Информационные системыуправления проектами
1. Принципработы и задачи информационных систем управления проектами
В сложныхпроектах, для успешной реализации которых требуется постоянное управлениелюдскими, финансовыми и материальными ресурсами необходимо обрабатыватьмножество информации.
Для этой целииспользуются информационные системы управления проектами. В основе этих системнезависимо от их уровня и стоимости заложены методы сетевого планирования иуправления, разработанные в конце 60-х годов прошлого столетия.
Методысетевого планирования базируются на методе критического пути (МКП, или CPM –Critical Path Method) и методе анализа и оценки планов (PERT – PerformanceEvaluation and Review Technique). Метод критического пути заключается внахождении самой длительной продолжительности проведения работ (критическогопути) и согласование его с генеральным графиком постройки судна, еслиполучается резерв, то критический путь корректируется (например: еслипродолжительность критического пути меньше чем на генеральном графике, тогдатребуется добавить недостающее время на какие-либо работы в этом критическомпути). Метод анализа и оценки планов заключается в оценке работ за определенныйпериод обзора и сравнении их с планом, если получается резерв, то происходитанализ работ и работы корректируются (например: часть работ перекидывается наследующий период, если больше чем по плану).
Сложныепроцессы наиболее удобно представлять в виде сетевой модели. Сетевая модель –это комплект материалов, в состав которого входят: сетевой график, описаниесетевого графика, расчет параметров сетевого графика. Сетевая модельобеспечивает:
— наибольшуюнаглядность взаимосвязи отдельных видов, этапов и работ;
— возможностьоптимизации в перераспределении трудовых ресурсов технических и технологическихслужб;
— моделирования процессов отдельных видов полготовки производства и самогопроизводства.
Сетевойграфик – это графическое отображение логической связи и последовательностивыполняемых действий или процессов и их результатов при достижении цели.Сетевые графики предназначены для организации и управления процессом постройкисудна на уровне руководства предприятия и отображает весь комплекс работ попостройке судов заводом-строителем. На все корабли и суда одного проектаразрабатывается один рабочий сетевой график, состоящий из фрагментов. В сетевомграфике показываются взаимосвязи и результаты всех работ, необходимых длядостижения конечной цели. В графике также указывается продолжительность ипоследовательность выполнения работ. Рабочие сетевые графики для каждого суднане разрабатываются. В отличие от ленточного графика, где основным являетсятолько один элемент — работа, в сетевом графике — два основных элемента: работаи событие.
Работаминазывают любые процессы, действия, приводящие к достижению определенныхрезультатов (событий). Работой следует считать и возможное ожидание(пролеживание) деталей перед началом обработки, пролеживание изготовленных некомплектныхэлементов конструкции при сборке. Фиктивной работой (зависимостью) называетсясвязь между какими-то результатами работ (событиями) не требующая временных затрат.
Событияминазываются результаты произведенных работ. Событие конкретизирует процесспланирования, исключает возможность различного толкования итогов выполненныхработ. Событие, за которым непосредственно начинается данная работа (работы),называется начальным для данной работы. Обозначается символом i. Событие,которому непосредственно предшествует данная работа (работы), называется конечнымдля данной работы. Обозначается j. Событие, располагающееся в сетинепосредственно перед данным событием так, что между ними нет никакихпромежуточных событий, называется предшествующим. Событие, располагающееся всети непосредственно после данного события так, что между ними нет никакихпромежуточных событий, называется последующим. Первоначальное событие в сети, неимеющее предшествующих ему событий и отражающее начало выполнения всегокомплекса работ, включенных в данную сеть, называется исходным. Обозначаетсясимволом I. Событие, которое не имеет последующих ему событий и отражаетконечную цель комплекса работ, включенных в данную сеть, называется завершающим.Обозначается символом С.
В сетевомграфике событие изображается кружком, работа – стрелкой. Любая стрелка, кромепунктирной, означает затрату какого-то времени, необходимого для выполнениясоответствующей работы. Однако ни длина стрелки, ни ее направление не имеютзначения. Желательно только выдерживать направление стрелок так, чтобы исходноесобытие располагалось слева, а завершающее – справа.
Любаяпоследовательность работ в сетевом графике, в котором конечное событие однойработы, совпадает с начальным событием следующей за ней работы, называетсяпутем.
В сетевомграфике следует различать несколько видов путей:
— пути отисходного до завершающего события – полные пути;
— пути отисходного до данного события — пути, предшествующие данному событию;
— пути отданного до завершающего события – пути, следующие за данным событием;
— путь междуисходным и завершающем событием, имеющую наибольшую продолжительность –критический путь.
Необходимостьв самостоятельной дисциплине «Управления проектами» была осознана в развитыхстранах Запада в 50-х годах 20-го века. Это было вызвано массовым ростоммасштабов проектов и тем, что понятие успешности проекта стало измеряться, впервую очередь, соответствием его окончательной стоимости объему выделенныхассигнований, величиной экономии и размерами прибыли. Вообще под проектомподразумевают некоторую работу (или группу работ), которую необходимо выполнитьза определенный промежуток времени с соответствующим качеством, не выходя зарамки сметы. Строительство корабля является одним из примеров проекта. Упроекта есть свои параметры – это область охвата, качество, время и стоимость,которые взаимосвязаны. Например, при увеличении области обхвата увеличится ивремя, а за ним, следовательно, и стоимость.
Управлениепроектами является одной из самых сложных и трудоемких областей управленческойдеятельности. Это объясняется сложностью логики развития процесса реализациипроекта и вытекающих отсюда изменений взаимозависимости различных егоэлементов, что невозможно не только удержать в памяти, но и обозримопредставить, отслеживать, анализировать и корректировать на бумаге.
Всядеятельность по управлению проектами снизу доверху сопровождается обработкойданных о тех элементах проекта, которые выделены для управления. Ввидусложности процесса выполнения проектов объемы информации о ходе развития работпо их реализации, которую необходимо собирать, обрабатывать и анализироватьучастникам проекта, могут быть чрезвычайно велики.
Поэтому, еслиговорить в целом о информационных системах управления проектом, то их основноеназначение – это повышение производительности труда, связанного как раз с этимипроцессами: сбор, обработка, анализ данных о ходе реализации проекта,проведение необходимых аналитических и прогнозных расчетов, а также расчетов повыработке вариантов для принятия решений.
Следуяпринятому здесь подходу, собранные в единый комплекс технические и программныесредства обработки и передачи данных совместно с методами управления проектамии другими элементами, обеспечивающими его функционирование, мы будем называтьинформационными системами управления проектом.
Винформационных системах управления проектом переводу на машинную обработкуподлежат процессы, связанные со следующими основными направлениямиуправленческой деятельности:
— планирование работ;
— оперативныйконтроль за ходом работ;
— анализ ходавыполнения плана;
— внесениекорректировок в план работ.
Чем болеесложным и более крупным является проект, тем более значительными будутполучаемые выгоды. К числу таких выгод относятся следующие:
— способностьобрабатывать большие объемы информации;
— быстраякорректировка планов работы над проектом как на этапе планирования, так и наэтапе осуществления проекта;
— способностьсоставлять отчеты о состоянии дел для руководителей различного уровня;
— возможностьсравнения различных сценариев типа « что, если…? ».
Первоепоколение информационных систем управления проектом имело характерным отличиемавтоматизацию выдачи в пакетном режиме расчетных ведомостей, в основном,связанных с бухгалтерским учетом.
Второепоколение этих систем позволило автоматизировать значительную часть другихфункций экономической деятельности предприятия, а также предусмотретьавтоматизацию календарного планирования. Значительная часть этих системпредставляла собой автоматизированные варианты прежних ручных систем, которыепозволяли контролировать отклонения в том виде, в котором они имеют место, нобез объяснения причин их возникновения.
Третье ичетвертое (современное) поколения позволили создать интегрированные иинтерактивные автоматизированные системы. Эти системы в настоящее времярасполагают средствами графического отображения, включая построителимасштабированных по времени гистограмм, диаграмм движения денежных средств,отчетов в определяемых пользователями форматах, также выдачи ответов надиалоговые вопросы « что, если…? » относительно целей планирования, управленияресурсами многих проектов и т.д. При этом наибольшее значение придаетсяавтоматизации функции прогнозирования, занимающей центральное место вуправлении конкретными проектами.
Информационныесистемы управления проектом позволяют пользователям формировать планы работ сразличной степенью детализации и определять взаимосвязи между ними. В современныхпакетах, таких как Artemis или Primavera, количество работ не имеетограничения, поэтому рабочий график строительства корабля может быть отражен вних с любой степенью детализации. Для небольших проектов или для разработкиукрупненных графиков работ (до 2000 работ) могут применяться недорогие системы,также обладающие всем необходимым набором функций, а именно:
— средствами построения иерархической структуры работ;
— возможностью отображения комплекса работ в виде сетевого графикаили в виде диаграммы Ганта;
— возможностью назначения работам различных видов ресурсов сопределением для каждого из них собственного календаря;
— автоматизированным получением гистограмм потребностей проекта вресурсах и финансировании;
— генерацией всевозможных видов отчетных документов.
Для решенияпроблем перегрузки и перераспределения ресурсов в системах существует наборинструментов, позволяющих производить автоматическое и ручное выравниваниезагрузки ресурсов, что особенно важно для больших проектов с количеством работ,достигающим десятков тысяч единиц.
В ходевыполнения проекта с помощью данных систем значительно облегчается получениеоперативной оценки состояния дел: процента технической готовности, отставанияили опережения графика выполнения работ по времени, затраченной трудоемкости,производительности труда, освоенного объема и т.д.
Пакетыуправления проектами позволяют быстро и эффективно корректировать план.
В случаеотклонения реального хода выполнения работ от планируемого, включаяавтоматическую перепланировку невыполненных задач от любой назначенной даты ссохранением всех связей и ограничений. При этом есть возможность сохранятьпромежуточные планы для последующего анализа всех принимаемых решений уже послевыполнения проекта.
Отличительнымисвойствами современных информационных систем четвертого поколения сталопоявление информационного обмена между предприятиями. Подобные системы будутиметь важное значение для развития методов управления проектами, посколькузарубежные исследования показали, что наличие системы связи оказываетсущественное влияние на процесс принятия решения и особенно нанепрограммируемые виды деятельности. Поэтому создание проблемно-ориентированнойинтерактивной компьтеризированной системной связи является основнымнаправлением развития информационных систем управления проектами. Еефункционирование прогнозируется на основе предположения, что большинствостарших сотрудников предприятия, принимающих участие в проекте, должны иметьрегулярный доступ к внутренней управленческой системе через терминалкомпьютера. Информационная система управления проектом должна исключатьинформацию, не используемую в данном проекте, и распространять сопряженнуюинформацию через те же самые терминалы, которые используются для автоматизацииуправленческих операций в течение рабочего дня предприятия. Информационнаясистема управления проектом должна контролироваться центральнойэлектронно-вычислительной машиной, которая находится у генерального подрядчика.Все основные участники проекта должны иметь доступ к информационной системеуправления проектом через собственные, установленные компьютеры, которые могутпомимо этого, вести обработку внутренних данных.
2. Классификацияинформационных систем управления проектами и характеристика их рынка сбыта
Основу программногообеспечения любой автоматизированной системы управления проектами составляютспециализированные пакеты (комплексы) программ. Эти пакеты образуют отдельную идовольно значительную часть рынка программного обеспечения. Объем ежегодныхпродаж превышает 100 миллионов долларов, о чем можно судить по результатамдеятельности отдельных фирм, раскрывающих цифры своего годового оборота.
Рынок этотдовольно насыщен – по меньшей мере 30 различных пакетов имеют устойчивый сбыт.На этом рынке доминируют американские фирмы, хотя и английские пакеты тожепродаются довольно успешно, особенно в Европе.
Пакетыявляются относительно дорогими для рынка программного обеспечения персональныхкомпьютеров, хотя и различаются в цене между собой очень значительно. Эти ценысущественно выше на рынке Великобритании по сравнению с США (в 1,5 раза).
По методикежурнала «PC WEEK» пакеты делятся по своей стоимости на две группы: к дешевымпакетам относятся те, которые стоят менее 1500 долларов, а к дорогим – те, чтостоят дороже.
Это делениепривело к тому, что фирмы – продавцы «дешевых» программных пакетов, стараются,чтобы их стоимость не превзошла 1500 долларов, зато цены «дорогих» пакетовлегко уходят от этой отметки и группируются вблизи 5000 долларов.
Как дорогие,так и дешевые пакеты составляют одинаковые расписания для одних и тех жепроектов. Тем самым, основное возможное различие между пакетами – посоставленному расписанию – нивелируется, и пакеты различаются и оцениваются подругим параметрам: по возможности расчета больших проектов, по качествудокументации, сервису, удобству работы и т.д.
Еще недавноможно было отличить дорогие и дешевые пакеты по количеству операций и ресурсов,для которых пакет способен составить расписание. Но эволюция рынка такова, чтодешевые пакеты по своим возможностям все более приближаются к дорогим, и ужепоявились версии недорогих пакетов, способные составлять расписания для оченьбольших проектов. Например, одним из важных отличий дорогих пакетов былоколичество используемых календарей (для проектов, операций, ресурсов), но издесь возможности дешевых проектов непрерывно растут.
В новыхверсиях практически всех пакетов помимо традиционных связей «финиш-старт»(следующая операция может начинаться лишь после завершения предыдущей)используются связи типа «старт-старт» и «финиш-финиш», что раньшехарактеризовало лишь дорогие пакеты.
В результатеоказывается, что основными отличиями дорогих пакетов являются удобство работы сданными, использование графического интерфейса, качество документации и поддержки,наличие большого количества различных форм отчетности и возможность созданияпользователем собственных форм вывода информации, поддержка всевозможныхустройств вывода информации и большие возможности обмена данными междуразличными пакетами программ.
Отметимлидеров программного рынка в своих категориях.
Среди пакетовэтого назначения наиболее популярными являются Time Line и Microsoft Projectfor Windows, которые используются обычно совместно с дорогими, такими какPrimavera.
Пакеты TimeLine и Microsoft Project способны составить планы для небольших проектов ипередать информацию «наверх» для обобщения и дальнейшей обработки.
Пакет СА –Superproject несколько уступает предыдущим в популярности, в основном, из-затого, что он несколько сложнее в работе.
Пакет ProjectWorkbench существенно превосходит перечисленные выше по своим возможностям, нои дороже их, примерно, в 2-3 раза. Он занимает как бы промежуточное положениемежду дорогими и дешевыми и является лидером в своем классе. На английском рынкес этим пакетом успешно конкурирует пакет Pert Master Advance.
Еще недавнобольшой популярностью пользовались пакеты «Artemis», но в последнее время онине смогли выдержать конкуренции и отстали.
Если иметьввиду простоту работы, пакет View Point – вне конкуренции. Кроме того, у этогопакета наиболее быстрый алгоритм расчета расписания.
Элитнымпакетом является самый дорогой и несколько старомодный английский пакет Cresta.
Среди дорогихпроектов наиболее популярным пакетом является Primavera, за которым следуютView Point, Open Plan и Prestige.
В настоящеевремя на судостроительных предприятиях широко применяются информационныесистемы управления проектами. При помощи этих программ разрабатываются сетевыеграфики, которые хранятся в базе данных в бюро технологических графиков. Этисистемы имеют определенный круг пользователей для успешной разработки,корректировки и контроля проектов. На судостроительном предприятии целый штатсотрудников привязан к этим системам, что позволяет эффективно управлять проектами.
Primavera –это мощный пакет программных продуктов, разработанных для управления проектамив организациях, которые ведут большое количество проектов одновременно. Этотпроект программ используется для управлениями проектами по всем направлениям,на различных участках и на различных уровнях предприятия. Primavera предлагаеткомплексное решение по управлению проектами, состоящее из продуктов,направленных на удовлетворение потребностей каждого участника команды проекта.