Оценка результативности работников

Реферат

по теме:

«Оценка результативности работников»

Процесс оценки результативности

Оценка результативности имеет несколько граней. Это процесс наблюдения и принятия решения о дальнейшей судьбе работника, это процесс, обеспечивающий обратную связь, это процесс измерительный и в такой же степени эмоциональный. Кроме того, это субъективный процесс. Легко описать, как должен работать человек, гораздо труднее оценить, как действительно он работает.

Определим некоторые понятия:

Результативность относится к степени достижения работником поставленных целей.

Оценка результативности - это систематическое описание сильных и слабых сторон в деятельности отдельного человека или группы.

Оценочный период - это период времени, в течение которого исследуются результативность работника, чтобы составить формализованный отчет.

Управление результативностью это общий процесс наблюдения за результативностью работника в течение определенного периода времени и ее оценки.

Какова общая организационная цель применения системы оценки результативности? Оценка преследует две основные цели: 1) помочь работникам повысить свою результативность путем полного использования своих потенциальных возможностей и 2) обеспечить информацией и работников и менеджеров для принятия решений, относящихся к работе.

Можно выделить и более специфические цели оценки:

1. Оценка обеспечивает законное и формальное обоснование для принятия решений о продвижении работника, об увольнении плохих работников, о необходимости обучения, о сокращении необходимой рабочей силы. Короче говоря, оценка служит основой для создания формальной организационной системы вознаграждений и наказаний.

2. Оценка служит в качестве критерия при проверке валидности тестов.

3. Оценка обеспечивает обратную связь для работников и дает основу для личностного и профессионального развития.

4. Оценка помогает установить цели для программ обучения.

5. Оценка помогает выявлять организационные проблемы. Оценка является скорее началом многих процессов, чем конечным продуктом.

Характеристики эффективной системы оценки

Основные характеристики любой системы оценки это релевантность, чувствительность, надежность, приемлемость и практичность.

Релевантность означает, что 1) существует ясная связь между стандартами результативности для конкретной работы и организационными целями и 2) существует ясная связь между критическими элементами работы, выявленными посредством анализа работы, и показателями, по которым будет оцениваться работа.

Стандарты результативности сводят требования к работе к уровню приемлемого поведения работника.

Релевантность также подразумевает периодическую проверку анализа работы, стандартов результативности и системы оценки. Должна ли система оценки быть пересмотрена, во многом зависит от ее релевантности.

Чувствительность подразумевает, что система оценки может отличить эффективного работника от неэффективного, проранжировать их по степени результативности. Встает вопрос, какова цель ранжирования: административная цель или развитие работников. Система оценки, спроектированная для административных целей, запрашивает информацию о различиях между работниками, в то время как система, нацеленная на рост работников, требует информацию и различиях внутри работника. К сожалению, чаще всего система оценки направлена на достижение административных целей (распределить вознаграждения и наказания), хотя должны достигаться обе группы целей.

Надежность означает, что для любого работника оценки, сделанные независимыми оценщиками, должны быть довольно близки. Но здесь нужно учитывать, что оценка с разных позиций (руководители, коллеги, подчиненные) может быть различной.

Приемлемость. На практике приемлемость является наиболее важной из всех характеристик. Очень важно чтобы система оценки пользовалась доверием у тех, кто в ней участвует. Обязанностью руководства является четкое определение уровня результатов, ожидаемых от подчиненных. Только в этом случае система оценки будет приемлема для работников, и они будут воспринимать ее как справедливую.

Практичность подразумевает, что инструменты оценки легки для понимания и использования, как для менеджеров, так и для подчиненных.

Ни одна из пяти характеристик не может быть проигнорирована при создании и внедрении системы оценки результативности. Но поскольку некоторый уровень ошибок является неизбежным для любых решений, касающихся человеческих ресурсов, важно ответить на вопрос, перекрывает ли выигрыш от использования системы оценки возможные потери от ошибок.

Проблемы законности в оценке результативности

Чтобы не возникало проблем с законностью при проведении оценки необходимо соблюдать следующие шаги:

1. Проведите анализ работы, чтобы определить характеристики, необходимые для успешного выполнения работы.

2. Введите эти характеристики в оценочные инструменты. Независимо от используемых методов обеспечьте всех оценщиков письменным изложением стандартов.

3. Обучите руководителей пользоваться инструментами оценки, в том числе как использовать стандарты результативности.

4. Необходимо создать механизм подачи апелляций, т.е. возможности обжалования работником полученной оценки.

5. Документально фиксируйте все оценки, особенно если они послужили основанием для увольнения работника.

6. Предоставьте возможность плохим работникам получать некоторые консультации и помощь.

Создавая систему оценки, необходимо сначала определить, чего вы хотите добиться с помощью этой системы. Т.е. необходима стратегия управления результативностью.

Стратегический аспект оценки результативности

В теории мотивации выявлен такой принцип: люди делают те вещи, за которые получают вознаграждения. Если работники вознаграждаются за достижение краткосрочных результатов, они будут стремиться достигать именно краткосрочных результатов. Поэтому вначале необходимо определить, на достижение каких целей будет направлена система оценки.

Менеджеры могут в процессе оценки выделять краткосрочные и долгосрочные цели. Стратегия управления результативностью должна быть связана со стратегией организации, нацеленной на использование конкурентных преимуществ (скорость, инновации, качество, контроль за издержками).

В США популярна система оценки «управление по целям» (МВО). Эта система направлена на достижение краткосрочных целей, она фокусируется на самих результатах, а не на том, как они достигаются.

В Японии при разработке системы оценки основной упор делают не на сами результаты, а на психологические и поведенческие причины их получения, т.е. на долгосрочные критерии.

После того как руководство определило, каких целей оно стремиться достичь с помощью системы оценки, следующим шагом является разработка стандартов результативности, по отношению к которым будет оцениваться работа.

Разработка стандартов результативности

Чем более ясными и понятными будут стандарты, тем точнее и объективнее будет оценка. Стандарты результативности должны содержать два вида информации: что должно быть сделано и насколько хорошо это должно быть сделано. Для этого используются количественные и качественные критерии. Для определения того, что должно быть сделано используется анализ работы, а стандарты результативности фокусируются на том, как хорошо это должно быть сделано.

Следующий шаг - выбор метода оценки результативности.

Альтернативные методы оценки результативности работников.

Все методы делят на две большие группы:

1) методы, ориентированные на оценку поведения работников. Это может быть оценка работника по отношению к другим работникам (относительная рейтинговая система) или оценка работника по отношению к установленным стандартам (абсолютная рейтинговая система).

2) методы, ориентированные на оценку достигнутых результатов (объем продаж, количество произведенных единиц продукции, количество обслуженных клиентов и т.п.).

Методы, ориентированные на оценку поведения

Метод характеристик. Простейший тип абсолютной рейтинговой системы это письменная характеристика, в которой оценщик дает описание сильных и слабых сторон работника, его потенциальных возможностей, а также предлагает шаги по улучшению результативности работника. В основе данного метода лежит предположение, что оценщик, хорошо знающий работника, может дать более точную и правильную оценку, чем другие более формальные и сложные методы.

Правильно составленные характеристики обеспечивают хорошую обратную связь по отношению к оцениваемому работнику. Но, с помощью характеристик практически невозможно проводить сравнения среди работников, групп или подразделений, что затрудняет принятие решений относительно работников (вознаграждения, продвижения и т.п.).

Для этих целей более подходят методы, которые позволяют проводить сравнения между отдельными работниками или группами.

Ранжирование. Простое ранжирование требует, чтобы оценщик просто расположил всех работников в определенном порядке - от «лучших» к «худшим». Альтернативное ранжирование предполагает, что оценщик параллельно составляет два списка: сначала выбирает лучшего работника, затем худшего, затем снова лучшего из оставшихся, затем худшего из оставшихся и т.д.

Парное сравнение. Работники попарно сравниваются друг с другом, обычно с точки зрения ценности для организации. Задача оценщика просто выбрать «лучшего» из пары работников. Ранг каждого работника получается путем подсчета, сколько раз он оказывался «лучшим» в паре. Нужно учитывать, что понятие «лучший» является довольно субъективным и не всегда может относиться именно к работе.

Принудительное распределение. «Принудительное распределение» подразумевает, что реальное распределение проранжированных работников принудительно сводится к нормальному распределению. При этом предполагается, что небольшая часть работников имеет выдающиеся результаты, небольшая часть - неудовлетворительные результаты, а большинство располагаются где-то посередине. Например, 40 % работников должны быть отнесены к группе со средними результатами, 20 % - выше средних, 20 % - ниже средних, 10 % - выдающиеся и 10 % - неудовлетворительные. Этот метод используется при оценке большого числа работников и наличии более одного оценщика.

Поведенческие формы. Оценщик получает несколько форм, в которых представлены различные виды поведения на работе. Далее он должен оценить степень, в которой данное поведение проявляется у данного работника. Например, всегда - очень часто - часто - редко - никогда. Каждой категории присваивается свой «вес», например, «всегда» - 5, «никогда» -1. Тогда общая оценка работника получается путем суммирования по отдельным видам поведения.

Критические инциденты. Описываются ситуации, в которых проявилось эффективное или неэффективное поведение работника. Этот метод дает основу для составления программы обучения работника. Также данный метод позволяет в беседе с работником о результатах оценки сфокусироваться на том, что действительно имеет отношение к работе.

Недостатки данного метода. Непосредственный руководитель может решить, что для него слишком обременительно регулярно фиксировать критические инциденты, происходящие с каждым работником. Метод не позволяет проводить сравнения среди работников или групп.

Графическая шкала ранжирования. Вероятно, это наиболее распространенный метод ранжирования. Выделяются факторы, которые подлежат оценке, и степени выраженности каждого фактора. Соединяя значения степеней по каждому фактору, получаем графический профиль оценки данного работника.

Этот метод по сравнению с другими требует меньше времени для разработки и внедрения. Результаты могут быть выражены в количественной форме, что позволяет проводить сравнения между работниками. Хотя этот метод и подвергается критике, он все же является более надежным, валидным и более удобным для оценщиков по сравнению с более сложными шкалами.

Шкала с фиксированными видами поведения (Behaviorally Anchored Rating Scales - BARS).

Это разновидность простой графической шкалы ранжирования. Основное преимущество данного метода состоит в том, что степени выраженности каждого фактора описаны различными формами поведения работника. Разработка данного метода требует значительных затрат, в то же время нет достаточного подтверждения преимуществ данного метода перед другими.

Методы, ориентированные на оценку результатов

Управление по целям (МВО). Данный метод предполагает постановку целей для организации в целом, для каждого подразделения, для каждого менеджера, для каждого работника. МВО не оценивает поведение, он измеряет вклад каждого работника в достижение общего успеха организации. МВО предусматривает три основных этапа: разработка и постановка целей; разработка планов их достижения; разработка критериев и оценка достижения целей.

МВО это целостная система планирования и контроля и целостная философия менеджмента. МВО будет эффективным, если цели отдельных работников, подразделений и организации в целом будут хорошо согласованы. Поэтому создание эффективной системы МВО требует от 3 до 5 лет упорной работы и дальнейшего постоянного внимания.

Планирование и анализ работы. Этот метод проще, чем МВО. Он состоит в периодическом обзоре хода выполнения рабочих планов совместно руководителем и подчиненным для того, чтобы определить достигнутые цели, возникшие проблемы, потребность в обучении. На практике данный метод и МВО часто неразличимы. Оба эти метода не позволяют проводить сравнения между работниками.

Мы определили, что нет «наилучшего» метода. В зависимости от целей оценки и требований ситуации нужно применять различные методы. Какой из методов является наиболее популярным? Вот результаты обследования 324 крупных организаций, расположенных в Калифорнии (США). 51 процент организаций используют разные формы шкал ранжирования, 23 процента используют характеристики, 17 процентов - МВО, 9 процентов - другие методы.

Субъекты оценки

Одно из основных требований к любому оценщику состоит в том, что он должен иметь возможность регулярно наблюдать за оцениваемым работником значительный период времени (например, 6 месяцев). Исходя из этого требования, можно выделить несколько субъектов оценки: непосредственный руководитель, вышестоящий руководитель, коллеги, подчиненные, самооценка, клиенты.

Исследования показывают, что работники предпочитают в качестве субъекта оценки непосредственного руководителя и чуть менее клиентов, с которыми они работали. Также более предпочтительным считается несколько оценщиков, чем один.

Другим важным фактором является время и частота проведения оценки. Довольно часто формальная оценка в организации проводится один или два раза в год. Исследования показывают, что этого недостаточно. Пусть оценка будет не слишком формальной, но она должна делаться чаще. Лучше всего если оценка делается не регулярно, а по завершении какого-либо проекта, либо по завершении важного этапа в крупномасштабном проекте. В оценке работников не должно быть «сюрпризов» и единственный способ добиться этого - проводить оценку чаще.

Ошибки при проведении оценки и стратегия обучения оценщиков

Использование различных методов оценки предполагает, что оценки будут объективными и правильными. Поскольку оценки дают люди, то известная доля субъективизма, а значит и ошибок всегда присутствует.

Наиболее распространенные ошибки при проведении оценки следующие:

1. Снисходительность, мягкость оценщика.

2. Жесткость, суровость оценщика.

3. Ориентация на среднюю оценку, без крайностей.

4. Ошибка ореола. У оценщика сложилось первое впечатление о работнике как о хорошем или плохом, и этот ореол, эту оценку он переносит и на остальные аспекты его работы.

5. Ошибка контраста. Если несколько работников оцениваются по сравнению друг с другом, а не с объективными критериями, то возможна ошибка контраста. Например, если два работника имеют неудовлетворительные результаты, а третий - средние, то по контрасту к первым двум его результаты могут быть оценены как выдающиеся.

6. Ошибка новизны. Если оценка производится через большой промежуток времени, то оценщик может принять во внимание только новые, последние результаты работника. В этом случае работники могут иметь низкие результаты большую часть срока и постараться добиться высоких результатов непосредственно в период перед оценкой.

Традиционно обучение оценщиков направлено на устранение ошибок. К сожалению, такие программы имею только кратковременный эффект. Хуже того, стремясь к снижению ошибок можно добиться снижения точности оценки. Что же может быть сделано?

1. Основной упор должен быть сделан на обучение оценщиков правильным методам наблюдения за работниками, а не на то, как применять тот или иной метод оценки.

2. Исследования показывают, что чем более активное участие оценщики принимают в процессе обучения, тем лучше результаты.

3. Оценщики должны обсудить параметры оценки и попрактиковаться на примерах.

4. Они должны быть обеспечены «правильными» (или экспертными) оценками, с которыми они могут сравнить свои собственные оценки.

Формы поведения руководителей при оценке персонала

Важную роль в определении значимости оценки для личности играет направленность на поощрение или порицание. У руководителей есть несколько довольно устойчивых установок, которых они придерживаются независимо от реальной обстановки или личностных особенностей оцениваемого.

Первая установка характеризуется тем, что руководитель пытается всегда ориентироваться на положительную оценку личного вклада подчиненного. Сильная сторона этой установки заключается в том, что она способствует формированию у подчиненного уверенности в своих силах и возможностях. Слабой стороной является то, что она неспособна оказать сильного психологического воздействия на личность, которое послужило бы отправным моментом серьезного пересмотра сложившихся приемов и стиля работы. Поэтому ориентироваться во всех случаях только на положительную оценку - значит постепенно снижать силу переживаний личности, развивать безразличие к оценке.

Вторая установка противоположна первой: руководитель ориентируется в основном на порицание и отрицательную оценку. Эта установка реализуется в нескольких формах поведения, постепенно усиливающих отрицательную оценку.

Первая форма - вообще отказ от оценки, "реакция умолчания" при положительных результатах деятельности. В этом случае подчиненный довольно долго будет добиваться положительной оценки. Некоторое время его активность будет идти по нарастающей. Но, если "реакция умолчания" длится довольно долго, то подчиненный постепенно снизит активность и будет мотивировать это тем, что "по заслугам человек не оценивается".

Самое интересное, что руководитель, как правило, имеет положительное мнение о работнике, но считает, что высказать это мнение вслух - значит позволить подчиненному зазнаться. При этом не принимается в расчет, что личность нуждается в подкреплении своей деятельности.

Вторая форма - умолчание о позитивных и подчеркивание негативных моментов. Данная форма оказывает более благоприятное влияние на состояние работоспособности и отношение подчиненного к руководителю. Подчиненный такое поведение руководителя начинает дифференцировать на следующие составляющие: "реакция умолчания" воспринимается как похвала, высказывание порицания рассматривается как отрицательная оценка.

Третья форма - активное отрицательное отношение к любому результату деятельности подчиненного. Данная форма имеет две разновидности:

а) отрицательное оценивание, сопровождаемое поучением, как надо было действовать. Постоянное отрицание достижений при одновременном указании, как надо было действовать, приводит к утрате инициативы, а вслед за этим - вообще к утрате желания контактировать с руководителем.

б) отрицательное оценивание без всяких комментариев. Такое поведение руководителя вызывает активное сопротивление подчиненного, а со временем - безразличие к получаемым оценкам. И разновидность а) и б) дают очень низкую эффективность сотрудничества между руководителем и подчиненными.

Третья установка - на сбалансированную оценку также выражается в двух вариантах.

а) преимущественно положительная оценка с элементами порицания. Пользоваться такой формой оценивания следует только с учетом индивидуальности подчиненного, нравственных характеристик личности.

б) преимущественно отрицательная оценка с элементами положительного подкрепления. Данная разновидность является более гибкой. При ее реализации положительно оцениваются наиболее сильные, значимые стороны деятельности подчиненного и одновременно указывается на высокий уровень критериев оценки. В целом обе разновидности третьей установки оказывают наиболее благоприятное воздействие на подчиненных по сравнению с другими установками.

Психологические основы предъявления оценочной информации

Каждый человек имеет свою модель оценки самого себя, расхождение которой с внешней моделью в худшую сторону приводит к настороженному, негативному или даже враждебному отношению к носителям этой внешней оценки, т.е. руководителю. Это приводит к ухудшению психологического климата в коллективе, появлению конфликтов и даже распаду коллектива.

Решение проблемы состоит в том, чтобы создать специальную систему принципов, методов и выяснить условия, при которых объективные оценки не вели бы к ухудшению микроклимата и расстройству коллективной деятельности.

Принципы проведения оценки персонала

Принцип концептуальности запрещает давать оценки отдельных способностей работника, пока не определено, что он собой представляет в основных, определяющих свойствах. Недопустимо смешивать основные, главные, определяющие и второстепенные черты человека потому, что это искажает объективное представление о человеке и является основой для возникновения недоверия работника к системе оценки.

Принцип целевого выделения требует, чтобы оценка личности не выходила за пределы той цели, для которой она предназначена.

Принцип дополнения предполагает, что любая оценка человека может быть дополнена, уточнена, расширена. Данный принцип запрещает давать оценки в категорических, окончательных формулировках.

Принцип последовательных приближений предписывает не ограничивать оценку людей отдельным актом. Это должен быть упорядоченный во времени процесс, узловыми пунктами в котором являются отдельные акты оценок.

Принцип минимального числа посвященных фиксирует запрет на оценки с участием большого числа людей.

Изложенные принципы фиксируют требования, соблюдение которых обязательно в любых актах оценок людей. Но коллективы работают в разной обстановке, они могут находиться на разных ступенях социально-психологической зрелости. Именно поэтому необходимы разнообразные методы предъявления оценочной информации в зависимости от конкретных ситуаций.

Методы проведения оценки персонала

Метод соучастия работника в процессе оценки. Необходимо привлекать оцениваемого работника к процессу оценки в такой мере, чтобы он почувствовал себя прямым и важным участником выявления собственного потенциала.

Метод компенсации предусматривает в случае слабого развития какой-либо способности человека поиск таких особенностей его психики или навыков работы, которые позволят возместить нехватку этой способности.

Метод инициирования запросов на оценочную информацию заключается в создании ситуаций, когда оцениваемый работник сам начинает задавать вопросы о своих возможностях и способностях.

Метод машинного предъявления оценочной информации. Исследования показывают, что оценки качеств работника, полученные с помощью ЭВМ, воспринимаются с большим доверием и спокойнее, чем непосредственная характеристика администрации.

Метод внешней интерпретации результатов оценки. Характер восприятия оценки зависит от того, осуществляется она в прямой форме или же косвенно - на примерах достижений и упущений работников в реальном процессе деятельности.

Метод программ состоит в том, чтобы оценку работника сопровождать или заменять изложением индивидуальной программы совершенствования тех способностей, которые слабо развиты, но нужны для выполнения определенных работ.

Условия оглашения результатов оценки

1. Предварительное изучение реакции людей на оценку и определение способов ее предъявления с учетом ожидаемых реакций на негативную оценку.

2. Создание специальной системы стимулирования, побуждающей людей к объективному познанию своих собственных возможностей.

3. Предоставление оцениваемому работнику права на возражение и даже на опровержение результатов оценки, но только он на практике должен доказать, что в процессе диагноза были допущены ошибки или недооценка его возможностей.

4. Установление строгой ответственности за субъективные оценки, сознательной искажение результатов изучения работников, разглашение результатов оценивания, использование сведений о человеке вне тех задач, для которых изучение осуществлялось.