План
Вступление
Поиск материалов
Отбор и систематизацияматериала
Использование фактологическогоматериала
Некоторыеподсказки, которые помогут презентатору
Выводы
Списокиспользованной литературы
Вступление
Насегодняшний день любому человеку, который стремится преуспеть в карьере, и длякоторого важен личностный рост, необходим навык публичных выступлений. Хотитевы рассказать новым сотрудникам о миссии и целях компании, выступив с отчетом,или провести презентацию своего проекта – сделать это нужно на самом высокомуровне.
Еслипрезентация будет не только содержательной, но и прекрасно донесенной дослушателей, то в этом случае вы будете выглядеть профессионалом в своей сфере иувеличите кредит доверия со стороны вашей аудитории.
Поиск материалов
Оценка темы, цели иаудитории является основой и фоном следующего этапа докоммуникативной фазы –«кодирования», т.е. создания сообщения на данную тему, с заданной целью, дляданной аудитории и в соответствии с конкретной обстановкой. Этот этап включает:
Основными источниками, изкоторых можно черпать новые идеи, интересные сведения, факты, примеры,иллюстрации для своей речи, являются:
— официальные документы;
— научная,научно-популярная литература;
— справочная литература:энциклопедии, энциклопедические словари, словари по различным отраслям знаний,лингвистические словари, статистические сборники, ежегодники по различнымвопросам, таблицы, библиографические указатели;
— художественнаялитература;
— статьи из газет ижурналов;
— передачи радио ителевидения;
— результатысоциологических опросов;
— собственные знания иопыт;
— личные контакты,беседы, интервью;
— размышления инаблюдения.
Чтобы выступлениеполучилось содержательным, лучше использовать не один источник, а несколько.
При подготовке квыступлению необходимо использовать и так называемый местный материал, т.е.имеющий отношение к слушателям. Такой материал оживляет выступление, привлекаетк нему внимание слушателей, вызывает у них интерес к выступлению.
Чтение литературы по темевыступления, накопление карточек с интересными высказываниями, примерами,цитатами, статистическими данными – трудоемкий этап подготовки публичноговыступления, который требует определенного времени, поэтому подготовку квыступлению необходимо начинать заранее.
Данный этап подготовки вомногом определяет успех будущего выступления: оратор получает и расширяет своизнания, связанные с предметом речи, критически осмысливает материал, выясняетосновные проблемы.
При планированиивыступления необходимо определить метод – выбор ключевых слов и их подача.
Для информационной речитакими словами могут быть анализ, демонстрация, объяснение, суммирование,сравнение, описание, обсуждение, перечисление, показ.
Цель убеждающей речиможет включать слова принять, сделать, вступить, поддержать, согласиться,внести вклад, помочь, защитить, предложить, разделить мнение, выступить за.
Возможны интонационныеокраски выступлений:
— мажорная;
— беспечная илиюмористическая;
— шутливая;
— сердитая илиупрекающая;
— мрачная;
— торжественная;
— предостерегающая;
— просительная.
Отбори систематизация материала
Сделатьвыступление захватывающим и наглядным можно благодаря не только своимспециальным знаниям, но и личному опыту. Слушатели будут прислушиваться лишь втом случае, когда вы будете говорить не только как специалист, но и просто какчеловек. Ниже приведены основные источники материала, которые могут Вампонадобиться: указания на то, как получить специальную информацию интересным.
Cпециальнаяинформация:
· Архив фирмы: чтоможно найти по этой темы в этом обществе, организации;
· Библиотеки,учебники, справочники;
· Газеты испециальные переодические издания;
· Видеодокументы(даже если вы найдете в них темы, слегка близкие к вашей, все равно они могутпослужить неплохим толчком);
· Советы коллег;
· Различныеальманахи, сборники цитат, пословиц(иногда там можно найти меткий афоризм илихороший анекдот, которые помогут вам разрядить обстановку).
Отборматериала
В Вашемраспоряжении огромное количество материала. Что же дальше? Очень просто: вампросто нужно выбрать ту информацию, которая поможет достигнуть цели. Для этого простоспросите себя:• что именно
• ямогу высказать в течение отведенного времени
• моей целевой аудитории
• для достижения намеченной мною цели?
Систематизацияматериала
Нижевы узнаете об одном верном и легком способе, который поможет Вам отбирать и систематизироватьнеобходимый материал. При этом необходимо работать с тезисом, который будетобосновываться в ходе выступления.
Пример
Вывыступаете перед руководителями рекламного отдела с докладом на тему Новыецелевые группы для рекламы моющих средств. Свою цель Вы сформулировалиследующим образом: Я хочу убедить своих слушателей в том, что в последнее времяначало увеличиваться число продаж моющих средств среди мужчин в возрасте от 25до 40 лет. При этом Вы собрали огромное количество материала: исследования натему того, каким моющим средствам отдают предпочтение полноценные семьи имужчины, ведущие домашнее хозяйство самостоятельно; исследования о частопроводимых стирок, о средствах массовой информации, которым мужчины отдаютнаибольшее предпочтение, и т.д. Вы систематизируете отобранный материал всоответствии со сформулированной Вами целью. При этом Вы не упускаете из видупредоставленное Вам время. Допустим, что у Вас есть 15 минут на то, чтобыпривести все необходимые аргументы. Применительно к приведенному выше примеруэто может выглядеть следующим образом.
1 Выначинаете с заключительного утверждения:
Мужчины— новая важная целевая группа для рекламы моющих средств.
2 Выприступаете к доказательству:
Исследованияпоказали, что в последнее время все больше и больше мужчин стираютсамостоятельно, и они постоянно сталкиваются с необходимостью покупать моющиесредства. Поэтому при написании рекламных текстов необходимо учитывать данный фактор.
3 Выприводите следующие сведения:
Предпочтенияпри выборе моющих средств в семье: как уже было сказано, теперь за стиркуотвечают не только матери семейств, но также и отцы. Например, было обнаружено,что почти каждый второй отец стирает сам около двух раз в неделю, закупаетнеобходимые моющие средства и даже
знает несколько ведущихмарок стирального порошка
4 Высоставляете прогнозы: объясняете, как можно развить сбыт моющих средств средимужского населения.
5 Выразрабатываете меры: называете средства массовой информации, пользующиесянаибольшей популярностью среди мужчин (некоторые телевизионные программы иканалы, мужские журналы и т.п.).
Решите, какиеразделы включить в выступление и каково назначение каждого раздела. Разместите разделы в логическомпорядке, учитывая время. Сделайте их достаточно короткими, чтобы увеличитьпериод устойчивого внимания аудитории.
Психологиопределили закономерности изменения внимания слушателей. Уровень вниманияаудитории существенно изменяется в течение сорокаминутного периода. Сначала онвысокий, затем, впервые десять минут, медленно снижается, потом снижаетсябыстрее, а через тридцать минут достигает самого низкого уровня. С тридцатой посороковую минуты уровень внимания повышается. В последние пять минут оннаиболее высокий, хотя и не достигает первоначального уровня. Имейте в виду,внимание аудитории не повысится, если она не будет знать, что выступлениеблизко к завершению.
Здесь можнопривести следующие рекомендации:
Факты,которые по замыслу выступающего аудитория должна запомнить, должны быть вначале и в конце выступления. Особенно важны последняя иллюстрация и вывод вкаждом выступлении. Их можно особо выделять длительной паузой после важногопункта.
Так какстепень внимания после первых десяти минут снижается, то как раз с этогомомента и до тех пор, пока она не начнет опять возрастать, особая рольотводится разнообразию структуры выступления и приемам, призванным разбудитьинтерес аудитории.
Пометьтеразделы по степени важности буквами А, В, С, чтобы в случае необходимостискорее отсеять ненужную информацию. А — это то, что должно быть включено ввыступление обязательно, В — то, что желательно включить, С — то, что хорошосказать, если для этого останется время. Обдумайте пути варьирования структурывыступления. Убедитесь, что каждый раздел заканчивается важным сообщением илипромежуточными
Использованиефактологического материала.
Цифровые данныедля облегчения восприятия лучше демонстрировать посредством таблиц и графиков,а не злоупотреблять их зачитыванием. Лучше всего, когда в устном выступлении количествоцифрового материала ограничено, на него лучше ссылаться, а не приводить полностью,так как цифры скорее утомляют слушателей, нежели вызывают интерес. Информация,которая плохо воспринимается на слух — даты, имена, новые термины, названия —должна быть обязательно представлена на слайдах.
Приграфическом представлении информации должны использоваться адекватные средствавизуализации, т.е. подбираться соответствующие содержанию типы графиков идиаграмм, иллюстрации, таблицы. Как правило, в ячейках таблицы содержится мелкийтекст. Такой слайд может легко читаться непосредственно на вашем мониторе, нона большом экране текст будет читаться плохо.
Средствадинамического представления информации (перемещение или разновременноепоявление фрагментов текста и графических объектов, другие анимационные эффектыи эффекты смены слайдов) должны служить для дозирования информации, привлечениявнимания слушателей к той ее части, о которой идет речь в определенный моментвыступления, и показа явлений в динамике.
Текстпрезентации не должен служить конспектом для докладчика — для этого в программеMS PowerPoint существует специальный режим подготовки заметок к слайдам.Развернутые тексты на слайдах презентаций конспектов лекций вполне оправданны,но в презентациях, иллюстрирующих публичное выступление, текст должен бытьсвернут до ключевых слов и фраз. Полные развернутые предложения на слайдахтаких презентаций используются только при необходимости цитирования. Списки наслайдах не должны включать более 5–7 элементов. Если элементов списка все-такибольше, их лучше расположить в две колонки. В таблицах не должно быть более 4строк и 4 столбцов — в противном случае данные в таблице будет простоневозможно увидеть. Ячейки с названиями строк и столбцов и наиболее значимыеданные рекомендуется выделять цветом. Гистограммы не должны включать более 4категорий, а организационные диаграммы — более 5 элементов. Если требуютсяболее объемные таблицы и диаграммы, лучше подготовить их для раздаточныхматериалов с помощью других программ.
Количествослайдов определяется регламентом выступления. Например, для 10-минутноговыступления готовится не более 12 слайдов. Избыточное количество слайдовприводит не только к нарушению регламента, но и к утомлению слушателей ирассеиванию их внимания. В зарубежной практике чрезмерное количество слайдов впрезентациях получило шутливое название «PowerPoint Poisoning» («отравление»PowerPoint).
Первый слайдпрезентации должен содержать название темы выступления, фамилию, имя и отчестводокладчика, время и место выступления, контактную информацию. Для корпоративных презентаций в оформленииобязательно использование соответствующей символики.
Заключительныйслайд презентации, содержащий текст «Спасибо за внимание» или «Конец», вряд липриемлем для презентации, сопровождающей публичное выступление, посколькузавершение показа слайдов еще не является завершением выступления. Кроме того,такие слайды, так же как и слайд «Вопросы?», дублируют устное сообщение.Оптимальным вариантом представляется повторениепервого слайда в конце презентации, поскольку это даетвозможность еще раз напомнить слушателям тему выступления и имя докладчика илибо перейти к вопросам, либо завершить выступление. Контактную информацию,представленную на первом и заключительном слайдах, необходимо также указать враздочных материалах. Для выступлений наиностранных языках необходимо также владение набором принятых всоответствующих культурах речевых клише, которые нужно изучать дополнительно.
Практика показывает, чтов подготовке презентаций, иллюстрирующих публичные выступления, сложнее всего:
–трансформировать текст выступления для егопредставления в виде ключевых слов и фраз,
–выбрать адекватныесредства визуализации информации,
–подобрать оптимальноецветовое решение,
– отказаться отчрезмерного использования анимационных эффектов.
Некоторые подсказки, которые помогут презентатору
1. Четко определитеосновную мысль, которую вы хотите донести до аудитории. Это поможет вам четкосформулировать цель своего публичного выступления, а слушателям будет легче васпонять, усвоить полученную информацию и сформировать свое отношение к предметуобсуждения. Планируя речь, определитесь с тем, о чем вы хотите проинформироватьслушателей.
2. Определителогическую структуру выступления. Основываясь на главном тезисе доклада,подготовьте вступление, основную часть и заключение. Вступление и заключениемогут составлять 20% всего доклада. Не стоит пренебрегать этими важнымисоставляющими, иначе новая информация «свалится» на слушателей, как «снег наголову».
Вступление можно начать с небольшой истории, вопроса, или интересного факта. Взаключение публичного выступления можно подытожить и кратко повторить идеи, ужеозвученные в основной части. Поместив главные пункты доклада в основную часть,воспользуйтесь данными ниже рекомендациями.
3. Подкрепляйте своитезисы статистикой и фактами. Такой способ широко применяется вбизнес-презентациях и служит отличным доказательством слов докладчика. Чтобыаудитории было легче воспринять новую информацию, вместо «64,3%» лучше скажите«почти 2/3». Используя статистическую информацию, помните, что она должна бытьдостоверной.
4. Используйтевизуальные средства. Если презентация содержит много статистических данных, ихлучше разместить на слайдах. Диаграммы и графики хорошо привлекают внимание изапоминаются. Также на слайдах можно разместить основные пункты выступления,которые, на ваш взгляд, очень важны для запоминания аудиторией. Помещая данныена слайдах, сделайте их четкими, разборчивыми. Они должны быть видны всемприсутствующим. Шрифт должен быть крупным и по цвету резко отличаться от фона.
Выводы
Во время подготовки кпрезентации очень важно уделить должное внимание подбору материалов, ихобработке для последующего представления аудитории.
Информация, которуюнеобходимо подавать, должна быть организованна логично и последовательно. Этонеобходимо в первую очередь, что бы удерживать внимание аудитории,заинтересовать ее, сделать презентацию понятной и доступной всем.
Только грамотно подобрави упорядочив материал можно добиться от презентации максимального эффекта.
Список использованнойлитературы
1. Алешина И. В. Паблик Рилейшнз дляменеджеров. Учебник. — М.: ИКФ «ЭКМОС», 2006. — 480 с.
2. Горкина М. Б., Мамонтов А. А.,Манн И. Б. PR на 100%. Как стать хорошим менеджером по PR — 3-е изд. — М.: АльпинаБизнес Букс, 2005 — 240
3. Джей Э. Эффективная презентация. — М.: Баланс-Клуб, 2004. -280с.
4. Кодлер И.Успешная презентация. –М., 2003
5. Рафел М. Как завоевать клиента/пер.с англ. Д.Раппопорте.- Минск: Питер, 2003 г. — 356с.
6. Лазарев Д. Лучше один разувидеть!.. – М., 2009
7. Хофф Р. Я вижу вас голым. Какподготовится к презентации и с блеском ее провести. – М., 2005. – 212 с.