МИНИСТЕРСТВООБРАЗОВАНИЯ РФ
НОВГОРОДСКИЙГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ
ИМЕНИЯРОСЛАВА МУДРОГО
ИНСТИТУТЭКОНОМИКИ И УПРАВЛЕНИЯ
КАФЕДРА СЭММЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА № 2
Созданиетаблиц в MSAccess.
Выполнила:
Студентка гр.2873
Иванова К.В.
Проверила:
ЧелпановаМ.Б.
ВеликийНовгород
2008
Цель работы:
1. Разработатьструктуру таблиц собственной базы данных, используя различные способы.
2. Заполнить таблицызаписями
3. Установить связимежду таблицами (1 – 1; 1 — ∞; ∞ — ∞)
Выполнение работы.
Сначаласоздадим структуру таблиц собственной базы данных, используя различныеспособы, затем установим связи между ними.
v Создание структуры таблиц.
Открыв MSAccess, мы видим,что таблицу можно создать тремя способами.
1. Создание структуры таблиц спомощью мастера. Здесь автоматическиобеспечиваются стандартные имена и типы данных полей таблицы. Для созданиянужно выполнить следующие действия:
ü Из списка образцов таблиц выбрать прототип таблицы,которая похожа на создаваемую таблицу, а из списка образцов полей – полятаблицы, с помощью кнопки > разместить их в списке полей новой таблицы.Сформировав список полей - .
ü В окне с запросом о задании имени таблицы указатьспособ определения ключа.
ü Если в БД уже существуют созданные ранее таблицы, тона этом шаге появится запрос на создание связей новой таблицы с существующими.В появившемся диалоговом окне выбираем один из возможных типов связей и ОК.
ü Выбор режима дальнейшей работы: изменить структурутаблицы, ввести данные в таблицу или ввести данные непосредственно в таблицу спомощью формы, создаваемой мастером. После выбора режима .
2. Создание структуры таблиц спомощью Конструктора.
ü Создание имен полей, типов полей. В этом режиме вверхней части окна находится таблица, в которую заносятся: Имя поля, Типданных, Описание.
ü Сохранение таблицы. Меню – Файл – Сохранить. Ввестиназвание таблицы. После этого появится сообщение о создании первичного ключа.
ü Создание ключевого поля. Выделить необходимое поле.Команда Правка – Ключевое поле. В таблице напротив этого поля появитсяключ, что означает, что данное поле является ключевым.
ü Заполнение таблицы. Из режима Конструктора переходим врежим таблицы (Вид – Режим таблицы) и заполнить ее.
3. Создание таблицы путемввода данных. Этот способ являетсяболее простым и наглядным
ü В появившемся окне находится созданная по умолчаниютаблица, в которой содержится 10 столбцов и 20 строк. Ввести данные.
ü Сохранение таблицы. Меню – Файл – Сохранить. Ввестиназвание таблицы. После этого появится сообщение о создании первичного ключа.Выбрать Нет. При сохранении таблицы под указанным именем лишниестроки и столбцы автоматически уберутся.
ü Создание ключевого поля. Чтобы определить Код какключевое, нужно перейти в режим Конструктора – команда меню Вид –Конструктор. Выделить поле Код Правка – Ключевое поле.
ü Все изменения структурытаблицы проводятся в режиме Конструктора. Необходимо проверить верно ли выбранытипы данных.
v Создание связей между таблицами.
Связываниетаблиц. При этом необходимо закрыть все таблицы БД. Выбрать команду Сервис– Схема данных. В появившемся диалоговом окне Схема данных добавитьтаблицы, которые нужно связать: Связи – Добавить таблицу. В окне Добавление таблиц выбрать связываемые таблицы и нажать Добавить. Закрыть окно. Вокне диалога Схема данных появятся связываемые таблицы. Выбрать поле связи(ключевое поле) в первой таблице и, не отпуская переместить его всоответствующее поле другой таблицы. На экране появится окно Изменение связей. Здесь необходимо проверить правильность имен связываемых полей иустановить обеспечение целостности данных. Связи между таблицамиустанавливаются только на основании совпадающих полей. У них должен совпадатьтип данных.
Условиецелостности данных – это наборправил, используемых для поддержания связей между записями в связанныхтаблицах. Они делают невозможным случайное удаление или изменение связейданных.
Ограничения:
1. Невозможно ввести в поле внешнегоключа связанной таблицы значение, не содержащееся в ключевом поле главнойтаблицы. Но можно вводить пустые значения, показывающие, что записи не связаны.
2. Нельзя удалять записи из главнойтаблицы, если существуют связанные с ней записи в подчиненной таблице.
3. Нельзя изменять значение ключевогополя в главной таблице, если имеются записи, связанные с этой записью.
Чтобыпреодолеть ограничения на удаление или изменение связанных записей, сохраняяпри этом целостность данных, нужно включить режимы каскадного обновления икаскадного удаления. При установленном флажке Каскадное обновление связанных полей изменение значения в ключевом поле главной таблицы приводит кавтоматическому обновлению соответствующих значений во всех связанных таблицах.При установленном флажке Каскадноеудаление связанных записей удаление записи в главной таблице приводит к автоматическому удалению связанных записейв подчиненной таблице. Эти флажки устанавливаются в окне диалога Изменение записей только после установки опции Обеспечение целостности данных.
Затемнажать кнопку Создать. После этого окно Схема данных приметиной вид.
В MSAccessсуществует 4 типа связей:
Ø «один-к-одному» — одной записи в одной таблице соответствует одна записьв другой таблице. (В нашем случае это связь между таблицами Виды услуг иРасценка на заработную плату.)
Ø «один-ко-многим» — каждая запись главной (первой) таблицы может бытьсвязана с любым числом записей второй таблицы. Но каждая запись второй таблицы может быть связана не более чем с одной записью первой таблицы. (У настак связаны таблицы Расценка на з/п, Косметические средства, Посетители иИсполнители с таблицей Спрос на услуги салона.)
Ø «многие-к-одному» - также как предыдущая связь. (У нас так связанатаблица Спрос на услуги салона с таблицами Расценка на з/п, Косметическиесредства, Посетители и Исполнители.)
Ø «многие-ко-многим» — каждая запись главной таблицы может быть связана слюбым числом записей другой таблицы. И наоборот. Эта связь представляет собойдве связи 1 — ∞ черезтретью таблицу. Для этого выполняются следующие действия: создается третья(связующая) таблица с полями, описание которых совпадает с описанием ключевыхполей в каждой из двух связываемых таблиц; определение в новой таблице ключа,содержащего все ключевые поля двух связываемых таблиц; определение соотношения «один-ко-многим»между каждой из двух таблиц и связующей таблицей. (В нашем случае это связьмежду таблицами Посетители и Виды услуг через Вспомогательную)
Изменениесуществующей связи. Закрыть всетаблицы, затем нажать Схема данных на панели инструментов. Если таблицы,связи между которыми требуется изменить, не отображаются в окне диалога Схемаданных, нажать кнопку Отобразить таблицу, выбрать нужную таблицу инажать Закрыть. Далее установить указатель на линию связи, которуютребуется изменить и, дважды щелкнув мышью, внести изменения в открывшемсяокне Изменение связей.
Удалениесвязи. Нажать Схема данных,выделить мышью линию связи, которую нужно удалить. Нажать клавишу Delete>.
Вывод: мы научились разрабатыватьструктуру таблиц собственной базы данных, используя различные способы, иустанавливать связи между этими таблицами.ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА № 3
Разработкаформ.
Цель работы:
1. На основеимеющихся таблиц
2. Создать составнуюформу для редактирования записей таблиц нашей базы данных, используя режимМастера.
3. В режимеКонструктора создать форму для одной из таблиц, провести в ней расчеты,используя построитель выражений.
Выполнение работы.
В MSAccess существует два формата отображениясодержимого таблицы – в виде таблицы и в виде формы. Формы являются мощным игибким средством предоставления информации. Она позволяет объединить поля вгруппы по определенным признакам, что облегчает восприятие информации.
Форму можно задать тремяразличными способами:
1. При помощиавтоформы на основе таблицы
2. При помощимастера на основе одной или нескольких таблиц. Мастер задает подробные вопросыоб источниках записей, полях, макете, требуемых форматах и создает форму наосновании полученных ответов.
3. Вручную в режимеКонструктора.
Для создания в MSAccessформы любыми из этих способов наначальном этапе нужно:
ü Открыть окно базыданных
ü Активизироватькатегорию «Формы»
ü Кнопка Создать
ü В окне Новаяформа выбрать требуемый вариант из списка способов создания форм.
Для создания Автоформывыделить имя таблицы и в меню – Вставка – Автоформа.
Создание формы с помощью Мастерааналогично работе с мастером при создании таблиц: сначала выбирается таблица,из нее – нужные поля для формы, затем выбирается внешний вид формы, стильформы, и задается имя формы.
Любая форма, необходимаяпользователю, может быть создана с помощью Конструктора. Кроме этого, с помощью этих форм можно производить вычисления, располагая в них вычисляемыеполя. После выбора способа создания формы Конструктор появляется окноформы. В этом окне, разбитом на клетки, содержится лишь Область данных.Также форма может содержать область заголовка, примечания и нижний и верхнийколонтитулы. Для добавления этих областей команды меню – Вид – Заголовок –Примечание формы и Вид – Колонтитулы. Справа и снизу расположеныполосы прокрутки. Область формы, в которой производится построение,можно изменить, перетаскивая правую и нижнюю границы указателем мыши.
Для разработки собственноформы необходимо вывести на экран панель инструментов меню – Вид – Панельэлементов.
В панели инструментовсодержится множество элементов управления: надписи, поля, поля со списком,кнопки, флажки, переключатели и т.д.Кнопка Назначение Выбор объектов Осуществляет выделение элемента управления, раздела или формы Мастера Включает/выключает мастер создания элементов управления (мастера создания полей со списком, группы параметров, кнопки, диаграммы и подчиненной формы) Надпись Позволяет разместить в форме текст в дополнению к размещенному по умолчанию в MS Access Поле Осуществляет отображение, ввод, изменение данных, содержащихся в источнике данных формы; вывод результатов вычислений; прием данных при их вводе пользователем. Группа переключателей Для размещения в группе флажков, переключателей или выключателей Выключатель Используется как отдельный элемент управления, связанный с логическим полем; как свободный элемент управления, принимающий действия пользователя в специальном окне диалога; как компонент группы параметров, в которой отображаются значения для выбора. Переключатель Используется аналогично Выключателю Флажок Используется аналогично Выключателю Поле со списком Составной элемент управления, объединяющий поле и раскрывающий список. Для ввода значения в поле исходной таблицы можно непосредственно ввести значение в поле или выбрать его из предопределенного списка. Список Создать список, допускающий прокрутку. В режиме формы выбранное из списка значение можно ввести в новую запись или использовать для замены уже существующего значения записи. Кнопка Позволяет осуществить разнообразные действия в форме Рисунок Осуществляет размещение рисунка, не являющегося объектом OLE Свободная рамка объекта Позволяет ввести свободный объект OLE, который остается неизменным при перемещении по записям Присоединенная рамка объекта Позволяет отобразить в форме объекты OLE. Предназначена для объектов, сохраненных в базовом источнике записей формы, поэтому при перемещении по записям в форме отображаются разные объекты. Разрыв страниц Указывает начало нового экрана формы Набор вкладок Используется для создания формы с несколькими вкладками Подчиненная форма/отчет Позволяет отобразить данные из нескольких источников Линия Размещает линию для отделения логически связанных объектов Прямоугольник Размещает прямоугольник для группировки элементов управления или выделения логически связанных объектов. Другие элементы Обеспечивает доступ к дополнительным элементам управления
Любой из элементов,имеющихся на панели, можно перенести в форму. Размер и место располагаемогоэлемента в форме можно изменять. Для этого выделить элемент левой кнопкой мышивнутри него. Элемент выделится маркерами.
При работе с элементом Полеследует помнить, что это поле имеет присоединенную надпись, расположенную левееПоля, поэтому, располагая Поле, необходимо слева оставить местопод Надпись.
В нашей базе данных спомощью Конструктора создадим форму, которая позволяет рассчитать заработнуюплату исполнителям по оказанным услугам (в таблице Расценка на заработнуюплату). Открыли вкладку Формы и выполнили команду Создание формы спомощью конструктора. Командой Вид – Заголовок – Примечание формы разместилив области формы соответственно заголовок и примечание. В области заголовкаформы мы разместили надпись, переместили ее в центр Заголовка. Кнопкой Свойствавывели на экран набор свойств. Выделили поле, в котором должны находитсярасценка заработной платы и количество отработанных часов =[Поле9]*[Поле11].
При этом установилиформат поля – основной. Назвали созданную форму Расценка назаработную плату.
Кроме простой формысуществует многопользовательская. Она используется для того, чтобы просмотретьили редактировать данные, имеющие отношение 1 — ∞. При созданиимноготабличной формы необходимо выбрать вкладку Форма – Создать – Мастер форм.Внизу выбрать главную таблицу (Спрос на услуги салона). Далее в окне Созданиеформ перенести из таблиц Спрос на услуги салона все поля. Затем в левойстороне открыть подчиненную таблицу (Расценка на заработную плату) и такжеперенести все нужные поля – Далее. В следующем окне поставить флажок наподчиненные формы – Далее. После этого выбирается внешний вид подчиненнойформы и стиль формы. В конце появляется составная форма, в которой отображеныобъединенные данные из таблиц Спрос на услуги салона и Расценка на заработнуюплату.
Запросы ифильтры к базе данных.
Цель работы:
1. Научитьсясоздавать запросы в режиме Конструктора и Мастера.
2. Научитьсясоздавать простой и расширенный фильтр.
Выполнение работы.
СОЗДАНИЕ ЗАПРОСОВ.
В режимеКонструктора.
Запрос – Создать –Конструктор. В открывшемся окне режима Конструктора в верхней части находитьсясхема данных запросов. Она содержит список таблиц и отображает связи между ними.В нижней части окна располагается бланки запросов. Такие как: строка поля– размещает те поля, которые используются для создания запроса; имя таблицы;сортировка; вывод на экран – следует установить флажок дляпросмотра поля; условия отбора – в этой строке вводится критерий поиска.
В режиме Мастера.
Запрос – Создать. В окне Новыйзапрос выбрать простой запрос – ОК. В следующем окне поле со списком Таблицыи запросы выбрать запрос, который будет служить источником данных.Перемещаем необходимые поля в поле Выбранные поля. Имя запроса – Готово.
Простой запрос.
Запрос – Создать –Простой запрос – в открывшемся окне Создание простых запросов из окна Доступныеполя выбрать нужные – Далее – поставить флажок: открыть запрос в режимепросмотра данных – Готово.
Многотабличныйзапрос.
Запрос – Создать –Конструктор – в диалоговом окне «Добавление таблицы» выбрать требуемые. Этитаблицы и связи между ними будут отображены в верхней части окна конструкторазапросов, в нижней части – бланк запросов. В бланке запросов выбрать в строкеполе Вид услуги, а в строке условия отбора правой кнопкой мыши построить –выбираем оператора Like“[М – О]*” –ОК. Сохраняем запрос.
Итоговый запрос.
Конструктор запросов –Меню – Вид – Групповые операции. Мы посчитали сумму заработной платы с помощьюоператора Sum.
СОЗДАНИЕ ФИЛЬТРОВ.
Фильтр повыделенному фрагменту.
Открыть таблицу в режимеТаблица. Выделить в столбце Вид услуги — маникюр. Правая кнопкамыши – Фильтр по выделенному.
Фильтр для.
Открыть таблицу в режимеТаблица. Правой кнопкой мыши щелкнуть по полю, в котором указали условия отбора- >25. Вносим значения в условия отбора Фильтр для — Enter.
Расширенный фильтр.
Открыть таблицу в режиме Таблица. Меню – Записи – Фильтр –Расширенный фильтр. В окне расширенного фильтра в верхней части расположенсписок полей фильтруемой таблицы, а в нижней – бланк формирования выражения дляфильтра. Выбрали поле Расценка услуги; условие отбора — > 100.Для сохранения фильтра – Файл – Сохранить как запрос.
Вывод: мы научились создавать запросы врежиме Конструктора и Мастера, а также создавать простой и расширенный фильтр.
Модули.
Цель работы:
1. Разработать формуи модуль для выполнения расчетов по отдельной таблице собственной базы данных.
2. Разработать формуи модуль для решения задачи, полученной у преподавателя.
Выполнение работы.
Модуль представляет собойнабор описаний и процедур на языке VB для приложений, сохраненных в одном программном блоке.
По собственной базеданных.
Выбираем режим Формы.Форма – Создать – Режим Конструктора. С помощью панели элементов создаемграфический интерфейс. Выбираем панель элементов – Кнопка и растягиваем влюбом месте. Для написания программы щелкнем на кнопку. Правая кнопка мыши –свойства кнопки – обработка событий. В окне VB редактора выбрать объект Кнопка. Далее напишем программу длявычисления заработной платы для одной из наших таблиц.
По базе данных,полученной у преподавателя.
Сотрудникам фирмыпредоставляется возможность покупки товаров по беспроцентному кредиту. Известныследующие значения: срок кредита в мес., сумма 1-го взноса, стоимость товара.Определить сумму ежемесячных кредитных выплат. Разработать интерфейс формы инаписать программу в окне VB.
Подготовкаотчетов
Цель работы:
3. Научитьсяразрабатывать отчет с помощью Конструктора на основе одной таблицы.
4. Научитьсяразрабатывать отчет по данным нескольких таблиц, содержащий нагляднуюинформацию о сведениях, хранящихся в базе данных.
Выполнение работы.
СОЗДАНИЕ ОТЧЕТА ВРЕЖИМЕ КОНСТРУКТОРА.
Создание отчетов в режимеКонструктора во многом совпадает с созданием формы. Обычно все отчеты содержатзаголовок отчета и итоговую часть отчета.
1. В окне базыданных выбрать вкладку Отчеты.
2. Нажать кнопку Создатьна панели инструментов.
3. В появившемсядиалоговом окне выбрать способ создания отчета (Конструктор), имя таблицы илизапроса, где содержаться данные, по которым строится отчет.
4. Нажать кнопку ОК.На экране появится отчет в режиме Конструктора.
5. Из списка полейвыбранной таблицы мышью перетащить нужные поля в области отчета (если на экранеотсутствует список полей, нажмите кнопку Список полей).
Созданный отчет можноувидеть в режиме просмотра.
СОЗДАНИЕ ОТЧЕТА НАОСНОВЕ НЕСКОЛЬКИХ ТАБЛИЦ С ПОМОЩЬЮ МАСТЕРА.
Для создания отчета наоснове нескольких таблиц необходимо предварительно создать запрос, содержащийнеобходимую информацию, а затем на основе него строить отчет.
1. Сначала построитьзапрос, содержащий указанные данные.
2. Выбрать команду Создатьотчет с помощью Мастера.
3. В открывшемсядиалоговом окне выбрать созданный запрос и нужные поля (или таблицу и поля изнее).
4. Затем выбрать видпредставления данных, уровни группировки, порядок сортировки, вид макета, стильотчета, задать имя отчета, Готово.
АВТООТЧЕТ.
1.В окне базы данныхвыбрать вкладку Отчеты.
2.Нажать кнопку Создатьна панели инструментов.
В появившемся диалоговомокне выбрать способ создания отчета (Автоотчет), имя таблицы, ОК.
ПОЧТОВЫЕ НАКЛЕЙКИ.
1. Сначала построитьзапрос, содержащий указанные данные.
2. Выбрать команду Создать-Почтовые наклейки..
3. Затем выбрать видпредставления данных, уровни группировки, порядок сортировки, вид макета, стильотчета, задать имя отчета, Готово.
ДИАГРАММА.
1. Сначала построитьзапрос, содержащий указанные данные.
2. Выбрать команду Создать-Мастер диаграмм..
3. Затем выбрать виддиаграммы, уровни группировки, порядок сортировки, доступные поля, задать имяотчета, Готово.
Вывод: мы научились разрабатывать отчет спомощью Конструктора на основе одной таблицы и отчет по данным несколькихтаблиц, содержащий наглядную информацию о сведениях, хранящихся в базе данных.