МИНИСТЕРСТВООБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВОПО ОБРАЗОВАНИЮ
Домашнее задание натему:
«Ведение личных дел»
г. Азов 2009 г.
Общиевопросы ведения личных дел
Личное дело– это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работникеи его трудовой деятельности. Личное дело оформляется после издания приказа оприеме на работу
Ведениеличных дел работников не является обязательным в отношении всех категорийработодателей.
ЗаконодательствоРФ предписывает вести личные дела на лиц, замещающих должности государственнойслужбы. Порядок ведения личных дел государственных служащих регламентируется всоответствии с Указом Президента РФ от 1 июня 1998 г. №640 «О порядкеведения личных дел лиц, замещающих государственные должности РоссийскойФедерации в порядке назначения и государственные должности федеральнойгосударственной службы» [1].
Обязанностьведения личных дел может быть также возложена на работодателя – государственнуюорганизацию (предприятие) отраслевым нормативным актом. Например: приказ Роспотребнадзораот 16 марта 2005 г. №300, которым утвержден Регламент Федеральной службыпо надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека (всоответствии с п. 7.7 данного документа ведение личных дел сотрудниковслужбы возложено на управление делами), а также постановление от 21 августа2004 г. №429 «О Федеральной таможенной службе», которым утвержденоПоложение о ФТС. На основе этого документа разработано и введено в действиеПоложение о главном управлении кадров (ГУК) ФТС. Согласно п. 15 Положенияна ГУК ФТС возложено ведение личных дел сотрудников службы.
Наконец,ведение личных дел работников может быть предписано вышестоящей организацией(управляющей компанией). В остальных организациях и на предприятияхруководитель вправе принять решение о необходимости ведения личных делработников, а также (при положительном решении) – на какие категории работниковследует вести личные дела.
Какправило, в первую очередь личные дела заводятся [2]:
ü на сотрудников из числа руководящего состава предприятия(руководитель предприятия, его заместители (помощники), руководителиструктурных подразделений и т.п.);
ü работников предприятия, для которых в соответствии сзаконодательством может устанавливаться материальная ответственность (главныйбухгалтер (бухгалтер) предприятия, а также заместитель главного бухгалтера ит.п.).
Однако вомногих частных компаниях личные дела ведутся на всех работников независимо отранга, статуса и выполняемой работы (включая технический персонал), так какличное дело – чрезвычайно удобный источник информации о каждом работнике: водной папке собраны все копии личных документов работника, приказов по этомуработнику и другие документы. Порядок обращения с личными делами работниковцелесообразно закрепить в соответствующей инструкции.
Формированиеличных дел работников
Формированиеличного дела производится с целью упорядоченной группировки документированнойинформации о сотруднике, переданной им работодателю при приеме (переводе) насоответствующую должность. Формирование (последующее ведение и оформление)личных дел работников возлагается на кадровый орган или специальноуполномоченное должностное лицо, несущее персональную ответственность заобеспечение надлежащего обращения с этими документами.
Формированиеличного дела производится непосредственно после приема (перевода) работника наруководящую должность, должность, для которой в соответствии сзаконодательством может устанавливаться материальная ответственность, либо инуюдолжность, если это предписано инструкцией о порядке обращения с личными деламиработников. В соответствии с Методическими рекомендациями Мосгорархива иМетодическими рекомендациями ВНИИДАД ФАС РФ (2002) в личные дела группируютсядокументы, представленные сотрудниками при поступлении на работу, а такжеобразующиеся в период их профессиональной деятельности на данном предприятии, втом числе:
ü личный листок по учету кадров или анкета;
ü дополнение к личному листку по учету кадров (или анкете);
ü автобиография;
ü копии документа об образовании;
ü трудовой договор (второй экземпляр);
ü договор о материальной ответственности (для материальноответственных сотрудников);
ü характеристики (рекомендательные письма);
ü заявление о приеме на работу (о переводе на соответствующуюдолжность);
ü выписки из приказов (копии приказов) о приеме на работу (оперемещении на другие должности);
ü выписки из документов (копии документов) о награждении или опривлечении к дисциплинарной ответственности;
ü выписки (копии) документов об аттестовании (отзывы, аттестационныелисты и пр.).
Наряду сэтими документами в личное дело включаются некоторые специфические видыдокументов:
ü список научных трудов и изобретений; выписка из протоколазаседания совета института (для научных сотрудников и преподавателей вузов,участвующих в конкурсном замещении вакантных должностей);
ü выписка из протокола собрания трудового коллектива (дляруководителей, которые избираются на должность трудовым коллективом) и др.
Вдальнейшем в личное дело включаются документы:
ü подтверждающие изменение анкетно-биографических данных работника(копия свидетельства о браке);
ü характеризующие деловые, политические и личные качества работника:характеристика, отзывы, аттестационные листы, копии актов ревизий и др.
Всепоступающие в личное дело документы должны располагаться в хронологическомпорядке.
Основуличного дела составляют «Личный листок по учету кадров» и «Дополнениек личному листку». Первый из них представляет собой перечень вопросов обиографических данных работника, образовании, выполняемой работе и др. Работниксам заполняет от руки личный листок при поступлении на работу. При егозаполнении используются следующие документы:
ü паспорт;
ü трудовая книжка;
ü военный билет;
ü документ об образовании (диплом, удостоверение, сертификат,свидетельство, аттестат), документы Высшей Аттестационной комиссии (ВАК) оприсуждении ученой степени и о присвоении ученого звания (диплом и аттестат);
ü документы об имеющихся изобретениях.
На всевопросы работник должен давать полные ответы, не допуская сокращений,прочерков, исправлений и помарок.
Сведенияобо всех изменениях, происшедших после заполнения личного листка по учетукадров (анкеты), отражаются в дополнении к личному листку (анкете).
Дополнениек личному листку включает: Ф.И.О., два раздела, каждый из которых имееттабличную форму. Обязательным реквизитом дополнения к личному листку по учетукадров являются отметки о проведении проверок наличия и состояния личных дел.
Наряду сзаполнением личного листка по учету кадров поступающий на работу пишетавтобиографию – документ, содержащий краткое описание в хронологическойпоследовательности основных этапов жизни и деятельности данного лица. Вавтобиографии должны быть освещены: Ф.И.О., год, число, месяц и место рождения,полученное образование (где, когда), с какого времени началась самостоятельнаятрудовая деятельность и каковы причины перехода с одной работы на другую,общественная работа (где, когда, кем), участие в выборных органах, отношение квоинской обязанности и воинское звание, наличие правительственных наград,поощрений, сведения о семейном положении и близких родственниках (отце, матери,жене (муже), братьях, сестрах, детях), паспортные данные, домашний адрес ителефон, дата составления автобиографии, подпись работника.
В отделекадров хранятся личные дела только работающих сотрудников. Для хранения личныхдел используются сейфы или специальные шкафы, в которых личные деларасполагаются по порядку номеров. Личные дела уволенных работников оформляютсяв соответствии с требованиями архивных органов и хранятся в архиве по алфавитуфамилий работавших.
С цельюобеспечения надлежащей сохранности личного дела и удобства в обращении с нимпри формировании документы помещаются (подшиваются при помощи иглы и нитки начетыре прокола) в отдельную папку.
Помимоперечисленных, в личное дело могут помещаться и некоторые другие документы(например, документы о прохождении сотрудником конкурса на замещение вакантнойдолжности, копии документов о награждении сотрудника (присвоении ему почетныхзваний) и т.п.). Кроме того, в личное дело помещаются (но при этом неподшиваются в него) справки, заверенные фотографии сотрудника и т.п. [3].
Приформировании личного дела, кроме того, производится его первичное оформление. Сэтой целью:
ü личному делу присваивается учетный номер;
ü производится заполнение соответствующих позиций на лицевой обложкеи корешке личного дела;
ü в личное дело вкладывается внутренняя опись.
Необходимоиметь в виду, что в соответствии со статьей 65 Трудового кодекса РоссийскойФедерации (далее ТК РФ) запрещается при приеме на работу требовать отпоступающего лица документы, не предусмотренные законодательством.
Ведениеличных дел работников
Личное деловедется в течение всего периода работы каждого сотрудника в компании (насоответствующей должности, если это предусмотрено правилами конкретнойкомпании). Ведение личного дела предусматривает:
ü ведение записей в соответствующих разделах личного дела [4];
ü помещение документов, подлежащих хранению в составе личных дел [5];
ü изъятие документов, надобность в которых миновала [6];
ü периодическую проверку состояния личного дела на предметсохранности включенных в него документов [7].
Внесениезаписей в документы личного дела осуществляется на основании документов(заверенных копий документов). Необходимые детали могут уточнятьсяуполномоченным должностным лицом до внесения соответствующих записей в личнойбеседе с сотрудником. Все записи, производимые в документах в процессе веденияличного дела, производятся от руки перьевой или шариковой ручкой черного,синего или фиолетового цвета, разборчиво и без исправлений [8]. В необходимыхслучаях эти записи заверяются подписью уполномоченного должностного лица службыуправления персоналом и печатью предприятия или службы управления персоналом.
Дляускорения процесса оформления записей в документах личного дела допускаетсяиспользование факсимиле (штампов) установленных образцов. Документы,накапливающиеся в процессе ведения, распределяются в личном деле по разделам, авнутри последних они располагаются в хронологической последовательности [9].
Листыдокументов, подшитых в личное дело, подлежат нумерации. Сведения об этихдокументах, включая нумерацию страниц, в пределах которых они расположены вличном деле, отражаются во внутренней описи [10]. Обложка личного дела, как иобложки дел постоянного хранения, составляется и оформляется по формеустановленной ГОСТом 17914–72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы,разновидности, технические требования» (введен Постановлением Государственногокомитета стандартов СССР от 17 июля 1972 года №1411). На обложке личногодела указываются полностью: наименование организации, заголовок дела, фамилия,имя, отчество работника в именительном падеже, проставляется индекс дела, порядковыйномер дела (как правило – табельный номер). Под этим номером личное делорегистрируется в «Книге (Журнале) учета личных дел», предусматривающейследующие графы: порядковый номер, фамилия, имя, отчество работника, датапостановки дела на учет и дата снятия с учета.
Работникиобязаны своевременно представлять в кадровую службу сведения об изменении вперсональных данных, включенных в состав личного дела. Как правило, этоделается в письменной форме (в форме заявления) с приложением подтверждающихизменения документов. После внесения записей в личное дело подлинникидокументов возвращаются сотруднику. В необходимых случаях с этих документовпредварительно делаются и заверяются копии, приобщаемые к личному делу.
Хранение иучет личных дел работников
Хранение иучет личных дел организуются с целью быстрого и безошибочного поиска личныхдел, обеспечения их сохранности, а также обеспечения конфиденциальностисведений, содержащихся в документах личных дел, от несанкционированногодоступа.
Личные делавключаются в номенклатуру дел кадрового органа под общим заголовком «Личныедела» с указанием сроков хранения. В соответствии с Перечнем типовыхуправленческих документов, утвержденным Росархивом 6 октября 2000 г.,срок хранения личных дел составляет 75 лет с года увольнения работника[11].
Личные делахранятся в кадровой службе (в приспособленном для этой цели помещении) отдельноот других дел. Как правило, в кадровой службе хранятся только личные делаработающих сотрудников, тогда как личные дела уволенных сотрудников передаютсяустановленным порядком на хранение в архив организации или в территориальныйархив.
Условияхранения должны обеспечивать надежную сохранность личных дел и помещенных в нихдокументов (сведений) от хищения (разглашения). С этой целью личные деласледует хранить в сейфах (шкафах), располагая их на полках в вертикальномположении, корешками наружу. На внутренней стороне дверцы сейфа (шкафа) могутпомещаться сводные описи хранящихся в них личных дел. Доступ к личным деламдолжны иметь только уполномоченные должностные лица и их непосредственныеруководители. При значительном количестве личных дел они учитываются вспециальном журнале или реестре. Систематизация личных дел производится однимиз следующих способов:
ü по порядку номеров;
ü в прямом алфавитном порядке;
ü по разделам, соответствующим наименованиям структурныхподразделений согласно штатному расписанию предприятия, а внутри разделов – попорядку номеров либо в прямом алфавитном порядке.
В целяхсокращения общего количества учетных единиц допускается хранение личных дел всоставе так называемых нарядов – алфавитных групп хранения. Каждому личномуделу, включенному в наряд, предшествует чистый лист с фамилией, именем,отчеством сотрудника. Личные дела в составе наряда также группируются валфавитном порядке. В начало наряда помещается сводная опись включенных в неголичных дел[12]. В целях ограничения несанкционированного доступа к персональнымданным работников все операции по оформлению, формированию, ведению и хранениюличных дел должны выполняться одним работником отдела кадров, который несетличную ответственность за сохранность документов в делах и доступ к деламдругих работников. Документы для формирования и ведения личных дел сдаются емупод роспись в передаточном журнале работником, отвечающим за процессдокументирования трудовых правоотношений с работником.
Выдачаличных дел работников во временное пользование
Выдачаличных дел работникам организации во временное пользование для ознакомления свнесенными в него сведениями может производиться с разрешения руководителякадровой службы. О выдаче дела составляется акт, один из экземпляров которогопередается вместе с делом (документом) представителю запрашивающей стороны, авторой экземпляр хранится в делах предприятия до возвращения дела (документа) вместо хранения. Выдача во временное пользование для включения в личные делановых документов, внесения записей и т.п. производится только на время, котороефактически необходимо для выполнения соответствующих действий, согласно спискулиц, имеющих право на получение личных дел, утвержденным руководителеморганизации. Факт выдачи личного дела фиксируется в контрольном журнале(карточке).
Работа(ознакомление) с личными делами производится в специально отведенном для этихцелей помещении, а время работы (ознакомления) должно ограничиваться пределамиодного рабочего дня. В конце рабочего дня лицо, ответственное за обращение сличными делами, обязано убедиться в том, что все личные дела, выданные вовременное пользование, возвращены на места хранения, и, если необходимо,принять меры к их возвращению или розыску. Ознакомление работника под распискус личным делом, как правило, производится в присутствии уполномоченногодолжностного лица (лица, ответственного за обращение с личными делами). Ознакомлениесотрудников с личными делами производится не реже одного раза в год, а также попросьбе указанных лиц во всех иных случаях, предусмотренных законодательствомРФ. В процессе ознакомления с личным делом сотрудникам организации запрещается:
ü производить какие-либо исправления в ранее сделанных записяхличного дела;
ü вносить в личное дело новые записи;
ü извлекать из личного дела имеющиеся там документы или помещать внего новые;
ü задерживать у себя личное дело сверх предоставленного дляознакомления времени.
Привыявлении неточностей в записях, обнаружении устаревших документов в составеличного дела сотрудник вправе заявить об этом в кадровую службу организации. Кзаявлению целесообразно приложить документы, на основании которых можно внестисоответствующие изменения в ранее произведенные записи, либо копии документов(для замены устаревших).
Изъятиеотдельных документов из личного дела производится с разрешения руководителяорганизации с оформлением соответствующей записи в графе «Примечание» внутреннейописи[13]. При временном изъятии документа на его место (между листами соседнихдокументов) вкладывается справка-заместитель (карта-заместитель) с указаниемдаты и причин изъятия с росписью лица, выдавшего документ, и росписью лица,получившего его во временное пользование.
В целяхобеспечения контроля за сохранностью личных дел в организации ежегодно (непозднее I квартала года, следующего за отчетным) производится проверка ихналичия и состояния. Выявленные в ходе проверки недостатки фиксируются в акте,который после утверждения председателем проверочной комиссии представляетсяруководителю организации.
Оформлениеличных дел работников при передаче в архив
Оформлениеличных дел для передачи в архив производится кадровой службой при методическойпомощи соответствующего архива. Эта процедура включает:
ü подшивку (переплет) дела[14];
ü уточнение нумерации листов дела;
ü составление листа-заверителя;
ü составление (уточнение) внутренней описи;
ü внесение уточнений в реквизиты лицевой обложки дела.
С цельюобеспечения сохранности личных дел рекомендуется:
ü объединять индивидуальные личные дела уволенных сотрудников в однуобложку (объединенное дело) с таким расчетом, чтобы объем дела (тома) непревышал 250 листов (путем сшивки материалов индивидуальных дел по годамувольнения);
ü располагать материалы индивидуальных дел в пределах дела (тома) валфавитном порядке (пофамильно), отделяя материалы, относящиеся к разныминдивидуальным делам, чистым листом бумаги с указанием на нем фамилии, имени иотчества соответствующего уволенного сотрудника;
ü снабжать каждое объединенное дело (том) внутренней описью сперечислением фамилий, имен и отчеств и указанием номеров страниц, в пределахкоторых расположены соответствующие документы (сведения).
Передачаличных дел в архив осуществляется не позднее трех лет после завершения их вделопроизводстве в соответствии с графиком. Предварительно представителемархива проверяется полнота и правильность подготовки личных дел к передаче.Выявленные при проверке недостатки устраняются кадровым органом предприятия.Передача и прием производятся по описи, с простановкой отметок о наличии личныхдел.
Ведениеличных дел работников должно осуществляться по строгим правилам, изложенным вэтой статье, даже теми работодателями, для которых эта работа не являетсяобязательной. Однако эти правила не распространяются на те папки (дела),которые носят названия «личная папка», «личный файл» или «досье» вместо «личноедело». При этом кадровику важно помнить:
ü в любом случае, независимо от названия, в этих папках содержатсяперсональные данные работника, поэтому необходимо соблюдать все правила,предусмотренные ТК РФ, по защите персональных данных;
ü трудовые договоры могут храниться в личном деле работника, ноникак не в личном файле и т.п. Трудовые договоры, не вошедшие в состав личныхдел, должны формироваться в самостоятельное дело «Трудовые договоры сработниками».
Список литературы
1. Журнал «Кадровые решения» №9 2005
2. Труханович Л.В., Щур Д.Л. Юридическийсловарь-справочник кадровика. М., 2003
3. Борисова С.А. Словарь-справочник кадровика. М., 2005
4. Ресурсы Интернет.