Вопрос: Предприятиесферы быта испытывает трудности в связи с низкой эффективностью труда новыхсотрудников. Вам, как заместителю директора по работе с персоналом, порученорешить задачу адаптации новых работников на предприятии и повышенияпроизводительности их труда
Разработайте комплексмероприятий по данному вопросу, который должен включать в себя:
1. Беседус новым сотрудником об истории и традициях предприятия;
2. Ознакомлениеновых сотрудников с правилами и требованиями внутреннего трудового распорядка;разъяснение новым сотрудникам профессиональных обязанностей;
3. Внедрениесистемы ученичества и наставничества с привлечением высококвалифицированныхработников;
4. Постепенноеусложнение заданий, выполняемых новыми работниками;
5. Предоставлениеобщественных поручений новому работнику для установления деловых контактов счленами коллектива;
6. Созданиевременной комиссии для оценки результатов работы новых сотрудников.
1. Беседа с новым сотрудником об истории и традицияхпредприятия
адаптация трудовой сотрудник труд
Именно на менеджеров поперсоналу ложится основная ответственность за адаптацию сотрудников, так какэто тесно связано с другими аспектами управления персоналом: поиском и отбором,обучением, оценкой и организационной культурой. Успешное освоениепрофессиональных навыков невозможно, если сотрудник не понимает своей роли ворганизации, не разделяет ее ценностей и установок, не видит перспектив своейработы и испытывает трудности в общении с другими членами коллектива.
Процесс введения ворганизацию направлен на усвоение работником норм и правил, в том числе и «неписанных», по которым живет организация. Целью этого процесса является принятиеновым сотрудником ценностей, установок, принципов организации без ущерба дляличностных ценностей.
Первым этапом введенияв организацию является собеседование с менеджером по персоналу. Собеседованиепреследует две цели: оценку личностных качеств и уровня компетенции,необходимых для успешной работы в компании, а так же сообщение новомусотруднику основных сведений об организации и о перспективах, которые он сможетиметь, работая здесь. Менеджер по персоналу рассказывает об истории компании,ее организационной структуре и месте в ней данного отделения, знакомит сослужебной иерархией, отвечает на интересующие вопросы.
2. Ознакомлениенового сотрудника с правилами внутреннего распорядка; разъяснение новымсотрудникам профессиональных обязанностей
После собеседования слинейным менеджером и принятия им решения о приеме сотрудника на работупроводится повторное собеседование с менеджером по персоналу. Работника знакомятс правилами внутреннего распорядка и проводят ознакомительную экскурсию поофису. Во время экскурсии нового сотрудника предоставляют руководству(директору и управляющему) и знакомят с сотрудниками, с которыми ему предстоитактивно взаимодействовать (юристом, координатором по клиентам,администраторами, секретарями, завхозом). При этом подробнейшим образомразъясняются должностные полномочия этих сотрудников. Обращают вниманиесотрудника на требование к внешнему виду (например, обязательное ношение бейджа,который вручается в первый рабочий день). Каждому новому сотруднику выдаетсябуклет, в котором содержится информация об истории отделения и егоорганизационной структуре, правилах внутреннего распорядка и списокадминистративной группы с указанием внутренних телефонов.
3. Внедрение системы ученичества и наставничества спривлечением высококвалифицированного работника
Вхождение в коллектив,принятие установленных норм взаимоотношений – одно из непременных условийвысоких результатов работы. Меры по социально-психологической адаптациинаправленны, прежде всего, на скорейшее преодоление сотрудником естественнойпри поступлении на новое место неуверенности.
Одним из первых шагов всоциально-психологической адаптации является знакомство только что пришедших сотрудниковмежду собой. Это позволяет преодолеть ощущение обособленности, чужеродности вколлективе. Основной структурной единицей отделения является менеджерскаягруппа (бригада). Работать новому сотруднику предстоит именно здесь. Поэтому оттого, как встретит его менеджер и члены группы, зависит многое. На менеджераложится основная ответственность за процесс вхождения в коллектив новогоработника. Представления «новичка» бригаде, создание дружеской атмосферы, вкоторой тот чувствовал бы себя свободно, внимательное отношение к возникающимвопросам – все это является прямой обязанностью менеджера. Но, к сожалению, невсегда у менеджера находится для этого время. Выходом из такого положения сталовведение должности наставника.
Наставником назначаетсяопытный сотрудник, имеющий хорошие финансовые показатели работы и проявляющийорганизаторские и управленческие способности.
Он так же представляетновичка коллективу, подробно знакомит его с должностной инструкцией, структуройфункциями и ролью подразделения, разъяснит специфику работы отдела ипроконсультирует по текущим вопросам, и будет координировать работу новогосотрудника, оказывать необходимую поддержку в течение испытательного срока.
Из наставников вдальнейшем формируется кадровый резерв на позиции менеджеров. Максимальноеколичество стажеров у наставника – 2, поэтому времени для того, чтобы уделитьвнимание проблемам нового сотрудника, достаточно. Новые сотрудники активнопривлекаются к участию в корпоративных мероприятиях. Для них регулярнопроводятся специальные тренинги.
4. Постепенное усложнение заданий, выполняемых новымиработниками
К каким задачам новичокможет приступить сразу. Новому работнику нельзя давать трудных заданий, аначать для укрепления уверенности в себе и желания работать с поручений среднейсложности, не забывая об инструктировании. Это позволит ему успешно справитьсяс ними и при этом почувствовать удовлетворение. Трудности, с которымисталкивается новичок, в первую очередь связаны с недостатком информации. В тоже время нельзя перегружать людей ею, ибо новички особо уязвимы в данномотношении.
План-график введения вдолжность составляет непосредственный руководитель с запасом 10-15% времени (нона самом деле незаметно осуществляется «досрочное» освоение работы, чтоповышает уверенность, самооценку нового работника, доверие руководству).Карточку контроля адаптации руководитель должен держать в поле зрения ипостоянно следить за этим процессом. Например, в течение первой недели емужелательно ежедневно видеться с работником, узнавать об успехах и помогатьустранить проблемы (как таковая, проверка по психологическим причинам должнабыть минимальной). Это позволит как можно раньше (идеально – в течение месяца)полностью составить представление о его слабостях и достоинствах, исполнительности(что является основой адаптации), складывающихся взаимоотношениях в коллективе,определить потребность в дополнительном обучении и т.п.
5. Предоставление общественных поручений новомуработнику для установления деловых контактов с членами коллектива
Следует задуматься, какуже с первых шагов ввода в должность помочь новичку успешно адаптироваться.Заслуживает внимания опыт предприятий, разработавших №Памятку новомусотруднику», в которой дана краткая информация об истории предприятия, его«героях», т.е. работниках, много сделавших для предприятия, добившихсявыдающихся результатов; в упрощенном виде представлена организационнаяструктура; указано, к кому обращаться по личным и другим вопросам, часы приема;дана информация о действующих неформальных организациях, творческих группах идр.
Для нового работникаочень важно, как пройдет его первый рабочий день. Руководителю подразделенияследует представить нового работника коллегам, уделить ему внимание в концерабочего дня, сказать, что работник может рассчитывать на помощь и поддержкуруководителя. Постепенно следует вводить нового работника в системунеформальных отношений, поручать разовые общественные поручения, чтоспособствует установлению межличностных контактов и помогает ему адаптироватьсяв новом социуме./>
6. Создание временной комиссии для оценки результатовработы нового сотрудника
Формированиеаттестационной комиссии должно состоять:
1. Председателя(которым, как правило, становится руководитель организации, проводящей аттестацию,либо: его первый заместитель, один из заместителей, директор по персоналу)
2. Заместителяили заместителей Председателя (Обязательно в состав аттестационной комиссиивключается представитель соответствующего органа Профсоюзов, который становитсяЗаместителем Председателя комиссии; если заместителей несколько между нимимогут распределятся все функции Председателя, так что Председатель остаетсялишь главой Комиссии, но сам не выполняет ни каких функций);
3. Секретаря(в отличие от Председателя и Заместителя (Заместителей) Председателя, которые,как правило, назначаются Приказом (Указом, Распоряжением, Постановлением),которым создана сама Аттестационная комиссия и (или) утвержден ее персональныйсостав, Секретарь Комиссии, как правило, избирается из состава ее членов);
4. ЧленовКомиссии – стандарты ГОСТ предусматривают для аттестации специалистов по рядуспециальностей обязательное включение в Комиссию юриста, бухгалтера, педагогов,имеющих соответствующую аттестацию, независимых специалистов. Остальные членыКомиссии формируются из числа видных специалистов в той области, в которойбудут аттестоваться сотрудники, выпускники образовательных программ или молодыеспециалисты.
Аттестационная(квалификационная) комиссия обязана изучить работу нового сотрудника. Она можетэто сделать разными методами.
1. Проверкакачества непосредственно выпускаемой продукции.
2. Опросколлег по работе или клиентов, относительно качества вашей работы.
3. Тайноенаблюдение членами комиссии или ее экспертами за вашей работой.
4. Экзаменационноеиспытание, проводимое на основании ответа на вопросы или выполнение конкурсногозадания.
5. Собеседованиес аттестующимся специалистом.
Результаты аттестациидолжны быть внесены Комиссией в Протокол. Желательно, чтобы в Протоколе стоялаподпись всех членов Комиссии. Так же в Протоколе обязательно должно бытьпрописано голосование по каждому аттестующемуся лицу с поименным указанием ктоголосовал «за», кто «против», а кто «воздержался». Однако в любом случае дляоформления результатов аттестации одного Протокола мало!
Вывод: На сегодняшниймомент современные компании, поняв нужность адаптации, разрабатывают иприменяют методики, направленные на максимально быстрое и эффективное включениенового работника в деловую жизнь фирмы. Создаются структурные подразделения,отвечающие за процессы адаптации (отдел кадров, менеджеры по персоналу,психологи оргконсультанты).
Важным моментом вулучшении процесса адаптации являются проведения тренингов и семинаров(сплочение коллектива, разрешение конфликтных ситуаций, улучшение адаптацииновичка в коллективе), индивидуальные психологические консультации сотрудникови руководителей, развитие наставничества.
Повышенное внимание кадаптации сотрудников объясняется стремлением компаний повыситьконкурентоспособность за счет создания команд единомышленников, объединенныхценностями организации и корпоративной этикой.
Если руководство будетзаниматься развитием у себя в организации эффективной процедуры адаптации, тоони получат следующий результат:
1. Снижениеиздержек по поиску нового персонала;
2. Сокращениетекучести кадров;
3. Формированиекадрового резерва (наставничество – это возможность для опытного сотрудникаприобрести опыт руководства);
4. Сокращениевремени выхода на точку рентабельности для новых сотрудников;
5. Развитиепозитивного отношения новичка к работе и организации;
6. Снижениеконфликтных ситуаций в коллективах;
Пренебрежениеадаптацией новых сотрудников автоматически приводит к снижению этихрезультатов.