ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ СЕКРЕТАРЯ В ПРИЕМНОЙРУКОВОДИТЕЛЯ
Оглавление
Введение
§1 Организация рабочего места и рабочего времени секретаря
§2 Работа с посетителями в приемной
§3 Ведение деловых бесед
§4 Организация переговоров, собраний, деловых встреч руководителя
§5 Взаимоотношения с руководителем
§6 Взаимоотношения в коллективе
§7 Виртуальный офис
Заключение
Литература
Приложение 1
Приложение 2
Приложение 3
Введение
Секретарь, помощник руководителя- это лицо компании. Часто именно по профессионализму и манерам этогосотрудника судят о компании в целом. Представляя компанию во внешней деловойсреде, секретарь, помощник руководителя транслируют корпоративную культурукомпании.
В конце 80-х — начале 90-х годов,с приходом «дикого капитализма» и появлением в нашей стране первыхбизнесменов, происходит резкое «омоложение» профессии. Молодомуруководителю, соответственно, требуется молодой секретарь. Л.А.Кондрашова:«И вот появляется новый тип в профессии. Это красивая, молодая особа,пользующаяся, чаще всего, покровительством своего начальника, сопровождающаяего на приемах и презентациях (т.к. владеет иностранными языками), хорошознающая основы этикета. Она выполняет многие функциональные обязанности, подчаси не присущие данной профессии» [1].
Эффективный, профессиональныйсекретарь с хорошими деловыми манерами может оказать значительную помощь своемуруководителю и оптимизировать его профессиональную деятельность.
В задачи секретаря входиторганизационная, коммуникативная, сервисная и множество других функций.Эффективный секретарь должен уметь: передавать информацию внешним и внутреннимклиентам, быть устойчивым к неопределенности, соблюдать деловой стиль,профилактировать стресс и др. По мнению Е. Ишутиной, современный секретарь — «Этоинициативный и рассудительный помощник шефа, обладающий всеми профессиональныминавыками, необходимыми для офиса, принимающий решения в пределах своейкомпетенции и при необходимости берущий управление на себя» [5]. Е.Скриптунова, М.Рогожин и М. Стенюков указывают на многофункциональность иразностороннюю развитость современного секретаря [8;9;10]. Н.В.Воржаеваяобращает внимание на повышение требований к секретарю в связи с изменениямиинформационного пространства общества [1].
Практически все авторы(Скриптунова Е., Зельцерман К., Рогодин М., Стенюков М., Ишутина Е.) отмечаютбольшое значение роли секретаря в эффективной работе руководителя и самойорганизации вцелом.
За последние годы профессиясекретаря претерпела существенные изменения. Если недавно секретаря принятобыло называть «лицом фирмы», то сегодня его уже можно сравнить справой рукой руководителя, регулирующей различные производственные процессы. Внашей стране резко возрос спрос на квалифицированных секретарей. Это связано впервую очередь с возникновением большого количества структур.
Исходя из вышесказанного, цельнашей работы – изучение деятельности секретаря в приемной руководителя, сучетом современных условий деятельности.
Задачи:
1. Изучение теоретических источников по данному вопросу;
2. Рассмотрение практического приложения вопроса;
3. Анализ эффективности деятельности секретаря, выводы на основе анализа.
Методы, используемые в работе:анализ теоретических источников, наблюдение, анкетирование, беседа.
Объектом исследования являетсяпрофессиональная деятельность секретаря.
Предметом исследования являютсяпути оптимизации профессиональной деятельности секретаря.
Гипотеза исследования такова: присоздании необходимых условий профессиональной деятельности секретарянаблюдается положительная динамика в организации управленческой деятельностипредприятия.§1 Организация рабочегоместа и рабочего времени секретаря
Секретарь-референт — этопрофессия, которая включает в себя множество функций. Многочисленные имногообразные обязанности современного секретаря-референта можно (с достаточнойстепенью условности) подразделить на две большие группы:
— функции по документационномуобеспечению управления;
— функции по так называемомубездокументному обслуживанию руководителя.
Выполняя функции подокументационному обеспечению управления, секретарь-референт занимаетсяподготовкой и оформлением служебных документов, организацией документооборота,хранением и использованием документов в текущей деятельности организации.Следует отметить, что в негосударственных структурах, где трудятсясекретари-референты, выделенное делопроизводственное подразделение, какправило, не создается, функции по делопроизводственному обслуживаниюсосредоточиваются в секретариате. Вместе с тем рабочее местосекретаря-референта обычно оснащается современными техническими средствами иподдерживается программным обеспечением. Это позволяет оптимально, снаименьшими затратами рабочего времени организовать делопроизводственноеобслуживание, сочетая его с выполнением прочих многочисленных обязанностей[1;10].
К функциям секретаря-референта побездокументному обслуживанию относятся: организация приема посетителей,телефонное обслуживание, обеспечение рабочего покоя руководителя, контакты сперсоналом фирмы и забота о гостях фирмы, организация встреч и переговоров руководителя,подготовка командировок руководителя, организация и участие в работе совещаний,контроль исполнения поручений руководства, организация рабочего дняруководителя, резервирование времени, организация рабочего места руководителя,контроль за исправностью и правильной эксплуатацией оргтехники [1;10]
Приемная – это центр работыфирмы, ведь от того, как организована работа в приемной зависит эффективностьработы руководителя.
Большое значение имеетрациональная организация рабочего места секретаря, зоны его трудовойдеятельности, оснащенной необходимыми средствами для выполнения должностныхобязанностей.
Общая площадь приемной, гденаходится секретарь — референт, должна быть в пределах 12-16 кв.м. При выбореразмеров площади необходимо учитывать следующие факторы:
1) подходы к мебели иоборудованию;
2) расстановку мебели иоборудования;
3) потребность — в отдельныхслучаях — особых условий;
4) возможность установкивспомогательного оборудования [8].
Организация рабочего места — этосистема мероприятий по оснащению рабочего места средствами и предметами труда иих функциональному размещению. Кроме того, организация рабочего местапредполагает учет антропометрических данных исполнителя и обеспечениесоответствующих нормам условий труда [1].
Рассмотрим варианторганизации рабочего места секретаря на примере образовательного учреждения(ОУ).
Приемная находитсянепосредственно перед кабинетом руководителя. Рабочее место секретаря вприемной находится слева от входа, и расположено так, чтобы можно было легковидеть всех входящих. В приемной находятся предметы, необходимые для работы:рабочий стол, оргтехника, шкаф и сейф для хранения документов. Для созданияуютной атмосферы, в углах приемной расположены большие растения, оформленные вдекоративные кашпо. Непосредственно перед рабочей зоной секретаря находитсязона для приема посетителей, где расположена удобная мебель для ожидания.
Рабочее место оборудованокомпьютером, монитор которого имеет плоский экран. Все составляющие компьютерарасположены на специальных подставках и полках стола, для оптимальногоосвобождения рабочего пространства стола. Здесь же находится мини-АТС,оргтехника.
На стенах приемной расположенылицензия на право ведения образовательной деятельности, свидетельство огосударственной аккредитации и аттестации учреждения. В холе перед приемнойнаходится информационный стенд, где представлены учредительные документы: УставОУ, Правила внутреннего трудового распорядка, права и обязанности обучающихся иродителей, другие локально-нормативные акты, регламентирующие деятельность ОУ.Также здесь расположена витрина с информационными материалами, сообщающими обосновных достижения учреждения, его сотрудников и воспитанников. На стене холларасположена информация об образовательных услугах, предоставляемых ОУ, а такжео дополнительных платных услугах и ценах на них. В холе ОУ размещаетсяинформационный бюллетень «Альтернативный вестник», который дает представлениене только об официальных мероприятиях, но и развлекательных, объявления,новости и многое другое – та информация, которая поможет посетителю составитьпредставление об ОУ и скоротать время ожидания.
Работа секретаря-референтасовременной российской фирмы имеет свою специфику [1;10]:
— большое разнообразие задач созначительными различиями в них по степени сложности, важности и т. д.;
— весьма насыщенный рабочий день;
— необходимость выполнятьпараллельно несколько работ;
— постоянные сверхурочные,незапланированные задания, необходимость в случае срочной работы задерживатьсяпосле окончания рабочего дня;
— особые условия работы:телефонные звонки, вызовы и т. п.
Четкая организация рабочего местапозволит без лишних затрат времени найти нужный документ, навести любуюсправку, выполнить любую операцию с документами и значительно больше успеть задень. Поэтому, для рационального использования рабочего времени большоезначение имеет планирование деятельности секретаря.
Хорошим помощником припланировании рабочего дня может служить персональный компьютер. На рынкепрограммных продуктов предлагается много интересных разработок, которыепредоставляют в распоряжение пользователя: календарь, телефонный справочник,перечень заданий, блокнот и т.п. наиболее популярной является информационнаясистема Microsoft Outlook. Эта программа предоставляет множество возможностейдля эффективной организации рабочего времени секретаря и его руководителя.Microsoft Outlook помогает работать с сообщениями, контактными лицами,просматривать совместные документы, а также позволяет планировать встречи,поездки и организовать выполнение заданий, отслеживать деятельность свою исотрудников [8;11].
План рабочего дня секретаря(на примере ОУ).
830 — приход на работу
845-просмотр входящейкорреспонденции
900-оперативноесовещание при директоре (получение задания на день)
1000 — работа сдокументами (подготовка писем, текущих документов)
1200-отправкаисходящей документации (по факсу, e-mail,с курьером)
1300-обеденный перерыв
1400-работа сруководителем (подпись документов, подготовка проектов документов и т.д.)
1600-проверка выполненияплана работы на текущий день, внесение корректив, составление плана работы наследующий день, подготовка плана мероприятий для руководителя
В течение дня – ответы нателефонные звонки, прием посетителей, выполнение экстренных порученийруководителя
1730-завершениеработы, выключение оргтехники, проверка окон, уборка документов на свои места.
Конечно, такое планированиеявляется примерным, так как каждый день может вносить свои коррективы, ноданного распорядка дня секретарь придерживается для рационального использованиясвоего рабочего времени. §2 Работа с посетителями в приемной
Прием посетителей — одна изважнейших функций секретаря. Первое впечатление о фирме (учреждении)складывается именно от уровня организации приема. Секретарь фирмы (небольшогоучреждения) отвечает за организацию приема всех обратившихся в нее. Секретарьруководителя организует прием посетителей руководством.
Прежде всего, следуетпозаботиться о приемной, которая должна производить на пришедшего благоприятноевпечатление, так как приемная — место первого контакта с фирмой (организацией,учреждением). Приемная должна быть достаточно просторной, с хорошоорганизованным интерьером, местами для ожидания, с необходимыми объявлениями и,если это возможно, изделиями, характеризующими направление деятельности фирмы.
Секретарь должен уметь встретитьпосетителей, быть любезным и приветливым, чтобы обеспечить эффективностьвстречи или сгладить трудные ситуации. От его приветливости, четкости и полнотыответов на вопросы складывается первое представление о фирме в целом.
Организация приема зависит откатегории посетителей [9]:
1 сотрудников своей организации;
2 сотрудников других организаций:по предварительной договоренности; прибывших внезапно.
3 посетителей поличным вопросам.
Во всех случаях секретарь, преждевсего, приветливо здоровается с вошедшим.
Так как секретарь помогаетруководителю в реализации плана его рабочего дня, ему часто дано правоопределять, с кем руководитель должен встретиться сам, а кто может бытьнаправлен к другим должностным лицам, какие вопросы нуждаются в срочном,первоочередном решении и внимании руководителя.
Организуя прием к руководителю,секретарь должен знать и пропускать беспрепятственно лиц, имеющих к нему доступв любое время.
Для приема остальных сотрудниковорганизации по текущим вопросам желательно иметь установленные часы и дни, чтоявляется основой рационального планирования рабочего дня руководителя, Кпришедшим на прием сотрудникам надо обращаться по имени и отчеству, для чего усекретаря должен лежать пофамильный (с именем и отчеством) список (справочник)всех работников организации.
При приеме работников другихорганизаций после приветствия надо выяснить и записать [9]:
♦ фамилию, имя, отчество;
♦ организацию, которую он представляет,и его должность;
♦ по какому вопросу;
♦ было ли назначено времяприема.
Сегодня часто посетительпредставляется секретарю, вручая ему свою визитную карточку, которая содержитнеобходимые данные о нем. Посетителю следует предложить присесть и подождать,пока о его прибытии будет доложено.
Выяснив вопрос, являющийся цельюпосещения, секретарь может сразу направить посетителя к конкретному работнику,занимающемуся данной проблемой.
Если посетитель будет принятруководителем, о нем докладывают, передав визитную карточку или запись сданными о нем. Иногда секретарь подбирает и передает руководителю необходимыедля разговора документы.
В случае задержки приемапосетителя ему предлагают подождать, посмотреть газеты, журналы, проспекты. Втом случае, когда время приема было назначено, а руководитель занят, секретарьдолжен в вежливой форме извиниться, объяснить причину задержки, указать, накакое время прием переносится или договориться о другом дне посещения.
По своему усмотрению секретарьможет предложить ожидающему посетителю чай или кофе.
Если о переносе приема понепредвиденным обстоятельствам (болезнь руководителя, командировка, срочныйвызов и т.д.) известно заранее, необходимо связаться с посетителем, поставитьего в известность и договориться о времени, на которое прием перенесен.
О каждом посетителе, независимоот его служебного положения, обязательно докладывают. О сотрудникахорганизации, пришедших на прием, можно доложить по телефону. Пришедших на приемиз других организаций представляют руководителю, четко называя фамилию, имя,отчество, должность, фирму (организацию) и передают визитную карточку илизапись сведений о нем.
Некоторую особенность имеет приемкомандированных работников. В этом случае секретарь может оказать содействие вразмещении в гостинице, отмечает командировочное удостоверение, подбираетнеобходимые документы.
В случае отсутствия руководителясекретарь, в зависимости от решаемого вопроса, может направить посетителя к егозаместителям. Во всех случаях задача секретаря — направить посетителя томусотруднику, который занимается данными вопросами, и избавить руководителя отлишних приемов.
Обязанности секретаря во времяприема:
а) позаботиться, чтобы былавывешена табличка о днях и времени приема посетителей;
б) вести учет посетителей иконтролировать выполнение решений, принимаемых во время приема посетителей;
в) следить за очередностью приемаи регламентом беседы.
Несколько иной порядок имеетприем граждан по личным вопросам. Личный прием в соответствии сзаконодательством [12] осуществляют руководители организаций, их заместителиили ответственные работники.
Прием граждан должен бытьтщательно организован [8]. Прежде всего, устанавливается место и время приема.Должны быть выделены дни и часы, в которые граждане всегда будут приняты.Информация о порядке приема вывешивается на видном месте. При этомпредусматривается и вечернее, свободное от работы время. Удобнее всегопроводить еженедельные приемы посетителей.
Прием ведется в помещении,имеющем свободный доступ. При необходимости организуются выезды руководителейна место приема населения.
Приемная должна быть хорошооборудована, предусмотрены стулья, стол, за которыми обращение может бытьоформлено в письменном виде. Должна быть бумага, ручки. Рекомендуется широкоиспользовать «немую справку» с образцами заявлений, адресами ителефонами тех учреждений и организаций, куда наиболее часто направляютграждан.
При личном приеме руководителюпомогает секретарь, встречающий посетителей и ведущий их регистрацию [9].
Доброжелательность, внимание,любезность и предупредительность секретаря во многом определяют атмосферуприемной.
Во время личного приема гражданведется журнал (книга) приема, где записываются: дата приема, фамилия, имя иотчество пришедшего на прием, его адрес, суть вопроса, фамилия ведущего прием ирезультаты рассмотрения обращения. При большом объеме работ такая регистрацияведется на регистрационно-контрольных карточках. Если заявление или жалоба немогут быть разрешены руководителем во время приема, они излагаются в письменнойформе и с ними ведется работа как с письменными обращениями. Должностное лицо,ведущее прием, обязано быть предельно внимательным к посетителю, его нуждам изапросам, направлять беседу на выявление сути обращения и обстоятельств,способствующих принятию правильного решения.
В конце приема гражданину надосообщить о принятом по обращению решении или, если решение вопроса относится ккомпетенции иного органа, оказать содействие в определении этого органа, егоместонахождения, телефонах и т.д. [9;10]:
Организация приема деловыхпартнеров компании, как правило, не представляет особой сложности. Обычноруководитель, либо кто-то по его поручению договаривается о дате и временипроведения встречи, и партнеры приезжают к назначенному времени. В деловой средене принято приезжать без предварительной договоренности. Если такое происходит,то это нехороший «звоночек» как для секретаря, так и для руководителя. В такойситуации нужно доложить о посетителе, и руководитель сам примет решение, чтоделать дальше [1;10].
Задачи секретаря в организацииприема деловых партнеров – зафиксировать дату и время встречи, подготовитьнеобходимые материалы по поручению руководителя, встретить и проводить гостей.Очень важно четко объяснить посетителям, как найти вашу организацию, чтобы онине опоздали на встречу по вашей вине, из-за того, что вы невнятно объяснилидорогу. Важно также заранее уточнить у гостей их имена, названия их компаний,должности и контактные телефоны. Эта информация необходима и для заказапропуска, и для подтверждения встречи накануне переговоров, и для того, чтобывы могли связаться с ними в том случае, если они вдруг задерживаются и невыходят на связь сами.
Хорошим тоном считается встретитьгостей у входа в здание, на пункте охраны или на ресепшн и проводить вприемную. Желательно, чтобы гостю не нужно было ждать у входа – секретарь (либодругой сотрудник по просьбе секретаря) уже должен ждать гостей у входа вназначенное время. При встрече нужно уточнить, тот ли это человек, которого вывстречаете: «Иван Иванович? Здравствуйте». Задача секретаря – встретить ипроводить гостя, но вовсе не развлекать его. После приветствия нужнопредставиться («Я – Вера, секретарь Ирины») и предложить следовать за вами(«Пойдемте, я вас провожу»). На этом первая часть встречи практическизаканчивается – не нужно досаждать гостю разговорами и расспросами, это не делосекретаря. Единственное, о чем еще можно сообщить гостю по пути в приемную, –это расположение туалетов («Там у нас туалеты. Сейчас я покажу вам дорогу в приемную,там вы можете снять пальто»).
После того как встречазакончилась, секретарь предлагает гостю проводить его («Вас проводить?») [9].
Организация приемасотрудников по рабочим вопросам (на примере образовательного учреждения).
Ежегодно в мае, для соблюдениязаконодательства о труде, в образовательном учреждении проводится собеседованиес педагогическими сотрудниками по педагогической нагрузке, закрепляемой за нимина следующий учебный год.
Задача секретаря при организацииприема сотрудников сводится к следующему:
— составить график приемасотрудников (сначала опрашиваются педагогические сотрудники с целью выявленияоптимального времени для приема, чтобы не было рабочих накладок; затем этотграфик согласуется с руководителем, чтобы у него это время было свободно);
— известить сотрудников оконкретной дате и времени приема;
— подготовить документы орезультатах профессиональной деятельности сотрудников за учебный год;
— подготовить проект соглашенияоб установлении учебной нагрузки на следующий учебный год.
Непосредственно во время самогоприема, проведения собеседования с сотрудниками, секретарь ведет протоколбеседы, для подтверждения соблюдения трудового законодательства.
§3 Ведение деловыхбесед
Как подготовиться к деловой беседе,чтобы достичь желаемого результата? Деловая беседа, как и другие жанры деловогообщения, относится к частной риторике, в основе которой лежат общие принципы изакономерности, но в то же время есть здесь и своя специфика [6].
Деловую беседу от других типовбеседы отличает прежде всего ее направленность на решение конкретной проблемы,а также ситуация, в которой она ведется, а именно — ситуация делового общения.
Деловая беседа требует применениячетко выверенной стратегии. Необходимо придерживаться определенных правил,чтобы достичь взаимопонимания. Стратегия всегда напрямую зависит отпоставленной цели.
Следует всесторонне продуматьпредмет обсуждения и структуру беседы: определить тему и цель предстоящейбеседы, конкретные задачи, свои аргументы и возможные контраргументы партнера,очередность рассматриваемых вопросов (если их несколько). При подготовке кбеседе полезно составить психологический портрет собеседника, по возможностиознакомиться с его позицией по данной проблеме. Не начинайте разговор с обсуждениятех вопросов, по которым вы расходитесь во мнениях, начните с тех, в которых выединодушны. В ходе разговора чередуйте негативные и позитивные моменты, изавершите разговор на «хорошей ноте».
Старайтесь предельно понятно иубедительно высказать свое суждение по рассматриваемому вопросу. Каждая мысльдолжна быть точно сформулирована. Точности требуют и определения — невнятныеформулировки могут вызвать различные толкования одного и того же вопроса,внести сумятицу, вызвать непонимание, а порою привести к совершеннонепродуктивному спору. Будьте готовы дать исчерпывающие разъяснения своей точкизрения в том случае, если партнер с нею не согласен. В деловой беседе важнабыстрота реагирования на высказывания партнера, объективность в оценке мнений ипредложений собеседника. Искусство убеждения состоит в том, чтобы подвестисобеседника к нужному выводу, а не навязывать этот вывод.
Особая роль в риторическихтактиках ведения деловой беседы принадлежит технике постановки вопросов. Умелоеосвоение такой техники позволяет в полной мере получить необходимую информацию,владеть инициативой в беседе, помогает избежать излишней категоричности вутверждениях (на вопрос собеседник чаще отвечает, чем возражает). Кроме того,вопросы убеждают собеседника в том, что вы проявляете к нему интерес истремитесь установить с ним креативные отношения. Задавая вопрос, вы тем самымстремитесь к продуктивному развитию и углублению диалога [6].
Формулируйте свои вопросы так,чтобы ваш собеседник не мог не согласиться с вами. Если вы согласны с еготочкой зрения, подчеркните его правоту. Если же вы придерживаетесь иной точкизрения, не начинайте с резкого выпада: «Нет, вы не правы…» или«Вы не понимаете, что…», «Вы этого не знаете».
Для первого этапа беседы, накотором поднимаются новые проблемы, характерны ответы Да-Нет. На следующемэтапе, когда расширяются границы передачи информации и начинается сбор фактов иобмен мнениями, следует задавать преимущественно открытые и зеркальные вопросы.После этого наступает этап закрепления и проверки полученной информации. Здесьпреобладают риторические вопросы и вопросы для обдумывания. И в конце, намечаяновое направление информирования, мы пользуемся переломными вопросами.
Чего мы добиваемся этимивопросами с точки зрения тактики? В любом случае избегаем или существенноснижаем опасность беседы-ссоры. Ведь любое утверждение или констатация,особенно не подкрепленные очевидными фактами, вызывают у собеседника протест,несогласие и контраргументы в открытой или скрытой (внутренней) форме. Если жемы видоизменим эти утверждения и придадим им форму вопроса, тем самым взначительной степени смягчив их, то собеседник и воспримет их легче, а иногдадаже как свое собственное мнение (благодаря риторическим вопросам и вопросамдля обдумывания) [6;8].§4 Организацияпереговоров, собраний, деловых встреч руководителя
Есть ли у вас организаторскиеспособности? Увы, тут тоже все не так просто: от вас не должна укрыться ни однамелочь. К примеру, при организации совещания для каждого его участникатребуется подготовить нужные документы, проверить не только наличие бумаги иавторучек, но и количество стульев или кресел, а также свежего воздуха впомещении [5].
Переговоры – это взаимозависимыепроцессы выработки, обмена и выполнения определенных наборов обещаний, которыеудовлетворяют основные интересы договаривающихся сторон. В свою очередь понятие«наборы обещаний» означает контракты, соглашения, договоры,конвенции, меморандум о взаимопонимании, декреты о согласии, формулы «даючестное слово», а также рукопожатия.
Важнейшие составляющиепереговоров – место и план-регламент их проведения [10].
Идеальное место для переговоров –спокойное, комфортабельное и нейтральное пространство, никак не связанное сдеятельностью и проблемами участников. Оно должно отвечать следующим критериям:
быть свободным от отвлекающихмоментов (шума голосов, телефонных звонков и т.д.);
быть удобным, хорошо освещенным,оборудованным подходящей мебелью;
соответствовать статусуучастников переговоров;
быть доступным для подъездамашин;
цена за аренду должна бытьприемлемой для всех участников переговоров;
иметь дополнительные помещения,где стороны могли бы работать раздельно;
поблизости должны быть ресторанили кафе, туалетные и курительные комнаты.
Почти все мы в течение годапринимаем участие в нескольких совещаниях, а многие время от времени самипроводят их или занимают место в президиуме. Хотя обстоятельства, в которыхпроходят совещания, отличаются друг от друга, все же они имеют некоторыесходные черты, в отношении которых хотелось бы дать несколько полезных советов.Существует ряд общих правил проведения любых собраний, вне зависимости отповодов, по которым они созываются; если следовать этим правилам, встречипроходят гладко, с пользой для всех присутствующих и заканчиваются вовремя [5;10].
Подготовьте повестку дня заранееи старайтесь неукоснительно ее соблюдать. Заблаговременно известите участниковсовещания о причине его созыва и не отвлекайтесь от намеченной темы.
Назначьте время начала иокончания собрания. Вовремя начните и завершите его. Вам не обязательноприбегать к драконовским мерам, однако необходимо следить за тем, чтобыжелающие высказаться выступали по очереди, а другие участники встречи их приэтом не перебивали.
Думать о том, чтобы не опоздатьна собрание, должны приглашенные, а организаторы совершенно не обязаны ждать,пока все участники соберутся.
Ожидание опоздавших не доставляетудовольствия тем, кто пришел к назначенному часу, и «наказывать» ихза вежливость и соблюдение профессиональной этики было бы в высшей степенинеучтиво.
Когда на совещании присутствуют ихозяин, и председательствующий, встречу, как правило, завершает тот, кто еесозывал. Если он или она сочтет, что прения по обсуждаемому вопросу завершены,и достигнуто устраивающее всех соглашение о том, какие шаги следует предпринятьв будущем, нужно подвести итоги и закрыть встречу: «Итак, мы обсудилиследующие вопросы...», или: «В результате, мы пришли к выводу о том,что действовать надо так...». После этого стоит повторить решение, котороебыло принято, и, если для его осуществления необходима дополнительнаяинформация, напомнить об этом тем, кто отвечает за ее предоставление. Встречазаканчивается выражением благодарности тем сотрудникам, которые на нейприсутствовали и помогали в ее организации [5;10].
Письменные заметки илимагнитофонные записи, сделанные во время встречи, используются для составлениядоклада о проведенном совещании, копии которого его организатор позднеепередает каждому из участников. В докладе обычно содержится детальное изложениезаключительных выступлений. Он вручается участникам не только для того, чтобынапомнить о содержании дискуссий, но и с целью выработки единого подхода кпроблеме.
Завершение переговоров,конференций с привлечением сторонних организаций обычно заканчивается вручениемподарков.
Вручение корпоративных подарков –целая наука, и изучать ее нужно внимательно и не торопясь [7]. Итак, начнем сфундаментальных законов. Их всего три:
1. Подарок должен соответствоватьпо стоимости статусу человека, которому он будет преподнесен.
2. Подарок должен быть полезнымили приятным.
3. Подарок должен напоминатьчеловеку о вас или о вашей компании.
Пари выборе подарка необходимоосновываться на том, к какой из статусных групп относится человек, которому вынамерены его преподнести. В зависимости от этого подарки делятся на три группы:
• Top: подарки для особо важныхперсон.
• Middle: подарки для менеджеровсреднего звена (партнеров, коллег).
• Basis: массовые подарки,сувениры
Подарки каждой группы имеют своюспецифику и стоимость [7;8].
1. Top: звездная галерея
К выбору таких подарков относятсяс особой ответственностью, ведь они предназначены для особо важных для компанииособ. Как правило, в эту группу попадают руководители партнерских компаний, банков,важные государственные чиновники и политические деятели. Словом, те, от чьегоблагорасположения может зависеть успех вашего бизнеса. При заказе или выборетакого рода подарков необходимо учитывать немало факторов, в том числе и личныепредпочтения или хобби людей, для которых они предназначаются. Проблема выбораподарка для VIP-персоны, как правило, состоит в том, что человек подобногоуровня обычно уже все имеет и удивить его чем-то сложно. Поэтому, как нистранно, здесь работает правило: чем бесполезнее и оригинальнее подарок, тембольше он ценится. Примером такого подарка могут служить сувенирные весы снабором гирь, антикварная книга или произведение искусства (картина,скульптура). Подходящим выбором будут также художественные глобусы, старинные картыили телескоп. В последнем случае при выборе подарка нужно быть осторожным итвердо знать вкусовые предпочтения человека, для которого он предназначен.
Кроме того, хорошим подаркомсчитаются различные дизайнерские аксессуары для алкогольных напитков ссеребряной или металлической фурнитурой, предметы в этническом стиле. Особенноактуальны в последнее время в подарках африканские и восточные мотивы [7].
2. Middle: равный – равному.
Следующая группа подарков – этоподарки «менеджерского» уровня. Такие подарки дарит равный равному, напримерначальник отдела одной фирмы начальнику отдела другой. Как показываетстатистика, у хорошего менеджера в среднем около 20 партнеров по разнымнаправлениям его деятельности. И им время от времени надо что-то дарить. А значит,под рукой всегда должен быть определенный ассортимент подарков, из которых онбудет выбирать подарок в зависимости от уровня отношений с партнером.
Такие подарки имеет смыслзаказывать в специализированных фирмах, занимающихся поставкой сувенирной иподарочной продукции. Но и здесь стоит проявить каплю выдумки – не стоит даритьнабившие всем оскомину канцелярские принадлежности или кружки. Это могут бытьисполненные в оригинальном дизайне зонты, офисные радиоприемники, визитницы,калькуляторы, дорожные наборы, деловые сувениры или альбомы по искусству [7].
3. Basis: мал золотник, да дорог.
При выборе массовых подарковважны два фактора: их невысокая цена и универсальность – кто знает, кому и покакому поводу их придется дарить? А потому оптимальным подарком этой группыстановятся сувениры с логотипом компании. Лучше всего, если сувениры будутдостаточно веселыми и узнаваемыми. Если планируется поздравить большое числолюдей в связи с определенной датой (праздником), желательно при выборе сувенираучесть символику этой даты. Достаточно популярны сувениры в восточном стиле,несущие в себе символ наступающего года по восточному календарю. Хороширазнообразные комнатные растения и предметы для украшения интерьера. Еще одинудачный вариант недорого подарка – забавные игрушки, так называемые«антистрессы» [7].
Организация деловой встречируководителя ОУ с представителями шефствующей организации.
У каждого образовательногоучреждения есть шефы. Для плодотворной совместной работы шефствующегопредприятия и ОУ ежегодно составляется План совместной деятельности. Данныйплан рассматривается и утверждается на деловой встрече руководителей. Каковыобязанности секретаря при организации такой встречи? Встретить гостей у входа вздание и провести их в кабинет руководителя, при этом предложив снять верхнююодежду и показав нахождение туалетной комнаты.
1. Необходимо подготовить проекты соглашений и планов по совместнойдеятельности, а также конкретные предложения по организации совместныхмероприятий и видов оказываемых услуг.
2. Предложить чай, кофе или прохладительные безалкогольные напитки передначалом деловой встречи в кабинете руководителя или в комнате переговоров; всередине длительной беседы – по просьбе руководителя или, если дверь открыта, –через 1–1,5 ч после первого угощения; в перерыве на переговорах, совещаниях.
3. После завершения переговоров, подготовить документы в чистовом вариантеи принести их на подпись.
4. Подготовить корпоративные подарки для создания положительного настроягостей.
Так как в этом учебном годобразовательное учреждение готовилось встретить свой 35летний юбилей, топодарки были изготовлены в должном количестве. Руководитель шефствующегопредприятия и его заместитель получили сувениры – картины-обереги, а также всемгостям были вручены календари с видами родного города и сюжетами из жизниобразовательного учреждения. Такие подарки были не только приятны, но имели ифункциональное значение – календари могли использоваться в работе весьследующий год, и напоминать о совместной деятельности организаций. §5 Взаимоотношения с руководителем
Помимо профессиональных качествсекретарская должность довольно сложна в психологическом плане. И прежде чемпретендовать на подобную вакансию, стоит проанализировать, какие чертыхарактера вам присущи. Приветствуется коммуникабельность (в пределахразумного), дипломатичность, умение хранить секреты (не только служебные, но иличного характера), исполнительность и даже умение подчиняться. Если вы любитенезависимость, то рано или поздно это негативно скажется на работе. Может, неимеет смысла ломать себя, ежедневно взаимодействуя с человеком, наделеннымвластью? Будущему секретарю необходимо понять: шеф живой человек и ничточеловеческое ему не чуждо. Здесь ценится умение простить и понять, не приниматьобиды на свой личный счет, все свои усилия направлять в интересах дела. Есливиноваты, исправьтесь, если шеф был несправедлив поверьте, что он умен и самразберется в этом [3;5].
Ваша задача помочь начальникусделать его работу эффективной. Не надейтесь на свою гениальную память все,абсолютно все записывайте. Не дожидайтесь указаний шефа по самым незначительнымвопросам, старайтесь самостоятельно принимать решения в пределах своейкомпетенции. Находясь в приемной, не делайте вид, что не заметили входящего илиочень заняты и не слышите его! В каком бы вы ни были настроении, вежливо изаинтересованно отвечайте по телефону. Президент одной очень крупной компанииимел привычку периодически обзванивать всех секретарей, дабы лично убедится вих корректности. Это объясняется тем, что когда-то недружелюбный ответ бывшегосекретаря стоил фирме крупного контракта. Оградите шефа от ненужных посетителейи звонков, если необходимо, решите его бытовые проблемы. Как говорил МалкольмБолдридж, хорошая секретарша экономит своему начальнику больше времени, чемслужебный сверхзвуковой самолет [5].
Умный секретарь сам варьируетметоды «укрощения» грозного шефа в зависимости от ситуации и характера объекта.Но есть универсальный прием для общения почти с любым руководителем: «Вы гений,Ваше величество!», то есть нужно постоянно хвалить его самого, его дело и дажесвои идеи выдавать за его. Это, как правило, приятно любому шефу внезависимости от его образования, интеллекта и характера. Но делайте это артистично,не скатываясь на грубую лесть. Вашим профессиональным девизом должно быть:«Начальник всегда прав!», и даже в ситуации, когда, например, он опоздал или непришел на переговоры, ваша задача придумать что-нибудь убедительное, чтобы непредставлять своего шефа в невыгодном свете: «Михаил Александрович просил егоизвинить. Он задерживается из-за транспортных проблем. Будет в течение 20минут» (не забудьте посетителям предложить чай-кофе и займите их беседой) [3].
Однако есть те профессиональныесекретарские черты, которые ценят все руководители. Главная из них — преданность своему руководителю. С этим не рождаются, это нужно в себевоспитывать. Министерские «секретарши», над которыми мы зачастую иронизируем,этим свойством обладали вполне. Они были беззаветно преданы своим начальникам.Большинство современных руководителей мечтают о секретаре старой закалки, имеяв виду их безграничную преданность и надежность. Такому секретарю порой дажепрощаются профессиональные промахи и ошибки.
Секретарь – это доверенное лицоруководителя. Только два человека в офисе владеют конфиденциальной информациейо шефе – секретарь и водитель. Руководитель оценит, если секретарь ни словом,ни жестом не даст понять посторонним, что он в курсе его личных проблем. Вашечеловеческое отношение к слабостям своего начальника, забота и внимание найдутотклик у любого самого грозного шефа [8;10].
Взаимоотношения сруководителем могут строиться по-разному. Например, секретарьобразовательного учреждения должен быть в курсе всех передвижений директора втечение дня. Иногда случались такие моменты, что директор отлучался с рабочегоместа, не предупредив секретаря о том, куда он пошел и когда вернется. Подчас,такая ситуация ставила секретаря в неловкое положение, потому что такие отлучкируководителя случались очень часто. Иногда, если руководителю звонили изУправления образованием, а его не было на месте и дозвониться до него непредставлялось возможным, разговоры переадресовывались заместителю директора поучебно-воспитательной работе. Однажды, при проведении расширенного совещания погражданской обороне, директор где-то задерживался. Пришедшие специалистыУправления образованием выказывали нетерпение, поэтому совещание было начатобез руководителя. Причину его опоздания придумали уважительную, сказав, что оннаходится с документами в земельно-кадастровой палате. А так как там действительнопроцедура принятия и рассмотрения документов очень затянута по времени, то такоеопоздание простили, и не сделали административного замечания. Во так складывалисьотношения секретаря и директора до недавнего времени. Но, в конце концов,работу такого руководителя признали неэффективной и его уволили.§6 Взаимоотношения вколлективе
Постарайтесь с первого же дняпроизвести благоприятное впечатление не только на шефа, но и на сослуживцев.Найдите общий язык с каждым сотрудником. Особенно сложны в этом плане люди сзавышенной самооценкой, которые считают, что общение с секретарем ниже ихдостоинства. Сделайте искренний комплимент такому человеку, попросите у негосовета и лед растает. В каждом коллективе обязательно есть так называемыйсплетник (причем, совсем необязательно это женщина). Старайтесь контактироватьс таким человеком в пределах рабочей компетенции, разговоров на другие темытактично избегайте, сославшись на занятость. И не дай вам бог выступать на тойили иной стороне конфликтной ситуации или поддерживать определенные коалиции.Вы за мир во всем офисе и за эффективную организацию труда! [4]
Важно с первых дней не противопоставлятьсебя коллективу, найти общий язык с каждым сотрудником и ни в коем случае невходить в какие-либо группы или коалиции.
Через приемную, наверняка,проходят ваши коллеги, которые «впали в немилость». Найдите мужество сказать имнесколько ободряющих слов, выразите сочувствие, поддержите в трудную для нихминуту. Это не значит, что вы должны встать на сторону потерпевшего ивысказываться против своего руководителя. Просто нужно проявить доброту иучастие [10].
Во многих фирмах принятосовместно отмечать юбилейные дни организации, общепринятые праздники,устраивать спортивные дни или корпоративные вечеринки, вплоть до коллективныхвыездов в дома отдыха. Это прекрасный повод, чтобы расслабиться, почувствоватьсебя царицей бала, красавицей, душой компании. К сожалению, секретарь и здесьдолжен быть начеку. Лишняя рюмка, пылкие, восхищенные взгляды сотрудников могутвскружить голову молодой девушке и заставить ее забыть о профессиональной этике[4].
Профессия секретаря, пожалуй,самая близкая к профессии актера. Специфика и сложность работы секретарясвязана с тем, что он всегда на виду, в центре общения с руководством,коллегами, клиентами. Улыбка, приятный голос, легкая походка, уверенные жесты идоброжелательность независимо от настроения создают особую атмосферу в офисе.Основы секретарского дела можно освоит за сравнительно короткий период времени,а настоящее мастерство, как и в любой профессии, приходит с годами. Хорошийсекретарь – это, прежде всего, профессионал. Методом проб и ошибок, сприобретением необходимых наработок, постоянно повышая свой профессиональныйуровень, секретарь начинает чувствовать тонкости своего дела. Это позволяет емусвободно выходить из трудных ситуаций, в частности, уметь хранитьконфиденциальные сведения и быть при этом самым информированным и общительнымчеловеком [5;10].
Расскажем о взаимоотношениясекретаря в коллективе на примере нашего образовательного учреждения.
Секретарь в коллективе – свойчеловек. У нее доброжелательные отношения с сотрудниками, но они не любят часток ней обращаться, так как не всегда их просьбы, хотя они касаются рабочихмоментов, выполняются в срок. Например, педагог собирается на соревнования сгруппой детей. Для этого ему надо выписать командировочное удостоверение, напечататьприказ на выезд и провести инструктаж с детьми. Он составляет список ребят,проводит с ними инструктаж и обращается к секретарю за остальными документами.Здесь начинаются проволочки: «Мне сейчас некогда», «А когда это надо, а то уменя много работы». Затем, напечатав документы, секретарь не может найтируководителя, чтобы поставить его подпись. В итоге работнику самому приходитсяидти за подписью директора. То есть здесь присутствует некоторая леностьсекретаря и нежелание исполнять свои прямые обязанности.
Зная такое отношение секретаря кпоручениям, некоторые сотрудники обращаются напрямую к руководителю, тем самымотнимая его время, или заместителю руководителя, тоже отвлекая ее от выполнениясвоих обязанностей. Можно сказать, что профессиональные отношения секретаря вколлективе не очень сложились, а вне работы – это достаточно добрый иположительный человек. §7 Виртуальный офис
Виртуальный офис — этополноценное рабочее пространство для общения, совместной работы, храненияконтента и управления бизнесом. Как правило, в виртуальном офисе сотрудникиежедневно проводят значительное время [13].
В некоторых случаях в качествевиртуального офиса может использоваться система управления проектами,органайзер, crm система, система управления контентом. Все зависит от спецификибизнеса. Например, если бизнес в основном связан с продажами, то разумно вкачестве виртуального офиса использовать crm-систему (которая содержиторганайзер, почту и другие инструменты совместной работы).
Как правило, виртуальный офисвключает в себя:
— средства коммуникаций (e-mail,мессенджер, вэб-конференции);
— органайзер с календарем;
— хранилище файлов;
— редакторы документов;
— базу контактов;
— блог или форум;
— панель администрирования иразграничения прав доступа (важно для бизнеса).
Могут присутствоватьдополнительные возможности:
— возможность использования офисана своем корпоративном домене;
— интеграция с публичным сайтомкомпании (например, для легкой публикации контента);
— интеграция с электронныммагазином;
— интеграция с helpdesk,финансовой системой ...;
— возможность предоставленияограниченного доступа в офис клиентам и партнерам.
При выборе виртуального офиса(как и других бизнес-приложений), важно обращать внимание на следующие вещи:
— надежность провайдера;
— защита информации (безопаснаяпередача данных (SSL), создание резервных копий);
— быстродействие (как правило,это наиболее важный фактор для эффективности бизнес-приложения);
— возможности настройки под Вашизадачи.
Социальный рейтинг интернет-приложенийв категории «Виртуальный офис»:
1. Google Apps
Решение, объединяющее популярныесервисы гугла: электронную почту, систему редактирования документов, мощныйкалендарь, мессенджер и систему управления контентом. Можно использовать насвоем корпоративном домене.
2. Central Desktop
Позволяет создать несколькоприватных или публичных рабочих секций различных форматов: система управленияпроектом, вики (очень мощный сервис), базы данных, корпоративный блог илифорум. Хорошо продумано разграничение прав доступа, поддерживаются форматыдокументов .doc и .xls Хорошо интегрируется с email-клиентами.
3. Zimbra Collaboration Suite содержит email, адресную книгу, мессенджер,календарь, органайзер, продвинутую вики и файлохранилище. Zimbra являетсяинсталлируемой open source системой, т.е. ее нужно устанавливать на свойсервер. Имеет дескопный, мобильный и вэб-клиент (на аяксе). Сервис принадлежитYahoo!
4. WebEx Connect
SaaS система для коммуникаций исовместной работы. Позволяет создавать рабочие пространства с хранилищемдокументов, календарем (интегрированным с Outlook), форумом, вики, закладками,RSS. Встроен мессенджер и вэб-конференции. Позволяет создавать бизнес-мэшапы икорпоративные порталы.
5. Zoho Business включает набор интегрированных бизнес-приложений от Zoho,систему администрирования юзеров и резервного копирования данных. Содержит всенеобходимое для работы с офисными документами, а также средства общения врежиме реального времени.
6. Webex WebOffice
Функциональные возможностивключают: задачи, календарь, форум, контакты, документы (файлы), закладки,конструктор баз данных, учет затрат, опросы, E-mail. Разумеется, в офисинтегрирован сервис для полноценных вэб-конференций от Webex. Многовозможностей настройки.
7. Microsoft Office Groove
Office Groove — этодесктоп-программа, которая создает виртуальную рабочую среду посредствомсинхронизации файлов, физически находящихся на компьютерах пользователей.Содержит мессенджер, форум, календарь, органайзер. Интегрирован с MS Sharepoint.
8. Microsoft Office Live
Объединяет услуги Web-хостинга срабочим пространством для совместной работы над документами и задачами.Разумеется, сервис тесно интегрирован с офисными приложениями майкрософта.
9. LongJump Office Space Позволяет совместно работать над задачами ипроектами. Содержит рабочий стол с виджетами, календарь, органайзер, хранилищефайлов, форум, фотогалерею, систему управления проектами, отчеты. Интегрируетсяс Outlook и с другими приложениями платформы LongJump.
10. BlueTieВэб-сервис с rich-интерфесом. Можно использовать на собственномдомене. Содержит E-mail, мессенджер, групповой календарь, органайзер, базуконтактов, хранилище файлов, панель управления пользователями. Интегрируется сOutlook, поддерживает доступ с мобильных устройств [13].
Создав электронный офис, Выможете оперативно реагировать на изменение вашего расписания или графика работывашей компании посредством оперативного изменения настроек на вашей личнойстранице абонента. Вы сможете отсеивать ненужные звонки в неудобное для васвремя. У вас появится возможность анализировать поступающие звонки с помощьюстатистики.
Мобильный офис — это целыйкомплекс услуг необходимых для организации и функционирования офиса, а именно:
· Квалифицированные операторы будут принимать все Ваши звонки намногоканальный номер 24 часа в сутки;
· Они будут отправлять Вашим клиентам коммерческие предложенияфаксы и e-mail;
· Курьерская служба будет доставлять Вам любую документацию;
· А также вы всегда можете получать любую справочную информацию и бронироватьбилеты.
А также Вы экономите:
· На аренде офисных площадей, время на подбор кадров и их обучение,на зарплатах и налогах;
· Квалифицированные операторы-консультанты, в отличие от секретаря,никогда не болеют, не просят прибавки к зарплате, не уходят в отпуск, а толькоработают, и работают — круглосуточно;
· Выезды курьера включены в пакет услуг, так что Вам нетнеобходимости брать человека в штат компании.
Вы сами можете находиться гдеугодно — дома, на даче, в дороге, в офисе другой компании, и при этом управлятьВашим бизнесом — из любой точки земного шара! Сотрудники Вашего «Мобильногоофиса» примут, передадут или найдут необходимую информацию, доставят документы,отсекут нежелательные звонки, забронируют билеты, закажут доставку цветов, и многоедругое.
Каждый проект виртуального офисапо-своему уникален и неповторим. Но он может быть неоценим для начинающегобизнесмен, а для солидной корпорации виртуального офиса недостаточно, чтобы «держатьлицо» нужна «живая» приемная и квалифицированный секретарь.
Заключение
По мере того, как растет уровеньтоп-менеджеров, возрастают и требования к профессии секретаря. В девяностыхгодах, в соответствии с новыми требованиями, меняется учебный план вобразовательных учреждениях, ориентированных на будущих секретарей.
Однако многие работающиесекретари, имеющие профильное образование, отмечают, что даже новейшие учебныепрограммы далеко не исчерпывают тот список знаний и умений, которые необходимысовременному секретарю. В частности, практиками отмечается необходимостьвладения основами менеджмента, тайм-менеджмента и бизнес-психологии. Однакопроблема в том, что в России очень мало образовательных семинаров по этимдисциплинам проводится именно для секретарей — чаще они бывают ориентированы наруководителей компаний.
В условиях жесткой конкуренциинемногие руководители могут себе позволить выбирать секретаря только по внешнимданным. Такие качества, как рост, возраст и «количество печатных знаков вминуту», все больше уступают место образованности, интеллекту,коммуникабельности и стажу работы. Сегодня во всех развитых странах приподготовке секретарей особое внимание уделяют расширению профессиональнойэрудиции, кругозора, повышению способности решать разнообразные деловые задачи.Поэтому, секретарь должен повышать свою квалификацию постоянно: занимаясьсамообразованием или учась на курсах.
Высокая планка требований ивысокая оплата труда, соответствующая квалификации секретаря-референта, сделалиэту профессию престижной и привлекательной. Но существуют и отрицательныемоменты в этой профессии. Например, секретарь подвергается стрессовым ситуациямзначительно чаще остальных сотрудников – это и нежелательные или навязчивыепосетители, и несдержанность руководителя, и напряженный темп работы, и т.д. Крометого, здесь имеется несколько вредных производственных факторов, например,работа на компьютере негативно сказывается на зрении, работа с оргтехникойподвергает дополнительному электромагнитному излучению и т.п.
Если вас не страшат эти нюансы,то можете смело работать секретарем. Но при этом надо помнить, что наше времяне случайно называют временем информационного бума. Источником необходимыхсведений являются не только журналы, газеты или книги, но и электронные базыданных, локальные и глобальные компьютерные сети, такие как Интернет. Важно,чтобы секретарь ориентировался в этом информационном море и знал, где искатьнужную информацию.
Литература
1. Воржаева Н.В., Фролова И.М., Епифанцева Н.Л. Роль секретаря-референта вструктуре документационного обеспечения управления. М.: Попурри, 2007 – 602 с.
2. ГОСТ Р 6.30 – 2003. Унифицированная системаорганизационно-распорядительной документации. Требования к оформлениюдокументов. М.: Госстандарт России, 2003. – 17 с.
3. Домникова М.А., Привалова Е.Ю. Давайте познакомимся!//Секретарь-референт, 2006. №1. С. 34-38.
4. Домникова М.А., Привалова Е.Ю. Мои милые коллеги.// Секретарь-референт,2004. №5. С.12-18.
5. Ишутина Е. Секретарь — доверенное лицо руководителя. М.: Деловая книга,2005. – 458 с.
6. Липецкая В. Готовимся к деловой беседе. //Секретарь-референт, 2004. №10.С.78-81.
7. Несмеева А.Ф. Краткий курс корпоративного дарения. //Секретарь-референт, 2004. №12. С. 45-47.
8. Рогожин М.Е. Офис-мастер. М.: МЦФЭР, 2007. – 382 с.
9. Скриптунова Е., Зельцерман К. Организуем прием посетителей.//Секретарь-референт, 2006. №4. С.35-43.
10. Стенюков М.В. Секретарю-референту. Помощник руководителя. М.: А-Приор,2007. – 256 с.
11. Стенюков М.В. Справочник. Помощник руководителя. М.: А-Приор, 2006. 302с.
12. Федеральный закон «О порядке рассмотрения обращений граждан РоссийскойФедерации» от 02.05.2006 г. №59-ФЗ.
13. http://www.livebusiness.ru/-виртуальный офис.
Приложение 1
форма №Т-1
Утвержденапостановлением Госкомстата России
от05.01.04 № 1#S #G0 Код Форма по ОКУД 0301001 Муниципальное образовательное учреждение дополнительного образования детей центр детского технического творчества «Альтернатива» по ОКПО (наименование организации) #G0 Номер документа Дата составления
ПРИКАЗ №34-к 15.02.2006
(распоряжение)
о приеме работника на работу /> /> /> /> #G0 Дата
Принять на работу с 15.02.2006 г по #G0 Табельный номер Малкову Наталью Валерьевну (фамилия, имя, отчество) в МОУ ДОД ЦДТТ «Альтернатива»
(структурное подразделение)
Заместителем директора по учебно-воспитательной работе по 13 разряду (должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации) Основная (условия приема на работу, характер работы) /> /> /> #G0с тарифной ставкой (окладом) 6700 руб. 00 коп. (цифрами) надбавкой 970 руб. 00 коп. (цифрами) #G0с испытанием на срок шесть месяца (ев)
Основание: Трудовой договор от " 15 " февраля 20 06 г. N 67
Руководитель организации Директор Н.Б.Саранина (должность) (личная подпись) (расшифровка подписи) /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> />
#G0С приказом (распоряжением)
работник ознакомлен " 15 " февраля 20 06 г. (подпись работника)
Приложение 2
Открытое акционерное общество «Вега»
РАСПОРЯЖЕНИЕ
Г. Екатеринбург
«31» июля2005 г. №183-р
Об установлении временного порядказаключения с отдельными категориями работников предприятия договоров, являющихся дополнительными к ранее заключенным с ними трудовымдоговорам
В связи с опубликованием ивступлением в законную силу некоторых законодательных и нормативных правовых актов по вопросамуправления персоналом в целях упорядоченияработы по заключению с отдельными категориями работников предприятия договоров,являющихся дополнительными к ранее заключенным с ними трудовым договорам,генеральный директор ОАО «Вега» отдал
следующее распоряжение:
1. Начальнику отдела кадров до 01.08.2005разработать проект Инструкции о порядке заключения с отдельными категориями работников предприятиядоговоров, являющихсядополнительными к ранее заключенным с ними трудовым договорам, который по согласованию сзаинтересованными сторонами представить мне на утверждение. В проекте указанной инструкцииопределить
1.1. Порядок заключения договоров одопуске к коммерческой тайне предприятия.
1.2. Порядок заключения договоров о коллективной ииндивидуальной материальной ответственности.
2. Должностным лицам ОАО «Вега» до утверждения инструкции,указанной в п. 1 настоявшего распоряжения,при заключении с отдельными категориями работников предприятиядоговоров, являющихся дополнительными к ранее заключенным с ними трудовыми договорами, руководствоватьсяприлагаемым Временным порядком заключениядоговоров, являющихся дополнительными к ранее заключенным с ними трудовым договорам (приложение № 1 кнастоящему распоряжению).
3. Контроль за исполнением настоящегораспоряжения возложить на заместителягенерального директора предприятия по управлению.
Приложение: по тексту, на 14 л.
Подлинник подписал: П.П Пушкина
Заместитель генерального директора Д.Е.Жукова
ОАО «Вега»
Верно:
Начальник канцелярии
М.П.
Приложение 3
Муниципальное образовательноеучреждение
Дополнительного образования детей
Центр детского техническоготворчества «Альтернатива»
ПРОТОКОЛ
Заседания педагогического совета
01.02.2005 г №5
Председатель – Н.Б.Саранина
Секретарь – Ю.Л.Трифонова
Присутствовали 14 человек (списокприлагается).
Повестка дня:
1. Принятие регламента проведения процедуры аттестации учреждения.
2. Разное.
1 По вопросу о принятиирегламента проведения процедуры аттестации учреждения
СЛУШАЛИ:
Информацию директора Н.Б.Сараниной о процедуре аттестации учреждений дополнительного образования (текстприлагается).
ВЫСТУПИЛИ:
1. Н.Б.Саранина – объявила план мероприятий, назначенных на деньпрохождения аттестации.
2. Н.В.Малкова – объявила темы выступлений на пленарном заседании и фамилииработников, ответственных за подготовку данных выступлений.
ПОСТАНОВИЛИ:
1. Утвердить план мероприятий на прохождение аттестации учреждения впредложенной редакции.
Голосовали: ЗА – 14 голосов,ПРОТИВ – нет голосов, ВОЗДЕРЖАЛИСЬ – нет голосов.
2. Оформление плана мероприятий поручить секретарю заседанияЮ.Л.Трифоновой.
3. Ознакомить всех ответственных лиц с данным планом мероприятий 03.02.2005г.
2. По вопросу «разное»
СЛУШАЛИ: Н.Н.Безденежных –заместителя директора по АХЧ.
ВЫСТУПИЛИ:
1. Н.Н.Безденежных – предложила организовать горячее питание для членоваттестационной комиссии.
2. О.В.Завгороднева – предложила организовать выступление театральнойгруппы для приема гостей.
ПОСТАНОВИЛИ:
1 Поручить Н.Н.Безденежныхорганизацию горячего питания гостей учреждения и членов комиссии.
2.Поручить О.В.Завгородневойорганизовать театрализованное представление для встречи гостей учреждения.
Председатель Н.Б. Саранина
Секретарь Ю.Л. Трифонова