МИНИСТЕРСТВООБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ УКРАИНЫ
ОДЕССКАЯНАЦОНАЛЬНАЯ МОРСКАЯ АКАДЕМИЯ
Кафедра«Менеджмента и экономики морского транспорта»
КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА
Компьютеризация и механизацияуправленческого труда на предприятии
специальность 0502 «Менеджмент»
5 курс Шифр 24060
Цымбаленко Е.Н.
Одесса 2008 г.
План
1.Система и системный подход в управлении
2.Компьютерные системы обработки данных и управления технологическими процессами(на примере контейнерного терминала)
3.Использование технических средств управления и их классификация за признаком(технические средства механизации управленческого труда)
Списоклитературы
1. Система и системный подход в управлении персоналом
Система (в переводе с греческого — целое, составленное изчастей; соединение) – это множество взаимосвязанных элементов, образующихопределенную целостность, единство.
Системы весьма разнообразны и встречаются в различныхсферах научной и практической деятельности человека. Примерами экономическихсистем, являются предприятия, объединения, отрасли народного хозяйства,народное хозяйство в целом.
Системный подход заключается в том, что менеджеры могутпроще согласовывать свою конкретную работу с работой организации в целом, еслиони понимают систему и свою роль в ней. Это особенно важно для генеральногодиректора, потому что системный подход стимулирует его поддерживать необходимоеравновесие между потребностями отдельных подразделений и целями всейорганизации. Он заставляет его думать о потоках информации, проходящих черезвсю систему, а также акцентирует внимание на важности коммуникаций.
Системный подход помогает установить причины принятиянеэффективных решений, он же предоставляет средства и технические приемы дляулучшения планирования и контроля. Современный руководитель должен обладатьсистемным мышлением, так как:
менеджер должен воспринимать, перерабатывать исистематизировать огромный объём информации и знаний, которые необходимы дляпринятия управленческих решений;
руководителю необходима системная методология, с помощьюкоторой он мог бы соотносить одно направления деятельности своей организации сдругим, не допускать квазиоптимизации управленческих решений;
менеджер должен видеть за деревьями лес, за частным —общее, подняться над повседневностью и осознавать, какое место его организация
занимает во внешней среде, как она взаимодействует сдругой, большей системой, частью которой является;
системный подход в управлении позволяет руководителю болеепродуктивно реализовывать свои основные функции: прогнозирование, планирование,организацию, руководство, контроль.
Системное мышление не только способствовало развитию новыхпредставлений об организации (в частности, особое внимание уделялосьинтегрированному характеру предприятия, а также первостепенному значению иважности систем информации), но и обеспечило разработку полезных математическихсредств и приемов, значительно облегчающих принятие управленческих решений,использование более совершенных систем планирования и контроля. Таким образом,системный подход позволяет нам комплексно оценить любуюпроизводственно-хозяйственную деятельность и деятельность системы управления науровне конкретных характеристик. Это поможет анализировать любую ситуацию впределах отдельно взятой системы, выявить характер проблем входа, процесса ивыхода.
Применение системного подхода позволяет наилучшим образоморганизовать процесс принятия решений на всех уровнях в системе управления.Несмотря на все положительные результаты, системное мышление все еще невыполнило свое самое важное предназначение. Утверждение, что оно позволитприменять современный научный метол к управлению, все еще не реализовано. Этопроисходит отчасти оттого, что крупномасштабные системы очень сложны. Нелегкоуяснить те многие способы, при помощи которых внешняя среда влияет навнутреннюю организацию. Взаимодействие множества подсистем внутри предприятияне совсем осознается.
Границы систем устанавливать очень трудно, слишком широкоеопределение приведет к накоплению дорогостоящих и непригодных данных, а слишкомузкое — к частичному решению проблем. Нелегко будет сформулировать вопросы,которые встанут перед предприятием, определить с точностью информацию,необходимую в будущем. Даже если самое лучшее и самое логичное решение будетнайдено, оно, возможно, будет невыполнимо. Тем не менее, системный подход даетвозможность глубже понять, как работает предприятие.
2. Компьютерные системы обработки данных и управлениятехнологическими процессами (на примере контейнерного терминала)
Одна из основных целей автоматизации — снабдить каждогосотрудника, относящегося к любому подразделению предприятия, информацией в товремя и в той форме и объеме, которые ему необходимы (естественно, в пределахего уровня доступа к секретной части базы данных). Для этого необходима единаяинтегрированная база данных предприятия, локальная вычислительная сеть исоответствующим образом оборудованные автоматизированные рабочие места (АРМ)для каждого из сотрудников. Такой подход подразумевает комплекснуюавтоматизацию предприятия, т.е. создание компьютеризированной системыуправления предприятием в целом, в которой подсистемы должны взаимодействовать,предоставлять оперативный доступ к информации, поддерживать принятие решения ит.п.
Первые отечественные автоматизированные системы управленияпредприятием (АСУП) и системы обработки данных появились еще в 60-е годы. Онистроились на базе информационных вычислительных центров предприятия (ИВЦ),оснащенных малопроизводительной, громоздкой вычислительной техникойколлективного пользования (часто одна вычислительная машина на всепредприятие). Такие системы охватывали в основном задачи учета и планирования(во многих случаях все сводилось лишь к расчету заработной платы и учетукадров). Трудности работы с данными были обусловлены использованием винформационной системе наряду с вычислительной техникой ручных способов сбора,перемещения информации и подготовки ее для передачи на ИВЦ на бумажномносителе, с которого она для ввода в вычислительную машину, в свою очередь, переносиласьна перфокарты. Результаты обработки информации также выдавались на бумажныйноситель. Впоследствии понятие АСУП так и осталось связанным с системамипервого поколения на базе вычислительных машин коллективного пользования сиспользованием бумажного носителя информации. В 80-е годы в США получил широкоераспространение термин «автоматизированный офис». Речь идет об использованиикомпьютерной техники для автоматизации ряда функций управления: подготовка,обработка, редактирование текстов, их систематизация и хранение; поискинформации; информационное обслуживание руководящих работников и т.п. Внедрениетакого рода систем позволило изменить функции ряда работников (например, секретарей,референтов), уменьшить их количество и повысить производительность труда. Этаконцепция автоматизированного офиса сохранилась и продолжает развиваться набазе современных технических и программных, средств. Ряд крупных фирм — производителей программного обеспечения (Corel, Microsoft) выпускают все новыеи новые интегрированные пакеты программ под названием «Офис» (MSOffice95,MSOffice97,CorelOffice97, Русский Офис и т.п.).
В современных системах обработки информации используютсяцифровые технологии, исключающие бумажный носитель и осуществляющие обменданными по сети между АРМ технологии предполагают также объединение совместныхусилий группы сотрудников над решением какой-либо задачи (т.е. организацию всети рабочей группы), обмен мнениями в ходе обсуждения в сети какого-либовопроса в режиме реального времени (телеконференция), оперативный обменматериалами через электронную почту, электронные доски объявлений и т.п. Дляподобных систем, охватывающих работу предприятия в целом, получилраспространение термин «корпоративные системы управления бизнес процессами».Для подобных систем характерно использование технологии «клиент-сервер», в томчисле и подключение удаленных пользователей через глобальную сеть Internet. Heредкость, когда система объединяет в общее информационное пространство болеечем 40 тысяч пользователей, размещающихся по разным странам и континентам.Одним из таких примеров может служить компания McDonalds, имеющая своиподразделения по всему миру, в том числе и в Украине.
Проблемы, связанные с компьютерными способами обработкиинформации.
Просто расстановка на рабочих местах сотрудниковперсональных компьютеров и соединение их в локальную сеть вряд ли дастположительный эффект в управлении предприятием, если коренным образом непересмотреть существующую информационную структуру. Нельзя автоматизироватьустаревшие способы работы, персональный компьютер может превратиться в средстводля высокоскоростного производства новых бумаг. Так, по результатам анализаработы предприятий в США описан случай, когда для включения временногослужащего в списочный состав предприятия было оформлено 43 различных документа,всего 113 страниц, включая требуемые копии. Это происходит потому, что винформационной системе существуют лишние связи (коммуникации) междуподразделениями и отдельными служащими. При этом для нормальногофункционирования предприятия требуется не более 20-30 внутренних коммуникаций,на самом же деле их в 3-4 раза больше. Причем практика автоматизации управленияпредприятием показывает, что установка производительного компьютерногооборудования может привести к увеличению количества коммуникаций за счетпечатания «на всякий случай» лишних копий, и их рассылки. Поэтому этапувнедрения на предприятии компьютерной техники должно предшествовать сокращениелишних коммуникаций (сотрудников) до оптимального уровня. Одна израспространённых опасностей: приписывание мнимого могущества компьютеру.Персональный компьютер, каким бы дорогим и производительным он не был, этовсего лишь счетная машина, которая не в состоянии решить наши сложныеэкономические проблемы, если мы сами не в состоянии правильно сформулироватьзадачу. Большое значение имеют также социально-психологические проблемы, возникающиев коллективе при внедрении компьютерной техники, что вызывает, как правило,сокращение числа сотрудников, улучшение (а значит, и усиление)контроля задеятельностью остальных сотрудников и т. п. Компьютеризация существенноизменяет технологию бухгалтерского учета и анализа хозяйственной деятельности.В не автоматизированной системе ведения бухгалтерского учета обработка данных охозяйственных операциях легко прослеживается и обычно сопровождаетсядокументами на бумажном носителе информации — распоряжениями, поручениями,счетами и учетными регистрами, например журналами учета. Аналогичные документычасто используются и в компьютерной системе, но во многих случаях онисуществуют только в электронной форме. Более того, основные учетные документы(бухгалтерские книги и журналы) в компьютерной системе бухгалтерского учетапредставляют собой файлы данных, прочитать или изменить которые без компьютераневозможно.
Компьютерная технология характеризуется рядомособенностей, которые следует учитывать при оценке условий и процедур контроля.
Единообразное выполнение операций. Компьютерная обработкапредполагает использование одних и тех же команд при выполнении идентичныхопераций бухгалтерского учета, что практически исключает появление случайныхошибок, обыкновенно присущих ручной обработке. Напротив, программные ошибки(или другие систематические ошибки в аппаратных либо программных средствах)приводят к неправильной обработке всех идентичных операций при одинаковыхусловиях. Разделение функций. Компьютерная система может осуществить множествопроцедур внутреннего контроля, которые в неавтоматизированных системахвыполняют разные специалисты. Такая ситуация оставляет специалистам, имеющимдоступ к компьютеру, возможность вмешательства в другие функции. В итогекомпьютерные системы могут потребовать введения дополнительных мер дляподдержания контроля на необходимом уровне, который в не автоматизированныхсистемах достигается простым разделением функций. К подобным мерам можетотноситься система паролей, которая предотвращает действия, недопустимые состороны специалистов, имеющих доступ к информации об активах и учетныхдокументах через терминал в диалоговом режиме. Потенциальные возможностипоявления ошибок и неточностей. По сравнению с не автоматизированными системамибухгалтерского учета компьютерные системы более открыты для несанкционированногодоступа, включая лиц, осуществляющих контроль. Они также открыты для скрытогоизменения данных и прямого или косвенного получения информации об активах. Чемменьше человек вмешивается в машинную обработку операций учета, тем нижевозможность выявления ошибок и неточностей. Ошибки, допущенные при разработкеили корректировке прикладных программ, могут оставаться незамеченными напротяжении длительного периода.
Потенциальные возможности усиления контроля со стороныадминистрации. Компьютерные системы дают в руки администрации широкий набораналитических средств, позволяющих оценивать и контролировать деятельностьфирмы. Наличие дополнительного инструментария обеспечивает укрепление системывнутреннего контроля в целом и, таким образом, снижение риска его неэффективности.Так, результаты обычного сопоставления фактических значений коэффициентаиздержек с плановыми, а также сверки счетов поступают к администрации болеерегулярно при компьютерной обработке информации. Кроме того, некоторыеприкладные программы накапливают статистическую информацию о работе компьютера,которую можно использовать в целях контроля фактического хода обработкиопераций бухгалтерского учета. Инициирование выполнения операций в компьютере.Компьютерная система может выполнять некоторые операции автоматически, причемих санкционирование не обязательно документируется, как это делается в неавтоматизированных системах бухгалтерского учета, поскольку сам факт принятиятакой системы в эксплуатацию администрацией предполагает в неявном виде наличиесоответствующих санкций. Таким образом, способ обработки хозяйственных операцийпри ведении бухгалтерского учета оказывает существенное влияние наорганизационную структуру фирмы, а также на процедуры и методы внутреннегоконтроля. Качественно изменяется труд бухгалтера и его взаимодействие садминистрацией. Однако автоматизации труда бухгалтера мешают специфическиеусловия работы в российских условиях, например большое количество документов,противоречащих друг другу.
В качестве примера приведу ОАО «Новорослесэкспорт» — крупный универсальный порт площадью более 65 га, который расположен насеверо-восточном побережье Черного моря на территории Новороссийска — крупнейшего торгового порта на юге России. Особенность расположения ОАО«Новорослесэкспорт» – северо-западная часть Цемесской бухты — дает возможностьпроводить обработку судов круглый год. Наличие больших площадей для временногохранения грузов, собственных причалов, подъездных путей, развитой техническойбазы и опытного персонала позволяет в короткие сроки обрабатывать поступающиегрузовые потоки.
Через ОАО «Новорослесэкспорт» проводится отгрузкаразличных видов товаров по всему миру. Приоритетные направления деятельностипредприятия – перевалка контейнеров и лесных грузов. Складские площади длякрытого и открытого хранения лесных и генеральных грузов составляют 14,3 га, адля хранения контейнеров – 5,5 га.
В настоящее время ОАО «Новорослесэкспорт» реализует «Планстратегического развития предприятия », который позволит увеличить грузооборотконтейнеров до 350 000 TEU в год, лесных грузов до 3 000 000 м? в год,генеральных грузов до 1 500 000 тонн в год. В рамках реализации данного планабыло принято решение о необходимости внедрения системы оперативного управленияконтейнерным терминалом и системы коммерческого документооборота. В конценоября. между руководством ОАО «Новорослесэкспорт» и компании «СОЛВО» былподписан договор на внедрение системы управления контейнерным терминаломSolvo.CTMS и системы управления документооборотом порта Solvo.DMS,разработанными компанией «СОЛВО».
Система управления контейнерным терминалом Solvo.CTMS –решение, автоматизирующее все операции с контейнерами и грузами на территорииконтейнерного терминала. Основной задачей системы является автоматизацияоперативного управления всеми операциями с контейнерами, позволяющая снизитьстоимость и сроки их обработки на территории контейнерного терминала ипредоставляющая возможность получения точной информации о текущей обстановке вцелях оперативного планирования работы контейнерного терминала. Системауправления использует для своей работы подсистемы управления контейнернойплощадкой, управления погрузкой/разгрузкой судов, позиционирования, электроннойидентификации, комплект радиооборудования сбора и передачи данных.
Система управления контейнерным терминалом создана сиспользованием самых современных технологий, отвечает стандартам открытыхсистем и адаптируется к условиям конкретного заказчика, учитывая при этом всюспецифику технологических и организационных требований.
Система управления документооборотом порта Solvo.DMSпредназначена для автоматизации работ по созданию и учету документовиспользуемых в процессе перевалки грузов на морских и сухопутных терминалах искладах. Использование системы позволит эффективно управлять процессамиперевалки грузов за счет улучшения контроля исполнения работ, сокращениявремени прохождения документов, непроизводительных затрат и обеспечениявозможности анализа производственной деятельности порта.
3. Использование технических средств управления в работеменеджера
Рабочее место менеджера оборудуют техническими средствами,номенклатуру которых устанавливают согласно видам работ, которые выполняетменеджер. Основными видами технических средств управления являетсяорганизационная и вычислительная техника;
• ПЭВМ;
• аудио-, видеотехника.
Средства составления и копирование текстовых документов:ПЭВМ, диктофоны.
Средством составления и редактирования текстовыхдокументов служит компьютер. Он дает возможность автоматизировать формированиетекста, обеспечивает запоминание и поиск текста, возможность просмотра икорректирование печатного документа на экране.
Диктофонами называют приборы для магнитного записыванияустного языка и его воспроизведение с целью дальнейшей обработки. Диктофонявляется разновидностью магнитофона, имеет ряд важных преимуществ — портативность, быстрый поиск па пленке необходимой записи, дистанционноеуправление, возможность уменьшать скорость воспроизведения языка сравнительносо скоростью, с которой была сделанная запись. Последнее очень важно: текстнезависимо от скорости диктования воспроизводится со скоростью, которая даетвозможность четко фиксировать слова и фразы и печатать их. Секретарь можетрегулировать скорость воспроизведения речи. Диктофон применяется для:
• подготовки писем, приказов, распоряжений, докладных иобъяснительных записок, докладов, справок и другихорганизационно-распорядительных документов; при этом не нужно иметь черновика,сокращаются затраты труда того, кто диктует, и секретаря;
• записывание резолюций, указаний, запросов, заметок,напоминаний в процессе оперативной деятельности менеджера; при этом сокращаетсявремя доведения указаний к исполнителям, отпадает потребность рукописного ихфиксирования; руководитель не вызывает отрицательных эмоций у собеседника;
• записывание хода совещаний, собрания, заседаний, текставыступлений, докладов, принятых решений и др.; при этом отпадает потребность ихстенографирования и достигается абсолютная адекватность записи и языка.
При использовании диктофону экономия времени того, ктодиктует, достигает 20 %, а производительность работы секретаря повышается на25-45 %. С учетом времени на обдумывание за минуту можно продиктовать 60-70, азаписать 20-30 слов. В целом с помощью диктофону за единицу времени выполняетсяна 40-50 % больше работы, чем при «ручном» записывании.
Применение диктофону дает возможность достичь важногоорганизационного эффекта: практически полного распределения творческих,логических операций, что является прерогативой менеджера (принятие решений, ихформулирование), и технических операций, которые должны выполнять техническийперсонал.
Особенно целесообразно использовать диктофон придиктовании вспомогательных, исходных, промежуточных и других аналогичныхматериалов (конспекты, рабочие заметки, извлечения из документов и печатныхизданий и т.п.). Не менее эффективно применять диктофон для записывания текста,который нуждается в тщательной проверке редакции, т.е. для черновика.
Средства для выполнения чертежных работ. В кабинетахнекоторых менеджеров (главных инженеров, конструкторов и др.) используютсяприборы для черчения, станки, инструменты І устройства.
Средства хранения и поиска документов. К ним принадлежатоборудование для картотек и средства для хранения документов.
Средства обработки документов. Эти средствапредназначенные, в основном, для выполнения технических операций по обработкедокументов. На рабочем месте менеджера могут быть полезными устройства дляскрепления и склеивания.
Средства административной связи и сигнализации. Важнейшийэлемент оборудования рабочего места менеджера — комплекс технических устройств,которые обеспечивают связь менеджера с абонентом как в пределах предприятия,так и вне него. К таким устройствам принадлежат акустическое и визуальноесредства поисковой сигнализации и вызова, а также телефонная аппаратура.
На предприятиях устанавливают аппаратуру факсимильнойсвязи.
С помощью факс-связи можно передавать любую документальнуюинформацию — печатные, рукописные тексты, газеты, схемы, графики и т.д… Приэтом обеспечивается полная автоматизация процессов передачи и приема.
Средства отображения аудиовизуальной информации. В случаенеобходимости кабинет менеджера оборудуют проекционной аппаратурой, экраном ипланировочной доской. Если в кабинете менеджера рассматривают проекты, проводятсовещания, на которые демонстрируют изображение, зафиксированные на кино- ифотопленке, кабинет оборудуют проекционной аппаратурой и экраном.
Планировочные доски предназначенные для макетированияпроектных решений, их также используют для представления информации менеджеру,построения диаграмм и др.
Даже высокая в целом организация работы менеджера неосвобождает его от потребности выполнять ряд технических операций, преждевсего, из обработки документов, счетно-вычислительных и др. Поэтому рабочееместо менеджера должно быть оборудовано необходимыми средствами настольнойоргтехники и канцпринадлежностями.
В современных условиях большая часть рабочих местменеджеров формируется на основе индивидуальных проектов (разработок) иливообще без них. В этом одна из причин невысокого уровня организации рабочихмест, низкой эффективности затрат на их оборудование.
Типичные проекты организации рабочих мест менеджеров, какправило, включают такие разделы: введение; содержание работы и информационныесвязи; расположение рабочего места, его оснащение и планирование;информационное обслуживание рабочего места; материально-хозяйственноеобслуживание; условия работы и эстетичное оформление; экономическаяэффективность от внедрения типичного проекта.
Приспособление типичного проекта осуществляется с учетомконкретных условий работы менеджера и возможностей предприятия.
Одна из важнейших возможностей интенсификации работыменеджера в современных условиях состоит в создании автоматизированногорабочего места (АРМ). АРМ оборудуют набором средств обработки и передачаинформации — дисплеем, терминалом, средствами связи и быстрого печатания,копировальной машиной, которая может запоминать и передавать копию документа,ынтерфейсним оборудованием для включения терминала к локальной сети, котораяобеспечивает выход на специализированные базы данных и др.
Список использованной литературы
1. Уч-к “Информатика” Макарова Н. В., Матвеева Л. А., Бройдо В. Л. М.:«Финансы и статистика» 1997 г.
2. “Введение в информационный бизнес”: Учебное пособие Голосов О.В.,Охрименко С.А., Хорошилов А.В., под ред-й Тихомирова В.П., Хорошилова А.В. — М.:Финансы и статистика, 1996.