СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ
1. ОБСЛЕДОВАНИЕ ПРЕДМЕТНОЙ ОБЛАСТИ
1.1 Описание предметной области
1.2 Описание работы паспортистки
1.3 Анализ входных и выходных документов
1.4 Описание запросов пользователя
2. ПРОЕКТИРОВАНИЕ БАЗЫ ДАННЫХ
2.1 Определение цели создания базы данных
2.2 Определение таблиц, которые должна содержатьбаза данных
2.3 Определение необходимых в таблице полей
2.4 Определение полей с уникальными значениями вкаждой записи
2.5 Определение связей между таблицами
3. ИНФОЛОГИЧЕСКОЕ ПРОЕКТИРОВАНИЕ
3.1 Перечень сущностей
3.2 Диаграмма «сущность-связь»
4. ПРЕОБРАЗОВАНИЕ ER-ДИАГРАММЫ В ОТНОШЕНИЯ
5. ВЫБОР И ОПИСАНИЕ ИСПОЛЬЗУЕМОЙ СУБД
6. СОЗДАНИЕ БАЗЫ ДАННЫХ
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИНФОРМАЦИОННЫХ ИСТОЧНИКОВ
ВВЕДЕНИЕ
Автоматизациятехнологических и управленческих процессов, без которых немыслимо эффективноерешение задач управления промышленным или торговым предприятием, банком,учебным заведением, государственными структурами и т.д., основывается нанакопление, обработке и хранении больших объемов информации. Современныесистемы управления базируются на автоматизированных информационных технологиях.Информационные технологии – это процессы сбора, передачи, обработки информациии принятие управленческого решения.
Эффективностьавтоматизированных информационных управляющих систем в значительной мерезависит от того, насколько обеспечивается скорость доступа к данным, ихполнота, достоверность, непротиворечивость. И практически везде информационнаясистема представляет собой интегрированную систему, ядро которой составляетбаза данных, представляющее собой самодокументированное собрание взаимосвязанныхданных.
Для написания курсовогопроекта, необходимо обладать теоретическими знаниями и практическими умениямисоздания базы данных.
База данных – этоуникальный файл (или набор файлов), содержащий в себе информацию, котораяявляется однородной и упорядоченной по определенному критерию.
Данная курсовая работаразработана для базы данных «Паспортистка жилищной организации».
Целью курсовогопроектирования является приобретение практических навыков обследованияпредметной области, концептуального, логического и физического проектирования,а также автоматизация работы паспортистки жилищной организации. Результатомданной работы является создание собственной базы данных и всех программныхсредств.
Создание данной базыоблегчит работу пользователю (оператору), который физически не может помнить ихранить всю необходимую информацию в голове. Данная база должнаавтоматизировать работу с потенциальными клиентами. Информация, хранящаяся вбазе данных, поможет работать администратору.
Перед разработчиком этойбазы данных были учтены следующие требования:
1. Полное отражение в модели данныхреальных процессов деятельности паспортистки жилищной организации.
2. Обеспечение быстрого и удобногодоступа к данным.
3. Разграничение прав пользователей всоответствии с их местом, занимаемым в структуре организации и наличиемразличного рода привилегий.
4. Обеспечение безопасности данных отнесанкционированного доступа.
5. Обеспечение сохранности данных вслучае сбоев работы информационной системы.
6. Наличие удобных форм ввода данных вбазу.
7. Обеспечение вывода отчётов посовершаемой деятельности.
8. Обеспечение возможности быстрогопоиска нужной информации.
9. Обеспечениецелостности данных.
При разработке базыданных были использованы следующие программные средства:
· Microsoft Access;
· Microsoft Visio version 2007;
· Acrobat Reader;
· Microsoft Word.
1. ОБСЛЕДОВАНИЕПРЕДМЕТНОЙ ОБЛАСТИ
1.1 Описаниепредметной области
Тема данного курсовогопроекта актуальна, поскольку паспорт является важным неотъемлемым документом,удостоверяющим личность каждого гражданина своей страны. Также практическикаждый из нас сталкивается со сферой услуг, такими, как оформление частнойсобственности, приватизация, оформление заграничных паспортов, БТИ, ГУЮ и т.д. Спецификатаких организаций связана с большим разнообразием индивидуальных интересовбольшого числа клиентов. В связи с этим на рабочих местах приходится вестимножество записей, заявок, журналов содержащих запросы, выписывать квитанции.Существует множество программных средств, которые позволяют упростить ведениедокументации.
Для получения достовернойинформации о предметной области был использован личный опыт студента попрохождению производственной практике и беседа с паспортисткой жилищнойорганизации п.Тенистый. В результате были выявлены пользовательские требованияк разрабатываемой базе данных, а также получена информация о процессефункционирования паспортной организации и некоторые входные и выходные формы.
При формированиитребований к разрабатываемому продукту, большое внимание уделялось тому, чтоработники данной организации далеко не в полном объеме владеют навыками работыс персональным компьютером. В этой связи были предусмотрены следующиетребования:
1) удобство в использовании;
2) простота в обслуживании;
3) русскоязычный интерфейс;
4) предоставление необходимойкоммуникации.
Вся необходимаяинформация для работы с базой данных представлена в трех частях. К первой частиотносится описание работника, сюда относится фамилия, имя, отчествопаспортистки, адрес проживания, номер контактного телефона, а также паспортныеданные. Во второй части описывается предоставляемая организацией услуга. Приоформлении запроса о получении паспорта должна указываться причина: утеряраннее выданного паспорта, первичное получение паспорта, достижениеопределенного возраста, при котором срок действия паспорта завершен, замужество(для женщин). В третьей части содержится описание клиента.
Входные и выходныедокументы представлены в разделе 1.3.
1.2 Описание работыпаспортистки
Записаться на ту или инуюуслугу клиент может двумя способами: либо совершив звонок, либо посетив организациюлично. Для назначения посетителю времени, паспортистка изучает информацию,необходимую для записи, после чего записывает клиента. Клиент, придя вназначенное ему время, сообщает об этом паспортистке. В свою очередь паспортисткавыполняет необходимые клиенту услуги.
Таким образом,осуществляются следующие процессы:
1. получение запроса от клиентов;
2. предоставление выполненной услугиклиенту.
Паспортистка выполняетследующую работу:
При покупки квартирыклиент должен заполнить «Листок статистического учета мигранта» (к документам орегистрации по новому месту жительства) – обозначается «П», также заполняетсядокумент «Сведения о регистрации физического лица по месту жительства» — Приложение №1. При временной регистрации клиент пишет «Заявление о регистрациипо месту пребывания» — Форма №1 и должен заполнить «Адресный листок прибытия»(Прописка — П), если прибыл из другого района, области, города – Форма №2, либо«Адресный листок убытия» (Выписка — В), если прописан в другом районе, области,городе – Форма №7.
При регистрации клиентапаспортистка заполняет «Поквартирную карточку», в которой указываются владелецквартиры, состав семьи, т.е. общая информация о жильцах данной квартиры – Форма№10, а также заполняет «Карточку регистрации» для каждого члена семьи,проживающего в данной квартире – Форма №9. Данные две карточки скрепляютсявместе и хранятся в картотеке. Также клиент должен предъявить паспорт,заполнить «Адресный листок прибытия» (если прибыл из другого района, области,города) – Форма №2, копия свидетельства о регистрации, «Адресный листок убытия»- Форма №7. При заполнении данных документов, паспортистка открывает карточкурегистрации на прописку «Поквартирная карточка» — Форма №10.
Для выписки клиент долженнаписать заявление от руки начальнику УФМС г.Воронежа, заполнить «Адресныйлисток убытия» — Форма №7, а также предоставить копию паспорта.
Для первичной пропискиребенка в квартиру, собственнику необходимо лишь написать согласие о прописке,если квартира приватизирована, если квартира не приватизирована – заявлениеродителей (квартиросъемщиков) на прописку ребенка.
При получении паспортаклиент заполняет «Заявление о выдаче (замене) паспорта» — Форма №1П. Взаявлении указывается причина выдачи (замены) паспорта. Также клиентпредоставляет паспортисте «Листок прибытия» — Форма №2 (если прибыл из другогорайона, области, города), 3 фотографии (3×4), квитанцию оплатыгоспошлины, ксерокопию свидетельства о рождении, ксерокопию свидетельства обраке (если состоит в браке), ксерокопию свидетельства о рождении детей до 14лет (если имеются дети).
Срок действия паспортагражданина:
от 14 лет – до достижения20-летнего возраста;
от 20 лет – до достижения45-летнего возраста;
от 45 лет – бессрочно.
На основании «Карточкирегистрации» — Форма №9 ведется выписка квартиросъемщика или регистрация, еслине прописан в квартире. Для приватизации квартиры, собственник пишет заявлениеначальнику УФМС г.Воронежа. Также для получения прописки клиент регистрируетсяпо месту жительства, т.е. заполняет «Заявление о регистрации по местужительства» — Форма №6 и «Заявление о регистрации по временному пребыванию»(временная регистрация) – Форма №1.
При получениипаспортисткой всех вышеприведенных документов от клиентов, она обязанапроверить правильность заполнения, занести данные в сводный регистрационныйжурнал и в течение установленного времени предоставить клиентам все необходимыедокументы по их запросам.
Паспортистка также выдаетсправки по месту жительства «Справка», «Выписку из домовой книги (по квартирнойкарточке) – Форма №2, а также справки о составе семьи. Все данные справкивыдаются по требованию клиентов, необходимые им по месту работы, учебы и т.д.
Данная база данных должнасодержать только необходимую информацию для пользователя. Данная программапредназначена для автоматизации таких процессов, как:
· упрощение ввода необходимых форм дляработы;
· печать выходных форм и документов;
· упрощение системы поиска информации онеобходимой услуги.
Все вышеприведенные формыпредставлены в Приложении.
1.3 Анализ входных ивыходных документов
· Заявление о регистрации по местужительства – Форма №6;
· Заявление о регистрации по местужительства – Форма №1;
· Адресный листок убытия – Форма №7;
· Адресный листок прибытия – Форма №2;
· Листок статистического учета мигранта(к документам о регистрации по новому месту жительства) – П;
· Сведения о регистрации физическоголица по месту жительства – Приложение №1;
· Отрывной талон к листустатистического учета мигранта (к документам о снятии с регистрационного учетас последнего места жительства) – Форма №12;
· Справка с места жительства;
· Карточка регистрации – Форма №9;
· Поквартирная карточка – Приложение 10к Инструкции Форма №10;
· Заявление о выдаче (замене) паспорта;
· Выписка из домовой книги (поквартирной карточке).
При оплате услуг в СбербанкахРоссии клиенту предоставляются следующие выходные документы:
· Квитанция оплаты;
· Приходный кассовый ордер.
Наиболее подробно все входныеи выходные документы представлены в Приложении.
1.4 Описание запросовпользователя
При работе с даннымпрограммным продуктом пользователем может быть реализовано множество запросов, таких как:
1. Запрос вывода информации о жильце(фамилии, имени, отчества, номера дома, номера квартиры, наименования услуги) ссортировкой результата по фамилии клиента;
2. Запрос вывода информации об организации(названия организации, адреса, телефона, номеров домов, принадлежащихорганизации) с сортировкой по названию организации;
3. Запрос вывода номера дома, номераквартиры и жилой площади данной квартиры;
4. Запрос вывода наименования услуги иинформации о жильцах (фамилии, номера дома, номера квартиры);
5. Запрос вывода информации о жильце(номера жильца, фамилии, паспортных данных, состава семьи, номера дома и номераквартиры).
2. ПРОЕКТИРОВАНИЕ БАЗЫ ДАННЫХ
Прежде чем создавать спомощью Microsoft Access таблицы, формы и другие объекты, составляющие базуданных, необходимо уделить время этапам проектирования базы данных.
Основными этапамипроектирования базы данных являются:
· определение целисоздания базы данных;
· определениетаблиц, которые должна содержать база данных;
· определениенеобходимых в таблице полей;
· определение полейс уникальными значениями в каждой записи;
· определениесвязей между таблицами. 2.1Определение цели создания базы данных
На первом этапе проектирования базы данных необходимо определитьназначение базы данных, как она будет использоваться, и какие сведения онадолжна содержать. Зная это, можно определить, какие сведения будут храниться втаблицах и в полях таблиц. База данных должна отвечать требованиям тех, ктобудет непосредственно с ней работать. Для этого нужно определить темы, которыедолжна покрывать база данных, отчеты, которые она должна выдавать,проанализировать документы, которые в настоящий момент используются для записиданных, сравнить создаваемую базу данных с хорошо спроектированной, подобной ейбазой. Целью данной базы данных является получение как можно больше сведений о клиенте,а именно, фамилию, имя, отчество, адрес, телефон, а также услугу, которуюнеобходимо выполнить для данного клиента. 2.2Определение таблиц, которые должна содержать база данных
Определение необходимых вбазе данных таблиц может оказаться самым непростым этапом процессапроектирования базы данных, поскольку результаты, которые должна выдавать базаданных — отчеты, формы и т.п. — не всегда дают полное представление о структуретаблиц, по которым они создаются. Для проектирования таблиц вовсе необязательно использовать Microsoft Access. Сначала лучше разработать структуруна бумаге. При разработке таблиц рекомендуется руководствоваться следующимиосновными принципами:1) Сведения не должны дублироваться в таблице или междутаблицами. В этом отношении таблицы в реляционной базе данных отличаются оттаблиц в приложениях, работающих с таблицами в текстовом формате, таких какредакторы электронных таблиц. Данные, хранящиеся только в одной таблице,обновляются только в этой таблице. Это более эффективно и, кроме того,исключает возможность дублирования записей, содержащих разные сведения.Например, адрес и номер телефона каждого клиента достаточно сохранить один раз,в одной таблице.2) Каждая таблица должна содержать информацию только на однутему. Когда каждая таблица содержит сведения только по одной теме, сосведениями по каждой теме можно работать независимо от остальных тем. Например,адрес клиента хранится отдельно от заказов этого клиента, что позволяет удалитьодин запрос, сохранив сведения о клиенте. В данной базе данных содержится семь таблиц: жилищнаяорганизация, жилой дом, квартира, жильцы, информация о жильцах, услуга,информация о выполненной услуге. 2.3Определение необходимых в таблице полей
Каждая таблица содержит сведения по конкретной теме, а каждое поле втаблице содержит конкретный факт по теме таблицы. Например, таблица «Жильцы»содержит поля фамилия, имя, отчество, а конкретный факт это конкретный человек,например, Иванов Иван Иванович.
При составлении полей для каждой таблице необходимо учитывать следующиеосновные принципы:
· Каждое поледолжно быть связано с темой таблицы;
· Таблица должнасодержать все необходимые сведения;
· Данные следуетразбить на наименьшие логические единицы. 2.4Определение полей с уникальными значениями в каждой записи
Для связывания в Microsoft Access сведений, хранящихся в разных таблицах- например, для связывания паспортистки со всеми ее клиентами — каждая таблицабазы данных должна содержать поля или набор полей, однозначно определяющихкаждую запись. Такое поле или набор полей называют первичным ключом. Например, таблица“Жилищная организация” связана с таблицей “Жилой дом” связью “один ко многим”,следовательно, таблица “Жилой дом” имеет вторичный ключ “Номер организации”, апервичный ключ “Номер дома”.
2.5 Определение связеймежду таблицами
После того, как разбили сведения на таблицы и определили ключевые поля необходимовыбрать способ, которым Microsoft Access будет вновь объединять связанныесведения. Для этого следует определить связи между таблицами базы данныхMicrosoft Access. Связи бываю: один ко многим, много ко многим (режеиспользуется).
3. ИНФОЛОГИЧЕСКОЕ ПРОЕКТИРОВАНИЕ
3.1 Перечень сущностей
На последующих страницах представлены ER – диаграммы на русском (рис.1) и английском языках (рис.2)(разработаны в проектировщике Microsoft Visio). Данные ER – диаграммы были разработаны в 2008году Пилюгиной Татьяной Анатольевной.
Перечень сущностей:
· Сущность «Жилищнаяорганизация», атрибуты: номер организации, код, название, адрес, телефон;
· Сущность «Жилойдом», атрибуты: номер дома, адрес, количество квартир;
· Сущность«Квартира», атрибуты: номер квартиры, количество комнат, жилая площадь(квадратных метров);
· Сущность «Жильцы»,атрибуты: номер жильца, фамилия, имя, отчество;
· Сущность «Информацияо жильце», атрибуты: паспортные данные, дата рождения, место рождения, откудаприбыл, гражданство, национальность, владелец/квартиросъемщик, вид прописки,состав семьи, количество прописанных;
· Сущность «Услуга»,атрибуты: номер услуги, наименование, цена, причина;
· Сущность«Информация о выполненной услуге», атрибуты: номер выполненной услуги, сроквыполнения.
3.2 Диаграмма «сущность-связь»
/>
4. ПРЕОБРАЗОВАНИЕ ER-ДИАГРАММЫ
1. Жилищная организация (номер организации,код организации, название организации, адрес, телефон);
2. Жилой дом (номер дома, адрес,количество квартир, номер организации);
3. Квартира (номер квартиры, жилаяплощадь, количество комнат, номер дома);
4. Жильцы (номер жильца, фамилия, имя,отчество, номер дома, номер квартиры);
5. Информация о жильце (паспортныеданные, место дата рождения, место рождения, откуда прибыл, гражданство,национальность, владелец/квартиросъемщик, вид прописки, состав семьи,количество прописанных, номер жильца);
6. Услуга (номер услуги, наименование,цена, причина, номер жильца);
7. Информация о выполненной услуге(номер выполненной услуги, срок выполнения, номер услуги).
5. ВЫБОР И ОПИСАНИЕ ИСПОЛЬЗУЕМОЙ СУБДMicrosoftAccess
· Легкий способсоздания приложений клиент/сервер. Проект Microsoft Access (.adp) представляет собой новый типфайлов Access, предоставляющих эффективный, естественный доступ к базам данныхMicrosoft SQL Server с помощью архитектуры компонентов OLE DB. С помощьюпроекта Access можно легко создать приложение типа клиент/сервер.
· Работа спроектами Access. Работас проектом Microsoft Access очень похожа на работу с базой данных Access.Процесс создания форм, отчетов, страниц доступа к данным, макросов и модулейодинаков. Подключившись к базе данных SQL Server, можно просматривать,создавать, изменять и удалять таблицы, представления, сохраненные процедуры исхемы баз данных с помощью средств разработки Microsoft SQL Server DesignTools.
· ИспользованиеядраMSDE (Microsoft Data Engine). MSDE представляет собой новуютехнологию, обеспечивающую совместимость локального хранения данных с MicrosoftSQL Server 7.0. MSDE можно рассматривать как ядро обработки данных вархитектуре клиент/сервер, альтернативное ядру базы данных Microsoft Jet дляфайлового сервера. Технология MSDE разработана и оптимизирована дляиспользования на малых компьютерах, таких как рабочие станции пользователей илималые серверы рабочих групп.
· Преобразованиеданных и объектов в формат SQL Server с помощью мастера. Мастер преобразования в формат SQLServer преобразует базу данных Microsoft Access (.mdb) в новую или существующуюбазу данных Microsoft SQL Server версий 6.5 или 7.0, либо в новый проектMicrosoft Access (.adp) путем преобразования данных и описаний данных ипереноса объектов базы данных.