Сергей Оганович Kaлeнджян, доктор экономических наук,академик Международной академии организационных наук, декан факультета«Высшая школа корпоративного управления» АНХ при правительстве РФ,член НТС ОАО «Газпром».
Выборочныйконтроль не ставит своей целью выявление уровня доверия или недоверияруководителя к сотрудникам. Его проведение — неделегируемая управленческаяобязанность. Его целесообразность и эффективность зависит от соблюденияопределенных принципов. Отсутствие проверок в течение длительного времени таитв себе опасность потери управляемости в организации. Выборочный контроль долженбыть систематическим, даже если для этого отсутствует конкретный повод.Руководитель не должен ждать, пока возникнут ошибки. Его задача — предотвратитьих.
Выборочныйконтроль играет важную роль в управлении компанией. Его целесообразность иэффективность в большой мере зависит от организации проведения, требующейсоблюдения определенных принципов. Рассмотрим их.
1.Выборочный контроль применяется только в отношении сотрудников, непосредственноподчиненных данному руководителю.
2.Выборочный контроль не ставит своей целью выявление уровня доверия илинедоверия руководителя к сотрудникам. Его проведение — неделегируемаяуправленческая обязанность, и сотрудники должны это понимать. Руководительнеправильно представляет свои задачи по руководству, если, например, заявляет:«Иванову я полностью доверяю, поэтому его не проверяю. У Петрова дела идут нетак хорошо, поэтому его я проверяю почти каждый день».
3.При организации и проведении выборочного контроля руководитель не можетруководствоваться симпатией или антипатией к сотруднику. Сотрудники должнызнать, что праву самостоятельно действовать и решать, которым они обладают врамках делегированного диапазона полномочий, противопоставлена обязанностьруководителя проверить их деятельность.
Проверкакассы — одна из форм выборочного контроля. Ни один руководители не откажется отвнезапной проверен кассы только потому, что он доверяет кассиру.
Сотрудникидолжны знать, что выборочный контроль — неделегируемая обязанность руководителя,Он может осуществляться на любом участке, в любое время.
Вцехе, находящемся в подчинении М., работа шла в три смены. Он доверял своимсотрудникам и за 5 лет, в течение которых был начальником цеха, ни разу нопроверял их работу ночью. Заменивший его С. через две недели после вступления вдолжность неожиданно появился в цехе в 3 часа ночи. Он поздоровался ссотрудниками ночной смены и сказал: «Я рад, что вы так старательно работаете, другогоя и не предполагал». Однако его ночной визит породил напряженность между ним иподчиненными. Они объяснили это так: «Более двадцати лет мы проработали назаводе. За это время ни один начальник не пытался застать нас ночью врасплох.Поведение С. мы воспринимаем как выражение личного недоверия».
Впринципе новый руководитель, контролируя работу сотрудников ночью, действовалправильно. Его предшественник, не делавший этого, нарушал служебныеобязанности. Но, с точки зрения корпоративной этики, с действиями новогоруководителя нельзя согласиться. До проведения проверки на совещания ссотрудниками он должен был обратить их внимание не то, что он им полностьюдоверяет, но обязан осуществлять выборочный контроль. Поэтому его появление вцехе ночью для сотрудников не должно быть неожиданностью.
4.Выборочный контроль руководитель должен осуществлять сам. Эта работа никому неможет быть передоверена.
5.Выборочный контроль должен быть систематическим, даже если для этогоотсутствует конкретный повод. Руководитель не должен ждать, пока возникнутошибки. Его задача — предотвратить их.
6.Выборочный контроль следует проводить целенаправленно. Руководитель должен яснопредставлять работу сотрудника, возможные источники его ошибок или неверныхрешений.
Эпизодическийобход завода, сопровождаемый вопросами типа: «У вас вес в порядке?», — мераявно формальная. Этого недостаточно для того, чтобы убедиться в правильностивыполнения сотрудниками поставленных задач.
7.Выборочныйконтроль процесса должен быть проведен полностью.При осуществлении контроляруководитель должен изучить сильные и слабые стороны сотрудника как личности.
8.Выборочныйконтроль не должен мешать производственному процессу. Его необходимо проводитьбез спешки и нервозности.
9.Припроведении контроля руководителю нельзя забывать об этических нормах. Например,он не должен опрашивать коллег о работе сотрудника.
10.Выводыруководителя по итогам выборочного контроля не могут быть основанием длявмешательства в действия и решения сотрудников, если они не выходят за рамкиданных им полномочий.Руководитель может высказать сотруднику свое мнение попроблеме, оно должно рассматриваться только как побуждение к действию, а нераспоряжение.
Заместительдиректора магазина одежды увидел в городе пальто немецкого производства, которыеконкуренты продавали по 12 900 руб. Но в его магазине такие пальто продавалисьпо 12 000 руб. Он вызвал начальника коммерческого отдела и спросил, чемоправдана низкая цена. Подчиненный объяснил, что цены были установлены с учетомнизкой закупочной цены и благодаря этому оборот очень хороший.
Зам.директора тем не менее велел повысить розничную цену на 500 руб., на чтоуслышал ответ: «Я подумаю». Заместитель директора возразил: «Тут нечего думать,как я решил, так и будет».
Вответ начальник коммерческого отдела сказал, что он имеет право устанавливатьотпускные цены на пальто самостоятельно, и не будет нести ответственность за ихсбыт, если цены повысятся.
Заместительдиректора имел право ни выборочный контроль, заметив значительную разницу ценна пальто. Выборочный контроль окончился в тот момент, когда причиныустановления низкой цены на пальто были разъяснены. Упреки руководителя былиизлишними. Его распоряжение о повышении цены явилось вмешательством в сферуполномочий сотрудника.
11.Руководитель должен быть в состоянии провести выборочный контроль в обычнойрабочей обстановке.
Вице-президентбанка с большим объемом работы курирует 25 директоров филиалов. У каждого изних, в свою очередь, — до 20 сотрудников. Справиться с требуемым объемомпроверки он, естественно, не может. Руководство банка обязано пересмотретьобъем нагрузки высших руководителей банка.
12.Выборочный контроль считается полным только при анализе его результатов. Поитогам проверки с сотрудником проводится беседа. Руководитель не долженоткладывать анализ результатов проверки и беседу на более поздний период.
13.Если результаты выборочного контроля удовлетворяют руководителя, то он долженсказать сотруднику, что доволен им. Если есть основания, сотрудника следуетпоощрить, при выявлении ошибок и недостатков провести с ним критическую беседу.Без этого цель проверки не будет достигнута.
14.При обнаружении грубых нарушений руководитель помимо проведения критическойбеседы может применить по отношению к нарушителям более жесткие меры.Оченьважно, чтобы сотрудник знал о своих ошибках. Он имеет на это право, чтобы иметьвозможность их исправить.
15.Если руководитель не в состоянии заниматься проведением выборочного контроля, тонезависимо от имеющихся причин он должен проинформировать об этом вышестоящегоруководителя.
16.Причинами, побуждающими руководство фирмы отказаться от выборочного контроля иограничиться только контролем результатов работы, могут быть:
рискнарушения режима секретности, когда выборочный контроль может стать каналомпромышленного шпионажа. Особенно это касается использования его результатовспециалистами со стороны;
соображенияэкономической целесообразности. Они часто возникают в связи с проверкой складов,а также филиалов и представительств, например, за границей.
Темне менее руководство фирмы должно учитывать, что отсутствие проверок в течениедлительного времени таит в себе опасность потери управляемости в организации.
Проведениевыборочного контроля
Выборочныйконтроль обычно осуществляется при наличии плановых или внеплановыхпредпосылок. В первом случае руководитель действует в соответствии с имеющимсяу него планом проверки работы сотрудников. Во втором случае он получаетсведения об определенных происшествиях на предприятии, которые побуждают егонемедленно провести проверку.
Плановыйвыборочный контроль руководитель может проводить в различных формах. Например, втаких, как:
визуальноенаблюдение за ходом производственного процесса или выяснение деталейопределенных операций;
информационнаябеседа с сотрудником;
целенаправленныевопросы относительно определенных обстоятельств;
представлениесотрудником отчета о проделанной в течение определенного срока работе.
Всоответствии с планом проверок директор завода беседует с начальником службыперсонала, в компетенцию которого входит долгосрочное планирование кадровойполитики. Директора интересует, сколько мастеров в следующем году достигнетпенсионного возраста и сколько сотрудников необходимо выдвинуть на их место.Начальник службы персонала дает обстоятельный ответ, подтверждающий готовностьслужбы персонала и завода в целом к замене мастеров.
Выборочныйконтроль может охватывать как сферу профессиональной деятельности, так и сферууправления. Выборочный контроль управленческой деятельности является важнымэлементом применения принципа делегирования полномочий и ответственности.Неподготовленному сотруднику нелегко осуществлять такой контроль, посколькуздесь необходимы соответствующие навыки. Рассмотрим дна варианта выборочногоконтроля.
Вариант1. Выборочный контроль деятельности сотрудника, не являющегося руководителем
Руководительобязан проверить, соответствуют ли действия сотрудника при выполнении импрофессиональных обязанностей основополагающим принципам руководстваколлективом. Рассмотрим эти принципы.
Самостоятельностьдействий и решений. Руководителю необходимо проверить, действительно лисотрудник принимает решения и действует самостоятельно. Лучшим средствомпроверки является информационная беседа. Руководитель выбирает конкретнуюпроизводственную задачу, которую сотрудник решил самостоятельно. Они беседуют отом, как сотрудник пришел к тому или иному решению. По ответу сотрудникируководитель может судить о том, сам ли он принял решение или ему помогали.
Соблюдениеполномочий или их использование. Руководитель должен убедиться, исполняет лисотрудник поручения своего руководителя в рамках имеющихся полномочий или же онвыходит за их пределы. Кроме того необходимо выяснить, применяет ли сотрудникобратное делегирование, перекладывает ли он свою работу на коллег. Описаниерабочею места служит базой такой проверки.
Начальникотдела в торговой фирме имеет право осуществлять закупки в рамках определенноголимита. При выборочном контроле весенних заказов директор обнаружил, что лимитпревышен примерно на 20%, так как начальник закупил выгодную партою товара. Ясно,что сотрудник превысил свои полномочия: не информировал начальника и не получилразрешения на превышение лимита затрат.
Контрольконсультации, проводимых сотрудником. Чтобы проверить правильность консультаций,которые осуществляет сотрудник, руководителю не обязательно проводитьвыборочный контроль. Для этого достаточно провести беседу с сотрудником, выслушатьего, но не высказывать своего мнения.
Контрольинтенсификации работы в рамках делегированного диапазона ответственности.Особое значение имеет контроль того, как сотрудник повышает эффективностьработы на своем участке. При этом речь идет не о проверке инициатив сотрудникавообще. Важно установить, действует ли сотрудник в соответствии с поставленнымиперед ним целями. Если идеи или инициативы сотрудника выходят за рамки егокомпетенции, то он обязан докладывать об этом руководителю. Тогда ему непридется проводить особый контроль.
Контрольинформирования руководителя сотрудниками. В рамках выборочного контролянеобходимо выяснить, как сотрудник выполняет свои обязанности по информированиюруководителя. На основании представленных сведений руководитель можетопределить, какая информация ему действительно необходима, а какая излишняя.Руководителю не следует ждать, пока информация сама поступит к нему. Он долженпроявлять активность, пользоваться всеми возможностями для изучения внутреннейи внешней корреспонденции, вести информационные беседы. В ходе этих бесед путемпостановки открытых вопросов он сможет получить сведения, которые еюинтересуют.
Контрольгоризонтального информирования. Выборочный контроль должен осуществляться и вобласти горизонтального информирования, поскольку оно является существеннымусловием коллегиального сотрудничества.
Вариант2. Выборочный контроль работы сотрудника, являющегося руководителем
Вобязанности руководителя входит выборочный контроль сотрудников, которыеявляются руководителями. Рассмотрим основные направления такого контроля.
Квалификациясотрудников. При осуществлении проверки руководитель исходит из предпосылки, чтов компании работают квалифицированные специалисты. Несмотря на это, он долженуточнить рад обстоятельств. Во-первых, он обязан выяснить квалификациюсотрудников, которые находятся в подчинении у проверяемого руководителя.Во-вторых, ему необходимо изучить протоколы совещаний с сотрудниками. В-третьих,он должен проверить качество работ, выполненных сотрудниками.
Уточнениеразличных деталей квалификации сотрудников возможно в процессе беседыруководителя высшего звена с сотрудниками подчиненного ему руководителя.
Безподобных бесед выборочный контроль часто невозможен. Однако беседы необходимопроводить с большим тактом и умением. Контролирующий должен заботиться о том, чтобыавторитет непосредственного руководителя не пострадал.
Привыборочном контроле руководитель может обнаружить, что кто-то из проверяемыхсотрудников не компетентен в решении делегированных ему задач. В этом случаепрямой руководитель должен получить ответы на следующие вопросы:
Почемусотрудник не имеет необходимой квалификации?
Какиемеры были приняты, чтобы исправить положение?
Почемуон не был переведен на другую должность?
Информациио некомпетентности сотрудника должна быть обязательно передана на вышестоящийуровень управления.
Контрольза информированием сотрудников руководителем. Руководитель должен регулярноинформировать своих подчиненных. Проверить качество этого процесса можноследующим образом:
руководительпросит подчиненного ему руководителя структурного подразделения представитьсвой информационный план (если таковой имеется):
руководительспрашивает сотрудника, кого он проинформировал по какому-то конкретномувопросу;
руководительпроводит беседу с подчиненными своего сотрудника, являющегося нижестоящим поотношению к нему руководителем, с целью выяснить, получали ли они информацию поопределенному вопросу и если получали, то когда.
Вовремя обхода предприятия директор спрашивает одного из мастеров о том, как оноценивает новый приказ дирекции о трудовой дисциплине. При этом выясняется, чтомастер не слышал об этом приказе. Очевидно, что заведующий производством недовел приказ до мастеров. Следовательно, директор должен провести с нимкритическую беседу.
Контролькоординации работы подчиненных можно осуществить следующим образом:
спроситьу сотрудника, как он составил план и координировал работу своих подчиненных покакому-либо конкретному случаю;
проанализироватьдокументы (например, план намеченных мероприятий со сроками их проведения).
Контрольпродвижения подчиненных по службе. Под продвижением по службе сотрудникаследует понимать:
возможностьповышения квалификации в профессиональном или управленческом отношении:
помощьпри выдвижении на вышестоящую должность;
ходатайствоо повышении оклада и выплате премии за высокие результаты и т.п.
Приконтроле продвижения сотрудников по службе наиболее подходящей формой являетсяинформационная беседа.
Отметим,что эффективность выборочного контроля зависит от того, был ли проведеннеожиданно и в естественных условиях. Важно, чтобы к нему нельзя былоспециально подготовиться, иначе он теряет всякий смысл. Обычно выборочныйконтроль проводится при участии сотрудника, а не «за его спиной». Зачастую оносуществляется автоматически в процессе работы.
Руководитель,осуществляющий проверку работы подчиненных сотрудников, должен помнить, чтоцель контроля — не карательные меры, а исправление допущенных и предупреждениевозможных ошибок. Но главное — поиск путей повышения эффективности трудасотрудников.
Список литературы
Дляподготовки данной работы были использованы материалы с сайта www.elitarium.ru