Оглавление
1. ВВЕДЕНИЕ
2. ПОСТАНОВКА ЗАДАЧИ
3. СОЗДАНИЕ БД
3.1 Проектирование и создание таблиц БД
3.2 Выбор и создание связей между таблицами БД
3.3 Разработка и создание запросов
3.3.1 Запрос на выборку
3.3.2 Параметрический запрос
3.3.3 Запрос с вычисляемыми полями
3.3.4 Перекрестный запрос
3.3.5 Запрос на создание таблицы
3.3.6 Запрос на удаление
3.3.7 Запрос на обновление
3.3.8 Запрос на заполнение столбца (на добавление)
3.4 Разработка отчетов для приложения
3.5 Разработка пользовательского интерфейса на основе форм
3.6 Объединение объектов БД в единое приложение и отладка
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ:
1. ВВЕДЕНИЕ
Выделяюттри модели данных: иерархическая, сетевая, реляционная. Модели данныхиспользуются для логического и физического представления данных. С точки зренияпользователя, данные делятся на записи, а те в свою очередь на поля. Междуполями и записями устанавливаются различные связи. Поле – это основной иминимальный элемент данных. Запись – это совокупность полей. Связи – этологические взаимосвязи между записями и полями. Иерархически структурированныеданные состоят из нескольких записей, одна из которых определена как корневая.Пример иерархической модели – дерево каталогов. Между записями могут бытьопределены связи: «один ко многим» или «один к одному», где запись,соответствующая элементу один, определяется как исходная, а запись,соответствующая элементу много, как порожденная. Сетевая модель подобнаиерархической, но является более общей моделью. Здесь могут существовать связи«много ко многим» и «много к одному». В этой модели нет корневого узла.Реляционная модель представляет собой данные, упорядоченные в таблице. Чащевсего бывает двумерной. Данные в ней организованы так, чтобы занимать как можноменьше места. Достигается это за счет отказа от дублирования данных, данныеразбиваются на несколько таблиц. Таблицы такого вида – отношения (реляции).Каждая таблица представляет собой отдельный файл. Она состоит из строк истолбцов. Каждому столбцу присвоено однозначное имя. Один элемент столбца называетсяполем, а строка называется записью. Сетевая модель и иерархическая могут бытьприведены к реляционной. Структурированные таким образом данные могут хранитьсяв виде баз данных. Базы данных (БД) – совокупность данных, предназначенных длямашин обработки и хранения, которые могут использоваться одним или несколькимипользователями. В зависимости от моделей БД могут быть иерархическими, сетевымии реляционными. С БД связано такое понятие как СУБД. СУБД (система управлениябазами данных) – это программа, которая управляет данными, осуществляетхранение, поиск, извлечение, редактирование информации, хранимой в БД. СУБДтакже бывают иерархическими, сетевыми и реляционными. MicrosoftAccess 2000 – этоинтерактивная, реляционная СУБД для операционной системы Windows.Она предназначена для хранения и поиска данных, представления информации вудобном виде и автоматизации часто повторяющейся операции (ведение счетов, учеттовара, планирование…) С помощью Accessможно разрабатывать удобные формы ввода данных, а также осуществлять обработкуданных и выдачу сложных отчетов. Объектом обработки Accessявляется файл БД, имеющий произвольное имя и расширение .mdb.В это файл входят основные объекты Access:таблицы, формы, запросы, отчеты, макросы, модули. В состав СУБД входятконструкторы таблиц, форм, запросов и отчетов. Эту систему можно рассматриватькак среду разработки приложений. Используя макросы и модули для автоматизациирешения задач можно создавать ориентированные на пользователя приложения. Accessтакже предоставляет пользователю механизмы работы с базами различных форматов.Мощность и доступность Accessделает эту систему лучшей СУБД.
2. ПОСТАНОВКАЗАДАЧИ
В связи со стремительнымразвитием рыночных отношений, экономики, комплекса частных предприятийувеличивается объем обрабатываемой информации. В связи с этим возниклаобъективная необходимость автоматизировать систему учета «АГЕНСТВО ПОТРУДОУСТРОЙСТВУ», а также данные о самих пассажирах, ценах, и компаниях. Цельюданной курсовой работы является создание автоматизированной системы – «АГЕНСТВОПО ТРУДОУСТРОЙСТВУ». Для этого необходимо создать БД, содержащую сведения окомпаниях, ценах, параметрах, а также дополнительные данные. Реляционная СУБД Microsoft Office Access 2002 представляет собойинструмент, позволяющий реализовать поставленную цель. Достижение целиосуществляется посредством решения комплекса задач, а именно:
· проектирование и созданиенескольких таблиц для хранения данных;
· ввод данных;
· разработка запросов и отчетов, предназначенныхдля просмотра, редактирования и вывода информации;
· разработка пользовательскогоинтерфейса на основе форм с максимальным использованием средств автоматизации.
Требования к интерфейсу БД:
ü Ввод, просмотр, редактирование данных на основе форм смаксимальным использованием средств автоматизации (выбор значений из списков);
ü Стандартные операции навигации и обслуживания БД;
ü Получение свободных данных и выборок на основаниизапросов отражающих показатели работы компании
ü Просмотр отчетов для документации различных данных
Порядок выполнения курсовойработы:
1. Выполнить краткуюпостановку задачи. Определить назначение системы, основные режимы.
2. Разработатьперечень таблиц базы данных и их структуру (перечень полей, тип, ширину идругие свойства). Определить какие таблицы хранят переменную и постояннуюинформацию. Создать таблицы, используя, конструктор базы данных или мастерсоздания. Рекомендуется структуру таблицы по программам разработать на основереальных программных продуктов на данный этап компьютерной эры. В таблицу кроместандартных сведений (адрес, телефон, факс) включить дополнительные сведения.
3. Продумать, покаким полям нужно проиндексировать таблицы базы данных. Выбрать индексноевыражение и его тип. Создать необходимые индексы.
4. Разработать схемусвязей между таблицами и их описание. Создать связи в режиме схема данных(связывание таблиц). В необходимых случаях задать тип связи один-ко-многим илииной, предусмотреть обеспечение целостности данных.
5. Разработатьперечень основных и вспомогательных форм для ввода, редактирования и другихопераций по ведению базы данных. Разработать состав полей, органов управленияформ и их дизайн. Создать формы и протестировать их работу в базе данных.Оформить элементы фирменного стиля. Заполнить с помощью этих форм справочныетаблицы с постоянной информацией.
6. Разработатьперечень и структуру стандартных запросов. Спроектировать состав полей, их типи свойства. Предусмотреть различные типы запросов. Создать запросы ипротестировать на базе данных. Рекомендуется для создания запросов использоватьКонструктор или Мастер создания запросов.
7. Разработатьперечень и назначение стандартных отчетов. Определить для каждого структурузаголовка, верхнего и нижнего колонтитулов, области данных и примечаний.Создать отчеты и протестировать на базе данных. Оформить элементы фирменногостиля. Рекомендуется при создании отчетов использовать Мастера.
3. СОЗДАНИЕ БД
3.1 Проектирование и создание таблиц БД
Таблицы – это объект БД,предназначенный для хранения данных в виде записей (строк) и полей (столбцов),в которых хранится информация, составляющая содержание БД. Это базовый объект Access,все остальные объекты являются производными и создаются на базе ранееподготовленной таблицы. Каждая запись в таблице БД должна иметь первичный ключ,т.е. идентификатор (или адрес), значение которого однозначно определяет ту илииную запись. Ключ может состоять из одного или нескольких полей. Первичный ключдолжен обладать двумя свойствами:
ØОднозначнаяидентификация записи: запись должна однозначно определяться значением ключа;
ØОтсутствиеизбыточности: никакое поле нельзя удалить из ключа, не нарушая при этомсвойства однозначной идентификации.
Каждое значение первичногоключа в пределах таблицы должно быть уникальным. В противном случае невозможноотличить одну запись от другой. Таким образом, указание первичного ключа – этои есть единственный способ отличить один экземпляр объекта от другого. В даннойработе использовались индексированные поля, поскольку при этом MS Access 2000 работает наиболее эффективно.
Создаваемая БД «АГЕНСТВО ПОТРУДОУСТРОЙСТВУ» по своей структуре должна быть многотабличной. MS Access 2002 позволяет создавать таблицы в режиме конструктораи в режиме мастера. В данной работе при создании таблиц использовался режимконструктора.
/>
Таблица Switchboard Items была создана автоматически при создании главнойкнопочной формы, которую мы рассмотрим в дальнейшем.
Каждые поля данных таблиц былиснабжены соответствующими комментариями в поле «описание» в режимеконструктора. Значение данного поля отображается в строке состояния, приусловии, если пользователь работает с таблицей в оперативном режиме и курсорпри этом находится в одноименном столбце.
/>
Как видно по рисунку, в этихтаблицах использовались различные типы данных полей: текстовый, числовой, денежный,дата время.
Итак, один из основных инаиболее трудоемких этапов создания полноценной БД теперь уже позади. Теперьнам необходимо создать связи.
3.2 Выбор и создание связей междутаблицами БД
Во введении мною частично ужебыло затронуто понятие связей и были рассмотрены их составные типы. MS Access 2002 создает реляционные БД. В этой БД пользовательможет описывать отношения-связи между несколькими таблицами. Accessучитывает эти связи во время обработки запросов, построения форм и отчетов. Вданной БД необходимо связать созданные ранее таблицы, для чего необходимовызвать команду горизонтального меню [Сервис] – [Схема данных]. Используяконтекстное меню данного окна можно добавить необходимые таблицы. Выделивключевое поле одной таблицы, нужно перетащить его на соответствующее поледругой таблицы, после чего в диалоговом окне можно установить соответствующуюопцию – обеспечение целостности данных. В этом же диалоговом окне отображаетсятип создаваемой связи «один-к-одному» или «один-ко-многим». Уже готовая схемаданных БД «АГЕНСТВО ПО ТРУДОУСТРОЙСТВУ» имеет следующий вид:
/>
Установив необходимыесвязи между таблицами можно приступать к разработке и созданию запросов.
3.3 Разработка и создание запросов
Запрос – объект БД,который служит для селекции и фильтрации набора данных, позволяет выбрать избольшого количества информации только ту, которая соответствует определенномукритерию отбора и нужна для решения конкретной задачи. MS Access дает большие возможности при проектировании запросов(включать не все поля, выбирать, сортировать записи, затрагивать данные изнескольких таблиц, выполнять вычисления, использовать запрос в качестве источникаданных для отчетов, форм и других запросов, изменять данные в таблицах…)
Рекомендуется создавать запросы припомощи конструктора. Существуют разные типы запросов (на добавление, изменение,объединение записей). Наиболее простейший тип – запрос на выборку. На основеэтого запроса могут создаваться и другие виды запросов: на создание таблицы, наобновление, удаление, добавление. Есть также и перекрестный тип запроса –запрос, позволяющий создавать результирующие таблицы на основе результатов расчетов,полученных при анализе группы таблиц. Часто используют запросы, представляющиесобой незначительно видоизмененные варианты однажды подготовленного базовогозапроса. Их называют параметрическими. Для реализации таких запросовпроектируется 1 параметрический запрос, в котором указывается тот критерий,который может меняться по заказу пользователя. В БД «АГЕНСТВО ПОТРУДОУСТРОЙСТВУ» были созданы вышеперечисленные виды и типы запросов.
/>
3.3.1 Запрос навыборку
Наиболее простейший тип запросов –запрос на выборку. На основе этого запроса могут создаваться и другие видызапросов: на создание таблицы, на обновление, удаление, добавление. В режимеконструктора такой запрос имеет вид:
/>
3.3.2Параметрический запрос
Еслитребуется получить сведения для одного из значений какого-либо поля, то в этомслучае необходимо задать параметр для этого поля.
Привыполнении запроса Accessзапрашивает в окне диалога значение параметра. Его вводит пользователь.
Спомощью групповых операций записи собираются в группы с одинаковыми значениямиуказанных полей. Формирование в группы необходимо в тех случаях, когда длядругих полей этих групп требуется вычислить значение какой-либо статистическойфункции.
Результатзапроса будет содержать по одной записи для каждой группы. В запрос включаютсяполя, по которым производиться группировка, и поля, для которых выполняютсягрупповые операции. В режиме конструктора такой запрос имеет вид:
/>
3.3.3 Запрос свычисляемыми полями
Надполями запросов можно выполнять вычисления. При этом создается новоевычисляемое поле. Для создания выражений используется окно Построительвыражений.
Выражениедля вычисляемого поля может состоять из имен полей различных таблиц и запросов,функций, чисел и так далее. Построитель дает возможность выбрать нужные поля изтаблиц и запросов, функции из списка функций, знаки арифметических операций.
Яиспользовал вычисляемые поля в запросе «С вычисляемыми полями».
В режиме конструктора такой запросимеет вид:
/>
А построитель выражений:
/>
3.3.4 Перекрестный запрос
Перекрестные запросы предназначеныдля группирования данных и представления их в компактном виде. Запрос можносоздать самостоятельно или воспользоваться Мастером. Из перекрестного запроса,созданного мной можно определить, стоимость каждого программного продукта постолбцу обновлений. В режиме конструктора такой запрос имеет вид:
/>
3.3.5 Запрос на создание таблицы
Запрос на создание таблицы сохраняетрезультаты выборки в отдельной таблице. В режиме конструктора такой запросимеет вид:
/>
3.3.6 Запрос наудаление
Запрос на удаление позволяетисключить из таблицы (или из связанных таблиц) записи, удовлетворяющиенекоторому условию. В режиме конструктора такой запрос имеет вид:
/>
3.3.7 Запрос наобновление
Запрос на обновление обеспечиваетодну из важнейших сервисных функций системы управления базой данных – автоматизированнуюобработку данных. Такие запросы позволяют существенно сэкономить времяоператора, выполняющего редактирование информации. В режиме конструктора такойзапрос имеет вид:
/>
3.3.8Запрос на заполнение столбца (на добавление)
Запрос на заполнение столбца(добавление) позволяет скопировать данные из одной таблицы в другую, неприбегая к помощи буфера обмена. Записи могут перемещаться между разными файламибаз данных и между базами данных разного типа. В режиме конструктора такойзапрос имеет вид:
/>
3.4 Разработка отчетов для приложения
Отчеты – это информация, оформленнаяв соответствии с необходимыми спецификациями. Они являются особой формойпредставления данных. Отчет позволяет использовать и распространять полученнуюинформацию из БД, выводить ее на печать. При оформлении отчетов можноиспользовать различные элементы управления (графики, диаграммы, рисунки, фон…)Отчеты являются эффективным средством для распечатки информации регулярногоиспользования. Создавать отчеты можно, используя мастер или конструктор.Автоотчет позволяет быстро создавать более простые отчеты. Он бывает двухвидов: в столбец и ленточный. Ленточный отчет размещает записи в отдельнуюстроку, а поля в отдельные столбцы. Его удобно применять при большом числезаписей и малом количестве полей. Отчет в столбец удобен в том случае, когда малозаписей и много полей. Когда необходимо создавать сложные, многоуровневыеотчеты, нельзя использовать автоотчет. В данном случае чаще всего применяетсямастер. В отчетах также можно создавать поля с итоговыми вычислениями. При этоммогут использоваться различные функции и построитель выражений. Как правило,для формирования отчета создают запрос, в котором собирают данные из разныхтаблиц, с включением вычисляемых полей, группировкой, условиями отбора. Далеепо общим правилам MS Access, на базе такого запроса проектируетотчет.
В данной работе использовалось дватипа создания отчета: при помощи конструктора и при помощи мастера споследующим форматированием и редактированием в режиме конструктора. Внекоторых отчетах был изменен цвет шрифта, заливка, применялось выравнивание,также использовалась панель элементов для создания надписей и полей,применялась вставка текущей даты.
/>
3.5 Разработкапользовательского интерфейса на основе форм
Чтобы упростить просмотр, ввод имодификацию данных в конкретной таблице создается одна или несколько форм.Таблица и форма – основные объекты в современных информационных системах. Онинеотделимы друг от друга, и очень часто разработчики совмещают их в одном окнедокумента, на разных вкладках. Форма – это документ, который представляет собойбланк, подлежащий заполнению или маску, накладываемую на набор данных. Формапозволяет упростить процесс заполнения БД, благодаря этому имеется возможностьпоручить ввод информации персоналу не высокой квалификации. По структуре формапохожа на окно диалога. Существует несколько способов создания форм:
1.Автоформа. Основывается только наодном объекте, выбираются все поля. Автоформа бывает трех видов: в столбец(отображает все поля одной записи), ленточная (отображает группу записей),табличная (своим внешним видом напоминает таблицу);
2.Мастер форм – специальные программныесредства, создающие структуру форм в режиме диалога с разработчиком;
3.Режим конструктора – наиболее сложныйи подробный способ создания форм, рассчитанный на пользователей с большимопытом работы в среде MS Access.
Помимо простых, формы также могутбыть подчиненными и связанными. Если вы создаете форму для ввода данных в дветаблицы, связанные друг с другом, то форма для одной таблицы может включать всебя форму для другой (подчиненной) таблицы. Такая форма называетсяподчиненной. Если вы создаете форму для ввода данных в две таблицы, связанныедруг с другом, то форма для одной таблицы может иметь специальную кнопку длявызова формы другой (связанной) таблицы. Такая форма называется связанной.
/>
В данной работе формы создавались какв режиме конструктора, так и в режиме мастера с их последующим форматированиеми редактированием. В БД «АГЕНСТВО ПО ТРУДОУСТРОЙСТВУ» приведенывышеперечисленные типы форм. Более простые формы создавались только сиспользованием режима конструктора. Итак, создав необходимые элементыприложения «АГЕНСТВО ПО ТРУДОУСТРОЙСТВУ», можно приступать к созданию главнойкнопочной формы.
3.6 Объединение объектов БД в единоеприложение и отладка
Кнопочная форма – это панельуправления, которая обеспечивает переход к страницам кнопочной формы, а такжевыполнение отдельных команд, которые она содержит. Для создания главнойкнопочной формы необходимо вызвать диспетчер кнопочных форм в меню[Сервис]-[Служебные]. Далее создание формы осуществляется посредством диалога сразработчиком. Предварительно продумав составные части формы, я пришел к выводуо необходимости создания многостраничной формы. Все страницы кнопочной формыпредставлены двумя уровнями:
· 1-й уровень:главная страница формы «АГЕНСТВО ПО ТРУДОУСТРОЙСТВУ»;
· 2-й уровень:страницы «Редактирование данных», «Просмотр данных», «Просмотр отчетов»
Используя диспетчер кнопочных форм,на главной странице были размещены команды «Изменение данных», «Просмотротчетов», «Выход из приложения». Нажатие на кнопки «Добавление данных» и«Изменение данных» осуществляет переход на новую страницу, где передпользователем появляется перечень новых команд, осуществляющих открытиесоответствующей формы в соответствующем режиме. Каждая из этих страниц содержиткнопку возврата к главной странице. Команда главной страницы «Просмотр отчетов»осуществляет переход к новой странице, где пользователь также может увидетьперечень новых команд, осуществляющих открытие соответствующего отчета. Этастраница также содержит кнопку возврата. Команда «Выход из Базы Данных»осуществляет выход. Форматирование главной кнопочной формы осуществлялось врежиме конструктора. Готовую кнопочную форму БД «АГЕНСТВО ПО ТРУДОУСТРОЙСТВУ» воперативном режиме можно увидеть на рисунке:
/>
Таким образом, создав кнопочную формудля работы с созданными объектами БД (таблицы, формы, отчеты) и протестировавее, был завершен процесс создания автоматизированной БД «АГЕНСТВО ПОТРУДОУСТРОЙСТВУ».
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
При помощи СУБД MS Access 2002 мне удалось поэтапно реализовать поставленнуюцель, а также решить комплекс задач, вытекающих из данной цели. БД «АГЕНСТВО ПОТРУДОУСТРОЙСТВУ» состоит из всех необходимых элементов полноценной БД, а потомуее можно рассматривать как единое и отлаженное приложение, соответствующее всемпредъявляемым требованиям. Созданная БД «АГЕНСТВО ПО ТРУДОУСТРОЙСТВУ»обеспечивает хранение информации, отражающей основные параметры работысотрудников, по заказчикам, а также дополнительные сведения.
СПИСОКЛИТЕРАТУРЫ:
1. Основыкомпьютерной технологии. Шафрин Ю. АБФ, М., 1997
2. Практикум покомпьютерной технологии. Шафрин Ю., Ефимова О., АБФ, М., 1997
3. Верман А.Я. «Access 97 для профессионалов», Питер, СПб.,1998
4. Зиновьев Н.Б. «Access 97 – русская версия». М., 1998
5. Internet.http:\\www.aport.ru.