Федеральное агентство по науке и образованию
Государственныйуниверситет управления
Менеджмент организации
Реферат по менеджменту
на тему
Анализ процедур управления
Москва 2011
Содержание
Введение
1. Понятие управления организацией и технологии управления
2.Процедуры управления: понятие и виды
Заключительныевыводы
Литература
Введение
Рыночный механизм хозяйствования,основанный на свободном предпринимательстве и конкуренции, постоянном изменениивнешних и внутренних факторов в управлении производством, борьбе за эффективныерынки сбыта, требует от современного менеджера постоянного овладевания новымизнаниями и умения пользоваться ими в практике управления. Важную часть этогоарсенала, как показывает мировой опыт, представляет наука менеджмента, т. е.наука управлять.
Политика управления изменяется взависимости от этапов жизненного цикла предприятия и организации в целом, исамой системы управления в частности. Не существует идеальной типовой структурыи системы управления, которая с одинаковым успехом функционирует в разныхусловиях и длительное время без существенных изменений, хотя бы уже потому, чтов них задействован разный кадровый состав управления.
Последовательность формирования функцийуправления определяется различными процедурами и целями организации. Необходимоиметь в виду, что в условиях высокой конкуренции организационная структура ився система управления должны быть гибкими и эластичными, обеспечивать быстроеи свободное продвижение информации снизу вверх и обратно, оперативнопереназначать и реструктурировать функции и задачи организационного ифункционального управления.
Таким образом, технология управления, вчастности процедуры управления, являются одним из факторов роста повышенияэкономического потенциала предприятия. Рассмотрим в этой работе более подробновопросы анализа процедур управления.
/>/>1. Понятие управления организацией и технологии управления
Как любой продукт человеческойдеятельности организации имеют двоякую природу: субъективную, обусловленнуюличностным творением, и объективную — обусловленную общественным сотворением ипредназначением.
Объективная природа организацийобусловлена еще и тем, что они — живые. Организации зачинаются, рождаются,взрослеют, стареют, и, наконец, умирают. Жизнь организаций часто течетнезаметно, но иногда их кризисы влекут за собой драмы и трагедии личностей,народов и поколений.
Рассмотрим общепринятое содержаниепонятия «организация». В соответствии с определением, данным вфилософском энциклопедическим словаре, организация это:
1) внутренняя упорядоченность, согласованность взаимодействия более илименее дифференцированных и автономных частей целого, обусловленная егостроением;
2) совокупность процессов или действий, ведущих к образованию исовершенствованию взаимосвязей между частями целого;
3) объединение людей, совместно реализующих некоторую программу или цель идействующих на основе определенных процедур и правил.
Применительно к организационнымсистемам механизм функционирования — это совокупность правил, законов ипроцедур, регламентирующих взаимодействие участников организационной системы.Более узким является понятие механизма управления — совокупности процедур принятияуправленческих решений в организациях.
Особое место в структуре деятельностиорганизации занимают те компоненты, которые в случае индивидуального субъектаназываются саморегуляцией, а в случае коллективного субъекта, коллективнойдеятельности — управлением.
Саморегуляция представляет собойзамкнутый контур регулирования. В процессе саморегуляции субъект на основанииоценки достигнутых результатов корректирует компоненты своей деятельности.
Рассмотрим различные определенияпонятия «управление». Управление — «элемент, функцияорганизованных систем различной природы: биологических, социальных,технических, обеспечивающая сохранение их определенной структуры, поддержаниережима деятельности, реализацию программы, цели деятельности».
Управление — «направлениедвижением кого/чего-нибудь, руководство действиями кого-нибудь».
Управление — «воздействие науправляемую систему с целью обеспечения требуемого ее поведения».
Существует и множество другихопределений, в соответствии с которыми управление определяется как: элемент,функция, воздействие, процесс, результат, выбор и т.п.
Управление организационной системой — сложныйпроцесс. Его основные этапы:
― мониторинг и анализ основных показателей деятельности;
― стратегический анализ внутренней и внешней среды организационнойсистемы;
― определение целей и миссии организации;
― генерация стратегических альтернатив;
― выбор управленческих решений;
― уточнение стратегических и оперативных планов по основным функциональнымсоставляющим деятельности.
Под технологией решения задачуправления организационными системами понимается совокупность методов, операций,приемов и так далее, последовательное осуществление которых обеспечиваетрешение поставленной задачи.
Первый этап — построение модели — заключаетсяв описании реальной организационной системы в формальных терминах, то естьзадании состава и структуры организационной системы, целевых функций и множествдопустимых стратегий участников системы, их информированности, порядкафункционирования, гипотез о поведении и т.д.
Второй этап — анализ модели — исследованиеповедения участников при тех или иных механизмах управления.
Решив задачу анализа, то есть, знаяповедение управляемых субъектов при различных управлениях, можно переходить ктретьему этапу — решению:
― прямой задачи управления, то есть задачи синтеза оптимальных управляющихвоздействий, заключающейся в поиске допустимых управлений, имеющих максимальнуюэффективность;
― обратной задачи управления — поиска множества допустимых управлений,переводящих организационную систему в заданное состояние.
Имея набор решений задачи управления,необходимо перейти к четвертому этапу, то есть исследовать их устойчивость.Исследование устойчивости подразумевает решение, как минимум, двух задач.
Первая задача заключается в изучениизависимости оптимальных решений от параметров модели, то есть является задачейанализа устойчивости решений (корректности оптимизационной задачи,чувствительности, устойчивости принципов оптимальности и т.д.) в классическомпонимании.
Вторая задача специфична дляматематического моделирования. Она заключается в теоретическом исследованииадекватности модели реальной системе, которое подразумевает изучениеэффективности решений, оптимальных в модели, при их использовании в реальныхорганизационных систем, которые могут в силу ошибок моделирования отличаться отмодели.
Итак, перечисленные выше четыре этапазаключаются в общем теоретическом изучении модели организационной системы. Длятого чтобы использовать результаты теоретического исследования при управленииреальной организационной системы, необходимо произвести настройку модели, тоесть идентифицировать моделируемую систему и провести серию имитационныхэкспериментов — соответственно пятый и шестой этапы. Исходными данными дляидентификации системы служат обобщенные решения, которые ограничиваютсяимеющейся информацией о реальной системе.
Завершающим является седьмой этап — этапвнедрения, на котором производится обучение управленческого персонала,внедрение в реальную организационную систему разработанных и исследованных напредыдущих этапах механизмов управления с последующей оценкой эффективности ихпрактического использования, коррекцией модели и т.д.
Наличие в организации определеннойсовокупности конкретных механизмов управления привлекательно как с точки зренияуправляющего органа — так как позволяет предсказать поведение управляемых субъектов,так и с точки зрения управляемых субъектов — так как делает предсказуемымповедение управляющего органа. То есть снижение неопределенности за счетиспользования механизмов управления является одним из существенных свойствлюбой организации как социального института.
Процесс управления в динамике можнопредставить с помощью элементов, (трудовые движения), операций и процедур. Управляющийорган выбирает ту или иную процедуру принятия управления (тот или иной механизмуправления, то есть зависимость своих действий от целей организации и действийуправляемых субъектов).
Рассмотрим в следующей главе болееподробно вопросы процедур управления.2. Процедурыуправления: понятие и виды
Чтобы правильно организовать каждыйфункциональный процесс в системе управления, необходимо:
― определить количество, последовательность и характер операций,составляющих процесс;
― подобрать (разработать) для каждой операции соответствующие способы,приемы (методику), технические средства;
― определить оптимальные условия протекания процесса во времени и среде.
Большое значение имеет анализ,исследование организационных операций, описание их, типизация и стандартизация,а отсюда и проектирование, совмещение однородных операций, перевод их намашинное исполнение в целях снижения трудоемкости процесса управления.
Смена операций, их сочетание,взаимосвязь, переход друг в друга определяется процедурами, которыепредставляют собой совокупность разнообразных управленческих операций,выполняемых по определенной схеме (алгоритму).
Понятие «процедура» отражаетпорядок подготовки, рассмотрения, обсуждения, выполнения ряда последовательныхи параллельных операций в процессе управления, предписание о порядке выполнениякакой-либо работы в аппарате управления. Технология управления тесно связана спроцессом алгоритмизации операций и процедур в рамках тех или иных функцийуправляющей системы.
Алгоритм исследуемого (проектируемого)организационного или информационного процесса представляет собой правилапоследовательной организации определенных, связанных друг с другом операций, накоторые этот процесс может быть разложен и которые должны быть осуществлены длядостижения цели, стоящей перед данной управляющей системой. При этом весьпроцесс как бы разлагается сверху вниз, то есть от конкретной функцииуправленческого аппарата к подфункции (части функции), от подфункции кконкретной процедуре и далее к операции.
Управленческая процедура представляетсобой систему последовательно реализуемых предписаний (правил) о выполнении вопределенном порядке организационных, информационных и других операций,приводящих к решению задач, стоящих перед системой управления.
Процедуры отличаются по ряду признакови классифицируются следующим образом:
1. По должностным признакам на творческие, логические, а также натехнические. Удельный вес творческих операций у руководителей составляет до 60шестидесяти, у специалистов — 40 процентов, у технических исполнителей — до 20.
2. По содержанию — на информационные, логико-мыслительные и организационные.
3. По степени повторяемости на повторяющиеся и нет.
4. По уровню механовооруженности: ручные; механизированные;автоматизированные; машинно-ручные.
5. По характеру сочетания во времени на последовательные, параллельные,последовательно-параллельные.
Роль процедур в эффективном процессеуправления очень велика. В рамках одной функции управления процедуры могут бытьвнутренними и внешними.
К внутренним процедурам управления какпроцесса относятся:
― информационная подготовка;
― разработка вариантов решений;
― принятие решения руководителем;
― организаций его выполнения;
― контроль.
Входное воздействие поступает отпредыдущего этапа процедуры управления, а выходное воздействие поступает наследующий. С процедурами информационной подготовки, разработки вариантоврешения и организации выполнения образуются функциональные связи, а спроцедурой принятия решения — линейные или функциональные в зависимости отприоритета процедуры. Обычно входное воздействие направлено на процедурупринятия решения.
При сознательном проектированиитехнологии управления можно избежать ненужных и второстепенных процедуруправления, исключить дублирование работ, сократить документооборот,сформулировать чёткие критерии к качеству результата на каждом этапеуправленческого процесса. Технология позволяет усилить эффект человеческихдействий путём сочетания отдельных элементов в единую цепь.
Одновременно это вносит разумнуюорганизованность в сам процесс управления за счёт введения норм и правилвыполнения отдельных операций. При этом для трудового процесса лиц, причастныхк управлению предприятием, применимы такие категории, как технологическаядисциплина, регламент и т. д. Этот аспект технологизации управления позволяетболее эффективно применять методы мотивации.
Заключительные выводы
управлениематричный аналитический решение
Для руководителей в практике управленияособое значение имеет технология выработки и принятия управленческого решения.Она представляет собой целенаправленный, взаимоувязанный, упорядоченный наборметодов и приемов деятельности субъекта управления по выбору управленческихальтернатив.
Для принятия управленческого решениянужно пользовать определенными процедурами. Процедура — определеннаярегламентированная последовательность осуществления процесса управления.
Среди основных процедур управлениявыделяются:
― диагноз проблемы или объекта управления;
― формулировка ограничений и выбор критериев для принятия решения;
― выявление управленческих альтернатив;
― оценка альтернатив;
― окончательный выбор альтернатив и формирование решения;
― организация выполнения решения;
― контроль выполнения управленческого решения;
― установление обратной связи с объектом управления, при необходимости,корректировка цели.
Для выработки оптимального решениямогут применяться методы анализа альтернатив, аналитические методы,статистические методы, метод математического программирования, матричный метод(из теории игр), методы психологической активации и методы подключения новыхинтеллектуальных источников.
Принятое управленческое решениедоводится до исполнителей путем устной постановки задач, письменного доведения,передачей формализованных команд.
Можно выделить следующие существенныепризнаки эффективных управленческих технологий.
1) Для любой технологии характерно разделение единого трудового процесса наэтапы, фазы, стадии или процедуры. Такое разделение реализует основныепреимущества технологизации управления, о которых говорилось выше.
2) Введение технологии призвано обеспечивать координацию и синхронизацию отдельныхэтапов, стадий или процедур, что позволяет получить эффект от системности иликомплексности процесса управления.
3) Технология предусматривает однозначность выполнения процедур и операций.Это очень важное условие, так как чем больше отклонения при выполненииотдельных процедур, тем больше опасность неэффективного управления в целом.
4) Структура управленческой технологии, определяемые ею методы, приёмы,техника, документы, организация работ, квалификация исполнителей, сроки ипродолжительность процедур должны иметь целевую направленность, ориентироватьна обеспечение эффективности технологического процесса, то есть на достижениевысокого качества управления.
/>/>/>Литература
1. Бурков В.Н., Коргин Н.А., Новиков Д.А. Введение в теорию управленияорганизационными системами. — М.: Либроком, 2009. — 264 с.
2. Глухов В.В. Менеджмент. Учебник. — СПб: Питер, 2008. — 608 с.
3. Дорофеев В.Д., Шмелева А.Н., Шестопал Н.Ю. Менеджмент. — М.: Инфра-М,2008. — 440 с.
4. Зайцев Н.Л. Экономика, организация и управление предприятием. — М.:Инфра-М, 2008. — 455 с.
5. Злобина Н.В. Управленческие решения. — Тамбов: ТГТУ, 2007. — 80 с.
6. Лукичёва Л.И. Управление организацией. — М.: Омега-Л, 2006. — 360с.
7. Лычкина Н.Н. Имитационные модели в процедурах и системах поддержкипринятия стратегических решений на предприятиях // Бизнес-информатика. 2007. №1. С. 29-35.
8. Михалева Е.П. Менеджмент. Конспект лекций. — М.: Юрайт-Издат, 2009. —192 с.
9. Моисеева Н.К., Стерлигова А.Н. Дифференциация и интеграция процессов какобъектов управления в организации // Вестник Самарского государственногоэкономического университета. 2008. № 10. С. 85-88.
10. Основы менеджмента / Под ред. Афоничкина А.И. — СПб.: Питер, 2007. — 528с.
11. Смирнов Э.А. Теория организации. — М.: Инфра-М, 2003. — 248 с.
12. Степочкина Е.А., Терехина М.А. Реальное управление как перспективаразвития менеджмента // Известия Волгоградского государственного техническогоуниверситета. 2005. № 5. С. 118-126.
13. Фрольченко С.С. Процедура подготовки и принятия антикризисных решений //Вестник Тольяттинского государственного университета сервиса. Серия: Экономика.2007. № 2. С. 249-253.
14. Шихао Л. Совершенствование процедуры принятия управленческих решений вобласти управления персоналом // Экономические науки. 2009. № 54. С. 90-93.