Планирование выставки (конспект соотвествующей главы книгиЛ.Ю. Гермогеновой Эффективная реклама в России. Практика и рекомендации. Москва1994)Планирование подготовки выставкиСоставление перечня выставляемойпродукции
Необходимо составить подробный перечень вещей и предметов, которые будут(должны будут) взяты на выставку. Наличие данного документа резко упорядочиваетхранение и учет вещей, гарантирует своевременное пополнение«стратегических запасов» фирмы на стенде (еды, листовок), облегчаетих поиск, определяет недостающие предметы.
Другим важным документом являетсяанкета для учета (опроса) посетителей стенда. Для накопления достовернойстатистической информации, руководство компании должно определить переченьинтересующих вопросов и порядок их следования. Составление плана выставочного стенда
Существует несколько базовых конструкций стендов (боксов) предлагаемыхучастникам выставки. Обычно это 3x3, 4x3, 6x3, 6x4, 6x6 размерные конструкции.Основной критерий оценки для выбора подходящего стенда – цена и размерэкспозиции.
Для оформления стенда рекомендуется воспользоваться услугамипрофессионального оформителя или дизайнера для создания неповторимой,единственной атмосферы на стенде выражающей дух, стиль, имидж фирмы, являющейсясимволом уверенности, солидности, качества, спокойствия.
Располагая экспонаты, следует обратить внимание на следующее:
· направлениедвижения основного потока посетителей
· поясняющиенадписи или плакаты следует размещать рядом или над экспонатом
На стенде необходимо предусмотреть наличие следующих зон:
1. Место для одежды
2. Место для отдыха
3. Место для посуды, приготовления напитков
4. Склад
5. Место для переговоров
6. Место для рекламных и информационных материалов
Оформление стенда – надписи и плакаты, расположенные рядом с экспонатамидолжны взаимно дополнять друг друга. Оформить стенд помогут плакаты, диаграммы,фотографии. Их количество, однако, не должно быть чрезмерным. Большоеколичество текстовой информации, рисунков, размещенное по всему выставочномустенду, перестает восприниматься и не усваивается посетителями. На выставочномстенде должны преобладать экспонаты по возможности, в действующем виде.
Большое значение при оформлении стенда имеют композиции из зелени и цветов.Заключение договора с оргкомитетом,передача ему плана выставочного стенда и заказа на оборудование и услуги
За определенный фиксированный срок, не позднее чем за месяц до началавыставки заполняется и посылается в адрес оргкомитета ЗАЯВКА НА УЧАСТИЕ ВВЫСТАВКЕ. В ней указываются все реквизиты фирмы (страна, адрес/телефон, номеррасч. счета, etc) Суть заявки — предварительная регистрация и бронированиевыставочной площади. Письмо-заявка подтверждает согласие фирмы с положениямиданной выставки и правилами ее проведения. Это в своем роде договор междусторонами. По получении заявки, в ответ посылается подтверждение о регистрациифирмы в каталоге участников и выделении требуемого количества места при условииоплаты. Оплата участия должна быть произведена в течении 5-10 дней.Подтверждение гарантирует получение базового набора услуг.
Для получения дополнительных услуг, фирма выбирает то, что считаетнеобходимым и указывает количество.
· аренда имонтаж выставочного оборудования
· предоставлениедополнительных услуг или оборудования: вешалок, шкафов, мойки, паласа,телефона, столов, стульев
· надпись нафризе
· публикациясведений в каталоге
· другие услугиИзготовление рекламных материалов
· информационныхлистов
· плакатов
· буклетов
· проспектов
· Кромевышеуказанных вспомогательных документов существует особое приглашение. Онорассылается напрямую (на фирмы/лично by direct mail) и является универсальнымметодом привлечения возможных клиентов. Подготовка информационных материалов
· техническихописаний
· прайс-листов
· папокстендистовПодготовка стендистов и персонала
Персонал должен обладатьследующими качествами:
· умениеобщаться с людьми;
· знаниемпродукции фирмы и ее истории, направлений деятельности;
· желаниемобщаться с людьми;
· выносливостью;
· привлекательнойвнешностью.
Помимо основного намечаютзапасной состав стендистов, предусматривают возможность взаимозаменяемости.Составление сметы затрат
Подсчитываются всезатраты, связанные с выставкой, составляется смета.Планирование проведения выставкиСоставление расписания работы персонала
На период выставки необходимо расписать распорядок каждого дня. Стенддолжен функционировать бесперебойно и вероятность упустить потенциальногопартнера в потоке посетителей из-за отсутствия (перегруженности,невнимательности) стендиста велика. Следует обратить особое внимание на одежду.Необходимо ли выделить людей для посещения семинаров или просто соседнихстендов для сбора информации.Инструктаж персонала
До начала выставкинеобходимо провести инструктаж:
· тематикавыставки;
· цели участияв выставке;
· переченьпродукции, представляемой на выставке;
· основныеновинки;
· задачи,стоящие перед стендистами;
· план стенда;
· закреплениемест на стенде за каждым стендистом;
· распорядокработы;
· в какие дни ичасы, кто из руководства фирмы будет находится на стенде;
· основныекатегории предполагаемых посетителей;
· моделиповедения с каждой категорией посетителей;
· формырегистрации посетителей;
· формырегистраций и изменений, замечаний, недостатков на стенде во время работывыставки.Закрепление экспонатов за сотрудниками
Этот пункт особенноважен, если экспонаты достаточно сложные. Необходимо, чтобы хотя бы двоестендистов хорошо знали данный экспонат и могли давать профессиональныепояснения для специалистов в данной области. Остальные стендисты должны уметьрассказывать в общих чертах назначение, основные характеристики, отличия от аналогов,условия эксплуатации, поставки или продажи данной продукции, товара.Завоз и вывоз оборудования
Одной из важных компонентов подготовки к выставке является доставка иразмещение экспозиционных материалов на стенде. Нужно ЗАРАНЕЕ указать ЧТО,КОГДА и КУДА ввозить. Для доставки всех необходимых выставочных материалов,оборудования на стенд, составляется письмо-заявка с просьбой о выдаче пропусковна автомашины и разрешения на провоз/вывоз груза. Это письмо должно бытьадресовано фирме-организатору (на имя директора) и содержать подробный списокввозимых предметов
Необходимо уточнить заранее, в течении какого срока ДО и ПОСЛЕвыставки можно ввозить/вывозить груз.Это позволит избежать недоразумений и гарантирует четкий график действий.Организация переговоров или заключениядоговоров, продажи продукции
На стенде организуютсяэлементы других маркетинговых коммуникаций, таких, как личная продажа(предлагаемый продукт можно продавать на стенде со скидкой. Можно предложитьбесплатную установку на предприятии заказчика).
Также на стенде можнопроводить лотереи, бесплатные раздачи демо-версий продукта (стимулированиесбыта), ручек с логотипом фирмы, листовок с расценками, контактными телефонамии перечнем предоставляемых услуг. (см. пункт6 )Организация учета посетителей,интересующихся продукцией
Во время выставки крайне целесообразно фиксировать ВСЕ возможные контакты ипроявлять интерес к любому потенциальному клиенту (партнеру). Для этого лучшевсего использовать специальную анкету. Она не должна быть большой по объему. Внее должны быть включены следующие пункты: ОРГАНИЗАЦИЯ — откуда он, АДРЕС — гдеон, ТЕЛЕФОН/ФАКС — как с ним связаться, ИМЯ/ФАМИЛИЯ — как его зовут, СФЕРАДЕЯТЕЛЬНОСТИ — чем он занимается (почему здесь), ДОП. ИНФОРМАЦИЯ — кто с нимговорил, пожелания, степень интереса, приоритет контакта.Планирование работы после окончаниявыставкиРегистрация посетителей, покупателей,интересующихся продукцией
По отдельно взятой выставке составляется финальный обзор SUM-UP, в которомподробно указывается количество посетителей вообще, количество посетителей настенде, количество розданных проспектов, количество заполненных анкет. Ваналитическом документе SUM-UP данные обычно представляются в виде таблицы.Подведение итогов выставки (затрат,дохода)
Коммерческие успехи можнопроанализировать, подсчитав количество заключенных на продажу или поставкудоговоров, а если такие цели на данной выставке не ставились, то по количествупосетителей, и их категориям.
Если все же конечная цель– продажа продукции, то косвенным показателем может служить количестворозданных прайс-листов, информационных материалов. Однако следует помнить, чтосрок действия этой рекламы может растянуться на несколько месяцев.Разбор допущенных ошибок припланировании и стенда, анализ оригинальных решений (своих, а также увиденных настендах других фирм)
По окончании каждой выставки составляется записка, отражающая вкратце всепроблемы, возникшие при подготовке, каким образом они были решены и какие урокиследует извлечь в будущем. Обобщая результаты конкретной выставки можно погорячим следам зафиксировать все "+" и "-", понять своислабые места, быстро адаптироваться к новым условиям.