План:
Введение
1.Описание этапов создания реляционной базы данных
1.1СУБД «ACCESS»
1.2Создание таблиц
1.3Установление связей между таблицами в БД
1.4Создание форм
1.5Создание запросов
1.6.Создание отчетов
Заключение
Списоклитературы
Введение
В каждой областидеятельности создаются собственные базы данных: в социальном обеспечении — пополучателям пенсий, в медицине – по диспансерному учету, по льготнымлекарствам.
Так, для кадровой службыразработана и используется программа «Кадры» специально для работы с личнымиданными сотрудников. База данных, имеющаяся в учреждении, позволяет работникамкадровых служб накопленную информацию по сотрудникам оптимально хранить,искать, а также использовать при оформлении различных статистических данных,подготовке отчетов, при решении задач по вопросам повышения квалификации,сертификации.
«БАЗА ДАННЫХ (БД) – этосовокупность взаимосвязанных и упорядоченных данных, которая обеспечивает ихоптимальное использование в определенной области человеческой деятельности».[1]
В лечебно–профилактическихучреждениях Самарской области используется база данных «Кадры», в которойинформация хранится в нескольких таблицах. При установлении между ними связейможно создавать запросы по данным из этих связанных таблиц.
В качестве примерарассмотрим этапы создания БД сотрудников в СУБД В МУЗ «Городская поликлиника№3».
1. Описание этапов создания реляционной базы данных
1.1 СУБД «ACCESS»
СУБД – это система, позволяющаясоздавать БД, которая управляет вводом и взаимосвязью данных внутри БД, либомежду БД.
СУБД «ACCESS» — реляционная базаданных.
Основные функции СУБД
1. Определение данных –какая именно информация будет храниться в БД, задается структура и тип(текстовый, числовой и т.д.) данных, их связь.
2. Обработка данных –фильтрация, вывод на экран только необходимых столбцов или строк и сортировкаданных, объединение данных и вычисление итоговых значений.
3. Управление данными –пароли, корректировка и добавление новых данных.
При получении заданиянеобходимо: нажать кнопку «ПУСК»- «Программы» – открыть окно и выбрать пункт«Файл» – открыть. Выбрать из списка файлов имя БД и нажать ОК
1.2 Создание таблиц
Таблицы служат источникомданных для запросов, форм, отчетов.
Для базы данных «Кадры» создаем таблицы в режиме«Конструктор». Нажимаем кнопку «Создать» на вкладке таблицы (см. рис. 2.1.) ивыбираем пункт списка «Конструктор».
/>
рис.1.1 Окно работы собъектами «Access»
В открывающемся окне«Конструктор» в столбце «Имя поля» вносим наименования полей создаваемойтаблицы. В столбце «Тип данных» — перечисляем типы полей создаваемой таблицы иопределяем ключевое поле для связи таблиц по определенному полю.
/>
рис.1.2 создание таблицыв режиме конструктора
Например: тип данных дляполя «КодСотрудника» – счетчик, а для поля «Фамилия» – текстовый (см. рис.1.2).Чтобы определить ключевое поле необходимо выделить его и нажать инструмент срисунком ключа.
Без ключевых полейневозможно осуществить связывание таблиц.
Таким образом, создаемчетыре таблицы:
— Таблица «Сотрудник» сполями Код сотрудника, Табельный номер, Фамилия, Имя, Отчество, должность (см. рис.2.3.);
— Таблица «СотрАдр» сполями Код сотрудника, Адрес, ДомТелеф, СемПолож (см. рис. 2.4.)
— Таблица «Семейноеположение» с полями СемПолож и Код; (см. рис. 1.5.)
— Таблица «Должность» сполями КодДолжн и Должность (см. рис. 1.6.)
/>
рис.1.3 Таблица «Сотрудник»
Для более удобной работыпри заполнении таблицы «Сотрудник» поле «Должность» имеет подстановку изсправочника «Должность» (см. рис. 1.4)
/>
рис. 1.4 Связываниетаблиц при помощи подстановки
Аналогично в таблице«СотрАдр» поле «Семейное положение» имеет подстановку из справочника «Семейноеположение» ( см. рис.2.6.)
/>
рис.1.5 Таблица СотрАдр
/>/>
рис. 1.6 Таблица Семейноеположение рис.1.7 Таблица Должность
1.3 Установление связеймежду таблицами в БД
Существует три видасвязей: 1 –к – 1; 1 – ко – многим; много – ко – многим.
Для установки связеймежду таблицами на панели инструментов имеется кнопка />
/>
рис. 1.8 Установлениесвязей между таблицами
В поле схемы данныхдобавляем таблицы, которые будут связаны. Наложением друг на друга ключевых полей,с помощью которых будут связаны таблицы, создаем связи между ними. Названиеключевого поля должно соответствовать названию другому.
Например: таблица«Сотрудник» связана с таблицей «СотрАдр» по КодСотрудника связью 1 – к – 1, атаблица «Семейное положение» связана с таблицей «СотрАдр» связью 1 – ко –многим (см. рис. 1.8.)
После установления связейможно создать запрос по данным из этих связанных таблиц.
При необходимости типсвязи можно легко изменить, удалить ненужную связь или создать новую.
1.4 Создание форм
Для удобной работы с БД вACCESS можно создавать формы.Они могут использоваться для поиска и ввода данных. Формы дают возможностьвывести на экран больше данных, нежели таблицы.
На закладке «Формы» вокне «Создание объектов» создаем формы в режиме конструктора.
/>
рис.1.9 Форма «Сотрудники» — режим конструктора
Для создания полей вформе используется панель элементов. Для определения свойств формы, полей,заголовков и т.д. используется окно свойства, где устанавливаются нужныепараметры для каждого объекта.
В программе «Кадры»имеются пять форм:
— Главная (см. рис. 1.10)
— Запросы
— Отчеты
— Сотрудники (см.рис.1.11)
— и подчиненная формаПФСотрАдр
Форма Главная используетсядля запуска рабочих форм БД и имеет вид:
/>
рис. 1.10 Форма Главная
Форма Главная имеетчетыре кнопки:
— Кнопка «Работа с базойданных» — предназначена для работы с формой «Сотрудники»;
— Кнопка «Работа позапросам» — предназначена для работы с формой «Запросы»;
— Кнопка «Работа сотчетами» предназначена для работы с формой «Отчеты»;
- Кнопка«STOP» — предназначена длявыхода из БД.
В программе «Кадры» дляудобства работы создано три формы:
— «Сотрудники» — длякорректировки, ввода и удаления данных о сотрудниках (рис.1.11);
— «Запросы» — дляформирования запросов по БД (рис.1.12);
— «Отчеты» — дляформирования отчетов по запросам (рис.1.13).
/>
рис. 1.11 ФормаСотрудники
/>
рис.1.12 Форма запросы
/>
рис.1.13 Форма Отчеты
Форма «Сотрудники» служитдля корректировки, ввода и удаления данных о сотрудниках. На форме имеются пятькнопок для удобной работы с БД:
— внести новую запись;
— сохранить запись;
— удалить запись;
— найти запись;
— выход из формы вГлавную форму.
Каждой кнопке назначенсвой макрос.
Например: выход из формы:
/>/>
Рис. 1.14 Макрос длякнопки «выход из формы»
Аналогично данной кнопке,остальные кнопки выполняют свои макрокоманды.
1.5 Создание запросов
Запрос – это средствоотбора данных из одной или нескольких таблиц при помощи определенногопользователем условия. Его удобно использовать и в качестве «буфера» междутаблицами и формой. В запросе можно сортировать и отбирать данные. При этоминформация в исходных таблицах остается неизменной.
Форма «Запросы» в БД «Кадры» предназначена для работы по запросам. На ней имеются пять кнопок:
- «найтипо табельному номеру» — выполняется запрос «Поиск сотрудника по табельномуномеру».
/>
рис.1.15 Создание запросав режиме конструктора
Запрос создан в режимеконструктора с помощью таблиц «Сотрудники», «СотрАдр» и «Должность» (см рис.1.15). В поле условие отбора задан параметр отбора сотрудников по табельномуномеру из БД (см. рис.2.16)
/>
рис. 2.16 Запрос «Поискпо Таб.Ном»
В результате запросаоткрывается форма «ТабНом», где отражается результат (см.рис.1.17).
/>
рис.1.17 Форма ТабНом
- кнопка«Найти по фамилии» предназначена для поиска сотрудника в БД по фамилии ивыполняет запрос «Фамилия», который создан аналогично запросу «ТабНом». Запроссоздан в режиме конструктора с помощью таблиц «Сотрудники», «СотрАдр» и«Должность» (см. рис. выше). В поле условие отбора задан параметр отборасотрудников по фамилии из БД.
В результате запросаоткрывается форма «Фамилия» (см.рис.1.18.)
/>
рис. 1.18 Форма Фамилия
- кнопка«Сортировать по алфавиту» — активизирует запрос сортировки БД по алфавиту спроставлением семейного положения сотрудникам и выдает форму СемПол (см.рис.1.19). Запрос создан в режиме конструктора с помощью таблиц «Сотрудники иСотрАдр». В поле сортировка задан параметр по возрастанию, т.е. БД сортируетсяпо алфавиту (см. рис.1.20).
/>
рис.1.19 Создание запроса«СемПол»в режиме конструктора
/>
рис. 1.20 Форма СемПол
- кнопка«Отобрать по должностям» активизирует запрос «Должн», который также создан врежиме конструктора с помощью таблиц «Сотрудники» и «Должность» (см. рис 1.21),причем поле «Должность» из таблицы «Сотрудники» не выводится на экран, но понему выполняется запрос (см. рис.1.22).
/>
рис. 1.21 Созданиезапроса «должность» в режиме конструктора
/>
рис. 1.22 Запрос навыборку по полю «Должность»
В результате запроса наэкран выводится форма «Должн» выдающая список сотрудников из БД « Кадры», ссоответствующими должностями (см.рис.2.23.)
/>
рис. 1.23 Форма «Должн»
- кнопкаСТОП – выход из формы «Запросы» в Главную форму.
1.6 Создание отчетов
Форма «Отчеты» служит дляработы с отчетами, на ней имеются четыре кнопки:
— кнопка «Списки подолжностям»- выводит на экран файл отчета, созданный на основе запроса «Должн».
Отчет «Списки подолжностям» создан в режиме конструктора (см. рис.1.24)
/>
рис.1.24 Создание отчетав режиме конструктора
Данный отчет выводит напросмотр, а при необходимости и на печать Отчет Списки по должностям (см.рис.1.25)
/>
рис.1.25 Отчет «Списки подолжностям»
— кнопка «Личная карточкасотрудника» — активизирует файл отчета «Фамилия», созданный на основе запроса«Фамилия» и выдает отчет «Личная карточка сотрудника», Отчет создан в режиме«Конструктора» аналогично отчету «Должность».(см. рис. 1.26)
/>
рис. 1.26 Отчет «Личнаякарточка сотрудника»
- кнопка«Списки» сотрудников активизирует файл отчета «Сотруд», созданный на основезапроса «Сотруд», и выдает для просмотра и печати отчет «Список сотрудников».Данный отчет создан в режиме конструктора аналогично предыдущим отчетам(см.рис.1.27.)
/>.
рис.1.27 Экранная формаотчета «Список сотрудников»
- кнопкаСТОП – выход из формы Отчеты в главную форму.
Заключение
«Учет трудовых ресурсов иуправление ими – необходимая составляющая в общем планировании ресурсов любойорганизации».[2]
Однако по мере ростаорганизации для обеспечения оперативной обработки документации по личномусоставу и эффективной работы с персоналом возникает необходимость в средствахавтоматизации.
Использованиекомпьютерных технологий дает возможность быстро получать любые формыотчетности, гибко менять выходные отчетные формы в соответствии с изменениями взаконодательстве и потребностями самой организации.
Внедрение программ накрупных предприятиях позволяет значительно улучшить условия труда работниковкадровых служб, плановых и расчетных подразделений.В данной контрольной работепредложен один из способов реализации задачи « Автоматизированное рабочееместо» работника службы кадров и использование БД «Кадры».
Программа позволяетраспечатать большое количество документов, необходимых при работе с кадрами,тем самым, экономя рабочее время сотрудника. Данная программа имеет удобныйпользовательский интерфейс, дешевую себестоимость, небольшие требования каппаратному обеспечению.
Пользователи могутсамостоятельно готовить различные отчеты по персоналу предприятия, формироватьсписки на основании произвольно сформированного запроса.
Список литературы
1. «Секретарскоедело». Ежеквартальный журнал. М., 2001. №1
2. Д. Вейскас«Эффективная работа с Access97”.
3. А. Гончаров«Компьютер для менеджера». Самоучитель – СПб: Изд-во «Питер».2000
4. Ф. Новиков, А.Яценко. Microsoft Access 2000. – ВНV – Санкт-Петербург – 1999.
5. Р.Селеста « Access 2000: Учебный курс”.М., 2000.