Нові комп'ютерні технології обробки та класифікації інформації у контрольно-аудиторськомупроцесі
Розвитоксуспільства за останні десятиліття характеризується такими стадіяминауково-технічного прогресу, як індустріалізація, комп'ютеризація таінформатизація.
Стадію індустріалізації (пріоритети віддавалисяпаливно-енергетичним ресурсам, матеріалознавству, потім розвитку технології таінтелекту) пройшли всі промислове розвинені країни. Як результат було закладенопідвалини для розвитку й удосконалення елементної бази засобів обчислювальноїтехніки й створення на цій основі ЕОМ.
Стадіюкомп'ютеризації (пріоритети розвитку матеріалознавства, технології виробництваЕОМ та інтелектуальних ресурсів) пройшли найбільш розвинені країни Заходу, атакож окремі країни третього світу, держави ж Східної Європи, включаючи йУкраїну, тільки вступили в цю фазу розвитку, і відставання їх від США і Японіїза обсягом і якістю ЕОМ (особливо суперЕОМ і персональних ЕОМ, розвиткомкомунікаційних систем) значне. Це відставання пояснюється упередженимставленням до кібернетики у комуністичний період як лженауки, таким чиномстримувався розвиток технічної бази, яка сприяла б переходу до стадіїінформатизації.
Узагальному розумінні інформатизація (пріоритети віддаються інтелектуальнійінформаційним технологіям) характеризує перехід суспільства в новий якіснийстан — інформаційне суспільство. Останнє відзначається бурхливим розвиткомкосмонавтики, ядерної енергетики та робототехніки з якісно новим технологічнимзабезпеченням, що ґрунтується на комп'ютеризованих засобах праці йінформаційних технологіях і потребує якісно нового інформаційного середовища — сукупності ЕОМ, систем комп'ютерних комунікацій, баз даних, а також програмнихкомплексів і лінгвістичної однозначності.
Новіінформаційні технології (НІТ) — це сукупність принципово нових засобів і методівобробки інформації, передавання, зберігання та відображення інформаційного продукту(даних) з найменшими витратами згідно із закономірностями того соціальногосередовища, де розвиваються НІТ.
Технічнуоснову НІТ становлять оснащені периферійним обладнанням ПЕОМ, апаратура таканали зв'язку, що реалізують інформаційні комунікації, а також апаратурауправління мережами.
Програмноюосновою НІТ є спеціально розроблені для ПЕОМ операційні системи, пакетиприкладних і функціональних програм, транслятори з алгоритмічних мов.
Інформаційнуоснову НІТ становить сукупність локальних баз даних, які реалізуються впотужній ЕОМ або суперЕОМ.
Основнимипринципами створення НІТ є такі:
· персоналізація використання обчислювальної системи, тобтозабезпечення аудитора робочим місцем, обладнаним ПЕОМ або терміналом,увімкнення в локальну обчислювальну мережу;
· інтелектуалізація АРМ, обладнаних ПЕОМ, які мають експертнусистему забезпечення управлінських рішень, та інтелектуальним інтерфейсом, щодає змогу вести діалог розмовною або близькою до неї мовою спілкування;
· реалізація інформаційних комунікацій між всіма АРМ, що входять доскладу системи та із зовнішніми споживачами.
Затакими принципами працюють НІТ у великих універсамах, універмагах, де створені обчислювальнімережі з розвиненою комунікаційною інформаційною структурою, починаючи запаратури зчитування штрихових кодів, проданих товарів, агрегованих зконтрольно-касовими апаратами, АРМ складів, бухгалтерії до видачіінформаційного продукту споживачам, включаючи ревізорів і аудиторів.
Наякість прийняття рішень у контрольно-аудиторському процесі і підвищенняінформаційного забезпечення впливають такі обставини:
· збільшення кількості факторів, які мають враховуватися аудиторомпри дослідженні ситуації;
· поглиблення аналізу господарських операцій, що вивчаютьсяаудитором;
· підвищення обґрунтованості висновків завдяки застосуваннюекономіко-математичних методів і модульних досліджень;
· чітке і обґрунтоване формулювання висновків аудитора.
Забезпечення цих вимог потребує комплексності технологій, щореалізується в НІТ, а впровадження електронної системи застосуваннямегаміні-ЕОМ і потужних ПЕОМ, яких поки що виробляється в Україні недостатньо.Тому виправданим є застосування ПЕОМ на робочих місцях, створення АРМ різногопризначення, тобто поєднання персоналізації та централізованої обробки даних, створеннялокальних і розподілених інформаційно-обчислювальних мереж з використаннямсучасних засобів зв'язку, автоматизація документообміну та діловодства,створення електронної пошти.
Інформаційнасумісність різних рівнів контролю та управління народним господарствомзабезпечується за допомогою класифікаторів техніко-економічної інформації, вяких об'єкти систематизують за певними класифікаційними групами, їхнімиознаками і кодовими позначеннями. Такі класифікатори використовуються уконтрольно-аудиторському процесі для декодування підконтрольних об'єктів,відображених в АСОІ кодовими позначеннями. Структурна побудова класифікатора,який застосовується в АСОІ, залежить від задач, які розв'язує ЕОМ.
Класифікаторив АСОІ надають техніко-економічним номенклатурам однозначності за допомогоюкодів і спрощують декодування інформації для користувачів, до яких належатьревізори, аудитори. За допомогою додаткових ознак, закладених у класифікатор,виконуються логічні й арифметичні процедури над певною сукупністю техніко-економічнихданих в АСОІ. У класифікаторах за єдиною системою групують об'єкти, щопідлягають кодованому позначенню. Це полегшує пошук при проведенні ревізії йаудиту.
Отже,в умовах функціонування АСОІ на підприємствах, в об'єднаннях і галузіревізорам, аудиторам необхідно вивчити структуру інформації і систему їїкласифікації, зміст і структуру класифікатора техніко-економічної інформації.
Воб'єднаннях і на підприємствах, де функціонують АСОІ, застосовуються чотирикатегорії класифікаторів техніко-економічної інформації — загальнодержавні,галузеві, регіональні і локальні класифікатори об'єднань і підприємств.
Зміст класифікаторів,рівень затвердження і призначення подано в табл. 1.
ВУкраїні діє Державна система стандартизації, очолювана спеціальним державниморганом — Держстандартом, який організовує розробку і затвердженнякласифікаторів за єдиним методичним принципом, забезпечує сумісність АСОІрізних рангів. Слід зазначити, що державні органи стандартизації розробляють ізатверджують також державні стандарти якості продукції народного господарства,які використовуються у процесі контролю й аудиту. Класифікатори інформаціїзастосовують залежно від цільового призначення АСОІ.Таблиця 1 Класифікатори техніко-економічної інформаціїКласифікатори Зміст Призначення Загальнодержавні Повні номенклатури об'єктів класифікації, що діють на всій території України При обміні інформації між АСУ різного рівня з метою взаємодії складових елементів АСОІ загальнодержавного рівня Галузеві Інформація, яка застосовується в галузі, а також міститься в загальнодержавних класифікаторах, але має специфічні ознаки для певної галузі При розв'язанні спеціальних задач управління в галузевих АСОІ. Регіональні Інформація, яка використовується в межах регіону, а також загальнодержавних і галузевих класифікаторах, кожна для конкретного регіону Забезпечує однозначну взаємодію з відповідними класифікаторами. Для розв'язання специфічних функціональних задач регіону і однозначної взаємодії з державними і галузевими класифікаторами Локальні об'єднань, підприємств Інформація, необхідна для об'єднання, підприємства, а також загальнодержавних і регіональних інформаційно об'єднаних класифікаторів Для розв'язання задач управління і контролю в АСОІ об'єднання, підприємства. Забезпечує сумісність з відповідними загальнодержавними, галузевими і регіональними класифікаторами. Декодування даних АСОІ для використання в контрольно-аудиторському процесі
Загальнодержавні — це«Український класифікатор типів підприємств», «Класифікаторгалузей народного господарства України», «Класифікатор валют»,«Класифікатор продукції України», «Класифікатор видівекономічної діяльності», «Класифікатор доходів і видатків»,«Класифікатор нормативних документів», «Класифікатор системипозначення одиниць вимірювання та обліку», «Класифікатор основнихфондів України» та ін. Вони використовуються для потребнародногосподарського планування, обліку і статистики в умовах АСОІ різнихрангів.
Галузеві — цекласифікатори техніко-економічної інформації, які відображують специфікуінформаційного забезпечення управління економікою галузі. У них конкретизуютьсязагальнодержавні класифікатори. Зокрема, щодо системи загальнодержавногокласифікатора в торгівлі розроблено галузевий «Класифікатор товарів ітари», в якому всі товари згруповані в 99 груп, що відображуютьспеціалізацію торгових підприємств. Аналогічну конкретизацію мають іншігалузеві класифікатори техніко-економічної інформації, що діють упромисловості, будівництві, сільському господарстві тощо.
Регіональні класифікатори містятьтехніко-економічну інформацію, призначену для використання в регіоні. Вонивзаємопов'язані із загальнодержавними і галузевими класифікаторами. Наприклад,класифікатор об'єднань і підприємств України містить також дані про відомчуналежність їх, місце розташування, форму власності, вид діяльності тощо.
Локальні класифікатори,що розробляються об'єднаннями і підприємствами, передбачають інформаційну іметодичну сумісність з класифікаторами вищих рангів. Наприклад,«Класифікатор бухгалтерських проводок» містить кодове позначення всіхгосподарських операцій по дебету і кредиту кореспондуючих рахунківбухгалтерського обліку на підприємстві. Разом з тим зміст і структура рахунківвідповідають загальнодержавному класифікатору «План рахунків бухгалтерськогообліку виробничо-господарської діяльності підприємств». Локальнийкласифікатор продукції, яка випускається об'єднанням, взаємопов'язаний системоюкодування із загальнодержавним класифікатором промислової ісільськогосподарської продукції. Аналогічні інформаційні зв'язки існують міжкласифікаторами різних рангів і призначення.
Привикористанні загальнодержавних і галузевих класифікаторів ревізори, аудиториповинні керуватися інструкціями до їх ведення, які містяться в окремому розділікожного класифікатора. Структура системи класифікації інформації і змістлокальних класифікаторів описуються у складі проектної документації АСОІокремим документом "Інструкція про порядок внесення змін і доповнень укласифікатор". Ревізор, аудитор відшукують за кодовим позначеннямпотрібний рядок класифікатора і таким способом декодують об'єкт дослідження,який міститься у машинограмі, проектній документації із створення АСОІ.
Системикодування, які використовуються для побудови кодів техніко-економічноїінформації на конкретному підприємстві, а також методика декодування об'єктівкласифікації описуються в документі «Система класифікації ікодування» технічного проекту АСОІ. Наявність зазначеного документа напідприємстві, де впроваджено АСОІ, є обов'язковою умовою введення її в експлуатацію.Це зумовлено тим, що технічний проект для конкретного підприємства єнормативним документом, який регулює процес автоматизованої системи обробкиданих, і зберігається у замовника після погодження з ним і складання актазатвердження документів технічного проекту.
Розділ«Описування структури кодових позначень» технічного проекту АСОІ,зокрема документ «Система класифікації і кодування», міститьноменклатуру об'єктів кодування, структуру і розрядність кодового позначення іописання прийнятої системи кодування, класифікаційні таблиці. Ревізор, аудитор,використовуючи зазначені документи технічного проекту АСОІ, можуть відтворитидійсне значення одиниць інформації за їхнім кодовим позначенням.
Упроцесі функціонування АСОІ можливі зміни номенклатури об'єктів кодування,структури і розрядності кодових позначень. У цих випадках при декодуванніінформації треба користуватися документом технічного проекту «Системакласифікації і кодування», беручи до уваги відповідні корективикласифікаторів, внесені у процесі функціонування АСОІ.
Характеристикиоб'єктів класифікації визначають за класифікаційними таблицями, в якихпередбачено найменування класифікаційних групувань кожного розряду (групирозрядів) кодового позначення їх відповідно до прийнятої системи кодування. Узв'язку з тим що класифікатори складено в порядку нарощування кодовихпозначень, за ними можна легко відшукати повне або скорочене найменуванняоб'єкта контролю.
Використаннякласифікаторів техніко-економічної інформації в ревізії й аудиті фінансово-господарськоїдіяльності підприємств та об'єднань дасть змогу прискорити пошук і декодуванняінформації, що, в свою чергу, сприятиме скороченню строків проведення контролюі підвищенню його якості.
Інформаційнезабезпечення ревізорів і аудиторів може бути приведено у певну систему. Придослідженні фактографічної інформації про фінансово-господарську діяльністьпідприємств для забезпечення потреб у нормативно-довідковій інформації (НДІ),до якої належать усі законодавчі акти, положення, інструкції, необхіднокористуватися бібліотечними і власними довідковими фондами.
Основоюінформаційно-пошукового апарату бібліотек є каталоги, упорядковані сукупностікарток яких містять бібліографічне описання літературних джерел. Основнікаталоги складають за принципом алфавіту або за іншими принципамисистематизації знань. Крім основних створюють допоміжні каталоги: законодавчихі відомчих актів, постанов уряду. Відомості у картотеці часто зберігають лишедо моменту видання бібліографічного покажчика, який включає відповідніпублікації. Основними каталогами є систематичний і алфавітний.
Систематичнийкаталог організовують відповідно до діючої класифікації науки, проблемиякої визначено цифровими і буквено-цифровими позначеннями (індексами),сукупність їх ієрархічно розміщують у розділах, підрозділах, рубриках каталогу.Публікацію позначають одним або кількома індексами, якщо вона стосуєтьсякількох проблем. Картотеку з описуванням публікації розміщують у тихпідрозділах систематичного каталогу, які позначено на ній відповідним індексом.
Алфавітнийкаталог створюють за чіткою послідовністю букв алфавіту залежно відкількості авторів, наявності спеціального, титульного редактора та ін. Першимсловом, за яким описують літературне джерело і яке визначає розташування його укаталозі, може бути прізвище або перше слово назви публікації.
Пристворенні каталогів ураховують загальні правила й індексації публікації згідноз універсальною десяткового класифікацією (УДК) і бібліотечно-бібліографічноюкласифікацією (ББК). Разом з тим великі бібліотеки створюють свої варіантизазначених систем, за допомогою яких відображають у систематичних каталогахнові поняття. Ці особливості узагальнюють у алфавітно-предметному покажчику(АПП), який с ключем до каталогу бібліотеки.
Аудитору,ревізору необхідно в процесі пошуку вивчити весь інформаційно-пошуковий апаратбібліотеки для прискорення пошуку потрібної літератури щодо питань, поставленихна вирішення аудиту, ревізії.
Алфавітно-предметнийпокажчик містить алфавітний перелік понять, зафіксованих у каталогах, таїхні індекси, а при системній розробці — весь тезаурус, до якого входить цепоняття, з його розчленуванням і зв'язками. Разом з тим перелік багатьохпублікацій не вміщується повністю в наявні рубрики, оскільки прискореннянауково-технічного прогресу зумовлює виникнення нових знань, не передбаченихпри розробці індексів. Тому аудитор, ревізор мають володіти активними методамипошуку, що ґрунтуються на автоматизованих бібліотечно-бібліографічних системах,створених на технічній базі ЕОМ.
Приступаючидо складання списку потрібної літератури, аудитор, ревізор в умовах ручного іавтоматизованого пошуку повинен сформулювати його початкові дані. Передусімвони повинні переглянути рубрики систематичного каталогу відповідно до темидослідження, а потім знайти рубрикації, які містять необхідну для нього інформацію,як видно із змісту ідентифікаційних ознак, для пошуку літературних джерел заалфавітним або систематичним каталогом аудитору необхідно чітко, повно іоднозначно сформулювати у своєму запиті пошуковий образ документа (ПОД) іправильно бібліографічне описати його. Тому вивчення інформаційно-пошуковогоапарату бібліотек є обов'язковим атрибутом для аудитора, ревізора.
Вивченняпрактики створення аудиторами, ревізорами власних довідкових фондів дає змогуузагальнити досвід і запропонувати форму інформаційної картки. Такі карткискладають на основні чинні законодавчі і нормативні акти, методичні, довідкові,інструктивні та інші інформаційні матеріали, які використовуються в процесіпроведення аудиту, ревізії. До карток вносять зміни і доповнення, що стосуютьсяконкретних законодавчих актів і нормативно-довідкових документів. У нихзазначають зміст внесених змін, орган, який вніс зміни, дату і номер реєстраціїдокумента. Для створення інформаційного комфорту карти розташовують успеціальній картотеці за правилами побудови систематичних і алфавітнихкаталогів. Разом з тим кожний аудитор, ревізор може створити власнийалфавітно-предметний покажчик (АПП), а якщо є відповідна регіональнааудиторська організація, то така інформаційна система конче потрібна. Зокрема,інформаційні документи, які використовують під час аудиту, ревізії, можнагрупувати у рубриках, прийнятих для складання довідкової літератури з питаньнормативних документів з фінансів, бухгалтерського обліку,фінансово-господарського контролю. Такими рубриками можуть бути: «Загальніпитання організації і методології бухгалтерського обліку»,«Фінансовий стан підприємства», «Облік і аудит використаннякоштів», «Облік і аудит товарно-матеріальних цінностей»,«Облік і аудит використання праці та заробітної плати», «Облік іаудит використання інвестицій», «Облік і аудит виробництва продукції(робіт, послуг), витрат виробництва, калькулювання собівартості виробів»та ін. Можливі також інші групування інформаційних карток, що зумовленопрофесійними потребами аудитора, ревізора. Найбільш ефективним є розміщенняінформаційних карток у базах даних АСОІ.
Отже,використання класифікаторів техніко-економічної та нормативно-правовоїінформації в фінансово-господарському контролі й аудиті дає змогу в умовах АСОІавтоматизувати пошук і декодування об'єктів дослідження, що, в свою чергу,скорочує строки контрольно-аудиторського процесу і підвищує його вплив нарезультати діяльності підприємства.