МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯИ НАУКИ РФ
ПензенскийГосударственный Университет
Кафедра «Маркетинг»
Пояснительная записка
по дисциплине:«Информационные системы маркетинга»
на тему:
«Создание базы данных всредеMicrosoftAccess2002»
Выполнила:
студентка гр. 04ЭС-1
Муртазина л. Ф.
Проверил: Убиенных А. Г.
Пенза, 2007
Введение
В данном курсовом проекте я познакомилась с основными принципамиорганизации и обработки данных об объектах и явлениях реального мира. Данныевместе с программно-аппаратными средствами для их обработки называютинформационными системами (ИС).
В курсовом проекте использовались фактологические ИС, где основа,объект их обработки — база данных (БД). БД — система специальным образоморганизованных данных, программных, технических, языковых организационно-методическихсредств, предназначенных для обеспечения централизованного накопления и коллективногомногоцелевого использования этих данных. Базой данных называется поименованнаяструктурированная совокупность взаимосвязанных данных, относящихся к конкретнойпредметной области и находящихся под централизованным программным управлением.
Различают централизованные и распределённый БД. ЦентрализованнаяБД хранится в памяти одной вычислительной системы. Если такая системаявляется компонентом вычислительной сети, то возможен распределённый доступ кэтой базе данных — доступ к ней пользователей различных узлов сети. РаспределённаяБД состоит из нескольких, возможно, пересекающих или даже дублирующих другдруга частей. Однако пользователь распределённой базы данных получаетвозможность работать с такой базой данных как с единым информационным массивомс помощью СУБД. При разработке информационной системы обычно стремятся, чтобыеё БД была интегрированной, что очень важно в маркетинговой деятельности напредприятии.
Базы данных имеют свои преимущества и недостатки. Основнымипреимуществами БД являются:
1. Наличие единого целостного отображения определённой частиреального мира. Оно сокращает избыточность хранимых данных, обеспечиваетвыполнение новых приложений, обеспечивает реализацию нерегламентированныхзапросов;
2. Увеличение мобильности и гибкости информационной системы;
3. Легче осуществляется контроль за целостностью инепротиворечивостью данных;
4. Наличие интегрированной БД сокращает затраты не только насоздание и хранение данных, но и на их поддержание в актуальном состоянии, атакже уменьшает потоки данных циркулирующих в системе.
Основными недостатками БД являются:
1. Увеличение сложности создаваемых информационных систем;
2. Использование интегрированных БД может привести к потереэффективности отдельных приложений;
3. Применение сложных структур данных увеличивая долю службыинформации в общем объёме хранимых данных.
В курсовом проекте ставится задача — разработка БД в конкретнойпредметной области.
Практику работыс ИС я рассмотрю на примере современной системы управления базами данных (СУБД)Microsoft Access.
1.Описание предметной области
Еслиподходить к сбору маркетинговой информации как к случайному, редкому событию,которое необходимо только тогда, когда нужно получить данные по конкретномувопросу, можно столкнуться с рядом проблем.
Например,может возникнуть ситуация, когда результаты предыдущих исследований хранятся внеудобном для использования виде; незаметны изменения в окружающей среде идействиях конкурентов; проводится несистематизированный сбор информации;возникают задержки при необходимости проведения нового исследования; по рядувременных периодов отсутствуют данные, необходимые для анализа; маркетинговыепланы и решения анализируются неэффективно; действия представляют собой лишьреакцию, а не предвидение.
Маркетинговыеисследования надо рассматривать как часть постоянно действующегоинтегрированного информационного процесса. Необходимо, чтобы фирма разрабатывалаи использовала систему постоянного слежения за окружающей средой и храненияданных с тем, чтобы они могли анализироваться в будущем. Маркетинговую информационнуюсистему можно определить как совокупность процедур и методов, разработанных длясоздания, анализа и распространения информации для опережающих маркетинговых решенийна регулярной постоянной основе.
Сначала фирмаустанавливает цели компании, определяющие общие направления планирования маркетинга.На эти цели воздействуют факторы окружающей среды (конкуренция, правительство,экономика). Планы маркетинга включают контролируемые факторы, определенные в предыдущихразделах, включая выбор целевого рынка, целевого маркетинга, тип организациимаркетинга, маркетинговую стратегию (товар или услуга, распределение,продвижение и цена) и управление.
Когда план маркетингаопределен, с помощью информационной сети, которая включает исследования,постоянное наблюдение и сбор данных, можно конкретизировать и удовлетворятьобщие потребности маркетинговых служб в информации. Маркетинговое исследованиедает точную информацию для решения исследовательских проблем. Для него может понадобитьсяхранящаяся информация (внутренние вторичные данные) или сбор внешней вторичной и/илипервичной информации. Постоянное наблюдение — это процедура, посредством которойрегулярно анализируется меняющаяся окружающая среда. Оно может включатьизучение бюллетеней новостей, регулярное получение информации от сотрудников и потребителей,присутствие на отраслевых заседаниях и наблюдение за действиями конкурентов.Хранение данных — это накопление всех видов значимой внутрифирменной информации(такой, как объем продаж, издержки, работа персонала и т.д.), а также информации,собранной через маркетинговые исследования и постоянное наблюдение. Эти данные помогаютпринимать решения и хранятся для дальнейшего использования.
В целом маркетинговаяинформационная система дает множество преимуществ:
-организованныйсбор информации;
-избежаниекризисов;
-координацияплана маркетинга;
-скорость;
-результаты,выражаемые в количественном виде;
-анализиздержек и прибыли.
Предметной областью называется часть реального мира,представляющая интерес для данного исследования и отражаемая в информационнойсистеме. В автоматизированных информационных системах отображение предметнойобласти представляется моделями нескольких уровней. Инфологическоемоделирование имеет специфические особенности, вызванные с одной стороныидеологией организации данных, с другой стороны особенностями СУБД.
Предметной областью моего КП является — маркетинговая среда предприятия.Моя база данных – данные о постоянных клиентах фирмы о взаимодействии с ними.Моя БД предоставляет:
1.Информацию о клиентах, их название, место расположение,контактный телефон, должность и ФИО контактного лица.
2.Информацию о заключенных договорах.
3.Информацию о выплатах, задолжностях и о сроках сделки.
4.Иоформация о времени отгрузки.
2.Инфологическое проектирование (ER-модель)
В настоящее время разработано значительное количестворазнообразных моделей БД. В большинстве случаев в маркетинговой деятельностииспользуется реляционная модель, когда данные представляются в видесовокупности таблиц, над которыми могут выполняться операции.
Проектирование БД—одна из наиболее ответственных и трудных задач,связанных с созданием информационной системы маркетинговой деятельности. Врезультате её решения должны быть определены и содержание БД. И эффективныйспособ её организации, и инструментальные средства управления данными, которыебудут применяться в создаваемой системе.
Процесс проектирования БД должен включать следующие этапы:
1.Инфологическое проектирование, т.е. определение предметнойобласти системы, позволяющее изучить информационные потребности будущихпользователей:
— определение требований к операционной обстановке, в которойбудет функционировать информационная система;
— выбор СУБД и других инструментальных и программных средств еёреализации;
— логическое проектирование БД;
— физическое проектирование БД.
Задача этапа логического проектирования БД состоит в разработке её«логической» структуры в соответствии с инфологической моделью предметнойобласти. На это этапе создаются схемы БД на языках определения данных.
Этап физического проектирования БД требует поиска проектныхрешений, обеспечивающих эффективную поддержку построения «логической» структурыБД в среде хранения БД. На этом этапе решаются вопросы построения структурыхранимых данных, размещения хранимых данных в памяти, выбора эффективныхметодов доступа к различным компонентам «физической» БД. Описывается такжеотображение «логической» структуры БД в структуре хранения.
Итак, в процессеэтапа инфологического проектирования можно выделить следующие сущности — связи,объекты, атрибуты. Взаимосвязь объектов и связей между ними представлена в видеER — диаграммы.
Объект — абстракция класса предметов реального мира. Каждый объектобладает присущими ему атрибутами. Каждый атрибут должен иметь имя и долженполучать значение из некоторого множества допустимых значений (домен). Укаждого объекта должен быть идентификатор, который однозначно определяетэкземпляр объекта. Атрибуты бывают простые и ключевые.
В моей БД ключевым атрибутом является «название организации» и«адрес», т.е. по данным атрибутам происходит взаимосвязь всех четырех таблиц.
Объекты бывают статистические и динамические, поэтому надоучитывать количество меняющихся экземпляров объекта от общего числа.
Описаниеатрибутов сущности
1.Договора.Название атрибута Тип поля Свойства поля Описание Название организации Текстовый 50 Название организации Номер договора Текстовый 50 Номер договора Адрес Текстовый Текстовый Адрес
2.ЗадолжностьНазвание атрибута Тип поля Свойства поля Описание Название организации Текстовый 50 Название организации Сумма задолжноти Денежный 50 Сумма задолжности
3.КлиентНазвание атрибута Тип поля Свойства поля Описание Название организации Текстовый 50 Название организации Адрес Числовой 50 Адрес организации ФИО директора Текстовый 50 ФИО директора Контакты Числовой Длинное целое
4.Объемзаказа.Название атрибута Тип поля Свойства поля Описание Название организации Текстовый 50 Название организации Срок отгрузки Текстовый 50 Время отгрузки Срок приема Текстовый Время приема Выплата Денежный 50 Сумма платежа Объем заказа Числовой Длинное целое Количество
Описаниесвязей№ связи Название Тип Главный объект Связан, объект 1 Договора-клиент 1:∞ Адрес Адрес 2 Задолжность-клиент 1:∞ Название организации Название организации 3 Объем заказа-клиент 1:∞ Название организации Название организации
3. Разработкабазы данных (БД)
Основные элементы базы данных Access
В файле базы данных Access могут храниться объекты шести основных типов.Вместе эти объекты выполняют все основные функции СУБД и составляют законченноеприложение.
Таблицы содержат элементы данных в табличном формате (строка-столбец),подобном тому, который используется в электронных таблицах. База данных Access может включать до 32768объектов (общее количество таблиц, форм, отчетов, запросов и т.д.), при этомодновременно можно открыть до 1024 таблиц, при наличии, конечно, достаточныхресурсов. Таблицы можно импортировать из баз данных других приложений (такихкак xBase и Paradox), баз данных архитектуры клиент-сервер (таких как Microsoft SQL Server) или из электронныхтаблиц (например, Microsoft Excel или Lotus 1-2-3). Базы данных Access можно связывать стаблицами баз данных других типов (dBase, FoxPro, Paradox) форматированными файлами (такими, как текстовыефайлы в формате ASCII и рабочие листы Excel) и с другими базами данных Access.
Запросы связывают между собой данные нескольких таблиц (до 16 таблиц) иотображают их в виде некоторой виртуальной таблицы. Кроме того, с помощьюзапросов можно указать, какие именно поля выбранных таблиц нужно отобрать(всего до 255 полей) и как на их основании сформировать поля виртуальной таблицы.Критерии отбора определяют не только поля, но и строки отбираемых данных.
Формы отображают данные, содержащиеся в таблицах и запросах, ипозволяют добавлять, удалять или редактировать информацию. В формы можновставлять рисунки и диаграммы, а при наличии звуковой карты еще и комментарии имузыку. Далее в работе описано создание форм и добавление в них графическихобъектов. В Access 97 в формы можно включать собственные процедуры на языке УВА(хранящиеся в модуле класса), с помощью которых можно управлять интерактивнымрежимом ввода, просмотра и корректировки данных.
Отчеты дают возможность печатать данные таблиц и запросов практически влюбом формате. Access позволяет включать в отчет графические объекты, благодаря чемуможно, например, распечатать полный иллюстрированный каталог продукции фирмы.Отчеты Access предоставляют пользователям более гибкие возможности, чеманалогичные функции большинства других систем управления реляционными базамиданных, включая системы, разработанные для мини-компьютеров. В отчеты Access можно включать такие жеуправляющие VBA-процедуры, как и в формы.
Создание новой базы данных
Итак, чтобы создать новую базу данных, выполните следующиедействия.
1. Если Access еще не загружена, загрузите ее и перейдите кшагу 3.
2.Если Access уже загружена и открыта одна из баз данных, щелкните на заголовкеокна базы данных, чтобы сделать его активным. Если окна базы данных не видно,щелкните на кнопке Окно базы данных панели инструментов или выберите командуОкно1, или нажмите клавишу .
3.Теперь щелкните на кнопке панели инструментов Создать базуданных или выберите из меню команду Файл, а потом Создать базу данных. Передвами появится диалоговое окно Создание.
4. В нашемпримере нужно выбрать значок Новая база данных и щёлкнуть на кнопке ОК.Появится следующее диалоговое окно Файл новой базы данных.
5. В текстовое поле Имя файла введите имя новой базы данных.Расширение имени файла вводить не нужно. Access добавит его сама.
6. Щёлкните на кнопке Создать или нажмите Enter.
Свойства таблиц и их полей
Прежде чем добавить в новую базу данных первую таблицу, следуетпознакомиться с основными понятиями и соглашениями, которые в Access применяются для описанияструктуры таблиц и их полей. Основным из этих понятий является понятие свойствтаблиц и полей.
Свойства таблицы описывают таблицу в целом. Задавать их необязательно. Если же вы хотите определить какие-либо из свойств, это можносделать, введя их значения в текстовые поля диалогового окна свойств таблицы.Для этого нужно в режиме конструктора таблицы щелкнуть на кнопке панелиинструментов Свойства. Свойств у таблиц пять.
•Свойство Описание позволяет ввести дополнительное пояснение оназначении таблицы. Если в окне базы данных выбрать Вид, потом Таблица, рядом сназванием каждой таблицы появится ее описание. Это свойство удобно использоватьтакже при создании с помощью архивариуса описаний объектов базы данных.
•Свойство Условие на значение позволяет в случае необходимостиуказать условие для проверки правильности вводимых в таблицу данных. Вводимое вэто поле выражение может включать несколько полей таблицы. Это условиеотносится не конкретному полю, а к таблице целиком и проверяется каждый раз привводе или изменении данных.
•Свойство Сообщение об ошибке предназначено для задания сообщения,которое будет выводиться каждый раз, когда пользователь попытается ввести втаблицу данные, не соответствующие условию свойства Условие на значение.
• Свойство Фильтр может содержать определение фильтра,накладываемого на таблицу сразу после ее открытия.
• Свойство Порядок сортировки позволяет задать порядок сортировкизаписей таблицы после ее открытия.
Еще одно важное диалоговое окно Access 97, доступное в режимеконструктора таблиц, окно Индексы, позволяет указать первичный ключ таблицы инабор индексов для сортировки данных.
Каждое поле таблицы тоже обладает набором свойств. Первые четыреиз них задаются в верхней части окна конструктора — в таблице с перечнем полей.
Ниже перечислены четыре основных свойства полей таблицы.
— Имя поля.Каждое поле таблицы обязательно должно иметь имя. Имена могут иметь длину до 64символов, могут содержать пробелы (но не ведущие) и знаки пунктуации. Точки(.), восклицательные знаки (!) и квадратные скобки ([]) в именах полей недопускаются. Имена полей в таблице должны быть уникальными: два поля однойтаблицы не могут иметь одинаковые имена. Хорошей практикой в программированиисчитается не включать в имена полей пробелов. Их обычно заменяют символамиподчеркивания (_) или используют прописные и заглавные буквы, чтобы длинныеимена полей легче читались.
— Тип данных. Тип данных каждого поля тоже нужно указатьобязательно. Происходит это в результате выбора значения второго столбцатаблицы полей из раскрывающегося списка. Перечень допустимых типов данныхфиксирован и включает следующие варианты: Текстовый, Поле MEMO, Числовой, Дата/время,Денежный, Счетчик, Логический, Поле объекта OLE, Гиперссылка, Мастерподстановок. (Тип данных Гиперссылка впервые появился в Access 97.)
— Описание. Значение этого свойства задавать не обязательно.Введенный здесь текст будет появляться в строке состояния, после выборапользователем соответствующего поля в режиме таблицы.
— Ключевое поле. Чтобы задать свойство Ключевое поле, выделитеполя, которые вместе будут составлять первичный ключ, и щелкните на кнопкеКлючевое поле панели инструментов. Слева от названий выбранных полей появятсяизображения ключа.
Кроме этих четырех, у каждого поля есть еще ряд дополнительныхсвойств, они перечислены в нижней части окна конструктора. Некоторые из этих дополнительныхсвойств зависят от типа данных выбранного поля. Их значения или вводятсявручную, или выбираются из раскрывающихся списков. (Во вкладке Подстановка дляполей подстановок можно указать, какие элементы управления будутсоответствовать этим полям в формах, — поля, списки или поля со списками.)Вкладка Общие позволяет указать значения следующих свойств полей таблиц.
• Размер поля. Для текстовых полей это свойство определятих длину и вводится вручную. Размер числовых полей выбирается из раскрывающегосясписка. У полей типа Поле MEMO, Дата/время, Денежный, Логический, Поле объекта OLE, Гиперссылка, Мастерподстановок этого свойства нет.
• Формат поля. Это свойство определяет, в каком форматеданные поля будут выводиться на экран. Значение свойства можно выбрать изстандартного набора форматов. Можно задать и свой собственный формат, введя егов текстовое поле. У полей типа Поле объекта OLE этого свойства нет.
• Число десятичных знаков. Для этого свойства числовыхполей и полей счётчика можно выбрать из раскрывающегося списка значение Автоили фиксированное количество знаков дробной части, а можно ввести значение ивручную. Поля других типов этого свойства не имеют. От указанного здесьзначения, как и от значения свойства Формат поля, зависит то, как данные будутотображаться на экране (на сами данные значение этого свойства не влияет).
• Маска ввода. Значением этого свойства может бытьсимвольная строка, подобная той, которая определяет формат поля. Только маскаввода определяет, как данные будут вводиться или редактироваться. Для созданиямасок ввода полей типа Текстовый, Числовой, Дата/время и Денежный естьспециальный мастер, которого можно запустить с помощью кнопки с троеточием (онапоявится справа, если щелкнуть мышкой на нужном свойстве). Этот мастерпредложит вам целый список готовых масок ввода, подходящих, например, для вводаномеров телефона, времени, дат, индексов и т.п.
• Подпись. Если вы хотите, чтобы в режиме таблицы вкачестве заголовка поля выводилось не его имя, а более удобная или понятнаянадпись, именно сюда ее и нужно ввести. Для подписей никаких ограничений несуществует — они могут содержать любые символы, включая точки, восклицательныезнаки и квадратные скобки.
• Значение по умолчанию. Значение, которое вы введете дляэтого свойства, Access будет автоматически вносить в указанное поле каждой добавляемой втаблицу записи. Очень часто в качестве значения по умолчанию для полей типаДата/время используетсятекущая дата. Для полей типа Поле объекта OLE и Счетчик значений поумолчанию быть не может.
-Условие на значение. Здесь вводится условие (в видевыражения Ассеss), которое будет проверяться каждый раз, когда значение поля будетизменяться пользователем. Свойство Условие на значение у полей типа Поле MEMO, Поле объекта OLE и Счетчик отсутствует.
Сообщение об ошибке. Если введенное в таблицу значение несоответствует условию проверки (определенному в свойстве Условие на значение),пользователь увидит в строке состояния указанное здесь сообщение.
• Обязательное поле. Если для этого свойства задатьзначение Да, пользователь обязательно должен ввести значение этого поля длякаждой добавляемой им в таблицу записи. Такая установка эквивалентна заданиюдля свойства Условие на значение значения Is Not Null. Для полей, являющихсячастью первичного ключа, задавать это свойство не обязательно — пустые значения(Null -значения) в них недопускаются по определению.
• Пустые строки. Это свойство есть только у текстовых,МЕМО-полей и гиперссылок. Его значение Нет означает, что в поле должен бытьвведен хотя бы один символ. В Ассе ss между пустой строкой и значением поля Null существует определеннаяразница, поэтому свойства Пустые строки и Обязательное поле используютсянезависимо.
• Индексированное поле. Свойство определяет индекс,создаваемый по одному полю. Это свойство может иметь одно из трех значений,выбираемых из раскрывающегося списка: Нет, Да (допускаются совпадения), Да(совпадения не допускаются). Последнее означает, что никакие две записи таблицыне могут иметь одинаковые значения данного поля. Для удаления индекса,созданного по одному полю, достаточно свойству Индексированное поле присвоитьзначение Нет. Нельзя индексировать таблицы по полям типа Поле MEMO, Поле объекта OLE и Гиперссылка.
• Новые значения. Это свойство есть только у полей-счетчиков.Оно определяет способ вычисления новых значений для добавляемых в таблицузаписей: последовательные (максимальное из значений поля +1) или случайныечисла. Случайные значения счетчика, как правило, используются при репликацииданных, чтобы при добавлении записей в реплики одной и той же таблицы значенияих ключевых полей не совпадали.
Итак, чтобы добавить в базу данных первую таблицу, нужно ввестиимена ее полей, указать их типы и размеры, а также формат отображения данных.
Одним изглавных принципов построения реляционных баз данных является то, что в каждомполе таблицы должны содержаться данные только одного типа. Для данных разныхтипов нужно создавать отдельные поля. При добавлении в таблицу новых полей Ассеss автоматически назначаетих текстовыми. Если поле должно быть другим, разработчик базы данных выбираеттип его данных из раскрывающегося списка. Тип данных поля должен быть определенобязательно. Кроме того, можно определить его размер, формат отображения данныхна экране и другие характеристики поля.
Межтабличные связи, ключевые поля
Последнее, что нужно сделать, прежде чем начать ввод данных вновую таблицу, — определить связи таблицы. Личные дела с другими таблицами базыданных, а также назначить ключевое поле и создать индексы для сортировки ипоиска данных.
Создание межтабличных связей
От того, как новая таблица связана с остальными, зависит, какое изее полей следует назначить первичным ключом. В теории СУБД известны четыреварианта связей между двумя таблицами (традиционно называемых отношениями). Всеих мы рассматриваем с точки зрения того, как новая таблица связана с одной изсуществующих (как часто говорят, мы смотрим на связь со стороны новой таблицы):
• Отношение один-к-одному. При таком отношении каждойзаписи первой таблицы соответствует не более одной записи второй таблицы, инаоборот. Соответствие записей устанавливается в результате поиска в поле,являющемся первичным ключом одной из таблиц, значения поля, называемого внешнимключом второй таблицы. В этом случае ключевое поле новой таблицы, в которомищутся соответствующие значения поля существующей таблицы, не должно содержатьповторяющихся значений. Можно сказать, что две таблицы, связанные отношениемодин-к-одному, представляют собой одну таблицу, разделенную надвое вертикальнойчертой, так что часть полей оказалась в одной таблице, а часть — в другой.
• Отношение многие-к-одному. При таком отношении любойзаписи той таблицы базы данных, связь с которой мы рассматриваем, можетсоответствовать любое количество записей созданной нами новой таблицы, но ненаоборот. В этом случае ключевое поле новой таблицы, по которомуустанавливается соответствие записей, будет внешним ключом, повторяющиесязначения в нем допускаются.
Этот тип отношений наиболее распространен. Именно возможностьсоздавать межтабличные связи типа многие-к-одному и отличает реляционные СУБДот обычных процессоров плоских файлов.
• Отношение один-ко-многим. В этом случае первичный ключновой таблицы (поле, содержащее уникальные значения) связывается с внешним ключомстарой (значения поля могут повторяться). При этом каждой записи новой таблицыможет соответствовать несколько записей существующей. Фактически это отношениев точности такое же, как отношение многие-к-одному. Можно сказать, чтоотношение многие-к-одному — это отношение один-ко-многим наоборот.
Отношение многие-ко-многим. В этом последнем случае каждой записиодной из таблиц может соответствовать любое количество записей другой таблицы,и наоборот. Соответственно поля обеих таблиц, по которым осуществляется связь,являются внешними ключами и могут содержать повторяющиеся значения.
Итак, все эти четыре вида отношений говорят о том, как новаятаблица связана с существующей.
Access требует, чтобы те поля двух таблиц, по которым они связываютсямежду собой, имели одинаковые типы данных. В случае числовых полей этотребование означает, что их подтипы, т.е. значения свойства Размер поля, должнысовпадать. А вот текстовые поля разной длины связывать можно. Хотя и не стоит, потомучто запросы, основанные на таблицах, связанных по текстовым полям разной длиныведут себя довольно странно. Для того чтобы создавать связи между таблицамибыло легко и удобно, Access предлагает специальный режим: в окне Схемаданных вы найдете наглядное графическое представление межтабличных связей.Чтобы перейти в этот режим и установить связь между двумя таблицами, выполнитеперечисленные ниже действия.
1. Закройте таблицу Клиент (с помощью кнопки закрытия окна). Еслиоткрыта таблица Объем заказа, закройте и ее. Изменять связи между открытымитаблицами нельзя.
2.Чтобы на панели инструментов присутствовала кнопка Схема данных,окно базы данных должно быть активным. Если это не так, активизируйте его спомощью кнопки панели инструментов или команды меню Окно1. В списке меню Окноможет присутствовать до девяти названий открытых окон объектов базы данных, ноокно базы данных всегда стоит первым.
3. Щелкните на кнопке панели инструментов Схема данных иливыберите команду Сервис, потом Схема данных. Откроется окно Схема данных базыданных Анкетный опрос, в котором будут представлены все межтабличные связи этойбазы данных.
4.Теперь щелкните на кнопке панели инструментов Добавить таблицуили выберите команду Связи, потом Добавить таблицу из меню Access. Перед вами появитсядиалоговое окно Добавление таблицы.
5.Выберите из списка предложенных таблиц Клиент и дважды щелкнитемышью или с помощью кнопки Добавить добавьте ее в окно Схема данных. Щелкнитена кнопке Закрыть.
6.Связь между таблицами Объемом заказа и Клиент основывается назначениях их полей Название организации. Щелкните мышью на поле Названиеорганизации таблицы Клиент и перетащите его на поле Название организации Объемзаказа. Перед вами появится диалоговое окно Связи.
7. В диалоговом окне Связи есть очень полезная опция — Обеспечениецелостности данных. Если установить соответствующий флажок, то при вводепользователем в таблицу Клиент значения поля Название организации, Access проверит, есть ли втаблице Объем заказа запись с таким кодом (названием). Если такой записи неокажется, Access выдаст предупреждающее сообщение и откажется сохранять в таблицеКлиент записи… Такая процедура называется обеспечением (или поддержкой)целостности данных. Подробнее о целостности данных рассказывается в следующемразделе.
8. Щелкните на кнопке Создать, чтобы новая связь появилась в окнеСхема данных.
9. Теперь щелкните на кнопке закрытия окна Схема данных иподтвердите сохранение изменений.
Созданнаямежтабличная связь будет использоваться при создании запросов, форм и отчетов.
Обеспечение целостности данных
Способность Access автоматически поддерживать целостность данныхисключительно важна. Немногие из настольных реляционных СУБД умеют это делать.Сохранение целостности данных позволяет избежать создания в связанной таблицезаписей-сирот, не имеющих связи с главной таблицей. Например, если названияморганизаций в таблице Клиент присвоены коды от 1 до 9, запись таблицы Аренднаяплата со значением 10 будет считаться сиротой, она не относится ни к одному изсуществующих сотрудников. Однако когда в таблицу Клиент будет добавлена новаязапись с кодом 10, запись-сирота автоматически окажется связанной с ней, врезультате чего в новой анкете не появится явно неправильная информация.
Способы обеспечения целостности данных
Чтобы обеспечить целостность данных, нужно сделать так, чтобыданные главной таблицы, с которыми связана информация других таблиц, не былиизменены или удалены. Если вы попытаетесь удалить запись из таблицы Клиент, Access не позволит этогосделать. Программа предупредит вас о том, что прежде чем удалять запись главнойтаблицы, нужно удалить все связанные с ней записи подчиненных таблиц. Точнотакже в таблице Арендная плата не удастся изменить значение поля названиеорганизации. Значение поля типа Счетчик вообще нельзя изменять, но даже если быполе название организации имело другой тип, Access все равно не позволилабы внести изменения и выдала бы предупреждающее сообщение.
Аналогичным образом, при попытке ввести в поле названиеорганизации таблицы Клиент код несуществующей организации, Access выдаст предупреждающеесообщение и откажется сохранить неверные данные. Благодаря этому разработчикубазы данных не нужно прибегать к свойству поля таблицы Условие на значение,чтобы обеспечить целостность данных. При сохранении новой или измененной записитаблицы Access автоматически проверит значения критических полей.
Выбор первичного ключа
Таблицам, которые никогда не используются в качестве главныхтаблиц связи, первичный ключ не нужен. Главная таблица обычно содержитинформацию, описывающую объекты реального мира, такие как сотрудники, клиентыили заказы. При этом для описания одного объекта используется одна-единственнаязапись. В этом смысле таблица Клиент может быть главной. Однако в нашей базеданных ни для одной межтабличной связи таблица Клиент главной не будет.Использование первичного ключа является простейшим способом предотвращениядублирования записей таблицы. Access требует, чтобы при создании межтабличной связитипа один-к-одному или при одновременном изменении записей нескольких таблицпервичный ключ был определен обязательно.
Хотя в Access это и не является обязательным требованием, главная таблицадолжна иметь первичный ключ. При его наличии пользователь просто не сможетввести в таблицу записи с одинаковыми значениями ключевого поля. Частосвязанные таблицы тоже имеют первичные ключи, хотя это и не обязательно.Предыдущие версии Access рассматривали таблицу без первичного ключа как нечто странное, икаждый раз при выходе из режима конструктора предлагали создать для таблицыпервичный ключ. Access делает это только один раз.
Первичный ключ может состоять и из нескольких полей, тогда онназывается составным ключом.
Изменение полей и межтабличных связей
Очень часто в процессе разработки базы данных обнаруживается, чтонужно поменять местами поля таблицы, изменить их типы или межтабличные связи.Это одна из причин, по которой готовую базу данных нужно сначалапротестировать, введя в нее некоторое количество пробных записей, проверить,все ли правильно и удобно ли будет пользователю работать, и только когда всенеобходимые изменения внесены, запускать базу данных.
Изменять можно практически все: форматы полей, их типы и размеры,условия проверки вводимых значений и т.д. Для этого нужно просто переключитьсяв режим конструктора и внести необходимые изменения свойств полей. Однако нужноиметь в виду, что изменения типов полей могут повлечь за собой потерю данных,поэтому, прежде чем предпринимать подобные действия с таблицами, содержащиминужную информацию, следует внимательно прочитать соответствующий раздел этойглавы. Не менее разрушительным может оказаться и изменение межтабличных связей,поэтому этот вопрос тоже требует предварительного детального изучения.
Изменение порядка полей таблицы
Бывает, что создав таблицу и открыв ее в режиме таблицы,разработчик решает, что порядок ее полей не удобен для ввода и просмотраданных. В этом случае поля можно поменять местами, причем сделать это можно спомощью мыши. Затем можно решить, сохранить сделанные изменения навсегда илианнулировать их после закрытия таблицы. Итак, изменить положение поля в таблицеможно сделать следующим образом.
1. Откройте таблицу в режиме таблицы. Изменение порядка следованияполей — это единственное изменение структуры таблицы, которое можно выполнить вэтом режиме.
2. Щелкните на кнопке с именем того поля, которое нужнопереместить. При этом столбец поля окажется выделенным целиком.
3. Укажите курсором мыши на заголовок поля и нажмите левую кнопкумыши — вид курсора изменится, указывая на то, что выполняется операция перетаскиванияобъекта. На новую позицию левого края поля указывает при перетаскивании толстаявертикальная черта.
4. Переместите вертикальную линию в нужное положение поля иотпустите левую кнопку мыши. Поле будет перемещено.
5. Закрывая таблицу Клиент, вы получите обычный запрос наподтверждение сохранения изменений. Если поля должны остаться там, куда вы ихпереместили, подтвердите сохранение.
Порядокследования полей можно изменять и в режиме конструктора. Процедура будетпохожей: щелкните на кнопке выбора поля, выделив его, а потом перетащите вновое положение. Изменение порядка следования полей никак не затрагивает ихсвойств.
Применение бланка запроса
Запросы — важнейший инструмент любой системы управления базамиданных. Запросы служат для выборки записей, обновления таблиц и включения в нихновых записей. Чаще всего запросы применяют для выборки конкретных группзаписей, удовлетворяющих заданному условию. Кроме того, запросы позволяюткомбинировать информацию, содержащуюся в различных таблицах, обеспечиваясвязанным элементам данных таблиц унифицированный вид. В данной главерассматривается создание запросов, а также обсуждается задание в запросеусловий отбора данных и применение результатов запроса.
Что такое запрос
Бланк запроса, называвшийся в ранних версиях бланком запроса пообразцу (Query By Example — QBE), первоначально был создан, чтобы позволить пользователямкомпьютерных приложений баз данных, незнакомых с языками программирования,находить и отображать требуемые данные. Бланки запроса в той или иной формеприменяются во многих системах управления базами данных.
По мере развития компьютерной техники совершенствовалось исредство пользовательского интерфейса, называемое графическим бланком запроса.Графический бланк запроса содержит отображение имен полей одной или несколькихтаблиц базы данных в виде заголовков столбцов. Чтобы создать запрос,пользователи могут вводить в эти столбцы составные компоненты, или выражения.Поскольку в те времена, когда разрабатывался графический бланк запроса, редко использовалисьтерминалы, которые могли работать в подлинном графическом режиме, применялсястандартный текстовый режим, позволяющий отобразить 25 строк по 80 символов. Применениеграфического бланка запроса принесло успех приложению Paradox RDBMS фирмы Ansa Software на рынке настольных базданных RDBMS (система управления рв-щюнной базой данных) для персональныхкомпьютеров, на котором в то время преобладали приложения dBASE II и dBASE III.
Windows предлагает пользователям графические средства, идеально подходящиедля применения графического бланка запроса в системах управления базами данных.
Создание первого реального запроса
К данным, содержащимся в таблицах, применялась сортировка взаданном порядке и фильтрование по указанному условию отбора. Однако диалоговоеокно запроса в режиме конструктора обеспечивает большую гибкость, чем окнофильтра, поскольку позволяет выбирать поля, появляющиеся в итоговом набореданных запроса. Кроме того, объединяя основную и связанную таблицы, можносоздавать более сложные запросы.
В данной главе рассматривается применение бланка запроса.
Чтобы создатьпростой запрос:
1. Щелкните на кнопке со стрелкой возле кнопки Новый объект панелиинструментов База данных и выберите в раскрывающемся списке команду Запрос.Можно также щелкнуть во вкладке Запросы окна базы данных, затем — на кнопкеСоздать. Откроется диалоговое окно Новый запрос. Здесь можно выбратьсамостоятельное создание запроса (в режиме Конструктор) либо применить один измастеров создания специализированных запросов. Выделите пункт Конструктор ищелкните на кнопке ОК, чтобы отобразить окно запроса в режиме конструктора.
Поверх окна запроса в режиме конструктора появится окно Добавлениетаблицы. Вкладки диалогового окна Добавление таблицы позволяют выбрать всесуществующие таблицы или запросы, или их комбинацию. Новый запрос можно создатьна основе одной или нескольких созданных таблиц или запросов.
2. В данном примере для создания запроса применяются толькотаблицы, поэтому оставайтесь в открывшейся по умолчанию вкладке Таблицы.Выделите таблицу Арендная плата и щелкните на кнопке Добавить. Чтобы включитьтаблицу в запрос, можно также дважды щелкнуть на ней. Запрос можно создать наоснове нескольких таблиц, выбирая в списке имена этих таблиц и повторно щелкаяна кнопке Добавить. Однако этот пример ограничивается одной таблицей. Щелкнитена кнопке Закрыть. Диалоговое окно Добавление таблицы закроется.
В верхней области окна Добавление таблицы отобразится список полейтаблицы Арендная плата, а в нижней области окна — пустой бланк запроса. Списокполей содержит имена всех полей таблицы Арендная плата.
По умолчанию в окне запроса в режиме конструктора создается запросна выборку, возвращающий отобранные данные из таблиц или итоговый набор данныхдругих запросов на выборку. Также по умолчанию в этом режиме первомусоздаваемому (но еще не сохранявшемуся) запросу Access присваивает имя Запрос1. Имя запросу можно присвоить при сохранении. Для последующих запросов, послесохранения первого из них, Access предлагает использовать для сохранениястандартные имена Запрос 2, Запрос 3 и т.д.
Выбор полей для запроса
После выбора таблицы в диалоговом окне Добавление таблицы,выберите поля, включаемые в запрос. Создаваемый запрос предназначен длясоздания списка предпочтений покупателей, в него следует включить поля,необходимые для записи персональных мнений.
В первой строке любого графического бланка запроса содержатсяимена всех полей, включенных в запрос. (Иногда имена полей называют заголовкамиполей, или названиями полей.) Следовательно, в первой строке создаваемогообразца запроса должны находиться имена всех полей, составляющих почтовыйадрес.
Чтобы выбрать поля для бланка запроса, выполните следующиедействия.
1. После открытия диалогового окна запроса в режиме конструктора,курсор помещается в первом столбце строки Поле. Щелкните на кнопкераскрывающегося списка в правом углу этой ячейки или нажмите клавишу F4 чтобы открыть списокимен полей.
2. Щелкните на поле Название организации, чтобы выбрать его вкачестве первого заголовка поля в запросе, либо выделите имя этого поля инажмите клавишу . Список полей в нижней области окна закроется.
3. Переместите курсор во второй столбец, нажав клавишу или . (Обратите внимание, кнопка раскрывающегося списка такжеперейдет во второй столбец.) Щелкните дважды на в списке имен полей таблицы,чтобы использовать Название как второе поле запроса. Дважды щелкнуть на имениполя в списке полей таблицы — еще один способ добавления полей в запрос Access.
В Access существует и третий способ добавления полей в запрос: метод''перетащить и опустить". Чтобы применить его для вставки полей Названиеорганизации, прежде всего выделите эти поля в верхней части окна запроса. Всписке полей таблицы Арендная плата щелкните на поле Арендная плата, затем нажмитеклавишу или и, удерживая ее нажатой, выделите поляНазвание организации и Вид автомата. Можно также после выделения поля Аренднаяплата, нажав клавишу , дважды нажать клавишу .Теперь поля выделены.
5. Поместите указатель мыши на выделенные поля, щелкните иудерживайте нажатой левую кнопку мыши. Указатель мыши превратится в символ,условно представляющий имена трех выбранных полей. Перетащите его к третьемустолбцу строки Поле бланка запроса и отпустите кнопку мыши.
Access добавит имена трех полей в запрос, начиная от столбца, накотором была отпущена кнопка мыши.
6. Теперь в бланке запроса отображаются несколько столбцовстандартной ширины. В данном запросе применяется семь полей, поэтому необходимоперетащить.границы окна запроса, чтобы отобразить дополнительно два пустыхполя. Для уменьшения ширины столбцов можно переместить влево разделители полей.Чтобы отобразить два пустых поля, щелкните дважды на кнопке горизонтальнойпрокрутки вправо либо перетащите вправо бегунок полосы прокрутки.
7. Щелкните на кнопке Вид панели инструментов, чтобы перейти врежим выполнения запроса. Подождите некоторое время, пока Access выполнит запрос,основанный на таблице. Чтобы запустить запрос, можно также щелкнуть на кнопкеЗапуск панели инструментов Конструктор запросов.
Поскольку в бланке запроса в строку Условия отбора не введеноникакого условия отбора, результат выполнения запроса в таблице Колбасныепредпочтения отображает все записи.
Создание и применение форм
В Access формы служат для организации пользовательского интерфейса стаблицами данных. Многие задачи можно решить, просмотрев таблицы и результатызапросов в режиме таблицы. Например, можно расположить поля формы так, чтобыввод и редактирование записи выполнялся слева направо и сверху вниз. Формыпозволяют создать средства многовариантного выбора значений полей, в которыхдля представления допустимых значений применяются сокращенные кодовыеобозначения. Правильно сконструированная форма ускоряет ввод данных и сводит до.минимумаошибки ввода оператора.
Формы создаются из набора отдельных конструктивных элементов,называемых элементами управления, или объектами элементов управления. Элементыуправления — это компоненты экрана и диалоговых окон как Access, так и прочих приложенийWindows. Для ввода иредактирования данных применяют поля, для наименования полей применяют надписи(также называемые подписями), а для вставки рисунков — рамки объектов. В окнеформы размещают элементы управления двух типов: для отображения данных таблиц идля отображения статических данных — подписей и логотипов.
Типы форм
Содержимое и внешний вид формы зависит от ее назначения вконкретном приложении баз данных. Существует три типа приложений баз данных.
Приложения для обработки транзакций. Они предназначены длядобавления в таблицы новых записей и редактирования существующих. Этиприложения требуют доступа (разрешения) на запись в таблицы, связанные сформами.
• Приложения для поддержки принятия решений. В таких приложенияхинформация предоставлена в виде графиков, таблиц или отдельных элементовданных. Возможность ввода или редактирования данных отсутствует. Эти приложениятребуют доступ только для чтения таблиц, связанных с формами.
• Приложения поддержки баз данных. Они предназначены длявыполнения административных функций, таких как создание баз данных или таблицбаз данных, контроль доступа к базе данных, защита данных с помощью пароля,периодическое уплотнение и копирование базы данных. Приложения поддержки базданных требуют полного доступа ко всем объектам базы данных.
Формы — основные элементы приложений для обработки транзакций иподдержки принятия решений, описываемых в следующих разделах. Обычные операцииподдержки баз данных не требуют применения форм, однако формы удобноиспользовать при вводе и просмотре записей.
Создание главной формы с помощью мастера форм
Создать форму и подчиненную форму проще всего с помощью мастераформ Access. Он позволяет создавать формы (с подчиненными формами и без них),содержащие поля из одной или нескольких таблиц или запросов. Мастер формсоздает основную структуру формы и добавляет элементы управления Поле дляотображения и редактирования значений элементов данных.
Чтобы создать форму Клиент с помощью мастера форм, выполнитеследующие действия.
1. Выберите вкладку Формы окна базы данных, затем щелкните накнопке Создать. Отобразится диалоговое окно Новая форма.
2. Выберите Мастер форм в списке диалогового окна Новая форма.Мастер форм позволяет создать как простую форму (без подчиненной формы), так иформу с данными, содержащую подчиненную форму. После выбора опции Конструктороткрывается пустая форма в режиме конструктора, а после выбора одной из опцийАвтоформа— автоматически создаются формы с особой структурой: в столбец,ленточная и табличная. Щелкнув на опции Диаграмма, вы запустите мастердиаграмм, позволяющего вставить в форму диаграмму или график. Наконец, спомощью опции Сводная таблица можно ускорить создание формы на основе сводныхтаблиц Excel.
3. В раскрывающемся списке в нижней части диалогового окна Новаяформа перечисляются все существующие таблицы или запросы, доступные в качествеисточника данных формы. Щелкните на стрелке, чтобы открыть список, затемвыберите таблицу Клиент. Щелкните на кнопке ОК. Access отобразит первоедиалоговое окно мастера Создание форм.
4. Выделите Название организации в списке Доступные поля, затемщелкните на кнопке с символом >, чтобы перенести поле Номер анкеты из спискаДоступные поля в список Выбранные поля. Для переноса поля можно также дваждыщелкнуть на имени этого поля.
Повторите эти действия для полей Адрес, Телефон, ФИО КЛ таблицыКлиент. (Включение этих полей в форму позволяет редактировать данные этих полейв таблице Клиент.)
5. Откройте раскрывающийся список Таблицы/запросы и выберитетаблицу Клиент. В списке Доступные поля отобразятся доступные поля таблицыКлиент.
6. Щелкните на кнопке », чтобы включить все поля списка Клиент всписок Выбранные поля. (Таким образом вы будете иметь возможность редактироватьвсе поля таблицы Клиент.)
7. Поскольку поле Название организации таблицы Арендная платавключено в список Выбранные поля, нет необходимости включать в форму полеНазвание организации таблицы Клиент. Выделите поле Название организации всписке Выбранные поля, затем щелкните на кнопке
8. Поскольку поля, выбранные для отображения с помощью формы,находятся в разных таблицах, мастер форм предлагает выбрать тип представленияданных.
9. Теперь Мастер форм предлагает выбрать внешний вид подчиненнойформы. Выберите опцию ленточный. В результате подчиненная форма будетотображать данные таблицы Клиент в ленточном формате, подобном отображению в режиметаблицы, однако допускающем изменение форматирования (цвета, заголовковстолбцов и т.д.). Щелкните на кнопке Далее, чтобы перейти в следующеедиалоговое окно Создание форм.
10.Мастер форм отображает диалоговое окно выбора стиля отображенияформы. Создаваемая форма применяется для ввода данных — в ней не требуетсяспециальных эффектов выделения или оформления полей. Поэтому щелкните на опцииОбычный, а затем — на кнопке Далее, чтобы перейти в последнее диалоговое окномастера.
Главную форму, созданную мастером форм, можно уже использовать.Однако как главная, так и подчиненная формы, нуждаются в доработке. Впоследующих примерах этой главы показано, как модифицировать формы, создаваемыемастером форм. Полученные навыки редактирования форм можно применить присоздании собственных форм «с нуля» (как это сделать, вы узнаете вследующей главе). Независимо от опыта создания форм Access, применение мастера длясоздания основного макета формы значительно экономит время.
Применение конструктора формы
Чтобы модифицировать макет новой формы, щелкните на кнопке Вид панелиинструментов. Откроется окно конструктора формы. Перемещаемая Панель элементовпозволяет вставлять в форму новые элементы управления.
Элементы окна конструктора форм
Форма в окне конструктора состоит из трех частей: Заголовок формы,Область данных и Примечание формы. Применение колонтитулов (с помощью командыВид Колонтитулы) не обязательно. В окне конструктора форм расположены следующиеэлементы.
• Панель инструментов Конструктор форм с кнопками быстрого доступак командам меню в режиме конструктора.
• Панель инструментов Формат (форма/отчет) с кнопками опцийформатирования цветом, шрифтами, границами и т.д.
• Вертикальная и горизонтальная линейки помогают определять размери положение объектов формы. Линейки калиброваны в сантиметрах (в версиях Access для стран, применяющихметрическую систему измерений).
• Вертикальную линию, указывающую положение правого поля формы,можно переместить в любое нужное место.
• Горизонтальную линию, указывающую положение нижнего поля формы,можноподчиненной формы, чтобы вместить ее в прямоугольник заданного размера вглавной форме.
• Полосы вертикальной и горизонтальной прокрутки позволяютпросматривать части формы, выходящие за пределы экрана.
• Полоса раздела Заголовок формы определяет высоту разделазаголовка формы. Она применяется только в случае, если в форму добавляютзаголовок и примечание. Раздел заголовка формы содержит не изменяющийся текст,графические изображения и другие элементы управления, отображаемые в верхнейчасти формы. В многостраничной форме заголовок отображается только на первойстранице.
• Полоса Область данных отделяет заголовок от остальногосодержимого формы. В области данных находятся элементы управления формы,отображающие данные таблиц и запросов, а также статические элементы, такие какнадписи и логотипы.
• Раздел Примечание формы по функциям подобен разделу Заголовокформы. При выводе на печать многостраничной формы Примечание формы печатаетсятолько внизу последней страницы.
Печать отчетов
Отчет — конечный продукт большинства приложений баз данных. Отчет Access — это ленточная формаособого рода, сконструированная специально для печати. Для его создания Access комбинирует данныетаблиц, запросов и даже форм. Отчет предназначен для печати и широкогораспространения (это может быть и печатная версия формы). Такие отчеты частоприменяют для поддержки принятия решений. Напечатав ленточную форму, можносоздать отчет, отображающий все или часть значений полей таблицы или запроса.
В данной главе обсуждается создание относительно простых отчетов спомощью мастера отчетов. Кроме того, рассматриваются методы модификацииконструкции отчетов, созданных мастером, для более полного соответствиятребованиям пользователя.
Отчеты и формы: различие и сходство
Большинство методов создания форм для обработки транзакцийприменимо и к отчетам. Ниже перечислены принципиальные различия между формами иотчетами.
• Отчеты предназначены только для печати, но не отображения данныхна экране. В окне предварительного просмотра содержимое отчета отображается внеудобном для чтения виде. В увеличенном же масштабе можно просмотреть толькочасть отчета.
• В отличие от форм, данные, на базе которых создан отчет,невозможно изменять с помощью элементов управления, установленных на панелиэлементов. В отчетах Access не разрешает пользователю вводить данные спомощью переключателей, флажков и т.д. Однако эти элементы управления можноприменять для указания состояния Да/Нет переключателей, флажков и полей созначениями, производными от списков, предназначенных для многовариантноговыбора.
• Отчеты невозможно просматривать в режиме таблицы. Доступентолько предварительный просмотр, перед печатью и режим конструктора.
• Можно создать свободный отчет, не связанный с источником данных.Свободные отчеты служат «контейнерами» индивидуальных подчиненныхотчетов, использующих собственные источники данных.
• С помощью специальных диалоговых элементов управления, служащихдля установки параметра принтера, можно задать минимально допустимые левые,правые, верхние и нижние печатные пол отчета. Если отчет меньше ширины листабумаги, положение правого поля определяется конструкцией отчета. Передвигаяпечатные поля вправо от отображаемого левого поля, можно установил ширинулевого поля, превышающую стандартную.
• В многостолбцовых отчетах число столбцов, ширина столбцов ирасстояние между ними задаются установками параметров принтера, но неэлементами управления или установками свойств в режиме конструктора.
С другой стороны, характеристики отчетов и форм Access имеют много общего.
• Мастера отчетов. С их помощью могут создаваться три основныхтипа отчетов: в столбец, ленточный и почтовые наклейки. Отчеты, созданныемастерами, можно
Разделы отчета. Они включают в себя заголовок, примечание иколонтитулы. Заголовок и примечание печатаются в начале и конце отчета,колонтитулы — на каждой странице. Раздел примечаний отчета нередко используютдля печати итоговых значений. Разделы отчета соответствуют разделам формы стеми же именами.
Разделы групп отчета. В целом, они аналогичны разделам данныхформы. Группу часто называют группировкой, а процесс создания группы записей —группированием. Для печати промежуточных итогов в группировки отчетов можновключать заголовки и примечания. В разделы заголовков и примечаний группвставляются статические (свободные) изображения, а в разделы групп —присоединенные изображения.
Подчиненные отчеты. Такие отчеты включают в отчеты точно так же,как в главные формы включают элементы управления Подчиненная форма/отчет.
Типы отчетов Access
Отчеты Access подразделяются на шесть категорий (макетов).
• Одностолбцовые отчеты. В них в одном длинном столбце полейперечисляются значения каждого столбца в каждой записи таблицы или запроса.Надписи указывают имя столбца, а в полях справа от надписей приведены значения.Средство Асеева Автоотчет: в столбец позволяет создать отчет, состоящий изодного столбца, с помощью кнопки Автоотчет панели инструментов. Одностолбцовыеотчеты применяют редко: их распечатка требует большого расхода бумаги.
• Ленточные отчеты. В таких отчетах в озаглавленном столбцерасположено каждое поле таблицы или запроса, а каждая запись помещается вотдельную строку. При печати каждое значение записи располагается в строке подзаголовком соответствующего столбца. Если все столбцы не помещаются на однустраницу, печатаются дополнительные страницы, пока не отобразятся все столбцы.Затем печатается следующая группа записей
• Многостолбцовые отчеты. Они создаются из одностолбцовых отчетов.Информация, не поместившаяся в первый столбец, переходит в верхнюю частьвторого столбца и т.д. В таком формате при печати отчета затрачивается меньшебумаги. Однако применение таких отчетов ограничено, поскольку результатвыравнивания столбцов, как правило, не всегда отвечает требованиямпользователя.
• Отчеты с группированием данных. Самый популярный тип отчетов.Такие отчеты позволяют вычислять итоговые значения для групп и представляютинформацию в удобном для использования виде. В конце отчета отображаются итоги.
• Почтовые наклейки. Особый тип многостолбцовых отчетов,создаваемых для печати имен и адресов (или других данных, расположенных внескольких столбцах) в группах. Каждая группа полей заполняет ячейку сетки.Конструкция наклейки зависит от числа столбцов и строк на странице.
• Свободные отчеты. Такие отчеты состоят из подчиненных отчетов.При этом каждый подчиненный отчет создается на основе независимых источниковданных, например, таблиц или запросов.
В первых четырех типах отчетов в качестве источника данныхприменяют таблицу или запрос формам Отчеты такого рода называют присоединеннымик источнику данных. В свободном отчете главный отчет не связан с источникомданных — таблицей или запросом. Однако подчиненные запросы, содержащиеся всвободных отчетах, должны быть связаны с источником данных.
Использование мастера диаграмм для создания графика
Использование мастера диаграмм значительно упрощает процесссоздания графика. Этот инструмент можно применять для создания двух различныхклассов графиков и диаграмм.
• На несвязанном графике для каждой строки запроса строитсяотдельная линия. Типами несвязанных диаграмм являются гистограммы и диаграммы собластями.
• Связанные график или диаграмма строятся только для текущейзаписи формы, на которой они размещаются, и отображают значения всего однойстроки запроса или таблицы.
Чтобы построить несвязанный график на основании данных, отобранныхс помощью построенного ранее запроса Мастер Диаграмм, выполните следующиедействия.
1.Создайте новую форму, выберите в верхнем списке пункт Диаграмма,a в раскрывающемся списке— запрос Мастер Диаграмм. Щелкните на кнопку ОК, чтобы открыть первоедиалоговое окно для создания диаграммы.
2.Щелкните на кнопке » для добавления всех трех полей в диаграмму.Щелкните накнопку Далее, чтобы открыть следующее окно.
3.Щелкните на кнопку График, расположенной в третьем ряду наборакнопок с типам* диаграмм. После этого щелкните на кнопку Далее для перехода кследующему окну.
4.Программа создания диаграмм попытается создать перекрестныйзапрос, основанный на типах данных из набора вашего запроса. В данном случаеэта программа допустит ошибку, предположив, что вы собираетесь отобразитьмесяцы в окне легенды и типы продуктов вдоль горизонтальной оси диаграммы.
5. Нам нужно, чтобы в окне легенды были отражены категории, амесяцы отобразились вдоль горизонтальной оси. Перетащите кнопку Категория справой стороны окна и опустите ее на место легенды. После этого точно таким жеобразом переместите кнопку Дата Исполнения под горизонтальную ось. На нейпоявится новый (немного урезанный) заголовок. Дважды щелкните на этой кнопке,откроется диалоговое окно Группировка, в котором вы можете выбрать любойинтервал времени д.р. Выберите и щелкните на кнопке ОК. Для перехода кпоследнему окну мастера создания диаграмм щелкните на кнопке Далее.
6. В окне задания имени для диаграммы введите Сделки. Если имеетсянеобходимость в отображении легенды, то установите опцию Да. Изменятьустановленные по умолчанию значения других опций не стоит.
7. Щелкните на кнопке Готово для отображения графика в форме. Впоявившейся диаграмме сложно что-то понять, да и наличие легенды создаетвидимость беспорядка. Ниже описывается, как устранить эти проблемы.
8. Щелкните на кнопке Вид, чтобы перейти в режим конструктора, иувеличьте размеры
9. Присвойте свойству Доступ свободной рамки объекта значение Да,а свойству Блокировка — Нет.
После завершения процесса создания структуры формы установитесвойство Доступ в Нет, чтобы другие пользователи вашего приложения не смоглиактивизировать диаграмму и изменить ее структуру.
4. Область применения ACCESS
Разработанная мною база данных может использоваться маркетологамипредприятий, обслуживающих и устанавливающих автоматы по оплате платежей черезИнтернет. Построив запрос можно проследить своевременность выплат и срокипродления договоров о взаимном сотрудничестве, а значит правильно проводитьсбытовую политику. Построив зарос можно определить где чаще всего происходитполомка автомата и принять правильное решение по устранению неполадок, можетполной замене автомата, что позволит грамотно вести пост-обслуживание клиентов.Запрос на «услуги автомата» позволит определить какой процент с каждой сделкиимеет фирма в определенной Т.Т. и своевременно расширить возможные услуги вавтомате, что обеспечит эффективное продвижение товара и стабильное ведениефинансовой отчетности.
Разработанная база данных позволяет задавать различные запросы,помогающие маркетологам правильно планировать маркетинговую стратегию,товарную, ценовую, рекламную политику, а так же оценивать эффективность ужепроведённых мероприятий и вносить коррективы.
Для того чтобы воспользоваться базой данных, нужно:
1.Войти в область Access.
2.Выбрать нужную база данных.
3.Перейти в область запроса и запросить данные, которые нам нужныдля получения результата.
4.Перейти в область форм и создать форму отчёта.
5.Создать отчёт и получить результат, на основе которого делаются выводы(основываясь на данных, которые указываются в запросе).
Выводы
На основе полученных результатов, представленных в отчётах,маркетолог может сделать выводы, необходимые ему для принятия правильногорешения относительно внедрения и правильного позиционирования товара на рынке,ведения товарной, сбытовой и рекламной политики, проведения маркетинговыхмероприятий и анализа их эффективности и д.р. Так, например, из отчёта пообъему заказа можно проследить какое количество товара было куплено различнымипредприятиями и какие тенденции можно из этого выявить. Отчёт по договорампозволяет сделать выводы о том, что, такие компании как: «Каре» и «Снегирь»являются постоянными задолжниками, при этом объем заказа у них достаточно велики выплаты производятся с процентами по неустойке, поэтому отказываться отсотрудничества с ними пока не стоит. Отчет о клиентах позволяет менеджеру снаибольшей эффективностью работать с организациями-заказчиками, посколькуданная схема данных показывает все контакты с фирмой. Так как в Access можно задать любойотчёт, то с помощью получаемых результатов можно предугадать даже малейшиенюансы маркетинговой стратегии.
С помощью этой работы Вы познакомились с Access и теми её уникальнымивозможностями, благодаря которым она является самой лёгкой в использованиисреди всех других систем управления базами данных.
Из этой работы Вы узнали: как с помощью мастера баз данных истандартных шаблонов Access создать собственную базу данных, что такоестандартные объекты Access, такие как таблицы, формы, отчёты и модули; как с помощью панелиинструментов и меню выполнять различные задачи; как выбрать оптимальный типданных; как добавлять в таблицы новые записи, вводить и редактировать данные.
В работе рассказывается о мощном механизме отбора и обработкиданных — запросах — и об организации межтабличных связей, являющихся основойреляционных СУБД. Мы узнали, как создаются самые простые запросы с помощьюконструктора запросов; как отбирать нужные поля и описывать результирующиенаборы записей; как объединять таблицы в мощные перекрестные запросы,суммирующие данные таблиц и представляющие результаты в очень наглядном икомпактном виде.
Часть работы посвящена изучению объектов интерфейса Access. Благодаря формам сразнообразными элементами Ваши базы данных «оживут», а мощные генераторыпозволят распечатывать профессионально оформленные отчёты. Их можно будетсохранять и в файлах, чтобы потом продолжить работу с ними в Excel или Word. Вы узнали о том, как спомощью мастеров избежать рутинной работы по созданию простейших основных иподчинённых форм; как работать с мастерами создания отчётов.
Списокиспользуемой литературы
1. РоджерДженигс. Access 97. — М.: 1998
2. Диго СМ.Проектирование баз данных. — М.: «финансы и статистика», 1988
3. МорозовВ., Шафрин Ю. Курс компьютерной технологии. — М.: «АБФ», 1998
4.Информационные технологии в маркетинге. — М.: «Юнити», 2000
Приложение
Таблица №1Договора Название организации Номер договора Адрес ООО «Амега» 56041 г. Исса, ул. Совхозная д 7б ООО «Изумруд» 56042 г. Кузнецк, ул. Пролетарская д. 43а ООО «Рафэл» 56044 г. Пенза, ул. Измайлова д.26 ООО «Каре» 56043 г. Пенза, ул. Свердлова д. 1 ООО «Снегирь» 56045 г. Сердобск, ул. Мира д. 2
Таблица №2Задолжность Название организации Сумма задолжности ООО «Амега» 1000 ООО «Изумруд» 500 ООО «Каре» 2900 ООО «Рафэл» - ООО «Снегирь» 1400
Таблица №3Клиент Название организации Адрес ФИО директора контакты ООО «Амега» г. Исса, ул. Совхозная д 7б Мичурин Алексей Витальевич (842)437095 ООО «Изумруд» г. Кузнецк, ул. Пролетарская д. 43а Синицын Евгений Петрович (845)345674 ООО «Каре» г. Пенза, ул. Свердлова д. 1 Степанов Георгий Семенович (8412)437613 ООО «Рафэл» г. Пенза, ул. Измайлова д.26 Балашов Иван Васильевич (8412)554378 ООО «Снегирь» г. Сердобск, ул. Мира д. 2 Макарова Надежда Ивановна (843)344906
Таблица №4Объем заказа Название организации Срорк отгрузки Срок приема Выплата Объем заказа ООО «Амега» 01.11.07 01.11. 07 5000 40 ООО «Изумруд» 02.11.07 03.11.07 4700 38 ООО «Каре» 03.11.07 03.11.07 1000 10 ООО «Рафэл» 04.11.07 05.11.07 6700 54 ООО «Снегирь» 05.11.07 06.11.07 4645 35
Запрос №1Задолжности Название организации Сумма задолжности Номер договора Адрес ООО «Рафэл» - 56044 г. Пенза, ул. Измайлова д.26 ООО «Изумруд» 500 56042 г. Кузнецк, ул. Пролетарская д. 43а ООО «Каре» 2900 56043 г. Пенза, ул. Свердлова д. 1 ООО «Снегирь» 1400 56045 г. Сердобск, ул. Мира д. 2 ООО «Амега» 1000 56041 г. Исса, ул. Совхозная д 7б
Запрос №2 Задолжность 1000руб Название организации Сумма задолжности Номер договора ООО «Амега» 1000 56041
Запрос №3 Объем заказов Название организации Срорк отгрузки Объем заказа ФИО директора контакты ООО «Амега» 01.11.07 40 Мичурин Алексей Витальевич (842)437095 ООО «Изумруд» 02.11.07 38 Синицын Евгений Петрович (845)345674 ООО «Каре» 03.11.07 10 Степанов Георгий Семенович (8412)437613 ООО «Рафэл» 04.11.07 54 Балашов Иван Васильевич (8412)554378 ООО «Снегирь» 05.11.07 35 Макарова Надежда Ивановна (843)344906
Форма
/>
Форма №1
/>
Форма №2
/>
Форма №3
/>
Отчеты
/>
Отчет №1
/>
Отчет №2
/>
Отчет №3
/>