/>/>/>/>Введение
Информатизация– одна из наиболее ярких черт системы общественных отношений развитых стран.Человечество вступило в такой этап развития цивилизации, в котором информация,знания играют определяющую роль во всех сферах деятельности людей. При этоминформация становится в современном обществе важнейшим фактором экономическогороста. Очевидно, что технологический прогресс является сегодня не толькоглавным фактором обеспечения благосостояния нации, но и важнейшим условиемпроцесса ее устойчивого развития. При этом приоритетное внимание должно бытьуделено именно информационным технологиям, которые благодаря их особым свойствамкатализатора будут активно содействовать технологическому прорыву страны нетолько в информационной сфере, но и во многих других не менее важныхнаправлениях.
Всовременном информационном обществе повышается значение информации как товара.Это является следствием общего роста информационных потребностей и выражениемразвития отрасли информационных услуг. Свидетельство тому – увеличение вкладаинформационного сектора в создание национального богатства. Автоматизация иширокое применение электронной техники становятся одной из актуальнейших задачв отрасли туризма. Создание мощных компьютерных систем бронирования средствразмещения и транспорта, экскурсионного и культурно-оздоровительногообслуживания, внедрение новейшей технологии в сферу туризма, информация оналичии и доступности тех или иных видов поездок, маршрутов, туристскогопотенциала стран и регионов – весь комплекс этих вопросов с учетом развитияинтеграционных процессов ставится в повестку дня текущей и будущей деятельностиВсемирной туристской организации.
/>/>/>/>Информация в туристическойотрасли
Известно,что туризм представляет собой мощную отрасль по торговле услугами. Основутуристической индустрии составляют фирмы туроператоры и турагенты, занимающиесятуристическими поездками, продажей их в виде путевок и туров; предоставляющиеуслуги по размещению и питанию туристов (гостиницы, кемпинги и др.), ихпередвижению по стране, а также органы управления, информации, рекламы поисследованию туризма и подготовке для него кадров, предприятия по производствуи продаже товаров туристского спроса. На туризм работают и другие отрасли, длякоторых обслуживание туристов не является основным видом деятельности(предприятия транспорта, торговли и др.).
Туризм – информационнонасыщенная деятельность. Существует немного других отраслей, в которых сбор,обработка, применение и передача информации были бы настолько же важны дляежедневного функционирования, как в туристической индустрии. Услуга в туризмене может быть выставлена и рассмотрена в пункте продажи, как потребительскиеили производственные товары. Ее обычно покупают заранее и вдали от местапотребления. Таким образом, туризм на рынке почти полностью зависит отизображений, описаний, средств коммуникаций и передачи информации.
Однаковыделяется одна особенность – связующим центром, удерживающим различныхпроизводителей в рамках туристической отрасли, является информация. Именно информационныепотоки, а не товары обеспечивают связи между производителями туристическихуслуг; они идут не только в виде потоков данных, но выступают также в формеуслуг и платежей.
Услуги(например, ночевка в гостинице, аренда автомобиля, комплексные туры и места всамолетах) не пересылаются турагентам, которые, в свою очередь, не хранят их дотех пор, пока не продадут потребителям. Передается и используется информация оналичии, стоимости и качествах этих услуг. Точно так же реальные платежи непереводятся от турагентов турпоставщикам, а комиссионные – от турпоставщиков турагентам.
Можновыделить три характерные черты туризма. Во-первых, это – разнообразная иинтегрированная торговля услугами. Во-вторых, это – комплексная услуга, как сточки зрения производителя, так и потребителя. Наконец, это – информационнонасыщенная услуга. Поэтому туризм – как международный, так и внутренний, – сферарастущего применения информационных технологий.
Системаинформационных технологий, используемых в туризме, состоит из компьютернойсистемы резервирования, системы проведения телеконференций, видеосистем,компьютеров, информационных систем управления, электронных информационныхсистем авиалиний, электронной пересылки денег, телефонных сетей, подвижныхсредств сообщения и т.д. При этом необходимо отметить, что эта систематехнологий развертывается не тур агентами, гостиницами или авиакомпаниямикаждым в отдельности, а всеми ими. Более того, использование каждым сегментомтуризма системы информационных технологий имеет значение для всех остальныхчастей. Например, системы внутреннего управления гостиницей могут быть связаныс компьютерными глобальными сетями, которые обеспечивают, в свою очередь,основу для связи с гостиничными системами резервирования, которые, уже вобратном направлении, могут быть доступны турагентам через их компьютеры.Следовательно, мы имеем дело с интегрированной системой информационныхтехнологий, которая распространяется в туризме. Из вышеизложенного становитсяясно, что в туристической индустрии распространяются не компьютеры, нетелефоны, не видеотерминалы сами по себе – здесь функционирует системавзаимосвязанных компьютерных и коммуникационных технологий.
/>/>/>/>Программное обеспечениеофиса туристического предприятия
Современныйуровень развития турбизнеса и жесткая конкуренция в этой области придают особуюважность информационным системам туристических фирм. Функциональные возможностиэтих систем должны обеспечивать ввод, редактирование и хранение информации отурах, гостиницах, клиентах, о состоянии заявок, предусматривать выводинформации в форме различных документов: анкет, ваучеров, списков туристов,описаний туров, гостиниц, рассчитывать стоимость туров с учетом курса валют,скидок, контролировать оплату туров, формирование финансовой отчетности,экспорт-импорт данных в другие программные продукты (Word, Excel, бухгалтерскиепрограммы) и прочие возможности. Эти системы не только ускоряют процессрасчетов и формирования документов, но и могут уменьшать стоимость услуг(турпакета).
Какизвестно, программное обеспечение (ПО) – это компьютерные программы и данные,предназначенные для решения определенного круга задач и хранящиеся на машинныхносителях. Системное ПО – основа работы компьютера, операционная система(Windows и др.), затем к нему добавляется прикладное ПО – набор различныхкомпьютерных программ, выбор которых зависит от специфики деятельности(текстовые и графические редакторы, программы для работы со звуком иизображением и т.д.). Прикладное ПО обычно делят на стандартное, которое можноиспользовать на большинстве предприятий независимо от сферы деятельности, и специальное /специализированное ПО.
Кспециальному ПО в отрасли туризма относят комплексные системы автоматизациидеятельности туристской фирмы. Программные комплексы «Мастер-Тур», «САМО-Тур» и«САМО-ТурАгент», TurwinMultiPro, «Jack», «Сам себе тур», «Туроператор», «Тур1»,«1С-Рарус: Турагентство».
Основнойфункционал перечисленных программ сводится к формированию и реализации тура, аименно:
• осуществлениеразнообразных операций для работы с данными;
• оптимизацияи автоматизация управления туристическим предприятием с учетом контроляпроцесса продаж, изменений конъюнктуры рынка и т.д.;
• формированиеразличных туристических программ: групповых или индивидуальных, по одной илинескольким странам;
• определениепорядка расчета тура;
• оперативноеоформление заказов;
•автоматическое комплектование турпакета и формирование прайс-листов;
• созданиесправочников по любому сегменту туристского продукта;
• контрользагрузки рейсов и отелей с учетом квот мест;
Кстандартному ПО относят пакеты офисных программ, а также компьютерные системы,позволяющие автоматизировать внутреннюю деятельность любого предприятия. Длятуристической фирмы эти системы позволяют вести справочные базы данных поклиентам, партнерам, гостиницам, транспорту, посольствам, а также вести учеттуров и платежей, прием заказов и работу с клиентами, формирование выходныхдокументов, обеспечивать формирование бухгалтерской отчетности и импорт-экспортданных в специализированные бухгалтерские программы, такие, как 1С и др.
С течениемвремени требования к автоматизации деловых процессов растут. И если когда-тоставилась задача автоматизации отдельных участков работы подразделений, чтопривело к наличию большого количества разрозненных программных продуктов, тотеперь основной вопрос – организация комплексной системы оперативногоуправления. Именно этот подход позволяет наиболее эффективно решить задачуавтоматизации.
Документы –это основные информационные ресурсы любой организации, не только в сферетуризма, работа с ними требует правильной постановки. Документы обеспечиваютинформационную поддержку принятия управленческих решений на всех уровнях исопровождают все бизнес-процессы. Документооборот – это непрерывный процессдвижения документов, объективно отражающий деятельность организации ипозволяющий оперативно ей управлять. Горы макулатуры, длительный поиск нужногодокумента, потери, дубликаты, задержки с отправкой и получением, ошибкиперсонала составляют далеко не полный перечень проблем, возникающих принеэффективном построении документооборота. Всё это может сильно затормозить, ав исключительных случаях – полностью парализовать работу организации.
Эффективныйдокументооборот является обязательной составляющей эффективного управления втуристской отрасли. Документооборот исключительно важен для правильнойорганизации финансового и управленческого учёта.
Системыэлектронного документооборота (системы управления электронными документами)формируют новое поколение систем автоматизации предприятий. Основными объектамиавтоматизации в таких системах являются документы (в самом широком ихпонимании, от обычных бумажных до электронных любого формата и структуры) ибизнес-процессы, представляющие как движение документов, так и их обработку.Данный подход к автоматизации предприятий является одновременно иконструктивным и универсальным, обеспечивая автоматизацию документооборота ивсех бизнес-процессов предприятия в рамках единой концепции и единогопрограммного инструментария. Классифицировать СЭД можно по нескольким признакам(рис. 1).
Конечныхприложений автоматизации документооборота можно насчитать огромное количество.Вот несколько примеров:
регистрациякорреспонденции (входящие, исходящие);
электронныйархив документов;
согласованиеи утверждение ОРД;
контрольисполнения документов и поручений;
автоматизациядоговорного процесса;
управлениебиблиотекой книг (bookmanagement);
библиотекарегламентов управленческих процедур;
оформлениекомандировок;
организациявнутреннего информационного портала предприятия и его подразделений;
системаконтроля выполнения должностных инструкций.
/>
Рисунок 1.Классификация СЭД/>/>/>/>Обзор основных СЭД вРоссии
Нижеприведены главные отличительные черты основных систем документооборота,представленных в России. В данном обзоре представлены сведения о системахполученные, при проведении конференций Docflow, организуемых компанией ABBYY.
Какие-тосистемы, возможно, не вошли в данный обзор, какие-то – менее распространенные вРоссии – описаны весьма лаконично. Более подробную информацию о системах можноузнать на сервере конференции Docflow (http://www.docflow.ru).
В обзоресознательно опущены те свойства систем, без которых не обходится никакая, дажесамая простейшая система документооборота. Это, например, относится кинтеграции с приложениями Microsoft Office, генерации отчетов, стандартнымсредствам поиска. Та или иная стандартная функциональность упоминается в обзоретолько в том случае, если она является сильной или, наоборот, слабой, сторонойкакого-то конкретного продукта.
DocsFusionи DocsOpen
Разработчикомэтих продуктов является компания Hummingbird (http://www.hummingbird.com/products/dkm/index.html). Это одна из самых популярных в мире систем,относящихся к классу «электронных архивов». К сожалению, различные поколения икомпоненты продукта получили различные названия, и поэтому при ознакомлении сним возникает определенная путаница. Изначально существовала система DocsOpen –клиент-серверное приложение с «толстым» клиентом. Затем был разработан серверприложений DocsFusion, позволивший избавиться от необходимости иметь «толстого»клиента, обращающегося напрямую к базе данных. К нему есть два клиента: Windows-клиентPowerDocs и Web-клиент CyberDocs. Перспективной для компании является платформаDocsFusion. Для простоты мы далее будем называть систему словом Docs, имея ввиду DocsFusion и клиенты PowerDocs иCyberDocs.
В РоссииDocsOpen представлена достаточно давно и уже применяется во многихорганизациях. Дистрибьютором этого продукта в России является недавно созданнаякомпания HBS (http://www.hummingbirdsolutions.com). Docs может эффективноприменяться и в крупных организациях с большим числом сотрудников (тысячичеловек), и в небольших фирмах, где работает пять-шесть человек. Система впервую очередь позиционируется как предназначенная для организаций, которыезанимаются интенсивным созданием документов и их редактированием (головныеофисы компаний, консалтинговые компании, органы власти и т.д.).
Documentum
Documentum(http://www.documentum.com) – это система управления документами, знаниями ибизнес-процессами для крупных предприятий и организаций. В России еепредставляет компания «ДокументумСервисиз» www.documentum.ru/. Систематолько начинает внедряться в России, но уже давно и прочно заслужила позициюодного из лидеров индустрии, и поэтому включена в обзор. Documentum – этоплатформа, в большей степени, чем готовый продукт, предназначенная для созданияраспределенных архивов, поддержки стандартов качества, управления проектами враспределенных проектных группах, организации корпоративного делопроизводства,динамического управления содержимым корпоративных интранет-порталов.
В продуктепредусмотрено все, что нужно крупной организации, – это интегрированнаясистема, позволяющая комплексно решать достаточно широкий спектр задач. Онавключает необходимую функциональность для автоматизации деловых процессов:маршрутизацию, утверждение, распределение, уведомление и контроль исполнения.Documentum достаточно масштабируем, вся информация, которая хранится в системе,управляется выделенным серверным компонентом – хранилищем DocBase. Documentumсодержит механизмы, позволяющие управлять хранением информации: онаподдерживает управление версиями, публикацией, доступом, местонахождениеминформации и дает возможность осуществлять архивацию. Система может эффективноработать в распределенной архитектуре в территориально разобщенныхподразделениях благодаря реализованным механизмам репликации и синхронизацииинформации, а также централизованного администрирования.
Documentumпоставляется в нескольких «редакциях», ориентированных на различные задачи:создание порталов, управление знаниями, обеспечение соответствия стандартам /управление качеством, организация B2B (business-to-business) взаимодействия.Важной особенностью для многих отраслей является возможность полногодокументирования всех событий и жесткого отслеживания выполнения определенныхпроцедур.
Продуктвключает в себя средства, позволяющие создавать приложения в среде Documentum,в том числе Web-приложения. Но для разработки приложений для Documentum иинтеграции его с другими приложениями можно использовать и внешние средстваразработки: продукт построен на современных открытых технологиях. Благодарятакой открытости для его внедрения в существующую информационную среду непотребуется существенных расходов на модификацию инфраструктуры. Documentumотличается мощной поддержкой форматов и средствами автоматической генерации файловформатов PDF и HTML из любых хранимых данных. Одним из преимуществиспользования этого продукта для промышленных предприятий является возможностьего интеграции с ERP и CAD/CAM-системами.
Documentumимеет относительно высокую стоимость внедрения за счет того, что является«конструктором», из которого собирается необходимая функциональность, и далекот «коробки», а кроме того, сложен в освоении, что является очевидной оборотнойстороной его функциональной полноты. Поэтому оснащение этим продуктом отдельныхрабочих групп или организаций с числом сотрудников порядка одного-двух десятковимеет мало смысла, разве что в случае, если предполагаются быстрые темпы роста.
LanDocs
СистемаLanDocs в первую очередь ориентирована на делопроизводство и архивное хранение документов.Она состоит из нескольких компонентов: системы делопроизводства, серверадокументов (архива), подсистемы сканирования и визуализации изображений,подсистемы организации удаленного доступа с использованием Internet-клиента,почтового сервера.
Компонентделопроизводства реализован в клиент-серверной архитектуре на базе промышленнойСУБД: Oracle или Microsoft SQL Server. Программное обеспечение дляцентрализованного управления хранением документов в электронном архивереализовано в виде отдельного сервера. В качестве отдельной опции поставляетсямодуль полнотекстового поиска документов с учетом правил русского языка.Почтовая служба LanDocs сделана так, что сотрудники, у которых установленспециальный клиентский компонент LanDocs, могут получать сообщения-задания иотчитываться по ним, используя стандартный почтовый ящик MicrosoftExchange илиLotusNotes.
Продуктоткрыт для разработчиков – имеется API для встраивания LanDocs в Windows-приложениясторонних разработчиков. Компонент сканирования и работы с изображениями имеетдостаточно продвинутую функциональность: он позволяет фильтровать изображения,исправлять перекос, возникший после сканирования, распознавать текст в случаенеобходимости.
СистемаLanDocs не ориентирована на поддержку коллективной работы и процесса созданиядокументов.
MicrosoftSharePointPortalServer
Системаявляется электронным архивом с развитыми средствами поддержки совместнойработы. Это, пожалуй, первый продукт компании Microsoft(http://www.microsoft.com/sharepoint/default.asp), который может претендоватьна роль корпоративного. Поддерживает: совместное создание документов, ведениеверсий документов, изъятие и возврат документов в архив (check-out, check-in).В нем нет Windows-клиента как такового. Для доступа к архиву используется Web-клиент(сторонние разработчики могут дописывать для него свои компоненты) и компонент,интегрированный в WindowsExplorer, что позволяет обращаться к архиву как кнабору файлов.
В системувстроены достаточно мощные средства индексации и поиска. Причем поиск можетосуществляться как по внутренним хранилищам информации (файлы, интранет-сайты,базы MicrosoftExchange, базы LotusNotes), так и по внешним (Internet). Системаспособна индексировать и публиковать документы, которые находятся в файловойсистеме на серверах локальной сети. В качестве альтернативы документы можнопереместить в хранилище самого сервера (которое аналогично хранилищу MSExchange 2000). Регистрационные данные о документах всегда помещаются вхранилище сервера, при этом нет необходимости в использовании отдельногосервера баз данных.
Системадостаточно открыта, к ней можно добавлять различные компоненты. Опора на Web-технологииделает такое расширение технологичным.
Продуктнаиболее эффективен в качестве базы информационной инфраструктуры для компаний,которые делают ставку не на иерархическое управление, а на матричнуюорганизацию взаимодействия людей и плоскую структуру управления. Длятрадиционных фирм она может стать звеном в интранет-инфраструктуре для«оживления» последней, так как концепции, заложенные в эту систему, позволяютсделать процесс публикации информации на портале частью каждодневной работы сдокументами, не требующей особо сложных процедур, ресурсов и организационныхусилий.
Система DocsVision– программный продукт, предназначенный для создания автоматизированныхкорпоративных решений по управлению документами и бизнес-процессами. Включаетпредметно-ориентированную платформу с открытыми интерфейсами прикладногопрограммирования для разработки заказных приложений и готовые типовыеприложения с возможностями параметрической настройки.
Общееназначение, область применения:
1. Созданиекорпоративных решений по управлению документами и бизнес-процессами, в томчисле: делопроизводство, документационное обеспечение управления; контрольисполнения решений и поручений;
архив документов предприятия; согласование документов; обработка заявок наобслуживание клиентов; другие бизнес-процессы с участием документов и данныхвнешних ИТ-систем;
2.Интеграция ИТ-систем предприятия в рамках сквозных бизнес-процессов и втерриториально-распределенной структуре;
3.Поддержка современных методик управления: управление качеством, знаниями,процессное управление.
Составсистемы DocsVision:
1.Программная платформа управления документами и бизнес-процессами – наборпрограммных компонентов, предоставляющий функции работы с документами, включаетв себя открытые программные интерфейсы, средства моделирования приложений ибазовые клиентские компоненты.
2.Стандартные приложения: – «Делопроизводство» – обеспечивает типичные процессыорганизационно-распорядительного документооборота: регистрацию, рассмотрение,исполнение, подготовку, согласование документов.
– «Управлениепроцессами» – полнофункциональная WorkFlow система описания и исполнениясложных процессов обработки информации и взаимодействия с информационнымисистемами.
– Средстванастройки и разработки приложений – дают возможность партнерам и заказчикамсоздавать собственные прикладные решения на базе платформы и стандартныхприложений.
– Модульрепликации – предназначен для создания территориально-распределенных решений набазе DocsVision.
– Шлюзык другим системам – предназначены для интеграции DocsVision и другихинформационных систем: файловая система MicrosoftExchange, MicrosoftSharePoint,MicrosoftDynamics AX, 1С: Предприятие.
Партнеры изаказчики могут разрабатывать собственные шлюзы к другим системам, используяпрограммные интерфейсы универсального механизма шлюзов DocsVision.
Общиесведения об архитектуре:
Системареализована в 3-х уровневой архитектуре клиент-сервер с использованием web-клиента.Взаимодействие клиента и сервера осуществляется по протоколу SOAP, клиентреализован в виде набора ActiveX компонент. Все системные объекты доступны поURL. Система аутентификации пользователей интегрирована сMicrosoftActiveDirectory и не требует дополнительного ввода имени пользователяили пароля при входе в систему. Централизованное хранилище с возможностьюстроить распределенные системы. Система поддерживает английский, русский,украинский, латышский, эстонский и казахский интерфейсы.
OptimaWorkflow
Хотясистема и называется OptimaWorkflow (http://www.optima.ru/), это больше чемworkflow-продукт. Кроме общего механизма организации потока работ, он позволяетхранить на время проведения работ все документы, относящиеся к процессу. Дляэтого в качестве хранилища используется механизм общих папок Microsoft Exchange.Полезной возможностью является отслеживание критических путей и представлениекомплекса взаимосвязанных работ в виде диаграмм Ганта. Впрочем, эту работуможно производить и в среде MS Project c использованием всех ее возможностей,так как OptimaWorkflow позволяет экспортировать данные о ходе работ в этупрограмму.
Системаавтоматизирует процессы регистрации документов по правилам делопроизводства,реализует механизмы аннотирования и сбора резолюций, доставки отчетов обисполнении поручений.
Тот факт,что OptimaWorkflov использует в качестве основного хранилища и транспортаMicrosoftExchange, определяет все ее возможности по надежности хранения, защитеот сбоев, возможности применения медленных линий связи, синхронизации данных,ограничения доступа к данным. Для регистрации версий документов используетсяСУБД, к которой осуществляется доступ через ODBC.
Как ужеуказывалось выше при классификации систем, workflow-система удобна дляформализации типовых процедур работы с документами в организациях, где такаяработа является ежедневной практикой. Так как OptimaWorkflow в качестве сервераиспользует Exchange, его легко внедрить в тех компаниях, где он уже применяетсяпо своему прямому предназначению – как почтовый сервер. Не нужно рассчитыватьна то, что OptimaWorkflow позволит вам задействовать Exchange в качествеэлектронного архива – для этого есть другие продукты, к примеру описанный вышеMicrosoftSharePointPortalServer. OptimaWorkflow хранит документы только впроцессе, пока работы, связанные с ним, не завершены.
«БОСС-Референт»
Даннаясистема разработана компанией АйТи (http://www.it.ru). Относится к категориисистем, ориентированных на поддержку управления организацией, эффективнойработы сотрудников и на накопление знаний, и при этом имеет развитыедополнительные сервисы (о них – чуть ниже).
Основноеприменение – создание корпоративной системы, охватывающей деятельностьсотрудников на своих рабочих местах и поддерживающей управленческиебизнес-процессы. Поддерживает делопроизводство, организационное управление,согласование документов. Отличительная особенность ее в том, что, будучиполноценной системой документооборота, она уже обладает всей необходимойфункциональностью для реализации делопроизводства. В ней с самого началафигурируют понятия, роли и функции, присущие организациям со сложнойиерархической структурой в России. Другая отличительная черта системы«БОСС-Референт»: в ней реализованы функции CRM-системы, контроля договоров,учета материальных ценностей, потокового сканирования и распознавания (в«БОСС-Референт» интегрирована система FineReader), электронной конференции идоски объявлений.
Системареализована на платформе LotusNotes. Благодаря этому вдобавок к функциям«БОСС-Референт» пользователи получают в свое распоряжение все богатствофункциональности самой среды LotusNotes, включая электронную почту, репликациюданных, возможность удаленной работы и т.д. «БОСС-Референт» является наиболееоткрытой во всех смыслах системой – она поставляется вместе с полными исходнымитекстами. К ней дополнительно прилагается инструментарий разработчика с полнымописанием функций прикладного программного интерфейса.
На«БОСС-Референт» стоит обратить внимание в первую очередь тем организациям,которые уже используют LotusNotes. Остальные должны отдавать себе отчет в том,что, выбирая эту систему, они получают и LotusNotes в качестве основы своейинформационной инфраструктуры и должны приобрести лицензию LotusNotes на каждоерабочее место.
«Дело»
Система«Дело», которая до недавнего времени называлась «Дело-96», является типичнымпредставителем систем автоматизации делопроизводства и именно в этом качествеприобрела популярность у нас в стране. Она последовательно поддерживает всеправила делопроизводства, принятые в России. Разработчик – компания«Электронные офисные системы» (ЭОС, www.eos.ru) взял курс на пересмотрконцепции продукта в сторону создания полноценной системы документооборота.Продукт поддерживает идеологию делопроизводства, суть которой в следующем:чтобы было совершено любое действие в организации, нужен документ, к которому«приделываются ноги», то есть обеспечивается его движение. Движение документов(при том, что физически они, естественно, не перемещаются) происходит за счетизменения учетных записей о документах в базе данных.
Дляхранения документов компания ЭОС недавно представила отдельный продукт,интегрированный с системой «Дело», обеспечивающий функции электронного архива.В системе реализованWeb-интерфейс, что удобно для организации удаленногодоступа и построения интранет-порталов. Система имеет API, позволяющийинтегрировать ее с различными приложениями. «Дело» хранит учетные записисредствами промышленной СУБД – Oracle или Microsoft SQL Server; осуществляетполное протоколирование действий пользователей с документами. Последняя версияинтегрирована с системой распознавания FineReader для занесения в нее данных сбумажных документов.
Продукт впервую очередь интересен для организаций, которые сталкиваются с необходимостьювнедрения формализованного делопроизводства.
«Евфрат»
«Евфрат»является простым электронным архивом с базовыми возможностями контроляисполнения. Разработан компанией CognitiveTechnologies (http://www.cognitive.ru).Компания предлагает спектр продуктов для организаций различного масштаба – отверсии для малого офиса до варианта для крупных компаний. В нашем случае речьпойдет о втором варианте, называемом «Евфрат Клиент-сервер», в котором вкачестве клиентской части используется «Евфрат-Офис», являющийсясамостоятельным продуктом, который может работать независимо от серверногокомпонента системы.
«Евфрат»построен в парадигме «рабочего стола» с папками. Документы раскладываются попапкам, которые могут иметь любую степень вложенности. Собственного хранилищафайлов «Евфрат» не имеет – система хранит только ссылки на файлы или настраницы в Internet. Для хранения реквизитов документов используется СУБДсобственной разработки. В комплект продукта входят утилиты, позволяющиеуплотнять и архивировать базу данных этой СУБД.
Отличительнойособенностью является возможность открыть и просмотреть любой документподдерживаемого системой формата с помощью встроенной программы просмотра,правда, без форматирования и иллюстраций, что, в прочем, не составляетпроблемы, так как документ можно открыть во внешнем «родном» приложении. Ксожалению, «Евфрат» не дает возможности отслеживать получение и возвратдокументов (check-out, check-in) и хранение версий, что может усложнитьколлективную работу с документами. Система позволяет описать категориидокументов и приписать любой из категорий любые реквизиты.
Для вводаинформации с бумажных носителей в комплект продукта входит система потоковоговвода, основанная на другом продукте компании – системе распознавания текстовCuneiform. По сути, «Евфрат» представляет собой средство сканирования,распознавания, регистрации документов, присвоения им реквизитов, индексации,полнотекстового поиска, назначения заданий, связанных с документом, и контроляих исполнения. Это недорогое решение, которое может оказаться полезным в маломофисе или на предприятиях, не предъявляющих высоких требований кмасштабируемости информационной системы.
электронный документообороттуристический информация/>/>/>/>Проблемы внедрениясистемы документооборота
Существуютобщие практически для любых организаций проблемы, которые приходится решать приреализации, внедрении и сопровождении систем электронного документооборота.Ниже перечислены основные из них.
Консерватизмперсонала, низкая образованность, нежелание обучаться и переобучаться. Боязньпрозрачности собственной деятельности для руководства, которая возникает послевнедрения системы электронного документооборота.
Фактордиректора «советского типа» – нежелание непосредственно работать с компьютером,просматривать и редактировать документы.
Постоянныеструктурные изменения в организации, слабая формализация бизнес-процессов.
Необходимостьобеспечения юридической силы документов (после принятия закона об электроннойподписи этот фактор начнет терять свою значимость).
Необходимостьвзаимодействовать с внешним «бумажным» миром, в особенности если это касаетсяпараллельных структур в ассоциированных организациях или ведомствах, с которымиидет постоянная работа.
Кроме этих,существуют специфические для определенных типов организаций проблемы.
/>/>/>Тенденции и критерии для отбора СЭД
Даже в сложившейся сложной экономическойситуации основными тенденциями для выбора СЭД продолжают оставатьсяследующие:
Выборкомплексных систем управления корпоративным содержанием (ECM). Компании снебольшим бюджетом на IT-решения стремятся извлечь максимальную пользу отинвестиций во внедрение, поэтому выбирают продукт с необходимым наборомфункций, следуя четкой цели оптимизировать бизнес-процессы, а не толькоупорядочить документооборот;
Интеграция,адаптация и масштабирование являются важным условием при вложении средствв систему. Заказчик сегодня не может позволить себе внедрение, чтобыпопробовать и не использовать затем систему в работе: она должна бытьсовместима с имеющимся ПО и обеспечивать единое информационное поле, при этомдолжна оставаться возможность настроить «под себя» и развить корпоративнуюсистему со временем;
Доступнаястоимость и окупаемость проекта по внедрению корпоративной системы. Ещедва года назад важным считалась именно окупаемость, теперь доступностьпроекта по стоимости становится лидирующей.
Такимобразом, можно выделить следующие критерии, которые являются наиболеезначимыми сегодня при выборе СЭД
ФункционалСЭД.
Простотаработы в СЭД.
Невысокиезатраты на обслуживание.
Доступнаястоимость.
/>/>/>Обзор российского рынка СЭД
Длякраткого обзора существующих на российском рынке СЭД были взяты наиболееизвестные системы, занимающие лидирующие позиции, активно развивающиефункционал продукта, тем самым завоевывая новых клиентов. Информацию об этихСЭД можно найти в различных открытых источниках.
БОСС-Референт. Разработчик«БОСС – Референт» входит в группу компаний АйТи. Предназначена дляавтоматизации управленческого документооборота и делопроизводства. Существуетна рынке с 1996 года. Преимуществами системы являются использованием платформыIBM Lotus, высокотехнологичной архитектурой и длительным опытом внедрения.
ДЕЛО. Разработчик– «Электронные Офисные Системы». Представляет собой промышленное решение дляобеспечения автоматизации процессов делопроизводства. Выпущена в 1996 году.Первая отечественная система автоматизации документооборота, получившаягосударственный сертификат наивысшего качества ЦСЦР Госстандарта РФ.
ЕВФРАТ-Документооборот. Разработчик– «CognititveTechnologies». Система позволяет реализовать разные схемыавтоматизации работы с документами и автоматизировать ключевые бизнес-процессыорганизации. Существует на рынке с 1997 года. К основным преимуществамразработчики относят возможность использовать систему как коробочное, так ипроектное решение.
DIRECTUM. Разработчик– «DIRECTUM». Представляет собой систему электронного документооборота иуправления взаимодействием. На рынке с 2003 года. К преимуществам относятширокую функциональность и простые принципы работы.
DocsVision. Разработчик– «DocsVision», компания выделилась из «DigitalDesign». Система электронногодокументооборота, позволяющая решить задачи управления документами ипроцессами. Разрабатывается с 1998 года. Преимущества системы заключаются вразнообразии приложений и возможности развития функционала.
LanDocs. Разработчик– «Ланит». Технологическая платформа для создания информационно-технологическихрешений. Разрабатывается с 1996 года. Среди главных преимуществ:функциональность и масштабируемость.
ЭффектОфис. Разработчик – «ГАРАНТ ИНТЕРНЭШНЛ». Система электронного документооборотапозволяет обеспечить систематизацию, безопасное хранение и эффективный поискдокументов. Функциональность, надежность, гибкость с относительно невысокойстоимостью эксплуатации сделало систему одной из самых популярных российскихразработок в сфере электронного документооборота.
Далее кданным из открытых источников о перечисленных системах СЭД на рынке Россиибудет применен информационный подход с целью выбора программы для автоматизацииофиса турфирмы с учетом изложенных выше критериев отбора./>/>/>Применение информационного подхода к выборупрограммы для автоматизации деятельности турфирмы
Объектомвыбора являются программы для автоматизации делопроизводства турфирмы:
БОСС-Референт;
ДЕЛО;
ЕВФРАТ-Документооборот;
DIRECTUM;
DocsVision;
ЭффектОфис;
LanDocs.
Формулированиецели
Цельювыбора программы для автоматизации деятельности делопроизводства турфирмыявляется:
Простотаиспользования;
Финансоваядоступность;
Сокращениезатрат рабочего времени на составление отчетов;
Требованияк техническому оснащению.
Анализиотбор значимых факторов
Начнемзнакомиться с сайтами производителей и описаниями программных продуктов.Выберем те программы, с которыми имеет смысл познакомиться поближе, а из нихвыберем самую оптимальную.
/>/>Значимыефакторы при отборе программ:
Стоимостьлицензий для одновременной работы 50 пользователей (полный функционал)
Факторочень важный, т. к. без его оценки, затраты будут непредсказуемы и могутсильно ударить по бюджету турфирмы. Поэтому стоит проанализировать стоимостьпродуктов и определить ценовые планки.
ИспользованиеЭЦП
Безусловно,одно из главных условий сохранения целостности и правомочности электронныхдокументов.
Автоматическоесохранение всех редакций документа
Это условиепозволяет проследить все изменения в документе, которые могут быть и важными, инет, а также персонифицировать и датировать эти изменения.
Системныеуведомления
Функцииотносятся к удобству интерфейса, работы с системой.
Ведениесекретного делопроизводства
Сохранениекоммерческой и служебной тайны, конфиденциальности информации.
Интеграцияс другим ПО
Тоже важныйфактор, позволяющий использовать установленное до внедрения СЭД ПО, а такженавыки персонала при работе с этим ПО.
Техническиетребования клиентского ПК
Если привнедрении любой ИС как правило необходимо устанавливать новые серверныестанции, то ПК пользователей обычно подходят для клиентов, иногда посленебольшой модернизации.
/>/> Поиск и отбор информации о вариантах
www.boss-referent.ru/about/
/>
www.eos.ru/eos_products/eos_delo/
/>
www.evfrat.ru/
/>
www.directum.ru/
/>
Таблица 1. Формализованноепредставление информацииНаименован-ие программы Стоимость лицензий для одновременной работы 50 пользователей, полный функционал системы, $ Использован-ие ЭЦП Автоматичес-кое сохранение всех редакций документа Систем-ные уведомления Ведение секретного делопроизводства Возможности интеграции с другим ПО Технические требования клиентского ПК БОСС-Референт 42 000,00 есть нет есть нет Microsoft Office, FineReader, OCR, CuneiForm, FaxChange, 1С. Pentium III 650, RAM 192 Mb, HDD 1,5Gb DIRECTUM 38 855,00 есть есть есть нет Microsoft Office, FineReader, Бизнес-Люкс, 1С, SAP R/3, NS 2000, MS Project Pentium 4 Xeon 2000, RAM 2Gb, HDD: 2–3 диска. LanDocs 33 735,00 есть есть есть есть Microsoft Office, 1С, FineReader. Pentium II 500, RAM 512 Mb, HDD 50Gb ЕВФРАТ 27 400,00 есть нет есть есть MicrosoftOffice Pentium III 500, RAM 512 Mb, HDD 15Gb DocsVision 9 200,00 есть есть есть нет Microsoft Office, 1С, FineReader. Pentium III 1Гц, RAM 512 Mb, HDD 300Gb ДЕЛО 10 245,16 есть есть есть есть MicrosoftOffice, FineReader, подсистемы: «АРХИВНОЕ ДЕЛО», «ЭЦП и шифрование», «Дело WEB», «Поточное сканирование», «Мастер паролей» Pentium IV, RAM 512Mb, HDD 1Gb. EffectOffice 6 295,36 опционально есть есть есть
Microsoft Office, FineReader,
«ЭффектГрафика», «ЭффектБлокнот» Pentium II, RAM 64Mb, HDD 1Gb
Далеепроизводится оцифровка значений качественных факторов. Для этого используютсяданные экспертных исследований. Выражаются значения этих факторов в числовомвиде.
Шкалаоцифровки для каждого фактора:
Оцифровкафакторов «использование ЭЦП, автоматическое сохранение всех редакций документа,уведомления системные и ведение секретного делопроизводства» оцениваются пошкале от 1 до 3 – наличие функции есть высшая оценка
Фактор«стоимость» оценивается по шкале от 1 до 4, чем ниже стоимость, тем вышеоценка.
Фактор«возможности интеграции с другим ПО» оценивается по отличиям в программномобеспечении в шкале от 1 до 7 (от плохих показателей к наиболее подходящим).
Фактор«технические требования клиентских ПК» оценивается по техническим параметрамкомпьютера, чем ниже требования, тем выше оценка (от 1 до 5).
Таблица 2.Оцифровка факторовВарианты Стоимость Использован-ие ЭЦП Автоматичес-кое сохранение всех редакций документа Систем-ные уведомления Ведение секретного делопроизводства Возможности интеграции с другим ПО Технические требования клиентского ПК БОСС-Референт 4 3 1 3 1 5 2 DIRECTUM 4 3 3 3 1 7 1 LanDocs 3 3 3 3 3 4 4 ЕВФРАТ 3 3 1 3 3 1 3 DocsVision 2 3 3 3 1 4 3 ДЕЛО 2 3 3 3 3 6 2 EffectOffice 1 2 3 3 3 4 5
Такимобразом, стоимость и технические требования оцениваются по принципу «чемменьше, тем лучше», остальные факторы – «чем больше, тем лучше»
Определениекоэффициентов значимости факторов.
Подесятибалльной шкале:
Стоимость –10 баллов. Стоимость программы для автоматизации деятельности любогопредприятия является важнейшим фактором.
Ведениесекретного делопр-ва – 9 баллов. Данный фактор важен для обеспеченияконфиденциальности информации.
ИспользованиеЭЦП – 4 балла. На сегодня фактор носит почти обязательный характер.
Техническиетребования клиентского ПК – 5 баллов. Позволяет понять подходит ли существующеепрограммное обеспечение на предприятии для установки данной программы.
Интеграцияс другим ПО – 6 баллов. Данный показатель указывает на использование персоналомпривычных навыков.
Автоматическоесохранение всех редакций документа – 3 балла. Иногда проследить маршрутдокумента внутри фирмы бывает чрезвычайно важно.
Системныеуведомления – 2 балла. Данный фактор не является существенным для выборасистемы.
Таблица 3.Нормализация коэффициентов значимостиСтоимость 10 0,243902439 Использование ЭЦП 4 0,097560975 Автосохранение версий документов 3 0,073170731 Системные уведомления 2 0,048780487 Секретное делопроизводство 9 0,219512195 Интеграция с др. ПО 6 0,146341463 Тех. требования ПК клиента 7 0,170731707 Сумма 41 1,000000000
Таблица 4.Вычисление взвешенной оценкиНормализация значения коэффициентов значимости Стоимость лицензий для одновременной работы 50 пользователей, использующих полный функционал системы, $ Использование ЭЦП Автоматическое сохранение всех редакций документа Системные уведомления Ведение секретного делопроизводства Возможности интеграции с другим ПО Технические требования клиентского ПК Взвешенная оценка 0,243902439 0,09756 0,073171 0,04878 0,2195 0,1463 0,1707 0,210526316 0,15 0,05882353 0,1428571 0,06667 0,16129 0,1 0,132565609 0,210526316 0,15 0,17647059 0,1428571 0,06667 0,22581 0,05 0,142078729 0,157894737 0,15 0,17647059 0,1428571 0,2 0,12903 0,2 0,16995773 0,157894737 0,15 0,05882353 0,1428571 0,2 0,03226 0,15 0,138650747 0,105263158 0,15 0,17647059 0,1428571 0,06667 0,12903 0,15 0,119315882 0,105263158 0,15 0,17647059 0,1428571 0,2 0,19355 0,1 0,149488974 0,052631579 0,1 0,17647059 0,1428571 0,2 0,12903 0,25 0,147942326
Повзвешенной оценке можно выделить безусловного лидера для автоматизациидеятельности предприятия туристской отрасли. Программа LanDocs набрала большуюоценку благодаря сочетанию функциональных особенностей. Также можно выделитьДело по этому же критерию и ЭффектОфис из-за низкой стоимости. Наименьшуюоценку набрала программа DocsVision в связи со своими функциональнымиособенностями.
/>/>/>/>Заключение
Туристскаяотрасль – информационно насыщенная деятельность, поэтому является сферойрастущего применения информационных технологий.
Системаинформационных технологий, используемых в туризме, состоит из компьютернойсистемы резервирования, системы проведения телеконференций, видеосистем,компьютеров, информационных систем управления, электронных информационныхсистем авиалиний, электронной пересылки денег, телефонных сетей, подвижныхсредств сообщения и т.д. К информационным системам управления относятся системыэлектронного документооборота. Эффективный документооборот являетсяобязательной составляющей эффективного управления в туристской отрасли.Документооборот исключительно важен для правильной организации финансового иуправленческого учёта. При выборе указанных систем учитывают следующиепоказатели:
ФункционалСЭД
Простотаработы в СЭД
Невысокиезатраты на обслуживание
Доступнаястоимость
Существуетнесколько методов для выбора подходящего продукта. Одним из них является метод«информационного подхода к анализу процессов и явлений в сервисной и туристскихсферах»
При егоприменении (приложение 1) была вычислена взвешенная оценка и получены следующиерезультаты:
Лучшиепоказатели имеют программы LanDocs и Дело.
Худшийпоказатель у DocsVision.
Сравниваяпоказатели различных систем СЭД в приведенной таблице, имеем:
/>По стоимости лицензий для одновременной работы 50-ти пользователейнаименьшие затраты у продуктов Эффект Офис, Дело и DocsVision. Системы LanDocsи Евфрат имеют средние показатели. Самые дорогие Босс Референт и Directum.
Всесравниваемые программы позволяют использовать электронно-цифровую подпись,только у Эффект Офис эта функция опциональна. Также все системы, кроме Евфрата,поддерживают автосохранение всех версий документа.
Босс Референт,DocsVision и Directum не поддерживают ведение секретного документооборота.
Повозможностям интеграции с другим ПО Directum и Дело выглядят наиболее солидно,очень бедно обстоят дела у Евфрата – только MS Office.
По критериютехнических требований к клиентскому ПК самые нетребовательные Эффект Офис иLanDocs, очень много ресурсов необходимо DocsVision и Directum.
Такимобразом, можно утверждать, что простое сравнение различных информационныхсистем не позволяет осуществить выбор какого-либо продукта без точной оценкимножества факторов. Взвешенная оценка значимых факторов дает более объективнуюкартину, при этом необходимо правильно выбрать оцениваемые параметры.
/>/>/>Литература
1. Чудновский А.Д., Жукова М.А. Информационныетехнологии управления в туризме: учеб. пособие. – М.: КНОРУС, 2006.
2. Морозов М.А., Морозова Н.С. Информационныетехнологии в социально-культурном сервисе и туризме. Оргтехника. – М.:Издательский центр «Академия», 2005.
3. Варакин Л.Е. Глобальное информационное общество:критерии развития и социально-экономические аспекты. – М.: Междунар. акад.связи, 2001.
4. Непогода А.В., Семченко П.А. Делопроизводствоорганизации: подготовка, оформление и ведение документации. – М.: Омега-Л,2007.
5. www.garant.spb.ru – Гарант Интернейшнл
6. www.doc-online.ru – Независимый портал О СЭД.
7. www.docflow.ru – Конференции Docflow. Исследование рынка СЭД.
8. www.boss-referent.ru/about/
9. www.eos.ru/eos_products/eos_delo/
10. www.evfrat.ru/
11. www.directum.ru/
12. www.docsvision.com/o-sisteme/
13. www.effectoffice.com/
14. landocs.ru/
азмещено на