Содержание
ВВЕДЕНИЕ
ГЛАВА 1. Теоретические аспектыорганизации контроля исполнения документов
1.1 Понятие, значение и организацияконтроля исполнения документов
1.2. Профессия – офис-менеджер итоп-менеджер
ГЛАВА 2.Анализ работы менеджера сдокументами на примере ООО «Тропа»
2.1.Караткая характеристикапредприятия
2.2. Анализ работы с документами вООО «Тропа»
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ
ПРИЛОЖЕНИЯ
ВВЕДЕНИЕ
Как правило, основная проблема, которая приводит компании к необходимостиавтоматизации контроля исполнения документов, связана с быстрым ростомкомпании, когда важно сохранить контроль над процессами. На внедрение системыконтроля исполнения компанию часто подталкивают постоянные задержки в исполнениираспоряжений руководителя или заявок клиентов, причем выяснить, а тем более,исключить причину задержек бывает непросто. Автоматизация контроля исполненияпоручений приводит не только к повышению исполнительской дисциплины в компании,но и к появлению возможности для руководителя проанализировать причиныневыполнения управленческих решений или заявок клиентов.
Контролю подлежат документы, требующие исполнения. Контроль исполнениявключает постановку документа на контроль, проверку своевременного доведениядокумента до исполнителя, учет и обобщение результатов контроля исполнения.Контроль осуществляют руководители, служба документационного обеспечения иответственные исполнители. Контроль исполнения организационно-распорядительныхдокументов осуществляется по поручению руководства организации специальнойслужбой, входящей в состав управления делами, канцелярии, общего отдела и т.п.,или специально назначенным лицом.
Актуальность выбранной тематики работы обусловлена тем фактом, что внастоящее время для большинства российских государственных организаций икоммерческих фирм характерно отсутствие упорядоченной системы веденияделопроизводства, несмотря на то, что именно рациональное и четкоорганизованное делопроизводство, определяющее документационное обеспечениеуправления организацией, может существенно увеличить эффективность деятельностипредприятия.
Контроль за исполнением документов и принятых решений – одна из важнейшихфункций управления, целью которой является содействие своевременному икачественному исполнению документов, обеспечение получения аналитическойинформации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений,филиалов, конкретных сотрудников.
Автоматизация контроля исполнения поручений приводит не только кповышению исполнительской дисциплины в компании, но и к появлению возможностидля руководителя проанализировать причины невыполнения управленческих решенийили заявок клиентов. В случае большого количества дисциплинарных причинруководитель получает на экране компьютера основание для принятиясоответствующих мер. В случае большого количества объективных причин, связанныхс нарушениями в работе поставщиков, дилеров или других партнеров, а также сколебаниями рыночной конъюнктуры, руководитель получает материал для анализарегулярности того или иного типа нарушений, выяснения причин и принятиясоответствующих управленческих решений.
Объект исследования – ООО «Тропа».
Предмет исследования – работа менеджера с документами организации.
Целью работы – подробно исследовать работу менеджера с документами.
Постановка цели исследования обусловила необходимость решения следующихвзаимосвязанных задач:
¾ рассмотреть понятие, значение и организацию контроля исполнениядокументов;
¾ изучить формы контроля за исполнением документов;
¾ проанализировать работу менеджера с документами в ООО «Тропа».
Курсовая работа состоит из введения, двух глав, заключения, спискалитературы и приложений.
ГЛАВА1. Теоретические аспекты организации контроля исполнения документов
1.1 Понятие,значение и организация контроля исполнения документов
Контроль за исполнением документов и принятыхрешений – одна из важнейших функций управления, целью которой являетсясодействие своевременному и качественному исполнению документов, обеспечениеполучения аналитической информации, необходимой для оценки деятельностиструктурных подразделений, филиалов, конкретных сотрудников [5, 58].
В контроле исполнения документов можно выделить:
¾ контроль по существу решения вопроса, выполнения поручения;
¾ контроль за сроками исполнения документов.
Контроль по существу решения вопроса осуществляет руководитель(организации или структурного подразделения) или специально уполномоченноелицо. Контроль по существу – это оценка, насколько правильно, удачно, полнорешен вопрос.
Контроль за сроками исполнения документов осуществляется в крупнойорганизации подразделением или группой контроля, входящей в службудокументационного обеспечения управления (ДОУ), в небольшой организации –секретариатом или секретарем. В ГОСТе Р 51141-98 «Делопроизводство иархивное дело. Термины и определения» закреплено следующее определение: «Контрольисполнения документов – это совокупность действий, обеспечивающих своевременноеисполнение документов»[1].
При этом основными задачами группы контроля исполнения (сотрудника,осуществляющего контроль) являются:
¾ отслеживание хода и фиксация фактического исполнения входящих,исходящих и внутренних документов, имеющих достаточно важное значение,зафиксированных указаний руководства;
¾ обобщение сведений, получаемых в ходе отслеживания процесса ирезультатов исполнения, доведения этих сведений до руководства в удобномформализованном виде;
¾ выработка предложений по ускорению документопотоков и укреплениюисполнительской дисциплины[2].
Иногда по решению руководства организации контроль за исполнениемдокументов может быть возложен и на сотрудника, не состоящего в штате службыДОУ. Это довольно распространенная практика при подготовке распорядительныхдокументов, когда контроль исполнения может быть возложен на любого изсотрудников или взят руководителем на себя. Но централизация контроля заисполнением документов при этом является важным фактором его эффективнойпостановки.
Контроль (за сроками) исполнения документов включает в себя несколькопоследовательных этапов:
¾ постановку документов на контроль;
¾ проверку своевременности доведения документов до конкретныхисполнителей;
¾ предварительную проверку и регулирование хода исполнения;
¾ снятие документов с контроля;
¾ учет и обобщение результатов контроля исполнения документов.
Начало операций по контролю, то есть постановка документов на контроль,совпадает с моментом регистрации поступивших или созданных в организации документов.Если документ имеет конкретную дату исполнения, указанную в тексте, илидокумент входит в перечень документов с типовыми сроками исполнения, его имеетправо ставить на контроль служба ДОУ сразу при регистрации. Входящие документыс индивидуальными сроками исполнения ставятся на контроль после рассмотрения ихруководителем, который в своей резолюции определяет конкретный срок.
Во время постановки документа на контроль, на его верхнем полепроставляется отметка о контроле (реквизит 19). Такая же отметка проставляетсяв регистрационной форме.
Исполнение документа должно контролироваться с момента постановки наконтроль, после осуществления которой документ должен быть переданисполнителю(ям). При этом желательно, чтобы группа контроля или сотрудник, ответственныйза контроль, провели проверку своевременности доведения документа доконкретного исполнителя.
В течение срока исполнения документа должны осуществлятьсяпредварительные проверки и регулирование хода исполнения, результаты которых,как правило, также фиксируются в регистрационно-контрольной карточке.Ответственность за правильность представленной информации несут исполнители.
Проверки могут проводиться в устной или письменной форме. В последнемслучае службой контроля готовятся письменные напоминания. Они могут бытьпосвящены как конкретному заданию, так и отдельному документу или исполнителю.Возможна также подготовка и рассылка напоминаний, содержащих сведения одокументах, находящихся в одном или нескольких структурных подразделениях.
Сроки осуществления предварительных проверок хода исполнения документовдолжны быть закреплены в регламенте организации (или при его отсутствии винструкции по делопроизводству).
Снятие документа с контроля осуществляет руководитель, установившийконтроль, или по его поручению служба ДОУ, снятие документа с контроляоформляется отметкой об исполнении документа и направлении его в дело[3].
Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактическоговыполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения исообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или если впредставленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных порученийи материалы не возвращены на доработку. Передача документов на исполнениедругим сотрудникам не является основанием для снятия их с контроля или переносасроков исполнения. Если контрольная служба устанавливает, что содержание, формаи процедура исполнения не соответствует заданию, она должна быть вправе вернутьдокумент на доработку без продления сроков исполнения.
Данные о ходе и результатах контроля за исполнением документов должныучитываться и периодически обобщаться, то есть анализироваться. Как правило,сведения о состоянии исполнительской дисциплины обобщаются ежемесячно ипредставляются в виде сводок со структурой, закрепленной в организации.
На основе результатов анализа разрабатываются и принимаются меры поускорению исполнения документов, повышению качества исполнительской дисциплины,совершенствованию организации контроля и управления в целом.
Существует две формы (т.е. способа ведения)контроля за исполнением документов: [4]
— ручная сроковая картотека (или контрольно-справочная картотека);
— автоматизированная система контроля исполнения документов.
Форма контроля выбирается исходя из возможностей организации, однако внастоящее время чаще используется автоматизированная.
При ведении контроля за исполнением документов с помощью сроковойкартотеки, то есть в ручном режиме, используются регистрационные карточки икартотечный ящик с 32 подвижными (картонными или пластмассовыми) разделителями.Тридцать один разделитель обозначают числа месяца, т.е. 31 день. В нихрасставляют регистрационно-контрольные карточки в соответствии со срокамисполнения, то есть каждую карточку кладут в разделитель с обозначением числа,на которое документ должен быть исполнен. За 32-й разделитель ставят карточкина документы, срок исполнения которых падает на следующий месяц. В последнихчислах месяца (за 2-3 дня) эти карточки будут расставлены по числам новогомесяца. Перед первым разделителем помещают карточки с просроченным срокомисполнения. Они стоят здесь до тех пор, пока не будет указан новый, продленныйсрок исполнения. Таким образом, по сроковой картотеке легко можно узнать, чтона какой день должно быть исполнено.
/>
лицевая сторона
/>
оборотная сторона
Рисунок 1. Форма регистрационно-контрольной карточки сроковой картотеки[5]
При осуществлении контроля за исполнением документов сотрудник,ответственный за его проведение, вынимает из картотеки карточки на заданиятекущего дня (текущий контроль) и карточки на задания, срок исполнения которыхистекает через 5 дней, а также 10 и 20 дней текущего месяца (предупредительныйконтроль), и проверяет ход исполнения. При этом может быть личный опрос, опроспо телефону и т.п. Полученная информация о ходе исполнения задания заносится наоборотную сторону регистрационно-контрольной карточки.
После снятия документа с контроля регистрационно-контрольная карточкавынимается из сроковой картотеки и переставляется в справочную, так как онасодержит более полные сведения о документе (ход и характер исполнениядокумента). Карточка, находившаяся в справочной картотеке, изымается ииспользуется при необходимости в других справочных картотеках.
В настоящее время наиболее рациональным является автоматизированныйконтроль за исполнением документов, который ведется с помощью персональныхкомпьютеров и специализированного программного обеспечения, позволяющегоавтоматически получать всевозможные сводки и отчеты.
Необходимо отметить, что функция контроля за исполнением документовприсутствует в каждой автоматизированной системе документационного обеспеченияуправления (АСДОУ). Так например, система автоматизации делопроизводства иэлектронного документооборота «ДЕЛО-Предприятие», входящее в семействопрограммных продуктов «ДЕЛО», позволяет автоматизировать контроль заисполнением документов. В данной системе на контроль может ставиться какисполнение резолюций, так и исполнение документа в целом. Регистрационнаякарточка контрольного документа и сама резолюция выделяются соответствующимвизуальным признаком. При этом для контрольных документов и резолюцийавтоматически отслеживаются сроки исполнения, особо выделяются контролируемыедокументы и документы с истекшими сроками исполнения. Система позволяетавтоматически формировать напоминания исполнителям и сводки об исполненииконтрольных документов. Кроме этого «ДЕЛО-Предприятие» позволяет автоматическиотправлять документы исполнителям, а интерфейс в этой части построен на базе традиционныхпонятий таким образом, чтобы пользователю было предельно понятно, с какимидокументами он работает и на какой стадии исполнения они находятся. Документына «рабочем столе» группируются в папки «Поступившие», «На исполнении», «Наконтроле» и др. [6]
С полным описанием функциональных возможностей системы «ДЕЛО-Предприятие»можно ознакомиться, нажав по ссылке с названием программного продукта.
Деятельность учреждения, организации, предприятияотражается в различных документах, которые взаимосвязаны и составляют системыдокументации, применяемые в определенной сфере. Можно назвать множество системдокументации, которые классифицируются по различным признакам(территориальному, функциональному, уровню управления и т.п.). Выделяютфункциональные системы документации — организационно-распорядительная,плановая, отчетностатистическая и др., т.е. присущие всем органам управления. Системыдокументации, отражающие деятельность органов отраслевого управления(министерств, ведомств), принято считать отраслевыми. Можно выделять различныеподсистемы документации по уровням управления, они между собой тесно связаны иих трудно разграничить.
У нас в стране в связи с развитием автоматизацииуправленческих процессов разработаны унифицированные системы документации.Определение, назначение, состав унифицированной системы документацииустанавливаются ГОСТами. Документы различных систем должны иметьунифицированную форму.
Унифицированная система документации (УСД) — системадокументации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащаяинформацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.
Унифицированные формы документов разрабатываются иутверждаются министерствами и ведомствами. Они обязательны для применения вовсех учреждениях, организациях, предприятиях независимо от формы
собственности. Министерство здравоохранения РоссийскойФедерации разрабатывает медицинские документы, Государственный комитетРоссийской Федерации по статистике — формы первичной учетной и отчетнойдокументации, Росархив РФ — систему организационно-распорядительнойдокументации и т.д. Унифицированные системы документации устанавливает ОКУД.[7]
Можно дать классификацию систем документации,соотношение которых в делопроизводстве разных учреждений неодинаково:[8]
1. Организационные документы;
2. Распорядительная документация;
3. Информационно-справочные документы и справочно-аналитическаядокументация;
4. Плановая документация;
5. Отчетно-статистическая;
6. Кадровая документация;
7. Бухгалтерская документация.
Перечень можно было бы дополнить другими группамидокументов: договорная документация, протокольная документация коллегиальныхорганов управления, налоговая, документация по социальной защите (длясоответствующих организаций).
Среди большого разнообразия документов предприятий иорганизаций, входящих в перечисленные группы, организационно-распорядительнаяуправленческая документация (ОРД) занимает центральное место. ОРДклассифицируется на три группы: 1) организационные документы (уставы,положения, инструкции, штатное расписание и др.); 2) распорядительнаядокументация (приказы, распоряжения, постановления, решения, указания и др.);3) Информационно-справочная документация (письма, акты, протоколы, справки идр.).
ОРД входит в состав других систем (кадровая,бухгалтерская документация и др.), так называемых специальных систем. Ксожалению, на практика, во многих случаях, различные группы документов работаютпо своим правилам, не объединенными едиными принципами. Необходимоохарактеризовать отдельные группы документов, включенных в предложеннуюклассификацию, а также рассмотреть правила оформления различных видов документов.
1.2. Профессия – офис-менеджер и топ-менеджер
Не все в точности представляют себе, что такое офис, менеджер именеджмент, так как эти слова сравнительно недавно вошли в русский язык, поэтомуначнём с определения понятий. В переводе с английского слово «office»означает:[9]
1) служба, место, должность, пост;
2) нахождение у власти, на посту;
3) ведомство (вообще, и в т.ч. предприятие, организация, учреждение);
4) отдел, бюро, управление (как структурный элемент предприятия, осуществляющийадминистративные функции);
5) контора, канцелярия;
6) служебное помещение, кабинет;
7) служащие;
8) обязанность, долг, функция;
9) сведения;
10) наконец, служба при доме (при офисе).
Менеджмент (management) можно перевести не толькокак классическое «управление», «заведование», но и следующим образом:
1) правление, дирекция, администрация (в качестве органа коллегиальногоуправления предприятием);
2) умение справляться с работой;
3) бережное, чуткое отношение к людям (в данном случае — к персоналу).
Менеджер (manager) – это:
1) управляющий, заведующий, руководитель, администратор, директор;
2) управляющий имуществом;
3) в некоторых случаях – лицо, уполномоченное заниматься организационнымивопросами, вести переговоры и т.п.
Если следовать изложенному выше то, офис-менеджер (office-manager) – это профессиональный администратор, осуществляющийруководство деятельностью управленческого аппарата предприятия (но не структурногоподразделения вообще). Образно говоря, офис-менеджер – это «хозяин офиса»,«начальник штаба», первый помощник руководителя в решении бесчисленного множестваадминистративно-хозяйственных вопросов деятельности предприятия (организации,учреждения).
Офис-менеджмент представляет собой один из видов управленческойдеятельности. Главными отличительными чертами офис-менеджмента являются:[10]
— тесное сочетание и взаимопереплетение его функциональных составляющих(планирование, организация, контроль, учёт и т.д.);
— непосредственное (личное) взаимодействие офис-менеджера со значительнымколичеством персонала, выполняющего самые разные функции;
— промежуточное положение данного вида деятельности между стратегическими тактическим менеджментом.
Офис-менеджмент можно обозначить как оперативное руководствоуправленческим аппаратом предприятия.
Отечественное трудовое законодательство пока официально не признало и,как следствие, не закрепило юридически существование квалификационнойдолжностной категории «офис-менеджер».
С другой стороны, известно, что на изменение экономической ситуации, и вчастности появлению нового товара, быстрее всего реагирует рынок. Статистикаубедительно свидетельствует о том, что на сегодняшний день офис-менеджер входитв число остродефицитных профессий.
По подсчетам специалистов, удельный вес затрат рабочего временируководителя на обработку почты составляет от 8 до 10%. Умелый и грамотныйподход к организации работы с документами позволяет оптимизироватьиспользование рабочего времени руководителя, гораздо более необходимое ему дляпринятия решений.
Управление предприятием неизбежно требует создания разнообразных видовдокументов, без которых невозможно решать задачи планирования, управлениякадрами, финансирования, бухучета, оперативного управления.
Любое управленческое решение базируется на информации по рассматриваемомувопросу или управляемому объекту. От объективности, достоверности,оперативности и полноты информации зависят своевременность и правильностьпринятого решения. В свою очередь, результатом отражения этой информации,фактов, событий, предметов, явлений выступает документ.
Документы — носители первичной информации, именно в документах информацияфиксируется впервые. Это свойство и позволяет отличать документы от другихисточников информации — книг, газет, журналов и т.п., содержащихпереработанную, вторичную информацию.[11]
В процессе управления информация, зафиксированная в документе, являетсяне только основанием для принятия решения, но и доказательством его исполнения,источником для анализа и обобщений, материалом для справочно-поисковой работы.
Резолюция на документе. Редко кто из руководителей любит работать сделовыми бумагами, а искусству работы с документами, к сожалению, учат не вовсех институтах. Если делопроизводство в организации налажено четко, то на столк руководителю попадают действительно важные документы, требующие указания поисполнению непосредственного от него. Однако встречаются руководители, которыестремятся разбросать поступившую к нему корреспонденцию между подчиненными,едва успев в нее взглянуть. Типичные резолюции такого руководителя: «Пр.рассмотреть» или «Прошу разобраться». Такому руководителю удается довольнобыстро раскидать гору бумаг на своем столе, но низкое качество документации,исходящей из его подразделения, и нарушение сроков подготовки документации неукрепляют его авторитет ни у начальства, ни у подчиненных. Необходимо помнить,что в конечном счете за все несет ответственность руководитель, а правильноераспределение обязанностей — важнейшее правило научной организации труда.
Словарь кадрового делопроизводства. Резолюция — это способадминистративного воздействия, организующего деятельность исполнителей.
Подпись — реквизит документа, представляющий собой собственноручнуюроспись полномочного должностного лица.
Основная функция руководителя по работе с входящими документамизаключается в ознакомлении с каждым документом, оценке возникшей ситуации,принятии какого-то решения и оформлении его в виде резолюции.
Требования к написанию резолюций изложены в ГОСТ Р 6.30-2003«Унифицированные системы документации. Унифицированная системаорганизационно-распорядительной документации. Требования к оформлениюдокументов» и в Методических рекомендациях «Порядок применения и внедрение ГОСТР 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная системаорганизационно-распорядительной документации. Требования к оформлениюдокументов», выпущенных Всесоюзным научно-исследовательским институтомдокументоведения и архивного дела и Росархивом в 2003 г.[12]
Обязательное требование к резолюции — ее адресность. Для повышенияисполнительской дисциплины необходимо установить ответственного за решение,который может привлечь других либо четко определить степень ответственностикаждого. Если в резолюции указано несколько исполнителей, то ответственным заисполнение данного решения является тот сотрудник, который в резолюции названпервым. Резолюции должны быть построены таким образом, чтобы у исполнителя невозникали дополнительные обращения за разъяснениями к руководителю. Текстрезолюции должен быть построен кратко, четко и корректно. Содержание действия,безусловно, будет зависеть от квалификации работника: чем выше она уисполнителя, тем большую свободу действий ему можно предоставить. Помимо адресаи содержания действия резолюция должна содержать порядок его выполнения и формуконтроля. Желательно в конце текста резолюции указать предполагаемую дату, ккоторой вопрос должен быть решен. Это будет служить своего рода стимулом кдействию у исполнителя и формой контроля за исполнением документа. Подписьруководителя (без расшифровки) и дата написания резолюции также являются еенеотъемлемой частью и определяют начало действия. Отсутствие этих реквизитовуказывает на неверное оформление резолюции.
Резолюция пишется от руки и проставляется в верхнем правом углу надтекстом. Если нет свободного места, то резолюция может быть оформлена на любомсвободном месте лицевой стороны документа. Многие руководители, по различнымпричинам, предпочитают оформлять резолюцию на дополнительном листе формата А6,прикрепляя его потом к документу скрепкой. Такой способ придает документу болееэстетичный вид, но, с другой стороны, в этом случае плохо обеспечиваетсясохранность резолюции (лист с резолюцией может открепиться от документа, а при сдачедел в архив скрепка изымается и лист с резолюцией подшивается как отдельныйдокумент).[13]
Таким образом, резолюция должна включать в себя: Ф.И.О. исполнителя,содержание исполнения, срок исполнения, подпись руководителя, дату резолюции,например:
Крохоткину В.П.
Прошу подготовить к 14.02.2009 проект приказа об увольнении Петрова В.К.в связи с окончанием срока действия договора.
Подпись Дата
Желание начальника сделать все самому — от просмотра почты до написанияпроекта документа — может быть вредно не только для дела, но и для здоровья.Даже если ваши подчиненные выполнят то или иное задание на 10 — 20% медленнее ихуже, чем вы бы сделали это сами, то для успеха дела в целом это все равнобудет лучше. Ведь дело руководителя — организовать работу коллективаспециалистов, а не стремиться стать «суперэкспертом» абсолютно по всемвопросам.
Функции руководителя по работе с исходящими документами заключаются вудостоверении текста документа. Удостоверение — это выражение ответственностиза содержание и законность каждого конкретного документа. К основным способамудостоверения можно отнести: подписание, утверждение документа, датирование ипроставление печати.
Подпись на документе. Подпись является обязательным реквизитом любогодокумента, как служебного, так и личного. Подпись располагается под текстомдокумента или под отметкой о наличии приложений (так как приложение являетсячастью текста), включает в себя должность лица, подписавшего документ, егоподпись, расшифровку подписи (инициалы, а затем фамилия). Подпись представляетсобой собственноручную роспись полномочного должностного лица (ГОСТ Р 51141-98.«Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»). При подготовкедокумента составитель должен заранее знать, кто будет подписывать документ.[14]
Для придания юридической силы реквизиту «подпись» она должна включать всебя три элемента:
— должность полномочного лица;
— собственноручную роспись должностного лица;
— расшифровку подписи.
Необходимо помнить, что данный реквизит не включает дату, так как датаподписания документа проставляется в его бланк рядом с регистрационным номером.Должность лица, подписывающего документ, указывается полностью в том случае,если документ оформлен не на бланке или из бланка не совсем понятно, к какойорганизации или структурному подразделению относится лицо, подписавшеедокумент.
При оформлении документа на бланке организации должность указываетсясокращенно.
При подписании документа несколькими должностными лицами, находящимися наразличных ступенях управления, составные части реквизита «Подпись» располагаютпоследовательно друг под другом в соответствии с занимаемой должностью. Так жеоформляется реквизит «Подпись», если ответственность за содержание документанесут несколько должностных лиц, например на финансовых документах.
При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, ихподписи располагаются на одном уровне.
В трудовых договорах (контрактах) подписи сторон также указываются наодном уровне с указанием полных сведений о сторонах договора или же только ихусловных обозначений («работодатель», «работник»).
В документах, подготовленных комиссией (например, в акте или впротоколе), указываются не должности лиц, составивших документ, а распределениеобязанностей в составе комиссии (председатель, члены комиссии, секретарь),причем двоеточие после должности не ставится.
Если должностное лицо, в обязанности или компетенцию которого входитподписание документа, на данный момент отсутствует, то при подписании документаисполняющим обязанности должного лица не допускается ставить предлог «за»,надпись от руки «зам» или косую черту перед наименованием должности: лицо,подписывающее документ, должно указать свою фактическую должность и фамилию. Вцелях избегания недоразумений в должностной инструкции сотрудника, которыйнаделяется правом подписания документов в отсутствие начальника, необходимовключить пункт в раздел «Права» о праве подписания документов. Если такой пунктв должностной инструкции отсутствует, то на время замещения должностируководителя необходимо заблаговременно выпустить распорядительный документ, вкотором следует указать, кто именно наделяется правом подписания документов суказанием его должности, инициалов, фамилии и периода действия данногораспоряжения.[15]
При передаче права подписи другому должностному лицу на период временногоотсутствия полномочного лица должность исполняющего обязанности можетзаписываться как сокращенно, так и полностью (так как правила написания неопределены нормативно).
Докладные записки, справки, служебные записки, заявления и другиедокументы информационного характера могут подписываться исполнителем, еслиразрешаемые при этом вопросы не выходят за пределы его компетенции.
Дата на документе. Без даты подписания подпись не будет иметь юридическойсилы. Поэтому в любом бланке документа должны присутствовать специальныеограничительные отметки для проставления даты подписания документа. Дату вбланк документа (фирменный бланк) проставляет должностное лицо, подписывающеедокумент, непосредственно при подписании. Для документов, фиксирующих решения,принимаемые коллегиально (протокол, акт и др.), датой является дата принятиярешения, а не подписания. В этом случае дата печатается на документе при егоподготовке.
Если автором документа являются две и более организации, то его датойявляется наиболее поздняя дата подписания.
Установлено три способа проставления даты на документе:[16]
12.01.2009 — цифровой способ;
12 января 2009 г. — словесно-цифровой способ;
2009.01.12 — способ проставления даты, принятый за рубежом.
Дата на документе проставляется в нескольких случаях: при визированиидокумента (согласовании), при утверждении документа, при заверении копиидокумента, при подписании документа (в бланк документа), при поступлениидокумента в организацию (в правый нижний угол документа).
Еще одним из реквизитов, придающих документу юридическую силу, являетсяпечать организации или структурного подразделения. В Государственной системедокументационного обеспечения управления (ГСДОУ) приведен перечень документов,подлежащих утверждению, и перечень документов, на которых должна ставитьсяпечать. Эти два перечня являются примерными и могут быть, по усмотрениюорганизации, дополнены другими документами. Однако не стоит забывать, что не навсех документах обязательно наличие печати. Так, на письмах сопроводительного иинформационного характера оттиск печати может не проставляться, а вот нагарантийных письмах она обязательна. В государственных учреждениях применяютгербовую печать организации и печать структурного подразделения (например,печать отдела кадров). В негосударственных организациях — печать организации.Чтобы не возникало дополнительных сложностей при удостоверении документов,каждая организация на основании действующего законодательства и другихнормативных актов должна разрабатывать перечень документов своей организации,на которых обязательно ставится печать. Причем если в организации применяютсядве печати, то необходимо уточнить, на каких документах будет проставлятьсякаждая.
Словарь кадрового делопроизводства. Печать — это вырезанная на твердомпредмете матрица для проставления оттисков круглой или прямоугольной формы длязасвидетельствования и удостоверения чего-либо.
Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал конецнаименования должности лица, подписывающего документ, в связи с тем, что внекоторых случаях необходимо четкое различение подписи для ее дальнейшейидентификации.
На документах финансового характера печать проставляется на специальноотведенном для этого месте. Как правило, место нанесения печати обозначаетсясимволом «М.П.» без захвата наименования должности и подписи.
Порядок изготовления и хранения печатей регулируется законодательствомРоссийской Федерации, а также специальными инструкциями Министерства внутреннихдел РФ и министерств внутренних дел субъектов Федерации.
Утверждение документа. В случае, когда действие документа, после егоподписания, распространяется на определенный круг организаций, должностных лици (или) граждан, то необходим такой способ удостоверения документа, как«утверждение».
Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу только смомента его утверждения. Это значит, что документ вступает в силу в данномслучае не с момента его подписания, а с момента его утверждения. Документыутверждаются соответствующими органами или должностными лицами, в компетенциюкоторых входит решение вопросов, изложенных в этих документах. Каждаяорганизация с учетом своей специфики должна разрабатывать индивидуальныйперечень документов, подлежащих утверждению. Примерный перечень документов,подлежащих утверждению, приведен в ГСДОУ. Например, в обязательном порядкеутверждаются все организационные документы предприятия: положения оборганизации, устав, положения о структурных подразделениях, должностныеинструкции работников, инструкции по различным вопросам деятельности, правилаработы с документами. Утверждение документов производится посредствомпроставления грифа утверждения в правом верхнем углу документа.
В соответствии с ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации.Унифицированная система организационно-распорядительной документации.Требования к оформлению документов» при утверждении документа постановлением,решением, приказом или протоколом «гриф утверждения» состоит из слов«Утвержден», «Утверждена», «Утверждены» или «Утверждено», в зависимости от видадокумента, то есть:[17]
инструкция — утверждена;
правила — утверждены;
порядок — утвержден;
штатное расписание — утверждено и т.д.
Допускается в реквизите «гриф утверждения» документа центрироватьэлементы относительно самой длинной строки.
Теперь рассмотрим основные методы, которые помогут руководителю быстро иэффективно разобраться с входящими и другими документами.
Руководителю обычно приходится работать с тремя типами входящихдокументов, это:
— документы, требующие немедленного решения вопроса;
— документы, которые в принципе требуют реакции действием, но в данныймомент руководитель этого сделать не может в силу каких-либо причин илиобстоятельств (например, требуется сбор дополнительной информации илисогласование этого вопроса с внешними организациями);
— информационные документы, рассчитанные только на прочтение, т.е. нетребующие ответа.
Безусловно, без четкой организации рабочего дня все начинания потерпятфиаско. Поэтому, прежде чем научиться работать производительнее сдокументацией, необходимо приучить подчиненных обращаться к руководителю тольков строго определенные часы, чтобы у него было время изучить входящие документыспокойно, не отрываясь поминутно на звонки и обращения подчиненных. Принципработы — когда руководитель принимает посетителей, держа в одной рукетелефонную трубку, а другой подписывая телефонограмму, и в то же времяконсультирует стоящего у письменного стола сотрудника — характеризует его какслабого руководителя. Если руководитель не сумеет организовать свое время, то иорганизовать работу коллектива в целом ему будет намного труднее. Вот несколькосоветов руководителю, как организовать работу с документами.
Справиться с беспорядком на рабочем столе может помочь заведение такихпапок, как «Срочное», «Диктовать», «Сделать», «Просмотреть», «В дело»,«Выбросить». Естественно, что подобные наименования папок условны, а сами папкине относятся к официальным делам, формируемым в соответствии с номенклатуройдел структурного подразделения или организации. Если всю поступающуюкорреспонденцию вы или ваш секретарь будете раскладывать по этим папкам, тогоры бумаг на вашем столе значительно уменьшатся. В папке «Срочное», например,следует хранить наиболее срочные дела, требующие немедленного действия. В папке«Просмотреть» — документы, представляющие интерес, но не имеющие важногозначения. В папке «В дело» — документы, предназначенные только для личнойинформации, которые после просмотра можно отправить в дело. Папка «Выбросить»предназначается для тех материалов, которые хранить не надо, но которые все желучше просмотреть, прежде чем выбросить. Однако работа по принципу «утро вечерамудренее» не всегда дает положительный результат. Попытайтесь решить возникшуюзадачу по частям, и тогда, может быть, необходимая информация будет собрана навашем столе незаметно для вас к нужному сроку.[18]
Займитесь сначала документами, требующими немедленного действия.Постарайтесь внимательно изучить документ, а потом уже диктовать секретарюответ. Если же ответ будет коротким, то можно поручить секретарю самомуподготовить ответ, предварительно записав ключевые его положения прямо подписьмом.
Если вопросы, затронутые в письме, можно решить с помощью телефонногозвонка, то позвоните сразу же. Если такой возможности нет, то распорядитесь,чтобы секретарь назначил время звонка, либо сделайте пометку в ежедневнике,чтобы позвонить позже.
Конечно, все информационные материалы лучше читать самому, причем нетратя на это служебное время. Однако если материалов для прочтения больше, чемвы ожидали, то попросите секретаря прочитать их за вас и вычленить ключевуюинформацию. Он может подготовить для вас общий обзор документов в виде резюмелибо доложить о содержании документов устно.
Справиться с большим объемом документов на вашем столе вам поможет, крометого, соблюдение некоторых принципов работы. Так, следует:[19]
— отказаться от привычки накапливать копии документов на случай, если онивдруг понадобятся;
— хранить только важные документы (не копите документы про запас,выбрасывайте ненужные бумаги);
— оставлять наиболее интересные и приятные дела и документы на конецрабочего дня;
— всегда контролировать выполнение поручений;
— приобрести навык и использовать принцип скорочтения.
И наконец, помните, что заниматься неприятными, сложными и неинтереснымиделами лучше всего в первую очередь.
Соблюдение этих правил поможет руководителю высвободить дополнительноевремя, необходимое для принятия решений, и позволит не утонуть в море бумаг.
ГЛАВА 2.Анализработы менеджера с документами на примере ООО «Тропа»
менеджер документ организация контроль
2.1.Караткая характеристика предприятия
Общество с ограниченной ответственностью «Тропа», далее по текстуОбщество, учреждается и действует в порядке, предусмотренном Гражданскимкодексом Российской Федерации, Федеральным законом от 08.02.1998г. № 14-ФЗ «Обобществах с ограниченной ответственностью», иным действующим законодательствомРоссийской Федерации и уставом Общества.
ООО «Тропа» создано для осуществления предпринимательскойдеятельности и извлечения прибыли.
Основными видами деятельности ООО «Тропа» являются ремонт и пошив одежды,ремонт обуви, парикмахерские услуги, пошив флагов, изготовление стендов.
Место нахождения Общества: 400074, Россия, г. Волгоград,ул.Рабоче-Крестьянская, д.38.
Уставной капитал 10 000 рублей.
В условиях рыночных отношений центр экономической деятельностиперемещается к основному звену всей экономики — производственному предприятию.Именно на этом уровне создается нужная обществу продукция, выполняютсяобщественно необходимые работы, оказываются необходимые услуги.
На предприятиях сосредотачиваются наиболееквалифицированные
кадры, решаются вопросы экономного расходования ресурсов, снижения
издержек производства, сбыта продукции, применениявысокопроизводительного оборудования и технологий. Все это требует отруководителей всех уровней глубоких экономических знаний. В условиях рыночнойэкономики выживает то предприятие, которое наиболее грамотно, своевременно икомпетентно определяет требования рынка, организует производство продукции,пользующейся спросом, обеспечивает высоким доходом высококвалифицированныхспециалистов. В условиях рыночной экономики возрастает значение трех основныхнаправлений организации предприятия:
Научной организации производства — создание оптимальнойтехнико-технологической системы на предприятии (эффективно функционирующиепроизводственное оборудование, техника и технология, упорядоченныетехнико-организационные взаимосвязи работников);
Научной организации труда — построение здоровыхнормальных (высоко коммуникабельных) отношений в коллективе;
Научной организации управления — система технических,
экономических и организационных средств, обеспечивающихцеленаправленность воздействия на материальную и человеческую подсистемыпредприятия. Она способствует их взаимодействию в целях достижения наилучшегоморально-технологического и экономического эффекта. Любое предприятие — этоорганизация воздействия персонала на ресурсы предприятия. Чем основательнее онаорганизована и умело регулируется, тем больше надежд на получение экономическойвыгоды, на прибыльное возмещение понесенных затрат.
ООО «Тропа» — это обособленная специализированнаяорганизация (юридическое лицо), основанием которой являетсявысокоорганизованный трудовой коллектив работников-профессионалов, способный спомощью имеющихся в его распоряжении средств производства из поставленногосырья и материалов изготовлять нужную потребителям продукцию. В связи с этим кважнейшим задачам ООО «Тропа» относятся:
¾ Возмещение произведенных расходов и получение дохода владельцемпредприятия;
¾ Недопущение сбоев в работе предприятия, в том числе срывовпоставок, выпуска недоброкачественной продукции, резкого сокращения объемовпроизводства и доходов предприятия;
¾ Обеспечение потребителей продукцией в соответствии с договорами ирыночным спросом;
¾ Обеспечение нормальных условий труда (без травматизма),возможностей профессионального роста работников и своевременной полноценнойзарплаты персоналу;
¾ Охрана окружающей среды и создание рабочих мест;
¾ Стабильное наращивание темпов роста объемов производства идоходов предприятия.
К основным функциям ООО «Тропа» можно отнести:
¾ Изготовление продукции в соответствии с профилем предприятия испросом на рынке;
¾ Обеспечение продажи и поставки продукции потребителям;
¾ Послепродажное техническое и консультационное обслуживаниепродукции;
¾ Материально-техническое обеспечение производственного персоналана предприятии;
¾ Разработка и исполнение мероприятий по повышению качествапродукции;
¾ Снижение удельных издержек и рост объемов производства на предприятии;
¾ Соблюдение действующих стандартов, нормативов, государственныхзаконов и внутренних распорядительных документов.
ООО «Тропа» представляет собой сложный комплекс,динамизм и слаженность работы всех подразделений и служб которого обеспечиваетсямеханизмом управления. Механизм управления — это, прежде всего, иерархическаясистема административных органов и управленческих структур, при помощи которойсогласованно решаются основные задачи предприятия и достигаются цели, стоящиеперед производством, устанавливаются внутренние связи, осуществляется контрольисполнения, используются рычаги воздействия, охватывающие деятельность всехподразделений, служб работников предприятия от рабочего до директора. Механизмуправления ООО «Тропа» включает следующие компоненты:
¾ Основные принципы и правила управления, нацеленные на решениезадач, стоящих перед управляемым объектом;
¾ Функциональную структуру органов управления;
¾ Экономические и юридические законы и ограничения;
¾ Информацию, методы, правила и технические средства обработкиинформации.
Функционирование механизма управления обеспечивается администрацией ООО«Тропа», к которой относится директор, его заместители и помощники, начальникицехов, служб, отделов и других подразделений, а также специалисты и служащие,подготавливающие для руководителей необходимую информацию и документы.
2.2. Анализ работы с документами в ООО «Тропа»
Документооборот в ООО «Тропа» происходит по замкнутой цепочке. Припоступлении или получении документа секретарь его регистрирует и предоставляетна резолюцию руководителю, после резолюции руководителя документы поступают кисполнителям в зависимости от рода документа, после выполнения документ поступаетопять к секретарю для регистрации и отправки. Организация документооборота ООО«Тропа» предполагает соблюдение правил, в соответствии с которыми происходитдвижение документов, главным из которых является обеспечение оперативногопрохождения документов по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшимизатратами времени. В ООО «Тропа» выполняются правила обработки документов накаждом этапе движения документации. Работа с документами в ООО «Тропа»относится к обязанностям офис –менеджмента.
Обработка входящих документов ООО «Тропа» проходит следующие этапы:
¾ прием и первичная обработка документов;
¾ предварительное рассмотрение и распределение;
¾ регистрация документов;
¾ рассмотрение документов руководителем и принятие решения об ихисполнителях, сроках и характере исполнения;
¾ направление на исполнение;
¾ исполнение документов;
¾ помещение исполненного документа в дело.
Входящие документы ООО «Тропа» начинают свое движение по организациипосле первичной обработки. Количество инстанций, которые они должны пройти отмомента поступления в организацию до исполнения, определяется структуройорганизации, распределением обязанностей между руководством, степеньюсамостоятельности структурных подразделений, технологией регистрации и общейорганизацией делопроизводства.
В ООО «Тропа» документ передается исполнителю практически сразу послерассмотрения руководителем.
Значительно ускорить движение документов помогает их предварительноерассмотрение, которое проводится после первичной обработки документов.
Предварительное рассмотрение позволяет определить, какие документы должныпередаваться на рассмотрение руководителю организации или его заместителям, акакие могут быть переданы непосредственно в структурные подразделения иликонкретным исполнителям. Одной из задач, которые при этом решаются, являетсяосвобождение руководителя от излишнего потока второстепенной информации.
Эта работа проводится секретарем руководителя, его помощником илиработником службы документационного обеспечения управления, которые должныиметь высокий уровень квалификации, достаточный стаж работы, хорошее знаниераспределения обязанностей между работниками организации, а также доверие к нимруководителя. Основным критерием, влияющим на движение документов кисполнителю, является содержание документа, поэтому необходимо иметь четкиепредставления о положении дел в организации, функциях структурныхподразделений, функциях и специализации отдельных сотрудников.
Документы, адресованные структурным подразделениям или конкретнымдолжностным лицам, передаются сразу по назначению без предварительногорассмотрения.
Предварительное рассмотрение предусматривает просмотр всех поступивших наимя руководства документов. При этом выявляется документация, которая должнабыть предоставлена руководителю в обязательном порядке. Это – распорядительныедокументы вышестоящих органов власти и управления, документы по принципиальнымвопросам деятельности, имеющие большое значение в связи со сложившейсяситуацией, требующие координации работы структурных подразделений и т. п.
Перечень такой документации может быть составлен самим руководителем.
Остальные документы после предварительного рассмотрения службойдокументационного обеспечения управления или помощником руководителяцелесообразно направлять в структурные подразделения и исполнителям. Документы,предназначенные нескольким структурным подразделениям или исполнителям,передаются им поочередно или одновременно в копиях.
Таким образом, предварительное рассмотрение помогает ликвидировать теинстанции движения документов, которые не оправданы деловой необходимостью,позволяет не скапливать большое количество лишней документации на столеруководителя. Это, в свою очередь, может значительно сократить срокипрохождения документов и предупредить срывы в их исполнении.
Документы, требующие исполнения, регистрируются и передаются руководителю,который принимает решение не только по существу содержащихся в документахвопросов, но и по характеру исполнения, срокам и т. д. После рассмотрениядокумента руководителем в регистрационные формы переносятся его резолюции,которые задают направление дальнейшего движения документов, так как определяютих исполнителей.
Характер исполнения может быть различным в зависимости от содержания иназначения документа. Ряд документов не требует письменного ответа. Онисодержат указания, инструкции, просьбы по выполнению каких-либо действий. Ихисполнением будет являться конкретная деятельность специалиста: проведениепереговоров, консультации по вопросам, определенным поступившим документом,организация каких-либо мероприятий.
В этом случае на исполненном входящем документе ставится отметка опроизведенных действиях. Например, «Проведены переговоры. 15.10.2009» или«Проведены консультации с компанией «КРОНА».
Информация других документов требуется для ознакомления сотрудников среальным положением дел, например с результатами решения каких-либо вопросов.Служба документационного обеспечения управления проводит ознакомление сдокументом необходимого круга сотрудников и на поступившем документепроставляет отметки «Принято к сведению», «Принято к руководству».
Сводки, отчеты, заявки, информационные письма и др. документы, также нетребующие письменного ответа, передаются специалистам, которые используют их воперативной работе. Например, данные, содержащиеся в поступившем документе,сотрудник может включить в свой отчет или план и на входящем документепроставить отметки «Включено в план», «Включено в отчет» и т. п.
Наибольшее внимание уделяется документам, которые требуют ответа. Ихисполнение заключается в подготовке ответного документа, который будет являтьсяуже исходящим документом. Порядок его подготовки рассматривается ниже.
Порядок работы с исходящими документами ООО «Тропа».
Работа с исходящими документами, как инициативными, так и ответными,заключается в следующих действиях:
¾ подготовка проекта документа;
¾ его оформление и согласование (визирование);
¾ удостоверение;
¾ регистрация;
¾ отправка из организации.
Исполнение документа начинается со сбора информации по вопросу.Проводится изучение норм и положений соответствующих правовых актов инормативных документов, анализ информации ранее изданных документов и т. д. Наэтом этапе исполнитель нуждается в использовании информационно-поисковойсистемы по документам организации и самих документов. После этого готовитсяпроект будущего документа.
Проект документа проходит этап внутреннего согласования с руководителямиструктурных подразделений и специалистами. Их согласие с содержанием документавыражается визированием. Согласование документа может быть и внешним. В этомслучае проект документа направляется соответствующим организациям иликонкретным должностным лицам этих организаций. Для предварительногоознакомления и согласования с несколькими должностными лицами проект документаможет быть размножен и передан одновременно всем участвующим в его подготовке организациями лицам (параллельное согласование). Однако иногда требуется последовательноесогласование, в соответствии с функциями сторонних организаций или структурныхподразделений данной организации. Принципиальные изменения в процессахвизирования могут происходить при наличии в организации локальной компьютернойсети. Такая сеть позволяет создавать документ в электронной форме, затемпередавать его для редактирования, получения заключения, визирования.Возможности компьютерных технологий позволяют изменить прежние методы работы,однако требуют решения вопросов, связанных с доступом к информации сотрудниковорганизации, а также с проставлением подлинной подписи в грифе или визесогласования.
После получения на проекте документа всех виз документ перепечатывают сучетом сделанных замечаний и передают на подпись руководителю. Документыпередаются на подпись вместе с приложениями к ним. Исходящие документыподписываются руководством организации или руководителями структурныхподразделений. Уровень подписания документов, установленный в конкретнойорганизации, оказывает непосредственное влияние на движение исходящихдокументов: чем он выше, тем больше инстанций должен пройти документ. Поэтомуцелесообразно там, где возможно, предоставлять право подписи руководителямструктурных подразделений в соответствии с их функциями.
После подписания исходящий документ передается в службу документационногообеспечения управления или секретарю для регистрации, затем на отправку.
На документе, который находился на исполнении (поступившем документе), ив регистрационной форме проставляются соответствующие отметки об исполнении и осписании документа в дело: проставляются данные ответного документа и отметка«В дело».
Поступивший документ, который был исполнен, и копия отправленногоответного документа с визами согласования подшиваются в дело. Подлинникответного документа исполнитель передает на отправку в службу делопроизводстваили секретарю компании. Такая же схема действует и при подготовке инициативныхисходящих документов.
Этапы работы с внутренними документами ООО «Тропа».
На этапах подготовки и оформления работа с внутренними документамиорганизуется так же, как с исходящей документацией: составляется проектдокумента, проводится его согласование с соответствующими должностными лицамиданной организации. Если появляются замечания, проект документа дорабатывается,затем подписывается руководителем и регистрируется. После регистрациитехнология работы с внутренним документом аналогична работе с входящимдокументом: его передают на исполнение соответствующему должностному лицу, очем делается запись в регистрационной форме. После исполнения документподшивается в дело. В случае, когда исполнение поручается несколькимспециалистам, делается необходимое количество копий документа. Исполнениезарегистрированных внутренних документов контролируется службойдокументационного обеспечения управления. Особенно это касаетсяраспорядительных документов.
Ряд внутренних документов не требует исполнения. К таким документам могутбыть отнесены акты, протоколы, в постановляющей части которых не содержитсяраспоряжений.
Такие документы после их регистрации сразу должны быть помещены всоответствующие дела для использования в информационно- справочной работе.Движение внутренних документов, как правило, не имеет этапа отправки. Однакоесть исключения. Организации могут направлять внутренние (например,распорядительные) документы в свои территориально разобщенные структурныеподразделения. В этом случае отправка должна осуществляться с учетом правилотправки исходящих документов.
Таким образом, правила организации документооборота играют очень важнуюроль. Их соблюдение позволяет достичь прямоточности направлениядокументопотоков, сократить время и трудозатраты на обработку документов,добиться равномерного поступления документов и пропорциональной загруженностикак специалистов аппарата управления, так и службы делопроизводства. Опираясьна общие подходы к организации документооборота, конкретные организации могутопределить свои особенности движения и обработки различных категорий документовс учетом специфики состава документов, внутренней структуры, распределенияполномочий руководителей и функциональных обязанностей подразделений испециалистов. Это необходимо делать для улучшения информационно-документационногообеспечения деятельности аппарата управления в целом.
Контрольные операции исполнения документов включают в себя:
¾ выявление хода исполнения документа;
¾ занесение сведений об этом в графу РКК «Контрольные отметки»;
¾ проверку, если необходимо, структурного подразделения — исполнителя.
Проверка хода исполнения документов осуществляется следующим образом:задания последующих лет контролируются не реже одного раза в год, заданияпоследующих месяцев текущего года — не реже одного раза в месяц, заданиятекущего месяца — каждые десять дней, за пять дней и затем ежедневно доистечения срока.
Информация о ходе исполнения документа должна поступать руководителю,который рассматривал его и принимал по нему решение, а также тем должностнымлицам, которые ведут контроль исполнения документа по существу затронутого внем вопроса. В результате рассмотрения этой информации руководитель долженубедиться, что исполнение документа идет по плану, или осуществитькорректировку хода его исполнения, уточнить задание, в случае необходимостиизменить сроки исполнения и состав исполнителей. Информирование производится вформе устных сообщений, письменных справок и др.
Контроль исполнения документов строится на базе данных, полученных прирегистрации документов. Форма контроля выбирается исходя из возможностейорганизации. Это может быть ручная сроковая картотека, но сегодня все чащеиспользуется автоматизированная система контроля исполнения документов.
Вывод: Наиболее рациональным является сегодня автоматизированныйконтроль за исполнением документов, который ведется на ПК. Специальныепрограммы позволяют выводить на экран списки документов, исполнение которыхистекает в определенный срок. С помощью автоматизированной системы контроляможно просматривать все задания не только по срокам, но и по исполнителям, итаким образом видеть загруженность каждого. Так как машина фиксирует всезадержки исполнения документов, программу контроля можно увязать спремированием сотрудников. При использовании локальных сетей в учреждениикомпьютер в любой момент может выдать списки неисполненных документов, систекающим сроком исполнения, еще не просмотренных исполнителем, сраспределением по срокам, по исполнителям, по корреспондентам, по видамдокументов. Соответствующие аналитические справки могут автоматическисоставляться по заданной форме и поступать на компьютер руководителя.Автоматизированный контроль за исполнением документов выполняется либо сиспользованием специализированных программ контроля, либо как составная частькомплексной программы автоматизации документооборота.
Главное, чтобы в управленческой деятельности был хорошо поставленконтроль исполнения принятых решений и поручений, проверка их фактическогоисполнения в установленные сроки.
В целом документооборот ООО «Тропа» соответствует современнымтребованиям. В качестве рекомендации хотелось бы отметить возможность внедренияэлектронного документооборота.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Создание в нашей стране правового государства с эффективно работающимиинститутами представительной, исполнительной, судебной властей, производства,науки и образования обуславливается не только всесторонним и полноценнымюридическим обоснованием их деятельности, но и формированием рациональных,конкретных правил и процедур их функционирования, в том числе в области работыс документами. Для упрочения российской государственности рациональноеуправление документацией может послужить одной из важных опорных точекукрепления аппарата управления и существенным элементом его стабильности.
Документированная информация составляет основу управления, егоэффективность в значительной степени базируется на производстве и потребленииинформации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсомпроизводства, важным элементом социальной и политической жизни общества.Качество информации определяет качество управления, поскольку информацияпронизывает все органы управления.
Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационнуюформу и перемещают ее во времени и пространстве. Документы и документнаяинформация лежат в основе управленческих решений и являются их материальнымвоплощением, обеспечивают юридической силой и тем самым способствуют ихисполнению.
Можно без преувеличения сказать, что качество и эффективность работыаппарата управления во многом определяется умением соответствующих должностныхлиц составлять и оформлять управленческие документы. По сути дела, организацияработы с документами является координирующим центром конкретного структурногоподразделения, что на практике означает полную осведомленность оместонахождении лиц своего подразделения, правильное оформление переписки,подготовку организацию телефонных разговоров и т.д. Все это особенно необходимодля оперативного выполнения срочного задания руководства определенным должностнымлицам закрепленного подразделения.
Целью организации работы с документами является создание оптимальныхусловий для всех видов работ с документами: прием и регистрация, рассмотрениедокументов, порядок прохождения документов, их исполнение, контроль исполнения,формирование дел и подготовка их на хранение в архив. Для оптимизацииделопроизводства менеджер устанавливает и строго соблюдает порядок поступленияинформации на рабочее место. При подготовке документа следует четко и краткоизлагать свои мысли, так как обилие слов мешает быстрому восприятию документа.
Совершенствование работы с документами состоит в автоматизированнойобработке информации с использованием других видов обеспечения. Для этого насовременных предприятиях на базе периферийных ПВМ создается локальная сеть,позволяющая менеджерам всех уровней управления обращаться к документациипредприятия, выводить ее на экран, проводить обработку документов, сводок,таблиц, обмениваться документами и сообщениями как с сотрудниками, так и с партнерамипо бизнесу. Использование локальной сети заметно ускоряет и упрощает выполнениенескольких взаимосвязанных работ и создание документов.
Обмен электронными документами осуществляется с помощью электроннойпочты, которая позволяет отправлять документы, получать подтверждения ихдоставки адресатам, выводить на экран дисплея полученные документы,редактировать, распечатывать и хранить документы, прикреплять к документамрезолюции.
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ
1. Андреева, В.Н. Делопроизводство: Практ. пособие / Андреева В.Н. – 9-еизд., испр. и доп. – М.: ЗАО «Бизнес-школа», 2009. – 184с.
2. Ботавина, Р.Н. Этика деловых отношений:Учеб. пособие для студентов, обучающихся по эконом. специальностям / БотавинаР.Н. – М: Финансы и статистика, 2001. – 208 с.: ил.
3. Валинуров, И., Офис начинается софис-менеджера / Валинуров И., Устименко М. // Молодость Сибири. – 2008. — №52. – с. 13-14
4. ГОСТ Р6.30-2009 Унифицированные системыдокументации. Унифицированная система организационно-распорядительнойдокументации. Требования к оформлению документов: Утв. ПостановлениемГосстандарта РФ от 3 марта 2009г. №65-ст.: Введ. в действие 1 июля 2009г. – М.,2009. – 17с.
5. Делопроизводство: более 120 документов:Образцы, док., орг. и технология работы / Галахов В.В., Корнев Н.К., КсандопулоГ.И. и др. – М.: Проспект, 2009. – 448 с.
6. Дёмин, Ю.М. Эффективный офис-менеджер /Дёмин Ю.М. – СПб.: Питер, 2010. – 203 с.: ил.
7. Корнеев, И.К. Профессиональнаяподготовка офис – менеджера / Корнеев И. К. // Справочник секретаря и офис – менеджера.– 2008. — № 4. – с. 17-25.
8. Кузнецова, Т. Новые квалификационныехарактеристики секретарей / Кузнецова Т. // Управление персоналом. – 2009. — №2. – с. 18 – 21.
9. Кузнецова, Т.А. Секретарское дело /Кузнецова Т.А. – 3-е изд., исп. – М.: ЗАО Бизнес – шк. Интел-Синтез, 2009. –288 с.
10. Наумова, С.В. Офис-менеджер: задачипозиционирования / Наумова С.В. // Справочник секретаря и офис-менеджера. –2009. — №8. – с. 82-84.
11. Организация работы с документами: Учеб.для студентов высш. учеб. завед., обучающихся по специальностям“Документоведение и документационное обеспеч. упр.” и “Менеджмент орг.” /Кудряев В.А., Галахов В.В., Корнеев И.К. и др.; Под ред. В.А. Кудряева. – 2-еизд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2008. – 592с.
12. Паничкина, С.Н. Организацияофис-менеджером поездки для сотрудников компании / Паничкина С.Н., ДресвянскаяК.В. // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2009. — №7. – с. 56-62.
13. Подобед, М.А. Документооборотпредприятия / Подобед М.А., Усманова Н.Р. – 3-е изд., доп. и перераб. – М.:Приор-издат, 2008. – 384 с.
14. Рогожин, М.Ю. Организацияделопроизводства предприятия (на основе ГОСТ Р6.30-2009): Учебно-практическоепособие / Рогожин М.Ю. – М.: РДЛ, 2009. – 208с.
15. Рогожин, М.Ю. Организация кадровойработы предприятия: Учеб.-практ. пособие / Рогожин М.Ю. – М.: РДЛ, 2009. –240с.
16. Санкина, Л. Должностной и численныйсостав службы делопроизводства / Санкина Л. // Управление персоналом. – 2009. — № 7. – с. 58-59.
17. Справочник кадровика: должностируководителей и служащих, квалификационные характеристики, тарифные разряды. –2-е изд., испр. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2009. – 700с.
18. Щур, Д.Л., Офис-менеджер / Щур Д.Л.,Труханович Л.В. // Кадры предприятия. – 2008. — № 3. – с. 15-20.