Курсовая работа
Основныевопросы проектирования баз данных, принципы работы с Microsoft Office Access 2003
Задание
В данной курсовой работенеобходимо создать базу данных «Гостиница», которая должнаосуществлять:
· ведение спискапостояльцев;
· учётзабронированных мест;
· ведение архивавыбывших постояльцев за последний год.
Необходимопредусмотреть:
· получение спискасвободных номеров (по количеству мест и классу);
· получение списканомеров (мест), освобождающихся сегодня и завтра;
· выдачу информациипо конкретному номеру;
· автоматизациювыдачи счетов на оплату номера и услуг;
· получение списказабронированных номеров;
· проверку наличияброни по имени клиента и/или названию организации.
В качестве средствасоздания БД используем СУБД Microsoft Office Access 2003.
Содержание
Введение
1. Основные понятия баз данных
1.1 Базы данных и системы управления базами данных
1.2 Структура простейшей базы данных
1.3 Свойства полей базы данных
1.4 Типы данных
2. Основы Microsoft Office Access
2.1 Таблицы базы данных
2.2 Запросы базы данных
2.3 Формы базы данных
2.4 Отчеты базы данных
2.5 Макросы, модули, программы в MS ACCESS
3. Реализациябазы данных
3.1 Постановка задачи
3.2 Концептуальная модель
3.3 Логическая модель
3.4 Реализация
Заключение
Библиографический список
Введение
Практически каждому человеку приходится иметь дело собработкой информации. С развитием экономики и ростом численности населениявозрастает объем взаимосвязанных данных, необходимых для решения коммерческих,административных и других задач.
Для решения этой проблемы были созданы СУБД
В данной курсовой работе рассматриваются основные вопросыпроектирования баз данных, принципы работы с Microsoft Office Access 2003.
1. Основные понятия баз данных
/>/>/>/>1.1 Базы данных и системыуправления базами данных
База данных — это организованная структура, предназначеннаядля хранения информации. Данные и информация — понятия взаимосвязанные, но нетождественные. Сегодня большинство систем управления базами данных (СУБД)позволяют размещать в своих структурах не только данные, но и методы (то естьпрограммный код), с помощью которых происходит взаимодействие с потребителемили с другими программно-аппаратными комплексами.
С понятием базы данных тесно связано понятие системыуправления базой данных (СУБД). Это комплекс программных средств,предназначенных для создания структуры новой базы, наполнения ее содержимым,редактирования содержимого и визуализации информации. Под визуализациейинформации базы понимается отбор отображаемых данных в соответствии с заданнымкритерием, их упорядочение, оформление и последующая выдача на устройствовывода или передача по каналам связи.
В мире существует множество систем управления базами данных.Несмотря на то, что они могут по-разному работать с разными объектами ипредоставляют пользователю различные функции и средства, большинство СУБДопираются на единый устоявшийся комплекс основных понятий. Это дает намвозможность рассмотреть одну систему и обобщить ее понятия, приемы и методы навесь класс СУБД.
Выбор среды разработкиобусловлен следующими критериями:
– Простота разработки, сопровожденияи эксплуатации. Минимизация расходов на разработку. Если возникнетнеобходимость внесения изменений в структуру БД, то эта задача может бытьрешена даже студентом, без привлечения высококлассного специалиста;
– СУБД должнаобеспечивать накопление и управление данными, гарантируя при этом простоту вработе и быстроту доступа. Хранимые объемы информации незначительны, поэтомувремя обработки запросов мало, к тому же база данных храниться в одном файле –то есть поддержки сети не требуется;
– СУБД MS Access является одной из самых эффективных, надежных длярешения задач подобного масштаба и распространенных в России.
/>/>/>/>/>1.2 Структура простейшей базы данных
Структура базы данных определяет методы занесения данных ихранения их в базе. Следует уточнить, что если в базе нет никаких данных, тоэто все равно полноценная база данных, информация в ней все-таки есть – это ееструктура. Базы данных могут содержать различные объекты, но основнымиобъектами любой базы данных являются ее таблицы. Простейшая база данных имеетхотя бы одну таблицу. Соответственно, структура простейшей базы данныхтождественно равна структуре ее таблицы.
Структуру двумерной таблицы образуют столбцы и строки. Иханалогами в структуре простейшей базы данных являются поля и записи. Еслизаписей в таблице пока нет, значит, ее структура образована только наборомполей. Изменив состав полей базовой таблицы (или их свойства), мы изменяемструктуру базы данных и, соответственно, получаем новую базу данных.
/>/>/>/>/>1.3 Свойства полей базы данных
Поля базы данных не просто определяют структуру базы — ониеще определяют групповые свойства данных, записываемых в ячейки, принадлежащиекаждому из полей. Ниже перечислены основные свойства полей таблиц баз данных напримере СУБД Microsoft Access:
– имя поля – определяет, как следует обращаться к данным этого поля приавтоматических операциях с базой (по умолчанию имена полей используются вкачестве заголовков столбцов таблиц);
– тип поля – определяет тип данных, которые могут содержаться в данномполе;
– размер поля – определяет предельную длину (в символах) данных, которыемогут размещаться в данном поле;
– формат поля – определяет способ форматирования данных в ячейках,принадлежащих полю;
– маска ввода – определяет форму, в которой вводятся данные в поле(средств автоматизации ввода данных);
– подпись – определяет заголовок столбца таблицы для данного поля (еслиподпись не указана, то в качестве заголовка столбца используется свойство «имяполя»);
– значение по умолчанию – то значение, которое вводится в ячейки поляавтоматически (средство автоматизации ввода данных);
– условие на значение –ограничение, используемое для проверки правильности ввода данных (средствоавтоматизации ввода, которое используется, как правило, для данных, имеющихчисловой тип, денежный тип или тип даты);
– сообщение об ошибке – текстовое сообщение, которое выдаетсяавтоматически при попытке ввода в поле ошибочных данных (проверка ошибочностивыполняется автоматически, если задано свойство «условие на значение»);
– обязательное поле – свойство, определяющее обязательность заполненияданного поля при наполнении базы;
– пустые строки – свойство, разрешающее ввод пустых строковых данных (отсвойства «обязательное поле» отличается тем, что относится не ко всемтипам данных, а лишь к некоторым, например к текстовым);
– индексированное поле – если поле обладает этим свойством, все операциясвязанные с поиском или сортировкой записей по значению, хранящемуся в данномполе, существенно ускоряются. Кроме того, для индексированных полей можносделать так, что значения в записях будут проверяться по этому полю на наличиеповторов, что позволяет автоматически исключить дублирование данных.
/>/>/>/>/>1.4 Типы данных
Таблицы баз данных, как правило, допускают работу с большимколичеством разных типов данных. Так, например, базы данных Microsoft Access работают со следующими типамиданных:
– текстовый – тип данных, используемый для хранения обычногонеформатированного текста ограниченного размера (до 255 символов);
– поле МЕМО – специальный тип данных для хранения больших объемов текста(до 65 535 символов). Физически текст не хранится в поле. Он хранится в другомместе базы данных, а в поле хранится указатель на него, но для пользователятакое разделение заметно не всегда;
– числовой – тип данных для хранения действительных чисел;
– дата/время – тип данных для хранения календарных дат и текущеговремени;
– денежный – тип данных для хранения денежных сумм. Теоретически, для ихзаписи можно было бы пользоваться и полями числового типа, но для денежных сумместь некоторые особенности (например, связанные с правилами округления),которые делают более удобным использование специального типа данных, а ненастройку числового типа;
– счетчик – специальный тип данных для уникальных (не повторяющихся вполе) натуральных чисел с автоматическим наращиванием. Естественноеиспользование – для порядковой нумерации записей;
– логический – тип для хранения логических данных (могут приниматьтолько, два значения, например «да» или «нет»);
– поле объекта OLE – специальный тип данных, предназначенный для храненияобъектов OLE, например мультимедийных. Реально,конечно, такие объекты в таблице не хранятся. Как и в случае полей МЕМО, онихранятся в другом месте внутренней структуры файла базы данных, а в таблицехранятся только указатели на них (иначе работа с таблицами была бы чрезвычайнозамедленной);
– гиперссылка – специальное поле для хранения адресов URL Web-объектов Интернета. При щелчкена ссылке автоматически происходит запуск браузера и воспроизведение объекта вего окне;
– мастер подстановок – это не специальный тип данных. Это объект,настройкой которого можно автоматизировать ввод в данных поле так, чтобы невводить их вручную, а выбирать из раскрывающегося списка.
/>/>/>/>/>/>/>2. Основы Microsoft Office Access
/>/>/>/>/>2.1 Таблицы базы данных
В режиме таблицы добавляются,редактируются или просматриваются табличные данные. Также можно проверитьорфографию и напечатать табличные данные, отфильтровать и отсортировать записи,изменить внешний вид таблицы или изменить структуру таблицы, добавив или удаливстолбцы. В режиме конструктора таблицы можно создать целую таблицу, добавляяновые поля или удаляя и настраивая существующие поля таблицы.
Чтобы добавить поле, в верхнейчасти окна таблицы в режиме конструктора следует ввести имя поля и определитьего тип. Чтобы переименовать поле, необходимо изменить его имя в столбце.
Уникальная метка, называемаяключом, используется для определения каждой записи таблицы. Ключевые поля втаблицах используются для создания межтабличных связей. Чтобы определить ключ,необходимо выделить строку с описанием нужного поля и нажмите кнопку на панели инструментов.
Тип данных определяет, какоговида данные допускается вводить в поле. Чтобы определить или изменить типданных, выберите столбец , нажмите в поле кнопку со стрелкойи выберите тип данных из списка.
/>/>/>/>/>2.2 Запросы базы данных
С помощью запросов можнопросматривать, анализировать и изменять данные из нескольких таблиц. Они такжеиспользуются в качестве источника данных для форм и отчетов. Наиболее частоиспользуется запрос на выборку. При его выполнении данные, удовлетворяющиеусловиям отбора, выбираются из одной или нескольких таблиц и выводятся вопределенном порядке. Запрос можно создать с помощью мастера или самостоятельнос помощью конструктора. Кроме того, запрос может быть записан в виде инструкцииSQL.
Чтобы ограничить записи,которые следует включить в динамический набор при выполнении запроса, нужноопределить условия отбора в строке для одного илинескольких полей.
Данные, возвращаемые взапросе, можно отсортировать в том или ином порядке. При указании порядкасортировки для нескольких полей Microsoft Access сортирует сначала крайниелевые поля и далее слева направо.
/>/>/>/>/>2.3 Формы базы данных
Формы являются объектомбазы данных, которые обычно используется для отображения данных в базе данных.Форма может быть кнопочной, открывающая другую форму или отчеты базы данных.Большинство форм являются присоединенными к одной или нескольким таблицам и запросамиз базы данных.
Графические элементы,такие как линии и прямоугольники, сохраняются в макете формы. Связь междуформой и ее источником записей создается при помощи графических объектов,которые называют элементами управления.
Эффективность формы повышаетсяпосредством добавления в нее разделов. Формы могут содержать следующие разделы:заголовок, верхний колонтитул, область данных, нижний колонтитул и примечание.Кроме того, форма может содержать другие формы – так называемые подчиненныеформы. Это обеспечивает возможность построения достаточно сложных диалоговых систем.
Для навигации по записям формыимеются специальные кнопки перехода по записям, расположенные в нижней частиформы. Аналогично таблицам, в форме можно производить поиск, проверять орфографию,сортировать и фильтровать выводимые данные.
Основу функционирования формысоставляют процедуры обработки событий, написанные на VBA.
/>/>/>/>/>2.4 Отчеты базы данных
Отчет – это гибкое иэффективное средство для организации данных при выводе на печать. С помощьюотчета имеется возможность вывести необходимые сведения в том виде, в которомтребуется. С помощью отчетов возможно выполнение следующих действий:
– добавление в отчет эмблемы илирисунка;
– группировка записей по различнымусловиям;
– вычисление итоговых значений;
– представление данных на диаграмме.
Большая часть сведений вотчете берется из базовой таблицы, запроса или инструкции SQL, являющихсяисточниками данных для отчета. Другие сведения вводятся при разработке отчета.
На этапе проектирования отчетаопределяются заголовки таблично представляемых данных, поясняющие надписи,элементы графического оформления и т.п. Кроме того, возможно динамическоесоздание программным способом разричных элементов оформления в ходеформатирования отчета. Также на этапе проектирования определяются выражения длярасчета итоговых значений.
Для создания связи междуотчетом и исходными данными применяются элементы управления (аналогичноиспользованию их в формах). Ими могут быть поля, содержащие имена или числа,надписи для заголовков, декоративные линии для графического оформления отчетов.
Создание отчетов во многоманалогично созданию форм. Отличие процедуры создания отчета от процедурысоздания формы заключается в ориентации первой на последующий вывод на печать –т.е. диалог с пользователем весьма упрощен и носит односторонний характер.Иными словами, отчет ориентирован на вывод информации на бумажные носители, аформа – на ввод/вывод информации натекущий момент времени.
Вся информация в отчетеразбивается на разделы, каждый из которых имеет специальное назначение. Припечати разделы располагаются на страницах в определенном порядке. Например:
– заголовок отчета;
– верхний колонтитул;
– область данных;
– нижний колонтитул;
– примечание отчета.
Заголовок отчета печатается вотчете один раз в самом начале отчета. Верхний колонтитул печатается вверхукаждой страницы отчета. Область данных представляет собственно данные отчета.Нижний колонтитул печатается в нижней части каждой страницы отчета. Примечаниеотчета печатается один раз на последней странице отчета. Наличие того или иногораздела определяется конкретными требованиями к отчету.
В режиме конструктора наэкране отображается макет каждого раздела отчета в одном экземпляре.
/>/>/>/>/>
2.5 Макросы, модули, программы в MS ACCESS
Макросом называют набор изодной или более макрокоманд, выполняющих определенные операции, такие какоткрытие форм или печать отчетов. Макросы могут быть полезны для автоматизациичасто выполняемых задач. Например, при нажатии пользователем кнопки можнозапустить макрос, который распечатает отчет.
В MS ACCESSсуществует также специальный макрос AutoExec. Он позволяет автоматическивыполнить макрокоманду или набор макрокоманд при открытии базы данных. Впроцессе открытия базы данных Microsoft Access проводит поиск макроса с этимименем и, если такой макрос существует, автоматически запускает его.
В ядре базы данных MicrosoftJet определены объекты, такие как таблицы, запросы, связи и индексы, с помощьюкоторых выполняются операции сохранения и упорядочения данных в базах данныхMicrosoft Access. Такие объекты называют объектами доступа к данным (DAO).Программы Visual Basic, в которых используются объекты доступа к данным, могутприменяться для совместной работы с другими приложениями, такими как MicrosoftExcel, использующими ядро базы данных Jet.
Кроме того, в Microsoft Accessопределен ряд объектов, предназначенных непосредственно для обработки данных,таких как формы, отчеты и элементы управления.
Программы Visual Basic могутиспользоваться для создания процедур обработки событий.
Использование программ VisualBasic позволяет упростить взаимодействие пользователя с базой данных за счетпредварительной разработки специальных процедур обработки данных. Важнымпонятием неразрывно связанным с программами Visual Basic является понятиемодуля.
Существует два основных типамодулей: модули класса и стандартные модули. Каждая процедура в модуле можетбыть либо процедурой-функцией Function, либо процедурой Sub.
Модули форм и модули отчетовявляются модулями класса, связанными с определенной формой или отчетом. Оничасто содержат процедуры обработки событий, запускаемых в ответ на событие вформе или отчете. Процедуры обработки событий используются для управленияповедением формы или отчета и их откликом на события, например, такие какнажатие кнопки.
При создании первой процедурыобработки события для формы или отчета автоматически создается связанный с неймодуль формы или отчета.
В языке Visual Basic дляприложений (VBA) замкнутыми программными единицами являются процедуры.Процедура содержит набор инструкций и методов, с помощью которых выполняютсядействия или рассчитывается значение.
Существуют процедуры двухтипов:
– процедура-подпрограмма Sub,аналогично инструкциям Visual Basic, выполняет действие или набор действий, ноне возвращает значение. Пользователь имеет возможность создавать процедуры Subсамостоятельно или использовать процедуры обработки событий, определенные вMicrosoft Access.
– процедура-функция Function (частотакие процедуры называют просто функциями) возвращает значение, например,полученное в результате расчетов. Visual Basic включает ряд встроенных функций;например, функция Now возвращает текущее значение даты и времени. В дополнениек встроенным функциям, пользователь имеет возможность самостоятельно создаватьфункции, которые называют специальными функциями.
Процедуры позволяютосуществлять более гибкое манипулирование данными и объектами базы данных, чеммакросы.
3.Реализация базы данных
3.1Постановка задачи
Основная задача данногокурсового проекта – автоматизацияи упрощение работы гостиницы. В данной БД должны быть предусмотрены такиеоперации, как: ведение списка постояльцев, учёт забронированных мест, ведениеархива выбывших постояльцев за последний год А так же: получение спискасвободных номеров (по количеству мест и классу), получение списка номеров(мест), освобождающихся сегодня и завтра, выдачу информации по конкретномуномеру, автоматизацию выдачи счетов на оплату номера и услуг, получение списказабронированных номеров, проверку наличия брони по имени клиента и/или названиюорганизации.
В качестве средствасоздания БД используем СУБД Microsoft Office Access 2003.
3.2 Концептуальная модель
На этапе концептуального проектирования необходимопредставить взаимоотношения в нашей базе данных с помощью модели «сущность-связь». Основой данноймодели является набор сущностей, таких как: постояльцы, номера, архив. Сущностиописываются атрибутами. Связи между сущностями отображают отношения сущностей друг с другом.
Выделим атрибуты данныхсущностей:
– Постояльцы. Атрибуты постояльцев – Фамилия, Место_работы,Контактный телефон, Занимаемый номер, Забронировал номер, Число брони, Дата заселения,Дата выселения.
– Номера. Атрибуты номеров – Номер, Количество комнат, Класс,Стоимость за сутки, Состояние, Число бронь, Дата Заселения, Дата Выселения.
– Архив. Атрибуты сущности Архив: Фамилия, Место работы,Контактный телефон, Занимаемый номер, Потратил денег, Дата заселения, Дата выселения.
Очень важным свойством модели «сущность-связь»является возможность её представления в виде графической схемы, что значительнооблегчает анализ предметной области.
Такая ERD представленана рисунке 1:
/>
Рис.1. Концептуальная модельданных «Гостиница»3.3 Логическая модель
БД «Гостиница»имеет несколько системных таблиц, в которых хранятся данные о клиентах: их информация,где поселены и т.п.
Таблицы являютсяобъектом, которые содержат все данные, хранящиеся в БД. Никакие другие объектыне могут хранить данные, но они могут обращаться к данным в таблице.
Логическая модельявляется моделью, в которой учитываются возможности средств реализации БД. Приэтом сущности и их отношения концептуальной модели могут стать сущностямилогической модели. Логическая модель представлена на рис. 2.
/>
Рис.2. Логическая модель данных
3.4 Реализация
Рассмотрим физическую модельданных. Она представляет собой набор таблиц, описывающих сущности и содержащихих атрибуты.
Таблица «Постояльцы»содержит всю основную информацию о клиентах. Она имеет связь с таблицей «Номера».Имеется таблица «Архив». В ней содержится информация о клиентахдобавленных в архив. Эта таблица не имеет связей с другими таблицами. Все вышеописанные отношения представлены ниже.
access макросзапрос отчет
Таблица «Постояльцы»Имя поля Тип данных Длина Фамилия Текстовый 10 Место работы Текстовый 10 Телефон Текстовый 10 Занимаемый номер Числовой Длинное целое Забронировал номер Числовой Длинное целое Число брони Дата/время Дата заселения Дата/время Дата выселения Дата/время
Таблица «Номера»Имя поля Тип данных Длина Номер Числовой Длинное целое Количество комнат Числовой Длинное целое Класс Текстовый 10 Стоимость Денежный Состояние Текстовый 10 Число брони Дата/время Дата заселения Дата/время Дата выселения Дата/время
Таблица «Архив»Имя поля Тип данных Длина Фамилия Текстовый 10 Место работы Текстовый 10 Телефон Текстовый 10 Занимаемый номер Числовой Длинное целое Потратил денег Денежный Дата заселения Дата/время Дата выселения Дата/время
Заключение
В данной курсовой работебыла спроектирована и реализована база данных «Гостиница». Разработанный программный продуктсущественно облегчает работу гостиницы. В БД реализованы все функции, которыебыли предложены в задании. БД обладает удобным и простым интерфейсом.
В данной курсовой работебыли рассмотрены основные теоретические положения, касающиеся баз данных:
— базы данных и системыуправления базами данных;
— структура простейшейбазы данных;
— свойства полей базыданных; типы данных.
Также были рассмотреныосновы Microsoft Office Access:
— таблицы базы данных;
— запросы базы данных;
— формы базы данных;
— отчеты базы данных;
— макросы, модули,программы в MS ACCESS.
Библиографический список
1 Стандартная справка Microsoft Access 2003
2 Харитонова И.А. Самоучитель: Office Access 2003.- СПб.: Питер, 2004.-464 с.: ил
3 Ахаян Р., Горев А., Макашарипов С. Эффективная работа с СУБД СПб.:Питер, 1997. 704 с