Министерство образования и науки Российской Федерации
Федеральное агентство образования
Государственное образовательное учреждение высшегопрофессионального образования
«Ижевский государственный технический университет»
Кафедра «Экономика предприятия»
КУРСОВАЯ РАБОТА
по дисциплине «Учебный практикум на компьютере»
на тему: «СУБД MicrosoftAccessо расписании поездов»
2007
СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ
РАЗДЕЛ 1
1. ОПИСАНИЕВЫПОЛНЕНИЯ
2.ТЕОРЕТИЧЕСКИЙ ВОПРОС
РАЗДЕЛ 2. ИНТРУКЦИЯПОЛЬЗОВАТЕЛЯ
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
ВВЕДЕНИЕ
Наиболее популярным программным продуктом, обеспечивающимпереработку данных, является СУБД Microsoft Access, входящий в пакет Microsoft Office.
Access — этосистема управления базами данных (СУБД), под которой понимается комплекс программ,позволяющий хранить большие массивы данных в определенном формате, обрабатыватьих и представлять в удобном для пользователя виде. Большой набор типов полейпозволяет хранить разнообразную информацию в таблицах БД. Очень простоустановить взаимосвязь между таблицами, СУБД полностью контролируетцелостность, и непротиворечивость данных в этих таблицах Access дает такжевозможность автоматизировать часто выполняемые операции. С помощью Access можноразрабатывать удобные формы ввода и просмотра данных, а также составлятьсложные отчеты.
Access — реляционная база данных (возможна одновременная работа с несколькими связанными таблицамибазы данных), в которой предусмотрено много сервисных функций. Мастераоблегчают создание таблицы, формы или отчета из имеющихся заготовок. Макросыпозволяют автоматизировать многие процессы без программирования.
MicrosoftAccess содержит набор инструментов для управления базами данных, включающий всебя конструкторы таблиц, форм, запросов и отчетов. Мощность и гибкость СУБДAccess делают ее сегодня одной из лучших программ для управления базами данных.
В данной курсовой работе рассматривается создание базы данных“Железные дороги”. Эта БД позволяет узнавать все сведения о движение поездов,такие как: пункт отправления и прибытия поезда, время отправления и прибытия сначальной и конечной станции, время следования, цены и льготы.
РАЗДЕЛ 1
1. ОПИСАНИЕ ВЫПОЛНЕНИЯ
Задача составления расписания поездов.
База данных должна содержать следующие сведения: код поезда,наименование (нач. – конеч. пункт), время отправления (нач. – конеч. пункт),время прибытия (нач. – конеч. пункт), время в пути, остановки на путиследования, цена билета, льготы.
Запросы к базе данных должны обеспечивать сведения об отдельновзятом поезде и параметрах его передвижения.
1. При открытии документа появляется окно. В этом окне выбираемСоздание таблицы в режиме конструктора и нажимаем Создать. В появившемся окне,находим строку Конструктор и нажимаем ОК. Появляется новый документ. В столбцеИмя поля записываем данные поля: код поезда, начальный пункт, конечный пункт,остановки, категория поезда (Рис.1). Напротив каждого поля в столбце Тип данныхпоявляется слово Текстовый: поле код поезда делаем числовым, а остальные поляоставляем текстовыми. Для этого нажимаем в столбце Тип данных на поле, вкотором нужно изменить тип данных. Справа в этом поле появляется стрелочка, принажатии на нее появляются возможные типы данных, где и выбираем нужный тип.Ключом данной таблицы выбрано поле код поезда, т.к. с помощью этого поля можносвязывать данную таблицу с другими, и для каждого поезда соответствует свойкод. Для этого в режиме конструктора, выделяем поле код поезда и делаем егоключевым, для того чтобы Access мог связать данные из разных таблиц. Сохраняем таблицу подназванием «Движение поезда» Нажимаем ОК. Далее вводим данные в появившейсятаблице.
/>
Рис.1
2. Таким же образом создаем таблицу Время. В ней будут хранитсяданные: время отправления (нач. – конеч. пункт), время прибытия (нач. – конеч.пункт), время в пути. Все поля кроме кода поезда и времени пути (числовые поля)будут иметь тип данных: дата\время. В общих свойствах этих полей в строкеформат поля выбираем “Краткий формат времени” — который означает, что данные вэтой строке будут иметь вид – 00:00 (Рис.2).
/>
Рис.2
3.Создадим таблицу Цена билета. В ней будут хранится данные: цена билета (купе),цена билета (плац), цена билета (люкс). Все поля кроме поля код цены и кодпоезда, будут иметь тип данных: денежный (Рис. 3).
/>
Рис.3
4.Создадим таблицу Льготы. Здесь будет информация о льготах для студентов ипенсионеров на билеты для различных видов вагонов, все поля кроме код льгот икод цены будут иметь тип данных: денежный (Рис. 4).
/>
Рис.4
5.После распределения данных по таблицам и определения ключевых полей создаемсхему данных для связи данных в разных таблицах. Для этого определяем связимежду таблицами.
Добавляемтаблицы в Схему данных, связываем таблицы Движение поезда и время, по полю кодпоезда, для этого просто нажимаем в таблице Время поле Код поезда и, неотпуская мышки, тянем в таблицу Движение поезда к соответствующему полю Кодпоезда. В появившемся запросе связи отметим пункты: обеспечение целостностиданных, каскадное обновление связанных полей, каскадное удаление связанныхполей. После этого у нас появится связь один-к-одному. Так же свяжем таблицыДвижение поезда и Цена билета по полю код поезда. В появившемся запросе связиотметим пункты: обеспечение целостности данных, каскадное обновление связанныхполей, каскадное удаление связанных полей. После этого у нас появится связьодин-ко-многим. Свяжем таблицу Цена билета и Льготы по полю код цены, связьбудет один-ко-многим (Рис. 5.)
/>
Рис.5
6.Создадим запрос, в котором будут содержаться данные со всех таблиц и назовемего Все данные (Рис. 6.).
/>
Рис.6
база данныепоезд расписание
Создадимеще два запроса: Поиск по нач пункту и Поиск по кон пункту (Рис.7 а, б).
/> />
а) б)
Рис.7
7.Для облегчения работы с данными используют формы. Создадим обычную форму вводаданных, в которой используются все таблицы. Создадим новую форму, в свойствахвыберем Источник записей – Все данные. Далее в меню выберем Список полей, иперетащим в форму нужные поля. Для этого берем нужные поля и тянем, вкакое-либо место формы. Добавляем в форму кнопки: Предыдущая запись, Следующаязапись, Последняя запись, Первая запись, Добавить запись, Удалить запись, Выходиз формы. После этого установим некоторые свойства формы. На панелиинструментов нажмем на кнопку свойства: в пункте Применение фильтров поставимда, в пункте Всплывающее окно поставим да, т.е. всплывающая форма всегдарасполагается над другими окнами Access, в ячейке свойства Тип границы выберем Тонкая (запрет измененияразмеров формы), уберем полосы прокрутки, кнопки размеров окна, кнопки переходав соответствующих ячейках и кнопку закрытия. (Рис. 8 а, б).
/>
Рис. 8 а) Форма в режиме конструктора
/>
Рис. 8 б) Внешний вид созданной формы
Создадим форму Цена билета главная, источником записей будеттаблица Цена билета. Также создадим форму Льготы подчиненная. Подчиненные формыпредоставляют большую гибкость при отображении и вводе данных из несколькихтаблиц. Здесь можно даже редактировать все поля, не задумываясь о целостностиданных и вводить данные в форму с отношением один-ко-многим (подчиненная форма– это форма внутри формы, которая позволяет использовать данные из нескольких водной форме). Теперь подчиненную форму нужно вставить во вновь созданную. Самыйпростой способ – отобразить главную форму и перетащить подчиненную форму вглавную. При этом автоматически будет создан элемент управления подчиненнойформы и потенциальные связи между формами (Рис. 9). Для создания связи вручнуюнадо в свойствах подчиненной формы указать Код цены для свойства Основные поляи Код цены для свойства Подчиненные поля.
/>
Рис. 9
8. Перейдем к созданию отчета. Отчеты используются дляпредоставления данных в удобном виде. Отчет можно вывести на экран илираспечатать на принтере. В отчете можно группировать и сортировать данные влюбом порядке. Начинать работу нужно с общего представления о макете отчета.После разработки общего формата отчета следует подобрать необходимые данные. Вотчете можно использовать данные из одной таблицы базы данных илирезультирующий набор данных запроса. Необходимо получить данные об отдельно взятомпоезде и параметрах его передвижения.
Отчет создадим в режиме Конструктора. Для начала добавим Заголовокотчета, который будет использоваться в качестве титульной страницы: Базаданных: «ЖЕЛЕЗНЫЕ ДОРОГИ РОССИИ». Затем откроем запрос Все данные, возьмем изнего поля: Время отправления нач пункт, Время прибытия кон пункт, Времяотправления кон пункт, Время прибытия нач пункт, Время в пути, Категорияпоезда, Цена билета (купе), Льгота студентам (купе), Льгота пенсионерам (купе)Цена билета (плац), Льгота студентам (плац), Льгота пенсионерам (плац), Ценабилета (люкс) и переместим в область данных.
В данной таблице будет два уровня группировки. Для их созданиянаходим на панели инструментов кнопку Сортировка и группировка. Вполе/выражение ставим полеНачальный пункт и Конечный пункт В свойствахизменяем заголовок группы – да. В появившиеся заголовки группы для «Начальныйпункт» перетаскиваем поле Начальный пункт, для «Конечный пункт» — Конечныйпункт и Остановки. Затем нажимаем на Вид и сохраняем отчет под именем Отчет –РЖД (Рис. 10, 11).
/>
Рис. 10. Отчет в режиме конструктора
/>
Рис. 11. Внешний вид созданного отчета
9. Макросы Access. Довольно часто макросы используют для поиска определенныхзаписей в базе. Эти макросы используют две макрокоманды: КЭлементуУправления иНайтиЗапись. Можно добавить к созданной форме подпрограмму поиска расписанияпоездов по начальному и конечному пункту (т.е. если выбрать из спискакакой-либо пункт, то автоматически выводятся расписание этого поезда) (Рис.12).
/>
Рис. 12. Внешний вид готовой формы
Для этого создадим свободное поле со списком, его имя «Поиск понач пункту». Предварительно следует создать запрос, содержащий поле Начальныйпункт и указать его в качестве источника строк поля со списком (Поиск по начпункту). Поле со списком назовем Поиск по нач пункту (Рис. 13). Аналогичносоздадим поле со списком «Поиск по кон пункту» (Рис. 14).
/> />
Рис. 13 Рис. 14
Создав поле со списком можно приступать к созданию макроса дляпоиска расписания отдельного поезда по полю Начальный и Конечный пункт. Начнемсоздание нового макроса, щелкнув на кнопке Создать во вкладке Макросы окна базыданных. Находясь в окне конструктора макросов, выполним следующие действия:
a) введем КЭлементуУправления в первой пустой ячейке столбцаМакрокоманда;
б)введем [Начальный пункт] в ячейку аргумента Элемент;
в)введем НайтиЗапись в следующей пустой ячейке столбца Макрокоманда;
г)введем =[Поиск по нач пункту] в строке аргумента Образец поиска;
д)сохраним макрос под названием Поиск по Н пункту (рис. 15).
/> />
Рис. 15 Рис. 16
Этот макрос нужно присоединить к свойству После обновления поля сосписком. Для этого выполним следующие действия:
a) перейдем к свойству После обновления элемента управления Поиск понач пункту;
б)введем Поиск по Н пункту в соответствующую ячейку.
Аналогичнодля макроса Поиск по К пункту (Рис. 16).
2. ТЕРЕТИЧЕСКИЙ ВОПРОС
Что такое запрос, для чего он используется?
При выполнении запроса программа «отбирает» данные,соответствующие заданным условиям, и предоставляет их в распоряжениепользователя в качестве результата запроса.
Запросы особенно цены тем, что в отличие от фильтров могувыполнять не только информационно – справочную функцию, отображая необходимыеданные из таблиц, но и производить некоторый анализ данных. Например, можнопостроить запрос, который будет отображать сведения о самых ранних поездах.Кроме того, запросы готовы взять на себя сложные операции манипулированияданными: так называемые запросы на изменение позволяют, например, удалить сразунесколько записей, удовлетворяющих определенному условию, создать новую таблицупо результатам запроса или скопировать данные из одной таблицы в другую. Однакосписок преимуществ запросов этим далеко не ограничивается.
1. Запросы позволяют собирать воедино информацию из одной или несколькихтаблиц, учитывая связи, установленные между таблицами.
Один к одному. Каждой записи главнойтаблицы соответствует одна связанная запись подчиненной таблицы. Такой типотношения используется редко, так как все данные фактически могу быть помещеныв одну таблицу. Он полезен, когда целесообразно разделить одну громоздкуютаблицу, содержащую множество полей, на две.
Один ко многим. Одназапись главной таблицы связана с множеством записей подчиненной таблице.
Многие ко многим. Каждойзаписи главной таблицы соответствует много записей подчиненной таблицы инаоборот. Через связующую таблицу, содержащую ключ первой и второй таблицы.
2. Можно указать какая часть результирующих записей будет отображена.
3. В запросе можно задать выполнение вычислений, основываясь назначениях полей таблицы.
4. Существующий запрос можно в дальнейшем использовать в качествеосновы при создании нового запроса, который вы можете изменить и сохранить поддругим именем.
Результат работы запроса – группа записей, которые удовлетворяютзаданному критерию запроса. Совокупность этих записей называется динамическимнабором записей и отображается в виде таблицы.
В Access можно создать различные виды запросов:
1.Наиболее часто используемым типом запроса является запрос на выборку,осуществляет выборку данных, соответствующих указанному условию отбора, изодной или нескольких таблиц.
2.Программа позволяет создать четыре различных типа запроса на изменение:
— запрос на создание таблицы позволяет сохранить результирующий набор записей вкачестве новой таблицы;
— запрос на обновление записей используется для изменения данных в соответствии сзаданным выражением.
— запрос на добавление добавляет записи, соответствующие заданному условию, вдругую таблицу.
— запрос на удаление удаляет записи, соответствующие заданному условию.
РАЗДЕЛ 2
ИНСТРУКЦИЯ ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ
Данная база данных разработана по расписанию поездов. Онаобеспечивает сведения об отдельно взятом поезде и параметрах его передвижения. Вней находятся данные 50 различных поездов.
Для начала работы с данной базой данных «Расписание поездов»необходимо открыть ее. После открытия появляется окно «Расписание поездов: базаданных». Справа в Объектах выбираем Таблицы. Их четыре: Время, Движениепоездов, Цена билета и Льготы. Если необходимо что-то изменить (например, Начальныйили Конечный пункт) или добавить новый маршрут в таблицу Движение поезда, тонеобходимо ее открыть: щелкнув мышкой два раза или нажать на Открыть на панелиинструментов в данном окне. Появляется таблица: для изменения данных встаем вполе, где нужно их изменить, и печатаем нужную информацию. Если же необходимодобавить новый маршрут поезда, то встаем в нижнюю строку в поле Код поезда ивводим данные (необходимо заполнение всех полей). Т.к. таблица Движение поездасвязана с таблицей Время, то можно, не открывая таблицу Время, изменить данныев ней. Для этого нажимаем на плюсик (+), который располагается около каждойстрочки в таблице слева. Выдвигается таблица Время. Также можно изменять данныев таблице Цена билета и Льготы, как написано для таблицы Движение поездов.
Также можно удалить запись:
Для этого открываем форму, ставим на запись, которую намнеобходимо удалить. Нажимаем на кнопку Удалить запись, затем подтверждаемудаление записи (Рис.17).
/>
Рис. 17
Существует еще один способ удаления. Заходим в таблицу или запросставим курсор на строку, которую необходимо удалить нажимаем правой кнопкоймыши и из списка команд выбираем удалить запись (Рис. 18) или
/>
Рис. 18
нажимаем на панели инструментов кнопку Удалить запись (можно такжена клавиатуре нажать клавишу Delete).
Просмотреть данные можно с помощью запросов. Например, запрос –Все данные, чтобы его открыть нужно в окне «Расписание поездов: база данных»справа в Объектах выбрать Запросы. Появятся четыре запроса: Все данные, поискпо кон пункту, поиск по нач пункту, поиск по начальному и конечному пункту,выбираем запрос Все данные и открываем его. Здесь же можно изменить данные,удалить или добавить расписание нового поезда, но для удобства это лучше делатьв таблицах (об этом рассказано выше).
Рассмотрим формы. Для открытия форм. Выбираем в окне «Расписаниепоездов: база данных» справа в Объектах выбираем Формы, появилось четыре формы:Вся база данных и Расписание поездов, Время подчиненная, Движение главная.Выбираем Расписание поездов и заходим в нее. В этой форме можно просмотретьрасписание всех поездов. Для того чтобы просмотреть данные нажимаем на кнопкуСледующая запись[ />] или Предыдущая запись[/>], чтобывернуться к первой записи нажимаем кнопку Первая запись[/>], к последней Последняязапись [/>],для добавления записи кнопка Добавить запись [/>], для удаления записи кнопкаУдалить запись [/>] для выхода из формы есть кнопкаЗакрыть форму [/>]. Если необходимо найтирасписание конкретного маршруту, то для этого сделан Поиск по Начальному иконечному пункту. Для этого находим поле Начальный пункт и Конечный пункт,нажимаем на стрелочку[/>]. Высвечивается список начальныхи конечных пунктов, выбираем из него нужные, нажимаем, и выдается расписаниеэтого поезда. Также в форме можно изменять данные. Для этого находим расписаниепоезда, у которого неверно записаны данные, и, встав в нужное поле, удаляемстарые данные и вписываем новые. После этого автоматически данные изменятся втаблице, в которой данное поле находится.
Для наглядного отображения расписания поездов составлен отчет. Дляоткрытия отчета выбираем в окне «Расписание поездов: база данных» справаОтчеты, появился отчет Отчет – РЖД, откроем его: щелкнув мышкой два раза илинажать на Открыть на панели инструментов в данном окне. Появляется окнонаподобие Word’а. В отчете изменять данные и добавлять нельзя, здесь нагляднопредставлены расписания всех поездов, упорядоченные по Начальному и Конечномупути.
Для добавления и изменения полей в Таблицах, Запросах, Формах илиОтчете необходимо войти в конструктор. Для этого открываем нужное окно инаходим на панели инструментов Предварительный просмотр, обычно онарасполагается под контекстным меню: Фаил, Правка и т.д., кнопку Конструктор инажимаем. Как добавлять, изменять свойства и удалять поля, рассказано в разделе1.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
В курсовой работе были изложены разработка базы данных ируководство по ее использованию. Теперь перейдем к тому, как можноусовершенствовать базу данных «Расписание поездов».
Япредлагаю для удобства просмотра наименования поезда (нач. – конеч. пункт)объединить два поля нач пунк и кон пункт в одно с помощью формулы ([нач пункт]+“ — ”+[кон пункт]). Что позволит из двух полей сделать одно.
Можнодобавить дополнительные сведения: о наличии билетов, количестве вагонов, датеотправления и прибытия и множество других сведений, которые дадут нам болееполную информацию о поезде.
Привыводе отчета можно на лист поместить информацию сразу о нескольких поездах.Поместить сегодняшнюю дату. Сделать это можно с помощью формулы: (=Now()). Так же можнопронумеровать страницы отчета.
Исходя из созданной базы данных, внесенных в нееусовершенствованиях можно сделать вывод, что Microsoft Access во многом упрощает работунад расписанием поездов на железнодорожных предприятиях.