотодокументы отличаютсясущественной особенностью–этот вид документа возникает в момент событий и наместе событий. Эта особенность придает фотодокументам большую ценность.Фотодокументы наглядны, точны, благодаря чему они нашли широкое применение вомногих отраслях деятельности человека: в науке, искусстве, технике и т. д. Например,рентгеновские снимки в медицине, фотографии в судебной практике, фото- имикрофотокопирование для получения копий документов и т.д.
Фотодокументы изготавливаются набумаге, стекле и т. д. со специальным покрытием, темнеющим под воздействиемсветовых лучей.
Новым величайшим завоеваниеммировой культуры было изобретение кино.
Кинематограф изобретен во Франциибратьями Люмьерами в 1895 г., и одновременно в Германии – Складовским, в России–Самарскими Акимовым.
Кинодокумент – изобразительныйдокумент, содержание которого передано фотографическим способом в видекомплекса последовательно расположенных на кинопленке изображений, отражающихпредметы, явления, события в движении Он состоит из ряда отдельныхфотоснимков-кадров, т. е. кинодокумент это комплекс изображений, полученныхфотографическим путем. В ГОСТе кинодокумент определяется как «изобразительныйили аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом. Кинодокументотражает события, факты в движении, динамике. Кинодокументы, так же как ифотодокументы возникают в момент событий. Материалом для кинодокументов служиткинопленка, созданная на специальной основе. В России кинопроизводствовозникает в начале XX в. Первые фильмы были документальными, затем сталипоявляться видовые и трюковые фильмы.
Кино вооружало человечество новыммощным средством познания и просвещения. В документальном кино фиксируются всеважнейшие события жизни нашей страны. Кинодокументацию можно разделить на тригруппы:
1) кинолетопись,
2) киножурналы,
3) документальные фильмы.
Кинолетопись – документация,повседневно, регулярно фиксирующая на кинопленку важнейшие события жизнистраны. Киножурналы – периодические выпуски, в которых отражаются события,происходящие у нас в стране и за рубежом. Документальные фильмы объединяютсобытия и факты общностью идей и художественных обобщений, дают их в видебольших политических обобщений.
Огромное просветительное иагитационное значение имеют научно-популярные кинофильмы. Они отражаютдостижения науки и техники, пропагандируют их, помогают распространению знаний.
Сегодня большое распространениеполучили видеодокументы, снятые на магнитную плёнку, на которую фиксируютсярепортажи, телепередачи и другая оперативная информация.
К концу XIX в. относитсяпоявление еще одного вида документов – фонодокумента (звуковой документ). Подфонодокументом понимается „документ, содержащий звуковую информацию,зафиксированную любой системой звукозаписи“ Запись звука производится наспециальном материале: валике фонографа, пластинке, кинопленке, фотобумаге,магнитной ленте, диске, лазерном диске и т.д. Первые попытки записать звукотносятся к 1807 г., но первые фонодокументы, воспроизводящие звук, былисозданы в 1877 г.– валики фонографа Эдисона.
Уже с 1888 г. механическая записьзвука производится на плоских дисках (грампластинках). С начала XX в. зазвучалаоптическая фонограмма и магнитная лента. В настоящее время магнитнаязвукозапись является самой распространенной. Запись звука осуществляетсянамагничиванием и разной степени магнитного слоя на носителе. Сфера примененияфонодокументов огромна. В последние годы фонозапись активно заменяет тяжелыйтруд стенографисток.
Фонограф был одним из изобретений Эдисона, которым он особенно гордился.Идея фонографа, машины, записывающей, неограниченное время сохраняющей ивоспроизводящей человеческую речь и музыку была совершено новой. Патентноебюро, следуя обычной процедуре, пыталось разыскать прецедент, но не нашлоничего, даже отдаленно напоминающее изобретение Эдисона, несмотря на то, чтоотдельные узлы, входящие в конструкцию, не являлись новинкой.
В фонографе записывающая игла, связанная с мембраной, двигалась повинтовой линии по поверхности цилиндрического валика, покрытого воском илифольгой и выдавливала винтовую канавку изменяющейся глубины.
Публика впервые узнала о существовании фонографа в 1877 г., когда Эдисонпоказал его нескольким друзьям. Они увидели незамысловатую машину, которая, ких удивлению, говорила голосом, похожим на человеческий, и в то же времякаким-то сверхъестественным: „Доброе утро! Как поживаете? Как вамнравиться фонограф?“.
Эдисон был в восторге от своего изобретения. Он предложил следующиедесять способов его применения:
1. Диктовка писем и документов без стенографистки;
2. Фонографические книги для слепых;
3. Обучение красноречию;
4. Воспроизведение музыки;
5. Запись на память семейных событий, голосов членов семьи;
6. Музыкальные шкатулки и игрушки;
7. Часы, которые могут вслух объявлять время;
8. Сохранение языков посредством точной регистрации правильногопроизношения;
9. В целях образования;
10. В сочетании с телефоном для записей переговоров.
Уже на стыке XIX и XXвека фонограф завоевал широкое признание во всем мире, и большинствопредсказаний Эдисона начало осуществляться.
2.4 Новые носители информации
В середине ХХ века в связи согромным ростом объема информации остро возросла необходимость механической ееобработки, хранения и поиска. Однако для введения информации в машину илимеханизации поиска необходимых данных приходится преобразовывать информацию изформы, понятной человеку, в форму, „понятную“ машине.
Механизированный способ обработкии поиска информации основан на использовании устройств механического,электромеханического и др. способов действия. Такие устройства не могутвоспринимать, хранить и разыскивать информацию, зафиксированную обычнымспособом – текстовым, техническим, фонодокументированием и т. п. Для переводаинформации в форму, понятную машине, были созданы специальные материальные носители:перфокарты, перфоленты, микрокарты, рулонные микропленки, на которых данныефиксировались специальными условными обозначениями.
Перфокарта представляет собойкарточку из плотной бумаги или пластического материала, на которомпроставляются отверстия или вырезы. Впервые перфокарта была применена в 1740 г.для управления ткацким станком. Всевозможные данные можно обозначить наперфокарте заранее обусловленными комбинациями отверстий. Данные так же можнозафиксировать на рулонной перфоленте. На микрокартах и рулонной микропленкеданные заносятся в виде комбинации черных и белых прямоугольников, уменьшенныхпосредством микрофотокопирования. В наиболее быстродействующих системахмеханизированного поиска информации последняя фиксируется различнымнамагничиванием специальных диаков, барабанов, магнитных лент, замыканиемстрого определенных участков сложной системы электроцепей.
Таким образом, при механизацииобработки информация воспроизводится в виде физических состояний: отверстий,черных на белых прямоугольников, отдельных намагниченных участков, соединенныхна разъединенных проводников и т. п. Однако для прочтения человеком информации,обработанной машиной, требуется снова преобразовать ее в вид, пригодный для визуальноговосприятия.
Третья четверть XXвека характеризуется быстрым внедрением и развитием вычислительной техники.Появляются термины „машино-ориентированный документ“, „документна машинном носителе“, „машинограмма“ и другие, определениякоторых записывается в стандартах.
Быстрое распространениекомпьютеров и увеличение количества документов, создаваемых средствамивычислительной техники, делает необходимым издание в 1984 г. ГОСТ 6.10.4-84Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме,создаваемым средствами вычислительной техники. Таким образом, документы нановых носителях активно вошли в нашу жизнь.
3. Прием, обработка, распределениеи хранение документов на различных материальных носителях
3.1 Бумажные носители информации
Документы, поступающиев организацию на бумажных носителях, проходят первичную обработку,предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством идоставляются исполнителям.
Прием и первичнаяобработка документов осуществляется работниками службы ДОУ. Конверты сдокументами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой»лично"), проверяется правильность доставки, целостность упаковкикорреспонденции. На полученном документе проставляется регистрационный штамп.
Документы,адресованные руководству организации, а также без указания конкретного лица илиструктурного подразделения предварительно рассматриваются в службе ДОУ, а затемнаправляются руководству или в подразделение.
Предварительноерассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документовна требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемыенепосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки их содержания, наосновании установленного в организации распределения обязанностей.
Без предварительногорассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственноструктурным подразделениям или должностным лицам.
Рассмотренныеруководством документы возвращаются в службу ДОУ, где врегистрационно-контрольную форму вносится содержание резолюции, а документпередается на исполнение.
Подлинник документа,который исполняется несколькими структурными подразделениями, получаетответственный исполнитель, остальным исполнителям передаются копии.
3.2 Документы, передаваемые по каналамэлектросвязи (телеграммы, телефонограммы)
Телеграмма — обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи сособым способом передачи текста — по телеграфной сети общего пользования.Большинство телеграмм представляет собой сообщения информационно-справочногохарактера. Фактически это разновидность переписки, используемой в случаях,когда отправка документов почтой не обеспечивает своевременного решениявопроса.
Подаваемаяотправителем телеграмма должна быть четко и разборчиво написана или напечатанана лицевой стороне телеграфного бланка или на одной стороне чистого листабумаги.
Поступившие телеграммыпринимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируютсяпо тем же правилам, что и письма, а затем передаются на рассмотрениеруководству и исполнение.
Текст поступившейтелефонограммы записывается (печатается) получателем на специальном бланке илив журнале и оперативно передается руководителю, которому она адресована.
Поступающие оригиналыдокументов с электронной копией должны иметь сопроводительное письмо. Тексткопии на магнитном носителе должен соответствовать тексту оригинала.
Документы для отправкипередаются полностью оформленными, зарегистрированными с указанием почтовогоадреса или с указанием на рассылку.
Документы, подлежащиеотправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или непозднее следующего рабочего дня.
Досылка или заменаразосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшегодокумент, или руководителя службы ДОУ.
С помощью средствэлектрической связи осуществляется передача информации в виде телеграмм,телетайпограмм, факсограмм, телефонограмм, электронных сообщений.
Телеграммы,составляемые в организации, принимаются сотрудниками службы ДОУзавизированными, подписанными, датированными и зарегистрированными с отметкой окатегории и виде отправления.
Передача информации спомощью телефонограмм осуществляется устно по каналам телефонной связи изаписывается (печатается) получателем.
Телефонограммаиспользуется для оперативного решения вопросов. Телефонограмма составляетсяотправителем как документ на бумажном носителе, передается по каналамтелефонной связи и записывается получателем. Телефонограммы используются дляпередачи информационных сообщений служебного характера (извещения, приглашения,экстренные сообщения).
Текст телефонограммысодержит не более 50 слов. В тексте не рекомендуется употреблятьтруднопроизносимые слова и сложные обороты. Диктуют телефонограмму, четкопроговаривая текст, с паузами для возможности его точной записи.
После передачителефонограммы получатель повторно читает текст отправителю для подтвержденияверности записи. Фамилии и труднопроизносимые слова передаются по буквам,допущенные неточности исправляются.
Юридическая силапоступившей телефонограммы гарантируется реквизитами: исходящим регистрационнымномером отправляемой телефонограммы, указанием должности, Ф.И.О. лица,отправившего телефонограмму, личной подписью лица, принявшего телефонограмму, ивходящим регистрационным номером полученной телефонограммы. Телефонограммасоставляется в одном экземпляре и подписывается руководителем или ответственнымисполнителем.
Если телефонограммапередается нескольким адресатам, к ней прилагается список организаций,предприятий, которым ее направляют, с номерами телефонов, по которым она должнабыть передана.
3.3 Прием и обработкадокументов, поступающих по каналам электронной почты и факсимильной связи
Электронная почта — один из компонентов системы автоматизации документооборота, средство доставки,отправки информации и ее передачи между пользователями как внутри организации,так и между сторонними организациями, имеющими соответствующие аппаратные ипрограммные средства.
Электронные сообщения,посылаемые по электронной почте, исполняются аналогично документам на бумажныхносителях, при наличии определенной специфики в процессе исполнения.
Отправительэлектронного сообщения запускает программу отправки почты и создает файлсообщения, указывает его имя, дату и время отправки. Сообщения можно вводить иредактировать с помощью текстовых редакторов. Электронные сообщения передаютсяадресатам в соответствии с указателем на рассылку.
Адресат получаетизображение документа на экране компьютера, а затем распечатывает его набумажный носитель.
Каждому абоненту вэлектронной почте выделяется индивидуальный почтовый ящик (область памяти ЭВМ),которому присваивается код пользователя, и обмен электронными сообщениямиосуществляется через эти почтовые ящики.
При наличииэлектронной почты документы обрабатываются и исполняются при помощиавтоматизированной регистрации. Отправителю необходимо поставить отметку«соответствует оригиналу».
Факсограмма (телефакс,факс) — получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного,графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи (припомощи факсимильной аппаратуры).
Факсимильная (илифототелеграфная) связь — электрический способ передачи графической информации,при котором происходит неподвижное изображение текста или таблиц, чертежей,схем, графиков, фотографий и т.п.
По скорости передачиинформации факсимильная связь стоит на одном уровне с телексной связью, нообладает очевидным преимуществом: она позволяет отправлять и получатьграфическую информацию на бумажном носителе, что невозможно телеграфом илителексной связью.
Факсограмма не можетсчитаться отдельным видом документа, так как по факсу можно передать копиюлюбого документа на бумажном носителе — приказа, распоряжения, договора,протокола и др.; чаще всего факс используется для передачи служебных писем иразного рода информационных сообщений.
Документ, переданныйпо факсу, является копией документа и не обладает юридической силой, но посоглашению между организациями, осуществляющими факсимильную связь, факсограммымогут приравниваться к документу.
Документы,передаваемые по факсу, должны быть оформлены в соответствии с правиламиисполнения вида отправляемого документа: приказа, протокола, акта, договора,письма и т.д.
При передаче и приеметекстов служебных документов по каналам факсимильной связи необходиморуководствоваться следующими требованиями:
— объем передаваемогодокумента (текста, схемы, графического изображения), выполненного на писчейбумаге формата А4 (210х297 мм) черным цветом, не должен превышать 5 листов;
— исходящиеинициативные документы, оформленные на бланках писем администрации города,подлежат обязательной регистрации в отделе служебной корреспонденции и контроляуправления делами перед отправкой по каналам факсимильной связи;
— подлинникидокументов после передачи по факсу возвращаются исполнителям с отметкой овремени отправки и подлежат немедленной рассылке адресату;
— передачадокументов по каналу факсимильной связи производится согласно резолюциируководителя, подписавшего документ;
— поступившиефаксограммы учитываются помощником руководителя по оперативной работе в журналеустановленной формы с указанием в нем справочных данных: даты (времениполучения), отправителя и адресата и без проставления регистрационного штампапередаются адресатам под расписку в день их приема, срочные — немедленно;
— факсограммы наиностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом,подписавшим факсограмму. Принятая на иностранном языке факсограмма доставляетсяадресату без перевода;
— запрещается передачатекстов документов, содержащих служебную информацию ограниченногораспространения, в том числе с пометкой «Для служебного пользования»;
— категорическизапрещается передача по факсимильной связи секретных документов;
— ответственность засодержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившегодокумент, и руководителя, подписавшего документ к передаче.
При передаче и приеметекстов служебных документов по каналам факсимильной связи необходиморуководствоваться следующими требованиями:
v объем передаваемого документа (текста, схемы,графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, недолжен превышать 5 листов;
v документ для передачи по каналу факсимильной связисдается с заявкой установленного образца, подписанной руководителемподразделения;
v ответственность за содержание передаваемой информациивозлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителясоответствующего подразделения;
v запрещается передавать текст документов с пометкой«Для служебного пользования»;
v подлежащий передаче документ учитывается в журналеустановленной формы. Подлинники документов после передачи возвращаютсяисполнителям с отметкой о времени отправки;
v поступившие факсограммы учитываются в журналеустановленной формы без проставления регистрационного штампа, передаютсяадресатам под расписку в день их приема, срочные — немедленно;
факсограммы наиностранных языках доставляются адресату без перевода.
3.4 Хранение аудиовизуальных документов
Аудиовизуальныедокументы принимаются на хранение в следующем комплекте: кинодокументы (фильмы,спецвыпуски) — негатив изображения, негатив фонограммы, магнитный оригиналфонограммы, позитивная копия, магнитная фонограмма шумов и музыки,промежуточный позитив изображения, установочные ролики и паспорта для цветныхкинодокументов (в исключительных случаях принимается неполный комплект);фотодокументы — негатив, контрольный фотоотпечаток; фонодокументы ивидеодокументы — оригинал и копия. Одновременно принимается текстоваясопроводительная документация: для кинодокументов — монтажные листы, аннотации,разрешительные удостоверения к законченным произведениям, акты техническогосостояния, записи цветовых и световых паспортов; для фотодокументов — аннотация; для фонодокументов — сопроводительная документация; длявидеодокументов — акты технического состояния.
Электронные документыпринимаются на хранение в сопровождении программных средств, позволяющих ихвоспроизвести, и с необходимым комплектом сопроводительной документации.
Количество листов вделе и единиц хранения в составе единицы учета аудиовизуальных документовучитывается на основе их нумерации и фиксируется:
v листов в деле — в листе-заверителе и в соответствующейграфе описи дел, документов;
v фотоотпечатков в фотоальбоме — во внутренней описифотоальбома, а также в соответствующей графе описи фотоальбомов;
v единицы хранения других аудиовизуальных документов — всоответствующих графах описей этих документов.
v При учете единиц хранения в составе единицы учетааудиовизуальных документов:
v единицы хранения диафильмов располагаются по порядкуномеров рулонов;
v единицы хранения кинодокументов располагаются поэлементам комплекта, внутри которого нумеруются по порядку номеров частей;
v единицы хранения фонодокументов располагаются впорядке производственных номеров.
Объем страхового фондаи фонда пользования измеряется в единицах хранения/единицах учета, а также в:
кадрах — для копийархивных документов на бумажной основе и фотодокументов;
метрах — для копийкинодокументов;
времени звучания — длякопий фонодокументов;
в мегабайтах — длякопий электронных документов.
При этом отдельноучитываются страховые копии уникальных документов и особо ценных документов икопии фонда пользования, отснятые с архивных документов на бумажной основе(раздельно на рулонной пленке и микрофишах); кинодокументов; фотодокументов;фонодокументов; видеофонограмм; электронных документов.
Заключение
Всегда документсначала надо создать, различны только способы его написания: ручкой, на пишущеймашинке, компьютере. Служебный документ создается для выполнения, прежде всегоуправленческой функции, и, следовательно, его надо передать для исполнения.
Способы передачидокументов также постоянно меняются: от гонца и фельдъегерской тройки дотелеграфа, факса, электронной почты. Документ обязательно регистрируется дляподтверждения факта получения или создания документа в конкретный день, егоучета путем внесения в регистрационную форму, что позволяет впоследствиинавести по документу справку, проконтролировать исполнение. Когда информация,содержащаяся в документе, принята к сведению, произведено какое-либо действие,принято решение, отправлен ответ, документ выходит из оперативной работы ипопадает в папку для дальнейшего хранения. Срок его хранения определяетсяценностью информации, содержащейся в документе.
Таким образом, вседокументы имеют общие этапы прохождения и обработки в организации. Но этотобщий путь движения создаваемых в организации документов и получаемых извнескладывается из движения и работы с каждым документом в отдельности и напрямуюзависит от принятого в конкретной организации процесса решения вопросов,поднятых и отраженных в данном документе.
Получение организациейдокументов, как правило, централизованно. Но это было так, когда документыпоступали по почте, телеграфу, доставлялись курьером. С появлением факсов иэлектронной почты документ может быть, сразу получен отделом или конкретнымисполнителем минуя службу ДОУ. Таким образом, происходит процессдецентрализации получения и отправки документов, что может привести к потереконтроля над ним. Следовательно, одна из задач при организации электронногодокументооборота — обязательно централизовать учет всей поступившейдокументации. Эта задача легко решается объединением всех компьютеров в единуюсеть.
Внедряемые сегодняэлектронные системы пока что затрагивают лишь типовые, общие этапы обработкидокументов: получение, регистрацию, контроль, передачу документов, хранение,т.е. те процессы, которые являются общими для всех документов и которые могутбыть централизованы. Но автоматизация будет полной только тогда, когда будетопределен не только общий документопоток, но и движение каждого документа,выполняющего типовую функцию.
В заключение следуетподчеркнуть, что любой вид материального носителя информации имеет своидостоинства и недостатки. Способы документирования информации и формы передачиинформации модернизируются, становятся всё более удобными в использовании.
Список используемойлитературы1. Федеральный закон от 29 декабря 1994 г.2. № 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов».3. Постановление администрации г. Красноярска от 30 декабря2004 г. № 610 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрациигорода Красноярска».4. Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от18 января 2007г. №19" Об утверждении Правил организации хранения,комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РоссийскойФедерации и других архивных документов в государственных и муниципальныхархивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук".
5. Государственный стандарт РФ ГОСТ Р6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная системаорганизационно-распорядительной документации. Требования к оформлениюдокументов».
6. Журнал «Делопроизводство»,2007 № 4, 6, 8.
7. Поисковая система «Консультант+».
8. Информационно-правовое обеспечение«Гарант».