Саратовскоеобластное училище культуры
Курсоваяработа по предмету «Библиотечный каталог»
Алфавитныйкаталог: его функции, назначения и организация на примере центральнойбиблиотеки
Саратов 2006
СОДЕРЖАНИЕ
Введение
Глава 1. Алфавитный каталог, егофункции, назначение, организация
Глава 2. Анализ функционированияалфавитного каталога Центральной городской библиотеки
2.1 Карточный алфавитный каталог
2.2 Электронный каталог
Заключение
Список литературы
Введение
Алфавитныйкаталог является важнейшей частью системы каталогов в современной библиотеке.Актуальность темы состоит в том, что алфавитный каталог с одной стороны,является простейшим инструментом к поиску нужной информации для пользователя, ас другой стороны – это совершеннейшая система накопления информации валфавитном порядке.
Цельюмоей курсовой работы является показать огромное значение алфавитного каталога всовременной библиотеке, на примере центральной библиотеки обозначить егоорганизацию. В современной библиотеке каталоги – основа любой библиотечнойдеятельности. Значение каталогов проявляется на любом участке библиотечнойработы. Без каталогов невозможно хорошее обслуживание пользователей. Покаталогу библиотекарь вместе с пользователем осуществляет информационный поиск.Каталоги помогают библиотекарю в рекомендации книг, каталогами работникибиблиотеки пользуются при комплектовании книг, при обработке новых поступленийлитературы. Однако важная роль каталогов состоит в том, что пользователи имеютвозможность самостоятельно, без посредничества библиотечного работника,установить наличие в данной библиотеке литературы по интересующему их вопросу. Системакаталогов и картотек вместе со справочными и библиографическими изданиямиобразует справочно-библиографический аппарат, предназначенный для поисканеобходимой информации пользователей библиотеки.
Задачеймоей курсовой работы является описание структуры современного алфавитногокаталога, выявление его функций, назначения.
Библиотечныекаталоги – динамически развивающаяся область библиотечной практики.Инновационные процессы, развивающиеся в современных библиотеках, коснулись нетолько сферы обслуживания читателей, но и области обработки и каталогизациилитературы. Компьютеризация библиотечных каталогов дает возможностьоперативного обслуживания пользователей, точного удовлетворения их запросов.Однако наряду с компьютерными, остаются востребованными и традиционныекаталоги.
Алфавитныйкаталог является таким каталогом, который отражает в себе формальные поисковыепризнаки.
Алфавитныйкаталог (АК), по определению толкового словаря 1992 года издания — это«библиотечный каталог, в котором библиографические записи (БЗ) располагаются валфавитном порядке имен (фамилий) индивидуальных авторов или заглавийдокументов»[1].
ЭдуардРубенович Сукиасян в 2003 году определяет алфавитный каталог следующим образом:« Алфавитный каталог, АК, в котором БЗ располагаются в алфавитном порядке именлиц, наименований организаций и (или) заглавий документов. В некоторых странахАК функционирует в виде двух самостоятельных каталогов – авторского (имен лиц инаименований организаций) и заглавий документов»[2].
Сравниваядва этих определения алфавитного каталога, можно проследить эволюцию взглядовсовременных библиотековедов на данную проблему: лаконизм и простота определения1992 года уступает место более обширному значению в 2003 году. Здесь мы видим,как под влиянием времени и с изменением общества в целом, в понятие алфавитногокаталога входит уже не только алфавитный порядок имен и заглавий документов, нои наименования организаций.
Вбиблиотечных каталогах отражаются имеющиеся в фондах библиотек произведенияпечати (издания), видео- и аудио- материалы, электронные носители сполнотекстовыми базами данных (CD,дискеты, флеш-карты, жесткие диски персональных компьютеров), а такженеопубликованные материалы, составляющие в совокупности документы – материальныеобъекты с информацией. По назначению каталоги делят на читательские ислужебные, а также сочетающие одновременно функции читательских и служебных.Внутреннее единство системы каталогов и картотек опирается на применениестандартизированных правил составления библиографических описаний для всехкаталогов и картотек[3]и обеспечивается общей для библиотек страны системой классификации – Библиотечно-библиографическойклассификацией (ББК)[4].
Всовременной научной библиотечной прессе поднимается вопрос по поводупаспортизации каталогов, имеющихся в крупнейших библиотеках страны, так как вданное время каталоги (в том числе и алфавитные) рассматриваются какнациональное достояние страны. Известные библиотековеды, такие, как: Э. Р.Сукиасян, Е. Кузьмин, И Г. Моргенштерн, Н. В. Перегоедова, — высказываются запаспортизацию каталогов национальных библиотек России. В будущем планируетсяразрабатывать национальный проект, поддерживающий развитие библиотек в этомнаправлении.
Глава 1.Алфавитный каталог, его функции, назначение, организация
Алфавитныйкаталог, в котором библиографические описания произведений печати располагаютсяв порядке алфавита фамилий авторов, наименований учреждений и организаций,принятых в качестве авторов, и заглавий произведений, является обязательнойсоставной частью системы каталогов каждой библиотеки.
Задачаалфавитного каталога – дать ответ на два основных вопроса:
1. есть ли в библиотеке определенная,заранее известная читателю книга (журнал, нотное, картографическое или другоеиздание;
2. какие книги данного автора имеются вбиблиотеке.
Калфавитному каталогу обращаются в тех случаях, когда необходимо получить ответна частные вопросы: какими изданиями представлена книга, в каких изданиях тоили иное лицо участвовало в качестве соавтора, редактора, составителя,иллюстратора. На первые два вопроса отвечает любой алфавитный каталог. Наостальные – в зависимости от потребностей читателей и соответственно от границприменения вспомогательных описаний.
Функцииалфавитного каталога:
1. информационная,
2. поисковая,
3. справочная.
Алфавитныйкаталог выполняет в библиотеке информационную, поисковую и справочную функции.
Спецификаего построения позволяет собрать в одном месте все произведения определенногоавтора независимо от их содержания, а также от того, выступает ли данное лицо вкачестве индивидуального (самостоятельного) автора или соавтора, редактора илипереводчика, составителя или комментатора. Таким образом, в каталоге создаютсяавторские комплексы.
Информационнаяи поисковая функции алфавитного каталога заключаются в том, что он раскрываетфонд библиотеки по авторскому признаку и обеспечивает поиск известных читателюкниг по фамилии автора, наименованию коллектива или названию (или другомупризнаку, использованному в качестве заголовка вспомогательного описания)изданий.
Алфавитныйкаталог также называют авторским. Однако термин «авторский комплекс» достаточноусловен, так как в алфавитном каталоге указываются далеко не все авторы, работыкоторых представлены в фонде. Например, при описании книг, написанных четырьмяи более авторами, добавочное описание делается лишь на фамилию первого автора.Не выявляются обычно все фамилии авторов статей, включенных в сборники, труды,ученые записки. Теоретически возможно полное раскрытие авторского состава фондабиблиотеки в алфавитном каталоге, но в традиционном (карточном) каталогепрактически это реализовать невозможно.
Справочнаяфункция алфавитного каталога реализуется с помощью генерального алфавитногокаталога. По нему наводят всевозможные справки, связанные с комплектованиембиблиотек (например, когда нужно проверить, имеется ли в фонде, конкретнаякнига и в каком количестве экземпляров), с обработкой новых поступлений, ссоставлением библиографических пособий.
Особенновелика роль алфавитного каталога в крупных библиотеках. Алфавитные каталогиРоссийской Государственной библиотеки, Библиотеки Академии наук РоссийскойФедерации, Библиотеки Конгресса США и других всемирно известных библиотекпредставляют собой репертуары национальной книги.
Алфавитныйкаталог может также оказывать читателям помощь в выборе интересующих ихпроизведений и тем самым пробуждать новые интересы. С помощью алфавитногокаталога можно популяризировать как отдельные произведения, так и знакомить створчеством того или иного автора в целом, обратить внимание читателя нанеизвестные ему труды интересующего его автора. Например, труды КлючевскогоВасилия Осиповича в зависимости от их содержания будут рассредоточены всистематическом каталоге в нескольких отделах: истории, религиоведении,философии. В алфавитном же каталоге все описания этих работ объединяются подего фамилией и окажутся в одном месте.
Ценноесвойство алфавитного каталога – простота работы с ним. Пользователю,разыскивающему описания интересующих его изданий, не обязательноориентироваться в системе классификации, без чего не обойтись при использованиисистематического каталога, или уметь сформулировать предмет книги, как этоготребует обращение к предметному каталогу. Знания основных библиографическихсведений о разыскиваемой книге вполне достаточно для быстрого ее нахождения.Даже в том случае, если пользователь не располагает всеми необходимыми даннымио книге, он найдет ее с помощью вспомогательных описаний и вспомогательныхкарточек.
Задачавспомогательных карточек алфавитного каталога – облегчить пользователюориентировку в каталоге. Вспомогательные карточки существенно отличаются отвспомогательных описаний: они не содержат библиографического описания, несвязаны с каким-либо определенным изданием.
Видывспомогательных карточек в алфавитном каталоге:
1. ссылочные (общие и частные),
2. справочные.
Общиессылки (отсылки) с помощью сокращенного слова «см.» (смотри) отсылаютпользователя от отвергнутой формы фамилии автора или наименования учреждения кформе, принятой в заголовке описания.
Общеизвестно,что одни авторы издают свои труды под подлинной фамилией, другие – подпсевдонимом или под несколькими псевдонимами. Некоторые писатели печатаются ипод подлинной фамилией и под псевдонимом (псевдонимами). В алфавитном каталогепроизведения одного и того же автора отражаются всегда под единообразной,наиболее известной формой его имени: либо под подлинной фамилией, либо подпсевдонимом. Поэтому, чтобы ориентировать пользователя, под каким заголовкомописаны работы интересующего его автора, в каталог включаются общие ссылки: водних случаях от псевдонима к подлинной фамилии, в других – от фамилии кпсевдониму.
Частныессылки (перекрестные) с помощью слов «см. также» взаимно отсылают от одногозаголовка описания к другому, также принятому в данном каталоге. Этот видссылок применяется главным образом при описании официальных изданий учрежденийи организаций с измененными наименованиями. Описания материалов в этих случаях,согласно существующим правилам, будут стоять в каталоге в разных местах –соответственно наименованиям учреждений. Однако пользователь, обратившийсятолько к одной из форм заголовка описания, с помощью частных ссылок будетнаправлен ко всем другим заголовкам, под которыми отражены нужные издания. Вкрупных библиотеках частные ссылки могут применяться, кроме того, для связиодинаковых заголовков в разных алфавитных рядах. Так, при наличии книготдельных авторов на русском и иностранном языках, в каталог русских книг полезновключить частную ссылку, отсылающую пользователя к тому же заголовку в каталогеиностранных книг.
Справочныекарточки, так же как ссылки, не содержат описания. Они предназначаются дляотыскания в каталоге произведения определенного индивидуального иликоллективного автора. Когда требуется не только отослать пользователя к другомузаголовку, но и дать некоторые объяснения, справочные карточки могут заменитьобщие и частные ссылки. Так, при отсылке от старого наименования учреждения кновому полезно указать, в каком году произошла реорганизация, с какимиучреждениями оно объединилось под новым наименованием и другие сведения.Нередко справочные карточки используются для раскрытия коллективныхпсевдонимов, для выявления подлинного автора книг, ошибочно приписывавшихсядругим лицам или известных только как анонимные.
Вгенеральном алфавитном каталоге должны быть сосредоточены все сведения о фондебиблиотеки и раскрытии его в каталогах. Это достигается с помощью библиотечныхпометок – служебных записей, одни из которых помещаются на лицевой сторонекарточек, другие – на оборотной. К библиотечным пометкам относятся: шифр,инвентарные номера, справки о вспомогательных описаниях, полный индекс,предметные рубрики.
Правильнаяорганизация каталога может быть достигнута при условии точного применения, какобщих правил расстановки карточек, так и специальных приемов отражения вкаталоге изданий, имеющих научную или художественную ценность. В алфавитныйкаталог книг включаются основные и вспомогательные (добавочные, аналитические,серийные) описания, ссылки и справочные карточки. Все карточки, включаемые валфавитный каталог, расставляются в общем алфавите, в соответствии с буквеннымсоставом их начальных слов. [5]
Еслипервое слово одного описания совпадает с началом первого слова другого, токарточка с описанием, начинающимся с более короткого слова, ставится впереди.При полном совпадении начальных слов различных описаний (карточек) расстановкапроизводится по алфавиту вторых, третьих и т.д. слов.
Еслитождественные начальные слова в одних описаниях обозначают фамилию автора, а вдругих – служат первым словом заглавия или наименования коллектива, впередиставятся описания под индивидуальным автором, затем под коллективом и подзаглавием. Если наименование коллектива на одних карточках является заголовкомописания, а на других – начальными словами заглавия, то описания под заглавиемставятся после описаний, сделанных под коллективным автором.
Применяемыев заголовке описания или в заглавии сокращенные наименования стран, республик,организаций и учреждений при расстановке рассматриваются как одно слово.
Авторскиеописания располагаются по алфавиту фамилий и инициалов, приведенных в заголовкеописания. В случае совпадения фамилии автора с первым словом наименованияколлективного автора или заглавия, описания, сделанные под индивидуальнымавтором, ставятся впереди других.
Описанияпроизведений авторов-однофамильцев расставляются в алфавитном порядкеинициалов. Если при фамилии указан только один инициал, карточка ставитсявпереди других с тем же начальным инициалом. Описания, имеющие в заголовкетолько фамилию (без инициалов), ставятся впереди всех описаний, имеющих взаголовке ту же фамилию.
Описанияпроизведений авторов, имеющих двойные или составные фамилии, расставляютсяпосле описаний произведений авторов, фамилии которых совпадают с первой частьюдвойной или составной фамилии.
Еслив заголовке описания перед фамилией автора имеется приставка (предлог, член ит.д.), при расстановке фамилия с приставкой рассматривается как однонераздельное слово.
Описанияпроизведений авторов народов Азии и Африки расставляются по алфавиту фамилий иимен, причем каждое из них, по общим правилам, рассматривается каксамостоятельное слово.
Описанияпроизведений одного автора расставляются по алфавиту заглавий. Но если вкаталоге наряду с отдельными его произведениями имеются собрания сочинений, тоописания располагаются двумя последовательными рядами. Первый ряд составляютописания собраний сочинений, в убывающем порядке полноты издания. Все остальныеиздания (отдельные произведения или сборники) расставляются во втором ряду вобщем алфавите заглавий.
Описанияодноименных собраний сочинений или различных изданий одного произведения, еслина них составляются самостоятельные описания, расставляются вобратнохронологическим порядке годов издания и нисходящей последовательностипорядковых номеров издания.
Основныеописания произведений двух и трех авторов расставляются в каталоге по фамилиипервого автора. Собрания сочинений, по общему правилу, выносятся вперед, аописания отдельных произведений ставятся в общем алфавите заглавий спроизведениями, написанными единолично первым автором. Добавочные описания насоавторов расставляются в общем алфавите заглавий их произведений. Такимобразом, заголовок основного описания, повторенный в добавочном, во внимание непринимается.[6]
Добавочныеописания на первого автора книг, принадлежащих четырем и более авторам иописанных под заглавием, также расставляются в общем алфавите его произведений.
Добавочныеописания на составителей, редакторов и других лиц, принимавших участие в работенад произведением или подготовке его к изданию, расставляются в одном ряду сописаниями произведений, в которых они являются авторами или соавторами. Описания,составленные под коллективным автором, расставляются по алфавиту первых, а приих совпадении – последующих слов заголовка. В пределах описаний, основных идобавочных, составленных под одинаковым заголовком, карточки расставляются вобщем алфавите заглавий.
Расстановкаописаний, составленных под заглавием, производится по алфавиту первых, а при ихсовпадении – последующих слов. Предлоги и союзы в начале и в середине заглавияпри расстановке рассматриваются как самостоятельные слова. Ученое или почетноезвание, обозначение, чин, титул, духовный сан, приведенные в заглавии, прирасстановке принимаются во внимание.
Еслив заглавие входят в качестве неотъемлемой части числительные или цифры, прирасстановке карточек они принимаются во внимание в их словесном выражении. Еслиоднотипные заглавия различаются только цифрами, расстановка производится ввозрастающей последовательности чисел, выраженных этими цифрами.
Расстановкаописаний разных изданий одного произведения, выпущенных с одинаковым заглавием,производится в обратнохронологическом порядке годов издания и в нисходящейпоследовательности порядковых номеров издания.
Такимобразом, вышеперечисленные особенности организации алфавитного каталога,позволяют библиотекарям составить и оформить алфавитный каталог в наиболееудобном и доступном виде для читателя и наиболее полно удовлетворить егозапросы.
назначениеалфавитный каталог библиотека
Глава 2.Анализ функционирования каталога Центральной городской библиотеки
2.1 Карточныйалфавитный каталог
Традиционный(карточный) алфавитный каталог (АК) в системе каталогов Центральной городскойбиблиотеки муниципального учреждения культуры «Централизованная библиотечнаясистема города Саратова» представлен двумя каталогами: служебным ичитательским. Служебный алфавитный каталог – единственный каталог библиотеки,выполняющий учетно-регистрационную функцию, важнейший документ, к которомуограничивается доступ не только читателей, но и сотрудников библиотеки. Каталогразмещается в отделе комплектования и учета литературы ЦГБ г. Саратова. Списоклиц, имеющих право самостоятельно обращаться к каталогу, утверждается приказомдиректора МУК «ЦБС г. Саратова». Ящики каталога из отдела комплектования иучета литературы не выносятся.
Центральныйслужебный алфавитный каталог включает библиографические описания на имеющиеся вфондах МУК «ЦБС г. Саратова» книги и брошюры, как для взрослых, так и длядетей. В служебный АК включаются только основные описания. На лицевой сторонекарточки помещают библиографическое описание, инвентарный номер, библиотечныйшифр (по таблицам ББК), полный индекс, цену, пометки о вспомогательныхдобавочных описаниях в читательском АК. Единое библиографическое описание,полный индекс и библиотечные пометки о добавочных описаниях, приведенные накарточке служебного АК, связывают его с центральным читательским АК и АКбиблиотек-филиалов (которых в системе МУК «ЦБС г. Саратова» — 46).БС г. точке служебного АК и АК библиотек-филиалов (которыхв системе МУК «очки помещают библиографическое описаниеЭПИЦ), создан
Основнаякарточка служебного АК содержит сведения обо всех карточках, представляющихданный документ в системе каталогов библиотеки, о местонахождении всехэкземпляров документа в библиотечном фонде, а также информацию служебногохарактера (сведения о сотрудниках библиотеки, принимавших участие вбиблиотечной обработке документов, сроках прохождения этапов обработки).[7]
Учетныйкаталог выполняет учетные и справочные функции и ведется по тем же правилам,что и центральный служебный АК. Учетный каталог организуется с момента введения«Инструкции об учете библиотечного фонда в государственных массовыхбиблиотеках, объединенных в централизованные библиотечные системы Министерствакультуры…»[8]и отражает все виды произведений печати и другие материалы, поступающие вединый фонд МУК «ЦБС г. Саратова» (централизация библиотек в ЦБС в Саратовепроизошла в 1981 году). С момента организации учетного каталога центральныйслужебный АК перестал пополняться, и был законсервирован.
Основныепреимущества центрального читательского АК, находящегося в ЦГБ, – простота виспользовании, доступность для любой категории потребителей, прямой доступ кинформации (читатель сразу же может получить сведения о наличии в фондедокумента и его шифр хранения). Этот каталог размещен для широкого доступачитателей в Электронном поисково-информационном центре библиотеки (ЭПИЦ).Сотрудники (библиографы), работающие в библиографическом отделе ЭПИЦ, — консультируют читателей по поводу правильного использования каталога. В отличиеот центрального служебного АК в читательском АК отражаются только последние илилучшие издания каждого названия. На карточке делается пометка: «В библиотекеимеются и другие издания». Кроме основных, в центральный читательский АКвключаются все необходимые вспомогательные описания: на фамилии соавторов,редактора, составителя, на заглавие, а также ссылочные и справочные карточки,облегчающие поиск. Все это расширяет информационные и поисковые возможностичитательского АК.
Налицевой стороне карточек читательского АК проставлен инвентарный номер,библиотечный шифр, полный индекс систематического каталога, пометки одобавочных описаниях.
Каталогизаторуи библиографу предоставляются широкие возможности в детализации материала, таккак алфавитная расстановка легко сочетается с хронологической (по годуиздания), простейшей систематической (этот прием используется, например, длягруппировки произведений индивидуального автора), нумерационной и другими. Спомощью добавочных библиографических записей (БЗ) в АК организуется авторскийкомплекс – группа БЗ на произведения одного лица, выступающего в качестве автора(соавтора), составителя, редактора. АК книжных изданий на русском языке имеет вструктуре два алфавитных ряда: русский и латинский. В ЦГБ функционирует отделлитературы на иностранных языках, поэтому алфавитный каталог литературы,изданной на иностранных языках, находится именно в этом отделе. Алфавитныйкаталог на русском языке находится в структуре Электронногопоисково-информационного центра библиотеки (ЭПИЦ), созданного на базе отделаавтоматизации и библиографического отдела летом 2004 года.
2.2Электронный каталог
Входящая в третье тысячелетие современная библиотека — это уже нетолько книгохранилище, но и своеобразный „электронный архив“. Этоединственное место на земле, где предоставляется доступ к информации и натрадиционных ее носителях, и в электронном виде. В результате широких дискуссий в профессиональнойбиблиотечной среде в середине 1990-х годов были выстроены приоритеты проводимойМинистерством культуры РФ политики модернизации библиотечного дела. ВФедеральной целевой программе „Культура России (2001 — 2005 годы) напервом месте стоит следующая задача:
«Созданиеи развитие общероссийской информационно-библиотечной компьютерной сети“Либнет». Проведение комплекса мероприятий, связанных с внедрениемсистемы машиночитаемых форматов Я115МАКС, разработкой и внедрением стандартов идругих нормативных материалов, переход на корпоративные электронные технологии,создание библиотечных онлайновых центров.
Организацияподключения региональных библиотек к действующим компьютерным сетям.
Созданиеэлектронных информационных ресурсов и развитие автоматизированных технологий вбиблиотеках субъектов РФ»[9]
Автоматизированные технологии формирования электронных ресурсовактивно развиваются, и вместе с этим как Центральной городской библиотеке г.Саратова (далее – ЦГБ), так и другим библиотекам региона приходится решать рядпроблем. Одной из наиболее важных сейчас является организация возможностейобмена библиографическими записями между библиотеками. С 1998 года ЦГБ МУК «ЦБСг. Саратова» освоила компьютерную библиотечную программу «Библиотека-4.02».
С 2005 года библиотека перешла на новое программное обеспечение — «Ирбис», которое представляет более широкие возможности для обмена информацией.В данный момент в ЦГБ параллельно ведутся оба этих электронных каталога.«Библиотека» — в «законсервированном» варианте 1998-2005 гг. «Ирбис» — постоянно обновляющаяся система, в которую вошли наиболее важные каталоги из«Библиотеки» и которая продолжает развиваться и пополняться новымибиблиографическими описаниями.
Соответственно, и в структуру электронной системы«Библиотека-4.02» и в состав системы «Ирбис» входит алфавитный каталог.
Основными функциями комплектаторапри работе в автоматизированной системе «Ирбис» являются:
· вводв Базу Данных (БД) новых документов с кратким Библиографическим описанием (БО)книг и Периодических изданий (ПИ) — газет, журналов и др.;
· вводсведений о заказе книг, подписке на ПИ и получение соответствующих печатныхдокументов для оформления;
· отслеживаниеи контроль выполнения заказов;
· регистрацияпоступлений книг и получение специальных печатных форм;
· вводв БД каталога информации о выбытии экземпляров книг из подразделений Библиотекии о передаче части выбывших книг в другие подразделения (списание);
· получениеспециальных печатных форм.
Документ—Книгасодержит следующие данные:
— ЭлементыДанных (ЭД) БО одного издания—единицы заказа (однотомного издания, томамноготомника или нескольких томов, заказываемых как одно целое (при поступлениииздания его БО будет откорректировано каталогизатором)),
— сведенияо «почтовом» заказе и его поэтапном исполнении (организация, вкоторую направлен заказ, номер и дата заказа, общее число заказанных иполученных экземпляров, номер записи в КСУ для каждого этапа исполнениязаказа); обеспечивается возможность заказа книги в нескольких (не более 3—х)различных организациях,
— сведенияо каждом отдельном экземпляре, заказанном по предварительному или почтовомузаказу: направление его (филиал, отделение), факт получения (статусэкземпляра), инвентарный номер, а также идентификатор партии книг, с которойпоступил данный экземпляр (им служит номер записи в КСУ и номер актаИнвентарного учета (ИУ)).
Документ — Периодическоеиздание содержит следующие данные:
· краткиеЭД БО периодического или сериального издания (журналов, газет и других изданий,все выпуски которых выходят нумерованными и не имеют частных заглавий) икодированную информацию (вид издания и периодичность);
· сведенияо подписке его на очередной подписной период (квартал, полугодие, год):подписной индекс (с учетом использованного каталога), цена комплекта (в рубляхили валюте) и доставки на подписной период, число экземпляров, заказываемых покаждому адресу для различных подразделений (филиалов, отделений);
· сведенияо подписке издания за прежние подписные периоды.
По мере ввода в БД сведений оборганизациях и заказах книг, в системе формируются следующие словари, которыемогут быть использованы для контроля выполнения заказов:
· «Организация— книги»; в нем в алфавитной последовательности полных и краткихнаименований представлены все организации, введенные ранее в БД, а в окне связанныхзаписей — перечень кратких БО книг, заказанных, но еще не полученных (илиполученных частично) в организации, выделенной курсором; отметив клавишейнужную организацию или книгу и нажав кнопку ПОЛНОСТЬЮ можно увидеть на экранеполные данные отмеченной записи или перейти к ее корректировке (по клавишеКОРРЕКТИРОВКА);
· «Организация— заказы»; в нем в алфавитной последовательности полных и краткихнаименований представлены все организации, введенные ранее в БД, а в окнесвязанных записей — перечень заказов в выделенной курсором организации, которыееще не выполнены, либо выполнены частично, (номера заказов и их даты); отметивнужную организацию или заказ и нажав кнопку ПОЛНОСТЬЮ можно увидеть на экранеполные данные отмеченной записи или перейти к ее корректировке (по клавишеКОРРЕКТИРОВКА);
· «Датазаказа»; в нем в порядке возрастания представлены даты заказа (ГГГГММ), ав окне связанных записей — краткие БО книг, соответствующие заказам длявыделенной курсором даты;
· «Невыполненныезаказы»; в нем в алфавитной последовательности представлены заглавия книг,заказанных, но еще не полученных (или полученных частично), а в окне связанныхзаписей — наименования всех организаций, в которых оформлены заказы;
· «Выполненныезаказы»; в нем в алфавитной последовательности представлены заглавия книг,заказы которых выполнены полностью (получены все экземпляры по всем заказам);записи БО книг, заказы, на приобретение которых полностью выполнены, могут бытьудалены из БД комплектования;
· «Дезидераты»;в нем в алфавитной последовательности представлены заглавия книг, в которыхесть потребность, но заказы, на приобретение которых еще не были оформлены.[10]
После полного выполнения заказасведения из всех словарей, формируемых для контроля выполнения заказов,автоматически удаляются.
Электронный алфавитный каталог позволяет пополнять базу данных иосуществлять поиск не только в электронном каталоге (далее – ЭК) «Книги», но ив ЭК «Статьи», «Ретро-книги», «Ретро-статьи», «Межбиблиотека», и другихпоисковых элементах. Вэту работу входят следующие библиографические процессы отделов каталогизации иобработки литературы, а также библиографического отдела ЦГБ:
- Библиографическое описание вэлектронном каталоге (ЭК) статей из периодических изданий, получаемых ЦГБ(библиографические описания статей из 200 наименований журналов и газетежедневно пополняют электронную базу данных «Статьи»).
- Создание библиографических описанийстатей пятнадцати журналов для Межрегиональной Ассоциации Росписи Статей(МАРС).
- Редактирование описаний статей,получаемых по импорту МАРС (дополнительный ввод ключевых слов).
- Пополнение электронной Базы данных«Книги» ключевыми словами (редактирование библиографических описаний новыхкниг, получаемых ЦГБ).
- Ретро-ввод в ЭК описаний тех книг,которые были получены ЦГБ до компьютеризации библиотеки.
Внутриэлементов поиска электронного каталога данные расположены в алфавитном порядке:
Элементыпоиска в ЭК «Книги» -
ü по автору,
ü по заглавию,
ü по персоналиям, упоминающимся встатье,
ü по географическим названиям,
ü по хронологическим данным,
ü по названию серии,
ü по ключевому слову,
ü по году издания,
ü по месту издания,
ü по месту хранения,
ü по шифру ББК,
ü по названию предметной рубрики
В ЭК«Статьи» к вышеназванным элементам поиска добавляется «наименованиепериодического издания», внутри которого все наименования также располагаются валфавитном порядке. Таким образом, алфавитный принцип сохраняется во всехэлементах электронного каталога.
Электронныйалфавитный каталог имеет преимущества перед традиционным каталогом.
Пользователичасто не умеют пользоваться карточным каталогом, плохо ориентируются вструктуре библиотеки и ее информационных массивах, не знают правилбиблиографического описания. Электронный каталог позволяет пользователям ничегоне знать о правилах библиографического описания. Достаточно в соответствующемокошке для поиска набрать фамилию автора, название произведения, либо, если это– статья из журнала – название периодического издания.
Ещеодним преимуществом электронного каталога является оперативность полученияобновлений на местах. В ЦГБ в считанные минуты сведения, введенные отделомкомплектования литературы, обрабатываются в отделе обработки и тут жестановятся доступными для отделов обслуживания (читального зала, молодежногоинформационного центра, отдела абонемента, отдела искусств, отдела литературына иностранных языках, библиографического отдела).
Такимобразом, электронный каталог в целом, и алфавитный каталог, в частности,являются неотъемлемой частью библиотечных процессов и значительно облегчаютработу сотрудников библиотеки, а также позволяют оперативно осуществлятьинформационный поиск пользователям библиотеки.
Заключение
Актуальностьтемы состоит в том, что алфавитный каталог с одной стороны, является простейшиминструментом к поиску нужной информации для пользователя, а с другой стороны –это совершеннейшая система накопления информации в алфавитном порядке. Благодаря успешной координациидеятельностибиблиотек МУК «ЦБС г. Саратова» значительно возрастают информационные ресурсыбиблиотек. Координация библиографической деятельности представляет собоюдобровольное системное согласование деятельности библиотек в целях развитиябиблиографических ресурсов и улучшения библиографического обслуживания. Однимиз инструментов координации служит ведение центрального алфавитного каталогаМУК «ЦБС г. Саратова» в Центральной городской библиотеке, а также ведение электронныхкаталогов программного обеспечения «Ирбис».Реально этот инструмент«воплощают картотеки и указатели библиографических пособий, описи каталогов икартотек, каталоги баз данных...».[11]С переходом на новое программное обеспечение связанкруг проблем, обусловленный вводом с 1 июля 2004 г. ГОСТа 7.1-2003«Библиографическая запись. Библиографическое описание. Общие требования иправила составления», полемика о котором ведется на страницах профессиональнойпрессы. Библиографы опасаются, что предлагаемые к введению новые ГОСТы усложнятв значительной степени практическую библиографическую деятельность; предметомособой тревоги являются сложные формы аналитического описания (глав, разделов,статей, интервью и т.д.)[12]
Алфавитныйкаталог, в котором библиографические описания произведений печати располагаютсяв порядке алфавита фамилий авторов, наименований учреждений и организаций,принятых в качестве авторов, и заглавий произведений, является обязательнойсоставной частью системы каталогов каждой библиотеки. Алфавитный каталогвыполняет в библиотеке информационную, поисковую и справочную функции.
ВЦентральной городской библиотеке МУК «ЦБС г. Саратова» как традиционный, так иэлектронный алфавитные каталоги являются сводными. В них входят описания книг истатей, имеющихся не только в ЦГБ, но и во всех библиотеках-филиалах МУК «ЦБСг. Саратова». Таким образом, обеспечивается доступ широких масс населения кинформации, содержащихся в фондах МУК «ЦБС г. Саратова».
Впрофессиональной печати с введением первых электронных каталогов в нашей стране(начало 1990-х гг.) ведется спор: нужны ли карточные каталоги при наличииэлектронного? Я считаю, что алфавитные каталоги должны вестись параллельно:традиционные и электронные. Это обусловлено необходимостью дублироватьэлектронные записи, т.к. техника, связанная с электроэнергией в современнойэкономической ситуации не может быть надежной. Тем не менее, электронныйкаталог необходим, так как огромные массивы постоянно обновляющейся информации(такие, как каталоги статей, например) не могут быстро и качественно пополнятсяв карточном виде.
Такимобразом, пока, на сегодняшний момент, традиционные и электронные алфавитныекаталоги одинаково необходимы в библиотеках страны.
Списоклитературы
1. Библиотечные компьютерные сети:Россия и Запад. Вып. 2 / Науч. ред.-сост. Е. И. Кузьмин, М. Н. Усачев; М-вокультуры РФ. – М.: Либерия, 2003
2. Воронько К. Л. Организациябиблиотечных фондов и каталогов: Учеб. для библ. техникумов и библ. отд-йкульт. просвет училищ. – М.: Книга, 1981
3. ГОСТ 7.1-2003. Система стандартовпо информации, библиотечному и издательскому делу. Библиографическая запись.Библиографическое описание. Общие требования и правила составления.Межгосударственный стандарт / Межгосударственный совет по стандартизации,метрологии и сертификации; Дата введения 2004–07–01. – Москва: ИПК Издательствостандартов, 2004
4. Диковская Е. С. Система каталогови картотек как источник поиска информации о персонах // Мир библиографии. –2003. — № 6
5. Единые правила описания произведенийпечати и организации алфавитного каталога. – М.: Книга, 1971
6. Каталоги и картотекиЦентрализованной библиотечной системы: Практическое пособие / Под ред. Т. В.Борисенко, Э. Р. Сукиасяна. – М.: Книга, 1985
7. Климаков Ю. В. Муниципальнаябиблиотека. Справочно-библиографический аппарат: Учебно-метод. пособие. – М.:Либерея-Бибинформ, 2005
8. Коряковцева Н. А. Техникиинформационно-библиотечной работы: Учебно-практическое пособие. – М.: Либерея,2004
9. Кузьмин Е. Библиотеки России всоциокультурной ситуации (1990-е годы) // Большие и малые библиотеки России:Справочник. – М.: Либерея, 2000
10. Масхулия Т. Л. Заголовок,содержащий наименование организаций // Библиотека. – 2004. — № 9
11. Перегоедова Н. В. Региональныебиблиографические ресурсы…// Российская библиотечная ассоциация. РБА. – СПб.,2004. — № 32
12. Руководящие материалы побиблиотечному делу. – М., 1982
13. Савина И. А. Библиографическоеописание документа. Семиотический подход. – М.: Либерея, 2004
14. Система автоматизации библиотекИРБИС. АРМ «Комплектатор». Руководство пользователя. — М.: ГПНТБРоссии, 2002
15. Смирнова М. Н., Шершова А. В.Автоматический словарь сопроводительных слов к именам лиц // Библиография. –2003. — № 1
16. Современная каталогизационнаятерминология: Толковый словарь с метод. Рекомендациями / Рос. гос. б-ка; Сост.Т. А. Бахтурина, Э. Р. Сукиасян. – М., 1992
17. Справочник библиотекаря / Подред. А. Н. Ванеева, В. А. Минкиной. – СПб.: Профессия, 2002
18. Сукиасян Э. Р. Библиотечныекаталоги: Методические материалы. – М.: Профиздат, 2003
19. Сукиасян Э. Р. Каталоги получилипаспорта: что дальше? // Библиотека. – 2003. — № 7
20. Сукиасян Э. Р. Новые таблицыБиблиотечно-библиографической классификации: Организация и технологияиспользования: Метод. Рекомендации. – М.: Издательство Либерея, 2003
21. Сукиасян Э. Р. Электронныекаталоги // Библиотека. – 2003.